公司船管部行政主管岗位说明书样本.doc

船管部行政主管岗位任务说明书编号：_YD/CG/011拟制：_核准：_生效日期：_一、基础资料部门名称船管部岗位名称行政主管直接上级经理/副经理所辖人员二、工作说明1、关键职责1、负责处理部门内部行政事务。2、负责安排船舶检验。3、负责船舶证书管理工作。2、关键工作内容1、帮助经理制订本部门工作计划；负责制订本部门行政管理工作计划，经审批后实施。2、熟悉已颁布适用船舶检验规程和条例，掌握船舶检验最新要求；负责搜集、整理船检相关信息和资料。3、立即检验船舶检验状态，在各类检验到期前立即和机务管理人员等相关人员进行协商，选择适宜地点、时间安排检验，并通知船长等相关人员，做好船检准备。4、负责和船级社和验船师联络，确保船舶能准期检验，并跟踪检验结果，领取有效证书。5、熟悉船旗国政府相关船舶注册、登记规程和条例，负责船舶国籍证书申领、换发等工作。6、负责船舶技术证书申领、搜集、整理、登记和保管等管理工作，立即帮助船舶申请办理多种技术证书。7、负责订购、管理相关船舶科技业务书刊；负责船舶技术资料搜集、整理和立卷。8、负责船舶各类费用账单搜集、查对、整理、登记和统计分析，负责船舶修理、供给等费用汇付、对帐和费用立档工作。9、负责部门内各类信函、电文收发；负责部门会议资料准备和会议统计等；负责相关文件收发和相关台帐、档案立卷、归档和管理工作。10、负责部门文件起草、打印、发放和管理。11、负责部门办公设施和设备登记、造册、管理和维护工作。12、负责部门内务卫生管理工作13、负责部门多种办公用具申领、发放。14、负责本部门和企业内、外联络和协调。15、协调和本部门同事和其它部室同事之间关系。16、完成经理部署其它工作，并立即向经理汇报工作。3、关键工作要求1、船舶检验1.1搜集、整理船检相关信息和资料，做到立即、全方面，熟悉已颁布适用船舶检验规程和条例，掌握船舶检验最新要求；熟悉船旗国政府相关船舶注册、登记规程和条理。1.2立即提醒机务总管相关相关船舶证书到期日、检验期限和检验要求，以确保船舶证书得到立即签发或换发，杜绝超期现象。1.3和船级社和验船师联络、沟通立即，检验安排合理有序，通知船舶立即，确保船舶能够准期检验。1.4证书保管妥善，无遗失损坏，管理有条理，申办立即，发船立即。1.5对留有批注项目标证书能给予跟踪，并督促相关部门/人员立即消除批注。1.6不因船舶证书问题造成影响船期、被滞留等后果。2、费用、账单管理2.1每个月统计一次船舶修理、备件等费用和船舶管理费用，对费用统计结果进行分析，并将结果以书面形式汇报部门经理，能对费用管理和使用提出提议或意见。2.2费用对外汇付，有预算、有计划，分轻重缓急，立即和财务审计部协调，不发生错付、漏付、急付等情况。3、电函收发收到各类函、电、文件，要做好登记，加盖收妥章并标明收到日期后交部门经理签阅，接听电话要做好统计，代接电话要留条示意以免误事。部门内各类函、电、文件收/发统计齐全、规范，并确保收/发函、电、文件传输到责任人处，避免因传输不立即影响工作。部门文件起草用语要正确，要认真修改、校对，对外发文要规范格式。4、资料、台账4.1资料搜集和提供立即、整理有序，保管妥善，资料反应关键信息要立即向经理汇报。4.2要立即登记、统计本部门工作情况。统计、台账整齐、规范，无漏登、漏记和翻查不便情况。相关资料要立即移交档案室。5、部门内务5.1部门内办公设施和设备登记、造册要立即、内容全方面，定时进行检验、维护。5.2办公用具申领、发放立即。5.3部门内部环境洁净、整齐。5.4部门会议资料准备齐全，统计和纪要完整、正确。5.5主动做好部门其它内务工作，确保部门内部行政事务协调、高效。5.6快速、正确、高质量地落实领导交办其它工作，并将结果立即反馈。三、任职资格原因细分原因等级限定资料知识学历C航运、船舶管理、行政管理类相关专业专科以上学历或相当程度。行业知识C了解航运行业知识，了解行业中优异管理经验。专业知识B熟悉航运和船舶管理专业知识；掌握企业安全管理体系；掌握中国、国际相关条约、法规、条例等。能力事务处理能力B能够合理安排工作计划，立即、高效、正确完成各项工作。了解能力A正确把握本身职务定位、工作内容；正确、快速了解上级指示、意图和所部署工作；正确了解同事、下属、用户目标和意图；对于所学知识和技能能够快速了解和掌握，反应机敏，能够举一反三。判定能力B能快速、正确判定多种问题，掌握其实质，能较为正确判定从未碰到问题，找四处理措施。表示能力C表示内容准备较充足、专题较明确、构思较清楚。经验行业工作经验D在航运类企业工作3年以上。相关工作经验D从事相关工作3年以上。其它条件身体条件身体健康，精力充沛，对环境改变适应能力强，能够胜任大量加班工作。职业素质含有高度责任感和进取精神，工作细致认真，条理性很好。英语很好英语水平。