地产集团物业资金管理制度样本.doc

集团物业资金管理制度 (-10-9)1、目标和适用范围规范集团内物业管理企业资金管理行为，为提升集团物业资金管理水平服务本规范适适用于集团内全资及控股全部物业管理企业（以下称物业企业）2、规范制订依据本规范是依据国家相关内部控制规范要求，在集团资金管理制度基础上，依据物业管理特点作出相关调整，本规范未包含内容按集团资金管理制度实施。3、职责集团资金管理中心负责督促、检验各一线企业对所属物业企业遵守国家及集团资金方面相关法律法规、规章制度情况；各一线企业负责督促、检验所属各物业企业制订相关资金管理制度及实施情况；各物业企业参考本制度制订对应资金管理制度并遵照实施。4、内容4.1货币资金管理货币资金是指单位所拥有现金、银行存款和其它货币资金。4.1.1岗位分工和授权同意4.1.1.1各企业应该建立货币资金业务岗位责任制，明确相关岗位职责权限，确保办理货币资金业务不相容岗位相互分离、制约和监督。其中：出纳员负责本部门现金日常管理，并对收款员和值班收费人员工作负责，非出纳人员不得经手现金。出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务（除现金、银行存款日志账以外）账目标登记工作。各企业不得由一人办理货币资金业务。各企业财务部应对资金业务经办人员进行相关制度和岗位职责培训，确保全部些人员确定已接收培训并清楚国家、集团、企业财务制度和个人职责。4.1.1.2各企业应该配置合格人员，办理货币资金业务，并依据企业具体情况进行岗位轮换。办理货币资金业务人员应该含有良好职业道德，忠于职守，廉洁奉公，遵记遵法，客观公正。必需取得会计从业资格证书，并不停接收会计人员后续教育。4.1.1.3各企业应该对货币资金业务建立严格授权同意制度，明确审批人对货币资金业务授权同意方法、权限、程序、责任和相关控制方法，要求经办人办理货币资金业务职责范围和工作要求。审批人应该依据货币资金授权同意制度要求，在授权范围内进行审批，不得超越授权审批权限。经办人应该在职责范围内，根据审批人同意意见办理货币资金业务。对于审批人超越授权范围审批货币资金业务，经办人员应拒绝办理，并立即向审批人上级授权部门汇报。4.1.1.4各企业应该根据要求程序办理货币资金支付业务。4.1.1.5支付申请各企业相关部门或个人用款时，应该提前向审批人提交货币资金支付申请，款项用途、金额、预算、支付方法等内容，并附有效经济协议或相关证实。 支付审批审批人依据其职责、权限和对应程序对支付申请进行审批。对不符合要求货币资金支付申请，审批人应该拒绝同意。 支付复核复核人应该对同意后货币资金支付申请进行复核，复核货币资金支付申请同意范围、权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否正确，支付方法、支付单位是否妥当等。复核无误后，交由出纳人员办理支付手续。 办理支付出纳人员应该依据复核无误支付申请，按要求办理货币资金支付手续，立即登记现金和银行存款日志账。4.1.1.6各企业对于关键货币资金支付业务，应该上报上级地产企业或集团总部审批，并建立责任追究制度，防范贪污、侵占、挪用货币资金等行为。4.1.1.7严禁未经授权机构或人员办理货币资金业务或直接接触货币资金。4.1.2现金管理本规则所指现金包含：人民币和外币库存现金、有价证券等。各企业对现金使用应遵守国务院颁发现金管理暂行要求。4.1.2.1各企业必需依据现金管理暂行条例要求，结合本企业实际情况，确定本企业现金开支范围。不属于现金开支范围业务应该经过银行办理转账结算。4.1.2.2各企业依据当地银行要求来确定库存现金限额。当日结余超出限额部分，出纳要在当日存入银行账户。4.1.2.3各企业取得货币资金收入必需立即入账，不得私设“小金库”，不得账外设账，严禁收款不入账。严禁“白条”抵充库存现金，更不得挪用现金。4.1.2.4以现金方法获取收入，应于当日送存银行。在银行营业时间结束后收进现金，应该采取妥善保管方法，于第二天送存银行。因特殊情况需坐支现金，应事先报经开户银行审查同意。各企业借出款项必需实施严格授权同意程序，严禁私自挪用、借出货币资金。4.1.2.5不得为任何单位、个人套取现金。4.1.2.6对于现金和多种有价证券，出纳要确保其安全和完整无缺，因保管责任造成短缺，当事人要负赔偿责任。4.1.2.7出纳保险柜内不许可存放私人物品（含现金及其它物品），也不许可存放代业主保管现金及物品。确需承接代业主保管现金及物品业务，应单独使用专门保险柜。4.1.2.8各企业提取、运输现金、印鉴及其它珍贵物品时，标准上要求一位安全人员陪同。同时，知情人员不可对外透露；旅程较远，出纳有权要求相关部门立即安排车辆，相关部门应给予最大程度帮助。4.1.2.9出纳必需严守保险柜密码；保险柜钥匙由出纳妥善保管，不得随意乱放或任意转交她人。4.1.2.10出纳在办理收付时，应坚持“当面点清”制度，每笔现金收付后应该即入账。4.1.2.11销售、工程等业务部门在业务活动中收取现金必需立即上交财务管理部，不得自行用于任何开支。4.1.2.12出纳员应含有高技能判别假钞真伪能力，一旦收取假钞后果自负；企业应为收款员配置必需验钞设备。4.1.2.13出纳须做到现金日清月结。若出现差异应立即查明原因并报财务部责任人进行处理；次日尚不能查明原因、填补差异，应立即报企业财务责任人进行处理。4.1.2.14财务责任人（或授权人）应每个月最终一天（或第一天）、并在当月任意确定一天，监督出纳进行库存现金盘点，形成盘点统计，相关人员签字后将盘点和查对统计报企业财务责任人。4.1.1.15节假日售楼、银行非办公时间收款等原因需要开立个人银行存折，银行存折和取款密码须交由两人保管；第一个工作日内必需将全部金额转入企业账户，不得保留余额。严禁用银行存折直接提取现金或对外付款。4.1.3银行存款管理4.1.3.1各企业应该严禁根据支付结算措施等国家相关要求，加强银行账户管理，严格根据要求开立账户，办理存款、取款和结算。4.1.3.2新开银行账户（含因业务需要开具个人存折）财务管理部必需出具专题汇报，说明开户理由、账户用途，报财务部经理、企业第一责任人、地产企业财务责任人、总部资金管理中心，全部得到同意后方可开户，并严格根据当初开户用途使用；未经审批同意，严禁以任何名义开立账户。4.1.3.3财务部门应定时对各开户行户头进行清理、查对，对不再使用账户应立即办理销户手续；清理（销户）前后必需将余额查对清楚，做到收付单据齐全。4.1.3.4严禁出租、出借银行账户，并不得以任何形式帮助任何单位或个人进行洗钱行为。4.1.3.5财务管理部不得将以本企业名义开立银行账户预留印鉴转交她人使用，除用户购房后退房及正常业务中确保金、（订）定金等收退外，不得对任何单位或个人发生代收代付、先收后付行为。4.1.3.6出纳在每个月终了后5个工作日内，应依据银行对账单仔细查对和清理银行日志账，查明未达账项及其原因，编制银行存款余额调整表及其说明，报财务责任人（或其授权人）审核。 4.1.4财务印鉴及票据管理 4.1.4.1财务印鉴须由两人分别保管。财务专用章需由财务责任人或其授权人保管，出纳不得保管财务专用章。4.1.4.2当财务印鉴保管人员外出时，取得财务责任人同意并在其监督下办理书面移交手续后将财务印鉴交于其它财务人员保管，代保管人须将代保管期间发生业务登记在印鉴交接代保管清单上。4.1.4.3标准上财务印鉴不得带出企业，如有需要，需经分管副总或总经理审批同意后方可办理。4.1.4.4银行结算票据等统一由出纳保管，财务印鉴不得预留在空白票据上。4.1.4.5支票、承兑汇票等结算票据必需实施登记领用制度，具体登记金额、日期、号码、收款单位和用途等内容，并由领用人签字；对已使用过票据手册要妥善保管存档。4.1.4.6付款经办人在领取支票时，应在付款通知单领款人处签字，同时必需在写明签发日期、金额、用途、收款单位支票领用登记簿上签字确定；特殊情况签发支票不能明确金额、必需开具限额支票，要在支票上写明收款单位名称、款项用途、签发日期、要求限额等，并由领用人在付款通知单和登记簿上签字确定，限额支票只能由企业内部人员领用，且必需在交付对方前填上限额内具体结算金额。对不能明确限额，又不能明确收款单位，不得给予开具。严禁超限额使用限额支票。4.1.4.7各物业企业需办理承兑汇票结算，视同融资行为，按内部借款相关要求办理审批手续（具体条款本中心另行制订），待审批同意后方可办理。同时建立应付票据辅助台账，在承兑到期日时要确保由足够资金兑付承兑汇票。4.1.4.8严禁签发空头、空白支票、无能力按期支付商业承兑汇票和使用期超出5日远期支票。4.1.4.9在收到用户开出远期结算票据时，应立即向相关银行咨询票据真伪，并在相关登记簿上登记，注明多种内容及经办人等，到期收到款项后，给予注销；到期未能收到款票据，应依据登记簿上内容立即采取追索方法。款项未到账时，不得向对方开具收据和发票。4.1.4.10在收到用户签发即期结算票据，应立即向银行申请兑付，如遇退票应立即通知前台收款及相关业务经办人员进行追讨；对用户以银行汇款、转账和划款等方法支付款项，应坚持收妥确定标准，未经确定，不得作出对应行为。4.1.4.11出纳员收到票据后，应立即存入企业银行账户，不准私自压票，以确保企业资金立即回笼。4.1.4.12出纳应含有高技能判别用户出具银行票据真伪能力，不能确定时，应向相关银行咨询、求援。4.1.4.13票据遗失需立即以最低程度降低企业损失为标准妥善处理；直接责任人应立即通知出纳，并由其去银行办理挂失手续。4.1.4.14逾期未用票据，领用人应立即交回出纳，办理注销手续；对填写错误、过期失效票据，出纳应加注“作废”记号，连同存根一并保留。财务相关人员应定时对票据使用情况给予查核。4.1.5备用金管理4.1.5.1发行中行万科联名信用卡地域，企业标准上不向职员借支备用金，激励职员使用（联名）信用卡替换现金进行消费。4.1.5.2本企业职员因公出差、接待用户或购置小额物品等，申请借支备用金时，财务部门依据业务情况，确定借支备用金合理限额，并将严格控制职员借取大额备用金。4.1.5.3借支备用金需由经办人填写“借款申请单”，并注明借款用途、金额、估计还款时间等，并根据企业内部审批程序，完善借款手续后方能办理借款。4.1.5.4借支备用金应在估计还款时间内报销或还清。财务部门逐月清理并将备用金结欠情况通报各相关部门和个人，欠款未结清者不得再次借款。4.1.5.5职员非公务事项不得从企业借支备用金款项。4.1.5.6除得到集团总部同意以外，各企业不得以任何方法向个人发放任何形式贷款。4.1.5.7万科职员离职时，原所在部门应督促其还清多种借款，借款未清者，人事部门不给予办理离职手续；职员在集团内部之间调动，可凭职员签字确定欠款单由原服务单位转入调入单位。4.1.6监督管理4.6.1.1各一线企业应对所属各物业企业货币资金管理进行定时或不定时检验。4.6.1.2各物业企业本身也应建立货币资金业务监督检验制度，明确监督检验机构或人员职责权限，定时和不定时地进行检验。4.6.1.3货币资金监督检验内容关键包含：4.6.1.3.1货币资金业务相关岗位及人员设置情况。关键检验资金支出货币资金业务不相容职务混岗现象。4.6.1.3.2货币资金授权同意制度实施情况。关键检验货币资金支出授权同意手续是否健全，是否存在越权审批行为。4.6.1.3.3支付款项印章保管情况。关键检验是否存在办理付款业务所需全部印章交由一人保管现象。4.6.1.2.4票据保管情况。关键检验票据购置、领用、保管手续是否健全，票据保管是否存在漏洞。4.6.1.3各一线企业及所属物业企业对监督检验过程中发觉货币资金管理微弱步骤，应立即制订整改方法；对发觉重大问题，应该立即做出处理提议并上报总部资金管理中心立案。4.2收款管理4.2.1岗位分工和授权同意4.2.1.1各企业应该建立和完善物业收费管理措施、收费票据印刷、领用、核销等管理制度及收款业务岗位责任制，明确相关部门和岗位职责、权限，确保办理收款业务不相容岗位相互分离、制约和监督。4.2.1.2各企业应该将办理收费业务、收款业务部门（或岗位）分别设置。财务部（或岗位）关键负责款项结算和统计、监督管理各款项回收。各企业不得由同一部门或同一人办理收费业务和收款业务全过程。4.2.1.3各企业应该配置合格人员办理收款业务。4.2.1.3.1办理收款业务人员应该含有良好业务素质和职业道德。4.2.1.3.2各企业应该依据具体情况对办理收款业务人员进行岗位轮换。4.2.1.4各企业应该对收款业务建立严格授权同意制度，明确审批人员对收款业务授权同意方法、权限、程序、责任和相关控制方法，要求经办人职责范围和工作要求。4.2.1.4.1审批人应该依据收款授权同意制度要求，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。4.2.1.4.2经办人应该在职责范围内，根据审批人同意意见办理收款业务。对于审批人超越授权范围审批收款业务，经办人员有权拒绝办理，并立即向各企业管理层及上一级地产企业财务部或管理层汇报。4.2.1.4.3严禁未经授权机构和人员经办销售和收款业务。4.2.2收款管理4.2.2.1各企业应将各项收费立即入账，不得账外设账，不得私自坐支现金。租售业务经办人不得经手现款。4.2.2.2收款人员必需严格根据国家、集团要求收费标准计费、收费，任何人员不得私自减、无偿用或少收、多收费用。4.2.2.3使用万科物业收费管理系统单位，任何人不得随意改变软件中收费数据。收费管理系统中计费、收费、数据管理业务不得由一人经办。4.2.2.4除银行托收项目外，全部收款均需开具收据或发票。当地政府主管部门要求应使用发票，不得使用收据。对于经过银行托收收款需开具发票，应在发票备注栏中注明“银行托收”。4.2.2.5各物业管理处退还用户押金及预收款时，必需收回原收款收据原件(只有当原付款人为单位，能够提供原付款单位开具收据方可办理退款，但必需需注明原收据号)，退款后需立即登记押金或预收款台账，用户遗失原收款收据原件。经查确未退款者，需由用户本人说明原因，并注明责任自负后，退还款项。4.2.2.6各物业管理处应做好收款人员和出纳、出纳和企业财务部款项交接工作。各管理处收费人员和出纳、出纳和企业财务部款项交接必需以票据领用及核销为依据，并由收款方开具收据或在收款日报表上签收。收款日报表必需具体列明收款金额、收款日期、收款票据号等内容。4.2.2.7各企业应该按用户设置应收账款台账，立即登记每一用户应收账款余额增减变动情况。建立应收帐款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度，并督促业务部门加紧催收。对拖欠时间超出三个月，应保留书面催收统计。对催收无效逾期应收账款可经过法律程序给予处理。4.2.2.8各企业对于可能成为坏账应收账款应该汇报上级地产企业，由其进行审查，确定是否确定为坏账。各企业发生各项坏账，应查明原因，明确责任，并在推行要求审批程序后作出会计处理。4.2.2.9各企业注销坏账应该进行备查登记，做到账销案存。已注销坏账又收回时应该立即入账，预防形成账外款。4.2.2.10各企业应该定时和往来用户经过函证等方法查对应收账款、预收账款等往来款项。如有不符，应查明原因，立即处理。4.2.2.11每个月末，企业财务应和各管理处收费情况进行查对，对收费统计不一致找出原因立即处理。4.2.3监督检验4.2.3.1各企业应该建立对收款内部控制监督检验制度，明确监督检验机构或人员职责权限，定时或不定时地进行检验。检验关键是收款业务内部控制制度是否健全，各项要求是否得到有效实施。4.2.3.2收款内部控制监督检验内容关键包含4.2.3.2.1收款业务相关岗位及人员设置情况。关键检验是否存在收款业务不相容职务混岗现象。4.2.3.2.2收款业务授权同意制度实施情况。关键检验授权同意手续是否健全，是否存在越权审批行为，检验是否存在未经审批随意多收、少收费用、减免情况。4.2.3.2.3收款管理情况。关键检验各项收费是否立即入账；出纳每七天最少一次对部门各收费点进行突击检验并保留有统计；应收账款是否立即收回、拖欠款催收是否有效；坏账核销和应收票据管理是否符合要求。各企业财务部门应每三个月最少一次对下属各部门资金收、付款情况进行全方面检验，以确保各项财务制度全方面得到实施，款项立即回收入账。4.2.3.3对监督检验过程中发觉收款内部控制中微弱步骤，各单位应该采取方法，立即加以纠正和完善。4.3付款管理4.3.1岗位分工和授权同意4.3.1.1各企业应该建立和完善财务报销制度、采购管理制度、付款业务岗位责任制，明确相关部门和岗位职责、权限，确保办理付款业务不相容岗位相互分离、制约和监督。4.3.1.2各企业不得由同一部门或个人办理付款业务审批及实施全过程。付款业务不相容岗位最少包含：4.3.1.2.1付款业务经办人和授权审批人员不能为同一部门或同一岗位。4.3.1.2.2建立验收制度。业务经办人员完成采购后，应由另一岗位或人员进行验收。4.3.1.2.3会计人员不得兼顾采购或验收。4.3.1.2.4财务经理不得同时兼付款审批人和付款实施人。4.3.1.3各企业应该配置合格人员办理付款业务。办理付款业务人员应该含有良好业务素质和职业道德。各企业可依据具体情况对办理付款业务人员进行岗位轮换4.3.1.4各企业应该对付款业务建立严格授权同意制度，明确审批人付款业务授权同意方法、权限、程序、责任和相关控制方法，要求经办人办理付款业务职责范围和工作要求。4.3.1.4.1审批人应该依据付款业务授权同意制度要求，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。4.3.1.4.2经办人应该在职责范围内，根据审批人同意意见办理付款业务。对于审批人超越授权范围审批付款业务，经办人员应拒绝办理，并立即向企业管理层及上级地产企业财务部或管理层汇报。4.3.1.4.3各企业对于投资、合作等重大付款业务，应该经过上级地产企业同意方可办理。4.3.1.4.4严禁未经授权人员办理付款业务。4.4.2付款管理4.4.2.1各企业财务部在办理付款业务时，应该对采购发票、结算凭证、验收证实等相关凭证真实性、完整性、正当性及合规性进行严格审核。4.4.2.2各企业应建立预付账款和定金授权同意制度，加强预付账款和定金管理。4.4.2.3各企业应加强应付账款和应付票据管理，由专员根据约定付款日期、折扣条件等管理应付款项。已到期应付款项须经相关授权人员审批后方可办理结算和支付。4.4.2.4各物业管理处应建立押金、预收账款台账，具体统计每个用户押金、预收款收缴、退还情况，并保持和财务总账查对一致。4.4.2.5各企业应该定时和供给商查对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，立即处理。4.4.3监督检验4.4.3.1各企业应建立付款内部控制监督检验制度，明确监督检验机构或人员职责权限，定时或不定时地进行检验。4.4.3.2各企业监督检验机构或人员应经过实施符合性测试和实质性测试检验付款业务内部控制制度是否健全，各项要求是否得到有效实施。4.4.3.3付款内部控制监督检验内容关键包含：4.4.3.3.1付款业务相关岗位及人员设置情况。关键检验是否存在付款业务不相容职务混岗现象。4.4.3.3.2付款业务授权同意制度实施情况。关键检验付款业务授权同意手续是否健全，是否存在越权审批行为。4.4.3.3.3应付账款和预付账款管理。关键审查应付账款和预付账款支付正确性、时效性和正当性。4.4.3.3.4相关单据、凭证和文件使用和保管情况。关键检验凭证登记、领用、传输、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。4.4.3.3.5对监督检验过程中发觉付款内部控制中微弱步骤，各企业应该采取方法，立即加以纠正和完善。重大问题应立即做出处理做上报上级地产企业。5、生效日此制度自公布之日起实施。6、解释权此制度解释权归集团资金管理中心。 万科企业股份 10月 日