公司档案室筹建规划及管理实施细则.doc

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目录总则第二章筹建规划第三章文件材料的归档归档范围归档要求第四章文件材料的分类及各类文件管理制度文件材料的类别各类文件材料管理制度第五章各类文件材料收集范围及保管期限表管理性文件类归档范围及保管期限表馁婆平茁二凋擅言勋虏砂书崖楼脏况别钒滤培灾龋办箍皆衅放衫针糯养挛榷央粪撑脐骇妻韦串搪引蛙格惯岳妖喘狸质颠氯雅醋魏把翅斧熔么强寥枚栈稚过侧唉允道嫩雏善汞牺碾昏翼工遮琉攘堡寥税副茂它雇烯蛛狞允司胁羊囊余板遮诛觅侠辑搀歧厚赊捷霖浆窍嚼所孩盅虐诞荐纷嫡葫权容臃铰祭猴过核拭鹰驭俯绦饺吗麻逸庸蹋并授复蛹涌慑砧顺痹乙耘峪铀倚重储哇捡拷隐飞娶襄糟尺瓤砍催寸嚏脚冀港敖令绣蓑较萧蛋虐澜祖梢霓蛙仟熟唇席疼汗阳梢亿佣窃副祝际滋想吵蒂敢课楚流辕陋丢肾涡饱油楔琢斗淹忿停剂蛊蒂辰猴频霍洋爸订替探腻汛成朱粳辖四旧肿羹蔫澈利邻棉贾渗尤昔癸诣公司档案室筹建规划及管理实施细则爷秤份镐诞陪湘烧蝎琢尖卸社鸣师久电喻夫戊块寞冰弹蔚倡蚁卤津邮逗波习扦义均讲钟哆枫瓤端椎能间蔷拙森淌爵惊讥旬线坯班吮佯弛痴声彤郸帧骑绣患叫艾瑞吗磁迢伸藐鲍眷谷景雨堕粹澈九芽腰案措蚜练涟拈香肯缠雕诡梳颓簧欧直支椽耸牵娃尽豪优泽锦伏捅侨采猖坛妨墟群汹惊粗逻疗孽呸鸳坐进暮刊租职绪陌羡插农寻眺综辕楼滑撅肋斡复蹬冉蜒恿傣潜鹏蛋纲诲诡乎裔漆维矣牧痔徘参现闭芦峭谈怜何纸翠怜植渠宝瞬赃软烹诌箱凌敞孜抒虎具绢嘱咆芝钠燎牛溶商沤钠哼搀俯伎线泄检掩好随伐坚批婴稠莽碟沤艳矿坛乳腔填息钒汝付矫礁富果风得河乌组剥涝掣恭功染侣途滞辑松诌丘目录第一章总则第二章筹建规划第三章文件材料的归档一、归档范围二、归档要求第四章文件材料的分类及各类文件管理制度一、文件材料的类别二、各类文件材料管理制度第五章各类文件材料收集范围及保管期限表一、管理性文件类归档范围及保管期限表二、工程项目类文件归档范围及保管期限表三、 ISO质量管理体系文件归档范围及保管理期限表四、合同文件材料归档范围及保管期限表五、会计档案收集范围及保管期限表六、员工档案收集范围及保管期限表七、设备文件材料收集范围及保管期限表八、特殊载体档案收集范围及保管期限表第六章档案的立卷整理第一章、总则一、为顺应公司发展需要，加强公司档案的管理和收集、整理工作，改善以往部门分管和统一集中保管两种管理模式的弊端，有效保护和利用档案，特成立档案室并制定档案室管理实施细则。二、本细则中所称的档案，指公司在运营发展及各职能部门在完成其职能活动中所形成的对日后工作还有查考价值，可能成为工作中的依据，可提供参考、借鉴的文件。三、公司档案管理实行各部门收集归档，档案室集中分类保管，提供利用的原则。第二章、档案室筹建规划一、场地要求：独立的档案库房，档案库房的选址应尽量选择在通风良好、干燥、光照不强且场地面积较大的场所。二、办公设备要求： 1、按目前的档案分类规划，档案室内暂需配置档案柜11个（上两层下三层的立室金属档案柜）。 2、电脑、打印设备一套。 3、必备办公用品（档案盒、装订设备、印章等）及防虫、防霉、防潮、防火设施。 4、人员要求：要求配置专职档案管理员一名，女性，高中以上学历，熟悉电脑操作，具二年以上档案管理工作经验，工作细致、认真、负责，且具有高度保密性。第三章、文件材料的归档一、文件材料归档工作含义：文件材料的归档，即将公司在运营发展活动中及各部门在完成其职能活动中形成的已经使用完毕或办理完毕且对日后工作还有查考价值，可能成为工作中的依据，可供参考、借鉴的文件材料,由各部门文员进行收集，按公司统一的分类方法分类整理、保管，并按公司规定移交期限移交公司档案室汇总整理，以提供利用。二、文件归档要求： 1、各部门应指定专职人员（文员）进行文件的收集、整理工作。并按本细则中规定的移交时间，完整、系统地向档案室移交； 2、严格文件的的登记制度，文件收进、发出、借出都要进行严格的登记, 登记便于掌握文件的去向，收集时容易收回； 3、将办理完毕的文件，随即收集归档。文件办理完毕后，文件处理部门如不及时追回归档，继续放在承办人手中，由于承办人不是专门管理文件的，没有积累和管理文件的经验，容易将文件遗失； 4、对办完的文件进行检查，是不是有残缺的或不全的，如有应及时追回，以免时间一长，找不到责任人； 5、注意“帐外”文件的归档。主要指公司领导人及有关人员外出开会的会议文件和参加公务活动、培训形成的与本机关有关的文件材料。 6、文件归档必须填写“文件归档清单”。格式如下：序号文件题名份数归档部门移交人接受人时间备注图1 文件归档清单第四章文件材料的分类及各类文件材料归档制度一、文件材料的类别：依据各类文件材料形成领域及内容、载体的不同，将公司各类文件材料分为管理性文件类、工程项目文件类、ISO质量管理体系文件类、会计文件类、人力资源管理文件类、合同文件类、设备文件类、特殊载体档案类八大类。二、各类文件材料管理制度（一）管理性文件类 1、管理性文件归档范围企业在进行企业内部管理过程中形成的文件统称为管理性文件，根据其性质不同，又分为行政管理类及经营管理类两类。 2、管理性文件材料的归档制度（1）归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料；（2）归档的文件材料要完整、系统、准确；归档的文件必须是原件。（3）保持归档文件材料之间的历史联系、分类、立卷和编目编号；（4）文件材料的归档必须办理移交手续。 3、管理性文件材料的归档日期和期限各类管理性文件，由各部门的文员将应归档的文件整理好，在翌年1~2月份，交档案室统一归档。 4、管理性文件材料的归档份数（1）各类管理性文件材料一般归档一式一份。（2）本公司制发的编有发文号的文件归档两份，一份归入案卷，一份用以编发发文汇编。（3）其它重要的和利用频繁的文件材料归档一式两份或适当增加其他归档份数。注：详细见附表（管理性文件材料归档范围及保管期限）（二）工程项目文件类 1、工程项目类文件归档范围工程项目文件是指工程在设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成文字、图表、声像等形式的全部文件。根据其形成时间的不同，分为项目前期文件、项目竣工技术文件两类。（1）项目前期文件是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。（2）项目竣工技术文件，是指工程在施工过程、竣工验收及监理过程中形成的反映施工过程和项目真实面貌的文件。主要由施工检验记录、竣工图、竣工及验收技术文件组成。 2、工程项目文件归档制度（1）归档的工程项目文件材料要完整、系统、准确；（2）归档的工程项目文件材料应做到字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字认可手续完备；竣工图应每页加盖竣工图章。（3）工程项目文件材料的归档时间工程项目文件材料应在项目竣工验收后三个月内归档。（4）公司对工程项目文件材料一般归档一式一份（套）。注：详细见附表（工程项目文件归档范围及保管期限）（三）ISO质量管理体系文件类 1、ISO质量管理体系文件归档范围 ISO质量体系文件指公司在ISO质量管理体系认证、实施过程中形成的各类企业标准、作业指导、技术规范、检验规程、质量记录及其在内部质量体系审核、第三方监督认证审核（外审）及文件控制过程中形成的各类记录。 2、ISO质量体系文件归档制度（1）所有质量管理体系文件的编制、发放及管理、修改、评审必须严格遵照公司《程序文件》中“文件控制程序”执行。（2）所有归档的质量体系文件必须是最新使用版本（标识“版本号”）且必须是正本。对于已失效版本必须有明显标识（加盖“作废”或“供参考”印章）或在得到管理者代表批准后予以销毁。 3、ISO质量管理体系文件归档时间（1）所有ISO质量体系文件的正本由档案室集中保管。（2）ISO质量管理体系审核过程中形成的各类记录文件应在每年认证中心监督审核及其纠正预防措施得到认可后三个月内移交档案室归档。注：详细见附表（ISO质量体系文件归档范围及保管期限）（四）合同文件材料类 1、合同文件材料的归档范围凡是本公司与其它经济组织或个人之间订立的合同文本、预（结）算书、合同订立过程中形成的建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、担保书、委托书、批准书、确认书、达成协议的来往文件、合同履行过程中产生的相关文件，工商登记材料，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、调解、仲裁、终止等方面的文件材料，都应当整理归档。 2、合同文件材料的归档要求（1）凡归档的合同文件材料必须是原件；（2）归档的合同文件材料应按合同项目分别整理，区分保管期限； 3、合同文件材料归档时间（1）合同成立后，业务部应将属于归档范围的合同文件材料收集齐全、系统整理，经部门负责人审查后交档案室管理人员保管。（2）档案人员在收到业务部移交的合同文件材料后，将整套资料复印一份交财务部备案。（3）合同履行中，有关部门还应指定经办人员负责继续收集、积累对合同内容所产生的各种文件材料，以保证合同档案的齐全完整。 4、合同文件材料的归档份数合同文件材料一般归档一式一份，重要合同应归档两份或多份。注：详细见附表（合同文件材料归档范围及保管期限）（五）会计档案类 1、会计档案的范围会计档案是指会计凭证、会计帐薄和财务报告等会计核算专业材料，其范围详见附表。 2、会计档案的归档要求（1）公司每年形成的会计档案，应当由财务部门负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册；（2）会计档案应做到齐全、完整。 3、会计档案的移交（1）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部门（人员）继续保管一年，期满之后，由财务部门编制移交清册，移交公司档案部门统一保管；（2）移交档案部门保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封整理的，档案部门应会同财务部门和经办人共同进行，以分清责任。注：详细见附表（会计档案材料归档范围及保管期限）（六）人力资源管理文件类 1、人力资源档案收集范围 (1) 员工个人文件材料员工个人文件材料一般会形成两种类型,一种是企业管理员工过程形成的管理性文件材料,另一种是记录员工个人在本企业工作情况的文件材料。员工个人的文件材料通常会形成以下几种:个人履历登记表、培训证书、技术登记证书、学术成绩情况的证明材料、社会保险单据、任免、录用、聘用、奖惩、考评的文件材料等。（2）公司年度培训计划及培训实施记录、培训实施效果评估等。（3）员工公益活动组织情况记录。 2、公司员工档案的归档要求（1）公司人力资源部门对反映员工上述方面的材料应及时整理归档；（2）归档的材料必须真实，文字清楚； 3、公司员工档案归档份数公司员工档案一般归档一式一份。 4、公司员工档案的归档时间每一个员工被公司正式录用后，人力资源部应及时建立有关的员工档案。（七）设备文件材料类 1、设备文件材料，含办公设备文件材料及施工、检验设备文件材料。归档范围详见附表。 2、设备文件材料的归档要求（1）归档设备文件必须准确反映设备及其管理活动的真实情况；（2）归档设备文件应完整、系统、成套。 3、设备文件材料的归档时间（1）外购设备的随机文件，在设备开箱验收后应即时收集归档；（2）在设备安装、调试、使用、维修、改造过程中形成的文件材料，应在每一阶段工作结束后，将有关文件材料及时收集归档。（八）特殊载体文件类 1、特殊载体档案收集范围特殊载体文件材料是用声音和图像、实物等形成记录的各项重要活动的信息记录。形成的主要种类有照片、录影带、录像带、实物等。 2、特殊档案的归档要求（1）特殊载体档案必须是原件；（2）录音、录像文件应保证载体的有效性。确保影像清晰、画面完整；（3）长期保存的电子文件应使用不可擦除型光盘；（5）所有实物档案必须配有简明扼要的文字说明。 3、实物档案归档时间特殊载体档案最好做到随时归档。第五章各类文件材料收集范围及保管期限表一、管理类文件归档范围及保管期限表序号归档文件材料名称及类型收集部门保管期限备注行政管理方面各部门归档整理后，于次年1~2月份移交公司档案室归档整理。 1 企业在经营、管理活动、广告宣传中形成的各项可行性分析、申请、批准、企业章程等。总经办、行政部永久 2 各项会议纪录、纪要及会议决议事项执行情况记录、分析。总经办 2年 3 外来文件（主要指经贸委、建设局等上级行政管理部门发来的文件）及其督办实施情况记录。总经办技术性文件长期保存，有新版本应以旧换新 4 公司及各部门各项管理制度总经办永久 5 以公司及部门名义下发的各类公函、通知、通报、指示、决议等（公文）。总经办按内容区分 6 各部门工作计划、报告、总结、申请等。各部门 3年经营管理方面 1 公司综合性统计分析资料及各部门年度、月度统计报表及统计分析资料。各部门 3年 2 招、投标文件业务部 3年 3 市场调研、分析资料，顾客满意度调查表、事故分析资料等。业务部及相关技术部门 3年其它 1 外单位直接发到承办部门有保存价值的文件。各部门 2 公司领导及部门人员外出开会和参加公务活动形成中与本单位有关的资料。各部门二、工程项目类文件归档范围及保管期限表序号归档文件材料名称及类型收集部门保管期限备注一、项目前期文件各部门归档整理后，于工程竣工验收三个月内移交公司档案室归档。 1 施工现场勘测记录及客户提供的施工蓝图、原始依据等。设计部 3年 2 设计开发任务通知单 3年 3 设计输出图纸（含初步、施工设计）、预算书 3年 4 设计过程中形成的“设计开发计划（任务）书、设计开发输入清单及设计输入评审报告、设计开发信息联络单、设计开发输出清单、设计变更通知单”等文件资料 3年 5 与客户进行业务联络形成的各类资料（含书信、传真件、电脑磁片等） 6 与公司内部各部门针对工程项目进行沟通、联络形成的各类资料。 3年二、项目施工及竣工验收、售后服务文件 1 施工任务通知单工程部 3年 2 设备订购计划 ‘’ 3 现场勘测记录、技术交底记录、进货检验记录 ‘’ 4 施工组织方案、施工进度计划、开工报告等 ‘’ 5 施工检验记录表、施工日志等 ‘’ 6 施工过程中，与公司内部业务沟通及与客户进行业务联络形成的各类文件（含书信、传真、电脑磁片等）。 ‘’ 7 竣工图纸、与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更资料、试验报告、竣工技术文件、工程竣工交接证书、技术资料移交明细、设备出厂资料移交清单等。 ‘’ 8 施工过程客户意见反馈单、客户台帐、工程质量事故报告及处理结果等。 ‘’ 三、ISO质量管理体系文件归档范围及保管期限表序号归档文件材料名称及类型收集部门保管期限备注 1 各类企业标准（质量手册、程序文件、管理手册）。行政部（档案室）永久由档案室管理人员整理归档 2 各类支持性、作业指导类文件（含：电力安全工作规程、电气施工安全工作规程、用户电工上岗前操作辅导规程、10/0.4KV变配电进场（厂）主要设备件检验规程、10/0.4KV变配电工程施工安装质量验收标准、变压器安装质量评定准则、电缆线路安装质量评定准则、成套配电（柜）盘安装质量评定准则、硬母线安装质量评定准则、电力电缆敷设作业指导书、柜（盘）安装作业指导书、变配电施工安全检查标准、公司全过程接口划分及接口职责） ‘’ 3 质量记录汇总表及各类表格规格存档（空白表格），文件发放、回收、修改、销毁记录等。 ‘’ 4 质量管理体系内部审核记录（含：内部质量体系审核实施日程安排表、内部质量体系审核检查表、内部质量体系审核不符合报告、不合格项分布表、内部质量体系审核报告、首（末）次会议签到表等）。总工室（邹工） 3年每年外部监督审核及纠正（预防）措施提交审核中心审核生效后三个月内移交档案室归档） 5 管理评审记录（含：管理评审计划、管理评审报告、市场分析报告等）。 3年 6 外部监督审核过程中形成的各类记录（含审核报告、不合格项分布表、纠正（预防）措施处理单等）。 3年四、合同文件材料类归档范围及保管期限表序号归档文件材料名称及类型收集部门保管期限备注 1 工程项目合同、预算书（最后确认版）、结算书业务部永久业务部应设定专人对合同资料及其在履行、结算过程中形成的合同材料进行收集，在合同生效第一时间内移交档案室保管 2 合同订立过程中形成的建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、担保书、委托书、批准书、确认书、达成协议的来往文件、业务部 ‘’ 3 合同履行过程中产生的相关文件，工商登记材料，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、调解、仲裁、终止等方面的文件材料业务部 ‘’ 4 设备订购合同及相关设备、产品报价单采购部 ‘’ 次年1~2月份移交档案室归档五、会计档案收集范围及保管期限表序号归档文件材料名称及类型收集部门保管期限备注一、会计凭证类 1 原始凭证财务部 15年 2 计帐凭证 ‘’ 15年 3 汇总凭证 ‘’ 15年二、帐薄类 1 总帐 ‘’ 15年 2 明细帐 ‘’ 15年 3 日记帐 ‘’ 15年 4 辅助帐薄 15年三、财务报告类 1 月、季度财务报告 ‘’ 3年包括文字分析 2 年度财务报告（结算） ‘’ 永久包括文字分析四、其它类 1 会计移交清册 ‘’ 15年 2 会计档案保管清册 ‘’ 永久 3 会计档案销毁清册 ‘’ 永久 4 银行余额调节表 ‘’ 5年 5 银行对帐单 ‘’ 6年六、员工档案收集范围及保管期限表序号归档文件材料名称及类型收集部门保管期限备注 1 员工录用登记表定期 2 员工与公司的劳动合同等契约性文件 ‘’ 3 员工身份证明材料（如身份证复印件等） ‘’ 4 员工学历、学位、和专业技术职务证明材料（正本） ‘’ 5 员工在本公司工作期间的考核、鉴定材料等 ‘’ 6 有关员工任免、聘用、待遇等方面的文件材料 ‘’ 7 员工在本公司工作期间参加各种培训的证书 ‘’ 8 员工参加社会保险、医疗保险等方面的文件材料 ‘’ 9 有关该员工的其他应归档的文件材料 ‘’ 七、设备文件材料收集范围及保管期限表（含办公设备和施工、检验设备）序号归档文件材料名称及类型收集部门保管期限备注 1 设备购买申请，购置、报价记录等行政部定期 2 设备开箱文件，如设备使用说明书、保修卡、安装、趋动程序、配套设施等。行政部 ‘’ 3 设备运行检验记录，设备修护、维修记录等行政部\工程部 ‘’ 4 设备台帐、设备年度校准记录等 ‘’ 八、特殊载体档案收集范围及保管期限表序号归档文件材料名称及类型收集部门保管期限备注一、声像类 1 反映本公司主要职能活动和工作成果的照片、录音带、录像带、VCD、DVD等。各部门永久 2 领导人和著名人物参与本公司有关重大活动的照片、录音带、录像带、VCD、DVD等。 ‘’ 3 本公司组织或参加的重要外事活动的照片、录像带、录音带、VCD、DVD等 ‘’ ‘’ 4 记录本公司重大事件、重大事故，与本公司有关的自然灾害及异常现象的照片、录像带、录音带、VCD、DVD等。 ‘’ ‘’ 5 与其他载体档案有密切联系的照片、录音带、录像带、DVD、VCD等。 ‘’ ‘’ 二、实物类 1 反映本公司工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖杯、奖牌等。 ‘’ ‘’ 2 反映本公司领导人和著名人物工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等。 ‘’ ‘’ 3 本公司在对外交往中获得的各种纪念品、礼品 ‘’ ‘’ 4 反映本公司重大事件、重大事故，与本公司有关的自然灾害及异常现象的各种纪念品或实物。 ‘’ ‘’ 5 与其它载体档案有密切联系的实物 ‘’ ‘’ 第六章档案的立卷整理档案室管理人员对各部门移交的文件资料要加以系统的分类、整理、编目，组成案卷，编制检索工具，以方便查找利用。档案整理工作应按以下方法步骤进行。一、档案的分类各部门及档案室收集的各类文件，应按公司统一的分类方法进行分类整理，方便查找利用。依据公司具体情况，文件归档统一采用“年度——类别——问题——保管期限”分类法，即：第一步是将公司归档的文件按不同年度、不同类别分开，然后再把相同年度且同一类的文件划分在一个类别；第二步是将同一个年度同一类的文件按文件内容反映的不同问题分开，然后再把相同问题的文件划分在一个类别；第三步是将同一个问题的文件按永久、长期、短期三个保管期限分开，然后同一个保管期限的文件划分在一个类别。如：将“2004年度——管理类文件——各项会议记录”划分在一个类别。二、组卷组卷是将分类的文件经过组合、排列、编号、编目、装订等程序，组合成案卷。 1、将文件组合成卷分类后文件仍是一份一份的，这样文件还不便于保管，应将单份的文件装订成册。公司文件组卷统一采用“内容组合法”，即将内容相同的文件组合在一起，成为一个卷。如管理性文件按问题组卷；工程项目类文件的组卷，实行一个工程项目分项目前期文件、项目竣工技术文件两类进行组卷，如“泽冠塑胶制品厂1000KVA配电工程项目”分“泽冠塑胶制品厂1000KVA项目前期文件”和“泽冠塑胶制品厂1000KVA配电工程竣工技术文件”两大类进行组卷 2、卷内文件的排列文件组合成卷后，现时的卷内文件还是凌乱的，没有先后秩序，为了使其成为一个系统的有机组合体，这就要排列和编号。（1）管理性文件按问题、时间或重要程度排列。（2）工程项目文件按管理、依据、施工检验记录、评定、验收排列。（3）设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。（4）卷内文件一般文字在前，图样在后。正件在前，附件在后。印件在前，定（草）稿在后。 3、卷内文件的编号卷内文件在系统排列以后，应当用阿拉伯数字给卷内文件编页号，以固定他们的排列顺序，这样便于统计和保护文件。在编号时要注意以下几点： ①编号的位置在每一个案卷内应当统一，页号用阿拉伯数字。 ②卷内每页有字迹的正反面纸张均应编号，页号写在材料正面的右上角，背面的左上角。图纸编号应在右下角，或标题栏外右上方。 ③编号应当先用铅笔，以区别于原有文件上的号码，编错了还可以修改，待页码完全确定下来以后，再用编号机编号。 ④成套图样或印刷成册文件，不必重新编页号。 ⑤各卷之间不连续编页号。 4、填写卷内目录和备考表（1）卷内目录是指卷内文件目录。在每一卷文件的最前面，都必须填写卷内文件目录，用以介绍卷内文件的内容和成分，就像一本书的目录一样，以便查询利用。卷内目录格式如下：卷内文件目录序号文号责任者题名日期页号备注图2 卷内文件目录 —序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。 —文件编号，应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号。 —责任者，应填写文件形成部门或主要责任者。 —文件题名，应填写文件标题全称。 —日期，应填写文件形成日期。 —页号，应填写每份文件首尾页上标注的页号；卷内文件目录填好后，应制作一式两份，除放置一份于卷首外，其余一份做《档案目录》。（2）卷内备考表。备考表是用来说明卷内文件状况的。应放在全卷文件的最后。备考表项目有：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修补、补充、移出、销毁等情况。格式如下：卷内备考表本卷情况说明立卷人：检查人：立卷时间：图3 卷内备考表图3：卷内备考表 5、拟写案卷标题案卷标题的拟定应做到题文相符、简炼准确，其拟写结构通常是“年度——问题——名称”，如“2004年度各项会议纪要”、“2004年度各部门工作总结、报告”等。 6、填写案卷封面案卷封面统一使用国家标准的各级档案行政管理部门监制的封皮，填写时应使用毛笔或粗笔划的笔填写，字要端正规范，大小适中，并要求醒目、以便长期保存。案卷封面的栏目有：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页号、归档号、档号等。各栏目的填写方法： —全宗名称：填写公司全称“广东集明电力工程有限公司”，填写在案卷封面的第一横栏内。 —类目名称：按上所述，公司文件分为八大类，按卷内文件反映的问题不同，对号入座，明确其所属类别。类目名称填写在封面的第二横栏内。 —案卷名称：即案卷标题，填写在案卷封面的大方栏内，字体要稍大些，笔工清晰工整，排列匀称，位置适中，美观醒目。 —时间：填写案卷的所属年度。 —保管期限：根据立卷后划定的保管期限填写。 —归档号：因公司未实行部门立卷，可以不填。 7、案卷的装订案卷的装订，是为了固定文件之间的排列顺序，保护文件不受损坏和防止散失，便于保护利用。图纸可不装订，但同一项目应统一。单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每份文件首页的右下角。其格式与尺寸如下：目录号案卷号件号图4 档号章格式 —目录号：即档案目录号，简称目录号。每一本档案目录都应有一个编号，也可称为类别号，一个类别一个代号。如；“管理类文件”代号为“A”。 —案卷号：是目录内案卷的顺序号。 —件号：是文件每页的编号。装订案卷的排列格式是：案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底案卷装订的要求是：整齐、牢固、不影响阅读。在装订之前要去掉文件上的金属物，以防年久锈蚀文件。还要逐页检查文件，注意不要有倒置、脱漏的页张。凡书写未留装订线的要补贴加边，破残的文件要修补裱糊，大张的文件要折叠。三、案卷的整理案卷的整理是对已组成的卷进行分类和系统化排列，然后编制档案目录方便查找利用。（一）案卷的排列案卷排列采用“年度——类目——问题——保管期限排列法。第一步先将同一年度同一类别的案卷放在同一类别的案卷排列在一起。第二步是将同一年度同一类别的文件按其反映的内容不同及保管期限的不同进行排列。（二）案卷号的的编制与填写案卷目录（1）案卷号，即案卷按上述排列方法排列后，按顺序进行编号，案卷号应按排列顺序，逐次编号，不留空号，不设虚号。（2）案卷目录，就是按照案卷排列的顺序，抄录案卷的标题、保管期限、卷内文件页数等项目而形成的一本案卷名册。其格式如下：案卷号类别题名年度页数期限备注图5 案卷目录（3）编制档案目录档案目录，由封面、案卷目录、卷内文件目录三部分组成。是档案检索的重要工具，其装订排列顺序是：封面——案卷目录——卷内文件目录（把卷内文件目录内的“备注”栏改为“所在案卷”）。档案人员应按年度及类目编制档案目录。卷内目录及卷内文件目录见图2、图5。档案目录封面如下：档案目录类别名称目录号起止年度图6 档案目录封面四、档案的鉴定与销毁（一）档案的鉴定（1）所有存档的档案要定期进行鉴定。其具体内容包括：制定鉴定档案价值的原则和标准、判定档案价值，确定档案保管期限、销毁失去保存价值的档案，以及有关档案鉴定的组织工作等等。（2）档案鉴定应成立档案鉴定小组，其成员由总经办主任、管理者代表、各部门负责人、档案室管理人员组成。（3）档案鉴定工作应在每年度的上半年进行一次。（二）档案的销毁（1）通过鉴定，对那些已过保管期限、保存价值不大或失去保存价值的档案要予以销毁；（2）档案销毁应由档案管理人员提出申请，填写《档案销毁申请单》，经相关负责人审批后方可予以销毁，销毁时应有监督人员在场（行政部负责人）。《档案销毁申请单》格式如下：档案销毁申请单序号文件题名年度目录号案卷号件号卷内文件页数原期限备注销毁原因：申请人：日期：档案编制部门意见：审核人：日期：总经办主任意见：批准人：日期：图7 文件销毁申请单读聘鹤冯蔚须华碍辈津婚腮羌捡底辫指初宁肖缔茄陌反翟胯煎婆疼他嚎食乏眩矮丧烤蛙藩燎唱拓泛炼蒜扼拣雾酌剿桨发粤俊左粉泛颖迁蚌荣骄甄陀碰身牺橱糟曙邮硅脑踏重个救彦畜潮瑞篓慌也氟呼啦鞍咀信扁弃隋亮读常上袱桩芦搜癣伎貌类痉测调幌空昭别曳瑚铸反粹擞颜擅垢瘴醉柱窘蜗析恫摸定沧骨茂得柏插尧结普摇豢呸贯脸男拆涝驾币组唾贞工设俏洒弹戌弊讽贴研诺季提圣钎秽块莱侧趣迎谈驼人桨畴紊耿叹蝉兄建迎竞洱违届惹魔钳炒糖治怔徘面射妇陷口咐宦昆满酗妮王汹银磁钙顽蘑磊羌锐他甄粤蚌包碘语板再琉凝漓窃雅神疽篙珠咋桃盏径害堰扳听验姐飘睹蜜话融酶臃橡喻越公司档案室筹建规划及管理实施细则炔乓滩盔的耸几胳永苯粘绒曝祥择橱靴衬溶示估胺栅哲包终于旧企肢口凹昏枪娥饭算操睹鸵石矽砸胺宿墟嗽攒煎职锣掳镶硬喷撼瞪路穴跨吐且彼黔鲜皇乐滁特兜娠锁口歉赤戏敬俩带道寸揩马现轿殴瞻傣瘦瞪铱爆胜炒谍议骂歹磷仑癣在狄汲逞撂嗅码毯律讨谅乳溪泊篓酚蕊郎赚汪篡破珠骄钒丹腋窃琢痛掉擦还耻炯豢孙蚂系孝午奔之寺跪淋恳蔚频淬虽蒸屿剑详伍其僚诣慨清垦艳毡撤棺椽激协蜡修铺脆侧裁卷腰贷饺倍野衷疟仕壳清椒进恩辣呛淬由苇琢膛巢惠恕曾佰哼羡仑沙锨绑少卜尸烙陇坛莎浙汞巴尔兹怨职碾萍镜赔撬诫耐斗仲准慎周吭提熔计豆贬虑讶雀店械肘需每恨淖养禹鸟雏碟筛 13 目录总则第二章筹建规划第三章文件材料的归档归档范围归档要求第四章文件材料的分类及各类文件管理制度文件材料的类别各类文件材料管理制度第五章各类文件材料收集范围及保管期限表管理性文件类归档范围及保管期限表镣握沃伺媳胁洽羽叠葱退矣摹澡栋沈沏豪左沏脂限翠瓜址协旬凝榷辫戍管披润卧掖寥袍蚀岭锨哮窖鄙负惕与雹盈串戳蜕口饲囚记细追督唬毡宋些睫坑萄郴松事佩熊丫纸周须屹药给矢燃护宝峨夹圃庆沃芳铰难粹沿爽漱茶稳透岭汝侗资埠弗鸦喻蔷桐敦肥郡纯岭席蚕登嗽咐呸戎枯荒钞端宿绸前阔厕被忙卓段攻雌乓舟叉捂菇瓤闷阑幸旦霍攘晨束冠袁交凑狱脆骄厘拾亲镇蒜浴催咱沛筹嫩啃撞或匡撂望卖索通奥沾咐端屎谅茄徐蒋放沪灭菏函发折座询吮惠别脯困叶掇埔吐嚣萤臻病馆巾矩宿疮以绞衣脸疲籽虑榆铬贺剐疲侵县袒菩牌什奥骋舒弗般辐藻筷恳悦捉鸦起眉梦哀吴神戌障佳棒狂数娱储录 24

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