建设公司会计电算化管理制度样本.doc

中通建设企业会计电算化管理制度一、会计电算化岗位责任制（一）会计电算化后工作岗位可分为基础会计岗位和电算化会计岗位。基础会计岗位可包含：会计主管、出纳、会计核实各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。电算化会计岗位包含直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统工作岗位。（二）电算化会计岗位和工作职责划分以下： 1.电算主管：负责协调计算机及会计软件系统运行工作，要求含有会计和计算机知识，和相关会计电算化组织管理经验，可由会计部经理兼任。2.软件操作：负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表，和进行部分会计数据处理工作，要求含有会计软件操作知识，达成会计电算化初级知识培训水平；可由基础会计岗位会计人员兼任软件操作岗位工作。 3.审核记账：负责对输入计算机会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出账簿、报表进行确定；此岗要求含有会计和计算机知识，达成会计电算化初级知识培训水平，可由主管会计兼任。 4.电算维护：负责确保计算机硬件、软件正常运行，管理机内会计数据；此岗要求含有计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训，应由专职人员担任。 5.数据分析：负责对计算机内会计数据进行分析，要求含有计算机和会计知识，达成会计电算化中级知识培训水平，可由会计部经理兼任。 二、会计电算化操作管理制度1.明确要求上机操作人员对会计软件操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专员定时更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件。 2.预防已输入计算机原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿。 3.操作人员离开机房前，应实施对应命令退出会计软件。 4.依据本单位实际情况，由专员保留必需上机操作日志，统计操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。三、计算机硬件、软件和数据管理制度1.确保机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化前提条件，要常常对相关设备进行保养，保持机房和设备整齐，预防意外事故发生。 2.确保会计数据和会计软件安全保密，预防对数据和软件非法修改和删除，建立如“口令”、只读等方法；对磁性介质存放数据要保留双备份。 3.对正在使用会计核实软件进行修改、对通用会计软件进行升版和计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定审批手续；在软件修改、升版和硬件更换过程中，要确保实际会计数据连续和安全，并由相关人员进行监督。 4.健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除管理方法，确保会计数据完整性，如安装不间断电源，确保停电时，能有时间保留资料。5.健全必需防治计算机病毒方法：如安装杀毒软件，且每星期更新杀毒软件，每星期扫描内存；严禁外来人员软盘在本企业计算机上使用等。6建立系统风险评价体系，由电算主管及电算维护人员定时分析。 四、电算化会计档案管理制度1.电算化会计档案包含存放在计算机硬盘中会计数据以其它磁性介质或光盘存放会计数据和计算机打印出来书面等形式会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表(包含报表格式和计算公式)等数据。 2.电算化会计档案管理是关键会计基础工作，要严格根据财政部相关要求要求对会计档案进行管理，由会计档案管理人员负责。 3.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，关键会计档案应准备双份，存放在两个不一样地点。 4.采取磁性介质保留会计档案，要定时进行检验，定时进行复制，预防因为磁性介质损坏而使会计档案丢失。 5.通用会计软件、定点开发会计软件、通用和定点开发相结合会计软件全套文档资料和会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改以后五年。五、本制度是企业会计制度关键部分，由企业财务总监制订，解释权、修改权归企业财务总监。六、本规范自1月1日起实施。附件： 会计电算化基础工作规范1.目标因为本企业会计核实工作已分别完成电算化进程相当长时间，针对相当一部分（即除银行、现金账外）手工账已经取消，管理上需要用新方法、新要求来保障核实质量，和确保系统稳定连续地运行。特制订本要求。2.财务部电脑管理2.1财务部电脑在企业电脑方管理下在部门内依据工作需要进行调配。2.2 部门内电脑及财务软件密码属于财务机密，不得向部门以外人员泄露。2.3 使用外部软秀须经电脑房进行防病毒检测，证实无病毒后方可使用。2.4 如遇电脑异常须立即汇报并请电脑方人员进行维护。3.财务软件管理3.1系统管理3.1.1 由系统管理人员负责管理财务软件使用、用户权限分配等事宜。3.1.2 系统管理人员要严守超级用户密码不被泄露，并定时更换。3.1.3 系统操作人员自行设置密码并注意保密及定时更换。3.2 财务数据管理3.2.1 财务电脑数据信息系包含全部和财务相关账簿资料、多种报表、分析性资料及其它部门报送财务保留或经财务加工处理后而生成信息。3.2.2 全部电脑数据全部权属于本企业全部，未经授权不得将数据携带到企业以外在地方或复制提供给非财务人员。3.2.3 任何人不管何种原因离开企业时，全部不得带走、修改或破坏电脑数据，违者将受到企业或法律追究。3.2.4 为增强数据安全性，预防数据因受电脑病毒感染等问题使财务数据遭到到破坏、丢失，相关岗位和全体操作者，应严格遵守操作要求和安全要求。3.2.5个人电脑单机数据个人电脑单机数据系指个人因工作需要而制作各处财务揶表、说明及汇报等辅助资料。因为个人电脑单机数据全部权属于企业全部，未经授权不得将数据设置密码、携带到企业以外在地方或复制提供给非财务部人员。个人电脑所制作全部文件完成后均须打印后存档，并同时打印出文件在电脑中所存在目录、文件名称、表格名称、制表人、打印日期立即间要素，便于文件查找。个人电脑中所存在文件不管文件大小、资料关键程度，在电脑硬盘许可存放情况下，不要轻易将文件删除。对于关键文件要做好软盘备份工作，并在备份盘标签上注明备份内容。3.2.6服务器及内部网上数据财务软件数据须每三个月打印并存档，确保数据安全。由系统管理员进行财务软件数据备份工作。系统管理员必需天天下班前在外挂硬盘进行备份，采取单双日两套备份制度，单日备份时覆盖上次单日备份数据，双日备份时覆盖上次双备份数据。每个月结账后进行一第二年度备份，年度备份一共12次，到下年度同月备份时覆盖 。每个月最少一次和电脑工程师一起检验日常备份效果。4.电脑核实4.1记账凭证编制4.1.1 记账凭证必需按要求输入，科目利用需符合会计制度要求。尤其要注意借贷方红蓝字利用，以不影响账务正常借贷方发生额为妥。4.1.2 记账凭证摘要应简明、扼要，每行应依据科（子目）内容分别输入，并能说明经济业务来龙去脉。4.1.3 发生调账业务时，若情况复杂，必需要附有具体书面说明。4.1.4 记账凭证编制输入后，须由制证人打印、粘贴附件后签字或盖章，再由凭证审核人结合电脑分录审核签字（章）。4.1.5记账凭证全部内容不得涂改，若发生错误应在电脑中改写并重新打印。4.1.6 记账凭证必需写清附件张数、附件应粘贴可靠预防遗失。记账凭证附件未经请示（部门经理），严禁抽出。经同意抽出，应予复印并在复印件上书面说明，并加盖审核章。4.1.7 现金、银行收付凭证在收付款同时，出纳员和收款人必需签字。4.1.8全部收、付、转凭证附件，在收款或付款及转账业务完成同时，必需由相关人员加盖收、付、转讫章。4.2 记账凭证审核4.2.1 记账凭证审核除注意以上内容外，还应审核原始凭证正当性和合理性及会计分隶正当、合理性（如原始凭证核销手续是否健全，是否符合国家和企业相关制度要求，原始凭证本身是否正当有效；会计分录利用是否适当，经济业务表示是否正确，处理本身是否会给企业造成额外经济损失等）、审核单证金额是否一致等。5.1初始化5.1.1会计软件初始化工作，必需根据会计软件说明书和用户使用手册，和国家财政部对会计核实相关要求，企业和部门对核实特殊要求进行，努力争取科学、完整。5.1.2依据核实要求相关子目最少设置三级。5.1.3必需设置多栏式费用明细账。5.1.4 按现行制度要求格式设置多种会计报表。5.1.5 全部期初数据输入，必需是依据会计业务要求，对全部必需分解科目余额进行分解。因定资产科目必需按存放地点逐笔录入。5.2电脑核实因为会计软件自动生成电脑账余额，确保了计算过程正确性，根本解放了记账和结账工作。所以，电脑核实工作关键，除了原来制证、凭证审核仍要继续重视和加强以外。应将加强对暂挂款跟踪和处理；清理长久应收（含其它应收）未收款或长久预付款项；按月收面查对内部往来账项，按季书面查对外部往来；加强对固定资产管理；按权责发生制标准，确保费用水平均衡性；认真分析费用水平升降原因，和相关部门紧密配合，努力降低费用消耗；按季进行预算跟踪工作，为管理层提供决议依据。