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档案管理办法(试行)

一、 档案实体分类方案
1、 行政档案类(XZ)
2、 人事档案类(RS)
3、 财会档案类(CK)
4、 基建档案类(JJ)
5、 声像档案类(SX)
6、 实物档案类(SW)

二、 档案管理归档制度
(一)、归档范围
凡集团各部门、单位在工作活动中形成的、处理完毕的、具有参考价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、图表、簿册、存根、原稿和印本、照片、录音带等全部文件材料都需要立卷归档。
具体按如下类别范围收集、整理：

1、行政档案：按工作性质分类（共分成8大类、参见附件1“文件材料归档范围与保管期限表”归档）
（1）党群管理类
（2）行政工作类
（3）法律事务类
（4）宣传工作类
（5）后勤工作类
（6）信息管理类
（7）档案工作类
（8）审计工作类

2、人事档案：归档内容（参见附件1“文件材料归档范围与保管期限表”归档）

3、财会档案：按工作内容分类（共分成5类，参见附件1“文件材料归档范围与保管期限表”归档）
（1） 会计报表
（2） 会计帐薄
（3） 会计凭证
（4） 财务管理
（5） 其它文件材料
4、基建档案：按工作内容分类（共分成6大类，参见附件1“文件材料归档范围与保管期限表”归档）
（1） 建设工程依据性材料
（2） 设计基础性材料
（3） 设计文件材料
（4） 监理文件材料
（5） 施工文件材料
（6） 竣工验收文件材料
5、声像档案：归档内容（参见附件1“文件材料归档范围与保管期限表”归档）
反映集团重大活动和历史发展，具有保存价值的各种声像载体
6、实物档案：归档内容（参见附件1“文件材料归档范围与保管期限表”归档）
凡属反映本集团荣誉的国际、国内获得的奖状、奖章、奖杯、锦旗、证书及具有保存价值的赠品、礼品等实物。
附件1：文件材料归档范围与保管期限表
（二）、归档时间
1、文书类文件材料以单位、部门为立档单位，部门兼职档案管理员将每月有价值的文件材料处理完毕后进行收集、整理并按年度进行立卷、归档。次年6月底前向档案室归档完毕。
2、人事资料应随时归档，每月底整理移交档案室。
3、当年财会档案，在会计年度终了后可由财会部门保管2年，期满后次年6月底向集团档案室办理移交手续。编制移交目录，一式二份。
4、基建项目资料应随时归档，下属单位的基建项目文件材料，由分公司档案员在基建项目验收后两个月内移交集团档案室。
5、声像载体材料在完成制作后三个月内归档。照片档案归档时间为制作完成后归档。
6、实物类材料应随时归档。
（三）、归档要求
1、 行政档案类：按工作性质分类、整理并收集齐全。
2、 财会档案类：按工作内容分类、整理并收集齐全。
3、 基建档案类：首先按地区分类---项目分类---内容分类（分为二大类：（1）文件材料类；（2）合同、协议类；）、整理并收集齐全。
三、 档案查阅利用办法
为了有效地利用档案，开发档案信息资源，更好地为集团各项工作提供服务，特制订本办法：
一、集团各单位、部门、个人因工作需要查阅利用集团行政管理档案，须先填写借阅单后分别经部门经理和总裁办主任审批后方可查阅。
二、集团各单位、部门、个人因工作需要查阅利用集团人事档案，须先填写借阅单后分别经部门经理和人力资源部总监审批后方可查阅。
三、集团各单位、部门、个人因工作需要查阅利用集团基建档案，须先填写借阅单后分别经部门经理和总裁办主任审批后方可查阅，如需借用原件必须经副总裁或总裁批准后方可借用。
四、集团各单位、部门、个人因工作需要查阅利用集团财会档案，须先填写借阅单后分别经部门经理和财务副总裁审批后方可查阅。
五、地方公司的员工因工作需要查阅利用本公司的各类档案，须先填写借阅单后分别经部门经理和分公司副总裁（总经理）批准后方可借用。
六、绝密级科技档案只限于指定的直接需要的部门和人员查阅，同该工作仅有部门关系的人员只能接触有关部分；机密级科技档案只限于该项目直接有关的部门和人员查阅；秘密级科技档案，与该工作有关的部门及人员都可查阅。非本集团的员工谢绝查阅科技档案。
七、对于重要珍贵的档案，一般不提供原件使用。
八、摘录或复制重要的或密级档案、财会档案复制时，须经有关部门负责人同意，由档案人员负责复印。
九、凡来档案室查档者，原则上一律在档案室查阅。如确需借出时，根据档案借阅流程办理借阅登记手续，归还时应当面清点、注销。借期不得超过十天，不得代借代还。
十、借阅档案的人员，必须保守档案的秘密，保证档案的安全，不得涂改、标记、剪裁、折拆、划线、抽页、调换、圈注、损坏及丢失，违者追究责任。
附件2：
1、 档案借阅流程图：（1）集团（2）地方公司（OA上建立自动流程系统）
2、 档案资料借阅单：（1）集团（2）地方公司（OA上填写借阅单）
3、 档案检索目录（OA上建立档案查找系统）
四、 档案鉴定销毁制度
一、档案室要按规定进行鉴定，对保管期限已满，认为毫无保存价值的档案予以销毁。
二、对要鉴定销毁的档案，在分管主任领导下，档案室和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按分工、个人初鉴、集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，经总裁批准后，方可存毁。
三、销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

附件二：（集团）各类档案借阅流程图
填写借阅单

部门领导签批

人力资源总监、财务总监、总裁办主任签批

基建档案借原件需经副总裁或总裁签批

档案管理专员

附件二：（地方公司）各类档案借阅流程图
填写借阅单

部门领导签批

地方公司副总裁、总经理签批

地方公司档案管理专员

附件二
档案资料借阅单（集团）
借阅日期

姓　名

所属部门、单位

档案类型
采用方式
行政类
人事类
财会类
基建类
声像类
实物类
原件借用
原件复印
查　阅
文件内容

文件总数

利用目的

借阅人签字

归还日期

签　字

部门领导签章：

年　　月　　日
人力资源总监、财务总监、总裁办主任签章：

年　　月　　日
总裁或副总裁签章：

年　　月　　日
档案管理员签章：

年　　月　　日
注：原则上档案原件不外借

档案资料借阅单（地方公司）
借阅日期

姓　名

所属部门、单位

档案类型
采用方式
行政类
人事类
财会类
基建类
声像类
实物类
原件借用
原件复印
查　阅
文件内容

文件总数

利用目的

借阅人签字

归还日期

签　字

部门领导签章：

年　　月　　日
地方公司副总裁、总经理签章：

年　　月　　日
总裁或副总裁签章：

年　　月　　日
地方公司档案管理员签章：

年　　月　　日
注：原则上档案原件不外借

附件一
文件材料归档范围与保管期限表的规定（试行）
一级类目代号与名称
二级类目代号与名称
文件材料归档范围
保管期限

XZ

行政档案

11

党
群
管
理
类

1、上级党委、团季下发的各种批示、指示、决定、规定、通知、通报以及本公司贯彻执行的有关文件
2、公司党委、团委各种会议记录
3、公司党委、团委年度工作计划、总结、规章制度
4、公司党委、团委工作的请示、报告及批复
5、公司及子公司党、团组织建立和改选材料
6、公司评选先进支部及优秀党员、团员的事迹、报告
7、公司党、团组织工作计划、总结，及党员名册、年报表
8、公司党、团员违纪处理调查报告、批复、退党、取消预备期等决议、决定
9、党、团员教育、学习、党、团风治理等材料
10、上级和公司党、团组织有关党纪检查、通报、决定
11、党组织关系介绍信及存根
12、其他

永久或长期

永久或长期
永久
永久或长期
永久或长期
长期
永久或长期
永久或长期

短期
长期
长期

12

行
政
工
作
类

1、公司成立、合并、撤销、更名等文件材料具体文件有：
1）组建公司的申请及上级批准文件
2）公司法人开业登记申请书及批准文件
3）公司组织章程
4）资金使用证明、验资证明或资金报告
5）公司主要负责人身份证明
6）企业法人代码证书
7）国有土地使用证
8）中华人民共和国法人营业执照（包括合营各方所在国或地区政府主管部门发给的营业执照）
9）税务登记证
10）企业法人年鉴报告
11）资金信用证明书及外方资调情况
12）历次董事会会议记录
13）历次股东代表会议文件
2、高管、总裁办公会议记录、纪要及讨论的文件
3、公司大事记、组织沿革材料
4、公司领导在重要会议上的讲话稿
5、党和国家领导人、上级机关领导人视察、检查公司工作时重要指示、讲话、题词、照片、录像、录音等材料。
6、上级或公司制订的各项规章制度
7、其他

永久或长期

永久
永久
长期
永久或长期

长期

一级类目代号与名称
二级类目代号与名称
文件材料归档范围
保管期限

XZ

行
政
档
案
13

法
律
事
务
类
14

宣
传
工
作
类

1、上级关于法律事务的指示及规定
2、公司内部关于法律事务的规章、制度、办法
3、公司参与行政或经济诉讼所形成的材料
4、其他

1、上级有关宣传工作的指示、通知
2、公司编印的简报、时报等正式打印件和原稿
3、公司编印的投资指南、建设发展情况及各种宣传小册子等印刷本和底稿
4、各种新闻媒介发布的新闻稿
5、公司各种活动的照片、录像带、录音带、电影胶片等材料
6、向上级汇报的种类重要信息
7、各种广告、宣传牌等
8、其它

短期
长期
长期

短期
长期或短期
长期

长期或短期
长期或短期
长期
短期

15

后
勤
工
作
类

1、后勤工作计划、总结、制度等文件
2、贵重物品购置的签报、批示
3、固定资产验收单
4、低值易耗、办公用品帐册
5、各类协议、合同
6、其他

长期或短期
短期
短期
短期
长期或短期
16

信
息
管
理
类

1、上级有关信息工作的指示、通知、规定等
2、公司信息工作的计划、总结等
3、公司信息管理的制度、规定
4、公司信息管理系统应用的各类软件的开发
5、重要的协议、合同
6、其他

短期
长期或短期
短期
长期或短期
长期

17

档
案
工
作
类

1、上级有关档案工作的指示、通知、规定
2、公司档案工作计划、总结等文件
3、公司档案工作制度、规定
4、档案移交清册、销毁清册
5、公司档案人员培训、网络活动记录
6、档案的各类汇编
7、计算机管理中的各种软件
8、其他

短期
长期或短期
长期
长期
短期
长期
长期或短期
一级类目代号与名称
二级类目代号与名称
文件材料归档范围
保管期限

XZ

行
政
档
案

18

审
计
工
作
类

1、公司有关审计工作的指示、规定、通知、通报
2、公司有关审计工作的请示、报告及上级批复
3、公司有关审计工作的制度、规定、办法
4、公司审计工作的年度计划、总结
5、专题审计材料
1）公司对审计立项的指示、指示和下达的审计项目任务文件
2）审计通知书
3）审计报告（或复审意见），审计部门审定审计报告（复审意见）的会议纪要或会议记录摘要
4）审计报告所列问题的证明材料
5）被审计单位对审计报告的书面意见
6）有关审计处理的请示、审计事项的报告或上级领导的批复、批示
7）审计（含复审）结论和决定或审计意见通知书
8）被审计单位关于执行审计结论和决定情况的报告
9）罚款、没收款、扣缴款、停止拔款，货款，冻结银行存款，封存帐册等文书及回执
10）各种调查取证材料
6、其他

短期
长期
长期
长期
长期或短期

一级类目
代号与名称
文件材料归档范围
保管期限

RS

人
事
档
案

1、公司有关人事、劳动工资、福利工作的请示、报告与上级领导的批复、批示
2、公司有关人事、劳动工资、福利工作有关制度、规定、决定、通知
3、公司关于员工任免、聘任的决定、通知
4、公司机构设置、人员编制的文件材料
5、公司推荐、委派干部任职的文件（包括下属单位机构设置、干部任免的请示批复）
6、公司员工招聘工作文件材料
7、公司员工考核、专业职务评出工作的文件材料
8、公司员工调动、辞退、处理材料
9、员工业务培训的文件材料
10、公司职工花名册
11、公司人事工作会议记录、计划、总结
12、其他

永久或长期

长期
长期
永久
长期或短期

短期
长期
长期
短期
永久
长期

一级类目代号与名称
二级类目代号与名称
文件材料归档范围
保管期限

CK

财
会
档
案

11

会
计
报
表

各种会计报表（包括各级主管部门的汇总会计报表）
1、主要财务指标
2、月、季会计报表
3、年度会计报表（决算）

三年
五年
永久

12

会
计
帐
薄

1、日记帐
　　其中：现金和银行存款日记帐
2、明细表
3、总帐
4、固定资产帐（固定资产报废清理后保存五年）
5、辅助帐簿
6、涉及外事会计帐簿

十五年

二十五年
十五年
十五年
十五年
永久

13

会
计
凭
证

1、原始凭证、记帐凭证和汇总凭证
2、涉及外事的会计凭证
3、银行存款余额调查表

五十年
永久
三年

14

财
务
管
理

1、公司关于财务、税收、证券、资金、固定资产、成本价格、物价管理、会计工作等规定、通知
2、公司制定的财务管理规定制度
3、公司财务管理工作计划、总结和分析汇报
4、公司有关证券管理工作的请示、报告及批复
5、公司各项财务收支计划、经费、物资等问题的请示、批复
6、关于外汇管理货款、集团购买、经费等规定、通知
7、公司会计决算报表和验资评估，咨询证明
8、有关贷款协议
9、公司年、季、月经济活动分析
10、下属单位财务年报
11、其他

长期或短期

长期
永久或长期
长期
长期或短期
长期或短期
永久或长期
短期
长期或短期
短期

15

其
它

1、会计档案移交清册
2、会计档案保管清册
3、会计档案销毁清册

十五年
二十五年
二十五年

一级类目代号与名称
二级类目代号与名称
三级类目代号与名称
文件材料归档范围
保管期限

JJ
基
建
档
案

11

建
设
工
程
依
据
性
材
料

.11
立
项
1、项目建议书报告及批复
2、可行性研究报告及批复
3、计划任务书报告及批复
永久或长期

.12

前
期
管
理
性
文
件
1、规划选址意见书、选址申请、规划定点图
2、拆迁安置意见、协议
3、建设用地红线图、规划用地许可证
4、征拔用土地报告、批复、土地出转让合同、土地核准通知书
5、规划管理意见书、报批表、建设项目送审报告
6、有关环保、消防、人防、文管、园林、交通、宗教、航道、河道、抗震、白蚁防治等涉及部门的管理性文件
7、年度计划申请表
8、审计意见书
9、现场规划放线记录
10、工程规划许可证、规划红线图
永久或长期
12
设计基础性材料

1、地质勘察设计合同、工程地质勘测报告
2、水文地质勘测报告
3、地形、地貌文件材料
永久或长期
13

设
计
文
件
材
料

1、设计招投标
2、设计合同
3、初步设计
4、设计概算
5、初步设计批复
6、设计审查报告
7、设计审查批准书
长期

14

监
理
文
件
材
料

1、监理招投标文件
2、监理合同
3、监理规划
4、监理实施细则
5、监理月报
6、监理会议纪要
7、合同争议、违约报告及处理意见
8、控制文件
1）监理工程师备忘录
2）监理工程师指令单及回复
3）监理工程师通知单（质量控制及工程变更）及回复
4）监理工程师联系单
5）监理工程师通知单及回复
9、监理抽查试验检测报告及汇总表
10、质量事故报告及处理意见
11、工程监理总结
短期
一级类目代号与名称
二级类目代号与名称
三级类目代号与名称
文件材料归档范围
保管期限

JJ

基
建
档
案

15

施
工
文
件
材
料
.11

建设
单位
文件
1、项目管理机构（项目经理部）及责任人名单
2、项目施工管理机构（项目监理部）及责任人名单
3、项目监理管理机构（项目监理部）及责任人名单
4、勘测设计单位及设计人员名单
5、建设单位工程变更指令单
短期

.12

土
建
工
程

1、施工许可证
2、施工、招投标中标通知书、招投标申请表、投标书、标函、标底、评标记录
3、施工合同
4、工程质量监督手续
5、开工报告
6、工程测量定位记录
7、控制网设置资料
8、基槽开挖线测量资料
9、图纸会审记录、技术交底记录
10、施工组织设计（方案）
11、地基验槽及处理记录打（试）桩记录、桩基施工记录、沉降观测记录、轴线标高复核验收
12、原材料试验汇总表、原材料出厂证明、原材料复试试验报告、预制构件出厂合格证、试验记录
13、土壤干实度试验报告、土壤击实验报告
14、砼（试块）抗压试验报告、砼抗渗试验报告、商品砼出厂合格证、复试报告
15、砂浆（试块）抗压强度试验报告
16、砼配合比通知单
17、砂浆配合比通知单
18、地下防水工程验收记录
19、地基基础验收记录
20、钢筋工程验收记录
21、砼工程验收记录
22、砌体工程验收记录
23、预制构件进场验收记录
24、构件吊装工程验收记录
25、钢木结构工程验收记录
26、主体结构验收记录
27、中间交工评定及验收记录
28、门窗进场安装验收记录
29、屋面找平层工程验收记录
30.、屋面隔气层工程验收记录
31、屋面保温层工程验收记录
32、屋面排气孔验收记录
33、屋面、厕所、厨房、阳台等注水泼水验收记录

短期
一级类目代号与名称
二级类目代号与名称
三级类目代号与名称
文件材料归档范围
保管期限

JJ

基
建
档
案

15

施
工
文
件
材
料

.12

土
建
工
程

34、楼地面基层验收记录
35、地基基础分部、分项工程质量评定表
36、主体分部、分项工程质量评定表
37、地面楼面分部、分项工程质量评定表
38、门窗分部、分项工程质量评定表
39、装饰分部、分项工程质量评定表
40、层面分部、分项工程质量评定表
41、现场施工预应力记录
42、工程竣工测量
43、新型建材推广证
44、施工新技术方案
45、质量事故处理意见

短期

.13

水
、
电
、
暖
、
设
部
分

1、招投标文件
2、施工合同、施工预算
3、图纸会审、技术交底
4、设备、产品质量检查、安装记录
1）设备、产品合格证
2）设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告
3）设备安装、试运行
4）设备明细表
5、隐蔽工程验收记录
6、施工试验记录
1）电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视系统末端等测试
2）楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试
3）变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试
4）给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验
5）电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行
6）电梯接地电阻、绝缘电阻测试；定载、半载、满载、超载试运行；平衡、运速、噪音调整试验
7、分部、分项工程质量评定表
8、质量事故处理记录

短期
.14

室外
工程

1、给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防工程
2、建筑小品、水景、道路、园林绿化施工技术文件材料

短期
一级类目代号与名称
二级类目代号与名称
三级类目代号与名称
文件材料归档范围
保管期限

JJ

基
建
档
案

16

竣
工
验
收
文
件
材
料

.11

文
字
部
分

1、工程竣工验收报告
2、工程竣工报告
3、工程质量评估报告
4、勘测、设计检查报告
5、单位工程验收证明单、验收会议记录
6、消防验收意见书、环保等验收意见书
7、工程规划验收合格证、竣工测量总平面图
8、工程竣工决算
9、住宅质量保证书、住宅使用说明书
10、工程保修书
11、工程质量监督报告

长期

.12

图
纸
部
分

1、设计变更通知书、技术核定单、修改记录（图）
2、设计总说明书
3、综合竣工图
1）总平面布置图、竖向布置图、管网综合图
2）室外专业图
4、专业竣工图
1）建筑、结构竣工图
2）装修（装饰）竣工图
3）电气工程（智能化工程）
4）给排水工程（消防工程）
5）采暖通风空调工程
6）燃气工程
7）电梯工程

长期

注：移交给物业公司的基建档案资料保管期限属永久性保存。

一级类目代号与名称
二级类目代号与名称
三级类目代号与名称
文件材料归档范围
保管期限
SX

声
像
档
案
类

11

照
片
.11
党政活动
永久或长期
.12
文体活动
.13
集团面貌
.14
工程建设
12

录
音
带
.11
党政活动
永久或长期
.12
文体活动
.13
集团面貌
13

录
像
带
.11
党政活动
永久或长期
.12
文体活动
.13
集团面貌
14

光
盘
.11
党政活动
永久或长期
.12
文体活动
.13
集团面貌
.14
工程建设

一级类目代号与名称

文件材料归档范围

保管期限

SW

实
物
档
案
类

1、公司荣获的各种荣誉奖状、奖杯、证书
2、公司有纪念意义的凭证性实物

永久或长期
2010年读书节活动方案
一、     活动目的：
书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！
二、活动目标：
1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。
2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。
三、活动实施的计划
1、 做好读书登记簿
（1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。
（2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。
（3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。
2、 举办读书展览：
各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的＿＿＿”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。
3、 出读书小报：

2010年读书节活动方案
一、     活动目的：
书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！
二、活动目标：
1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。
2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。
三、活动实施的计划
1、 做好读书登记簿
（1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。
（2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。
（3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。
2、 举办读书展览：
各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的＿＿＿”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。
3、 出读书小报：