企业行政部组织机构图与岗位职责样本.doc

某企业行政部组织机构图和岗位职责描述

一． 市场部组织机构图
总经理
人力资源总监
行政总监
市场总监
总经理秘书
其它总监
行政经理
行政助理
行政秘书
总务主管
（行政主管）
办公室主任
物业主管
法律事务主管
企业翻译
档案员
（总机）前台
行政事务
管理专员
保安队长
车队队长
企业律师
法务事务
助理

二． 一句话职务说明
1. 行政部和人力资源部区分
行政部关键工作：对企业行政后勤、总务、保卫\秘书等工作指挥、指导、协调、监督、管理权力
人力资源部岗位性质：负责全方面主持本部劳资、人事方面管理工作,对人员招聘\培训\考评等工作.

三． 行政部各职务具体岗位职责描述

1． 行政总监
直接上司：总经理
关键工作：计划、指导、协调企业行政服务支持等各项工作，组织管理下属人员完成本职员作。对企业行政后勤、总务、保卫\秘书等工作指挥、指导、协调、监督、管理权力
岗位职责：（具体工作）
（1）组织制订行政部工作发展计划、计划和预算方案；
（2）组织制订行政管理规章制度及督促、检验制度落实实施；
（3）组织、协调企业年会、职员活动、市场类活动及各类会议，负责外联工作及办理企业所需各项证照；
（4）起草及归档企业相关文件；
（5）搜集、整理企业内部信息，立即组织编写企业大事记；
（6）管理企业关键资质证件；
（7）组织好来客接待和相关外联工作；
（8）主持部门内部建设工作，建设及维护内部网络；
（9）协调企业内部行政人事等工作；
（10）对控制成本方法提出提议。
职位要求：
◆熟练中英文写作、口语、阅读能力；
◆优异外联和公关能力，含有处理突发事件能力；
◆较强分析、处理问题能力，思绪清楚，考虑问题细致；
◆熟练使用办公软件、办公自动化设备。
◆做事客观、严谨负责、扎实、敬业；
◆含有很强人际沟通、协调、组织能力和高度团体精神，责任心强。

2． 行政经理
直接上司：行政总监
关键工作：计划、指导、协调企业行政服务支持等各项工作，组织管理下属人员完成本职员作。对企业行政后勤、总务、保卫\秘书等工作指挥、指导、协调、监督、管理权力
岗位职责：（具体工作）
（1）. 负责主持本部全方面工作组织并督促部门人员全方面完成本部职责范围内各项工作任务；
（2）. 落实落实本部岗位责任制和工作标准，加强和相关部门协作配合；
（3）. 负责组织行政后勤、保卫工作管理制度拟订、检验、监督和实施；
（4）. 负责组织行政年、季、月度行政后勤、保卫工作计划。本着合理节省标准，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作；
（5）. 做好企业生活用房及财产管理工作。建立生活用房屋固定资产帐册、职员宿舍等用于行政后勤生活服务财产帐册；
（6）. 负责企业内部治安管理工作。维护内部治安秩序，搞好治安综合治理，预防犯罪和治安灾难事故发生；
（7）. 负责做好企业用水、电管理工作。认真抓好水、电计量基础管理工作，定时检验和维修计量器具，搞好电器设备和线路保养维修工作；
（8）. 负责组织部门人员培训教育工作。协同人事部做好各项工作，定时开展岗位优质服务和业务竞赛评选活动；
（9）. 有权向主管领导提议下属人选，并对其工作考评评价；
（10）. 按时完成企业领导交办其它工作任务。

职位要求：
◆熟练中英文写作、口语、阅读能力；
◆ 热爱企业，有较强综合协调能力和组织管理能力；
◆能团结同事，有较强工作责任感和事业心；
◆坚持标准，含有较强警惕性和处理突发事件能力。
◆含有处理后勤事务工作耐心；
◆含有很强人际沟通、协调、组织能力和高度团体精神，责任心强。

3． 总经理秘书
直接上司：行政经理
关键工作：帮助总经理完成日常事务性工作
岗位职责：（具体工作）
（1）起草企业年度工作总结及总经理讲话稿；
（2）起草企业股东会和董事会会议材料；
（3）作好企业关键会议统计及会议纪要整理；
（4）起草、打印、登记和存档总经理签发文件；
（5）帮助行政部经理做好企业贵宾接待工作；
（6）接听电话、妥当应答，如有必需，做好电话统计；
（7）掌握总经理日程安排，为总经理接见访客做好预约工作；
（8）收发传真，并立即交给总经理处理；
（9）完成总经理或行政经理交办其它工作。
职位要求：
◆熟悉企业文档管理；
◆良好中英文写作、口语、阅读能力；
◆熟练使用办公软件及办公自动化设备。
◆良好组织沟通协调能力；
◆工作细致认真，谨慎细心，条理性强；
◆责任心强，勇于负担挑战性工作；
◆含有开拓精神和团体精神。

4． 行政秘书（或其它部门秘书）
直接上司：行政经理（或其它部门经理）
关键工作：安排会谈、向电话问询者提供信息、收发日常邮件，进行文档管理，对其它行政和业务方面工作提供行政支持。
岗位职责：（具体工作）
（1）接听电话，向电话问询者提供信息，统计留言，转接电话；
（2）收发和回复日常邮件；
（3）撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作汇报；
（4）会谈、会务安排；
（5）将信件及其它统计归档；
（6）备份信件及其它文档；
（7）安排商务旅行，做好预订工作；
（8）接待访客；
（9）采购、分发和控制办公用具；
（10）分发钱款，进行简单账务管理。
职位要求：
◆熟练使用操作办公自动化设备，包含计算机、打印机、传真机、复印机等；
◆有良好文字表示能力，有一定英语基础，含有较强听说能力。
◆认真负责，主动主动实施交办工作；
◆工作效率高，条理性强，有团体合作精神；
◆保密意识强。

5． 总务主管（行政主管）
直接上司：行政经理
关键工作：帮助经理安排、落实施政服务和后勤总务支持工作。
岗位职责：（具体工作）
（1）组织办好会议接待、娱乐等各项活动；
（2）帮助制订、监督、实施企业行政规章制度；
（3）组织企业办公费用计划、办公用具购置、管理和发放工作；
（4）管理企业非技术资料、计算机磁盘、光盘等资料；
（5）做好办公室人员考勤和处理多种假期；
（6）管理企业公共卫生、食堂就餐工作；
（7）发放日常福利、节日福利；
（8）购置、管理和维修企业固定资产；
（9）负责办公用具、文具、生活配套设施管理；
（10）做好企业废物（品）处理和销售管理工作
（11）完成直属上司交办临时性工作。
职位要求：
◆较强管理能力；
◆熟练使用办公软件；
◆做事客观、严谨负责、扎实、敬业；
◆工作细致认真，谨慎细心、责任心强；
◆含有很强人际沟通协调能力，团体意识强。

6． 档案员
直接上司：总务（行政）主管
关键工作：做好档案入库、分类、查阅手续、保管、销毁等相关工作
岗位职责：（具体工作）
（1）严格实施档案资料保密制度；
（2）严格档案入库制度，认真做好分类登记，对档案分类应做到科学合理，便于查找；
（3）档案借阅应按要求办理登记手续，认真检验到期归还资料是否完整无缺，发觉问题立即汇报和处理；
（4）按相关要求对档案进行例行保养、管理或销毁。
职位要求：
◆熟悉档案管理措施；
◆掌握计算机档案管理信息系统；
◆熟练使用办公软件。
◆严谨、有责任心，有团体合作精神；
◆工作认真负责，细致认真；
◆保密性强。

7． 前台
直接上司：总务（行政）主管
关键工作：做好企业日常行政事务工作，确保企业信息通讯顺畅，提升企业运作效率。
岗位职责：（具体工作）
（1）转接总机电话，收发传真、信件和报刊；
（2）接待来访客人，并通报相关部门；
（3）管理办公用具，管理维修打印机、传真机、复印机等办公器材；
（4）打印、复印文件和管理多种表格文件；
（5）承接职员考勤和外出登记；
（6）安排聚会、会议室及差旅预定；
（7）保管多种手续、手册；
（8）更新和管理职员通讯地址和电话号码等联络方法；
（9）帮助组织企业活动。
职位要求：
◆有良好文字表示能力，有一定英语基础；
◆熟练使用办公软件、办公自动化设备。
◆工作细致认真，谨慎细心，热情，主动主动；
◆工作效率高，责任心强，含有团体精神；
◆保密意识强。

8． 行政事务（总务）管理专员
直接上司：总务（行政）主管
关键工作：管理企业后勤服务工作、提供后勤保障
岗位职责：（具体工作）
（1）安排落实上级要求各项任务，提供相关服务和后勤保障；
（2）参与拟订和完善企业后勤管理规范，并监督实施，确保行政后勤管理顺利进行；
（3）负责企业办公家俱、设备、用具选购和使用管理；
（4）负责企业各类设备、设施维护，水、电、气、热等能源后勤保障工作；
（5）进行宣传和安全检验，代表企业和物业部门交涉，管理企业用水、用电情况；
（6）办理企业购车、车辆年检相关手续，安排活动用车，并统计人员用车费用；
（7）对企业人员申领办公用具进行统计、发放、管理及步骤优化；
（8）办理上级临时交办其它工作。
职位要求：
◆能依据企业不一样时期发展需要，提供对应物资设备配置方案；能依据办公需求、市场行情，制订对应计划及书面汇报；
◆有一定英语水平，能熟练使用多种办公自动化设备；
◆良好沟通协调能力、组织安排能力、含有灵活有序物料控制能力。
◆人品端正，爱岗敬业，工作态度细致、扎实，能吃苦耐劳。

9． 物业主管
直接上司：行政经理
关键工作：管理、监督物业运行，确保房产设施正常使用运转。
岗位职责：（具体工作）
（1）主持设施日常运行操作、维修和保养技术管理工作；
（2）安排用户报修接待、报修工作；
（3）管理物业保安、消防、保安、清洁、绿化等工作；
（4）检验和指导维修人职员作；
（5）核实及监督房屋、大厦水电费和管理费。
职位要求：
◆熟悉物业管理运作，有相关知识和经验；
◆含有一定财务知识基础；
◆含有较强组织、管理、协调能力。
◆综合素质很好，含有服务意识；
◆有较强责任心、服务意识及团体合作精神，善于和人沟通；
◆工作扎实，能负担较大工作压力。

10． 法律事务主管
直接上司：行政经理
关键工作：指导企业法务实践，处理企业法律问题，以维护企业法律权利和利益。
岗位职责：（具体工作）
（1）起草、审查和修改企业各类法律文书及协议；
（2）代表企业处理各类诉讼或非诉讼法律事务，维护企业正当权益；
（3）主持企业重大经营决议法律论证和法律保障；
（4）负责对企业规章制度、产品进行法律审核，审核企业协议、制订标准协议；
（5）为企业经营管理活动提供法律咨询；
（6）管理外聘律师、法律顾问；
（7）法律培训。
职位要求：
◆含有良好法律谈判技巧及社会关系；
◆含有很强法律逻辑思维能力，很强分析、处理、应变及处理法律问题工作能力；
◆通晓所属行业法律事务及法规；
◆良好中英文写作、口语、阅读能力；
◆熟练使用办公软件、办公自动化设备。
◆沟通、协调、语言文字表示能力强；
◆能吃苦、敬业，能承受较强工作压力；
◆工作细致、认真、严谨，含有团体精神。