物业部制度及岗位职责.doc

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谨呈二八年十一月二十五日陕西昌达昌物业物业部制度及岗位职责物业部-总管理处制度及岗位职责1.部门概况。物业管理部是物业部属下之一分部，主要负责之住宅、商场、地库、外围、小区保洁、小区绿化及邮件的处理，协助举办商场推广活动，整个小区事务及接待相关单位对本小区之访查。整个部人员虽少，但负责之事务较为繁重，在整个管理处的日常工作中起较为重要之作用，本部工作表现之好坏直接影响整个小区之声誉起到举足轻重之作用。2. 部门职责简述2.1物业主任2.1.1协助助理物业经理处理日常管理事项；2.1.2领导及监管物业助理之工作；2.1.3带领物业助理处理有关客户之投诉；2.1.4分配工作予物业助理；2.1.5遇有紧急事项，须马上作出注意及适当应变工作；2.1.6非办公时间处理客户之投诉；2.1.7对物业作出总体之巡逻工作；2.1.8与工程部配合有关日常之维修工作2.1.9草拟通告、信件等文件；2.1.10协助住户解决任何管理上之问题。2.2推广主任2.2.1处理商场之推广活动；2.2.2与发展商紧密联系有关商场之推广事宜；2.2.3处理有关节日之装饰及推广；2.2.4计划及推广商场之形象；2.2.5与对外传媒之联系；2.2.6处理客户要求租用灯箱及商场大堂事宜；2.2.7与其他部位协调以确保推广活动顺利进行。2.3联络主任2.3.1处理客户之咨询及投诉；2.3.2与工程部联系及跟进对客户之维修问题；2.3.3处理日常管理事宜。2.4物业助理（一）- 日常管理2.4.1每日巡逻确保清洁及保安事宜一切正常；2.4.2与工程部跟进维修事项；2.4.3接听及处理客户咨询及投诉；2.4.4不断更新客户纪录；2.4.5协助助理物业主任处理日常管理事宜；2.4.6处理交接工作。物业助理（二）- 保洁2.4.7监察日常清洁工作；2.4.8与清洁公司作定期性之巡示确保物业清洁条件良好；2.4.9与有关管理清洁之政府部门联系；2.4.10监管及跟进灭虫工作。3.工作程序3.1收楼程序收楼之业主/租户须配备以下条件：3.1.1能出具由售楼部书面发出之收楼证明书，及有效的身份证正本。如非业主本人收楼，需出具业主签名之委托书方可办理收楼手续。3.1.2计算收楼时所需之费用（详阅收楼表格一），填写收费表格并与业主到财务收费处交款。3.1.3要求业主/租户填妥联络资料登记表（详阅收楼表格二）。3.1.4联同业主/租户到收楼单元验收（详阅收楼表格三）。3.1.5将要收楼之单元门匙如数交给业主，并作签收（详阅收楼表格四）。3.1.6如有收楼单元需要执漏工程，业主/租户可需托管一条门匙于本部，以方便工程人员执漏（详阅收楼表格五）。3.1.7填妥其他相关表格（包括：紧急联络人表格、防火负责人登记表等表格）。3.2文件处理3.2.1将已填妥收楼表格（包括收楼表格二、收楼表格四、收楼证明书）抄送财务部。3.2.2新收楼单元所有收楼文件存档。3.2.3更改各相关状态表，以作记录。3.2.4将需要报维修项目之表格抄送发展商及管理处工程部。3.3二次装修程序3.3.1接受业户提出装修申请，并按规定收取装修按金。3.3.2要求业户购买装修保险；3.3.3填妥有关装修表格资料；3.3.4收取装修图纸，转交工程部审阅；3.3.5待工程部施工许可证批出后，到本部办理装修工人出入证；3.3.6装修完毕后，经业户申请后，由本部联同工程部进行装修验收工作；3.4办理装修工人出入证之程序3.4.1要求到本部办证之负责人出示由工程部批出的施工许可证副本，及办证时所需之工人照片两张、身份证副本（身份证须与申请办证之工人符合身份）。3.4.2填写收款表格，到财务交款，每个出入证规定收取押金人民币 元，工本费人民币 元，共人民币 元/个。3.4.3待上述之两点完成后，即可开始办证，首先将工人资料抄写于装修表格（6）内，及将出入证后面之号码一同抄在表格内。在工人之资料抄妥在出入证上，把相片钉于出入证规定之位置上，用本部规定之专用章盖印，此证方可生效使用。3.4.4将工人之资料存档。3.4.5待装修公司装修完毕后，负责人到本部办理退证手续时，必须出具缴交出入证之发票及相应之出入证数量，若有遗失，按金一律不予以发还。3.4.6在退款时，办理退款人必须填妥库存现金支出单、装修表格16，及发票后要盖上财务专用报锁章，签经办人栏，方可呈予批复。3.4.7将退证后面之号码与旧有记录对照及删掉，然后将退证存放好。3.5工程维修程序3.5.1各同事对日常巡查或接业户报修工程后，必须及时落单，集中放于工作单文件架内；3.5.2物业助理定时将工程单送到B1工程部签收，并将工程单第四联收回分派给相关之同事。接收回工程单后，请妥善保管并在日常工作中加以检查所报修之工程项目，如已完成自行作记录；3.5.3 送工程单之同事每日将工程部完成之单签收，并带回到办公室，分派给相关之同事。对已完成之工程进行复查，确认该工程完成后在工程单上签名并附已收回之工程单第四联钉在一起并交回文员处集中存档；3.5.4如果三天以上未能完成之工程单，物业助理应交予物业主任与工程部维修主管协商跟办。如因某种原因不能完成之工作单，交由物业助理做好存档，由物业主任定期跟进；3.5.5对于工程较大而长时间不能完成之工程单，由本部门拟出备忘录知会工程部经理跟进并由物业助理做好存档。3.5.6物业助理将收集已完成之工程单进行定期存档，以备日后有需要时检查。3.6借匙程序3.6.1内部借用匙程序：1) 锁匙由部门文员保管。2) 本处部门及售楼处向本部借匙时，须填妥借匙记录。3) 由本部物业助理经手借予借匙人。4) 借匙人还匙时，须交回物业助理，由物业助理注销借匙记录。3.6.2如本小区业主或租户借用公众区（洗手间）锁匙程序。1) 要求业户出示有效之证明或委托书。2) 本部物业助理核实有关证件后，并填写收费表格，要求业户交纳人民币 元押金。3) 由物业助理将锁匙借予业户。4) 业户归还匙锁后，将锁匙押金交办理手续退回予业户。3.7保洁项目 电梯玻璃清洗程序3.7.1清洁公司清洁工作严格按所制定之工作表格规定之时间进行，如有变动应提前一天知会本部；3.7.2清洗时，须在工作之客梯口摆放围栏及工作告示牌；3.7.3清洁过程中，必须确保有工作人员在场，避免有不知情人员进入客梯；3.7.4清洗完毕，清洁负责人必须及时通知保安部负责锁好电梯门，在电梯上锁前清洁人员亦必须在场；3.7.5确保保安部锁好电梯后，清洁人员须及时清理工作现场之告示牌及清洁工具。3.8过期信报之处理事宜3.8.1每日由信差将信报及邮件按规定进行投递；3.8.2如信差在投递时，发现投递之单元无人或信箱塞满，信差则将此信报转交保安室之保安员，并留下留言纸，要求业户到保安室领取；3.8.3如业户在限期三日内，仍未到保安室领取其信报及邮件，则由保安部将已过期之信报、邮件，交由公寓楼组同事通知业户有关领取信报、邮件事项；3.8.4如业户之信报存在管理处超过一个月。报纸按废纸处理，信件及其它邮件由信差退回邮局并作好有关记录（信件及邮件在退回邮局时，需作记录并要求邮局签收）。3.9财物损坏处理程序保安员在当值巡查中或接报，如发现本小区内任何财物的损坏（包括自然或人为），都应按下列处理程序作出处理。3.9.1立即通知当值主管到现场拍照及展开保护现场的工作。如发现是人为之损坏则要求当事人立即进行调查处理；3.9.2如损坏物品属人为行为，则由保安当值主管对当事人作出交涉及填写损坏物品确认表。如当事人非本小区之业户，则暂收取人民币 元正作为维修该物（或工程）之费用，日后作出多退少补处理；如属业户，可暂免收人民币 元维修费，但必须签妥损坏物品确认；3.9.3保安主管须立即或事件发生后之第二天把所收款项交予财务部，及将损坏物品确认表交予物业经理审阅；3.9.4物业部人员须配合工程部人员跟进有关维修被损坏之项目。3.10警铃报警之处理程序3.10.1当管理处收到有关警铃报警之信息，本部将即刻追查报警之区域及原因，如查实为误报，即电话向该区域之所有业户作解释；3.10.2接报之同时，即派物业助理到现场察看，了解具体情况并做好维持秩序工作；3.10.3保安部之消防员亦应赶赴现场，协助做好解释及维护工作，并检查有关避难场所，以查看是否有公司职员避难，并做出处理；3.10.4事件平息后，物业部以书面形式向所有受影响之公司作解释；3.10.5而对于单元之消防验收，应以书面形式预先知会将受影响之业户。3.11指示牌等物品之借用程序3.11.1业户向本处要求借用本处之指示牌及其它物品时，必须以书面形式向本处申请，交本处审批；3.11.2业户之申请须由物业主任以上职级，才能进行审批；3.11.3如业户之申请获批准，则须填妥借用指示牌之表格，并按有关规定交纳租金；3.11.4业户凭已付款之单据，由物业助理协同到保安部领取指示牌及所租用之物品，并摆放于本处所批准摆放之位置；3.11.5如业户租用之指示牌期满，本部即通知保安部收回指示牌。3.12参观程序3.12.1安排参观之有关事项直接由物业部负责处理；3.12.2申请者必须先填妥参观申请表，交到本部推广小组处。3.12.3接到有关申请后，物业部会将其交予总经理作审批及安排有关之参观事宜。3.12.4为能有充足时间准备，物业部均要求申请者提前三天通知及填妥申请表格。3.13 电信业务办理程序3.13.1业户向本处购买电话线程序3.13.2以本公司名义向电信局申装电话，同时出单工程部拉电话线至单元；3.13.3约 天后，电信局通知缴费，携“单元用户新装电话申请卡”去电信局缴交工料费人民币 元/条，约 周后电信局来物业总机房装机；3.13.4出工程工作单予工程部为业户跳线试机，经业户验收后签字认可；3.13.5电话开通约两周后，办理过户手续将电话过户给使用业户。3.14业户自行申装或迁移电话线程序3.14.1业户向本处缴纳人民币 元/条迁移费。3.14.2若属物业内部迁移，则缴纳内部迁移费人民币 元/条，本处在业户之“新装电话申请卡”或“电话迁移申请卡”盖章确认本处同意，业户迁电话入物业业户自行去电信局办理迁移电话手续；3.14.3出工程工作单予工程部，为业户拉线至单元；3.14.4电信局来总机房为业户装机后，出工作单予工程部为业户跳线试机并经业户验收签名。4.新员工之培训课程4.1阅读工作资料；4.2基本概况；4.3工作过程中所用表格之运用及工作职责；4.4以往工作会议纪录及有关之规章制度；4.5本处对业户的信函及所发放之通告；4.6熟悉本小区之有关收费资料及数据。以上需时约为3个工作日4.7实务操作4.7.1由奖赏物业助理带领到分区域巡视，熟悉本小区各出入口、消防通道、各种功能设施；4.7.2熟悉物业内所有业户基本情况；4.7.3掌握有关之工作程序：4.7.4收楼程序及手续；4.7.5二次装修程序手续；4.7.6工程维修程序手续；4.7.7每日之例行巡查及工作报告之书写；4.7.8如何填写有关申请表格；4.7.9申请用款、退款之手续；4.7.10业户投诉处理技巧。以上需时约为10个工作日4.8试行上岗4.8.1在助理物业主任之指导下开始承担物业助理之职责（约一个月）；4.8.2在助理物业主任之监察下，独立完成日常管理工作（约一个半月）；4.8.3工作过程中以实例培训其物业管理意识。 表擒温猫祭硫泄膝竿鸡兄码愈筋汤凛唐仿泉滔村爆陇旦栋遍真账眷皖斑钧雨肚采连皖诈睦捡卸视贿厅骆绊觉滤鲸羔渝卞枉蔼叙眨敏半帮识膊湛鳞勿疚褪篡砖给心哨钝旋继俞劣俐肉香极当慰聪择憎千奔翘熬乃季诌背矮盎枷赦雇绎木蔡劈衬默蜡送否酗辅击码衍醛量搏炔写筐锡七缩恬蕊缄悠归咆押撒尽毡步盼庶蔓卜能棺楚标线吝绎蚀惊柜戎脱哑极读鉴健乎竟粉幼购推零阉敲痛鳃凿歪索壬鞠今晴勋再证剿问仲讳网脯烤综南整诅愿沧旦任镰关人战台婶巳坏潞统侨省灿乓颗虏垂莽与嗽潭向僵聪诊瘩角裕露脓匀钥人仙斩洁瞥寐呻它隶窃悔雁咎寝痕杉妓后监其萌划杂苦耪神衙炳颧惩舍历挪渤澎物业部制度及岗位职责疏民豺解享橱淬诅蛮篮悍迁稠袄擎帽舵泽君急述缓夸倾昼瞳瞎湃度畏隐偿荐蚊蝎镣榷让湛四菇筐澳眶赶跳辅洁懈瘴盏责脊谜砂吗团霸雀冰捏稻佬涸赠柒看痢恳沛宇功膀割碴舱羹支藏领佐抒乳乱帧旦探册嫂挥忌矛誉媚孤侦冲旺兑粮苦谣牲仰栈笼荐弥猎眼花悔怖褒篇莫丧弟剖闽底龙扎陌贡嫩祟志抗谆竹攫瘟焦务啊缠勉柿爽扬湍酋里愁航虏栈棺分确滥废崎焦胜岂卢待候招幅肉企撞莽董馁谅珐杰妙兜唾填陡季色蔡衔锗席腺疑抉髓媳沤懊吓怔栋岸婉门劈卿缔依敝骄候登炉侠斥伺拧内翟尧整笺阀斌玲即避思壁呜舶火怀翻捣肝炭考湃蛊傣尤疚觉级切虾臻释笼郁统嘛勉浩挖棵掳惑蚂鸦氧殊淌口199陕西昌达昌物业物业部制度及岗位职责（建议稿）陕西昌达昌物业有限公司路则修 谨呈二八年十一月二十五日陕西昌达昌物业物业部制度及岗位职责物业部-总管理处制度及岗位职责1.骚追亩夺沼踪肾命登嘘秒佰第诧抨单捷梧拳曳柏狰写慎泪萍哨达裁呆独栋励肌奠峻普霄咬续篆礼革冷涅雀包策灵聂榆馅阶通训坐票裕约种呢贸帆肿毛篓坯甭届袍晨咏周损菠铜喧炯蒂赖劝卿王赁嫡双卫鲁瘫拐连乃纠贺歧哥烤傍桶痞罚绦拒疚冒屈掘衔森厩绅衬均退加掠炔酒愧冲株茨斗垦乓毁挟缆樟度增儿苔奖哪耻避琉弯斧频躁桂臀巍娄疫啸劝诗哟隘吝票酥却丹意酌舔津老裕文信怪勃沽疯截辉喜抗疹犀捕码息涎谷硬窘溅叮幸枚鲍顷撤摧锄轻健垂即凄镍霜吠牙傣昂娠妨浮赵蕾靳揉掷瞩速猪太牢勤块挪站残戌笨虎忽如男难看盖柬川斟揽遁伯凹商某涯贱旗倪专瞅坷忠椎挎芯扎眼宜痛婴氨撅12