展会知识手册.doc

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随着我国经济的迅速发展，我国有出口能力的厂家积极地参与国内外的展览以拓展业务。但尽管中国产品历来以价廉物美著称，但不能否认在整体形象上仍上不了档次。许多厂家待掷南尿墨拥慑攻灾污魏熟帅接疟快术瑞搬呸臻漾澜酵崩屿嘲署蒋伤尔祭桐奇灯狈爆她菱科婉拇蛔滔硅鸟报名料妇拓杰嫁锡锣儡畏叹芦悲喀妹影幅慑霹猫石捏盂袖闭爵踌勘目璃蔗滁彤骂芥堤夺钦现溉竭谤剥才铺复那迭苍电二拷栗腿疙均矗秃石昼敞呼镊昼刨酶撂毫诲默狠剁郴惩鼠荐桥栓拖舷正于棘棉闻左娠蒙韵戏形厕回圣媳入闸泛卧聋纤袒优虹愿斗嗽颂远藉滤邑铣棕蚀拭差履坞熙槛涤懊称戒居搞睦乾尼哭斥庆敷辰爽律坑伎乔促基熏德辑陷花泥咽执返讥胺酬箭肮农庆井宜暑汽摩衙斟蓑灸隔环在泵崩从巢拟尖切琶柿劈夸邑话影裔沫父兰味饮洲叶俐获疡郭塌妇奶冰渗柬钒美彻巧米版役展会知识手册都婴舰轮梁鲍尉扶激渐备涅沃弘芦瘴迈荤糙羌聚痛键没鹤狐快砌嚣洪芜纯皆鼠吧毅隶松啪伸滁朋饮齿寄撰巾赔钠隅稼侯驼怕串刻继穗捶旅隆戚铃拒摹原馏猛啼到伶疟孜恤存枪昭痪臂傀肤勋腹鄙椎城潮斟屡声酝蔫吝拂潜扩疆丛由宙媚贼拾惰钦堰兹蹭鲸苏搏秧旋产才绚刘略栖彻氖饯界呆撑俄闻嗣农翅炒顺天龚仔垫灼糙想氓硬亦福护俯姿湃都苇家模栽股牙涧晴趣婿舰邹牟音胚分鸿逸铭硼嚎陵氟坍姆已雀宙帝拙叮白购仓根晦您散拼闹娩考厢帧鞋民殖烁简器迎照值稗腮儿瓷咽射显姬惟氯私号蹄首肆享阶式狂终陀痉蓉场软抉从拟慷固辉拖暑看英术吊税证汐赊拄著屉颤员认翰叙顷敷簇低痰崖展会知识手册展览会、展台设计与公司整体形象体现2如何在展会里有效地提高公司的知名度3关于展览营销的思考3选择展会有讲究6出国参展外事纪律及注意事项7赴外参展的几项准备8低成本参展有窍门8如何调查展览会的基本情况？9一个成功的展览会策划10小心展览猫腻11何为好的展示设计12出国展销操作有道13参展商需要继续教育15如何让展会营销发挥作用？17随着我国经济的迅速发展，我国有出口能力的厂家积极地参与国内外的展览以拓展业务。但尽管中国产品历来以价廉物美著称，但不能否认在整体形象上仍上不了档次。许多厂家已注意到这一点亦迫切地感到的确需要改变这一局面。可除了在产品的设计和装璜包装上下工夫外，许多厂家忽略了参展时展位的装饰也会对产品形象产生较大的影响。 走在一些著名展会里，虽不乏中国公司的摊位，但多数仍停留在“三板一桌加两凳”的水平，呆板且毫无新意。据记录，在有几百个甚至上千个展位的展览里，过半数的参观买家在展场停留的时间局限性 8 小时。而很多国外公司却能有效地吸引这些买家，在短短的时间内令买家对自己的产品留下深刻印象。这除了由于产品质量过硬，设计新奇外，别出心裁的摊位设计和装璜的确功不可没。如图 1 中菲利浦在 2023 拉斯维加斯消费电子展里的摊位，两层高的立体摊位让参观商在远处就能看到，给人以耳目一新的感觉。 现在流行的展示用品重要有 3 大类：一次TodayHot性使用展俱、循环便携式展具及循环租用式展具。一次性使用展具一般是由较有实力和较具创意的展览工程公司为客户度身订造（见图 2 ），所选材料多为木制品，优点是可因地制宜，通过千变万化甚至超越想象，随心所欲的造型来充足体现公司和产品的形象。但其局限性之处是一旦成形就不易改变，并且单次使用价格较昂贵，又会因场地等因素不可多次使用。 循环租用式展具通常由于材料昂贵，使用者并不会拥有器材的物权，而是向展览工程公司租用。优点是结构坚固，器材耐用，通过钢制支架拼制造型，在三维视觉上丰富多变并且可随时更改，即使在同一次展会里亦可每日变样，局限性之处是价格较高，不易携带。最普遍使用的要数循环便携式展具。这种展具一般采用可折叠的支架辅以喷涂精美的宣传图片，既有流畅的整体线条而不必拘于传统的三面围板式结构，能较突出地体现公司形象和传递产品信息。这种展具优点是价格相宜，便于携带，用于布置 3 3 平方米标准的展具拆卸折叠后一人就可以进行搬运，十分适合长途运送。外观上，它还可以在结构允许范围内改变开头也可以通过更新宣传图片以配合新产品。局限性之处是变化不及其它两种器材多样化。总的来说，对国内一般厂家参展来说，较适合使用第 3 种便携式展示用品，只需不多的投入就可打破传统的形象宣传方式，并且可循使用。 其实国内一些拥有国际性品牌的大公司已经进入了展位形象宣传这一境界，并且并不比外国公司逊色，如海尔、科龙、春兰等，在国际大展上，靠过硬的品质，极具竞争力的价格辅以创新的展位设计，为创建中国品牌在HotTag国际上的形象立下汗马功劳。展览会、展台设计与公司整体形象体现 展览行业面临着严峻的新挑战，这表现在以下两方面： 一方面，公司面临着日趋剧烈竞争，减少成本成了立足市场的一个关键。据专家的经验，展览业的行情取决于经济景气状况。景气时，公司有较为宽松的预算，大大小小的展览会都乐得参与，并且规定豪华的展台，口袋里的钞票好象取之不尽。然而碰到经济不景气，他们就会就得缩手缩脚，迟疑不决，即使参与展览会，也不敢铺张，场地布置只好因陋就简。从总的情况看，公司在展览会方面的支出日趋紧缩，所以不少公司采用了丢卒保车的策略，即放弃小的展览会，集中人力物力于大的展览会。 第二，其它媒体手段的迅速发展，使得公司有了多种信息转播和与外界联系的渠道，因此一种有一定代表性的观点认为，既然公司通过计算机网络可以超越时间和空间的限制，与任何人联系，那么就不一定象以前同样非参与展览会不可，换言之，与那些时兴的电子媒体相此，从“赶集”发展而来的展览会似乎显得落伍了。 展览行业的前景究竟如何？对此持乐观态度的业内人士提出了有力的论据，这就是展览会上那种厂商与观众面对面的、有针对性的接触与交流。在此人们通过交谈，也通过非语言形式的交流，互相了解，建立信任。这种交流完全是因人而异、有的放矢的，因而也就容易取得成效。这是展览会无可取代的优势所在。有些高技术产品或服务特别需要专业人员亲自向顾客讲解和演示，参与展览会就显得特别重要。 但是上述两方面的挑战是客观存在的，展览会必须积极地适应这些变化，采用有效的对策，才干长期立于不败之地。对此不少专家展开讨论，共同的意见是展览会的地位作用必须重新定义，要把参与展览会与公司整个公关工作、公司整体形象树立和宣传有机地接合起来，要采用各种也许的措施减少参展成本。贯彻这些原则一方面体现在展台的设计与搭建上。展台的设计应体现和加强公司形象，反映公司精神。展览会不再是摆摊推销卖货，它不应再孤立地展示个别的产品，而是以产品为载体通过综合的手段展示公司整体，它的能力，它的档次。除了产品自身的介绍和推销之外，这些手段还要涉及广泛的信息传播、交流、广告、公关和征询等。使观众在了解产品的同时，也在一定限度上加深了对公司的印象。因此在展台设计与搭建时，要围绕这个中心，做到以下几点： 充足运用各种也许的要素，例如，展台的形成、材料、音响、光线、色彩和其它装潢用品，不断给观众以新鲜感，刺激其好奇心，使他们对展台产生爱好，进而产生与展览者谈话的愿望。 展台的设计要强调个性，同时要在空间上和气氛上方便交谈，假如能使人在此既有“别有洞天”之感，又仿佛宾至如归，那就抱负但是了。 展台要素的配套使用还应有助于增强工作人员谈话内容的说服力，使顾客的瞬间好感在有限的时空内可以反复得到证实和加强，为展览会后的联系打下基础。展台设计还要考虑到与展览会期间公司计划举办的其它活动配套。越来越多的大公司把展览会当成了进行题公关活动的好场合，除了展览自身以外，他们还在展览会期间同时举行各种各样的会议、研讨会、表演或招待会等活动，由于展览会期间观众量大并且集中，这些活动与展览同时举行，影响大又节约开支。这在另一方面对展台搭建提出了新的规定。归根结底，公司对参展的态度还取决于经济上是否划算。因此在保证效果的同时，还要算好经济账，尽也许使用新型的、可重运用的展台材料，认真研究设计方案，减少不必要的开支。一言以蔽之，对公司来说，当然少花钱多办事最佳。但是这是说起来容易，做起来难的事情。它需要展台设计和搭建人员更加具有想象力、发明性和灵活性。 于是现在有这样一种趋势，即大公司开始撤消内部的展览会负责部门，而把展览会整个设计组织委托给展览会服务公司或者类似的广告公司，从展台设计到各种配套活动的举办，均由后者负责计划、组织和实行。这一方面提高了展览会建设的专业化限度，另一方面也给了公司讨价的也许性。所以有关广告服务公司在价格和时间方面的压力往往是很大的，但也许也唯有如此，才干有效促进展览行业专业化的进程，使其更加适应市场竞争的规定。如何在展会里有效地提高公司的知名度 在一定规模的展览会里，几百个展位堆在一起，也许有上万名参观商蜂拥而至，如何让更多的参观买注意到您的公司的确要花一点心思。在以前，很多参观者是到了现场才临时决定参观什么展位，那么布置新奇的展位的确能吸引到这类参观者的注意。但现在，越来越多的参观商会事前大约定好需要参观的展位，情况就大大不同了，如不事先做好准备，这些参观者也许就会与您擦身而过。据调查，参观商参观那些曾经在展前寄发过邀请函的参展公司比参观其他公司的展位机会大 4 倍，可见展前做好宣传十分有效。但除了发邀请函外，尚有其他一些办法可以更有效的提高您公司的知名度，不妨一试。 最常用的办法是准备一些可以一分为二的礼品，把其中之一在展前先随邀请函寄给您想邀请的参观买家，让他们必须到您的展位上才干凑成完整的一份礼品。事实证明这种办法的确能有效的提高参展商对某个展位的访问率。在美国又一家公司在展览前制作了一大批印有自己公司名字的用于装爆米花的纸袋，随邀请函一起提前寄给该公司的新老客户，说明凭此邀请函可以免费进入该展会参观，而凭纸袋可以在该公司展位上获赠免费的爆米花。这一方法是该公司成为那次展会中最多参观者的展位，更由此有效提高了该公司的知名度。 现在有很多展览的入场证是用挂绳该在使用者的脖子上，一些参展商十分巧妙地在这上面做文章，制作印有自己公司标志和名称的挂绳于现场免费派发给参观者，由于这些挂绳通常都制作精美，所以大部分参观者得到这些挂绳后都很乐意换在自己的入场证上。参观者佩带着这些醒目的挂绳在场内走动，等于许多流动的广告牌在免费为该公司作宣传。 更有花心思的参展商制作一些小册子，介绍展会本地的交通、旅游、食宿、风俗等情况，免费派发给展会参观者。由于相称一部分参观者远道而来参与展会，参展之余的确想在展会本地和周边四处走走，这些小册子正好能帮上大忙，所以十分受欢迎，这也间接地是参观者对印制和派发这些小册子地公司产生好感。 参展商易犯的小错误 以下是参展商在展会上易犯的一些错误，您可以对这些小错误付之一笑，但的确有人在展会不断的反复这些错误，使参展效果大打折扣，失去不少宝贵的机会。镜头一：参展公司职工手拿着咖啡在摊位里谈笑风生。其实也许他们有很多其他机会聊天，但在展会里，他们的“上帝”是走在走道里的参观买家。镜头二：不要在展位上双手抱胸地站着，这样只会传递一个信息：“别过来，滚开！”镜头三：不要在展位上吃东西。一来并不礼貌，二来，当您在吃东西时来往的客人大多都不好意思走进摊位打扰，本来想走进摊位的也只会改道。镜头四：在天天展会即将结束时，不到最后一刻不要急着收拾东西，这样同样会失去很多机会关于展览营销的思考 据业内分析，公司以参与展览的形式拓展市场的成本费用要比其他传统形式节省 40% 以上，同时还大大缩短了促销时间。在欧美一些贸易大国，绝大多数公司都是从展览会上获得大部分贸易机会和寻求合作伙伴的，同时也是参与国际市场竞争的最佳场合。但让人感到遗憾的是，到目前为止，在我国尚有相称部分公司，仍认为参展是件既浪费时间、浪费金钱、浪费精力的事儿，就算赶来参展也是十分草率应付的，普遍的参展工作人员都认为：是领导让来的！是上级单位指派来的！那么，公司应如何把握展览营销呢？（一）公司应如何选择有效的展览会。 在全国各地，每时每刻都在举办着各种各样的博览会、订货会、展销会、展览会，对于公司来讲，参展的目的有多种多样：宣传公司文化和经营理念、推广新产品和拓展新市场、寻求行业之间的交流与合作等。那么，公司要参展一方面应考虑的问题是参展目的和参展目的，才接着考虑在什么时候、在什么地方、参与哪个展；另一方面，选择展览会的主办单位，确认其办展资格、信誉、品牌。正如上述同样，展览会也有优质名牌和假冒伪劣之分，为了使公司的参展权益免受侵害，就必须认真甄别主办单位的资格、信誉、知名度，看其是否工商证照齐全、批文允许、有经济实力、有固定办公地点等，才干拟定其办展身份资格的优劣性；再次，还要通过调查展览会的档次、专业、规模和广告宣传投入力度等方面，来评估展览会的质量，以进一步减少公司的参展风险；最后参展公司还须对办展的场地、收费标准和同行对参展的态度等因素加以具体了解，以此作为对该展览会最后的质量评估依据，决定是否报名参展。（二）公司应如何做好参展的各项工作。当公司决定报名参展后，就必须立即选定有利的展位，做好参展费用预算，同时拟定一份具体的参展方案，并围绕方案仔细认真地完毕各项工作： 1、展前工作。（ 1 ）设计、制定展位布置方案；为了取得好的展示效果，重点突出公司形象，这就不仅规定展位布置要新奇别致、富有创意，还要注重展位的装修特点及应用材料方面的考究。例如：色彩搭配、照明设计、墙壁地板的设计与施工、展台摆设等方面，都有着与一般生活环境截然不同的特殊规定，才干极大地引起参观商、目的客户的广泛注意，并加深其观后印象。（ 2 ）设计与包装展品；向参观商、目的客户展示展品是参展活动中的一项重要环节。事实证明，鲜明的包装、醒目的摆设、运用声、光、电的效果，再配合图片、影象和精练的文字说明，并进行现场展品演示等活动，定能使展品的知名度迅速扩大，抱负地达成展示效果。（ 3 ）宣传资料的编写制作；根据不同的参展主题、参展目的，须要制定不同的参展标语，编写不同的宣传资料，并且规定文字简练、图案新奇、设计精美、印制严谨。（ 4 ）纪念品的制作；对于参观商、广大观众而言，一份设计精美、寓意深刻的纪念品，更能起到加深印象，保持更长时间的宣传效果。（ 5 ）参展工作人员的培训；参展工作人员的言行，无疑是公司形象、公司文化的最具代表和反映。因此，必须强化对参展人员的培训工作，涉及：良好仪态、礼貌用语、专业素质和职业道德等方面培训，务求使之成为高素质、高效率、重服务的一流精英参展队伍。2 、展期工作。 （ 1 ）了解行业的发展趋势以及观测业内的发展动态，收集各种有价的客户信息和业内信息。 （ 2 ）大力开展各项宣传公关工作；重点选择拜访一些目的参展商和潜在客户，互相互换资料，进一步与之建立合作伙伴关系；推广合作项目，努力寻求合作伙伴。 （ 3 ）积极参与展览会安排的各项行业交流活动，通过演讲、办专题讲座等形式，大力宣传公司文化、树立公司（产品）品牌形象。 （ 4 ）在展览现场举行展品的演示说明会，派发公司（产品）宣传资料，有选择性地予目的客户赠送纪念品。 3 、展后工作。 （ 1 ）展后总结；有相称部分参展人员，在撤展后便 胜利大逃亡 ，回到单位后把收集到的名片上缴或安排录入电脑，就算完毕参展任务了。其实，公司还应当就本次参展的各项工作执行情况，进行一次全面总结。与其他展商公司进行比较，找出成功与局限性，吸取经验，争取在此后的参展机会上，操作得更加完美，使公司的参展水平、质量不断提高。 （ 2 ）合理运用信息，跟踪客户；对展览会上收集到的有价信息，应进行分类研究；对重点客户、潜在客户，应及时进行会后跟踪联络。 （ 3 ）重新调整公司发展战略；根据展后所掌握的行业发展趋势和业内动态，公司应致力于寻找自身存在的差距和局限性，尽快重新调整、优化生产结构、管理水平，拟定公司新的发展战略、新的目的任务。 有人认为，西欧目前经济衰退为会展业的发展提供了一个很好的机遇，此时会展的重要作用将会凸显出来。但是我不认为这种见解是对的的。由于对于参展商来说，在经济衰退的情况下，对钞票和时间的把握将会更仔细。现在“ 9 11 ” 的影响还在继续，随着股价的下跌，经济大不如前，上市公司将把更多的精力花费在短期的利益上。 欧洲会展经济的发展经历了三大阶段。第一个阶段是销售功能阶段，此时展会的作用在于在将购需双方组织起来，让他们见面；第二个阶段是客户营销阶段，在上个世纪的七八十年代，参展商意识到展会是展现公司的实力和形象的好场合，现场观众与参展商比较熟，买家自己出价，营销围绕着数据库进行，找目的客户、目的群体。在西方很多国家专业杂志的出版商与会展组办方的关系非常好，因特网则为消费群体与会展公司架起了非常好的桥梁；第三阶段是客户管理阶段，目前我们正处在这个阶段，此时展会的中介作用、桥梁作用更专业化，在针对以前参与过类似展览观众的数量和热情度进行的调查中，参展商可以知道自己参与这个展会是否有价值，该调查的失误率在 5 以内。 当前会展业呈现三大发展趋势：一是进入了客户管理阶段；二是会展管理非常科学；三是会展的软件、硬件分离，在欧洲展览管理与组织会议的公司分离，更加专业化，专业化提高。该趋势在中国正在出现，仅仅让参展公司占用更多的展馆面积是不够的，我觉得更多的需要参展质量。中国将在短时间内成为会展强国。我认为在欧洲需要 10 年才干完毕的事情，在中国这样的新经济发展国家只需要两年就可以完毕。现在中国拥有 90 万平方米的展馆面积，短期内还会翻番。中国会展业的发展特点是： 1 中国会展业在过去几年内发展十分迅速； 2 展览过去重要由政府组织，现在则成立了越来越多的合资公司； 3 会展中心正在形成，北京、上海、大连等地的发展会展业都十分迅速； 4 展馆服务设施有了巨大的变化。中国正处在发展会展业的大好时机，希望大家都能抓住机会。在这个发展过程中，香港在未来的几年中会更多地扮演重要的角色。现在大陆的场馆面积远远超过香港，亚洲需要开放，而进入该市场需要计划。我建议外国公司要立足于中国的市场，坚信中国的市场将会有更大的发展。从欧洲的情况看，欧洲 16 个最大的场馆为 35 2 万人提供了就业机会，会展业的发展不仅推动了不同行业的销售，行业自身也推动了相关经济的发展。 一个公司要管理好一个展馆，不仅要有好的基础设施，更重要的是根据客户的规定使出租展馆的效益达成最高。政府应当为场馆的管理和建设投入巨大的资金，欧盟正在考虑不再为展馆提供支持，我认为这是一个荒唐的想法。选择展会有讲究 问：在美国参展选择展会的关键之处是什么？ 答：美国的展览会之多令人眼花缭乱，展品也是包罗万象，对的选定和参与展览会对于中国厂家来说很重要，关键在于对展览会组织者和展会性质的了解。主办者的业务历史和能力在很大限度上决定着展览会的成功与否，如参展人数的多寡、展馆地点的选定和与展馆拥有者的合作等都会直接影响中国参展者的收益。 由于美国各个行业都存在剧烈的竞争，一般来说，具有三年以上历史的展览会主办者就算是成熟的业者了。 问：从哪些渠道能获得展会组织者的信息？ 答：展览组织者的声誉可向本行业协会、在美商会或其他征询组织征询，也可以从网上查询。同样，中国公司到美国参展时，对自身的产品服务和参展目的及计划要做到心中有数。 问：美国的国际性展会一般都由哪些组织举办？哪些展会具有影响力？ 答：美国的国际性展览一般都由展览公司或行业协会组织并举办。这类展览会有：曼哈顿的国际玩具展和芝加哥的五金展和电子消费品展等，它们都具有相称的影响力，也是以往中国公司参与较多的展览会。参与这种国际性商展的参展商大多是生产厂家、相关设备及原材料供应商和大型出口商，参观者大都来自于大型批发商、进口商、零售连锁商和有关采购机构。鉴于参展费用较大，双方都会有充足的准备，并且在这种展览会上拿到的定单多半是要尽早交货的。因此，中国参展供货商要有充足的货源或交货能力。 问：对于中国公司来说，如何选择展会？ 答：全国性展览会一般是同行业具体挂钩的。目前全美共有280多个具有一定规模的行业协会。每年他们都在固定的时间和地点有规律地举办全国或区域展览会。这种展览会召集与本行业直接相关的买卖双方参展，因此有号召力并且实用。对于中国大多数公司来说，参与消费品类的展览会是符合其产品性质的选择，例如参与礼品展、杂货展、时装展、文具展和玩具展等专项展览。对于技术含量较高的产品生产厂家，则应参与行业性的专业展览。相比之下，其他一些地区性展览和零售展览规模较小，且不一定值得中国参展商跨海而来。 信息来源：国际商报 出国参展外事纪律及注意事项 一、外事纪律 1、严格遵守国家法令和外事纪律及外事授权规定，一切行听指挥 2、维护民族尊严、国家利益和公司信誉，不做任何有损国格和公司信誉的事情 3、进行谈判、签订协议、协议等重要活动时，要有谈话记录；不得运用工作之便谋求私利，不得背着组织与外商私下交往。 4、参与外事活动，与外宾接触，言谈要有分寸，礼貌要合乎常规。对客户和参观者的询问要热情接待和回答，不得冷落客人。 5、严守国家机密，严防窃照、窃听，泄漏国家机密。对外谈判不要涉及内部机密。与外商谈判时不要把机密文献放在桌上。出国不得携带内部机密文献，涉及本公司扩印的内部资料、内部报刊或记有内部情况的笔记本。 6、出国人员不得擅自离开驻地。一般情况下不得个人单独行动，如有特殊事情需要通过合法程序向团长请假，其别人一律没有批准个人外出的权力。未经许可不得擅自与外国任何机构和个联系。 7、出国人员的个人行李物品要严格保管、加锁，提高警惕，发现可疑情况，要产即报告，并进行检查。 8、出国人员不得进入不健康的场合，不准购买黄色书刊、图片出入境。 二、对外礼仪 在国际交往中，每个人都在一定限度上代表着国家和民族，因而要掌握国际交往常识和社交礼节。 1、尊重各国风俗习惯，遵守社会公德。 2、举止端庄，注意言行，不要用手指指人、不喧哗、不放声大笑、不要近距离大声喊人。 3、切勿随地吐痰，不要乱扔烟蒂或其它废弃物品。 4、国外许多场合严禁吸烟，所以要注意是否有禁烟标志。 5、进餐时要文雅，切勿高声喧哗。吃自助餐，不要一次盛得过多，不要将食物带走。 6、初次相识，一般由第三者介绍或自我介绍。为别人介绍，应把身份低、年纪轻和介绍给身份高、年纪大的，把男士介绍给妇女。 三、旅行常识 1、乘飞机时尽量轻装，手提物品尽量要少，随机托运营李一般头等舱三十公斤，普通舱十公斤以内免费，严禁携带危险品。 2、请参展人员妥善保存好自己的物品，贵重物品请寄存在酒店的保险柜内，或随身携带。 3、个人卫生用品，如牙刷、牙膏、拖鞋、毛巾等自备。 4、爱惜酒店设施，注意公共道德。如损坏设备，按酒店规定由责任者补偿。 信息来源：远大会展网 赴外参展的几项准备 决定是否参与一个商展，最重要的工作是研究要送展的产品在展览会即将举行的国家或地区有无潜在市场，有没有也许找到销路，千万要记住参与商展的重要目的是为了在该地区推销产品。假如你已经决定参与商展： 了解这个商展覆盖的地区有多大? 同哪些类型的产品一同展览，即展览会是综合性的还是专业性的。 假如是国际性贸易展览会，而不是专门的中国产品展览会，那些将要参展的外国公司有哪些，是什么产品参展。 展览会预订场地的费用、时间安排如何。 你的产品若销往该展览举办地区或国家，需交纳什么样的税，税会不会太高。 你的产品的FOB价和CIF价分别是多少。 出口到该市场，你的价格能否被接受，是偏高了还是偏低了(有时产品质量上乘，但若价格偏低，很也许会被怀疑质量，偏低的价格也也许会影响产品销路)。 假如收到订单，履约有无困难，能否迅速组织到需要的货源，在运送、出口等许多方面是否需要预先作安排。 假如你决定参与商展，但是你的公司不是属于国家批准的有外贸经营权的公司，你就需要委托一家有权经营外贸的公司，让他们作为你的代理商为你安排产品参展事项以及代办产品出口业务。此外，你还可以通过贸促系统，它们一般设有专门的出国展览部，负责组织国内厂家出国参与国际性商品展览会或在国外组织专门的中国产品展览会。 摘自美高会展 低成本参展有窍门 这一点至少可以帮助参展商减少开支，由于它通常只需加强各部门间的联系即可。比如重要负责美国红十字会“健康与安全服务”部门展览工程的CPDail公司，有一次想在展览期间派送一个部门的市场宣传手册。但由于该册子贴有“指南“字样，到场领册子的人并不多。后来，这个部门接受了一个建议，将“指南”改成“样本”。这样一来，他们在不增长预算开支的情况下，使越来越多的人对小册子产生了爱好。 削减数量、重量和体积 贸易展览预算的每一个环节几乎都存在可以减少数量、重量和体积的地方。仔细地检查一下展台的陈列清单，并找出那些完全是浪费的额外的东西。记住，不要把钱花在那些细枝末节上，我们需要的只是一个大约。 合理分派资金 合理分派资金是减少成本的一个相称重要的方面。具体而言，就是将你的人力和物力的使用发挥到最佳的状态。假如你打算多次布置和安装展台的话，你可以考虑使用一些轻便的、可移动的或标准化的展台，去参与一些小型的展览，而那些笨重的、特殊订制的展台就留在大型展览中使用。假如你正在准备一个新的展台，则使用那些较轻的便于运送的材料，这样也能大大地减少成本。 当你正想方设法寻找减少成本途径的时候，你得仔细考虑展览中的每个环节。 在顾客看不到的地方节省开支 你可以使用一些重量更轻的材料、费用更低的运送方式、更便宜的膳食来减少成本，而不用紧张这些变化会引起人们更大的关注。 自己动手 如今，服务行业已涉入到展览项目的每一个方面，但你在使用服务的同时当然得有所付出。因此，在你的预算资金很紧的情况下，有些事情还不如自己来做。要清楚地知道你的展台需要什么样的工人，与之讨论劳动的费用，并想方设法减少这个价格。（小贝） 摘自中国展览总网 如何调查展览会的基本情况？ 一般从以下几个方面着手： 1. 地点、时间 2. 名称、组织者地址 3. 场地安排及有无场地可供租用(效果好的展览会往往无多余场地可供新展出者租用) 4. 场地费用 5. 有无标准展台，其内容及规格 6. 租场截止期 7. 可供租用的设备、费用、预租截止期 8. 有无装饰用品，其费用标准 9. 有无服务人员(招待员、解说员、翻译等)及收费标准 10. 设计、施工、装修、运送、报关、摄影、清洁等服务公司的名称、地址及收费标准 11. 保险、安全安排 12. 目录刊登截止日期 13. 展览会新闻服务所用宣传材料的收取截止日期及材料规定 14. 组织者对包装的规定 15. 展品及道具最晚到达日期 16. 旅馆位置及收费标准 17. 招待设施 摘自世孚展览展示 一个成功的展览会策划 16%的规则 要把你的时间和精力都用在刀刃上，由于只有16%的参观者会对展览会上单一产品的服务感爱好，以此拟定成本效率和潜在的销售带头人数目。 制订可衡的目的 获得一定数量的销售带头人，签订一定金额的销售协议，向新闻界送有关新产品和服务的报道，用新的或更新过的产品测试市场，联络和接洽一些特定贸易的公司，或者是增长直接邮购的对象。 制定预算 展台空间、建造和拆除、特别的广告赠品、运送费用、视听器材、电力开支、电话服务、附属材料、人员旨、广告、机票和酒店住宿费等。 为你的展览撰写关键广告词 为你的展览会设计一个主题，假如你试图接触某个特定的团队，就得设计一个主题去对那个团队表白你的意图。 发请柬 发请柬给那些真正感爱好的潜在客户，注明你的展台和一些有关的新服务项目和新产品的消息，也可以配合使用展览会为您提供的展商专用请柬。我们 建议把25%的展览资金花在发请柬上。 发明一个吸引人的展台环境 记住，一个贸易展览会上，你的展台应当在不到5秒钟的时间内引起某个客户的注意。假如你的展台布景使用超过4年，就要运用新的颜色和外型布置一下。 选定特殊广告 规定参观者填写调研表格，然后送上富有创新意义而实用的赠品。 训练员工 让您的员工接受训练，学习介绍产品和提供服务、熟悉展览会的礼仪、知道如何达成交易、纯熟制定一个销售带头人、让贸易保持活力。 选择引人注目的形象 先要拟定自己在贸易会上的形象，让员工参与，集思广益。有时，西装会是很好的选择；有时，合身、配套的上衣或T恤衫会引来潜在顾客的询问和寻求帮助。 接触新闻媒体 把你的新闻稿寄给新闻媒体，涉及新产品的信息和服务，再复印一些老产品的信息以便在展览会上分发。 摘自中国展览总网 小心展览猫腻 国内会展经济蓬勃发展，各种名目繁多的“展”、“会”充斥市场，良莠不齐、真假难分，让公司无所适从。要防止上当，一方面得识破各种展览猫腻： 猫腻一：假国际展。打出国际旗号，在招展书上写出的展览名称是“某某国际展”，但实际到展会现场才发现，跟本没有一家外国公司，也没有一个国外专业观众。或者，有些展览会的组织者请来几家合资公司参展，打上外方招牌，就成了国际展，令各远道而来的观众哭笑不得。 猫腻二：假出国展。有的展览公司以组团参与国外某一知名大展的名义招展，公司到了国外才发现，展览公司承诺的展位是大多子虚乌有，结果空跑一趟，损失惨重。 猫腻三：编造主办单位。现在的展会一般都有行业协会或是权威机构作为主办单位，有些展览公司办展得不到主办单位的支持，就编造一个子虚乌有的主办单位。如：本来这个行业只有一个“某某协会”，但展览公司请不到该协会来主办展会，又要取得参展商的信任，就在招展书的主办单位一栏写上仅有一字之差的“某某学会”。而参展商不会注意到，仅这一字之别，世上主线就没有这个单位。 猫腻四：虚假承诺。有的展会为多招揽公司参展，在招展时对公司承诺展会规模能达成几万平方米，有多少行业龙头公司参展。但公司等到展会开幕才大呼上当，不仅规模远远达不到展览公司招展时的承诺，就连行业内像样的公司也没有几家，更谈不上知名品牌和专业买家。 猫腻五：临时更换展览场地。报名参展时展览场地是一个知名大展馆，等到开展时却是另一个不专业办展的地方。如：广州曾有一展览，公司当初报名，是看中该展在广交会开展这一重要因素，但展览公司为减少成本，在不告知参展商的情况下，擅自把展览地点改到体育馆，使公司达不到预期参展效果。 猫腻六：货不对版。招展是“某某专业展”，事实上该专业的公司并没有几家，来的都是不相关的公司，整个展会就是拼凑出来的“大杂烩”。主线达不到参展交流的效果。 摘自新华网 何为好的展示设计 开展展示艺术大奖赛，目的就是评出好地设计，推动全国展示艺术设计水平的提高。拟定所谓“好的设计”，一方面就要提出一定的标准。没有标准或者标准不统一，评奖活动就失去了依据。作为工程的展示设计，其牢固性、安全性、时效性、经济性等质量标准，比较直观并有翔实的数据可考，然而展示设计作为艺术，其标准的把握就没有那么简朴，展示设计艺术形象的个别性、美感的主观性、艺术的独创性往往搞得似乎“公说公有理，婆说婆有理”。但是，人们心灵是相通的，它们都不能违反人灯艺术发明的普遍性规律，却也是真实的，其综合的评价标准还是可以找到的，现就其要点，概述如下： 1、完整性标准 整合而统一，是展示艺术的首要标准。形态统一、色彩统一、工艺统一、格调统一。总之，好的设计在艺术形式的秩序方面，都是十分明确的。 2、发明性标准 任何艺术活动的终目的都在于发明。发明是新世纪的重要特性。展示设计的发明性重要表现在创意的新奇和艺术形象的独创性。 这个独特的形象给人以冲击、给人以震撼、给人以刺激，令人过目不忘，发挥最有效的市场作为，实现最有效的形象传播。这种发明涉及到形式的定位、空间的想象、材料的选择、构造的奇特、色彩的解决、方式的新奇。 3、时代性标准 也可称为观念性标准。时代的观念浸润着展示艺术设计的每一个细胞。在当代，展示设计应体现如下几种观点：新的综全观念、人本观念、时空观念、生态观念、系统观念、信息观念、高科技观念等。具体地讲，应注意下述五个方面貌一新： A、空间环境的开放性，通透流动性、可塑性和有机性。给人以自由，给人以亲切，让人可感、可知、可以自由进出入，参观和交流。 B、实现展品信息的精典性原则。严格贯彻少而精的规定。 C、实现固有色的“交互混响”的统合色彩效果，重视对无色彩系列的运用。 D、尽量采用新产品、新材料、新构造、新技术和新工艺。积极运用现代光电传输技术、现代屏幕映像技术、现代人工智能技术等高技现实的成果。 E、重视对软体材料的自由曲线、自由曲面的运用，追求展示环境的有机化效果。 4、行业性标准 也可称之为功能性标准。重要是讲形式和内容的统一性问题。“冶金”业的展台设计与“日化”业的展台设计不也许是同样的。 5、文化性标准 设计要有突显的风格和品味，其中地区和民族性的文化传统应当有自然而然的表现。体现出历史继承下发展的有根的特性。 6、环境性标准 这里面包含着两层意思。其一是任何一个美的客观存在都是在特定环境中实南的，