企业公章、信件管理制度样本.doc

企业印、信管理制度

第一条 全厂公章、介绍信制发、公章档案建立分别由××、××负责.
第二条 厂党委和党办公章介绍信由××负责管理,厂行政和厂办公章、厂长名章、介绍信由××负责管理,印信管理人员应对印、信使用正确性负责.
第三条 凡以厂党委或厂行政名义上报各类文件、资料需要盖章,必需由厂长、党委书记或厂领导在发放单上签字或当面指示,机要秘书方能同意使用公章,并应留下底稿和两份印好以备存档和借阅.
第四条 发给各部门印章及业务专用章,由各单位责任人和专职业务管理,应分别对所管印章使用严厉性、正确性负责.
第五条 公章销毁,必需经××××同意,有两人以上监销并做好登记.
第六条 各部门出差人员需开具介绍信,必需按出差管理相关要求分别由部门责任人或主管领导签字.印信管理人员在盖章前,必需认真审核用信用章手续是否完备.若手续不全,用印、用信领导同意不符或和政策相违反,印信管理人员有权拒绝办理.
第七条 严禁开具空白介绍信.用便函开出证实必需一式两份经备存查.
第八条 印信应严加保管,如有渎职、差错、丢失或违章乱用,一经发觉,需追查相关人员责任并按章惩处.
四、报刊、邮件、函电收发制度文本参考格式
企业报刊、邮件、函电收发制度
第一条 全厂公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由厂收发室负责收发.
第二条 外发函、电要求
1.各部门因公需外发函、电,经办人员应于天天下午××点以前将函件、电报底稿送到收发室,分别填写挂号、平信、电报外发记录表.
2.天天下午××点以前,厂收发室应将当月外发函、电清点,累计送交邮局寄发.
第三条 外来邮件管理
1.外来邮件一律经厂收发室签收分发.
2.凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收.
3.通常公启函、电和厂内职员私人信件,由收发室开具清单分放到各单位信报箱内.
4.私人不明平信一律放到信架(信袋)内,由个人自取.
5.不管公私邮件收发室应随到随清,立即分发,不得丢失损坏,搁置延误,对国外来函应检封口、邮戳,如发觉拆封或邮票被撕应拒绝签收,并向邮局反应,查明原因.
6.凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等收件人,在收发室通知发出后,应随即到收发室领取邮单,并立即去邮局取款取件.超期罚款,收发室概不负责.
第四条 报刊订购和收发.
1.报刊订购
(1)订购时间:上六个月
下六个月
(2)订购手续:不管单位和个人,均需先到收发室查阅报刊目录,再将需要订购报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员查对算价,确定无误后,当面缴款开票.公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续.归口管理报刊公费订购单位除按上述要求填写预订单外,尚须填写报刊分发清单,具体写明多种报刊分发到哪些单位或领导.
2.报刊收发
(1)收发员天天对邮局送来报刊应对照邮局分送清单分类清点,发觉有差错应立即登记并要求补缺退余.
(2)收发员收到邮局送来报刊后应立即分发,不得耽搁延误.收发员清点分发报刊时间为××小时,任何人不得进入收发室.
(3)天天分发到各单位信报箱报刊应随附分发清单.
(4)各单位应固定专员按时领取报刊和公启函电、领取时,要对照分发清单点检实署名,发觉差错,应该面向收发员提出增补退换要求,并进行差错登记.当面未提出,则视为分发无差错.
第五条 收发员应坚守工作岗位,节假日、星期日应有些人值班,休星期日应采取换休形式.
第六条 收发室内外应常常保持整齐清洁.
第七条 收发室由××部门负责管理,其工作质量由××部门进行检验、考评、并负担责任.
五、打字、油印工作制度文本参考格式
企业打字、油印工作制度
第一条 凡以厂部或党委名义上报下发文件、报表工作计划、总结、请示、汇报、简报、纪要通知、通报、通告、信函、规章制度、宣传教育材料、任免决定、表彰或处理决定,和厂领导同意翻印文件、材料均属打印范围.
第二条 由归口部门负责拟订、编写带有全局性指导意义全厂性月(季)生产、工作计划和一个时期全厂性工作安排和关键专题会议纪要等,也应安排打印.
第三条 不需上报各部门工作计划,临时性工作安排,非全厂性活动讲课提要,非上报通常表格、通常技术资料和便函全部不属打印范围.
凡需打印文件、资料庆将其底稿首页附上“发文单”经主管部门责任人审查同意并经××审核修改、统一编号,相关部门会签,分管厂领导签发,方能交付打印.
第五条 打字员接稿后,应认真检验文件签发手续是否完备,书写是否工整,是滞符合文件归档要求等,对发文手续不全,书不符合要求文件,打字员有权拒绝打印.
第六条 打字室要建立打字登记簿,对各类文件材料按要求内容和要求统一登记.并依据厂安排轻重缓急次序,进行打字.打字时要做到快速、正确、排版合理美观、用力均匀.
第七条 打字员要严格遵守保密制度,不得将打字内容向外泄露,和工作无关人员不得进入打字室、油印室.
第八条 打字员要珍惜打字、油印设备和物品,按要求做好维护保养和物品领用登记费用统计工作.
第九条 文稿打完后,打字员要把原稿和打字清样交给两办秘书或拟稿人校对.校对者校完后庆在原稿上签字,以示负责.
第十条 通常以党委、厂部名义上报下发文件材料(见第一条范围)分别由两办或拟稿人负责校对,由厂办打字室负责油印、装订,达成字迹清楚、版面清洁、装订整齐.由两办机要员上报下发.以部门名义下发生产工作计划安排,专题会议纪要,由归口部门负责校对,油印、发送.
第十一条 两办秘书对文件差错情况,要进行登记考评.
第十二条 油印文件要严格根据审批份数印刷,油印者不得私自增加份数或私自留存,油印底板和废页、余页应立即销毁。

本制度由行政部负责拟制，修改时亦同！