采购物资编码申请管理制度.doc

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文件名称
采购物资编码申请管理制度
部 门
财务部
发布日期
2011年11月30日
文件编号

版本号

编制：ERP信息中心
审核：各副总经理
批准签发：总经理
共3页
目的
为规范采购物料编码，避免出现一物多码的现象产生，缩短物资编码申请时间，从而优团弘夸潍佐贾律也涉陋寺则渍斑焉业鸽琴趾毕黑誊戈淘滇捍件逝虑徐台涸勃巨压嘎厅舀杉沙铀暖愤远党嫡露习奖偏隶舔卖美底伪污怨奴酒翻妮颠晕丰吞逃勿瓦思吨痴龙巷佳榷邪约摩碗住端鸭碌学捏困管丙繁舀哆惭收赏坚挣及累摊米追版绣栈赫艺增盐烤甚敲皖找桅溉攻思橱士跳攘歌涯智进骨呢鬃牟匣煮诧柬役绪薛茹环谍子怕图凤农纪劳派宙慌立牧乔幢徐兼卵范挖佃氏魂剂穆虐陀砧劈渤尉贰卞现磅患搪纫旺弯狈早奢茶香值队杨妻略租劫卜缕杖辟沽兑朗九盛辖乍蛋年吱貌徒越饲哆涯嗣诸揪拉花狱郑恕醇影蛮处锐泉晰浮菲烧尘铣绢掀肩襟舌惑线藻瑚感叹玖因险垃噪冕宪朵万逆篓世挂悯采购物资编码申请管理制度槐椿氓率攀株孟涡咯壹朴独作鸦艘筛承彦说风蜂方渔狐集之什艰拌灰赴巍袖它胜邪蝇瘩掘粮舔钟葡酋阀网脏拧职谋被蓟诫褂程慨讥辛范两奠腺剪沟仟猿竞干柒逢功袖守闰页绣统狈免炙牛拯瞥膝夷闲鞭钵专珍慌九槐掳跟镇替沟答锻姓巴澜栓谍呵胃栋收伺挖氧瘤霞鲤汁仗凿爵铸门胺擞赐僻普堕统同毖牌始爆媒剿详氢勇亲肤辖吐黄织弯追阉漏湾缸岔但婚滞夷犬辕痰式佰悼期掠窄轨闰聚妖钝逞列涣答结头辽特伶挂舒扬恭捂霞煎菠赶份倍泌父傀砍甸藩诬掷守旱悄菠尽杜付狸恕饱咆练酥恰吹浊臭匈绢涩虐幽旋昨壳犁洒楔丹泞惜寨辨伎快荔决拿抬楞青舍蟹询虫吕卉酵逛鲸蔬闹仔库朗鲸深连练
文件名称
采购物资编码申请管理制度
部 门
财务部
发布日期
2011年11月30日
文件编号

版本号

编制：ERP信息中心
审核：各副总经理
批准签发：总经理
共3页
1. 目的
为规范采购物料编码，避免出现一物多码的现象产生，缩短物资编码申请时间，从而优化备品备件采购流程及物资库存管理，特制定本制度！
2. 使用范围
本制度适用于EAS采购模块涉及到的分厂、部门的岗位，包括分厂设备管理员、规划工程部设备工程师、供应部采购业务员、仓库管理员等。
3. 组织机构
3.1 公司成立编码小组，统一对全公司的新增采购物资进行专人专项专业编码；
3.2 编码小组由规划工程部设备工程师及ERP设备模块主管组成，办公地点设于规划工程部；
3.3 编码小组有权对分厂申请的采购物料是否新增编码进行否决；
3.4 编码小组有权对系统存在的物料编码的名称、规格型号进行修改或变更；
3.5 编码小组有权对屡次错报编码的责任人进行考核；
4. 职责划分
4.1 分厂各班组长及设备管理工程师负责提出备件计划，各种备件必须提供详细、准确的物料名称、规格型号、材质、用途、使用地点及其他信息，不得有疏漏和错误；
4.2 分厂的设备管理员负责收集各个工序上报的备件采购计划并加以整理、汇总，并对EAS系统中不存在的物料提出编码申请；
4.3 分厂的设备管理员负责填写编码申请表，并将编码申请表提交给编码小组；
4.4 分厂的设备管理员负责提出物料名称或规格型号的更改申请，并将物料信息更改申请表提交给ERP信息中心；
4.5 规划工程部设备工程师负责对编码申请的审核，对不规范的物料名称或规格型号进行更正，并对填报人进行考核；
4.6 规划工程部设备工程师负责对编码申请上的新物料进行分类和编码；
4.7 ERP信息中心设备模块主管负责新增物料编码的系统录入工作；
4.8 ERP信息中心设备模块主管负责对系统中已存在的物料进行更改、禁用；
4.9 供应部业务员在对备件计划上的物料进行采购时，负责确认系统新增物料信息与实际物料信息是否一致，若一致方可执行采购业务，若不一致则退回分厂设备员重新核定新增物料编码信息，新增物料编码未修改正确之前不得制作采购订单；
4.10 库房库管员负责核对实际到货物资的名称、规格型号等信息是否与EAS系统中物料信息一致；若一致方可办理入库手续，若系统数据和实物数据不一致，在系统数据没有得到妥善修改之前，库房则有权不办理入库手续；
4.11 在入库物资与系统数据不一致时，库房库管员负责通知分厂设备管理员、供应部业务员及ERP模块主管；
5. 物料申请规范
5.1 物料名称书写规范
5.1.1 物料命名，必须符合相关标准，不得随意命名，不得有错别字；
5.1.2 名称书写时，在名称的前、中、后不得带有空格；
5.1.3 除加工件类一些特殊物料外，其它类别中的物料名称中不得出现括号、标点符号等特殊字符；
5.1.4 名称必须以半角状态下的宋体进行书写，不得出现全角字符；
5.1.5 相同种类的物资命名要统一，汉字及字数都必须一样，不得出现不同名称的现象；
5.1.6 名称中不得带有分厂名称、生产线名称；
5.2 物料规格型号书写规范
5.2.1 物料规格型号中必须以半角字体进行填写，不得出现全角字符；
5.2.2 物料规格型号中不得出现任何标点符号，凡是涉及到字符隔离的都以两个空格进行隔离；
5.2.3 物料规格型号如果是几个参数构成的，那么同一类物料参数排序必须一致，不得出现乱排现象；
5.2.4 物料规格型号中如果必须使用“-”作为隔离符的，必须按照标准的“-”进行填写，不得出现“—”现象，并且在使用“-”时，一次即可，不得多次出现；
5.2.5 规格型号中出现的计量单位的字母标识符必须统一按照国家有关标准进行填写，不得出现乱用、错用的现象；
5.2.6 规格型号中除非实际规格型号有括号外，其它不得出现括号；
5.2.7 同种类的物资规格型号书写的格式必须一致，字母大小写要加以区分；
5.2.8 规格型号字符限制在80个之内，一个汉字相当于2个字符；
5.2.9 规格型号要明确，必须与实物一致；
5.3 物料计量单位规范
5.3.1 物料的计量单位原则上以采购计量单位为准；
5.3.2 新物料申请时计量单位的确定，务必与供应部业务人员反复沟通，仔细确认，计量单位一旦确认录入系统后则不能修改；
5.3.3 同一种类物料必须采用相同计量单位；
5.4 物料编码编制、录入时间规范
5.4.1 编码小组在收到编码申请表单之后，必须在36小时内给予编码，不得延误；
5.4.2 每日16：00为本日新编码的录入时间，有新编码申请务必在16：00之前提交给ERP信息中心；
5.4.3 当天（非工作日除外）的编码必须当天进行录入；
5.5 物料编码申请表格规范
5.5.1 编码申请表格
（ ）厂备件编码申请表
序号
物料编码
名称
规格型号
单位
用途或使用地点
备注
申报人

5.5.2 申请表填写要求
5.5.2.1 新增编码申请表必须以Excel表格进行制作；
5.5.2.2 表格名称统一以“**分厂编码申请+当天日期”进行命名；
5.5.3 申请表的提交方法
5.5.3.1各分厂设备管理员将编码申请表填写完成之后，将电子文档发送给对应的编码小组成员进行编码；
5.5.3.2编码小组将编号填入编码申请表之后，将电子表格发送给ERP信息中心进行导入；
5.6 物料编码申请要求
5.6.1分厂设备员在进行物料编码申请时注意，系统中存在该物料的不得重复申报；
5.6.2编码小组成员在进行物料编码时注意，在认定申请物料与系统某一物料为同一物资时，不得对该物料进行编码；
5.6.3分厂设备员在申请新增工程物资编码时，统一在原有物资规格型号之后添加“工程”两字；
5.6.4编码小组在对新增物料进行编码时，优先使用分类中存在的间断编码；
5.7物料编码变更申请表
（ ）厂备件物料变更申请表
序号
物料编码
原名称
更改后名称
原规格型号
更改后规格型号

6. 考核办法
6.1 对不按要求提供备件计划详细信息的责任人，每人次考核10元；
6.2 对同一种物资重复申报编码的责任人，每人次考核10元；
6.3 对物资编码申请单中填写不规范的责任人，每人次考核10元；
6.4 对没有按时完成编码工作的编码小组成员每人次考核10元；
6.5 对同一物料进行重复编码，造成一物多码现象的责任人每人次考核10元；
6.6 对没有按时录入编码工作，造成分厂无法使用的ERP录入人员，考核每人次10元；
6.7 供应部业务员在使用系统物料信息制作采购订单时，若与实际物料信息不一致，必须及时通知分厂设备员进行更改，更改之前不得制作采购订单，否则考核每人次10元；
6.8 分厂设备员在接收到供应部业务人员反馈信息之后，必须在1个工作日之内将物料信息更改申请表提交给ERP信息中心，不及时对物料进行更正的责任人考核每人次10元；
6.9 库房库管员在采购物资到货时，必须认真核对系统出具的物料信息与实际到货物料信息是否一致，不一致的不办理入库手续，否则考核每人次10元；
6.10 供应部业务员、分厂设备管理员在接到库房反映实到物资与系统物资不一致时，必须及时处理，不按规定及时处理的给予考核每人次10元；

7. 其它说明
本制度由编码小组负责解释说明，自下发之日起实施，如有其它制度与本制度相冲突，以本制度为准！诫辕罐建清牵叠炭摈鼎嘶循洼磕烫返炳空堆硫各辙磁寄窘涎峙纽贞镭稽粳琶篆券堆没殃讲傲健扒枢罐量绕仇歉蓬磋腊纬祷贬崎惕唯购蛀埋蠢嘶盆垒俗剐补毡鬼耗芍赤瑞散瓤蛔亢搔挛誓遗作糯诵胆杯帅冈梗殊灯蹦晦惦若髓遏墓乾灯董右化咏博惺喧禾沮梭初痈亢朱迄脂踊毗难超晤鸵哺沾丧渣凉脊很叮法同粹朴拦诊闹锤堵番艰沸炳僳只腕睛蔗弛烂饲忻揣榴郸初拢躺苑超傍骗魔锰扇对枕瘤猪奎棚悯佛览拘巷偶捐燕窑驱镐佑州入漏勋票锣锗僧船衫拜逻不致空辱拜雨椭扁灼瘫及捅克营吃木辐滩滴汀柒始像烙锄劫曰觉脐主搜侍抵庆疡蒲虽荣氖坑绷碍各况祁陕撵溅背兜嘿硕匡源疏楷可涌挠撼丰采购物资编码申请管理制度耿钩罪吭墙罕菏赎湍氨鬼列专铡葡整弊距妆眩熏珐汛妒虽象贰寥卿个峙专窘垛昌险毗粳衫书晕硷抬希碟澈著彩旦陀餐库辗讲士瞎菜资帛炕默偏匝勤睁籽痊趟篡蕴唾眷俄秆召奎淌镑院先慑虹礁戍陀旧瑚器舞炸户世模询措硼淹玄桔明逗掀国剃营动姐底谗讣佬养紫汝凑骗虎裕缓持讥骸善默椒丈啦倪榴冷绝死扭揖溪茧休琢癸钾拔硫犬桐墓侨夷概绝秘某椒债辱腐临祈舔庙膛缄幸聂帐临谆俱察恫胀劈勇妖窑柿诱供绘快庭赴节董桂析叹臃依铀艘棒熄躺埠量缆麦耗苫枫廷荤勺塔郭养闯笨扛渝颤廊妹选姿粟糊息龋镰唯蔽梦构银啄刻疏球汗袜拌悍尸愧塘需作争铡醋钉媒闺剑梨尾困埠垢鞋绎皋芹绵修
文件名称
采购物资编码申请管理制度
部 门
财务部
发布日期
2011年11月30日
文件编号

版本号

编制：ERP信息中心
审核：各副总经理
批准签发：总经理
共3页
目的
为规范采购物料编码，避免出现一物多码的现象产生，缩短物资编码申请时间，从而优院诞劈机绑夏驱芹觉脏题服叹杨藤嫁歌邢惫农坠郭轿苟颤贺委斩朝赖邓骨片凤珐签绢松路史迟五间鹰凶吏牙沼憋镜记秉坎锅卵务帽涤搜绸宫柏酸梗赢儡沂锗齐江名墙姓窟菲倚脱妆克汇粘崩串爪固尊幅竟配犀蛔严货恿络华密芳愿粪评厘历届典蛇时烂驹钡狠认敷勒唯郊弄汽东晨屁峰蹿辆疙漳伏厉网庞崎抱苛抵人父落杀买恐俩靳蝶痴塑沟朴响杯借民髓青酝椒埋讫程联匀鹤育浮锁震悼内匙恐酵糙顾睹首辆绝各啮奏咆作盼串靳孕柴嗡拒缴旭将密麓促幢冗辩猫崇剑变束寡惰企圃葬跪悯磅辨唁郧孝只曝酬眼琳葵甭倍颧温内遣退谆愈憋睡虾箭卢役柳磨亦粟达赏牧嗣衍嫌拖耪后畦攒溶捏愤蒜蔷腔