森格锐档案管理系统单机版操作手册.doc

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录第1章软件介绍51.1软件特色51.2软件构成61.3运行环境61.4软件组成6第2章系统安装72.1系统安装72.2系统登录72.3界面导航8第3章文件管理93.1收文管理103.2发文管理24第4章档案管理254.1文书档案274.1.1“新”方法归档284.1.2“旧”方法归档344.2会计档案364.3基建档案364.4设备仪器档案374.5声像档案384.5.1照片档案384.5.2录音带类394.5.3录像带类394.5.4光盘、磁盘类394.6实物档案394.7业务档案40第5章资料管理405.1文件资料415.2科技资料415.3会计资料415.4图书资料415.5其它资料41第6章系统管理426.1修改密码426.2分类模板管理426.3文档分类管理466.3.1分类导航概述466.3.2分类导航功能描述506.3.3编辑字段描述516.4数据字典管理54第7章数据备份与恢复56第8章报表制作578.1规则表格制作588.2非规则表格制作65第9章其它重要操作679.1批量修改67第1章 软件介绍1.1 软件特色森格锐档案管理软件（以下简称“档案管理软件”）兼顾不同省、市档案管理差异和档案工作人员使用习惯，严格按照国家档案局颁发的档案著录标准和结合各省、直辖市、自治区的地方标准，始终坚持易用、易懂的从简原则，充分发挥电子文件、档案、资料等计算机信息资源的管理和共享的优势，将众多档案一线工作人员从手工立卷整理、手工检索、手工专题目录制作等繁琐的工作中解脱出来，提高基层档案工作效率，森格锐档案管理软件具有以下特点：一、 国标与省级标准并存森格锐档案管理软件在底层数据库和业务设计时严格遵循国家档案局著录标准，在国家标准的基础上扩充到省级地方标准。二、 业务扩展性强业务分类方式多样化，以标准为模板快速扩充不同行业应用。三、 简单、易学、易懂从基层档案管理工作的实际出发，为档案工作者的信息资源综合开发和利用提供服务，具有简单、易学、易懂。四、 文、档、资料一体化能实现上级单位升级达标要求，实现馆室档案一体化，而且在单位内部管理中做到文档一体化集中管理和分部门协同管理。 1.2 软件构成森格锐档案管理软件由安装光盘、手册、加密锁组成，另附电子手册。1.3 运行环境森格锐档案管理软件单机版在PC电脑，内存1G或以上，中英文Windows(2003、xp、2000、win7、win8等)，数据库主要支持Sql2000、Sql2005、Sql2008、Sql2012等1.4 软件组成图 11一、 文档管理主要分文件管理、档案管理、资料管理三个主要模块。文件管理主要管理单位的收文、发文和单位的日常文件；档案管理主要管理单位的所有已经归档案的档案；资料管理主要管理本单位的各类资料。二、 检索利用检索利用由模糊查询、高级查询组成，满足不同方式的检索需求。三、 数据管理主要用于馆室一体化的数据进馆要求，以及档案软件升级和更新换代数据迁移、数据备份等四、 系统管理主要对本系统的相关维护，例如建立文档模板、文档分类等。上述各系统和有关业务将在本操作手册的第4章开始进行详细描述。第2章 系统安装2.1 系统安装直接双击运行安装光盘下的“森格锐档案管理系统V3.1”安装程序，按照提示下一步，直到结束。2.2 系统登录在电脑桌面双击档案管理，输入用户名和密码，默认用户名为admin，密码为555；另外还有一个账号super,密码marconi，主要用于管理模板和分类修改。2.3 界面导航图 21一、 主菜单主界面最上端为主菜单区，主菜单文档管理、检索利用、数据管理、系统管理等。二、 子菜单 每个主菜单有多个子菜单，每一个子菜单分别对应业务或功能。三、 常用功能区常用功能区列举了文件管理、档案管理、资料管理有关的常用功能，选择不同的业务类型，常用功能区的根据业务显示不同的按钮。四、 导航区导航区以树状结构列举不同的业务类型和主要操作导航。五、 数据编辑区数据编辑区，以窗口的形式，提供目录数据的新增、修改等。六、 文件预览区文件预览区，提供了常用的检索功能，能方便查询出近期录入的数据。七、 电子文件管理区电子文件管理区，提供了一步到位的新增、删除、查看功能。八、 常用多任务区常用多任务区，提供了多任务操作，可以切换或关闭多个任务，使得当前任务为主要任务。第3章 文件管理文件管理以管理日常往来的文书文件为主，分收文管理和发文管理。（特别说明：考虑到“文档一体化”的功能，并使用计算机辅助归档，文件管理主要以文书文件为例，并详细介绍文书文件的操作功能，至于科技文件、专业文件，基本上采用传统组“卷”方式归档，立卷后直接输入相应的档案库，所以在文件管理这章节，科技文件和专业文件不做介绍。如有需要，所有操作可以参照文书文件之操作方式。）3.1 收文管理收文管理，主要管理从外单位发来的文件，包括文件目录和电子文件的管理，其功能包括收文登记、编辑、修改、归档、电子文件添加、查看、删除等。一、 登 记1、在主界面左侧的文件管理导航窗口依次选择文书文件文件夹、收文管理，再用鼠标在工具栏区点击“新增”按钮（图3-1）；图 312、录入收文信息：（1）在收文登记时，可能会一次性登记多份收文，如果一次性登记多份文件，请在录入界面中勾选“复制录入”，录入收文信息界面（见图3-2）；（2）录入内容主要有文件题名、文件编号、主题词、文件时间、密级、文件页数、文件份数、附件标题、收文流水号、收文时间、附注（见图3-2）。（3）红色标注的为必须录入项，如果没有录入，则会用红色框闪烁提示。（4）收文流水号格式输入错误会有提示，流水号正确输入方法：选择流水号格式，再在格式后面输入“-001”，例如：S2012-001图 323、按数据编辑区的“保存”按钮，将录入的条目信息存入系统，退出按“返回”按钮。4、电子文件添加：（1）收到的电子文件，或者将纸质文件扫描成电子文件，添加到对应的记录，方法是选中一条记录；（2）在电子文件管理区，按“上传”按钮，选择要上传的电子文件，并在电子文件对话框中找到需要上传的电子文件后，按“打开”上传。见图3-3，图3-4。图 33图 34二、 编辑编辑主要是修改电子文件目录和重新删除、挂接电子文件等，下述为操作方法。1、选中需要编辑的文件，按在工具栏区选择“编辑”按钮，编辑数据后，“保存”退出；2、选择多条数据编辑：任意多条，按住键盘左边的控制键（ctrl）不放，用鼠标任意点击选择文件；连续多条, 按住键盘左边的上档键（shift）不放,用鼠标选择指定范围的起始记录，见图3-5，图3-6；3、编辑修改时，可以上一条、下一条移动记录编辑，编辑完后保存。4、保存所有的编辑，按关闭按钮，返回列表状态。图 35图 36三、 删除选中一个，或者多个文件，直接按工具栏区域中的“删除”按钮，删除后的数据是不能恢复的（包括电子文件），所以在删除文件的时候，一定谨慎。图 37四、 打 印在收文管理打印的表格主要有两种类型，一种为文件传阅签，另外一种为收文登记册。选中打印记录的方式有多种。1、是点击数据列表框中的查询，每个列表框均可支持查询，多个列表框查询是“并”的关系。例如：查询文件题名满足“标书”字样，而且在文件时间栏满足2012-01-01的记录，则在文件题名选择相似，输入%标书%，之后在文件时间选择等于，输入“2012-01-01”。见图3-8，图3-9；2、直接通过上档键（shift）+鼠标点击，或Ctrl+鼠标点击选择指定的打印记录；见上图3-5，图3-6；3、在主菜单区通过模糊检索、精确检索、组合检索，检索出满足条件的记录，再在工具栏区按打印按钮，执行打印操作。图 38图 39现在以第三种方式进行打印， 在主菜单区选择精确检索，输入检索条件，检索出需要打印的记录，例如：在工具栏区选择打印按钮，最后选择打印表格，选择预览或打印；五、 打印对话框功能介绍打印对话框功能介绍，见图3-10。1、添加：表示新建一张打印表格；2、修改：修改已将制作好的表格，修改后的表格可以另存一个表格名字，然后通过导入功能导入系统，这样系统就有修改前的原表和修改后的新表。3、删除：从系统中删除不需要的表格；4、导入：从系统外部导入一张表格；5、导出：可以将制作好的表格导入计算机系统任何一个指定的位置，或者优盘中，以备日后需要时，可以用导入的功能再次导入系统；6、预览：打印前可以预览打印效果，在预览中可以执行打印，即在执行打印前预览打印效果，实现“可见即可得”的效果；7、打印：直接执行打印；8、保存为PDF：将打印表格保存为PDF格式文档，可以实现电子目录表格移交目录。9、套打：就是去掉表格中的所有线框或其他内容，只是打印输入的记录；10、关闭:关闭报表打印窗口。图 310六、 打印介绍直接选择打印时，会弹出执行打印窗口（见图3-11）。1、选择打印机：一般情况下，默认计算机系统本地打印机，支持网络打印；2、页范围：打印全部页，当前页等或指定打印页范围；3、打印偏移：主要通过上偏移和左偏移实现打印的上下左右移动。4、其他功能：其他功能不做一一介绍，您可以根据工作实际情况实践。图 311七、 打印预览介绍在打印预览窗口顶部有打印工具拦，见图3-12,可以实现打印缩放、打印翻页、保存pdf等功能，不做一一介绍。图 312说明：有关打印报表的新建制作，将在报表制作章节详细讲述。八、 归档文件归档，主要指公文归档。公文在线归档或通过计算机离线辅助归档，均是“文档一体化”管理重要功能，对于日常处理完毕的公文根据文件的重要性，处理一般有三种方式：归档、销毁、整理成资料。公文立卷改革已经实施了多年，本手册只对文书文件按“件”归档进行说明。文书文件按“件”归档可以采取两种方式归档，一是随办随归，另一种集中归档，即上年度的所有文件办理完毕后归档。1、随办随归：1） 按“归档”按钮，进入归档界面，选中归档方式（图3-13）；2） 按“归档改革-件”按钮，在文书档案下面选择归档文件管理，3） 输入归档年度，保管期限，机构问题；4） 匹配归档文件的字段，匹配后按“保存配置”，按“开始归档”，完成归档操作。图 313说明：匹配字段保存配置后，下次就不用再匹配。如果选中了删除原数据，表示归档完毕的数据在文件管理库中删除，不再保存数据。2、集中归档集中归档与随办随归操作规则实际上是一样的，区别在于选择归档时点不同（一般上一年度的文件办理完毕后），再者一次选择的文件多一些。集中归档的操作步骤，见随办随归操作。九、 数据检索数据检索分为模糊检索、精确检索、组合检索。1、模糊检索1） 模糊查询输入一个查询关键字，按“确定”，见图3-14；2） 多个关键字，用空格分开；3） 查询设置，可以设置参与查询的字段。图 3142、精确检索1） 在工具栏区选择高级查询；2） 输入关键字，例如输入“储罐”，按确定； 图 315图 3163、组合检索。3.2 发文管理发文管理，指本单位拟定，并向外单位发送的各类公文。发文与收文登记的在本质上没有什么区别，区别之一就是发文没有收文时间，其次在发文流水号可能不一样，其它登记的信息基本一样，操作步骤也一样。对于有些单位实现了办公自动化系统（OA）的单位，在本单位拟定并签发的发文都有电子文件，如果碰到转发的文件是纸质文件，可以通过扫描仪将纸质的文件转换成电子文件，操作步骤如下：1、在主界面左侧文件管理导航区，用鼠标选中文书文件的子类“发文管理”，再按工具栏区的“新增”按钮；2、录入文件信息：发文流水号、文件题名、文件编号、主题词、文件时间、密级、文件页数、文件份数、附件标题、备注等。3、按“保存”按钮，退出按“返回”按钮。4、电子文件添加： 1） 向外单位发的公文如果是电子文件，或者将纸质文件扫描成电子文件，与对应的目录挂接。2） 选中一条记录，在电子文件管理区，按“上传”按钮，选择要上传的电子文件，在电子文件对话框中找到需要上传的电子文件后，按“打开”，直接上传。说明：发文管理和收文管理的所有功能操作一样，只是文件流水号有所区别，其次是，收文管理多了一个收文时间项，在登记收文和发文需要注意。第4章 档案管理档案的管理方式上，只有“卷”和“件”之分，本系统以档案模板的形式，用户可以依据不同的行业建立自己的档案类型。各地区也依据现实情况，通过软件平台优势，为用户生成不同行业的版本。如机关事业单位版、学校版、高校版、企业版等。在主界面左侧的档案管理导航区，可以看到机关、事业单位档案室的档案管理的分类情况。档案管理的一级分类主要根据档案业务划分，常划分文书档案、会计档案、基建档案、设备与仪器档案、声像档案、业务档案、实物档案等，见图4-1。档案管理的一级分类还有另外一种分类，一级首先划分案卷级档案管理、文件级档案管理，再在案卷级档案管理中按业务划分，如文书案卷等，见图4-2。 系统默认按上述第一种方式分类，建议不采用第二种划分方式。图 41图 424.1 文书档案文书档案的整理与立卷归档有两种方法，一种是以“卷”为单位的方式整理，另一种是以“件”为单位的方式整理，分别称“旧方法”或“新方法”。1、按卷归档的档案：主要由立卷说明、案卷目录、卷内文件目录三部分组成。2、按件归档的档案：主要由立卷说明、归档文件目录两部分组成。所以在整理文书档案时，特别是文书档案整理完成后，需要将案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录、档案封面、脊背、案卷封面、备考表输出打印。3、档案号组成：传统归档档案号主要由全宗号、目录号、案卷号、页号（顺序号，主要根据页号的算法生成，有些地方为了方便计算机软件的管理将卷内排列的序号，也就是根据页号的算法生成的序号当作档案号使用，也是可以的。）4、立卷改革档案号组成：全宗号、归档年度、保管期限、机构（问题）、件号，其中机构问题是可选项。系统可以根据不同的档案类型，修改或自定义档号组成条件。4.1.1 “新”方法归档新方法归档，主要采用按“件”整理文书档案，满足国家档案局颁发的归档文件指南和6号令、8号令。一、 新增在主界面左侧档案管理导航区，依次点击文书档案、归档文件管理，见图 4.2.2-1；在工具栏区按“新增”按钮，输入栏目数据：文件题名、文件编号、文件页数、文件时间、主题词、责任者、备注、归档年度、保管期限、机构问题、件号等，见图4.2.2-2。在数据编辑区的录入界面按“保存”记录，按关闭退出新增编辑。图 43图 44图 45说明：由于机构问题是可选项，系统默认机构问题为非必录项，如果您需要录入机构问题数据项，请依次选择主菜单区的系统管理、文档分类管理，并在左侧的分类导航选择档案管理、文书档案、归档文件管理、在列表中选择机构问题，再在工具栏中选择“修改字段”、在“不为空”栏选择是。图 46图 47二、 编辑选中需要修改的档案记录，按“编辑”按钮，编辑数据，再按“保存”，完成数据的编辑修改。三、 删除选中删除的档案记录，按“删除”按钮，再按“确定”删除数据。删除的数据是不能恢复的，所以操作删除数据时，一定要谨慎。四、 电子文件上传一份档案记录可能有多个电子文件，选中一份档案记录文件，按电子文件区“上传”按钮，选择要上传的电子文件，最后按“打开”，如果有多个电子文件，重复刚才操作。选中一份档案记录文件，按电子文件管理区的“查看”按钮，打开电子文件，按“删除”，删除电子文件。五、 档案检索1、模糊查询1） 按“模糊查询”，输入一个查询关键字，按“搜索”；2） 如果没有找到，再按“模糊查询”，再输入一个关键字，按“搜索”。2、高级查询1） 在检索利用，按高级查询；2） 输入条件，按确定；六、档案打印档案目录制作完毕后，需要打印成纸质的归档文件目录和档案目录封面、脊背、备考表1、在工具栏中按“查询打印”，输入查询条件；2、选择报表：在报表列表框中选中需要打印的表格，直接按“打印”或“预览”，将检索出来的记录进行打印。见下图4.2.2-5，图4.2.2-6。图 48图 494.1.2 “旧”方法归档传统归档，采用案卷管理方式，虽然在文书档案的日常管理工作中，这种方法已经不使用了，但是其他类型的档案，还是采用这种方式管理。传统归档，主要由案卷管理、卷内管理组成。一、案卷管理1、著录：1） 在主界面选择档案管理、依次点击分类文件夹：文书档案、案卷管理；2） 按“增加”按钮，输入栏目数据：案卷题名、案卷时间、页数、份数、立档单位、编制部门、类别、全宗号、目录号、案卷号、保管期限等。3） 按“保存”。2、编辑：选中需修改的档案记录，按“修改”按钮，修改数据，再按“保存”，完成数据的修改。说明：其他功能，如删除、检索、查询参考新方法操作。二、卷内管理：1、著录：在主界面选择档案管理、依次点击分类文件夹：文书档案、卷内管理；按“增加”按钮，输入栏目数据：文件题名、文件编号、文件页数、文件时间、主题词、责任者、备注、目录号、案卷号、序号、保管期限、全宗号等；按“保存”。2、编辑选中需要修改的档案记录，按“修改”按钮，修改数据，再按“保存”，完成数据的修改。3、删除说明：其他功能，如删除、检索、查询参考新方法操作。4.2 会计档案会计档案大部分以“卷”为单位归档，会计档案分四类：会计凭证、会计报表、会计账簿、其它类。其它类型根据行业不同，可能代表的类型不一样，如工资清册、验资报告等。1、会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证和其他会计凭证。2、会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿和其他会计账簿。3、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明及其他财务报告。4、其它类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册和会计档案销毁清册。一、 著录会计凭证的著录：案卷题名，案卷时间、凭证起号、凭证止号、目录号、案卷号、类别、全宗号、全宗单位等。二、 其他其他操作：修改、删除、打印等操作和文书档案一样，本节不再叙述。4.3 基建档案 基建档案采用传统归档“卷”，在立卷时主要编制案卷目录、卷内目录。一、 案卷管理1、著录，基建档案的案卷著录：案卷题名，案卷时间、类别、编制单位、编制部门、文件份数、页数、目录号、案卷号、全宗号、全宗单位等。2、其他，其他修改、删除、打印等操作和文书档案案卷目录一样，本节不再叙述。二、 卷内管理1、录基建档案的卷内著录：文件题名、文件编号、文件页数、文件时间、责任者、备注、目录号、案卷号、序号、保管期限、全宗号等；2、其他修改、删除、打印等操作和文书档案卷内目录一样，本节不再叙述。4.4 设备仪器档案设备仪器档案采用传统归档“卷”，在立卷时主要编制案卷目录、卷内目录。一、 案卷管理1、新增，基建档案的案卷著录：案卷题名，案卷时间、类别、编制单位、编制部门、文件份数、页数、目录号、案卷号、全宗号、全宗单位等。2、其他，其他修改、删除、打印等操作和文书档案案卷目录一样，本节不再叙述。二、 卷内管理1、著录，基建档案的卷内著录：文件题名、文件编号、文件页数、文件时间、责任者、备注、目录号、案卷号、序号、保管期限、全宗号等；2、其他，其他操作：修改、删除、打印等操作和文书档案卷内目录一样，本节不再叙述。4.5 声像档案凡是本单位在公务活动中产生的具有凭证和参考价值的照片、录音带、录像带、光盘等材料，应当作为声像档案归档保存。声像档案分类：声像档案分常见分类4大类，G1照片档案，G2录音带，G3录像带，G4磁带、磁盘（光盘）等，见图4-10。图 410 4.5.1 照片档案一、 案卷管理1、著录，类别、案卷题名、日期、张数或分钟、保管期限、备注、全宗号、目录号、案卷号、年度；2、其他，其他操作：修改、删除、打印等操作和文书档案卷目录一样，本节不再叙述。二、 卷内管理1、著录，照片号、底片号、参见号、题名、拍摄时间、作者、备注、说明、分组说明、总说明等，（其中分组说明、总说明在所在说明的第一张照片时附明）。 2、其他操作：修改、删除、打印等操作和文书档卷内目录一样，本节不再叙述。4.5.2 录音带类录音带类的著录一般在案卷中著录，著录栏目有：类别、案卷题名、日期、张数或分钟、保管期限、备注、全宗号、目录号、案卷号、年度；4.5.3 录像带类录像带类的著录一般在案卷中著录，著录栏目有：类别、案卷题名、日期、张数或分钟、保管期限、备注、全宗号、目录号、案卷号、年度；4.5.4 光盘、磁盘类光盘类的著录一般在案卷中著录，著录栏目有：类别、案卷题名、日期、张数或分钟、保管期限、备注、全宗号、目录号、案卷号、年度；4.6 实物档案实物档案主要包括机关团体、企事业单位或个人荣获上级机关授予的奖章、奖杯、奖状、锦旗、证书，旧公章、书稿、著作、字画、题词、钱币、票证、家谱及其它社会名人有珍藏价值的纪念品等物品。4.7 业务档案业务档案主要指每个单位专门档案，如：税务稽查、工商档案等，操作方法与其他类型的档案一样。第5章 资料管理资料是为了满足各种需要而收集起来的可供参考和研究的材料，如图书、报刊杂志、法规性文件、文件汇编、内部小册子等。它和档案是有区别的。主要区别是档案具有原始记录和凭证的作用，具有记录性和一手材料性，而资料只是参考作用，具备知识性，不具备原始凭证作用，来源于二手、三手的材料。资料是满足工作通过购买和交换方式等获得的材料，档案是本单位在工作活动中形成的各类，具有保存价值的文件性材料。图 515.1 文件资料收文发文中不需要归档的文件，但具有参考价值的文书材料。5.2 科技资料有关科技活动中的不需要归档，具有参考价值的资料。5.3 会计资料有关会计活动中，不需要归档，具有参考价值的材料。5.4 图书资料出版社出版的出版物，单位购买或通过别的方式交换而来的，如馈送等，图书资料主要分为综合型和专业性两种，1、综合性：各类著作、辅助学些材料、各种专业工具书、学术著作、法规文件汇编、地理地图资料等。2、专业性：在一定的专业领域有参考价值的各种书籍，如：公安、司法、教育教学、科技研发、工程设计等专业领域的资料5.5 其它资料本单位，其它各类资料的汇集，如情报资料等第6章 系统管理6.1 修改密码用户进入系统后，可以在系统管理中修改密码，修改密码必须是自己便于记忆的密码（图6-1）。图 616.2 分类模板管理分类模板管理，主要以文件、档案、资料为基础，共分五种基类，根据五种基类再构造满足不同行业需求的模板，最后根据模板构造并设置满足不同行业的档案管理。一、 五种基类包括未归档文件管理、案卷级档案管理、卷内级档案管理、归档文件管理、资料管理。1、未归档文件管理，主要构造收文管理和发文管理；2、案卷级档案管理，主要各类的案卷目录等；3、卷内级档案管理，构造各类档案文件级的卷内管理模板；4、归档文件管理，文书档案改革后的管理模板；5、资料管理，构造各类资料管理模板。图 62二、 模板系统根据五种基类，并以每种基类建立不同的多个模板，模板中重要的数据项是不可修改，其他非重要的可以修改，这样保证的档案管理的业务的连续性，并严格贯彻执行国家和各省标准。1、未归档文件管理默认分为收文模板和发文模板，您还可以根据工作实际需要，建立多个满足工作需要的模板，例如工程文件模板、工程图纸模板等。图 632、案卷级档案管理默认分为13个模板，这些模板能后满足机关单位、企业、社区等档案管理需求，另外，您还可以根据工作实际需要，建立多个满足工作需要的模板。图 643、卷内级档案管理默认分为13个模板，这些模板能后满足机关单位、企业、社区等档案管理需求，另外，您还可以根据工作实际需要，建立多个满足工作需要的模板。图 654、归档文件管里只有一个模板，主要使用文书档案改革使用。 图 665、资料管理主要5个，您还可以根据工作实际需要，建立多个满足工作需要的模板。图 676.3 文档分类管理文档分类管理主要根据已经建立的模板，构造满足各地区、各行业通用和专用的档案管理系统。6.3.1 分类导航概述机关单位的公文管理，即文书文件，是指没有归档的文书文件，一般分收文管理和发文管理，在分类导航窗口设置后情况见图6-8，返回到主界面后在文件导航窗口见图6-9；图 68图 6961机关单位的档案管理，是指已经归档的各类档案，档案分类导航窗口设置后情况见图6-10，返回到主界面后在档案管理导航窗口见图6-11；图 610图 611机关单位的资料管理，是指已经办理完毕的公文，不具备归档要求，但是在近期有一定的参考价值的文件，以及其他类型的各类资料等。资料分类导航窗口设置后情况见图6-12，返回到主界面后在资料管理导航窗口见图6-13；图 612图 613说明：1、分类导航窗口，是维护本系统文件、档案、资料三大业务系统基础，主要功能有新建分类、修改分类、删除分类、新增字段等，将在6.3.2章节详细介绍。2、文件导航、档案导航、资料导航窗口，是在主界面将已分好类的各个文件、档案、资料的一个业务展现。6.3.2 分类导航功能描述一、 分类管理1、顶级分类：就是一级分类，如果档案类型只有一级，分类时直接选择模板，如有两级分类，一级分类时选择目录，如果有三级，前两级都选择目录。2、增加分类：增加分类，可以在一级分类下面进行二级分类；3、修改分类：修改分类名称；4、删除分类：删除分类名称，删除分类将删除所有的子分类和数据。二、 字段管理分类创建好后，系统自动生成默认数据项，默认数据项全部满足国家档案局著录标准，您可以新增、修改、删除或改变数据项的属性。1、增加字段：已经分好类的增加一个数据项，数据项是按照国家标准和省级标准，如果还有地方标准，用CN01CN60代替；2、修改字段：修改字段标题和名称，以及字段的其他属性；3、删除字段：删除字段，默认字段不许删除；4、调整表格：调整列表显示的数据项，勾选表示显示。5、排列顺序：调整数据项在录入界面的显示顺序，用鼠标选择一个数据项，直接拖动；6、关闭：关闭文档分类管理。图 6146.3.3 编辑字段描述1、字段标题：录入界面的字段标签，例如文件题名，就是字段标题；2、字段名称：输入内容的文本框，例如，ZTM（正题名），FTM（副题名）。字段名称具有输入自动检索功能，字段名称一般是字段标题每个字的汉语拼音的第一个字母组成。字段名称包含了国家所有标准和省级标准，如果您输入的字段没有在其中，可以用CNO1，CN02等标识。623、输入数据类型：有单行文本模型、多行文本模型、选择框、日期四种。1） 单行文本模型，用一行输入内容；2） 多行文本模型，默认用两行输入内容；3） 选择框，用选择方式输入，例如保管期限，载体类型等；4） 日期，用日期型方式输入；634、自动增加：自动增加是指字段值自动累计增加1，例如顺序号，001，选择自动增加，录入时自动增加1，变成002，003等；5、不为空：必须录入，一般文件题名、责任者、文件时间、流水号、目录号、案卷号、保管期限等为必录项。6、绑定字典：绑定数据字典，绑定后，就可以选择输入。7、格式化：这里主要指案卷号、顺序号等补齐位，如用001表示1，格式化时，输入000，如用0001表示1，格式化时，输入0000；8、在列表中显示：字段是否在列表中显示，选择否，在列表中不显示，选择是，在列表中显示，建议在列表中显示必录项。9、分隔符：两个字段之间用制定的符号组成新的输入内容。例如，要录入收文流水号，其格式为S2012-001，首先将S2012设置成数据字典，并与收文流水号绑定，分隔符中输入“”，格式化中输入000。10、默认值：系统自动输入默认值，例如全宗号、全宗名称，一般设置默认值后，系统自动录入。11、组合公式：某字段由那多个字段组合而成，例如档号，由目录号、案卷号组成，就可以用组合公式，而且档号自动生成。图 6156.4 数据字典管理数据字典管理，主要设置和管理各类档案的下拉项（选择输入）数据项，见图6-16。一、 数字字典分类维护1、添加分类：创建一个数据字典名称；2、修改分类：修改数字字典名称；3、删除分类：删除数字字典名称，同时删除数据字典中字典值；二、 类别属性维护1、增加：给一个已经创建的数据字典名称新增字典值；2、修改：修改字典值的名称；3、删除：删除字典值；4、排列顺序：给字典值排列先后顺序；5、关闭：关闭数据字典管理功能。图 616设置好了的数据字典，可以通过文档分类管理中的修改字段功能，将数据字典绑定某个字段，见图6-17；图 617第7章 数据备份与恢复数据备份与恢复功能，就是在系统遇到灾难后，能够恢复灾难前的数据。通过数据备份的数据，每日备份后最好能够从系统中拷贝或刻录一份，并做好记录。备份采用的是完全备份，最新备份文件可以覆盖以前备份的文件。一、 数据备份数据备份，主要备份系统中的所有目录和电子文件数据，包括 数据的各类设置等，备份时选择备份路径。二、 数据恢复数据恢复，从已经备份数据中，通过数据恢复功能，确保数据安全。图 71批量修改第8章 报表制作案卷目录、案卷封面、脊背、标签、卷内目录、归档文件目录，均系统的报表系统制作完成，报表系统采用类似EXCLE方式制作，操作简便。表格设计时，一般采用在不同的档案类型下设计表格，例如在文书档案的案卷管理中建立设计的表格，可以通过导出和导入的功能，迁移到科技档案的案卷目录下使用，当然表格也可重新命名，最好与文书档案中的表格有所区别；如果从外部导入的表格，最好重新检查表格每列取值是否正确；表格的表格设计，可以分为两种，一种为规则表格、一种为非规则表格。8.1 规则表格制作规则表格设计步骤：1、依次在工具栏区选择“打印”、“增加”，给表格取个名字后按“确定”，例如，名称为收文登记表；2、在报表编辑器中确定行数和列数。图 81图 823、合并单元格，见图8-3； 将1-3行合并成一个单元格，而后双击合并后的单元格，输入“发文登记表”，并调整字体大小、对齐方式等操作；双击第四行第一列，输入“发文流水号”，依次在第二列输入发文时间、发文单位等双击第五行第一列，挂接数据源，依次挂接发文流水号（选择字段，见图8-4，图8-5）、发文时间、发文单位等；调整行列标题字体、大小、行列宽度；图 83图 84图 854、设置行属性，和行数 设置行属性：选中行，按鼠标右键，选择插入栏，依次赋予相应行的属性，见下图8-6，图8-7；图 86图 875、其他属性：按鼠标右键，可以设置换行打印，以及表格的其他设置。行数：直接调整主数据项的行高（用鼠标拖动），自动生