大酒店采购管理制度样本.doc

泉州湖心大酒店 规章制度
内容：采购管理制度
部门：财务部
岗位：
生效日期：
编号：2B005-01

目标；

制度：
采购管理制度
1、采购部工作职责
采购部是确保酒店经营所需物资供给职能部门。它工作职责是以最好质量/
价格比，立即适量地为酒店经营管理提供适用物资物品，并参与成本、费用、库存
控制，负责进口物质审批、报关手续。
2、采购部组织机构
（1） 采购部设经理一名。负责制订本部门工作计划、人员分工及工作安排， 主管采购部一切日常工作，向总经理负责并负担管理责任。
（2） 采购部下设食品采购、物料采购、能源及维修件采购、文员各一名。各采购员有分工但不分家地完成采购部经理安排工作，向采购部经理负责并负担工作责任。
3、 采购工作要求
（1） 各部门/仓库申请采购物品一律须填制“请购单”，交采购部报价、财务部经理审批，总经理同意后方可实施。
（2） 未经同意有效申请，采购部不予受理，验收部不予验收。
（3） 采购部接到请购单后，应按申请部门要求，尽可能多掌握 市场、供给商资料后，依据以下必需考虑原因择优推荐：
─ 货物品质：达不到酒店要求会降低酒店服务规格，过高品质供给可能会造成费用超支，在价格相差不多情况下，品质系数是最关键；
─ 货物价钱：在满足酒店品质要求前提下，价钱是最关键；
─ 供给商生产能力、品质确保能力及经济实力、原材料起源等背景资料；
─ 售后服务和支持。

泉州湖心大酒店 规章制度
内容：采购管理制度
部门：财务部
岗位：
生效日期：
编号：2B005-02

（4） 全部向供给商定货，尽可能用协议/订单形式。采购部应设计、制订和完善酒店“订货单”，除常规内容外，应注意：
─ 货物具体要求描述（材料、件重、规格、工艺、色标号码、图案图样、打样核准要求、较样/发货日期要求）；
— 外包装（外箱材料、内盒、箱 麦）
— 数量误差容忍程度。
全部要求，应量化、样板化，尽可能避免“最好”、“高级”、“进口”等无法核定或极难核实或可做多个不一样解释约定。
（5） 采购人员应不停提升本身业务能力和职业素质水平，工作中避免个人感情办事，不得以权谋私。注意和供给商保持工作距离，不许可有过多工作外交往。
（6） 采购人员应定时、不定时地参与市场、供给商调查，立即掌握第一手市场改变信息及供给商情况资料，立即更换更符合酒店供货要求供给商，以求最大程度地控制采购成本。
（7） 采购人员通常能够借用适量备用金以作周转使用，特殊采购时，还许可临时借支部分需用款额，该临时借款应于采购工作完成后立即和财务部结清，不得无故拖欠。
（8） 采购人员应注意日常采购工作完成后购入凭证（发票）、验收凭证（收货单）催收、销帐工作，立即核销预付/借支支票、款项等，以利财务清帐。
4、验收及付款
任何进入酒店采购物资必需经过仓库验收，验收手续、要求、验收问题处理及付款申请，按酒店采购、验收、付款要求实施。
5、工作步骤
（1） 请购
A、 各部门/仓库申请采购物品一律须填制“请购单”一式四份，由部门经理签字后,交采购部询价,采购部通常应提供三个供给商报价，且须在请购单上推荐供给商，并说明理由，由财务部经理审批后，报总经理同意实施。
B、 紧急采购申请时,由请购部门在“请购单”上盖“紧急” 章,并直接报财务部经理、总经理同意后, 交采购部办理。

泉州湖心大酒店 规章制度
内容：采购管理制度
部门：财务部
岗位：
生效日期：
编号：2B005-03

（2） 验收
A、采购货物抵达酒店后，必需由采购部、使用部门、财务验收人员共同验收，各方验收关键职责是；（附件一）
B、验收员应依据请购单上经同意数量、品质标准、价钱、供给商等要求，查对无误后，开出验收单一式五份，一份交采购部，一份交财务部应付帐会计，一份交成本部,一份交请购部门；所收货物，由请购部门立即接纳；
C、没有请购单货物，不予验收。验收时发觉有数量、品质、交货期等问题时，验收部应开出“验收问题联络单”，交采购部及使用部门，报财务部立案，并应于联络单所要求时间内得到采购部/使用部门处理意见，拖延处理，报财务部经理处理；
（4）付款
A、采购/使用部门申请转帐付款时，须填制“用款申请单”，注明请购单号码，由部门经理签字后，先交应付帐会计作好统计，查对请购单和验收单/发票内容无误后，在用款申请单上签字，并附发票、验收单交财务部经理审核后，报总经理同意付款。
B、采购/使用部门申请现金报销时，须填制“现金报销单”，其要求及报销手续同。
（5）商品采购
商品采购全部请购、验收、付款手续及审批权限，根据以上要求办理，由商品部人员组织采购、验收入仓，并由商品部申请付款，报批手续相同。

附件一

验 收 人 员
验 收 主 要 职 责
采购部
协议实施情况，品质，价钱，定货要求
使用部门
品质，使用和购置要求
验收员
请购条件，数量