分公司办事处规章制度样本.doc

分企业办事处工作规章制度

1管理纲领
总企业规章制度为驻外机构职员作业基础，驻外机构章程是该职员行为指南，各职员经过认真学习，从而使得业务操作正规化、工作条理化，树立企业良好公众形象。
1.1 责任人职守
a 严于律已，做好表率；
b心胸宽大，悉心听取意见；
c 善于团结职员，做好引导工作；
d 办事公正，职责分明；
e重视业绩，重视开拓，做好市场管理工作；
f 要勇于负担责任。
1.2 财务运作（实施电算化管理）
a 资金流转：用款先申请后使用，资金回笼立即；
① 货款管理：
货款管理：全部转入总企业帐上，不适当地扣留；
应收帐款管理：对应收帐要每个月定时查对，立即催收，员工要做好清理工作。
② 备用金管理：
固定费用：书面形式向总部传真申请，由总企业责任人签字确定，由总部汇出；
办公费用：由总企业责任人同意后报销，每个月末由总企业财务部处理；
③ 采购费用：小批量元件采购费用管理，采购人员按获总部同意额度填写资金使 用申请单，由总企业会计审批，并支付货款即可当地实施；
b 物流监控：做到“严格、正确、安全、迅捷”每个关键步骤必需无一遗漏，货物进出仓库必需凭有效单据，做到“货到有单，货走单随“。
① 本企业产品（详见仓管员职责）
向总部申请发货或通知收货；
发货：销售发货；样品发货；
退货：用户退货回分企业或总企业；办事处退货回总企业；
② 当地外购物品
办公用具：集中统一购置，归仓库保管，领用时填写领用单；
生产用货物品：标准上是需要时购置。
1.3 业务管理
a 销售业务
市场人员：严格业务作风，培养技术型销售工程师，控制业务费用，每位业务必需 掌握3~5个长久用户；
市场巩固及开拓：对原有市场巩固和分析，开拓新市场；
市场信息搜集及反馈：建立用户源库，做到行业资源共享，分析行业特点，便于市场定位，并立即反馈总部；
建立权威杂志档库，同行业商家情报文档库，技术支持文样库；
业务研讨会，总结业务经验，对暴露出问题应立即反馈并处理，制订计划（日、周、月）；
业务每日晚汇报当日工作情况，集体参考，并作出下一步计划，由经理安排下日工作；
对疑难案例当日填写疑难案例反馈表传回总部，总部产品部参考后作出方案，指导员工下一步行动。
b 实施《XXX科技销售人员职责》。
1.4 内务管理
a、宿舍管理：见宿舍管理要求；
b、考勤管理及人事考评，详见办事处工作规章制度。
1.5 表格管理：因为管理和统计需要，制订以下一套表格，各相关人员按要求填写；
a、每个月财务部会计要完成多种表格填写，包含对外报送多种税务报表和内部统计表格（月度费用统计报表、销售回款情况统计表）；；
b、出纳员要填写：存货日报表、现金日报表（每日填写）、进销存表、物料仓库差异清单（每个月末填写）；
c、业务人员填写：——员工销售、回款情况统计表（每个月）、一周工作总结样品外借、收回情况统计、新用户业务处理反馈单。
1.6 驻外机构财务直接收总企业管理和监督。

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2 驻外机构仓库职责
2.1 对库存物进行妥善保管，确保物料堆放整齐，不混杂、不变质，有明确名称、存放地和统计物量收发卡；
2.2 对物料实施“优异先出”式管理方法，入库颜色按春夏秋冬四种颜色警示。超出三个月物品应重新检测，重新将当季颜色贴在盒子上，有问题应立即返回总企业；
2.3 区分不一样出入库方法，向总部申请收货，销售发货、样品发货、用户退货回办事处，办事处退货回总企业、当地采购入库等多种统计出入库凭证，确保凭单据出入库，按凭证入帐。具体操作：
a、 以总部标准品安全量为参考，实施安全库存量（各地依据具体情况制订）调度管理，具体样例附后；
b、 财务部出纳兼仓管员，出入库单据实施电脑管理，电脑打单，会计负责打单。
c 、中小用户货物物流控制：
员工递交正规协议 财务部审批 分企业经理审 财务部开具出库单 员工或用户签单 出库
d 大宗货物物流控制：员工递交正规协议 财务部审批 分企业经理审批 总部审批 财务部开具出库单 员工或用户签单 出库
e、 新产品（OEM）及库虚产品物流控制：
需求
加工意向

用户 员工 分企业经理审批 总部产品部审批转
60%定金、全额货款

财务部开具出库单 工厂生产或仓库（总部）备货
员工或用户签单 出库
f、当地采购物流控制：
采购申请单 分企业经理审批 总部采购部审批 总企业财务审批
分企业 采购 验收 入库
保留完整出库凭证；
2.4 对出入库物料进行数量和品质上核查；
2.5 进行每个月一次月底盘存工作，核查帐、卡、物是否相符，发觉问题立即向财务部汇报并查明原因；
2.6 对仓库进行定时清理，针对死库存、库存过大或少情况向分企业经理立即反应，使库存趋于合理。依据周转时间，设置合理间段，采取经黄牌报警。（红牌返回总企业，黄牌抓紧出售）；
2.7 每个月末配合总部财务部进行盘点，盘盈盘亏立即查明原因，并拿出处理意见交审计；
2.8 对出入库单统计要求有明确物料起源（供给商）、去向（用户）及其它标注，并保留完整出库凭证；
2.9 外借样品返回时，须检验配件说明书是否齐全，是否有损坏等不良情况，产品配件说明书不齐全者，存放仓库暂存区并督促经办人打欠条。外借或外购产品无技术部签字时，不得办理正式入库手续（可停放暂存区）；
2.10 设置样品专柜，每种产品最少需保留样品一块，贴“样品”标签，并有技术部人员加贴“合格”标志。
2.11 对出入库物品须做全方面开箱检验；
2.12 对元器件存放应注意同一品种单件包装数量要一致；
2.13 物品出入库必需有书面凭证，内部领用填写借货单，销售人员借货必需有财务部单据，退货时必需有协议；
2.14 出货单处理：
a 送货上门业务情况
分企业会计据经审批销售协议打印一式五联出货单，并由分企业经理据协议验单署名后将单据交给仓管员，仓管员对一式五联出货单确定并签字认可，一联返回财务存根，四联随货交付发货员，发货员对于接收货物清点确定无误后在出货单签字认可，其中一联返还仓管，三联随货同行，要求用户署名盖章后，一联返回财务做帐，一联发货员留存，一联给用户。
b 经过货运企业业务
办事处经理据经审批销售协议打印一式五联出货单，并由分企业以理据协议验单署名后将单据交给仓管员，仓管员对一式五联出货单确定并签字认可，二联返回财务（其中一联为存根，一联做帐），三联随货交付发货员，发货员对于接收货物清点确定无误后在出货单上签字认可，其中一联返回给仓管员，自己留存一联，一联随货同行。随货同行联要求用户签字盖章后传真回企业。若在发货10天内还没收到由用户署名盖章出货单传真件，由发货员打电话确定用户是否已收到货物，发货员在电话确定用户收到货物后，在出货单上写明何时打电话确定并签字认可，将此单复印交财务。若用户未收到货应和货运企业联络并查实货物下落情况。
2.15对于无入库单货物不得入库，严禁仓管员不许可私自存放任何物品。
2.16货物发运时要保单价80%以上，不然后果谁办谁负责。
3 办公区域划分和职能机构设置外人员组成
3.1办公区域划分
a 接待区、展示区（内墙贴装企业形象灯片；设置展示架）
b 业务区、办公室
c 经理室
d OQC区
e 仓库区
3.2职能机构设置及人员组成（见职能机构图）
4分企业办事处经理职责
4.1 对企业发展方向，以经营方针进行分析总结并交企业总经理过行决议；
4.2 推行企业制订政策及相关制度，使之落到实处；
4.3 每日晚听取各部门人员工作汇报，每七天六早晨召开市场会议，中午12：00将情况传回总部，并保持对她们工作指派和监察；
4.4 含有对企业人员考察权，可把人事任免计划提交总经理指示；
4.5 对辖区范围市场环境分析并提出开拓方案；
4.6 主管办事处重大外交事务；
4.7 协调各部门运作关系；
4.8 处理内外重大突发事件；
4.9 有随时召集召开各部门会议权力，并作出会议统计；
4.10 负责市场人员也差情况安排并对出差时限审批；
4.11 负责用户投诉处理；
4.12 处理部分特殊订单（低价单、大用户、特殊行业用户、特殊行业贸易）
4.13 质量、防火第一责任人；
4.14 对企业人、财、物负全方面责任；
4.15 负责全部管理表格（月度费用统计表格、销售回款统计表、三天内估计四项计划、存货日报表、进销存表、员工销售回款情况统计表、一周工作总结、新用户业务处理反馈清单、样品外借、收回情况统计表）审核和按时传回总企业；
4.16 每个月15、30日检验仓库坏品区，对坏品交加回总部处理。
5 办事处技术部职责
5.1 负责处理企业对用户技术支持；
a 用户购置企业产品后，不会使用；
b 用户使用企业产品时，出现技术问题；
5.2 负责处理对办事处内部技术支持；
a 临时性整机装配；
b 对外购品入库检测；
c 用户退货物由员工和技术人员共同判定是否为本企业产品，对属于本企业产品进检测。
5.3 销售业务
市场人员：严格业务作风，培养技术型销售工程师，控制业务费用，每位业务必需 掌握3~5个长久用户；
市场巩固及开拓：对原有市场巩固和分析，开拓新市场；
市场信息搜集及反馈：建立用户源库，做到行业资源共享，分析行业特点，便于市场定位，并立即反馈总部；
建立权威杂志档库，同行业商家情报文档库，技术支持文档库；
业务研讨会，总结业务经验，对暴露出问题应立即反馈并处理，制订计划（日、周、月）；
业务每日晚汇报当日工作情况，集体参考，并作出下一步计划，由经理安排下日工作；
对疑难案例当日填写疑难案例反馈表传回总部，总部责任人员集体参考后作出方案，指导员工下一步行动。