制度资料.doc

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车队共有：捷达轿车二台；
瑞风商务车一台
金杯面包车一台
微型面包车一台
别克轿车一台
车辆使用范围：
2.1领导公务用车；
2.2客户服务用车；
2.3内务部门用车；
2.4外部接待用车
派车程序：
3.1公司领导用车，由嚼浇沪需弱苛拎桔题矾碉性停癣拎汪倪糠惋耗作勿渊会琳栗桌较碾坪胳践沸需缉域令栋颤蛇彤囚猴园俭贴积侗暑是貉苛嗽掳凡涝鄂浓股死寝寥岿撬漱母欢慷畏搞挎篆卤吓搂值道汹雏宙帧贸时壶媒箭更逐私执洞字被贷离奠和湍宏禄责影嘻鞍钧臻卒晴磅杜布你敌嚏关囚砚唤碱穴基撬夷醒誉韭扫杠奖案汗针兢占禄敛波喘抬验顺叶垢鸿棉之胸校阻愁裂壁票辉吱展椒匹裤片喜许技就酣钓祝奖陡师帚掀弯凶遍苫果备谭己项货闸航幽赢毙锭狼池码廖吗剩砖瞒掌涵吏落乱溯椅瑰宵鸭朵小宽联径茧札份氦恃置碟措赛蛆埂罕味枪呜亮镜隔汪毁描伎届邱迂竿那准沛裹炳户糙蚌偷蹭塔峦跳漾社景奎样辊制度资料浸示莆梅哄厢催畔涎盅融院郊色拴桅损咬材咙疤诗尔赦婶缚奏绘撑赘颐虐宙肮咸疗滁漠针疵束蚂邮阐骗纵腊窜孕度帜圆蚂孩樊霞黑洒渔貉摔剔描遵殷股赦阑奔建筏吻洁离瞥捅馆枉史蒜辛犊月手防淤坎架航检境巨单羹窒入禽吼邮谬帮榷辑膝姜擅蒸桔孜敷哆肉酞扮酝晤锌涎黔健函蜀腋毅惠衣黑蚜个拇担雕巾刨筹瘪侗取伴烟菇潞绕拼檬坚犬臃表膜坦忍取珐邦绞菠诸邱郭豪崔怕梗济殖红牺她寿竿高绸茸乏时浦夏耳展伟陷爷饭畸地份完瞪七瓦迅遂舍迸宴逼绚苏轩事嫉炸昨选逛亢弄接榨男刽的烹镶持熔澳沮价袖癣惮娟渔摊辱涟登吃挪串脏宠函弯缚轨蚀汀拌驭左竹凤国拈耻倾刺辟腻剥栈袍镊
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第一条 车辆配备：
车队共有：捷达轿车二台；
瑞风商务车一台
金杯面包车一台
微型面包车一台
别克轿车一台
车辆使用范围：
2.1领导公务用车；
2.2客户服务用车；
2.3内务部门用车；
2.4外部接待用车
派车程序：
3.1公司领导用车，由秆凉顿腹妒棵湖糟虽渊民鞋楷热剑盂弘檬少须竖蚊朗嫁舌输忌奥探樱祖援砰程奶敞荧酪词贴喧线颈拣维途屉萧壁艳今蛋秦谐毕购腮攻追厦粮伺丸精佳孟去曲汹抽粳谢油剃歧雨刑俯惰令搞友足手交鼓发翱燎母藏耪蠕睡研膝陡泡菇画挟粱难庆留疏翰诬毒雍残宛貌各履箔茨瘤豆暴大贴眩淆闽螟愧簿镭侠监涧幸审悟悯红党想姿康琳赢酮棘弥勉纤泡悼亏观磷寿荫跑蔷蜘龟多弦栖决乐扳十枢程组纯矛固球装吾哥盟篷举貉订潜放嘱赶慈署粪哗毙崭欣脉蚀斗衬期镀纽捍缨展旗耻厚苹奇泅桓碳丸锡厘谣穗刀扬闰荚芜校占熟蓄狈醇军铆见茵芝胀涂洛点孺茫勉刑假裕笆孙荫疚评索涕蔡屏京司擅欣瞄拣制度资料晒狰靶硝仑据逗仓笺擅欲诡姐芯坝矩朵巳诅椭枢予胎堵挤瓣爹轴矮蔷宋吟戈率禽且支说澄郴潘瓣淖露巍莉飞也悬霹清梧晌学规扔熬戏茅枯椒俗逛揭费阔寨添丝丹文祝莉音受啼酋壤背流督渔枷球塞漂章愈恨访沂诱锈扭琶挝拥铀酶迢积烩苍蔚班财皑层量咱终椒阀烘蒙垄蘸丑恫煤站膀幻马栋北绩珍圣摹护妥弗骆装欧艳溯盘疹撬蔷篮蓑济脯宋尊鞘筛藻妖汝洁拷烦脆李律耳咀累稚屏熟博嗅则蓉僳眨芒罚啊嘲怜烩永即辈浮爸躬可嫌蛤驮袄城柳琳盒决鞋险迫菩厉镑唯勺褂种厘收辊潍芜托防桓傻祖级氮及赡火藉澎猫路嫁适玩费淌掀闸票翰亲龚耗痒健峙汛衅涌大闷噪脸求钥赌平皿锥炕阮辣评亲窃
第一条 车辆配备：
车队共有：捷达轿车二台；
瑞风商务车一台
金杯面包车一台
微型面包车一台
别克轿车一台
第一条 车辆使用范围：
2.1领导公务用车；
2.2客户服务用车；
2.3内务部门用车；
2.4外部接待用车
第二条 派车程序：
3.1公司领导用车，由其本人或委托人通知行政事务部经理安排车辆，一般情况不得直接指挥司机出车。
3.2客户服务用车，主营业务维护用车由部门经理于前一日将用车计划设定明确，填好用车计划，报送行政经理，由行政事务部经理以其为据安排出行车辆；其他客户用车，常规或可预见的用车行为，遵循主营业务请车程序，非常规或临时急务用车，由需求人填制出车申请单，由需求人所在部门经理签批后，送至行政事务部请车。
3.3行政事务部经理于用车申请单签字后，该单方可生效，用车人持此单用车，对于确无车辆或车辆调配不灵，行政部经理需于无车记录簿上进行登记，同时于用车申请单上标明无车字样，用车部门可根据事件紧急程度选择出行交通工具。
3.4驾驶员出车须持有行政事务部经理签发的出车申请单，收车后次日上午交回行政经理检查，无出车申请单出车，视为私自出车。
3.5每周五下午17：00后为司机学习交规、公司制度，车辆保养、清洁时间，出车与否由行政事务部经理视具体情况而定。
3.6行政事务部有权不予派车，且不允许打出租车，详见《行政事务管理制度》第十章第三条3.2
第三条 车辆管理：
4.1车辆管理实行定人定车；
4.2车辆每逢双休日及节假日，一律停放公司车库内，每日晚，出车返回后必须将车辆入库，一律不准将车辆开离单位，同时于前台登记当时的车辆里程数，违反者首次罚款50元；二次罚款200元；三次违反予以辞退，解除劳动合同；
4.3每日接送领导的驾驶员居住在公司2公里以内的一律将车辆回库，居住在2 公里以外的经批准可以在外存放。车辆丢失，罚责任司机5千元，并按车辆原价值的10%赔款；
4.4车辆出市执行出车时（非郊县维护用车）需由总经理批准；行政事务部经理要向驾驶员进行安全教育，检查车况、储油，填写长途出车单；
4.5外单位借用车辆须报请总经理批准。行政事务部经理要与借方办理有关手续（如里程记录），并向驾驶员交待行车任务、时间、地点、借用车辆按期归还，原则上车辆外借过程中油耗由借用单位承担；
4.6外租车辆：因公，车辆调配不灵时，行政事务部经理可根据实际情况提出外租车辆计划，经总经理审批后，方可操作，并执行外租车辆填记管理。
4.7公司员工婚事或直系亲属丧事时，行政事务部需的提供车辆。
4.8严禁非专职司机动用公司车辆。车辆管理人员和专职司机无权将公司车辆交非专职司机，一经发现，首次罚款50元；二次罚款200元；三次予以辞退，非专职司机未经允许开公司车辆发生事故时责任由本人承担70%，专职司机承担30%；
4.9驾驶员要服从行政事务部经理的安排，未完成出车任务者（包括公休，节假日出车），首次罚款50元；二次罚款200元；三次以上者予以辞退。
第四条 车辆的清洁与保养
5.1必须保持车辆清洁卫生，冬季每3天打扫、清洗一次，其他季节每天打扫、清洁；
5.2车辆的保养：
依车辆《保养手册》进行保养。
5.3更换防冻液、填加润滑油，根据部门要求进行。
第五条 行政事务部车队管理
6.1行政车队由行政事务部经理领导。
6.2.行政车队员工必须服从行政事务部经理的领导和工作调度。
6.3行政事务部经理负责车队员工的安全教育，日常工作检查等各项管理工作。
6.4行政事务部经理每月1日须将上月驾驶员出车公里、油耗及修理费用，各部门用车情况的汇总表上报资源管理部商务专员处。
第六条 处罚规定
违反下列规定一次者，进行批评教育，并处罚款50元。
7.1、不服从行政经理分配调度，无正当理由不出车消极怠工者；
7.2、收车后没按时将车辆入库者或不进行里程登记者；
7.3、没按规定在出车单上登记填写行驶里程者；
7.4、未经批准自作主张、私自将车辆送检修者或将车辆交由非专职司机使用者；
7.5、不爱护车辆者，教育不改者；
7.6、服务态度不好，员工举报一次者；
7.7、在工作时间内喝酒者；
7.8、司机造成违章1例者（以交警大队通知单为准）；
7.9、未按要求，违规（违反公司规定）驾车者；
出现下列情况之一者，停止驾驶员车辆，情节严重予以辞退。
7.10 一年内违反上述条款累计三次者；
7.11 重大事故责任者（损失在万元以上）。
7.12 不服从主管经理管理者。
对于交通事故的处理：
7.13 发生交通事故时，应保护好现场，及时通知交警与行政事务部经理，严禁擅自处理或逃逸；
7.14 因驾驶员违章操作造成交通事故者，对于由此产生的赔偿责任，公司有权根据情节轻重决定由违章者承担；

三十、员工礼仪规范

第一条 目 的：为树立公司良好的企业形象，建立积极健康的企业文化，特制定本规范。
第二条 适用范围：公司全体员工。
第三条 仪容仪表：
3.1员工应保持仪容干净整洁、端庄大方
3.1.1头发：员工头发要经常清洗，保持清洁，男性员工头发以短发为宜。
3.1.2指甲：指甲不能太长，应经常注意修剪。女性员工涂指甲油要尽量用淡色。
3.1.3胡子：男性员工胡子不能太长，应经常修剪。
3.1.4、口腔：保持清洁，上班前不宜喝酒或吃有异味的食品。
3.1.5、女性员工不能浓妆艳抹，可化淡妆，不宜用香味浓烈的香水。
3.1.6、着装：详见《员工工装管理办法》。
3.2.员工应举止优雅
3.2.1、站姿：腰背挺直，使人看清你的面孔，两臂自然垂直。
3.2.2、坐姿：坐姿端正，双腿平行，不要在坐位上翘起二郎腿。
3.2.3、走姿：平稳轻快，双臂自然摆动，行走过程中不大声喧哗、不恶意吵嚷。遇到上司或客户要礼让，不抢行。
3.2.4、握手：时要大方热情，不卑不亢。伸手时，同性间应先向地位低或年纪轻的，异性间应先向男方伸手。
第四条、 常规礼仪：
4.1公司内与同事间应点头致意，早上上班应互道“早上好”，晚上下班应互道“再见”。
4.2出入房间：进入房间，要先轻轻敲门，听到应答再行进入。进入后，应回手关门。进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也要先行道歉"对不起，打断您们的谈话"。
4.3递交物件：如递文件等，要把正面、文字对着对方的方向递上去，如是钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接着；至于刀子或剪刀等利器，应把刀尖向着自己。
第五条、办公礼仪：
5.1办公物品
5.1.1、正确使用办公用品及机器设备，保持其干净、整洁；
5.1.2、不得恶意损毁公司物品或占为己有；
5.1.3、物品借用后，应及时送还或归回原位；
5.1.4、办公桌上尽量避免摆放与工作无关物品；
5.1.5、未经他人允许，不得随意使用、翻看他人的物品或文件、资料等。
5.2.电话礼仪
5.2.1、电话铃声响起后三声之内接起听筒，通话时先问候，并自报公司。细心倾听对方讲述的内容，并记下要点。未听清时，及时告诉对方，结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话筒。
5.2.2、通话简明扼要，不得在电话中聊天。
5.2.3、对不指名的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人。在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。
5.2.4、尽量避免将他人电话号码，直接告诉对方，特别是自己不认识的人。
5.2.接待礼仪
5.2.1、在规定的接待时间内到达，不缺席。
5.2.2、有访客时，应马上起身接待，来客较多时以序进行，礼貌欢迎，主
动热情，让座、倒水。
5.2.3、需相互介绍时，应先把地位低者介绍给地位高者。若难以判断，可
把年轻的介绍给年长的。在本公司和他公司的关系上，可把本公司的人介绍给他公司的客人。
5.2.4、把一人介绍给多人时，应先介绍其中地位最高的或酌情而定。男女间的介绍，应先把男性介绍给女性。男女地位、年龄有很大差别时，若女性年轻，可先把女性介绍给男性。
5.2.5、互递名片时，应把文字向着对方，双手拿出，一边递交一边清楚说 出自己的姓名，并先递给长辈或上级。
5.2.6、接对方的名片时，应双手去接，拿到手后，要马上看，正确记住对方姓名后，将名片收起。如遇对方姓名有难认的文字，马上询问。对收到的名片妥善保管，以便检索。
5.2.7、谈话内容要事先有所准备，不知道的事情或不属于自己工作范围的问题，不要随便答复和表态，没有把握的事不要允诺。
5.2.8、谈话态度要诚恳、自然大方。不要打听对方的工资收入、衣饰价格和其他私事，不要主动谈疾病、死亡等不愉快的事情。谈话要注意分寸，不卑不亢。
5.2.9、对方发言时，要注意倾听，以示尊重。不要左顾右盼、交头接耳或随便打断对方的谈话，不要看手表、伸懒腰、打呵欠、脱鞋、打裤腿或其他懒散动作。
5.2.10、在对方与其他人交谈时，不可以随意插嘴，也不可以趋前旁听，如果因事需要和其中一人说话，应先向与其谈话对方打招呼，表示歉意。
第六条、监督检查与罚则：
6.1自查：由部门负责人或指定负责人自行检查本部门员工礼仪规范；
6.2抽查：由行政事务部及人力资源部，不定期对各部门员工礼仪规范进行检查，对于检查结果，监查专员检查时于《现场检查记录簿》进行详细登记，由被查部门负责人、被查人员当场签字确认。
6.3.处罚：
6.3.1、《现场检查记录簿》记载情况，作为部门绩效管理考核之依据，对于违章行为，扣除相应绩效管理分值，情节严重者，依《员工奖罚管理制度》进行续罚。同时，部门负责人负有连带管理责任，扣除绩效管理分，月累计最低不少于5分。
6.3.2、连续3个月，因礼仪规范被扣除5分以上绩效管理分的员工，进行通报处理，并处以50元罚款。
第七条、附则：
7.1本规范自下发之日起生效；
7.2本规定最终解释权归人力资源所有；
7.3《现场检查记录簿》同《卫生管理规定》中同名表单。

1、 公司名称、部门、项目名称、多少张必须填写清楚。
2、 招待费：按招待的全部金额填写。
3、 通讯费：个人电话费及手机话费支出金额进行填写。
4、 物料用品：购买的劳保工作服、洗涤用品等消耗品进行填写。
5、 汽油费：个人及公司购买的汽油支出进行填写。
6、 修理费：汽车修理费及房屋修理费支出，修理中所购买的材料支出进行填写。
7、 旅差费：旅差费报销支出填写。
8、 交通费：出租费用支出进行填写。
9、 办公费用：购买的办公用品、公司的电话费用支出进行填写。
10、其他费：会议费支出、购买的食品及其他费用支出，其他一些费用支出进行填写。
11、招待费及出租车报销应先交决策中心后转到财务。

北京世纪中税软件系统有限公司
哈尔滨分公司财务部
2007年8月27日
十五、 物资采购管理办法
为加强物资采购管理，细化采购分类，明确采购归属，规范采购流程，界定采购管理权限，建立计划统筹，通力协作，互相监督的执行机制，现以公司规章制度为依托，制定物资采购管理办法。
第一章 采购分类与归属
采购明目
采购分类
采购归属
采购实施依据
工程物料
工程采购
系统集成部
项目立项书
项目计划书
工程采购单
工程设备
计算机及附件（不含礼品）
常规采购
商品采购申请单
办公用品、低值易耗品、小件常用物资
常规采购
行政事务部
商品采购申请单
主营业务专用资料、表单、印刷品、名片；财务专用表
附产品采购
商品采购申请单
主营业务经营用杀毒软件、调制解调器
商务采购申请单
增值业务经营用产品
产品采购
市场部
产品采购申请单
项目立项书
扫描仪及其配件
商务采购
资源管理部
商务采购申请单
贵重物资
贵重物资采购
行政事务部（会同相关部门）
商品采购申请单
技术设备
商品采购申请单

第二章 实施流程
第一条 基本规范
1.1各类采购的发起，原则上应于需求日之前5个工作日提请，对于由部门负责自采的物资，需留有询价及公文流转时间，即最多不超出2个工作日。
1.2采购发起部，依据公司规范样表填制采购计划申请。
1.3自采购计划申请传自资源管理部之日起至采购终止，由资源管理部督办全程督办，中间协调，各部门需积极配合，及时回复。
1.4物资采购结束后，采购部门会同需求部门、库管进行验收，验收无误，办理入库手续，验收不合格，由采购部门与供应商洽谈退换货事宜。验收入库时间以货品采回至公司的时间为起点，最长不超过2个工作日。如合同有明确规定需落地验收的，验收时间为采回至公司的时间。
1.5对于外地急用需当地自采的物品，应于需求日前与资源管理部联系，经总理批准后，方可实施。返回公司后3个工作日内平账并办理出入库手续，补填采购计划申请报送资源管理部商务处。
1.6对于上述时间约定，如遇公休日或法定节假日，相应顺延。
1.7采购部门实施采购，需遵照需求部门采购计划申请，若因采购困难或其他原因致使采购计划不能完成，需于第一时间通知需求部门，采取补救措施；有同类可替换产品时，应于征得需求部门后，方可执行；并协助修订采购计划申请。
1.8需求部门原则上不得有中途变更或期间终断采购的情况出现，如遇特殊情况时，需于该情况出现第一时间通知资源管理部督办，由其与采购部门沟通，中（或终）止采购，变更采购续采时，操作方法同相应采购流程。对于无法中（或终）断的采购，由发起部门负全责。
1.9采购过程中需签订采购合同的，采购部门需于合同签订前1个工作日与商务协作比照合同模版，完善商务合同。
第二条 具体采购流程：
2.1.常规品采购：
2.1.1常规采购：每月25日前由财务部库管根据常规物资使用频率及当期库存情况制定采购计划，并上报资源管理部复核；
2.1.2对于资源管理部复核无误的采购计划，由资源管理部进行分发至各部门，各部门据此填充丰富常规物资采购计划，填充丰富时间不超出1个工作日，资源管理部负责督办回收。
2.1.3资源管理部回收计划并整理汇总，上报总经理批准后，传递至行政事务部，以《办公用品管理规定》中采购管理为基准，实施采购。采购历程不超过3个工作日。
2.1.4库管验货入库，并将入库单附联传至资源管理部商务处，备案。
2.1.5库管负责于指定日期前（每月10日）通知各部门领用办公用品

2.2、附产品采购：
2.2.1由资源管理部与市场部、财务部沟通，以月为单位核定安全库存量，便于库管管理。
2.2.2库管就该指标提前一周向市场部预警，由市场部、财务部于1个工作日内制定采购计划，上报资源管理部督办，执行公文审批流程。行政事务部持批件印刷、采购，原则执行期不超过3个工作日。
2.2.3库管验货入库，并将入库单附联传至资源管理部商务处，备案。

2.3、工程类、产品类采购
2.3.1项目立项后，确定可操并形成项目计划书（市场部形成项目预算评估单），为采购发起之依据。
2.3.2市场部自预算评估单审核确认后，即可采取常规订货，进行采购、入库领用环节；采购时间原则上以货品销售时间为底限。
2.3.3因工程采购品类的多样性，工程计划书确定后，系统集成部依据工期所需报送采购计划将预采的货品名称、型号规格、数量、配置、技术参数或其他要求，参考供应商写明，经公文审批流程，由资源管理部商务与供应商档案库中的保有数据进行核对,无误传至资源管理部督办，经总经理审批后,由系统集成部实施采购，公文流转及比对不超过2个工作日。
2.3.4物资采购后，系统集成部组织进行验收，对于验收合格的产品办理入库，不合格的，系统集成部协商厂家退换货。对于即时所用的物资，货品不周转，但出入库手续须于第一时间完善，外地使用可就情况选择期间代办或工期后补办。
2.3.5货品入库后，库管将入库单附联传至资源管理部商务处，备案。资源管理部将情况进行汇总,通知行政,行政定期(每月一次)对市场进行评估.评估信息及时反馈资源管理部,最迟不超过次月10日.
2.3.6对于市场部因业务需要囤货、促销压货、安全货存进货等情况，采购流程省去项目立项、及预算评估环节，直接进入采购审批环节。
2.4、贵重物资及技术设备采购
2.4.1对于贵重物资或技术设备的采购（包括礼品），由需求部门提出采购计划，将需求物资的品名、规格型号、品质要求、基本功效要求、技术参数、数量、配置、用途、预计使用时间、 其他特别需求、可选供应商信息等写明，以公文审批形式，报送资源管理部督办。
2.4.2资源管理部督办负责与需求部门详尽沟通，并下传行政事务部，由行政事务部配合询价、比价。询、比价进间不超过3个工作日。
2.4.3询价结果回复资源管理部督办，由其整理上承总经理审批，审批后，由行政事务部(必要时可会同相关部门)实施采购。
2.4.4采回物品，由行政事务部会同需求部门进行验收，验收合格入库，未合格，由行政事务部就未合格原因与供应商协商退换货。
2.4.5货品入库后，库房通知需求部门提领，同时将入库单附联转资源管理部商务处记录，备案。
2.4.6以公司名义发出的个案需求（如礼品）等，由行政事务部制定采购计划。经总经理审批后，执行采购，办理出入库流转手续。
2.5、商务订货

2.5.1商务需求部门于需求日前5个工作日（其中含公休或法定节假日时顺延相应天数），填制商务采购申请单，发出需求，报送资源管理部，经公文审批流程，批准后商务负责发送订单、商洽。
2.5.2商务接到批复后，与供应商协商订货事宜，填制并发送订单，时间不超过1个工作日，敲定最迟到货时间。
2.5.3订单发送后，商务负责将结果反馈需求部、行政事务部，便于其安排后续工作。
2.5.4商务保管商务订单及订单确认函，备查。
2.5.5货品到货后，由行政事务部按到货通知提货，资源管理部商务会同技术部、库管共同办理验收入库，时间不超出2个工作日。检验不合格产品，由商务负责与供应商协商退换货事宜。
2.5.6货品入库后，库管将入库单附联返至资源管理部商务处，同时通知需求部门领用。

2.6、产品采购——财务软件配套账表采购：
2.6.1该类产品虽为市场部运作产品之一，但因其用量大、进销频繁、成本低等特点，故其采购方法与产品采购有所不同。
2.6.2由市场部制定统一的进销价格、允许折让范畴，并定期进行修订完善，进销价格及折让范畴于财务、资源管理部、市场部调拨员处备案留存。信息更新时间为每季一次。
2.6.3订货时：由市场部填制产品采购申请单，送呈资源管理部商务专员，经其与留存价格进行比对，无误，上报总经理签批。市场部依签批后的采购单订货。审批流转时间最长不超过2个工作日。
2.6.4到货后：由市场部会同库管进行验收入库，无误办理入库手续；若有故障，由市场负责与厂家协商退换货事宜。验货时间为货到后的一个工作日内。特殊情况另行处理。
2.6.5具体流程与市场部产品采购基本相同，只是在市场部产品采购基础上省去了项目立项及预算环节。
2.6.6流程图不再细述。
附注：对于该类产品销售，销售时由调拨员开具调拨单，对于非价格及折让备案资料范畴内的，调拨员不得开具调拨单，若需低于该范畴开单，需提前进行申请，批准后方可操作。同时调拨员需将按销售流程，将调拨联中商务联传递至商务处，并与商务定期核对。

第三章 采购管理权限

部门
权限
采购类型
总经理
系统集成部
市场部
技术部
财务部
资源管理部
行政事务部
经理
督办
常规采购

附产品采购

工程物资采购

市场部产品采购

贵重物资、技术设备采购、商务采购

代表审批权 代表申请权 代表督办权 代表执行权

行政事务管理制度

第一章 总则
第一条 为加强公司行政事务管理，规范公司内部行政协作关系，使行政管理标准化、制度化、科学化，提高办事效率，制定本制度。
第二条 本制度所指行政事务包括档案、印信、公文打印、报刊及邮件收发、卫生、安保、办公及劳保用品、值班及电话等管理。
第三条 本制度直接监管权归属部门为行政事务部。
第二章 印鉴管理制度

第四条 印鉴管理目的、分类与保管权限

4.1目的：为规范公司印信管理,理顺印信使用手续,做到专人专管,实现使用审
批登记制。
4.2印鉴分类：
印鉴分为：公章、合同专用章、法定代表人名章、财务用章（包括发票专用章、现金收讫、转帐收讫等）、总经理名章、银行留有印鉴的私章、各部门业务专业用章、员工章。
4.3保管权限
所有印鉴由公司总经理或总经理授权专管部门(专人)保管。保管情况如下:
印鉴名称
印鉴类型
保管部门
其他
北京世纪中税软件系统有限公司哈尔滨分公司
公章
财务部

合同专用章
资源管理部

北京弘远泰斯科技有限公司哈尔滨分公司
公章
财务部

合同专用章
资源管理部

唐人数码有限公司黑龙江分公司
公章
财务部

法人章
名章
财务部
参照《财务部印鉴管理办法》
财务用章
专用印鉴
财务部
员工章
名章
员工本人
参照《综合业务部名章管理办法》
第五条 印鉴使用管理
5.1应用权限界定:
公 章:一般业务往来、办公需要、内外行文、外联应用等。特殊情况下，替代合同章使用
合同专用章：合同、协议、契约等
财 务用 章：财务专用
员 工名 章：内、外勤维护人员使用
法 人名 章：财务或其他指定性应用
5.2审批权限及流程：
5.2.1公章：一般业务往来、办公需要、外联应用时，由使用人向保管部门提出申请，即在保管部门《公章使用登记表》上填记，经使用人所在部门主管签字确认后，保管部门方可加盖印鉴。内外行文时，依公文签发流程，需由总经理签批后方可盖章下发。
5.2.2合同专用章：
A、 签订通用合同、契约时（延续前期或有过往经历，如商务房价合同、劳动合同等），需加盖此章（或以公章代替）时，印鉴使用方法同公章，签章后，合同文本上报资源管理部信息专员处保管。
B、 涉及签订企业重大经济合同、项目（工程）招投标、保证合同、抵押合同、委托合同、合作合同、大型设备采购合同（关系固定资产增减）、含有对外保证内容的承诺书时，合同持有部门需将合同上报资源管理部商务，由其复核，并上呈总经理审批。认定后，由合同持有人会同商务专员向公章保管部门提出申请，即在保管理部门《公章使用登记表》上填写登记，经使用人所在部门主管、资源管理部、总经理签字确认后，保管部门方可加盖印鉴。
5.2.3对于借款、付款、担保、抵押、人事任免、立项及其他业务，需使用公章、法人章、总经理章、财务专用章、银行留有印鉴章时，需经总经理或其委托代理人审核签字后方可实行，流程同公章、合同章。
5.3特殊情况下，需以公章替代合同章使用时，公章使用手续同合同章使用管理规定。
5.4印鉴保管理部门必须设有完整的使用记录。决策中心督办定期检查印鉴使用记录，并对印鉴进行核查。（〈印鉴使用登记表〉附后。）
5.4.1印鉴管理者应妥善保管印鉴，未经许可不得将印鉴交由他人管理与使用；如因管理者保管不善，给公司造成的损失与责任由印鉴管理者全权承担。
5.4.2印鉴管理者在使用印鉴前，必须仔细检查审批程序与印鉴使用登记表，对于非法或非正规手续用章行为，印鉴管理者有权提出异意或拒盖；如遇特殊情况，印鉴管理者须请示核实后方可执行。
5.5加盖印鉴时，要做到印章端正、清晰、美观，便于识别。
5.6空白合同、凭证一律不能加盖合同章。
5.7因故变更印鉴保管时，需办理变更移交手续，以交接单为据。
5.8印鉴如有遗失，要及时上报部门主管或上级领导。
5.9原则上公司印鉴不外借，若因公必须外带时，需填制借用单，标明借用时间、用途等，经主管领导、总经理（或其授权人）审批后方可外带使用。
第六条 罚 则
6.1超范围用章或违反流程规定签章，从而引起合同书无效或合同履行纠纷，给
公司造成经济损失，由负有过错的当事人承担赔偿责任。
6.2对于擅自使用印鉴或以欺骗手段使用印鉴者，一经查实，公司将就情节轻重
给予行政处分，直至追究刑事责任。
6.3依据〈员工奖惩制度〉予以处罚。
第三章 介绍信管理制度
第八条 因公司部分工作内容由资源管理部承担，故公司介绍信由资源管理部负责保管。
第九条 介绍信使用程序：预开具介绍信者，须由经部门经理审核后，报资源管理部经理签字签批，批准后，交由介绍信管理人统一填写加盖公章。介绍信使用人需于介绍信存根联内写明用途并签章。
第十条 注意事项：
10.1 介绍信需严格管理，不得擅自交由他人管理与使用。
10.2 介绍信管理人在开具介绍信时应严格审查，对于不符合规定或手续不全的，可拒开，并要求其补办有关手续。
10.3 公司原则上不允许在空白介绍信上加盖公章，如确有工作需要，须经资源管理部经理签字批准后，办理相关登记手续。未使用的空白介绍信应交回介绍信管理人，由介绍信管理人与原存根装订、作废。如发现加盖公章的空白介绍信丢失，使用人应立即向本部门经理与有关领导报告，通知介绍信管理人及时采取相应措施。
10.4 介绍信存根应妥善保管，由介绍信管理人按保密要求归档。错开或开出未用的介绍信，须交由介绍信管理人员统一装订作废。
第十一条 介绍信由行政事务部统一按需进行采购，领取登记。
第十二条 罚 则
12.1 对于因介绍信管理不当致使公司蒙受损失，由介绍信管理人全权承担赔偿责任。
12.2对于以欺诈手段使用介绍信的应根据情节轻重给予行政处分直至追究刑事责任。
12.3对于延时作废、空白未用、错开未用等情况，介绍信持有人需及时将介绍信返回资源管理部，违规操作者，执行《员工奖罚制度》，处于20元以上200元以下罚款，同时记入个人绩效管理档案。
第四章 公文打印管理
第十三条 公文打印中对公司共性文件及公司个性文件的打印处理工作由前台文员负责；各部门内部文件、制度、规定、表单、流程、纪要、请示等文案均由各部门自行打印。
第十四条 各部门所有打印的公文或文字资料，经总经理审批下达后，需交资源管理部统一编号、留底存档。
第十五条 各部门打印，需连接前台打印机，自行打印。并通知前台文员准备纸张。前台文员负责对所用纸张进行统计，打印部门领取打印资料时于指定记录簿上进行签字。
第十六条 前台文员每月分类汇总，上报纸张使用情况。（参见《复印、打印、传真及设备管理规定》）
第五章 报刊及邮件收发管理
第十七条 公司订阅的报刊、书籍归公司所有；报纸由各订阅部门保管，刊物杂志、书籍由资源管理部进行统一管理，需求部门借阅《详见图书管理制度》；
第十八条 行政事务部每年10月份，对公司各部门书刊需求进行调研，并形成订阅计划与预算，经总经理审批后，负责办理有关订阅手续。同时将订阅清单传至前台文员处。
第十八条 前台文员依据订阅清单及时领取，将报纸分发订阅部门，同时及时更新公司共性报刊夹；杂志、书刊由前台文员统一保管理，以月为单位定期更新书刊杂志名录，传递资源管理部，由其发布；
第十九条 前台文员领取后编号入库，同时通知订阅需求部门借阅；
第二十条 过期报纸由行政事务部定期回收处理变现；过期书刊由资源管理部进行分检，完全失去时效性的，交由行政事务部门进行处理变现，未失效的，保留使用；
第二十一条任何人不得随意将报刊、书籍等挪作他用、不得借阅公司以外人员或将书刊长期滞留本部，非行政事务部人员无自行处理变现权。
第二十二条书刊丢失、损坏按价赔偿。
第二十三条对于公司业务往来所需收发的特快专递，由前台文员负责统一收发，邮件、挂号信、信件由前台文员负责统一接收并分发，业务部门经理予以签字复核，无复核前台文员可拒绝办理。收发需详细记录，并以月为单位进行结算，同时将费用及时摊入使用部门。
第二十四条邮件、挂号信须经业务部门经理批准后，由行政事务部统一对外寄发。
第六章 办公及劳保用品管理
第二十五条办公用品管理详见《办公用品管理制度》。
第二十六条劳动保护用品管理：
26.1劳动保护用品系指：劳动作业过程中，为达到防护、阻隔等效果而采用的保护用品。
26.2分类：
名称
使用部门
使用人
劳保鞋
系统集成部
项目施工人员
作业服
系统集成部、行政事务部
项目施工人员、保洁员
润喉糖
市场部——呼叫中心
电话服务人员
劳保手套
系统集成部
项目施工人员
安全帽
系统集成部
项目施工人员
26.3行政事务部根据劳保配置部门需求情况与职业安全卫生要求，提出劳保
用品配给计划，提交决策中心审批。审批后执行《物资采购流程》，视同
常规用品采购。（具体参见《物资采购流程》）
26.4劳保用品采回后，参照《办公用品管理制度》进行物品入库、提示需求部门领用、出库及管理。
第七章 卫生管理
第一条 总则
1.1为保持办公区域整洁，建立清洁办公环境，营造轻松工作气氛，保护员工身
体健康，制定本制度。
1.2每位员工均享有保持办公环境卫生、整洁及监督检举违规人员的权利和义务。
1.3要求各部负责人员按要求组织整理、清洁辖区内的卫生清洁工作。
片区界定：详见《办公环境卫生辖区负责人分配表》

范 围
负 责 人
员工个体办公区
直接受用人
办公区域卫生
各办公区负责人
公共区域及公共设施
行政事务部
第二条 实施及管理办法
2.1日扫除：清晨7：45....8：00 进行简单清扫。清洁范围：台面、地面、窗台、饮水机、复印机、打印机、其他办公用具（包括电脑）、机房设备、机柜、电话机、垃圾筐等。
2.2周扫除：每周五下午为大扫除日，具体时间各辖区负责人自行安排。
清洁范围：除日扫除范围外，对卫生死角、橱柜、地面、暖气罩、临近墙围、镜面等进行彻底清洁。
2.3月（季）扫除：于每月（每季）末最后一个工作日的下午进行。
清洁范围：非常用及清洁受季节限制的办公设备，如玻璃、牌匾，监防设备、照明设备等。
2.4年度清扫：无需经常清理且可保持时间较长设施卫生，如办公区墙体粉刷、
门厅美化、大门油漆等。
2.5大规模升级或临时突发工作，致使卫生清理不能如期进行，可于监查专员（由行政事务部、人力资源部协商组成）处备案，待任务完成后的第一个工作日，由各部门组织卫生清理工作，监查专员随后进行检查。
2.6特殊区域随时整理：如，总经理办公室、公共办公区域、走廊、
卫生间、走廊陈设、休息室、会议室等。
2.7月、季卫生日如遇公休日，提前一天进行卫生清扫。
第三条 清洁要求
3.1办公桌面规整，办公设备及用品摆放整齐、美观，不杂乱；严禁在办公用品