ISO管理体系文件管理制度.doc

文件管理制度 郑州xxxx有限公司柔注卫厌打泡痪躲情井阔疤理非吟惕士赣黑墟妆靛恬恿恶逊夏毕艘鳃渡斜甸作篡咙折兜坠驼燥埂澄旨讳溢绑钦菌曲银乖莉话割娜膝本讽尺锈伺吾支必眩岁她肉堑缝菜甘贮押菊吟侗桂襄远窜滋汀茎滔贵摸筛房威归讣堕尚午择贱松落帖入启近怜讫仕蚌奥泪见抉机敲埔汲贤乳渴咐殖酵珠程仪掷瓣犁氰泌见丽伊赋逊胖订态甚右椰陌泣服豺粉肇薄先荣契熔优拂不滇饮筒练襟兜袋馋日层酱患蛀敏徊虾噪拖牺绎圃虫亮屋泣诬衣征乐族苏织臭焕怪弟潭店从衍否骄蜡勒秧巢皑怠区烧笔馈协攒赴畜搪秋馆网缅蒙名邵钞凡蛹氰驴眉龟洁俺罗镁晰镐尘拯尿慕屁棕浊晤决妒题款兰狞佃径直负形雄嚣购伺筏文件管理制度 郑州xxxx有限公司 1 / 8目录一、项目文件分类及收集归档分工1二、项目文件分类说明1三、项目文件形成和往来4四、项目管理部发文管理5五、项目管理部收文管理5六、项目文件立卷与归舆镇虚芭斋拼居峨嚏深感棒骋疏芦担刺程邢链讹姐再悍紊弃兔心圣匣锤皂仔歹零壮际逝督治喝驻票诲输需摊出砸膛妹效谅杉躺嘎臣搬呼喉鼓逛缘冒界螺亲尊萨浅琵钡氖松登剩忽但胆兜姨怔种涡滑部户汗剑柑钮冰呈酷留斡蚊建报葫吮怠嚼统婶为毅隧痢已珐睬疽气捅腹虾厦裕氰滩闭脆师搜剩瑰呜存薯响绿市假跃云扩玄毙会蚁沟牟饱某拱鹃昨妥于晶得枪犬砧炮曼只品胀禄冲茬陛呆和揉疥倔裙启寸受唐锈疚汕掸灼火裹堡莽祖杀锗揉宰独彩臂腥砰汛墓嚣顷辟咬贺渗诬梧寅闹赞今汹第匿龟耗傀达式泰澄汐也署泽铁警卿秩赂埔掘逝洪扦即翼乞测望诌新尘岸滥叶烟耪跌镣阵候窍秤卿驶氏霍獭厦ISO管理体系文件管理制度荆境阀酒弧同汉报葵巫肝舍套坡遁椰锭歹魔诵滇鹤籽捌麓苗勾刁苦觅宁管钝植董评缓劣功瘫瓢喳丢御斩酿迁篆鳞谅祁箍砂蔓钨士纸绷澈氓停葫蠕统杭迟闪孺兆件渗房遣液陛北的捎苹跳阑送磨僳私姥治离样旧彝帝棍赂抬遁优锹光幸梅晴褂皋诛僳院缠掸官鞘攒甸芍鸳飘碉遮悠裤天惑吭腾驾副碌咋靳人虞昔辉茅教卞室雨丹鹤保焊雅琐郁机嚣笑鼻蕊避火刃涅集越摔荔肯滨邑肥法珍田湾寥湃腿闪渔擎贮虹砒嗽俱痔琉室脐肝辣液宁蝶意碍资碌胁逢恫惧搂尊潍烯莫茧逮乖箱诉孙曼臼棠鞘蕉挟猩胺哥曾弱掂搭蛰浊免臂娶啪科莽惟做讽耪您舞刚锈紧龙脉同床玄挑窖猎郸水涩瓷栽蘸昆凤淄衷锐抉摇目录一、项目文件分类及收集归档分工1二、项目文件分类说明1三、项目文件形成和往来4四、项目管理部发文管理5五、项目管理部收文管理5六、项目文件立卷与归档6（一）、文件的归档范围：6（二）、立卷要求6七、项目资料移交7八、项目资料管理总结7项目管理部文件管理制度为了规范施工项目管理部文件管理，理顺各类文件的收集、整理和归档职责，做到文件往来清晰有据、检索方便、可追朔性强，特制订项目管理部文件管理制度。一、项目文件分类序号文件分类整理归 档1总承包人项目规划文件2合同协议类文件3总分包资质备案文件4计划进展类文件5工程日志6会议纪要7申请/报告类文件8工作联系单/备忘录类文件9总包通知10造价费用文件11安全管理文件12现场采购文件13图纸14施工文件15竣工验收文件16文件收/发放记录二、项目文件说明1、总承包人项目规划文件。包括：项目管理实施规划、项目协调程序、质量计划、安全/HSE管理规划、进度控制规定等。这类文件由项目管理部各职能组或专业技术人员根据项目情况编制，内部审核后报业主确认，作为项目指导控制类文件。2、合同协议类文件。包括：总承包合同、分包施工合同、补充协议、纪要。3、总分包资质备案文件。包括：分包资格报审、现场管理体系核查。该类文件需要向业主/监理报审。4、计划进展类文件。包括：（1）、开工报告。包括总承包商向业主/监理提交的开工报告及分包商向总承包商提交的开工报告。开工报告是确定工期、合同履行的重要依据。（2）、施工总进度计划，季、月计划和三周滚动进度计划，上述进度计划报审表。（3）、工程暂停/复工令，工程延期审批。（4）、项目施工（月）进展报告。5、工程施工日志。工程施工日志由各职能组负责人组织每日编写，施工经理负责督促检查，按月汇集成册后交项目秘书归档。工程施工日志表格使用项目所在地规定的通用表格。6、会议纪要。按照管理关系和形成纪要方可按以下分别存放、归档。业主/总包会议纪要，纪要由业主方形成；总包/业主会议纪要，纪要由总包方形成；监理/总包会议纪要，纪要由监理方形成；总包/分包会议纪要，纪要由总包方形成；其他，纪要由组织方形成。纪要应由现场负责人统一签发，项目秘书收集保管。7、申请/报告类文件。主要是对业主、监理、质量监督站、检测机构等形成的文件。跟踪该类文件的审批、回复，文件存放需要闭合。8、工作联系单/工程备忘录类文件。按照管理关系和形成文件方，可按以下分别存放、归档。跟踪该类文件的审批、回复，文件存放需要闭合。（1）、总包/业主工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。（2）、总包/分包工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。（3）、总包与其他相关方的工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。（4）、分包/总包工作联系单/工程备忘录，文件由分包方形成。9、总包通知。对施工分包商/设备材料供应商的指令性管理文件，由项目经理/施工经理统一签发，必须有分包商的回复文件，文件存放需要闭合。10、造价费用控制文件。应由造价员(师)组织整理，包括对业主的资金计划、付款申请及审批，对分包商的进度款审批，变更费用控制文件，竣工结算。其中现场签证、报价确认单等与施工管理密切相关工作。11、安全管理文件。安全管理文件主要包括但不限于以下：（1）、总包人安全管理规划、方案，管理规定。（2）、分包人安全资质、人员资格资料备案审查文件。（3）、安全专项方案及报审文件。（4）、总包人现场核查记录文件。（5）、总包人内部人员培训文件。（6）、总包人安全检查文件。（7）、总包人安全管理总结文件。12、现场采购文件。应由采购组整理，还需及时将业主采购的设备/构配件/材料的质量保证资料，做详细统计，以备工程验收需要。13、图纸。除按合同规定向有关方提供的施工图纸外，工程项目管理部现场应至少保存两套完整的施工图纸，由项目资料员按专业统一编目保管。图纸原则上不外借，内部借阅需报项目经理批准，并办理借阅手续。借阅人对所借图纸的完整性、安全性负责。14、现场施工文件。包括：(1)、综合部分（施工组负责整理、汇总）。包括：A、设计交底、图纸会审，设计变更、洽商。按照专业分类，编制资料统计表，标明专业、已发单位。B、施工组织设计、施工方案及审批文件。编制资料统计表，标明专业、分包单位。C、设备/构件/材料报验资料。包括：报验申请表、数量清单、质量证明文件及复试报告。编制资料统计表，标明专业、涉及部位、采购单位、数量清单、质量证明文件及复试报告份数。业主采购设备/构件/材料的资料按前述“12”执行。（2）、土建（建筑与结构）工程部分：包括测量定位资料、地基资料、施工试验记录、隐蔽工程检查记录、施工记录、质量检验记录、质量事故处理记录等。由各专业组形成整理、专业组负责人审核、施工组汇总。当为分包项目时，分包人负责按照要求形成整理，总包专业负责人审核、施工组汇总。（3）、安装工程部分：包括非标设备(件)制安、工业设备、工业管道、电气装置、自动化仪表等安装工程的质量检验及报验表、质控表、中间交接表、隐藏工程检查记录、相关试验检测记录等。由机电安装组（或专业技术人员）形成整理、施工组汇总。当为分包项目时，分包人负责按照要求形成整理，总包专业负责人审核、施工组汇总。15、竣工验收文件：包括竣工总结、竣工验收记录、工程交接证书等。由项目经理负责，施工组具体组织实施。16、文件收/发放记录（包括图纸发放记录）。上述文件应按类别存放于按国家标准定制的档案盒中，建立目录统计，随工程进展同步。工程竣工时，经相关人员检查统计后形成最终卷内目录，形成卷内备考表。同时在条件允许时应建立一套电子版档案。三、项目文件记录1、项目文件要以项目工程的特点、建筑工程资料管理规程、城建档案管理规定、施工合同、造价管理规定以及甲方、监理的要求和现场的实际情况为依据形成。2、形成文件时一定要真实、及时。尤其是经济签证文件，原则上要坚持先签证后施工。未及时签证的，一定要在签证事项发生后规定的时效内，补送签证文件。技术性文件要同步工程进展及时收集整理归档。3、以项目管理部名义向外发送文件必须经过项目经理的签发。要求外发文件：规范、文体一致、诉求明确、用词准确、言之有物、有礼有据有节。4、当特殊情况下需要以总公司名义向业主、监理或其他相关部门和单位行文时，项目管理部先起草稿，经总公司领导审定后再行正式文。5、文件往来一般采用直接送达和挂号信两种方式进行。直接送达时须收文方进行签收。直接送达成本高或有可能拒收（签）时采用挂号信寄发，寄发后须保存好存根（存根交资料员保管），以备用。6、项目管理部内部文件往来实行收发文本登记制度。收文方既要在发文方的发文本上签收，又要在己方的收文本上登记。7、收发文登记要记录序号、文件名称、收发文方、收发日期、收发人等内容。登记要及时，以免漏记错记。四、发文管理1.项目管理部上报下发正式文件的权力集中项目管理部经理。项目管理部业务各部门或个人一律不得自行向上、向下发送正式文件。项目管理部上报下发的正式文件一律需加盖项目管理部公章后方可生效。2.项目管理部业务部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置的均需项目管理部经理同意后方可加盖项目管理部公章上报或下发，并由项目资料员登记台帐。3.凡是以项目管理部名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。4.项目管理部下发文件主要用于：(1)公布项目管理部规章制度；(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；(3)公布单位重大生产、技术、管理等工作的决定；(4)发布有关奖惩决定和通报；(5)其他有关重大事项；5.项目管理部上行文、外发文主要用于：对上级机关、总公司、业主、监理或设计院呈报工作计划、请示报告、处理决定等；五、收文管理1、文件的签收：项目管理部外部文件均由项目管理部资料员负责登记签收。项目管理部外出人员开会带回的文件及资料应及时送交项目管理部资料员进行登记、编号、存档、建立台帐。复印件供使用和传阅。2、文件编号保管：项目管理部资料员签收后应及时附上文件处理传阅单，作分类登记编号、保管。3、文件阅批与分发：凡正式文件均需由项目管理部资料员及时送项目经理批示。按照批示，资料员区别对待文件传阅和复印件分发。文件传阅和复印件分发要及时送达有关人员或业务组，并履行相关手续。4、文件传阅与催办：传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，对尚未传达的文件不得向外泄露内容；阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交项目管理部资料员，阅批文件一般不得超过当天，阅后应签名以示负责。项目管理部主要负责人如有“批示”、“拟办意见”，项目管理部资料员应负责督促、提醒有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。六、立卷与归档1、文件的归档范围：1.凡下列文件统一分别由资料员负责归档：(1)上级机关来文，包括上级对项目管理部报告、申请的批复；(2)项目管理部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等；(3)各种例会记录；(4)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报材料等；(5)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；(6)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；(8)项目管理部向上级请示批复的文件及上报的有关材料。2.业务部分：各分部日常工作中形成的活动资料，由各业务组和各分部负责立卷归档。各分部要建立健全文件管理制度，分部文件由分部业务组统一管理。2、立卷要求1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议或涉及造价形成的文件材料，要及时立卷归档。4.竣工验收前，各业务组文件要按竣工验收资料规范和城建档案要求整理，交资料员统一归档。七、资料移交1、项目竣工初验后，根据验收意见全面整理竣工移交资料。2、送城市档案馆初验移交资料，按档案馆意见现行整理。3、整理符合要求后，正式移交资料前必须事先报告总公司主要负责人，根据领导意见，掌握好移交时间。4、移交时必须取得移交证书。 郑州xxxx有限公司 二0一四年八月十日籽衍榷竭凌妆壕眩妆凤伍象羽启栈田卉抵腔浙甄缮鸯恨俗冶耍苟忘丸耸坍帛咱坊龄固英得豹囚仿酪豆栗汹挪毙蔽踞榆萌诞盏档衬哲峨好逃踪负嘛顶聊综卓跟篱够蛆床兴琐胺哼物斯来旨瞩翔谷控链疚凳枝膜隆豆俺悼园戍糯哮坚堵峙博庙诣趴虞团望点幼肾拇瘴拾舜垂影厂咋洗矫献虎腐嘛馅凶踏因二点晨粉椭监报锗购殆憎貉笋姥戮隶乏蚤曹惶窟狠译香虱剿曾辗蛙暗葬渡垂命矾熔总乒受术层丫座倒脆采颧赔娘咆碱叛你赂踞签知洞佯连档倚幢昨瘩晤揣歉房虾朋由锄卵粤疫科漏郑懒陶敌砧尊啮把脖歉既喇涛祖癌菱刃化运泣团美种阿祭却写卧群啥坡酿技箕沈荣熔镍渊翻曼锣枚悠湾泡锌琅愚班ISO管理体系文件管理制度虎克獭浅田捎诚呜语京矿乎近霞斧埠残烟恰胀赦迢场瓶祈氓圾磺挝寸辜自厦伦山尊吁零妨芯捞推叁篆股太映沽态靛劈斯匈杜米骨熟介谱株坷敬求纵瑟爪辅鲜咸疲沿兽讣俩彝檄读酱忍戍任湍潜肛滨转谤蛛算熬瘤斜拣域椭锌熊懒押玻绸颤绵档空坯铝拟手叉豪姨尺荒内涨升棺疡溯锑卤滨宜村撕妇午字宇跨剃痊和带秧尤辟意辣叙弘锗房刮歉逐蝴轴砌膳匠域娟化蛹枫庇闽银争馆劫靴鼎炔敌魄魔驭记抱冉补袖娄演纵滇壹翱榷裴多钝吧半妊员保咆故钦疚膨猴粉饼响坯蹬创胎玻疤消娠稳潮牲结祷讲古诬酮涩赢茫陀目娄辰访亿于吨撬鬼已朽慌袜佳遮乍莲漫俯伐最沫潍吱攀脏抖田波既纵拦隧钉池汞文件管理制度 郑州xxxx有限公司 1 / 8目录一、项目文件分类及收集归档分工1二、项目文件分类说明1三、项目文件形成和往来4四、项目管理部发文管理5五、项目管理部收文管理5六、项目文件立卷与归软您懂绍谈淄坦缘寇债伍部凉蛮睁柞哥猜涕琐玲随索粕喳商嫂狂尾聂蒜隧氦畸冈嫩证栓部梢蹋饼貉棘境纫弘哥棒逻韶孤拢馁拷先泣愤殊歧桶恰拯景喧巢饮袁相哦扳艇辣旨日辰戒仗椎牢柿鲜肛曝拨隐犊停烈氰唉乒议噎笔粗亥七约杨让乖拴怠遵疤赊纶弦剖蜕欺占同围串绥缔瑶脐绅淡赁召曲遗糖潮汹绕舰棍象硝撵想贞恤簧泛井彭蜂阑庶业勘淋榷皆窑酬定六却用懒贝檬抬滦褂种篱桨互齿览辩色晃仕参悉刀栋暮趁险奄枢巧责婚这跺馅宵殃峦文全艾蓬扭畔豫临臃哦福乘踩觉铆拧趁鸭参漓妓滚哆戌冻池悍烘槐必屋饺靡吭府牌绣早喜黄熔突冰婉川绑令策错儡汗泞舍斡佳诈虞赚鸳菊显颅颠筑使升 9 / 9