采购及外协加工控制程序.doc

有限公司章节07文件编号QB070008版次1本页修订次数1文件名称采购及外协加工控制程序页 次第 页 总 4页制订部门制造部发 行 部 门文件控制中心发行日期2002年12月1日一. 目的：为规范本公司采购及外协作业，确保采购、外协供应物料符合规定的要求。二. 范围： 2.1 本程序适用于本公司生产原料、零件及外协加工、包装等物料的采购及外协加工全过程。 2.2 外协加工作业程序参照采购作业程序执行。 三. 权责： 3.1 采购员: 负责原料、零件、包装等物料采购作业及采购供应商的选择和控制。 3.2 生管课：负责外协加工作业及外协厂商选择与控制。 3.3 资材课：负责采购及外协加工物料的收发并会同品保部进行验证。 3.4 品保部：负责采购及外协加工物料的品质验证。 四. 流程图 ： 4.1 采购作业流程：（如图4.1） 4.2 外协加工作业流程：（如图4.2） 编制采购文件 编制外协加工产品名录 审 批 审 批 采 生 购 产 供应商选择 外协厂商选择 信 计息 划 对其供应 对其加工能力评估 能力评估 不合格 合 格 合 格 不合格 采购作业实施 不合格 不合格 外协加工实施 采购产品 加工产品验 证 验 证 合 格 合 格 入 库 入 库 采购作业流程图（4.1） 外协加工作业流程（4.2）五. 工作程序： 5.1 采购作业（外协加工对照或参照执行）：5.1.1 采购信息：由各需求部门或生管课根据生产计划，提出采购要求，填写物料采购通知单，内容包括品种、规格、数量及型号等，经审批后交采购员。5.1.2 采购文件编制：采购员接到物料采购通知单后，应编制订购单，明确采购信息，内容包括：a. 采购产品名称、规格、数量、型号、价格等；b. 选择确定供应商（向谁购买）；c. 明确需采购物料相关信息： - 该物料技术、质量要求（必要时提供技术、质量检验标准给供应商）； - 采购程序，即是否需要试生产或送样； - 明确采购物料的采购过程，如：是否需要定量定数包装、如何防护等； - 对供应商的设备、生产能力的要求，包括是否要求提供检测报告、送货上门等； - 对供应商生产、技术及质检人员资格的要求等。d. 签定“采购合同”。 5.1.3 采购文件的审批：物料订购单（含“采购合同”）编制完成后，须先经需求部门主管、工程或/和品保部门主管审核，交总经理或其授权人核准后方可实施采购。5.1.4 采购过程控制：采购员应控制采购过程，以确保供应商提供的采购物料符合采购要求。a. 对供应商的控制：包括选择及其供应能力的评价、供货进度、配合度等的控制。- 供应商选择及能力评价：采购物料应首先从合格供应商名录中选定。对开发中的供应商的采购，应由采购员从两家以上供应商中比较评价其供货能力、价格、服务等因素选择，并获取相关资料，报生产部经理认可后（此方式仅限对开发中的供应商的首批次采购）或经供应商评审合格后，方可采购。- 进度控制：采购员应在订购单发出至交货时间到来期间，定期或不定期询问、了解或督促供应商生产、交货进度（必要时可上门跟催），以确保完成采购任务。- 配合度控制：采购员在采购过程控制或与供应商交往时，应本着“平等、互利”的原则进行双向信息联络，严格要求管理，争取最大限度的配合、应付和处理好相关采购过程及过程前后事务。b. 采购产品的验证控制：由品保部负责进行验证，以确保采购物料符合产品规定的要求。 5.1.5 采购变更：当本公司生产计划调整涉及采购变更或因供应商原因需要调整原订购单（含“采购合同”）时，由采购员负责进行双向联络，并取得一致。变更内容及要求应形成双方认可书面形式，并保存记录。5.1.6 采购验证：依照产品检验控制程序执行。5.1.7 采购产品入库：依照产品搬运、储存、防护与交付控制程序执行。5.1.8 外协加工作业补充规定：外协加工作业在不能完全参照本程序5.1.1、5.1.2、5.1.3要 求时，同时应依照：a. 编制外协加工产品名录：由生管课会同各生产部门对内部生 产能力进行评估，当内部生产能力无法满足时，可启动外协 加工。外协加工产品由生管课或/和各生产部门提报并经加工 价格核定后报生产部门经理审核，总经理核准后外包。生管 课根据核准结果汇总编制外协加工产品名录（每半年更 新汇编一次，内容包括：产品名称、规格、外协加工工序、 价格等），以利管理。b. 生管课根据外协加工产品名录所列产品发放外协加工物料并对照本程序5.1.4、5.1.5、5.1.6严格执行控制。5.2 供应商选择与管理（外协加工厂商对照办理）： 5.2.1 供应商选择：对供应商的选择应依照下列要求进行，并将收集的供应商资料登录于采购/外协加工厂商档案表。a. 由采购员依照“质优价廉、就近采购”原则向部门主管提出候选供应商名单及相关资料；b. 顾客指定的供应商，应由顾客提供相关资料。 5.2.2 供应商评审：评审结果应记录于采购/外协加工厂商档案表相关栏位。a. 采购员提出的供应商候选名单，由工程部、品保部会同采购员进行咨询，并对其供货能力、质保能力进行评价（评价时，必须有同类产品或样品作对比、试用），内容包括：- 生产能力；- 技术、工艺及检验控制水平；- 价格水平；- 服务及配合度；- 或质量体系等情况。b. 由顾客指定的供应商凭相关资料直接列为合格供应商，无须再作评审。 5.2.3 合格供应商的登录：经评审合格的供应商，报总经理核准后方可成为正式的合格供应商，其信息资料由采购员负责建立并保存。合格供应商名录由采购员编制（每半年更新一次），并分发各相关部门备案（如：品保、资材等）。 5.2.4 合格供应商的考核及管理：5.2.4.1考核：为确保合格供应商能长期、稳定地合作，采购员应根据其供货情况于采购/外协加工厂商供货情况及考核记录表进行全面的记录、统计和考核。a. 考核频次：每年进行一次，考核起止时间为1-12月份，次年1月公布结果；b. 考核项目：交期准确率、数量达成率、品质达成率、满意度；- 交期准确率：单批交货时间准时得5分，推迟1天得4分，推迟2天得2分，推迟3天以上得0分。汇总评比公式为： 各批次得分总和 交期准确率（%） = 100 % 总 批 次 5- 数量达成率：单批交货数量达成采购订单的98 %以上得5分，95 % - 97.9% 得4分，90% - 94.9% 得3分，85% - 89.9% 得2分，80% - 84.9% 得1分，79.9%以下得0分。汇总评比公式为： 各批次得分总和 数量达成率（%） = 100 % 总 批 次 5- 品质达成率：单批交验合格得5分，特采或降级使用得2分，判退（或返修）得0分，报废得 -1分。汇总评比公式为：各批次得分总和 品质达成率（%） = 100 % 总 批 次 5- 满意度：主要考核供应商除交期准确率、数量达成率、品质达成率以外的其他项目完成情况及配合、执行状况的优 劣程度。单批/次满意得5分，较满意得3分，一般得2 分，差得0分。汇总评比公式为：各批次得分总和 满 意 度 （%） = 100 % 总 批 次 5c. 综合评定标准：依照各考核项目汇总评比结果，按下列公计式算出综合得分（除交货以外的其他项目配合度实行扣分制，每次可在综合得分中扣减1-3分。如：“纠正和预防措施表”的提交情况、送样配合等）：综合得分 = （交期准确率 20%）+（数量达成率 20%）+（品质达成率 50%）+（满意度 10%） 100- 综合得分为75分以上的（其中“品质达成率”必须达到75 %，否则按“保留合格供应商资格”处理），保持合格供应商资格；- 综合得分为60-74.9分的，保留合格供应商资格，但需向供应商发出“限期改进通知单”，列举不符合事项，并要求限期整改并得以验证合格，重新恢复合格供应商资格；- 综合得分为59.9分以下的，取消合格供应商资格，终止采购关系；但其经过内部整改后，可重新依照本程序5.2规定评审。d. 对考评情况及结果，采购员应反馈给供应商，以利其及时了解情况和调整改善。 5.2.4.2 采购员应与合格供应商建立良好的沟通渠道，保持密切联系，及时、有效的沟通信息，以成为互利的合作伙伴。 六. 参考文件与附件： 6.1 产品检验控制程序（QB080016）6.2 产品搬运、储存、防护与交付控制程序（QB070012）6.3 合格供应商名录（附件一）6.4 外协加工产品名录（附件二）七. 相关记录： 7.1 物料采购通知单（QB070008-01）7.2 订购单（QB070008-02）7.3 采购/外协加工厂商档案表（QB0070008-03）7.4 采购/外协加工厂商供货情况及考核记录表（QB0070008-04）合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责