地产股份有限公司档案管理实施细则样本.doc

档案管理实施细则编制日期审核日期同意日期第一章 总 则第一条 为加强对档案搜集、整理和管理工作，提升科学管理水平，逐步实现档案工作规范化、制度化、标准化，确保企业档案全方位地服务于企业各项工作，发挥企业档案应有功效，结合企业实际情况，特制订本细则。第二条 本细则所称档案，是指企业在生产、经营活动和各项管理工作中形成含有保留价值多种门类和载体全部档案，包含各部门、子企业（以下简称各部）多种文字、图表、声像等不一样形式文书档案、工程图纸、开发档案、声像档案、荣誉实物档案等。第三条 企业档案工作实施统一领导，分级管理标准。在行政部下设置档案室，档案室配置专职档案管理人员，集中统一管理企业及下属子企业部分档案。企业各部门、子企业配置档案员，业务上接收行政部档案室指导，负责搜集、整理各部门、子企业文件材料并定时移交给档案室。第四条 档案管理采取专员负责、按时交接、定时检验管理模式。专员负责是指档案保管部门及各经办部门对应设置专职或兼职档案人员负责本部门档案日常管理和保管职责；按时交接是指各经办部门每七天两次（逢周二及周五）将办理对外业务所产生文件资料、证照、协议原件立即交行政部档案室，按规范做好移交登记手续，档案管理员实时监督，确保于要求时限内办理档案移交，避免因步骤疏漏或延迟移交造成风险隐患。定时检验是指集团相关管理、保管部门及各对应部门应建立档案定时检验制度。第二章 档案密级划分第五条 列入密级档案是关系企业权利和利益，依据特定程序确定，在一定时间内只限一定范围人员知悉事项。通常包含下列事项：1.企业重大决议中秘密事项。企业还未付之实施经营战略、经营方向、经营计划、经营项目及经营决议。2.企业内部掌握协议、协议、意见书、可行性汇报和关键会议统计和材料。3.企业财务预决算汇报及各类财务报表、统计报表。4.企业所掌握还未进入市场或还未公开各类信息。5.其它经企业确定应保密事项。第六条 档案密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。1.绝密是企业最关键秘密，泄露会使企业权益遭受尤其严重损失。绝密档案包含：董事长私人文件、企业名下房地产权证、各地域企业业务审批步骤、集团及下属企业供给商名目、承建商名目；股份企业股东会、董事会、监事会、薪酬委员会决议及会议纪要等。上述文件直接影响企业权益关键决议文件、资料设为绝密级。借调这类文件必需严格审核，经办人员清楚填写借调文件申请审批表里各项内容，由经办部门经理审核、报集团分管领导签批同意后，交行政部主管领导最终审批。2.机密是企业关键秘密，泄露会使企业权益遭受严重损害。机密档案包含：企业计划、统计资料、关键会议统计、协议、声像档案等。这类文件需经办部门经理审核、集团分管领导签批同意后方可借调。3.秘密是企业通常秘密，泄露会使企业权益受到损害。秘密级档案包含：企业开展对外业务所产生资料文档、证照及协议、协议等。借调这类文件需经办部门经理审核，集团分管领导签批同意。第三章 档案管理机构及其职责企业档案工作实施统一领导，分级管理标准。第七条 集团行政部档案管理职员作职责1.计划企业档案工作，起草企业档案工作各项管理制度，组织企业专兼职档案管理员学习，实施企业档案工作规章制度，并负责监督、指导和检验实施情况。2.搜集、整理各部门、子企业移交多种文件材料，并对接收入库档案资料进行分类、整理、立卷、归档；有计划、有步骤地进行档案史料汇编，编辑档案参考资料，编制检索工具，主动做好档案信息资源开发工作。3.集中统一管理多种门类、载体企业档案，主动做好判定、保管、统计、检索、编研，主动提供利用，为各项工作服务。4.督促企业各部门、子企业档案员搜集、整理和移交多种档案材料，指导各部门、子企业档案工作。5.坚持平时立卷，依据本部门不一样种类文件材料形成特征，制订其案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档。6.加强对各部门、子企业档案员业务监督、指导、检验工作，帮助各部门文书立卷人员做好文件材料形成、积累和整理归档工作，确保归档档案质量。7.对保留文书档案数量进行正确统计。第八条 档案整理员应相对稳定，且不得由直接经办业务人员兼任。第九条 档案人员调动工作时，必需在办理档案移交手续后方可离开岗位。因交接手续不全致使文件和档案损毁、遗失，要查明情况并追究相关人员责任。第四章 档案分类和立卷整理第十条 企业本部档案根据楼盘名称及子企业名称分别立卷，在卷下又分为八个子目录：企业证照、文书档案、声像档案、销售协议、开发协议、开发资料、工程图纸、荣誉实物档案。在此大类下依据年度根据流水号立卷。1.文书档案，以单位-年度-次序号立卷。2.声像档案，以事由立卷，在事由标准下根据声像档案产生前后次序，将每一事由档案选择有代表性6-10张像片存档，依时间前后排列立卷。3.销售协议，以项目名称立卷，在项目下根据协议产生时间前后次序立卷。4.开发协议，以项目名称立卷，在项目下根据协议产生时间前后次序立卷。5.开发资料，以项目立卷，在项目下根据资料移交时间前后次序立卷。6.企业证照，以单位立卷。7.工程图纸，以单位立卷，根据文件产生前后次序立卷。8.荣誉实物档案，在企业档案室或其它适合场所陈列实物，编制成册，以备查考。第十一条 立卷标准立卷应按部门、时间、关键程度和文件材料自然形成规律，保持其有机联络，合适照料保留价值，分类组卷，以能正确、全方面反应企业真实面貌和部门关键职能活动，便于查找利用为标准。第五章 档案管理工作内容及相关要求第一节 企业证照管理第十二条 企业关键证照类别1.内资企业证照包含：企业法人营业执照正副本、组织机构代码证正副本、IC卡（或数字证书）、国税证正副本、地税证正副本、统计证、社保登记证；2.外资企业证照包含：企业法人营业执照正副本、组织机构代码证正副本、IC卡（或数字证书）、国税证正副本、地税证正副本、统计证、外商投资企业同意证书正副本、财政登记证正副本、海关登记证正副本、社保登记证、外汇登记证；3.新设置企业工商登记材料存档原件有： 内资企业设置登记材料：全体股东签署企业章程；验资汇报；法定代表人、董事、监事和经理任职文件（股东会决议、监事会决议）；企业场地使用证实（无偿使用证实或房管局立案租赁协议）； 外资企业设置登记材料：企业章程；合营协议（外经审批用）；验资证实；法定代表人、董事、监事和经理任职文件（董事会决议、监事会决议）；企业场地使用证实（无偿使用证实或房管局立案租赁协议）。4.各类资质证（括号内为证书申办及日常管理部门）：房地产开发企业资质证（市政部）、建筑业企业资质证（建筑企业）、物业管理企业资质证（物业企业、美好置业）、建筑设计企业资质证（设计院）、工程监理企业资质证（监理企业）。第十三条 企业证照归档及管理规范1.新企业成立后，由经办人将办理出来证照原件移交到行政部档案管理人员处，并填写清楚移交统计，管理员需立即将新证数据条目录入OA证照管理系统，而且将其彩色扫描件录入数据库，原件分类放入对应档案文件夹后存放档案室。管理员平时应多检验证照保留情况是否完好，各类证照在年检期限前提醒相关经办人需办理年检手续。2.证照借、调档管理步骤：由申请部门人员填写借调文件审批表申请部门经理审核并签署意见主管副总经理审批档案员查对借调文件审批表上审批手续是否完整方可借出。标准上证照必需当日借当日归还，碰到特殊情况需要借到外地办理事情时，按实际情况由专员携带外出，办理完成立即归还行政部档案室。发生逾期还未归还证照情况时，管理员应督促经办人必需立即归还。3.证照复印件使用管理步骤：由申请部门人员在复印件借用申请薄上登记申请部门经理审核并签署意见行政部经理审批档案员查对复印件借用申请薄上审批手续是否完整后，在复印件上加盖“此复印件和原件相符，仅用于办理 事宜，复印无效”章后方可领用。4.证照年检提醒：企业法人营业执照每十二个月须进行年度工商年检；组织机构代码证每十二个月年检；外资企业证照包含：企业法人营业执照、外商投资企业同意证书、国税证、地税证、财政登记证、海关登记证、外汇登记证每十二个月须进行外经联合年检；资质证书按主管部门要求时间进行年检。第二节 开发协议管理第十四条 开发协议类别新项目开发前期协议按成交方法关键分为两大类：政府公开招、拍、挂形式和转让买卖形式。招、拍、挂形式会产生：确定书和国有土地出让协议；转让形式产生：合作意向书、框架协议和土地使用权转让协议。第十五条 协议归档及管理规范1.纸质协议评审类协议：申请部门经办人按协议分类依据现行审批步骤完成各项审批手续由申请部门经办人在行政部填写对应部门协议登记簿行政部查对协议（协议）评审统计表上审批手续是否齐全，并检验签约代表处是否有相对应部门责任人署名及填写签约日期行政部对该协议盖企业统一协议编号章（穗富 字 第 号）按部门分类进行编号，同时检验每份协议是否有法津事务部“协议文本审核章”骑缝章行政部按该协议尾页所注明份数进行盖章申请部门经办人领取协议并作签收本企业存档协议即时留行政部存档。2.ERP步骤评审类协议：申请部门经办人按部门分类在ERP系统上进行协议审批步骤并完成各项审批手续由申请部门经办人在行政部填写对应部门协议登记簿行政部依据ERP系统生成协议编号进入ERP系统查对相对应协议审批步骤是否一致，并检验签约代表处是否有相对应部门责任人署名及填写签约日期行政部对该协议盖企业统一协议编号章（穗富 字 第 号）按部门分类进行编号，并将此编号手动录入至ERP系统里相对应协议编号栏行政部按该协议尾页所注明份数进行盖章申请部门经办人领取协议并作签收本企业存档协议即时留行政部存档上述两类协议如碰到需要本企业先盖章时，盖章后复印一份连同协议（协议）评审统计表原件一并交行政部留底，并仔细填写先盖章协议登记簿上相关内容，归还时用原件换取之前留底复印件，在先盖章协议登记簿上注明归还时间及归还人，将一份完整协议原件交行政部存档，此步骤结束。3.非实施协议（名临时协议）：此协议为特殊情况时办手续所用，如和外单位签定这类协议，必需是因本企业业务需要情况下方可实施。按要求非实施协议只能签盖一份，并同时附有一份企业统一格式补充协议，注明此协议是办手续所需，并约定此协议无效日期为何时。由申请部门经办人在行政部领取临时协议盖章簿认真填写盖章簿上相关信息内容申请部门主管责任人审批集团决议委员会分管领导审批法律事务部审批并加盖“协议文本审核章”骑缝章行政部查对临时协议盖章簿上审批手续是否齐全，并检验签约代表处是否有相对应部门责任人署名及填写签约日期行政部对该类协议只盖一份，如有特殊情况必需加盖份数时，需在临时协议盖章簿上注明申请原因，并由部门责任人及法律事务部特批后方可进行盖章申请部门经办人只能领取盖章后协议复印件一份协议原件即时留行政部存档，如需借用协议原件，需填写借调文件审批表，相关领导审批手续齐全后，由档案管理员借出。4.协议借、调档步骤：由申请部门人员填写借调文件审批表（附件一）申请部门经理审核并签署意见主管副总经理审批档案员查对借调文件审批表上审批手续是否完整方可借出。协议借出期限通常不能超出三天，遇特殊情况按借档实际事宜处理。发生逾期还未归还证照情况时，管理员应立即督促经办人必需即时归还。5.协议复印件借用步骤：由申请部门人员在复印件借用申请薄上登记申请部门经理审核并签署意见行政部经理审批档案员查对复印件借用申请薄上审批手续是否完整后，在复印件上加盖“此复印件和原件相符，仅用于办理 事宜，复印无效”章后方可领用。6.日常协议维护：协议归档后，管理员平时应多抽检录入信息是否有误，立即更新和修改，严格遵守档案管理规范，细心做好每一份文件录入、归档、管理、维护等工作，多钻研能提升级案管理有效方法方法。第三节 销售协议管理第十六条 商品房买卖协议盖章及归档步骤1.销售协议盖章：销售买卖协议必需是法律事务部审核及房管局要求格式协议为依据。协议盖章前，由签约部经办人在销售买卖协议盖章记录表（附件二）上做好登记,具体登记内容：日期、楼盘名称、协议编号、房号、业主名， 登记完成即可到行政部盖章，盖章前必需查对登记内容和纸质协议是否一致，确定完全无误即可盖章。盖章完成再打印该记录表，由经办人-签约主管-销售部责任人审批署名后即可领取已加盖公章协议。签约中心每个月定时将已经房管局鉴证过有效协议移交到档案室，由经办人填写移交登记本，档案员按各楼盘和自编号分类存放档案室。盖章过程中注意事项：广州市房地产交易和权属登记问询统计表；家庭组员情况申报表；户口簿复印件；结婚证（或未婚证等等其它婚姻情况证实复印件）；个人所得税缴纳证实或社会保险缴纳证实等复印件；协议涂改内容等等全部要加盖公章。盖完公章后加盖法人代表私章同时，必需认真检验协议是否漏盖章地方。销售买卖协议盖章登记簿交给档案管理员，协议立案后其中一份原件协议交回行政部存档，该记录表作为对应盖出协议和归还存档协议数量是否一致凭证。2.销售空白认购书、赠予管理费确定书、车位使用权确定书盖章及归档步骤：因为空白认购书、赠予管理费确定书、车位使用权确定书印刷文件内容必需经过销售策划中心及法律事务部审批后格式文版确定，固必需由行政部统一印刷，方可实施盖章。由销售部经办人电话先通知，电话中会告诉楼盘名、数量、用途，行政部提前盖好章，然后根据对应表格作登记商品房认购盖章记录表（附件三）、赠予管理费确定书盖章记录表（附件四）、车位使用权确定书盖章记录表（附件五），具体登记内容日期、楼盘、编号、份数、权属、领用人，再由使用人呈递销售部责任人审批署名后即可领取。手续齐全后商品房认购盖章记录表、赠予管理费确定书盖章记录表、车位使用权确定书盖章记录表，转交给档案管理员，因为盖章全部是一式肆联，楼盘用完后其中一联要交回行政部存档，该记录表作为对应盖出和归还存档数量是否一致凭证。签约中心定时将已经过房管局鉴证过有效协议移交到档案室，由经办人填写移交登记本，档案员按各楼盘和自编号分类存放档案室。3.美好儿童世界租赁协议、美好二手买卖协议、美好租赁协议、解约协议盖章及归档步骤：美好儿童世界租赁协议必需附有李生签字审批租价表或汇报为依据，美好租赁协议、解约协议金额100万元以下（含100万元）由王珩总审批，超出100万以上协议由李生审批。以上美好置业两类协议均附有协议（协议）评审统计表（附件六）由美好毛跃华、程怡、潘继军审批后呈法律事务部责任人审批。然后对应前置依据手续齐全协议，经办人做协议登记，具体登记内容要求：序号、日期、项目、协议名称、协议类别、具体地址、对方单位、协议编号、盖章份数、经办人、行政存档、行政部签收。行政实施盖章人查对登记内容和纸质协议是否一致。确定无误即可盖章，盖章完成打印该记录表由经办人呈递潘继军署名确定。富力美好租赁协议记录表（附件七）转交给档案管理员，租赁协议一式肆份盖完章全部协议原件由经办部门呈送房管局立案后，然后其中一份协议原件归还行政部存档，该记录表作为对应盖出和归还存档数量是否一致凭证。美好二手买卖协议盖章步骤则参考“销售商品房买卖协议盖章步骤”。美好置业文员定时将已经过房管局登记立案过有效协议移交到档案室，由经办人填写移交登记本，档案员按各楼盘和自编号分类存放档案室。4.管理员接收到新协议后检验是否符合归档条件，各地域企业按所需类别分类编号，严格根据OA档案管理系统内容录入对应数据，查对数据无误后把协议原件装订入库存放档案室。第十七条 销售协议使用1.借、调档步骤：由申请部门人员填写借调文件审批表申请部门经理审核并签署意见主管副总经理审批档案员查对借调文件审批表上审批手续是否完整方可借出。协议借出期限通常不能超出三天，遇特殊情况按借档实际事宜处理。发生逾期还未归还证照情况时，管理员应立即督促经办人必需即时归还。2.复印件借用步骤：由申请部门人员在复印件借用申请薄上登记申请部门经理审核并签署意见行政部经理审批档案员查对复印件借用申请薄上审批手续是否完整后，在复印件上加盖“此复印件和原件相符，仅用于办理 事宜，复印无效”章后方可领用。第四节 开发资料管理 第十八条 开发资料类别项目开发期间所产生文件关键由三块主干业务产生：国土类、计划类、市政建设类，整个新开发项目从拍卖开始到最终业主取得产权证总共会产生80个节点，节点当中也会因应不一样情况产生不一样开发文件（详见附件八），管理员应根据时间次序催促经办部门移交相关开发资料存档。第十九条 开发资料归档及管理规范1.管理员接收到新开发资料后检验是否符合归档条件，按类别分类编号，严格根据OA档案管理系统内容录入对应数据，查对数据无误后把资料原件入库存放档案室对应档案柜。归档后资料平时应多抽检录入信息是否有误，立即更新和修改，严格遵守档案管理规范，细心做好每一份文件录入、归档、管理、维护等工作。 2.开发资料借、调档步骤：由申请部门人员填写借调文件审批表申请部门经理审核并签署意见主管副总经理审批档案员查对借调文件审批表上审批手续是否完整方可借出。文件借出期限通常不能超出三天，遇特殊情况按借档实际事宜处理。3.开发资料复印件借用步骤：由申请部门人员在复印件借用申请薄上登记申请部门经理审核并签署意见行政部经理审批档案员查对复印件借用申请薄上审批手续是否完整后，在复印件上加盖“此复印件和原件相符，仅用于办理 事宜，复印无效”章后方可领用。第五节 工程图纸管理第二十条 工程图纸类别每个项目基础产生图纸包含：报建图（报建换图）、方案复函图、施工图、国土证附图、用地红线图、排水设计图、完工图、人防施工报建图、道路报建图、单体方案图、准予行政许可决定书附图。第二十一条 图纸归档及管理规范1.经办部门把办理回来图纸原件移交到行政部档案管理员处，做好移交登记签收手续。管理员按类别流水号编号录入OA系统，分类存放档案室对应图纸档案柜。2.图纸借、调档步骤：由申请部门人员填写借调文件审批表申请部门经理审核并签署意见主管副总经理审批档案员查对借调文件审批表上审批手续是否完整方可借出。图纸借出期限通常不能超出三天，遇特殊情况按借档实际事宜处理。第六节 声像档案第二十二条 声像资料类别声像档案包含：企业各类大型活动、关键会议照片、录像及录音。第二十三条 声像档案归档及管理规范 1.活动结束后一周内，由活动责任人把活动照片、录像成品及电子版移交到档案室存档，存档光盘需清楚标明活动名称立即间，大型活动还需要制作精美画册以存留档。2.声像借档步骤：由申请部门人员填写借调文件审批表申请部门经理审核并签署意见主管副总经理审批档案员查对借调文件审批表上审批手续是否完整方可借出。声像档案必需当日借当日归还，而且在没有行政部主管领导同意情况下不能私自拷贝自用，一经发觉严厉处罚。第七节 荣誉实物档案 第二十四条 荣誉实物类别荣誉实物通常包含：奖牌、奖杯、证书、外方授予纪念品等。第二十五条 荣誉实物归档及管理规范1.收到荣誉实物后做好签收统计，管理员拍照后分类留存电子版本在电脑指定文件夹，另备份在档案室专用移动硬盘内。2.荣誉实物借档步骤：由申请部门人员填写借调文件审批表申请部门经理审核并签署意见主管副总经理审批档案员查对借调文件审批表上审批手续是否完整方可借出，借出期限具体看办理用途而界定。第八节 对外发文管理第二十六条 对外发文盖章复印件留存方法全部对外发文文件盖章需一式两份文本，一份由经办部门相关主管责任人署名确定，另一份需过有企业名称抬头便签纸后方可盖章，盖章后复印一份和署名原件一并由行政部存档。第二十七条 对外发文分类保管及管理规范收到对外发文留存复印件后，根据企业名称和产生时间次序分类归档，然后放入档案盒保留方便以后翻查。第九节 集团企业通知通告保留管理第二十八条 由前台文员负责把人事通告、集团通知及企管中心通知按类别和文号次序分类保留在对应文件夹内，档案管理员定时进行检验，按月度归档存入档案室。第十节 集团企业重大会议纪要保留管理第二十九条 重大会议纪要是指由集团董事长或总经理主持召开重大会议，会后由相关秘书将由会议主持人签发会议纪要移交到行政部档案室，管理员根据类别及会议纪要文号次序归档保留。 第十一节 大型活动资料搜集及保管第三十条 集团关键活动策划方案、预算批复、活动步骤、工作人员手册、活动画册等资料在活动后一周内由活动责任人移交到档案室，管理员根据活动类别立即间归档保留。第十二节 企业集体户户口卡保管第三十一条 集体户籍卡保留及借调档管理1.人事部将已办理入户手续户籍卡移交到行政部档案室，经办人办理移交手续，管理员把户籍卡按办理时间次序存放在居民户口薄内存放档案室保管。2.借用户籍卡人员需在户籍卡借用登记薄（附件九）上登记方可借出，通常情况下在一周内归还。第十三节 印鉴使用申请薄使用及存档管理第三十二条 行政部按部门、子企业分别印制对应印鉴使用申请薄（附件十），统一存放在行政部公章管理员处，经办部门每次使用需办理印鉴使用申请薄借出登记手续。当印鉴使用申请薄使用完成时，由相关部门或子企业向行政部提出领用新薄需求申请，领用新薄必需将旧薄同时交回，经办人和行政部档案管理员办理登记领用及归还手续。使用完成印鉴使用申请薄按部门、时间排序存放档案室。第十四节 其它文件管理第三十三条 其它需存档文件包含：集团属下商标证；各子企业刻章许可证回执；企业内部刊物富力号、新富力、新家园、富力东方；行政部负责统筹广州企业申请购置过节礼品、购物卡明细汇总表；职员过节福利明细汇总表；媒体资讯汇总。以上资料均以按类别及产生时间次序分类存放档案室。第六章 档案分类纲领类目范围归 档 范 围 公司证照内资企业证照企业法人营业执照正副本、组织机构代码证正副本、IC卡（或数字证书）、国税证正副本、地税证正副本、统计证、社保登记证。外资企业证照企业法人营业执照正副本、组织机构代码证正副本、IC卡（或数字证书）、国税证正副本、地税证正副本、统计证、外商投资企业同意证书正副本、财政登记证正副本、海关登记证正副本、社保登记证、外汇登记证。新设置内资企业工商登记材料存档原件全体股东签署企业章程；验资汇报；法定代表人、董事、监事和经理任职文件（股东会决议、监事会决议）；企业场地使用证实（无偿使用证实或房管局立案租赁协议）。新设置外资企业工商登记材料存档原件全体股东签署企业章程；合营协议（外经审批用）；验资证实；法定代表人、董事、监事和经理任职文件（董事会决议、监事会决议）；企业场地使用证实（无偿使用证实或房管局立案租赁协议）。各类资质证房地产开发企业资质证（市政部）、建筑业企业资质证（建筑企业）、物业管理企业资质证（物业企业、美好置业）、建筑设计企业资质证（设计院）、工程监理企业资质证（监理企业）。其它证照集团属下商标证；各子企业刻章许可证回执。开发合同招、拍、挂形式产生协议成交确定书、和国有土地出让协议。转让形式产生协议合作意向书、框架协议和土地使用权转让协议。销售合同集团销售协议商品房买卖协议美好置业协议美好儿童世界租赁协议、美好二手买卖协议、美好租赁协议、解约协议开发资料 开发资料国土类开发资料建设用地同意书、国有土地使用证、广东省广州市商品房预售许可证。计划类开发资料建设用地计划许可证、广州市计划局立案申请回执、相关同意修建性计划调整方案复函、广州市计划局立案申请回执、相关送审单体建筑设计方案复函、建设工程计划许可证、建设工程计划验收合格证、广州市建设工程放线测量统计册、建设工程计划验收测量统计册。市政建设类开发资料广州市建设工程档案报送责任书、广州市配套设施建设费缴交通知书、相关住宅区建筑设计卫生学意见函、人防工程专题完工验收立案意见书、完工环境保护验收函、设计招标中标通知书、监理招标中标通知书、施工招标中标通知书、广州市居住（公共）建筑节能设计审查立案表、广州市民用建筑节能工程施工质量验收立案记录表、余泥渣土排放证、广州市公安消防局建设工程消防设计审核意见、准予行政许可决定书、广州市区建设和市政局开挖道路许可证、建筑工程施工许可证、供水设施验收汇报、临时排水许可证、广州市公安消防局建设工程消防验收合格意见书、建设工程施工质量验收监督意见书、档案确定书、房屋建筑工程和市政基础设施工程完工验收立案表、广州市配套设施建设费缴交通知书、排水许可证、公建配套移交、邀标核准书。其它资料房屋面积估计量结果汇报书、地名申请回执、相关命名批复、申请（变更）门牌同意通知书、广州市建设工程施工图审查立案、相关建筑工程抗震设防专题审查意见批复、基坑支护设计审查批复、相关小区初步设计技术评审意见。工程图纸报建图（报建换图）、方案复函图、施工图、国有土地使用证附图、用地红线图、排水设计图、完工图、人防施工报建图、道路报建图、单体方案图、准予行政许可决定书附图。声像档案企业各类大型活动、关键会议照片、录像及录音。荣誉实物奖牌、奖杯、证书、外方授予纪念品等。文书档案对外发文全部对外发文盖章后复印一份和有主管责任人署名原件一并存档。集团通知通告人事通告、集团通知及企管中心通知原件集团重大会议纪要集团董事长或总经理主持召开重大会议，会后由相关秘书将由会议主持人签发会议纪要。大型活动资料集团关键活动策划方案、预算批复、活动步骤、工作人员手册、活动画册等资料。第七章 档案保管第三十四条 档案室内严禁存放易燃易爆物品及其它物品,保持室内,走廊通畅无阻,必需配置适用灭火器，对室内照明线路要定时检验,发觉问题,立即抢修,预防短路引发火灾。第三十五条 档案管理员要坚持定时对档案资料进行检验,清理,查对工作,如发觉问题,立即向领导汇报,对破损或褪变档案应立即进行抢救。第三十六条 档案人员离开档案室时,注意门窗落锁,安全保密,非档案室管理人员,未经同意不得进入档案室。 第八章 附则第三十七条 本细则由富力地产集团行政部负责解释。第三十八条 本细则自二一二年八月二十三日起实施。附件一:借调文件审批表附件二:销售买卖协议盖章登记本表附件三:商品房认购盖章记录表附件四:赠予管理费确定书盖章记录表附件五:车位使用权确定书盖章记录表附件六:协议（协议）评审统计表附件七:富力美好租赁协议记录表附件八：开发步骤示意图附件九：户籍卡借用记录表附件十：印鉴使用申请表