公司行政人事管理制度样本.doc

六、口岸企业行政管理制度第一章 总 则第一条 行政管理是企业全方面管理关键组成部分，是企业业务经营组织和后勤保障工作。为了建立健全企业管理体系，确保企业经营业务顺利高效运作，特依据企业章程相关要求签订本制度，用于规范企业行政管理，促进企业健康稳定发展。第二条 本企业日常办公、行政事务、人事管理、部门协调、对外联络及其它后勤支持性工作，由办公室在总经理领导下，依据本制度由办公室实施统一归口管理和协调处理。第二章 办公室基础责任第三条 在总经理领导下处理企业日常行政事务，确保企业领导和各部门之间、企业各部门之间和企业内外部信息交流渠道通畅无阻。第四条 负责督促检验各部门对企业基础制度和多种要求实施情况，督促检验职员对职员守则和相关要求实施情况。第五条 定时搜集分析企业各部门根据运作步骤工作情况，立即向总经理做出综合汇报。第六条 依据总经理指示，负责组织召开行政性工作会议，安排做好会务工作。负责协调安排总经理召开例会等多种会议。第七条 负责起草总经理安排部署综合性工作计划、总结和工作汇报，主动为总经理当好企业行政管理参谋。第八条 负责组织起草企业各类行政性文件(对各职能部门起草行政性文件负责审核)，做好企业文件编号、打印、发放和行政文件立卷、归档、保管工作。第九条 负责起草发送总经理安排企业对外文书、处理企业通常性对外文书往来。第十条 做好企业印鉴、介绍信使用保管、函电收发、电子信箱使用、报刊收订分发工作等。第十一条 负责立即编写企业日志，每个月上交总经理核查后入档保留。第十二条 负责组织并做好来客接待和小车管理工作。第十三条 指导做好电话话务和机线维修工作。电话分类根据说明书里分类第十四条 负责企业公办室分配调整及办公用具标准制订和管理，并对办公用具和用具标准化及各部门和岗位文明办公情况进行检验督促。第十五条 负责按时催办、收取各管理工作岗位定时工作汇报，汇总后交给总经理。第十六条 在总经理安排下，负责组织开展企业公共关系等社交活动。第三章 办公室横向协调权力第十七条 有权对企业总经理部署任务落实实施情况进行检验督促。第十八条 有权检验催促各部门根据企业各项规章制度推行其职能。第十九条 有权向各部门索取必需资料和情况，进行统一整理归档。第二十条 有权督促指导各部门立即做好文件资料立卷、归档和保密工作。第二十一条 有权按总经理指示进行各部门之间工作关系协调和职员之间纠纷处理。第二十二条 有对各部门起草行政性文件进行检验、审核和校正权力。第二十三条 对不符合上级要求或质量不高、效果不大文件、资料有权拒绝打印发放。第二十四条 对要求多部门领导参与会议有综合平衡或精简压缩权力。第二十五条 有按企业制度对企业职员进行纪律检验和行政教育权力。第二十六条 办公室主任依据本章要求行使这些权力时，应视作是总经理授权，各部门应给主动配合。办公室主任在行使这些权力时，应掌握合适工作力度和正确工作方法，并依据具体情况立即向总经理请示汇报。第二十七条 办公室横向协调权力范围不包含各部门业务工作，以免造成对部门业务工作干预。第四章 办公室相关责任第二十八条 对未能立即依据企业方针目标要求编制好企业行政工作计划和实施方案所造成不良后果负责。第二十九条 对得悉企业行政后勤工作出现不正常情况，但未能立即向总经理反应，以致造成企业重大损失负责。第三十条 对企业行政公文发生差错、因搜集和整理资料失实所造成严重后果负责。第三十一条 对机密文件和文书档案管理不严所以发生失密、泄密或丢失、损坏负责。第三十二条 对公文、函件、报刊、电报传输不立即或发生丢失、误传现象以致企业工作受到影响负责。第三十三条 对所管印鉴、介绍信管理不严、使用不妥造成不良后果负责。第三十四条 对所属部下服务工作质量差造成不良影响负责。第三十五条 对本室所属岗位发生设备、人身、交通、火灾事故负责。第五章 企业办公事务管理第三十六条 企业办公文书、行政资料、通常性信息资料统一由办公室搜集、整理、归档、保管。企业关键文档由办公室负责监督协调管理（细则见本制度第九章）。第三十七条 实施总经理通常事务聚集代理制。通常企业内部和外部需要和企业总经理交流信息和事务，除了当事人和总经理直接交流之外，办公室一律负责代理聚集，不管总经理是否在企业，全部要分轻重缓急立即地将信息传输给总经理，然后再将总经理意见立即地反馈给当事人。第三十八条 实施文件签收制。企业文件发放范围为各个中层管理级部门。办公室向各部门经理分发关键文件时，应进行专门登记签收。第三十九条 实施文件传阅制。对上级关键来文，按总经理所确定传阅范围进行传阅、执办。第四十条 实施打印、复印、传真文件资料登记制。打印、复印、传真文件资料，须事先按要求进行登记，经文秘员审核后，给予操作。第四十一条 企业购置杂志、专业用书等由专员保管，并实施借阅制。借阅人应妥善保管所借书籍，遗失者照书价200%负责赔偿。第四十二条 在确保办公效益和质量前提下，节省使用办公设备、专用纸张、通讯设备等，严格控制办公成本。第六章 企业总务管理第四十三条 企业总务管理由办公室负责管理，凡包含成本控制和成本核实由财务部负责检验监督。第四十四条 职员对所使用企业财产（包含固定资产和低值易耗品等）应在办公室进行登记后交财务部存档，发觉缺乏或破损应在登记资料中立即反应。第四十五条 企业财产和废旧物品，不得私自处理，须由办公室呈报总经理同意后处理。第四十六条 需购置低值易耗品或大件办公用具，申请人应填写购物申请单，呈报总经理审批后交由财务部核查。第四十七条 企业财产购置，办公用具、职员福利物品购置，由办公室负责协调采购，部门或个人登记领用。第四十八条 职员工作用餐和企业客人用餐和住宿等，由办公室负责安排协调。第四十九条 职员辞职或被解聘，办公室负责向其收回所领用企业物品。非低质易耗品有遗失，应在合理折旧基础上按价赔偿（企业有要求除外）。第五十条 保持办公室、公用区域、领导办公室整齐，督促各部门保持各自工作区域整齐，做到每日一小扫，每七天一大扫。第五十一条 确保企业空气流通，不将腥、臭物品带入企业并立即清理易腐易烂垃圾。第七章 企业安全和消防管理第五十二条 企业安全和消防管理工作，在总经理领导下，由办公室牵头，各部门共同参与管理。第五十三条 对出入企业客人须以礼相待，并客气地仔细问询来访目标，登记其姓名、单位、身份和联络措施等，尽可能记下留言。对可疑人员应采取适宜方法立即向领导汇报。对有显著恶意且可能或已经伤害人身安全或破坏企业资产坏人，应立即向驻地保卫部门或公安机关汇报。第五十四条 职员携带和企业类同私人物品进入企业，应事先和总台（接待）说明并主动出示过目。离开企业时再主动出示核查。第五十五条 办公室负责对财务办公室安全督查。 财务人员应严格按保险箱现金存放要求存放现金，并常常对保险箱安全可靠性进行检验。财务保险箱密码应同时由总经理、财务经理和出纳三方掌握。保险箱钥匙由出纳专门保管使用，但须将备份钥匙交由财务经理保管。财务经理平时应将该备份钥匙用信封封存好，由财务经理本人和出纳在封口上同时署名后妥善保管。当出纳因故不在企业且企业急需打开保险箱时，财务经理应在办公室主任在场作证前提下打开保险箱，从中取出现金或票据等关键物品后，由办公室主任在信封上注明打开保险箱日期和取出物品（包含现金数额）等，再由财务经理和办公室主任将钥匙放进新信封封好并在封口上署名。出纳回来后应查对情况，正确无误后再在新信封封口上署名，以供下一次急需时使用。第五十六条 财务部保管使用多种票据、报表、帐册、公文和财务专用章等，应严格根据财务管理要求和通例进行内部交叉控制和保管，并将保管方法报知总经理和办公室。办公室对此内容须严加保密。第五十七条 除非需要，非财务人员不得随意出入财务室。第五十八条 办公室负责企业钥匙管理。1、 为了确保企业安全和运作顺利，企业各部门、各办公室门和柜子钥匙全部须有一把备份交由办公室或总经理统一保管，以供意外和急需时使用。2、 各部门负责自己部门门和柜子钥匙日常管理。未经办公室同意登记，不得随意配制办公室钥匙。确需配置钥匙，须报办公室同意并由办公室统一配置登记。职员因工作需要所持有企业钥匙应在调动工作或离开企业时交还企业办公室。3、 职员使用办公桌钥匙完全交由职员专门保管使用，平时注意不要遗失。因为遗失钥匙而要对办公桌进行破坏性打开，职员须负担费用。办公桌钥匙要列入移交范围，在调动工作或离开企业时交回办公室。第五十九条 办公室负责督促检验企业办公场所卫生情况。严禁乱丢杂物、废纸、烟蒂等。吸烟完成时，应立即揿灭烟蒂，不准留有火星。第六十条 职员下班离开企业时，应注意切断电源，关闭办公室门窗并上好门锁。最终离创办公室人应将企业共用场所电源切断并关好共用窗户和大门。第六十一条 因工作需要休息天在企业加班职员，应事先在办公室登记说明，在企业加班时应遵照企业相关安全卫生要求。第六十二条 职员应加强消防火险意识，掌握“三懂”、“三会”等消防知识，在发生意外情况下保护人身安全和企业财产安全。第八章 企业印章管理第六十三条 办公室接收总经理委托，对企业法人章（即大公章）、人事专用章和协议专用章等进行保管和控制。作为企业印章集中保管部门，办公室应由专员负责印章安全管理，并须严格遵守企业印章使用要求和程序。办公室主任负责印章使用，但不保管印章；保管印章专员在办公室主任监督指导下对印章实施保管控制，并根据印章使用要求和程序使用印章。印章应使用专门抽屉，钥匙由保管专员保管，同时将该抽屉备份钥匙交总经理保管，方便总经理在急需时打开使用。第六十四条 除了在企业程序安排上需要盖章例行文档如发文、公文、通知、信函等之外，全部用章均需由申请人填写印章使用申请单，由办公室主任审核并由其依据自己权限要求给同意或报请总经理同意。每次用章时，须由印章保管人盖章，同时应在用章登记簿上登记用章日期、用章目标、何人同意等内容，由申请人在最终一栏署名，方便事后查对。第六十五条 企业对外经营活动关键文件如协议书、协议书、备忘录等契约或承诺性文件，须经企业领导审核，由企业董事长签字同意后才能盖章。董事长不兼任总经理时，总经理签署关键文件须有董事长书面授权，才能盖章。第六十六条 部门对外往来或个人对外事宜需要加盖企业印章，须经部门责任人审核并提出申请，再经办公室主任审核同意后，才能盖章。关键事宜须由办公室主任报请企业总经理同意。第六十七条 假如加盖企业印章关键文件属于孤本性质（发送出去后没有底稿留下），应将加盖印章后文件复印，根据档案处理（参见第九章）。第六十八条 职员因公或因私需要企业出具证实和介绍信等文件，应该在写好或填满内容后，经办公室主任审核后决定是否盖章或是否报请总经理同意。企业盖章后证实和介绍信内容应和底根内容一致。应该杜绝在空白纸和空白介绍信上盖章。开出介绍信标准上应注明有效时限。第六十九条 企业开出完整介绍信，应该得到妥善保管，不得转让她人使用。未能使用介绍信应交回办公室处理。第九章 企业档案管理第七十条 企业通常档案管理由办公室集中统一负责，财务档案管理在办公室协调和监督下由财务部负责。第七十一条 企业通常档案关键分为：1、 法人资料（营业执照、税务执照、股东协议、企业章程、评定汇报、资信证实等）；2、 商标、专利、证书等；3、 企业基础管理制度和相关规章；4、 企业行政公文（包含企业日志和多种会议统计、管理层工作汇报和批复等）；5、 对外书信往来（包含用户资讯和商谈统计等）；6、 对外经济协议、协议书、备忘录、意向书等（包含项目企业和子企业关键文件）；7、 内部文字工作结果（如多种可行性汇报、调研汇报、项目提议书等）；8、 对外宣传资料（包含媒体广告等）；9、 人事文档（包含职员记录表、聘用协议、考评总结等）；10、 企业财产原始资料（如车辆相关资料、计算机等电器和家俱购置协议、维修卡和质量确保书）等。第七十二条 档案形式分为文字、录音、录象、光盘和电脑文档等。第七十三条 办公室应依据档案工作基础要求，并结合本企业实际，对档案加以分门别类搜集、保留和管理，同时建立方便查阅档案使用规章细则，包含制作档案目录和总目。绝密和机密档案应配套建立查阅登记本，用以统计查阅者身份、何人同意和查阅时间等内容。第七十四条 业务部门项目资料，未成终稿由各业务部门自行保管。通常成为终稿、需要企业加盖公章文件或汇报，应该将其一份正本或副本交办公室存档。通常经企业法人代表或总经理签字并加盖公章任何文件资料（包含项目运作文件），全部需向办公室送交一份正本或副本作为档案保留。第七十五条 企业档案管理应严格遵守相关保密要求和要求。企业档案根据关键性和需要保密程度分为绝密、机密和秘密三种，应在封皮右上角标明。未标明为密件档案为通常性资料，也须妥善保管，不得随意流传和丢失。第七十六条 绝密和机密档案标准上应该制作备份，经过同意程序提供让人查阅时应尽可能出示备份。制作备份应该有标识，并注明备份份数。第七十七条 依据企业实际情况，全部密件档案和通常性资料临时全部定为不限期限长久保留档案。一些需要立即销毁档案应在要求时限和条件下给销毁。第七十八条 职员因工作需要阅读保密档案，须向办公室主任提出申请，秘密档案由办公室主任同意，机密和绝密档案应报请总经理同意。第七十九条 职员获准查阅保密档案时，应遵守下面要求：1、 在登记本上登记查阅人姓名、查阅目标、查阅内容、查阅时间等内容。2、 绝密、机密资料不得带出档案资料室；3、 阅读绝密、机密资料时应珍惜文本，不得在文本上做标识或更改内容，不得损坏文本，不得抄录、拍照或复印。4、 阅读绝密资料应在绝密资料登记本上签下本人姓名和查阅时间。署名自动包含了对该资料保密承诺。5、 秘密资料如需借出档案资料室，应办理借阅登记手续，但不得带出企业，不应转借她人，并应在当日归还。6、 因工作需要复印秘密资料和通常性资料，应向办公室主任提出申请，根据程序得到同意后由办公室复印。第八十条 办公室工作人员和其它全部因工作需要保管、接触和借阅保密档案职员，全部须严格遵守企业相关保密工作要求，认真推行职员守则中相关保密条款。第八十一条 企业外部人员需查阅企业档案资料，一律须经企业总经理同意后才能进入档案资料室查阅或借出。第十章 企业通讯工具管理第八十二条 办公室负责和财务部协调，做好企业职员通讯工具配置、部署和管理。第八十三条 企业常规通讯工具，包含电话、传真、互联网等，由办公室统一安排、部署和管理。第八十四条 各部门在使用电话时，应遵行节省和效率相结合标准，既要保持和外部世界尤其是用户和合作者有效联络，又要注意办公成本控制。因公打长途电话时，应该考虑好打电话最好时机，并事先准备好通话内容，尽可能注意控制通话时间。第八十五条 企业一律严禁拨打各类商业性声讯电话，严格控制拨打国际长途电话。职员因公需要打国际长途电话，须先将通话对象、目标和内容向部门责任人说明并填写国际长途电话申请单，取得办公室许可后才能拨打。第八十六条 职员上班时间应尽可能少打因私电话，不打因私长途电话。接听因私电话时，应尽可能压缩通话时间。如遇特殊事情需要打因私长途电话，应向部门领导请示，取得办公室同意后再打，但要在电话统计本上记下通话时间和因私字样，费用由办公室依据电话统计集中统计，从职员工资中扣除。第八十七条 职员因工作需要配置手机、传呼机，经本人书面申请，部门责任人签署意见，由办公室和财务部出审后报总经理同意，方可给配。通讯工具日常消费（包含私机公用），依据不一样职务，按下列定额给予报销，超额部分由本人负担（费用含月租费、通话费）。手 机：副总经理 每个月不超出550元 部门经理 每个月不超出400元 部门副经理 每个月不超出300元传呼机：按实报销第八十八条 手机配置标准上控制在部门副经理以上管理人员范围内。第八十九条 执有企业配置手机、传呼机非正式职员（指人事档案未进企业），须和企业签署责任协议书。第九十条 为了保持企业和公费持机职员联络，公费持机职员在正常上班时间和在外出大部分时间（除了在严禁开机环境中）保持手机和传呼机开机状态。第九十一条 因岗位变动而不再有持机资格，应以完好状态立即交回企业办公室。第十一章 企业交通工具管理第九十二条 企业购置轿车关键目标是为企业领导和企业相关职员为了完成企业业务而提供便利快捷交通服务，同时为企业外部相关领导和关键客人提供相关服务。第九十三条 公务用车应遵行确保领导用车、确保关键项目用车标准，遵守交通安全要求，服从办公室调度安排，做到安全行车，并注意节省成本。第九十四条 企业领导用车应随时发车。其次，优先安排企业领导对职员指派用车。除此以外，因公务需要用车，均需事先填写派车申请单，向办公室提出申请、预约，由办公室做出统一安排。未经办公室同意，一律不得私自用车。第九十五条 因公务需要用车时间超出半天或需要驶出杭州市行政区域之外，须事先得到企业领导准许。通常情况下，需在用车前一天距下班最少一小时之前填写派车申请单，提交办公室提前做好统筹安排。第九十六条 通常因公务紧急需要临时用车，能够在用车以后补填派车申请单，由办公室办理补签手续。第九十七条 司机在出车之前和出车过程中，应保持良好精神和身体状态，行车时保持精力集中，有权拒绝多种违反交通安全要求。第九十八条 司机和乘车职员应相互尊重，相互帮助。司机对所服务外部领导和企业客人要以礼相待。第九十九条 每趟行车结束时，司机应将车辆停放在企业指定停车场内，并根据派车单内容据实填写车辆出勤表，注明何人用车、行车路线、行驶里数、油耗等情况，交给办公室查验、保留和统计。第百条 非企业领导派车或非按企业派车手续出车，均为违纪用车，应依据情节程度受四处罚，发生交通事故或造成车辆受损或丢失，一律由司机自负后果。第百一条 司机应根据车辆维护要求，确保车辆处于完好和随时可用状态，注意保持车辆各个部位和仪表仪器正常无损，搞好定时维修和日常检验，一经发觉问题，应立即提出维修申请，经办公室同意后进行维修。需要购置零配件，应填写购件申请表，交由办公室协调审批后实施。第百二条 司机平时应将车辆停放在企业停车场内待命，并随时确保车辆内外清洁和油料充足。接到派车单出车之前，应检验车况是否合乎行车要求，确保安全行车和立即达成目标地。第百三条 司机在行车过程中因违反交通安全受到执法部门处罚，罚金应由司机负担。司机在实施公务过程中发生交通事故造成人员受伤和车辆受损，应查明责任。通常因为司机违反交通安全要求或不根据操作规程驾驶所造成事故，应由司机负担责任。第百四条 办公室应建立司机档案和车辆档案，随时掌握司机和车辆情况。第百五条 司机应保管好随车多种证件（如行驶证、通行证、养路费凭据等），保管好随车多种零部件和用具。第百六条 办公室应根据企业管理制度和交通安全部门要求，对司机进行安全教育和监督，指导督促司机做好车辆维护保养等事宜，并负责车辆养路费交纳和保险等事宜。第十二章 附 则第百七条 本制度中部分要求，需要深入作出说明，可由办公室制订相关实施细则。第百八条 本管理制度由企业总经理负责解释。