供方管理手册通用版.doc

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目录
第一部分 前言…………………………………………………1
第二部简介……………………………1
第三部分 供应链管理八大重要流程
流程1 新供方引入流程………………………………………………3
流程2 物料样品确认流程……………………………………………5
流程3 核价流程………………………………………………………7
流程4 供货比例管理流程……………………………………………7
流程5 物料采购流程…………………………………………………8
流程6 物料招标流程…………………………………………………10
流程7 管理输出流程…………………………………………………13
流程8 供方考核流程…………………………………………………13
第五部分 供应商管理制度
制度1 工作人员与供方业务往来的行为准则…………………16
制度2 供方基本行为规范……………………………………………17
制度3 供方投诉管理…………………………………………………17
第六部分 供应商管理规范………………………………20

第一部分 前言

本手册作为本公司内部员工与供方开展业务活动的指导性文件以及供方与本合作过程的工作指南，不作为本对供方进行管理的正式文件。实际运作应以双方签订的协议或本公司下发的管理文件为准。
本手册介绍了本公司的企业状况，供应链管理策略，新供方引入、送样确认、核价、供货比例管理、物料采购、供方处罚、招标管理、呆滞物料处理、未接收物料处理等流程及相关部门工作指引、投诉管理、行为规范方面的管理制度，介绍了采购平台这一先进的计算机信息系统以及一些重要信息（如税务及发票信息），使正在或即将与本公司合作的供应商以及本公司内部员工对本的供方管理流程有一个清楚的了解，以便双方更好的合作。
本手册和《合作协议》一起构成本公司供方管理的基础性文件。

第二部分 简介

第三部分 供应链管理八大重要流程
流程1 新供方引入流程
一. 流程图
新供方引入流程图
流程序号
流程图
负责部门
1

供应链管理部
2

配套主管
供应链总监
3
不合格

供应链、品质部
4

品质管理部、工程部、研发中心
5

品质管理部体系管理经理、供应链总监
6

供应链管理部
7

样品确认工程师、配套主管
8

各分厂（现场工艺、巡检）、品质管理部
9

品质部部长、
确认工程师
10

品质总监、
供应链总监
11

供应链管理部
备注：涉及本专用及开模周期较长的物料，供应商评审与样品确认可同步进行。见流程图中虚线。
二.重要说明
1. 任何有实力的供应商均可直接或通过任何方式/人员（自行推荐、介绍、登陆采购平台）向供应链管理部门推荐申请成为本公司供应商。
2. 供应链管理部门根据现有供方结构及拟增加供应商优势，确定是否安排引入新供方。
3. 对有意引入的新供应商，品质管理部根据物料的重要程度安排资料评估或现场评审，供应链管理部门安排送样确认。
4. 经物料样品确认合格、评审合格的候选供方可进行小批试用，试用评价合格方可成为合格供方。
5. 供应商在成为本公司合格供方前所有的事务由供应链管理部门负责协调处理。

流程2 物料样品确认流程
一. 流程图

二．重要说明
1. 新供方所供物料在试用前必须通过样品确认。
2. 合格供方所供新物料在批量使用前必须进行物料样品确认。
3. 供方按 “送样单”的技术条件、时间、地点向指定部门提供样品。
4. 必要时，需对样品的某些质量特性做型式试验。
5. 样品经测试合格以后，由工程技术或技术研发部门填写“样品确认单”。
6. 对于样品确认过程的不合格项或其它质量问题，供方应及时按要求改进。

流程3 核价流程
一.流程图

二．重要说明
1. 核价是供方开发票结算的先决条件。
2. 核定价格具有时效性，不同时间段的物料按该时间段的核定价格结算。
3. 供方收到"物料样品确认单"在一周内向本供应链核价主管提供物料报价明细资料，并提供物料样品。

流程4 供货比例管理流程
一.流程图

二.重要说明
1. 07年将在综合考虑质量、价格、交货期等因素的基础上严格根据原则制定供货比例。
2. 根据供应商的供货质量表现，将实行红黄牌制度，红牌供应商立即取消供货资格，黄牌供应商供货比例严格控制在10％以下。

流程5 物料采购流程

一.流程图

二.重要说明
一）、收发货手续
1. 我方收到供方物料时，在供方“送货单”签字并记录系统收据号，进行进货检验。检验不合格的开具“原材料、外协、外购件检验报告单”。不合格物料如需退回供方，则开具“退货报告单”；不合格如需办理回用，则开具“不合格让步使用申请单”。
2. 发生调让业务时，供方凭需方开具的“材料、零部件对外调让审批表”到我方仓库开具“原材料调让出仓单”后，到物资核算组打印电脑单，到需方财务部盖财务章后到仓库提货。
3. 发生委外加工业务时，供方到需方仓库开具“委外加工材料发料单”，到物资核算组打印“外协外包出仓单”，到我方财务部盖财务章后到仓库提货。供方对物料进行加工后将加工件交需方，需方开具“外协收料报告单”交供方。
4. 物料装机后我方向供方开具“外购件收料单”，供方凭收料单与需方结算。
二）、财务结算流程
供方凭我司开出的收料单，按核定价格开具发票并填写“估价合同定单核定表”，一起送至我方各工厂财务部，财务部确认后接收发票，定期向供方付款。

流程6 物料招标流程
一.流程图

二.重要说明
一）、投标文件及编制要求
1. 投标文件包括《投标规格书》、《物料报价明细表》、《投标承诺书》，文件不全者投标无效；
2. 投标文件数量及密封要求。投标人应准备一份投标文件，用信封密封，并在封口处加盖投标单位公章；
3. 投标文件必须由供方的法人代表或其授权人填写；
4. 供方在填写投标规格书时，必须字体清晰，准确，不得使用模棱两可的字句。每一规格物料只允许一个报价，任何有选择的报价将不予接受；
5. 除供方对错处做必要修改外，投标书不得行间插字、涂改和增删。如有修改错漏处，必须由供方法人代表或其授权人签字和盖章；
6. 各单位投标价格不得高于招标人给出的限价。采取两轮投标报价的，入围单位的第二次报价不得高于第一次报价；
7. 无效标书
——逾期送达投标书的；
——投标书未按要求密封的；
——投标人未提交投标保证金或金额不足、投标保证金形式不符合要求的；
——投标报价高于限定价的（个别没有高于限定价的物料投标报价仍然有效）；
——投标书内容不全。
二）、投标纪律及保证金
1. 投标人应按招标文件的要求自主编制投标书，不得串通投标；
2. 各投标人之间应互相尊重，整个投标过程中不得互相排挤以影响公平竞争；
3. 递交标书之前，各投标人应向招标小组提交投标保证金，一般为人民币20万元整；也可根据招标物料价值大小，在投标规则中另行规定。若投标单位在招标方有未付货款，可申请相等数额货款冻结作保证金。未中标投标单位的投标保证金，在中标书发出后一个星期内无息退还或解冻；
4. 投标人在投标截止期后不能悔标，否则招标方将取消其投标资格，并没收投标保证金；
5. 投标人出于恶意竞争或采用不正当手段，报价低于其成本价,而导致合同无法履行时，招标人有权取消其投标资格, 并没收投标保证金直至取消其供货资格；
6. 投标人投标价格远低于招标方掌握的行业成本价格时，招标方有权要求投标人提供确凿证据以证明此价格不属于倾销价格及在此价格时供货的质量能满足甲方的要求，如投标人不能证明，招标方可以取消其投标资格，并没收投标保证金；
7. 供方联手抬高价格者，招标方一经发现，将没收投标保证金，并取消投标资格直至取消其供货资格；
8. 中标的供方在供货过程中出现采购劣质原材料、非技术改进而减少加工工序等现象或所供应物料无法满足质量要求时，招标方有权暂停其供货并要求其整改，甚至取消其供货资格，中标供方并应赔偿由此造成的招标方的一切损失;
9. 我方招标小组成员须在招标文件中规定的时间内到达招标现场，迟到5分钟以上者招标主持人有权处以100元罚款。参加投标的供应商须在规定时间内到达招标现场，迟到15分钟以上的供应商取消投标资格。
三）、中标与合同签订
1. 招标方在投标截止日期第二天开始的五个工作日内（含第二天）向中标供方发出《中标通知书》，《中标通知书》将作为签订合同的依据；
2. 对于未签订《合作协议》的中标方收到中标通知后，需在招标方指定日期内持有关证件与招标方签订《合作协议》。在中标方批量供货两个月内招标方无息退还或解冻投标保证金；
3. 如中标方在规定时间内拒绝签合同，招标方可从侯选中标单位中重新选定供货商，并签订合同，同时没收原中标单位的投标保证金；
4. 尚未批量供货的投标人中标后，中标方必须在开标后30天内自行完成所有的开模、物料的送样确认工作，达到批量供货的能力，开模费用自理。由于生产设备、技术水平等原因达不到投标物料的生产和开发要求的，每次向该供方罚款5000元。

流程7 管理输出流程
一.流程图
二.重要说明
1. 管理输出的供应商必须是合作意愿强、与本有长远合作前景的供应商；
2. 管理输出由供应链管理部组织，其它部门提供专业人员协助。

流程8 供方考核流程
一.主流程图

二..重要说明
1. 对供方进行处罚前，必须先将原始文件发给供方；
2. 供方必须按原始文件规定的时间予以反馈；
3. 我方对供方反馈的情况进行调查，酌情对供方进行处罚；
4. 对经质量管理部门仲裁后供方仍有异议，供方可向供应链管理部申诉或更上一级部门领导申诉。
三.供方处罚分类
对供方的处罚分三类：质量问题处罚、供货不及时处罚、违犯行为规范处罚。
（一）质量问题处罚（进货检验中含A、B类不合格物料进行破坏性处理）
序号
处罚类型
处罚范围
执行部门
1
非恰时物料（大宗材料除外）进货检验处罚
1.含A类不合格物料时
2.当含B、C、D类不合格物料数量超过一定比例
3.当几个送货批次中连续出现相同的A或B类不合格质量问题
各工厂品质部
2
大宗材料进货检验处罚
1.含A或B类不合格，扣减该卷物料加工费
2.一批有三卷以上（含三卷）出现不合格，扣除该批物料加工费
3
筛选类物料进货检验处罚
1.当A或B类不合格物料数量超过一定比例
2.当含A、B、C、D类不合格物料数量之和超过一定比例
4
恰时物料质量处罚
当恰时物料质量问题造成作业尾数时
5
生产过程质量处罚
当下线率超标或影响生产时
6
成品检验质量处罚
成品检验不合格经查明是供方物料不合格造成时
7
市场质量问题处罚
物料正常使用寿命内出现对市场造成影响的质量问题时
品质管理部
8
质量事故处罚
产品生产过程或售后使用过程出现质量事故时
9
型式试验质量处罚
型式试验出现不合格时
（二）供货不及时处罚
序号
处罚类型
处罚范围
执行部门
1
供货不及时处罚
1.供货不及时造成生产停线
2.供货不及时影响生产计划体系
3.没按要求供货造成作业尾数
生产部
（三）违犯行为规范处罚
序号
处罚类型
处罚范围
执行部门
1
违犯行为规范处罚
1.行为、着装不符合要求
2.车辆进出不遵守规定
相关部门

第五部分 供应商管理制度

制度1 本工作人员与供方业务往来的行为准则

1. 应严格自律，以公司利益为重，本着“公正、公平、真诚、尊重、互动”的原则，与供方开展正常的业务交往活动；
2. 积极为供方排忧解难，主动、耐心地帮助、指导供方，禁止故意刁难供方；
3. 洽谈业务时必须紧紧围绕主题展开，言简意赅，商务交流时间一般不要超过15分钟；
4. 与供方人员交谈时必须言语和气，使用文明用语，不得当面指责、辱骂供方人员，不得与供方人员争吵、对骂等；
5. 严禁在任何与公司发生业务往来的供方兼职；
6. 严禁向供方索取钱财、物品；
7. 禁止接受方赠送的贵重物品、礼金等；
8. 禁止参加由供方提供的各种高消费宴请和娱乐活动。

制度2 供方基本行为规范

1. 供方业务人员进入厂区必须佩戴“供应商入厂卡”或需方本部的证卡；
2. 供方派驻现场的操作人员必须穿制服，佩戴“供应商入厂卡”或供方本部的厂卡；
3. 物品进出厂区应做好相关登记，人员、车辆进出厂门应自觉接受门卫安全检查；
4. 供方来访进行业务活动时需与受访人预约，在洽谈室等待会晤。供方人员必须经我方人员同意，方可进入办公区域；
5. 未经允许，不得进入生产现场参观、拍照；
6. 不得在厂区内吸烟；
7. 进入办公区域，不得大声喧哗；
8. 车辆进厂必须遵守交通管理条例，厂内车辆停放，必须停放在指定位置。

制度3 供方投诉管理

本公司充分注重保持与供方良好的合作关系，若供方在合作过程中有异议或需投诉的地方，可向供应链管理部提出，由供应链管理部进行事实调查和处理。
一.供方可向本公司投诉的内容
1. 有证据证实我方相关部门或人员没有按照相关制度、规定、合约操作；
2. 认为我方与产品相关的制度、规定或操作不合理；
3. 认为对供方或其产品的评价结果不正确；
4. 认为对供方供货比例安排不合理；
5. 认为双方技术、检验要求不明确、不统一；
6. 认为我方工作人员有涉及受贿、欺诈、诽谤、威胁等行为；
7. 其他情况。
二.投诉流程

1. 供方在供货过程出现问题时，应尽量与相关部门沟通，沟通无效时可向供应链管理部提出投诉；
2. 投诉应以书面的形式，详细说明投诉内容，并提供相关证据，不可捏造事实；
3. 供应链管理部接到投诉后进行调查处理，并于7个工作日内将处理意见以书面形式反馈给供方；
4. 若供方因投诉被打击报复时，可再次向供应链管理部进行投诉，由其进行处理。如仍然无效，可直接向家用公司事业部总经理投诉；

第六部分 供应商管理规范
部门
管理职责
供应链管理部
1. 负责供应商管理政策（品质管理政策除外）制定及实施跟进，整体满足物料采购成本、品质、交货期的要求；
2. 负责供应链规划、布局及供应商日常事务管理；
3. 负责新供方的开发和引进工作，包括确定新增物料供应商。负责组织对新供方的资料评审，对供方资质及资料准确性负主要责任。参与现场评审；
4. 负责采购成本的控制，包括原材料价格信息的收集、物料成本构成分析、物料招标实施、物料价格谈判；
5. 负责供应商年度、季度、月度产能检讨；
6. 负责跟进生产部提出预警的不能正常回货的物料，确保其按时回货；
7. 负责监控供应商对库存信息的及时维护，确保供应商按订单生产；
8. 负责进口物料采购管理及大宗材料主导物料的直接或间接套期保值操作；
9. 负责供应链物料辅配、技术降成本、供方引入、质量整改、转厂贸易、管理输出等项目的组织与实施跟进；
10. 负责供应商基本信息在ERP系统的录入与及时维护；
11. 负责监控相关部门对供应商考核的合理性，并负责供应商的投诉处理。

工厂生产部
1. 负责采购订单、送货通知单的下达；
2. 负责跟进物料回货，并对不能正常回货的物料提前３～５天向供应链管理部发出预警，由供应链配套主管负责跟进这部分物料；
3. 负责配合供应链管理部监控供应商对库存信息的及时维护，并不定期组织稽查，确保供应商按订单生产；
4. 负责外租仓的租赁管理；
5. 负责物流周转器具的发放及回收管理；
6. 负责实施因供货不及时影响配套对供应商的考核。
工厂品质部
1. 负责进货检验、过程检验、成品检验，并对不合格原因进行判定，由品质管理部组织实施整改；
2. 负责实施对部分供应商的驻厂检验；
3. 负责与供应商开展检验技术、检验方法、检验手段、检验标准等方面的交流，保证检验结果的公正、科学、合理；
4. 负责实施因进货检验、过程检验、成品检验不合格对供应商的考核。
工厂财务部
1. 负责物料接收及送货单的签收；
2. 负责收料单的打印及归档，以方便供应商核对签收，作为财务结算的依据；
3. 负责委外加工手续、供方退货手续的办理；
4. 负责与供应商对帐、结算。
品质管理部
1. 负责物料品质管理政策的制定及实施跟进；
2. 负责组织对供应商的现场评审，对供应商的品质保证能力承担完全责任。参与资料评审，对供方资质承担次要责任；
3. 负责配套物料及更改物料的样品确认；
4. 负责供应商的红黄牌管理；
5. 负责物料型式试验，并实施因物料型式试验不合格、市场质量事故对供应商的考核；
6. 负责及时实施物料质量整改，对质量整改效果负责，保证合格供方不因质量问题影响生产；
7. 负责根据《物料试用评价通知单》给出物料试用的评价结论；
8. 负责技术标准向供应商的发放，保证供应商的技术标准与我司进货检验标准的一致；
9. 负责配合供应链管理部实施对供应商的品质管理输出。
研发中心
1. 负责新增物料的样品组织及确认；
2. 负责根据供应链管理部提供的优选清单确定新增物料供应商，并保证新产品满足目标采购成本的要求；
3. 负责企业技术标准的制定及归口管理；
4. 负责新模具招标；
5. 负责新产品、新技术向供应商的传播、推广，负责供应商新技术的收集、借鉴，负责与供应商开展技术交流。
IT管理部
1. 负责ERP系统的技术支持；
2. 负责配合供应链管理部监控供应商对库存信息的维护。

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