会展接待示范方案.doc

会展
接待方案

2023年02月

一、 时间、地点
时 间：2023年2月20日（周日） 16：00
地 点：北京中心
二、 参会人员名单

三、 会议日程
时间
内容
15:30-16:00
签到、接待
主持人：北京市科委党组书记
16:00-16:20
工作汇报
16:20-16:40
中心工作汇报
16:40-17:20
领导发言
17:20-17:30
合影
17:30-19:30
晚餐

四、 会议、接待流程
1. 文字材料准备：
a) 汇报材料准备：
i. 工作汇报（）
ii. 中心汇报（）
b) 汇报制作、审核及提前上交
i. 根据会议需求确定文献内容（）
ii. 审核会议材料（）
iii. 会议开始前，将终稿汇报交给办公室负责播放旳同事，放入屏幕播放电脑，保证播放正常（）
2. 领导邀请
a) 科委领导邀请：委办沟通确认参会人员名单后邀请
b) 其他委办局领导：委办拟函确认人员名单后邀请
3. 会场布置
a) 背板设置：
i. 确认会议与否需要背板，根据会议规定联络背板制作
ii. 本次活动用G20背景墙设置背板
b) 桌椅摆放：（详见六、座位摆放图）
i. 确定参会领导人数，根据主席台就坐状况，制定摆放方式（课桌式、U型桌等）（）
ii. 桌椅摆放、桌围放置（）
iii. 摆放桌椅过程中还需贯彻如下项目：讲台、绿植、背板等项目（）
c) 桌面布置：
i. 请放置如下物品：桌签、铅笔、中心稿纸、茶杯/矿泉水（）
d) 音响设备：
i. 布线：根据所有会场设置及人员状况，分派布线方案—（）
ii. 调试：（）
1. 会议接到告知后，调试所有设备与否有损毁，如有损毁及时更换
2. 会议开始前2-3小时，确定会场内所有音响设备完好，电源充足，可以使用；如有问题采用备用方案
3. 备用方案：调试中，要确定1-2个移动话筒，并调试可使用，用于临时发言人或应急使用
4. 会中操持：
a) 嘉宾行车指导：
i. 确定嘉宾名单，根据人员状况发送当日停车证（邮件/邮寄）（）
ii. 如有重要领导，需要在重要路口位置及门口进行引领工作，并制作有关水牌或指示牌（）；引领指示牌制作（）；
iii. 嘉宾至会场门口，如需要中心领导接待，提前需要西门接应同事告知位置，及时联络领导迎接（）
b) 嘉宾欢迎：
i. 院内升国旗（）
ii. 在前台接待处需要配合欢迎词 （）
详细内容请参照：欢迎文字内容可为：“欢迎****视察中心”、“欢迎****莅临中心”、“欢迎****、****、****莅临中心”、“欢迎****莅临中心”）
c) 嘉宾签到：
i. 本次不设签到台，中心领导在门厅等待嘉宾到场，并引领至嘉宾休息室（国际合作会议室）（）
ii. 嘉宾签到室请布置如下物品：茶杯、热水壶、水果等 （）
d) 会议开始：
i. 召集中心员工落座（）
ii. 请嘉宾休息室嘉宾落座（）
iii. 请市长落座（）
iv. 会议期间茶水补水（）
e) 会议PPT播放
i. 保证LED屏幕工作正常（）
ii. 会议开始前播放过场PPT（）
iii. 提前搜集PPT放入播放电脑中，并调试电脑播放正常
（）
iv. 汇报期间PPT播放（）
f) 会议期间音响、麦克
i. 配置一名音响调试人员（）
ii. 在参会人员发言期间或应急状况发生时，需要配置一名传递话筒人员（）
iii. 负责会议期间调整演讲位置麦克高度（）
g) 会议期间录音、速记
i. 录音笔：提前放置，位置在音响附近即可（）
ii. 音响设备自带录音，调试与否可用（）
iii. 速记：本次会议不单请速记，采用录音听写速记（）
h) 会议期间摄影、摄像：
i. 人员需于两小时前抵达会场布置设备，提前确定到场状况（）
ii. 摄像需固定位置/流动摄像，将整体摄像思绪进行提前沟通（）
iii. 会议期间摄影需提前沟通规定，明确但愿要旳图片内容及效果（）
i) ****寄语
i. 内容确定：“促成长、共跨越”——文字内容贯彻人：设施确定：签字笔，签到薄（）
ii. 引领签字并题字（）
j) 合影-地点：中心正门前台阶
a) 位置安排（详见七、摄影位置图）（）
b) 摄影师安排：与会议摄影公用；不过规定多带设备，补光和照明设备都需要备齐（）
c) 座位摆放安排：提前将领导摄影座位安排在休息室，并贴好桌签；正门需全面四扇门全开（）
d) 会议结束后，应立即召集大家在门前等待摄影，并留出领导出门位置（）
5. 晚餐安排
形式：桌餐
a) 预定、点菜、酒水（ ）
b) 办公室2人提前到餐厅（）
c) 一辆车先期引导，保证路面畅通（）
d) 与领导合影完毕后，请市领导、科委领导、经信委领导乘坐考斯特就餐（）
e) 中心人员请乘坐292车，至楼兰酒店（）
f) 292引领考斯特车至南门（或经由中轴路）停车位处；
g) 领导下车，步行至酒店；——酒店门口接待引领领导入包间负责人（）
h) 其他就餐人员，自驾车跟随130车统一至南门停车场，步行至酒店；——司机：；配合引其他就餐人员负责人（）
i) 座位示意图（见八、晚餐座位图）（）
j) 座位排序：三桌，A为主桌，BC为副桌，人员名单见（六、晚餐排序）；桌签打印及摆放
k) 晚餐期间摄影：确定与否需要晚餐摄影，合适保留有价值照片()
l) 随从人员就餐：领导司机在大厅中就餐，并同步完毕司机费结算过程（司机费用申请请提前至周五完毕）()
6. 会后
a) 撤场：摄影后，全体男同事留下，整顿会场（）
b) 总结：战略研究部于周一中午前完毕动态并报送

五、 行车路线图
中心大门
国旗杆
市
领
导
停
车
区
域
领导停车点
考
斯
特
中心正门
请空出车位
1、 入中心行车路线

六、 会议座位图
LED屏幕
办
公
区
屏
风
B
D
A（主席台）
C
E
前台
正门
绿植
F（背景墙/台桌）

嘉宾休息室

桌位
座次方向
详细名单
A
从左到右

B
从下到上

C
从下到上

七、 摄影站位图（从左至右）
五排(13)：
四排(12)：
三排(12)：
二排(13)：
一排：
八、 晚餐座位图
时间：17:30-19:30
地点：****酒店 万紫千红房间
C
B
A

（顺时针排序）
A
B
C

九、 接待规定
1 、员工
①衣着整洁，仪表大方，正式员工需佩戴工作证。
②会议开始后关闭随身携带旳有声设备，如 等（或震动状态）。
③讲者发言结束时，鼓掌致意。
2、办公环境规定
①个人办工作桌及地方要整洁不凌乱。
②各部门会议室物品摆放整洁。