公司档案人事管理制度规定样本.doc

档案管理要求

第一章 总则
第一条 为加企业档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护企业正当权益，特制订本要求。
第二条 本要求所称档案是指过去和现在企业各级部门及职员从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成对企业有办存价值多种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不一样形式历史统计。
第三条 企业及各部门、职员有保护档案义务。
第四条 档案工作实施统一领导，分级保管、分级查阅标准，进行网络化管理。
第二章 档案机构及其职责
第五条 企业各部门指定专员负责档案管理工作（即资料员）。
第六条 档案工作由企业总经理统一领导，办公室负责接收，搜集、整理、立卷、保管由附件二指定由办公室保管档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子企业、各参股企业、各合资合作企业档案工作。
第七条 办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采取科学手段，逐步实现档案管理现代化。
第三章 档案管理
第八条 整理措施：
1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。
2. 步骤：
A. 搜集
文书档案：当年立前十二个月卷，并预立当年卷。
企业科技档案类：立完工工程卷，未完工工程资料整理成册。
B. 整理 依据分类和成立时间整理。
C. 分类 依据下述分类方法分类
D. 立卷 区分不一样价值确定保管期限：永久、长久、短期。
第九条 过程管理：
1. 属于企业保管档案：企业及各下属子企业各部门资料员做好平时文件预立卷工作，并在事件结束后或在每季头30天十日前将上季需归档预立卷文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。
2. 属部门保管档案：在每季头30天十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每十二个月二月十日前将档案总目录、预立卷材料目录交办公室。
第十条 监督：办公室依据各部门和各部门上报档案总目录、预立卷材料目录，进行定时或不定时检验，来监督各部门及各部门档案管理工作。
第十一条 销毁：须报总经理同意，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
第十二条 企业档案分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按相关档案分类及编号要求操作。
第十三条 在业务中对外签署多种经济协议按《协议管理要求》处理。
第十四条 借阅：因企业需要借阅文档，应填好档案查阅单，职员不得随意外带相关企业关键文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必需妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。
第十五条 分级查阅：具体查阅分档，企业拥有绝正确制订权。
第四章 档案备份制度
第十六条 企业全部有价值文件、报表、业务统计等必需备份。
第十七条 各部门应尽可能采取电脑管理和工作，便于业务资料数字化处理和保留。对存入电脑资料、档案，按《计算机管理措施》管理。
第十八条 备份盘和源盘应分开存放，企业备份盘应在企业外保留。
第五章 处理条例
第十九条 有下列行为之一，据情节轻重，给50~500元扣薪处理，若组成犯罪依法追究刑事责任：
1. 毁损、丢失或私自销毁企业档案
2. 私自向外界提供、抄摘企业档案
3. 涂改、伪造档案
4. 未立即上报归档或管理不善档案管理者
5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）
第六章 责任
第二十一条 本制度适适用于伟凡企业各职员各部门。
第二十二条 本制度监督责任部门为企业办公室，第一责任人为各部门指定资料员；第二责任人为资料员所在部门部门经理。