分公司行政人事工作指导手册.doc

远成集团有限公司分公司行政人事工作指导手册(V1.0版)编制部门：行政部编制时间：2023-12-10执行时间：2023-12-10远成集团分公司行政人事工作指导手册【发布单位】行政部【发布文号】YC/QG001-XZ013【发布版本】V1.0版【发布日期】2023-12-10【生效日期】2023-12-10目 录第一部分 行政篇一、内勤部分1、会务管理 52、通讯管理 53、文档管理 64、接待管理 65、差旅管理 76、活动管理 87、奖惩管理 98、值日管理 109、报告管理 10二、后勤部分1、食堂管理 112、宿舍管理 123、安全管理 124、小车管理 125、仓库管理 13三、外勤部分1、物资管理 132、证照管理 153、印章管理 154、工程管理 165、租赁管理 166、水电管理 177、网点管理 17第二部分 人事篇一、组织架构和岗位定编 1、组织架构设立管理 18 2、公司级别标准拟定 18 3、岗位定编标准 19二、员工招聘1、招聘管理办法 192、人力资源供需管理规定 203、内部竞争上岗管理办法 204、实习生管理办法 21三、绩效考核1、绩效管理办法 222、单位负责人定期述职管理规定 23四、薪酬福利 1、工资管理制度 23 2、福利管理制度 24 3、社会保险管理办法 24 4、互助基金帮扶实行办法 25五、员工异动 1、员工转正管理办法 26 2、员工转岗管理办法 26 3、员工晋级管理办法 26 4、员工晋升管理办法 27 5、员工降级降职管理办法 27 6、员工调动管理办法 27 7、工作交接管理办法 28六、劳动关系 1、人力资源档案管理办法 28 2、担保制度 28 3、考勤与假务管理制度 29 4、劳动协议管理办法 29 5、员工离职管理办法 29 6、劳动关系协议文本及其合用范围 30七、其他有关人事问题 31 第三部分 培训篇一、培训理念 32二、培训类型 32三、培训教材 34四、人才梯队建设 34五、实行培养与管理 36六、新员工培训与跟踪辅导办法 37七、培训评估及方法 36第四部分 装卸工管理篇一、招聘 40二、培训 40三、薪酬福利 40四、离职 41五、工伤管理 41 第五部分 工具表单一、行政类表单 43二、人事类表单 43三、培训类表单 43第一部分 行政篇一、内勤部分1、会务管理11远成集团的会议有哪些形式？答：会议形式有早会、主管协调会、部门例会、电话会议、视频会议、中高层会议、年会。12参与会议需要注意哪些事项？答：根据会前准备拟定会议告知，内容涉及会议的名称、时间、地点、参与人员、议题等；会中时仔细倾听别人发言，并认真做好文字记录。切忌交头接耳，随意走动，举手起立发言，语言统一使用普通话，发言时声音响亮，条理清楚，最佳理出提纲，重点突出，简明扼要。会场不准吸烟，将通讯工具调至震动或关机；会后整理睬议纪要，对会议决定，在正式公布之前不得以任何方式向任何人泄露，对会议中形成的议题要设专人负责催办。此外应注意要带好笔记本、提前5分钟到会场、签到、手机不响、不接听电话、不半途离开会场、点到本部门或者本人要起立、举手发言、人走清理卫生、凳子归位。保证每会必须有准备、有纪要、有跟踪、有贯彻，特别是主管会上协调的事项，行政人事部要负起跟踪贯彻的责任。13会议的时间多长为宜？如何控制会议的时间？答：集团出台文献规定会议时间控制在半小时内，在会前应作好充足的准备（对文献资料，有议题讨论的在会前收集汇总等），开会时方可直奔主题，节约时间。如个别重点工作要展开祥细讨论，可备案延长会议时间，超过1小时的，须在会议前先将会议内容和时间报总裁办备案，说明情况。会议超过2个小时的，须上报总裁批准。2、通讯管理21手机话费报销标准和审批流程有何规定？ 答：手机话费报销的标准应对照通讯管理制度执行，并且标准中所列示享受手机话费补贴的人员必须按规定办理审批手续，同时手机卡交接时必须要有行政部人员签字确认双方交接时卡内的费用，同一岗位的手机卡要延续使用；审批流程分两种情况，在通讯管理制度中所列示标准之内的提交报告到单位负责人审批即可，标准以外的或其它特殊情况要申请话费报销的需要提交报告到集团相关领导审批。22座机定额管理如何实行？答：一方面由行政人事部门和财务人员对每部座机三个月实际话费作分析和评估，取得平均值核定限额标准，即为月限额标准（第一次定额取前三个月实际发生平均值下浮10%即可；第二次定额取前三个月实际发生平均值与第一次对照再拟定：假如实际平均值大于第一次的定额值，则取实际发生平均值下浮10%即可，假如实际平均值小于或等于第一次的定额值，延续第一次的定额值即可）。超过部分由电话所在部门负责人及员工平均分摊或共同承担。严厉查处打私话者和运用公话谈论与工作无关事务。23多个部门共用一部座机电话，超额部分如何划分责任？答：一方面贯彻一个重要管理负责人，由其想办法沟通协调进行解决。原则上各部门平摊，但根据业务量大小在定额时先行界定清楚，了解各部门的使用情况，按比例定额并划分，有条件的可以多安装一部电话或者用插卡电话。24享受手机话费报销的岗位是否都规定统一使用公卡？人员异动公卡无人使用的情况下如何解决？答：原则上除司机岗位可用私卡并报销话费外，其他享受话费报销岗位必须使用公卡。如因人员异动，手机号码暂时无人使用，尽量不要消号，可以及时申请停机留号或呼喊转移到其他号码延续业务需要，产生的呼喊转移费用或停机保号费用可以提交报告申请由公司承担。25财务部不提供每台电脑的密码，个人购买笔记本电脑后，桌面不是集团VI问题如何解决？答：财务部电脑涉及到相关财务保密数据，密码可统一由财务部负责人保管；个人的笔记本电脑只要上班期间在办公区域使用的，均规定使用公司VI形象桌面。2 6实习或试用期员工参与了实际业务工作的可否报销手机话费？答：按照通讯管理制度提交报告批准批准后方可执行，也可以通过平时奖励方式替代，因配卡关键是要考虑到长期和稳定性，同一岗位手机卡要延续使用。27座机或手机达不到通讯公司办理彩铃规定不能统一使用集团彩铃的情况应如何解决？答：手机和座机原则上都要彩铃，版本统一由集团企划部提供。如因客观因素的确不能办理，可以下载真心英雄进行代替。28手机、座机的开户名称是否有规定？答：原则上其户名必须统一使用公司全称，如因客观因素而不能办理，可以总裁个人名义办理。3、文档管理31分公司票据管理应如何管理？ 答：各公司应设立兼职票据管理员，要定期将分公司票据进行整理保存。3 2电子文档应如何管理？ 答：内部电子文档凡写张贴的要及时张贴公布，早会宣读的必须宣读，规定反馈的必须准时反馈，同时将打印并张贴过的文献进行要分类保存，同时电子文档也规定下载分类保存。4、接待管理41接待有哪些注意事项和流程？ 答：接待外来人员要热情、礼貌，招呼入座（如没有接待室可安排会议室），问明来由后，直接回答其问题，应保持微笑的面容，以耐心，热情的态度予以专业解答。请客户饮茶（水）稍候，让相关部门人员接待，在接待中不能谈私事或请客户帮私忙，更不能对客户有超越职权范围的承诺和显露出对公司和其别人的不满。若相关人员不在或不便接待，应向客户委婉解释因素并请客户留言以便稍后解决。如与客户初次见面，应奉送名片，与客户交谈时应尽量做好记录，准备好相关宣传资料。43接听电话有哪些规定？ 答：电话铃响两遍后，无论是否专职接待人员，公司员工都应立即接答：“您好，远成！”，来电致意后要婉转询问对方贵姓，单位，有何贵干，若对方不愿透露则不应勉强，如对方指定某人接听，则可回答“请稍候！”，然后看该员工是否能接听，如不能则请对方留言，以便回复。44收发传真有哪些规定？ 答：建立收发登记本，收到传真件后在10分钟内递送到相关人员处，并由收件人签字确认，做好相关记录，不能将传真机设为自动传真。45收发快件有哪些规定？ 答：一方面应建立“快件收发登记表”，快件服务商由行政人事部和财务部洽谈价格、收寄、结款形式，并签订有效协议，指定行政人事部、前台或收发快件较多的部门进行全面管理，严禁员工寄发私件，收到快件后，及时送到收件人，并签字确认。46上班时间外出需要办理什么手续？ 答：工作过程中要离开工作岗位一段时间时，应给同事和领导打招呼，不得随意脱离岗位，并填写“外出登记表”，写明外出事由，外出时间，外出地点和归来时间。5、差旅管理51出差报告应按照什么流程提交？ 答：分公司员工提交负责人签批：出差人提交申请-行政人事部负责人-单位负责人（经理级到此为止）；监督人签批：集团分管职能部门负责人；集团总公司提交负责人签批：出差人提交申请-分管职能部门部长-总裁办主任；监督人签批：董秘室副主任。52如何管理出差人员？ 答：行政人事部须做好出差人员的监督管理，出差人员到达目的地后须到本地公司行政人事部报道，按规定期间上下班。53招待床的准备和规定有哪些？ 答：原则上有住宿条件的一律规定准备招待床，床上用品由所属分公司行政人事部采购、保管、清洗，暂时没有条件的公司，可由行政人事部联系好外宿地点。54集团领导到分公司出差是否需要派车接送？ 答：按照出差管理办法，副总裁级以下岗位不安排车辆接送。56差旅费的标准如何界定？答：根据员工行政级别按标准报销，具体对照行政人事制度出差管理办法标准执行。57出差乘车的报销标准能否改动？如乘车超过6小时的就可以报销硬卧？答：随着公司发展的逐渐壮大，集团也将会结合实际情况进行统一调整，未调整前严格按行政人事制度级别标准执行。如遇客观的特殊情况，提交报告申请按相应标准报销，批准后可按申请标准报销。58员工报销交通费应按什么流程操作？ 答：相关负责人做支付证明单，附上相关证明材料和车票，部门负责人签字和行政人事部门负责人签字、单位负责人签字、财务负责人签字、稽核会计签字、出纳领钱。（按照支付证明单流程签字）。59员工出差或调动未乘座直达车辆，半途转车或是半途休假，此交通费用如何报销？答：有直达车按照直达车的标准报销，假如没有就按照最便捷的交通方式进行报销。从四个方面进行分析，第一时间上控制，假如中间有停留应当根据公司流程办理相关手续。第二费用控制，乘车方式多种（快车慢车），重要是根据事实。中转的时候一方面选择最快的方式，费用需要根据事实控制。第三注意特殊情况的发生，假如请假，那么返岗前的差旅费用不予报销。第四假如不清楚流程可以征询相关部门人员的意见。6、活动管理61对月庆未参与人员能否购买礼品？答：月庆费用不是员工个人费用而是按照公司规定标准组织活动的集体活动费用。没有参与活动的原则上无补贴，下次参与，的确由于工作因素可以适当考虑补贴。如发现很多人都不乐意去，应分析因素是否活动安排不受欢迎还是员工自身形成一种不好的风气。63组织活动的内容形式有哪些？答：活动的内容形式不限，每月月庆集团行政部会出月庆告知，明确月庆主题、形式和相关规定，各公司结合实际情况，围绕主题，将费用控制在标准之内，因地制宜的组织故意义的活动即可。63月庆活动是否可以累计到一个季度过一次？答：要让员工都明白月庆的意义和月庆的组织时间。必须每月组织一次，月庆的时间统一在每月的18日举行，原则上不可以随意更改，并且要有月庆活动的主题，活动结束后需将活动中的信息收集反馈给集团行政部。如因特殊因素可结合公司工作时间活动状态等申请调整时间，如有重大活动能为公司带来较大的成果的，可以适当考虑单独申请或者法定假日组织。64月庆经费不够或是超支能否让员工共同分摊？答：月庆费用原则上不允许超支，在组织前应作好费用预算和计划，假如要让员工分摊必须提前征得员工批准才干执行。如参与对公司有重大意义的活动，需提交报告批准后方可公司承担。65公司人员较少组织外出旅游费用不好控制，该如何解决？答：费用严格控制在标准之内，结合各公司的实际情况，员工自愿的情况下，公司可组织超过费标准的活动，但超支费用应收员工本人承担。7、奖惩管理71如何申请对员工进行奖罚？ 答：以部门为单位提交奖罚申请到行政人事部，由行政人事部调查、核算奖罚金额后，交单位负责人审核，批准后由行政人事部提交奖罚报告，报告批准后方可将奖罚内容在早会通报。涉及处罚的人员由行政人事部开据违纪人员处罚单，三日内由处罚人自行将罚款交至财务部，涉及奖励的人员，原则上一周之内将奖金发放到员工手中，但各分公司也可根据实际情况，与财务部沟通好后可由行政人事部统一做支付直接在工资表中体现。72对于总部的奖罚应如何贯彻？答：第一种情况是总部提交奖罚报告到分公司签批，此情况报告批准后由分公司贯彻处罚；第二种情况是总部挂网奖罚，此情况分公司不必再提交报告，由分公司行政人事部、财务部负责监督和贯彻。73申诉应遵循什么样的原则？答：申诉规定客观真实的反映情况，提供准确的资料，采用合理和合作的态度。内部投诉问题祥见行政人事管理制度之投诉管理办法。74部门负责人对制度和文献不学习，在执行中提出偏离制度和文献的规定应如何解决？答：出台的制度和文献都是平时工作中提炼出来的，可操性很强，坚持每周部门例会上组织员工学习近期出台的相关文献和制度。如部门负责人提出偏离意见，可单独进行沟通，了解他们的想法，及时进行对的的宣贯和疏导，纠正他们错误的想法。也可采用学习和考试相结合的方式，让他们了解、掌握制度和文献内容，原则性的制度和文献是不容任何人逾越，只有服从和执行。75员工拒绝交纳罚款如何解决？答：先了解因素，是不认同对他的处罚还是故意拖欠不交，假如是第一种情况那就应当针对具体情况具体分析；假如是第二种，财务挂帐或交滞纳金。交滞纳金必须事前在早会通报说明，让每个员工知道这个情况，且明确比例，假如员工有理由是行政处罚错误，员工可以通过正常渠道申诉，在申诉期内照常执行。76单位负责人不按规定流程办事应如何解决？答：针对具体情况进行分析和沟通，看是主观因素还是客观因素，要灵活解决，坚持原则，可以通过学习制度、用品体问题分析（一般代表暗示）或者请总部人员出面协调解决。77财务方面的规定与行政的工作出现不协调如何解决？答：针对具体情况，是哪方面的流程错误或者行政所做事情与财务制度（也许制度有待改善）相冲突，因素是财务还是行政人员自身，如是自身因素，则改正。要互相了解流程、互相尊重、可以事先口头沟通，假如不批准看是否由于流程不对，共同找因素及时更正。开发票，可以收集员工的发票去抵消其他类型的发票费用，节约的发票费用可以奖励给员工。78同一员工的奖励和处罚是否可以同时出现在一个通报中？答：可以，但应当是针对不同性质的事情，但在同一件事情上不能既奖励又处罚。79如何申请部门集体奖罚？答：对一个部门集体奖励最佳是提交普通报告，祥细说明奖罚因素，应提前提交报告批准批准后再进行通报。8、值日管理81中午和晚上应如何安排员工值班？ 答：结合分公司实际情况合理安排值班，保证随时客户来办理相关业务能随时找到对口部门人员。82周末值班应如何安排？ 答：结合行业特点，我司是实行周末轮休制，跟据本部门实际情况调整是周六休或是六日休，并将值班情况报分公司行政人事部备案，但应注意周六、周日值班人员比例问题，尽量保证值班人数平衡。83国家法定假日值班应如何安排？ 答：以部门为单位，根据工作情况，结合放假告知提前上报值班人员名单，行政人事部汇总后进行核算，对多报等不实现象进行更改，并报单位负责人批准后，统一提交加班报告，随后公布值班人员名单并张贴。值日期内，值班人员要全面解决部门工作，遇突发或重大事件及时上报相关负责人。9、报告管理91每周或每月应向总部报告哪些固定工作? 答：周工作报告每周日24：00前上报，每周五主管会议纪要在第二周周四下午17：30前上报，每周一的早会通报在当周周四下午17：30前上报，每月1-5号提交物资申领报告，每月1号和15号提交人力需求报告，每月20号前上报行政费用预算表，每月20号上报分公司异动给社保确认人，有招聘台帐的公司天天下午16：00前报告，资金使用计划每月8号和23号上报，每月月庆小报（涉及地点/时间/参与人数/形式/照片）于每月25日前上报，每月5日前上报单位负责人考勤表，季度资产盘点在自然季度次月月底完毕（涉及盘点、分析、录入系统、邮寄到集团行政部）。92行政费用控制的标准如何制定？以什么为定额依据？ 答：依据集团相关文献制度，平时做好基础数据的台帐管理，没有标准的制定标准，以节约为原则，以实际发生为标准，可循序推动。93分公司碰到突发事件应如何解决？答：如遇突发事件第一时间应上报部门负责人或单位负责人，采用应急措施；另一方面相应上报到集团相关部门（如安全事故应填写“工伤快报”或“安全事故快报”传至集团行政部、车辆出险上报集团运作管理部，如员工、装卸工工伤、车辆出险等）。94如何合理控制行政费用支出？答：一方面减少不必要的浪费，另一方面部分项目可结合实际情况定额及减少标准（如水电费用可以考察并实行定额管理，部分岗位手机费用标准进行调整，然尔在也要广泛听取员工的意见，动态了解需要），此外行政费用的部分项目可以根据固定的标准进行预算，其它项目可以根据前期发生的实际金额及近期的费用计划等情况来预算，从而提高预算的精确度，以此达成费用控制的目的。95如何有效控制突发性事件导致行政费用预算偏差较大等情况？答：行政费用控制是为了更好的完善资金使用，但不能由于费用控制没有预算就不采购，影响正常办公或生产需要，碰到突发情况要以满足生产需要为原则。但为了避免此类现象的反复发生，需要行政人员提高预见性，对也许产生的费用要提前准备，同时也要把当月费用计划报分公司财务，避免因资金紧张而无法办理预定事项。二、后勤部分1、食堂管理11食堂管理应注意哪些要点？答：厨房物资的采购要做到定点和就近采购原则。厨房监督工作要把好三关：专人把数量关、专家把质量关、专门的部门把价格关。不能采购、验收、过秤、报账全是一个人负责。厨房管理严格推行2张表单日采购清单和食堂月支出明细表。12基地食堂无驻点行政如何管理？答：行政人员每周不定期进行抽查及市场调查，联系固定采购供应商（账单分控：厨师、供应商及行政部门一致，按月或周与供应商对帐结账）和驻点负责人联合监控管理，做好食堂物资日采购清单和月度费用表，进行存档备查及市场价格分析，每月进行民意调查。需要张贴采购清单，让员工共同监督，卫生等通过员工满意度调查，大量采购必须复核，可由专职的行政人员、保安、仓管员、现场操作员等复核。13如何制定误餐标准和管理？答：根据实际工作情况，将厨师每餐记录的用餐情况和外勤登记进行核算，误餐标准为4元/餐，在当月工资表中体现。（误餐按当天伙食标准的40%给予补贴）14食堂管理以什么标准来衡量？答：一方面，员工满意度要达成70%以上；另一方面，费用控制要严格按照公司规定执行，不得随意超标；再则，无卫生安全事故等情况发生。2、宿舍管理21公司领导与员工外宿如何界定？答：公司领导和员工外宿都要按照外宿流程办理相应手续。原则上不充许长期外宿，因家人来访或是其它急需解决等事由不能在公司住宿的情况，可申请短期临时外宿。22申请外宿的时间有何规定？ 答：原则上外宿时间不得超过1个月，需要按流程申请报批，批准后签定外宿协议后方可外宿。3、安全管理31安全检查应涉及哪些内容？ 答：涉及对公司的营业网点、办公场合、食堂、宿舍、仓库进行全面检查，并做好相关记录，如发现安全隐患，请及时采用措施整改和完善。32发生工伤事应按什么流程解决？答：先送社保定点医院治疗（同时报保险公司），无社保定点医院的必须在正规医院进行救治，并由医院提供诊疗证明，用药范围尽量控制在社保用药范围，可征询主诊医师；所有的单据由行政保管，治疗结束后提供应保险负责人，并单据复印件留存备查；按照规定期限以工伤快报表的形式上报到集团行政部，死亡2小时内，重大事故6小时内，一般工伤事故24小时内以；工伤结果分析。行政处分和责任划分。4、小车管理41车辆维修和保养应遵循什么原则？答：a、车辆维修坚持“以保养为主，以修为辅”的原则；b、途中修车，由司机事先请示所属车队维修主管,维修主管知会车队领导后维修，回公司核定报销相关费用。所有更换配件的维修项目，旧件必须回收，由维修主管鉴定损坏因素，划分相应责任；c、平常维护，由驾驶员负责，运用出车和收车后保养维护，清洁、补充燃料，保证车容整洁；d、没有设车队的分公司，车辆出现故障时，先由驾驶员对的判断出故障的大、小限度，送定点修理厂维修。42车辆油耗使用情况如何监控？答：a、油料使用根据公司在各地区的需要做出用油计划，选定加油站。司机凭公司油卡在定点加油站加油（建议在中石油/中石化正规加油站定点加油），若遇特殊情况，途中不能在定点油站加油者，经电话请示所在分公司车队长批准后方可加油（假如不能定点加油需要二人以上同去加油方可），回公司报销。否则，费用由司机承担。b、油料卡片每月一张，是记录车辆消花费用的重要依据，同时也是分析油料节超，为维修提供修理的重要依据。油卡随车使用，一车一卡；43商务车辆不够使用如何合理派车？答：公司各部门用车经部门主管签字批准，提交到行政人事部，由行政人事部结合实际情况，根据区域、用途、事务轻重缓急、申请时间的先后等实际情况来统一调派，合理安排后签发派车单，司机凭派车单出车。5、仓库管理51物资盘点工作归属哪个部门负责？多久盘点一次？答：物资盘点工作从属各直属分公司行政人事部全面负责，财务部协助。专（兼）职保管员应对所管理库房物资进行帐本登记，并根据每月25日对易耗品进行盘点，每季度对固定资产、低值设备、易耗品全面盘点，并录入信息系统和建立好台帐记录。52对固定资产、低值设备盘点有何规定？答：a、对所有资产进行15位数的统一编码（按照公司代码3位+使用部门2位+资产类别5位+资产流水号5位）；b、每季度盘点一次，并作盈亏分析，将盘点结果录入信息系统，再将盘点表原件由单位、行政、财务负责人签字后寄集团行政部备存；c、盘点工作规定完毕的时间是在盘点当季（自然季度）的次月底。d、易耗品不需要进行资产编码。52固定资产、低值设备和易耗品之间有哪些区别？答：a、固定资产分为房屋及建筑物、交通运送设备、电子设备三大类，其使用年限在一年以上，且单位价值在2023元及以上，并在使用过程中基本保持本来物质形态的资产；b、低值设备分为办公用品、生产物料和福运用品三大类，其使用年限在一年以上，单位价值在2023元以下，并在使用过程中基本保持本来物质形态的资产；c、易耗品分为办公用品、生产物料和福运用品三大类，其使用年限在一年以下，单位价值在2023元以下的物质资料或单位价值很高，但使用过程短暂，无法保持本来物质状态的资产。三、外勤部分1、物资管理11申购和申领有什么区别？答：申购指集团采购目录里没有的物资和不利于集团统一集中采购的物资，由分公司提交需求报告，采购部委托在本地采购的情况；申领指在集团采购目录里面表白的物资，由分公司提交需求报告，集团统一集中采购并发送到需求公司的物资。12收到申领物资后应如何解决？ 答：收到物资后在24小时内检查核对物品的数量和质量，并在系统中录入签收信息，随后办理物资入库相关手续。13新开网点物资应按什么流程申请？如申领物资不够用该如何解决？答：新开网点物资应按照网建计划提前申领和申购，每个员工应将使用计划提供应部门负责人，各部门负责人和网点负责应提前汇总作好物资使用计划，签字确认后交由行政人事部统一提交报告（每月5号前申报），在申领时应计划一定的安全库存量，如特殊情况不够用可向附近公司借调，并于下月申领后归还。14申购物资未在报告有效期内采购其购置费用能否报销？答：未在报告有效其内购买的需重新提交报告，待报告批准后购买并报帐；物资已购买未报帐超过报销日期的，看具体是什么因素未及时报帐，应与财务有效沟通解决。15特殊因素急需的物资能否在本地先购买后提交申购报告？答；此情况可以先口头请示相关部门领导，针得批准后先行购买，并在3天内补交报告。此外申领类物资要提前做好计划，保证安全库存。16如何规范各部门物资的领用？答：物资的领用以部门或营业部为单位，一般提前3天告知相应部门负责人，部门负责人确认本部门需求后，填写物资申请单领用即可。具体领用时间和每月领用次数要根据分公司实际情况而定。17采购物资时能否在没有发票的地方购买，其价格比有发票的便宜？ 答：金额较大的尽量在可以开发票的大型市场采购，原则上必须规定有发票，假如100元以下小额的采购可以适当考虑，与财务沟通可用其他对等金额的发票进行冲帐。18生活设施，办公用品维修应按什么流程申请修理？答：所有设备要做到定期保养，准备备用机，保修卡要保管好，找定点专业维修厂家修理。原则上必须等报告签批统一后在进行维修，紧急及费用较大的需先知会主管领导，批准后可先进行维修后补交报告。19物资的进出库,假如是本部门申领购买的公用物资如何进行进出库单?进出库单的制单、领用都是同一个人如何监督?答：一级分公司有专门的仓管员，不存在此问题。其他的情况可以行政、财务人员共同参与监督执行。资产管理办法规定所有物资（涉及申领、申购、赠品、捐募等）必须入库且有入库单，财务签字监督。入库时使用部门有检查质量的权力，仓管员验收数量，报帐必须附入库单报帐联。出库必须有出库单，领用人必须签字，留存一联做帐，其余两联财务、领用人各一联。19滞留货品和残值货品如何解决？答：关于货损解决一般是客服部确认可以解决的物资，由财务、客服、行政、单位负责人共同参与一个月内提交报告审批批准后解决完毕。一般解决方式有：报废、折价变卖（作废品卖或者打折买）、作为员工福利发放。某些物资的解决找不到解决方式可以到网上查下相关资料或者请示领导解决意见。药品食品的解决必须慎重考虑是否销毁。2、证照管理21证照新办、变更、提审有何规定？ 答：营业执照、运送许可证、法人代码证等证件的新办由行政人事部门负责办理；税务登记证由财务部门负责办理；其它证照按管理权限由相关部门办理。如土地使用证、房产证由工程部办理，车辆行驶证由车管部负责办理，劳动、社保由行政人事部门办理。22证照保管应归属于哪个部门保管？答：所有证照办理完毕都要移交到财务部，由财务部门负责人保管，并登记造册，同时所有证照的原件借出、复印件申领、管理人员变更移交，均须登记备案。3、印章管理31印章的种类有哪些？ 答：远成集团有限公司公章、各集团、下属公司公章及各部门章，各种专用章（涉及财务专用章、协议专用章，提货专用章等）、其他业务章。32印章保管应遵循哪些原则？ 答：a、财务方面专用章、纳税章、协议专用章等，其使用和管理遵照集团印章管理规定执行；b、印章保管人严格按照印章责任状规定妥善保管；c、印章的使用审批，各单位各部门内部使用印章，必须报经本单位或本部门负责人批准。各单位或各部门及对公司外的单位或个人使用印章，必须报上一级主管部门批准。d、各印章使用单位或部门必须建立印章使用登记薄，明确记载印章使用的时间、事由和其它相关情况并由单位负责人签字确认。33公章的使用应注意哪些事项？ 答：公章的使用必须须登记。所有加盖总公司文献、资料等必须设立分类档案并做好登记，不得使用盖有公章的空白介绍信、空白纸张、空白协议以及其它空白文本，如特殊情况需经总裁认可后方可使用并予以登记，事毕后应向印章管理人报告使用情况，并将已使用过的空白支票、介绍信、空白纸张上注明“作废”字样。34作废印章如何解决？答：对作废印章应将销毁证明书存档备查，证明书上应留存待销毁印章印模，并由单位负责人、行政人事部负责人、印章保管人在证明书上签字确认。任何公司和部门不得私自保存已撤消的单位或部门印章。4、工程管理41如何拟定工程的承建商？答：原则上需要由财务、行政、使用部门会同工程承建商进行工程费用预算，至少要选定三家承建商进行预算报价，再进行多方比较，并将工程预算报内控部审计进行审核，审核通过后拟定承建商。42拟定工程承建商后是否可以立即施工？答：不可以。需将审计拟定的工程造价情况及法务审核的工程施工协议和费用提交电子签批报告，由集团领导再次审核，审核通过后方可施工。5、租赁管理51房屋的租赁有何技巧？答：第一步：拟定租房使用用途（办公或员工宿舍），房比三家，租用与公司规定相近的房屋，合理运用房屋空间安排员工办公或住宿；第二步：充足与财务部负责人、单位负责人沟通，提交租房费用报告，报告中要全面考虑所含费用明细（如水电费、电视收视费、中介费、物业管理费、卫生费等）和房屋结构，室内设施，房屋协议一般采用集团法务部统的“房屋租凭协议”模本，一年签，季度或半年付款；第三步：告知公司员工组织搬迁，告知车管部调度搬家时间和派车及工人数量。52新建网点的房物租凭应注意哪此方面？答：a、必须要有