建设项目档案管理规范修订稿.doc

建设项目档案管理规范
（修订稿）
（Specification of Archival Management of Construction Projects）

前言
本标准代替DA／T28—2023《国家重大建设项目文献归档要
求与档案整理规范》。
本标准与DA/T28---2023相比重要变化如下：
——标准的总体编排和结构按GB/T1.1—2023进行了修改；
——本标准的主体要素由“国家重大建设项目档案”调整为“建设项目档案”；
——增长了建设项目档案工作组织体系和工作职责、制度体系建设；
——增长了建设项目文献管理、建设项目电子文献与建设项目电子档案的管理；
——增长了建设项目档案验收；
本标准的附录A是规范性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局。
本标准重要起草人：
本标准于2023年11月29日初次发布。
1 范围
本标准规定了建设项目档案工作的组织体系、工作职责，确立了项目文献的形成、归档规定与项目档案管理的原则与方法。
本标准合用于新建、改建、扩建和技术改造等建设项目的档案管理。
2 规范性引用文献
下列文献对于本文献的应用是必不可少的，凡是注明日期的引用文献，仅注日期的版本合用于本文献，凡是不注日期的引用文献，其最新版本（涉及所有的修改单）合用于本文献。
GB/T 10609.3 技术用图复制图的折叠方法
GB/T 11821 照片档案管理规范
GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般规定
GB/T 18894 电子文献归档与管理规范
GB/T 29194 电子文献管理系统通用功能规定
DA/T31 纸质档案数字化技术规范
DA/T50 数码照片归档与管理规范
3 术语和定义
下列术语和定义合用于本标准。
3.1 建设项目 construction project
指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。
3.2 单项工程 unit of project
指建设项目中具有独立设计文献、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。
3.3单位工程 subunit of project
指具有独立设计文献、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。
3.4 分部工程 parts of project
指按工程的部位、结构形式的不同等划分的工程项目。
3.5 项目法人 project legal person
指由项目投资者或由投资者代表组成的对项目全面负责，依法具有民事权利能力和民事行为能力并独立享有民事权利、承担民事义务的社会组织。
3.6 建设单位 construction unit
指对项目实行履行组织管理的并在项目建设过程负总责的组织。一般指项目法人、项目投资方组建的项目建设管理单位、受委托的项目管理公司等。
3.7 参建单位 participant unit
指参与某一项目建设并对该项目质量承担特定法律责任的所有单位,重要涉及勘察、设计、施工、监理、检测、设备制造等单位。
3.8项目文献 records of project
建设项目在立项、招标投标、勘察、设计、设备材料采购、施工、监理、检测、试生产及竣工验收等过程中形成的文字、图表、声像等形式的文献。
3.9 前期文献 prophase records of project
指工程开工以前在立项、招标投标、勘察、设计以及开工准备过程中形成的文献。
3.10施工文献 implementing records of project
指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文献。
3.11 竣工图 drawing on completion of project
工程竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。
3.12监理文献 records of supervision
指监理单位对项目工程质量、进度、投资、安全等进行控制的文献。
3.13竣工验收文献 records of test on completion
指项目竣工验收阶段形成的文献。
3.14项目电子文献 electronic records of peoject
指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、解决，并可在通信网络上传送的记录和反映项目建设和管理各项活动的文献。涉及文本电子文献、图像电子文献、图形电子文献、视频电子文献、音频电子文献等。
3.15项目文献归档 filing of project records
项目建设单位有关部门及勘察、设计、施工、监理、设备制造、总承包等单位将项目形成并通过系统整理的文献交建设单位档案管理机构的过程。
3.16项目档案 archives of project
指通过鉴定、整理并归档的项目文献。
3.17项目电子档案 electronic archives of project
指具有参考和运用价值并归档保存的项目电子文献。项目电子档案由内容、结构和背景组成。
3.18项目档案移交 transfer of project archives
项目竣工验收合格后，建设单位根据协议、协议或规定将有关项目档案交项目法人、生产运营单位、项目主管部门或有关档案管理机构的过程。
3.19项目全宗卷 project archives descriptive file
档案管理机构在管理某一项目档案过程中形成的，以项目为单位，由说明项目档案管理情况的有关材料组成的专门案卷。
4 总则
4.1建设单位全面负责本项目档案工作，实行统一管理、统一制度、统一标准。业务上接受档案行政管理部门和上级主管部门的监督和指导。
4.2建设单位及各参建单位应建立项目文献控制体系，并将项目文献控制纳入质量、投资、进度、安全、职业健康和环境管理控制体系。
4.3 项目档案工作应纳入项目建设管理，与项目建设计划和各项程序同步进行，实行全员管理、全过程管理、全方位管理。
4.4 项目档案应完整、准确、系统、有效、安全,满足项目建设管理和运营维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。
5. 项目档案工作组织体系及工作职责
5.1项目档案工作组织体系
5.1.1 建设单位应明确项目档案工作的分管领导。
5.1.2 建设单位应设立与项目建设管理相适应的档案管理机构，并配备满足项目档案工作需要的档案人员。
5.1.3 建设单位有关部门、各参建单位应指定专人负责项目文献的收集、整理和归档工作。
5.1.4 档案人员专业素质和职业操守应适应项目档案工作的需要；档案人员应通过专业培训，保持相对稳定。
5.1.5 建设单位应建立以档案管理机构为核心，各相关部门和参建单位为基础的项目档案管理网络，建立沟通协调机制。
5.2项目档案工作职责
5.2.1 建设单位档案工作职责
5.2.1.1贯彻执行国家有关项目档案工作的法律、法规和标准规范。
5.2.1.2 根据项目建设管理实际情况，制定项目档案各项管理制度、管理规范、管理程序，加以监督实行并适时修订完善。
5.2.1.3 项目档案工作经费纳入预算管理，为项目档案工作的开展提供满足需要的经费和工作条件。
5.2.1.4 与参建单位签订协议、协议时，应设立专门条款，明确规定项目文献管理责任。涉及项目文献形成的质量规定、归档范围、整理标准、归档时间、归档套数、介质、格式、协议解除后项目文献的处置及违约责任等内容。监理协议条款还应明确监理单位对施工文献完整性、准确性的审查责任。
建设单位对参建单位进行协议履约考核时，应对项目文献管理条款的履行情况做出评价。协议款支付审批时应审查项目文献的归档情况。
5.2.1.5 建设单位应将项目文献归档纳入项目建设计划、各项管理程序及相关人员的岗位职责并进行考核。
5.2.1.6 建设单位应将项目档案信息化纳入项目管理信息化建设，统筹规划，同步实行。
5.2.2建设单位档案管理机构职责
5.2.2.1 组织实行本项目的档案工作制度和规范标准。对参建单位制定的针对该项目的文控制度、标准体系与建设单位文献管理标准体系的符合性进行审查。
5.2.2.2 对本单位有关部门和参建单位项目文献的收集、整理和归档工作进行监督、指导和考核。
5.2.2.3 参与项目建设的重要会议、重大活动、设备开箱验收、项目建设各阶段、交（竣）工验收。
5.2.2.4 负责相应归档项目文献整理的规范性进行审查。
5.2.2.5 负责项目档案收集、整理、保管、鉴定、记录、运用和移交工作。
5.2.2.6对项目管理人员和档案人员开展档案业务培训，提高实现目的的意识和能力。
5.2.2.7 按相关规定向档案行政管理部门和主管部门报送项目档案登记表。
6.项目文献管理规定及职责
6.1项目文献管理通用规定
6.1.1建设单位各有关部门、各参建单位应配备专人或指定人员负责项目文献管理工作。
6.1.2建设单位各有关部门、各参建单位应配备符合安全保管规定的设施设备，保证项目文献的安全保管。
6.1.3建设单位各有关部门、各参建单位机构和人员变动时，应及时清点交接项目文献。
6.1.4因一方违约或其他因素导致协议中止或解除协议的，已竣工程形成的项目文献，应向建设单位或总承包单位移交。
6.2项目文献管理职责
6.2.1建设单位各有关部门项目文献管理职责
6.2.1.1 根据各自的工作职责将本部门产生和获取的项目文献进行收发、登记、积累。
6.2.1.2 负责本部门职责范围内形成项目文献的收集、整理和归档工作。
6.2.1.3工程（技术）部门负责对勘察设计、监理、施工、检测等文献的完整性、准确性、系统性进行审核，并形成记录。
6.2.2 参建单位项目文献管理职责
6.2.2.1 编制项目文献控制体系相关文献，报建设单位档案管理机构审查。
6.2.2.2 按协议或协议约定负责所承担工程或任务文献的收集、整理和归档工作。
6.2.2.3监理单位负责对施工文献的完整性、准确性、系统性进行审核，并形成记录。
6.2.2.4项目实行总承包的，总承包单位负责项目总承包范围内项目文献的收集、整理和归档工作的统筹协调。各分包单位负责其分包部分文献的收集、整理，并提交总承包单位汇总，或在总包单位协调下直接向建设单位档案管理机构归档。
7 制度体系建设
7.1 项目法人机构组建完毕后，应及时制定项目档案工作制度和项目文献管理制度，在实行过程中及时调整、补充和完善。
7.2 项目开工前，建设单位应编制项目文献管理规范，经建设单位有关职能部门、质量监督单位及设计、施工、监理单位专家评审通过后由建设单位签署发布。项目文献管理规范应包含下列内容：
a）项目文献格式、纸张质量、编制规定、编制方法、编号体系及文献的登记、分发、归档规定等。
b）竣工图的编制主体、编制程序、编制规定。
c）图像电子文献和视频电子文献的拍摄主体、拍摄阶段、拍摄内容、拍摄范围、节点（部位）、技术参数、并制定相应的程序文献。
d）项目文献控制体系的运营机制。（动力机制、约束机制、反馈机制、连续改善机制）
7.3 建设单位应制定项目档案管理办法、项目文献形成和归档的控制措施及项目档案的保管、保密、运用等制度，并根据国家或行业的项目档案规定制定项目档案分类方案、归档范围、项目档案整理细则等技术规范。
项目档案分类方案应与项目档案接受单位的分类编号体系相一致。
7.4 各参建单位应依据建设单位的项目文献管理规范制定项目文献控制体系文献。
8 项目文献管理
8.1 项目文献形成
8.1.1 建设单位及各参建单位应按照国家或相关行业规定编制项目文献。 项目文献应符合国家或行业有关项目管理、勘察、设计、施工、监理、检查、检测、鉴定等方面的技术规范、标准和规程的规定。
8.1.2 项目文献应格式规范、内容准确、清楚整洁、编号和签字盖章手续完备，并满足耐久性规定。
8.1.3 归档的项目文献应为原件。因故无原件的，应归具有凭证作用的复印件。
8.2 竣工图编制
8.2.1竣工图的编制规定
8.2.1.1各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位负责编制，如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签认责任。
8.2.1.2竣工图应完整、准确、清楚、规范，修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。
8.2.1.3按施工图施工没有变动的，可由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。
8.2.1.4一般性图纸变更及符合杠改或划改耍求的变更。可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。
8.2.1.5涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及圈面变更面积超过35％的。应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”宇．或在新图图标内注明“竣工阶段”并签署竣工图章。
施工单位重新绘制竣工图，新图图签应包含以下重要责任项和标记项：施工单位名称、图纸名称、编制人，审核人，原图号+（竣），编制日期。
8.2.1.6同一建筑物、构筑物反复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明;采用同一标准图、通用图进行施工和安装的不同的建（构）筑物、机组等且没有发生变更的，可编制一套通用的竣工图；施工、安装过程中发生变更的，应对变更的部位单独编制竣工图。
8.2.1.7建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。
8.2.1.8竣工图图幅应按GB／T10609．3规定统一折叠。
8.2.2竣工图的更改方法
8.2.2.1文字、数字更改一般是杠改;线条更改一般是划改;局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制。
8.2.2.2运用施工图更改，应在更改处注明更改依据文献的名称、日期、编号和条款号。
8.2.2.3无法在图纸上表达清楚的．应在标题栏上方或左边用文字说明。
8.2.2.4图上各种引出说明应与图框平行．引出线不交叉．不遮盖其他线条。
8.2.2.5有关施工技术规定或材料明细表等有文字更改的．应在修改变更处进行杠改。当更改内容较多时，可采用注记说明。
8.2.2.6新增长的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。
8.2.3竣工图章的使用
8.2.3.1竣工图章内容、尺寸如图1所示．
8.2.3.2所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章．竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。签署竣工图章一般应手签，也可加盖执业印章或通过建设单位备案的个人名章。
8.2.3.3行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标，并按规定签署竣工图标．竣工图标的内容格式由行业统一规定．
8.2.3.4装订成册的系统图、电气图等可只在图册封面和有变更的图纸加盖竣工图签审章。设备监造竣工图应加盖竣工图章。
8.2.3.5竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处，
8.2.4竣工图的审核
8.2.4.1竣工图编制完毕后．监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。
竣工图
编制单位

编 制 人
技术负责人
编 制 日 期

监 理 单 位
专业监理工程师

8.2.4.2竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更，施工及质检记录相符合。
8.2.4.3竣工图按单位工程、装置或专业编制，并配有具体编制说明和目录。
编制说明的重要内容涉及：竣工图涉及的工程概况、编制单位、编制人员、编制时间、编制依据、编制方法、变更情况、竣工图张数和套数等。
8.2.4.4竣工图应使用新的或干净的施工图，并按规定加盖并签署竣工图章。不得使用复印的白图编制竣工图。
8.2.4.5国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目。外方提供的竣工图应由外方签字确认。
8.2.5竣工图套数
8.2.5.1项目竣工图一般为两套。由建设单位向业主和生产(使用)单位移交。
8.2.5.2项目主管单位或上级主管机关需要接受的．按主管机关的规定办理。
8.2.5.3按照FIDIC《设计一建造与交钥匙工程协议条件》建设的项目．竣工图套数按协议条件的规定提交。
8.2.5.4在大中城市规划区范围内的重点建设项目．应根据《城市建设档案归属与流向暂行办法》第五条的规定，另编制一份与城市建设、规划及其管理有关的重要建筑物及综合管线竣工图。
8.3 项目文献的收集
8.3.1 收集范围
反映与项目有关的职能活动、具有查考运用价值的各种载体的文献，应收集齐全，归入项目档案。
项目文献的归档范围和保管期限见附录A。
8.3.2 收集时间
项目文献应由文献收集责任单位（部门）按文献形成的先后顺序或项目（工作、活动）完毕情况及时收集；引进技术、设备文献应一方面由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档，再行译校、复制和分发使用。
8.4 项目文献的整理
8.4.1 项目建设和管理形成的所有项目文献在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的规定，由文献归档责任单位进行整理。整理的内容涉及项目文献价值鉴定、分类、组卷和编目。
8.4.2 项目文献整理要遵循项目文献的形成规律和成套性特点，保持卷内文献的有机联系，分类科学，组卷合理。
8.4.3 项目文献应由整理责任单位对项目文献的归档价值进行鉴定，拟定项目文献的保管期限。
8.4.4分类组卷
立项审批、勘察、设计及设计基础文献按内容组卷，其中施工图设计按单位工程（专业、装置）组卷；项目管理文献按内容组卷，其中招投标、协议文献按招标项目、标的组卷；施工文献按单位工程、装置、阶段、结构、专业组卷；监理综合性文献按内容、时间组卷，质量、进度、投资、安全等控制文献按单位工程组卷；设备工艺文献按设备台套组卷；科研文献按项目、课题组卷；竣工验收文献按内容组卷；试运营文献按内容结合形成时间组卷。
8.4.5 卷内文献不重份；同一卷内有不同保管期限的文献，该卷保管期限从长。
8.4.6 卷内文献的排列、案卷装订、案卷编目、卷皮规格及制成材料按照《科学技术档案案卷构成的一般规定》执行。
8.4.7 数码照片的整理应符合《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2023）的规定。
8.5 项目文献的归档
8.5.1 归档时间
根据项目建设程序和项目特点，项目前期文献应在工作（活动）结束后及时归档；管理性文献按年度归档；施工文献应在单位工程质量认证后及时归档，建设周期长的项目可分阶段归档；监理文献应在监理范围内的所有工程竣工后进行归档；试运营文献应在试运营结束后及时归档；竣工验收文献在专项验收、总体竣工验收通过后及时归档；设备文献应在设备开箱验收后随时归档；科研文献在结题或课题通过鉴定后及时归档。
8.5.2 归档文献质量应符合本规范8.1和8.2的相关规定。
8.5.3 施工文献组卷完毕后，应依次提交监理单位、工程（技术）、设备等部门对文献的完整、准确、系统情况进行审查，审查通过后由建设单位档案管理机构进行案卷质量的规范性进行审查，每个环节均应形成记录，符合规定后，办理归档和接罢手续。监理案卷应依次提交建设单位工程（技术）部门和档案管理机构进行归档审查。
8.5.4 项目实行总承包的，总承包单位应依据总承包协议约定的归档范围，向建设单位档案管理机构进行归档。
8.5.5 项目文献归档时，归档单位（部门）应编制移交清册，交接双方清点无误后，办理归档手续。
9项目档案管理
9.1项目档案整理
所有项目档案的汇总整理应由建设单位负责进行或组织．其内容涉及：
a)依据项目档案分类编号体系对所有项目档案进行统一的分类和编号和排列上架；
b)编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明。
c）建立项目全宗卷。涉及项目档案管理的全宗卷内容涉及项目简介及项目档案管理情况介绍、项目划分表、档案分类方案、项目文献归档范围、项目档案整理方案、档案整理情况说明、项目档案登记台账等项目档案管理过程中形成的文献。
9.2 项目档案的保管
9.2.1 建设单位应当为项目档案的安全保管提供满足工作需要的设施设备。档案库房的外围护结构和设施应符合的保温、隔热、温湿度规定和防潮、防水、防日光及紫外线照射，防尘、防污染、防有害生物(霉、虫、鼠等)和防盗的规定。
9.2.2 建设单位档案管理机构应建立项目档案 出入库登记制度，对项目档案的收进和移出进行登记。
9.3 项目档案的运用
9.3.1 建设单位应建立档案运用制度，对运用的范围、对象、运用审批权限等做出规定。
9.3.2 运用者运用档案一般在阅览室查阅。确需借阅的，应履行审批手续。
9.3.3 运用者运用档案时，应填写《档案查（借）阅登记簿》，及时反馈运用效果。
9.3.4 建设单位档案管理机构应根据项目建设和管理的需要编制必要的编研材料，如：专题文献汇编、工程介绍、工程图集、项目建设大事记等。
9.4 项目档案的记录
建设单位档案管理机构应对项目档案情况进行记录并建立记录台帐。重要涉及各类档案案卷的数量，档案运用情况等。
10 项目电子文献与项目电子档案的管理
10.1 电子文献和档案管理信息系统
10.1.1 建设单位可通过建立专门的电子文献管理系统来统一管理电子文献，也可通过具有对电子文献及其元数据进行的分类组织、鉴定处置、格式转换/迁移等功能的项目管理信息系统或档案信息管理系统来管理项目电子文献；建设单位档案管理机构应建立档案信息管理系统，以通过系统接受和管理已归档的项目电子文献。
10.1.2 项目电子文献管理的功能应符合《电子文献管理系统通用功能规定》（GB/T 29194-2023）的相关规定。
10.1.3 项目档案信息管理系统应当具有电子档案接受、档案元数据维护、整理加工、检索运用、档案编研、档案鉴定、数据记录、库房管理等基本业务功能，以及用户权限管理、系统日记管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护功能。
10.1.4 项目档案信息管理系统一般为非保密系统，属于信息系统安全保护等级第二级以上的档案管理系统应按有关规定进行定级和备案，项目档案信息管理系统严禁接入互联网。电子文献管理系统和涉密项目的档案管理信息系统应按照 《涉及国家秘密的信息系统分级保护技术规定》（BMB17-2023）的有关规定执行。
10.2 项目电子文献的形成与办理
10.2.1 项目电子文献的形成与办理参见《电子文献管理暂行办法》（中办 国办 厅字〔2023〕39号)。项目电子邮件的撰写、传递应符合《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T 32-2023）的规定。
10.2.2 各参建单位采用电子署名等技术手段时，电子署名资格的注册和认证应当得到建设单位的认可。
10.2.3 不同类别的电子文献数据格式应易于识读、迁移和长期保存，应采用《电子文献归档与管理规范》（GB/T18894-2023)规定的通用格式。
10.2.4图像电子文献、视频电子文献应主题突出、曝光准确、影像清楚。拍摄内容要覆盖工程全过程（各阶段、重要部位、工艺、工序、隐蔽工程、重大事件、重要活动、质量安全事故等），能形象反映工程建设实际。图像电子文献宜采用800万以上像素拍摄，视频电子文献宜采用200万以上像素拍摄。
10.2.5对反映同一内容的图像电子文献应选择有代表性的图像输出照片。照片的输出宜采用数码照片输出机输出，表观质量应无污物、无破损、无划痕、无花点、无黑边，裁剪应整齐。
10.2.6 各单位项目电子文献形成部门承担项目电子文献的收集、整理、检测、归档确认等工作。
10.3 电子文献的归档
10.3.1 项目电子文献的归档范围应执行纸质项目文献的归档范围。
10.3.2 项目电子文献归档一般采用物理归档。在纸质项目文献归档时采用在线归档或离线归档的方式向档案机构移交通过整理的项目电子文献，并在内容、格式、相关说明及描述上与纸质项目档案保持一致，且两者应建立关联。
10.3.3 项目电子文献整理时，应参照本规范7.4.4的规定分别组成多层级文献信息包，文献信息包应当包含项目电子文献的内容数据、元数据、过程信息、版本信息、电子署名的技术参数等信息。
10.3.4 项目电子文献形成时的数据格式不能为档案部门项目档案信息管理系统读取时，应当转换为项目档案信息管理系统可读取的数据格式，原格式与转换后格式同时存放在文献信息包中。
10.3.5 项目电子文献完毕整理后，由形成部门负责对文献信息包进行鉴定和检测，涉及是否内容齐全完整、格式是否符合规定、与纸质或其他载体文献内容的一致性等。
10.3.6 项目电子文献信息包通过形成部门鉴定和检测后，由相关负责人确认归档，赋予归档标记。归档标记中应当具有归档负责人、归档时间、文献信息包名称等信息。
10.3.7 采用离线方式归档时，应将带有归档标记的电子文献拷贝至耐久性好的存储介质上，存储介质应设立成严禁写操作的状态。存储介质的选择依次为只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。
10.3.8 存储电子文献的介质或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、类别号、案卷起止号、密级、保管期限、存入日期等。
10.3.9 项目电子文献归档时应由档案管理机构进行检查，并填写《归档电子文献移交、接受检查登记表》，检查合格后，填写《电子档案移交与接受登记表》，办理交接手续。
10.4 项目电子档案管理
10.4.1 项目电子档案的接受应参照《电子档案移交与接受办法》（档发〔2023〕7号），遵循项目电子档案移交与接受的特殊规律，保证项目电子档案及时移交、完整接受。
10.4.2 项目电子档案应参照纸质档案的分类方案进行整理。
10.4.3 项目电子档案的保管、有效性保证、鉴定和运用按照《电子文献归档与管理规范》（GB/T 18894—2023）的规定执行。
10.4.4 接入内部网的项目档案信息管理系统，应配备防火墙、入侵检测等相应技术设备，建立操作日记，通过身份认证、访问控制、信息加密、信息完整性校验、入侵检测等技术手段和管理方法保证档案数据得到有效保护，防止因偶尔或恶意的因素使网络数据遭到破坏、更改、泄露，杜绝网络系统上的信息丢失、篡改、失泄密、系统破坏等事故发生。
10.4.5 在计算机软、硬件系统更新前或数据格式淘汰前，项目电子档案管理部门应当将项目电子档案迁移到新的系统中或进行格式转换，保证其真实、完整和在新环境中完全兼容。
10.5 项目档案数字化
10.5.1数字化范围应涉及但不限于以下内容：项目立项审批文献、地质勘测文献、质量评估（验收）文献、系统及设备测试文献、竣工验收文献、竣工图等。
10.5.2 委托第三方进行数字化加工的建设项目，委托单位应当与数字化加工单位签订保密协议，明保证密规定及失泄密的处罚措施。并采用建立安防系统、加强数字化存储设备管理和数字化人员管理等措施，保证档案信息安全。
10.5.3 档案扫描、图像解决、图像存储、目录建库、数据挂接等应符合《纸质档案数字化技术规范》（DA／T 31）的规定。
11项目档案验收
11.1验收条件
申请项目档案验收应具有下列条件：
a)项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要；
b)项目试运营指标考核合格或者达成设计能力；
c)完毕了项目建设全过程文献材料的收集、整理与归档工作；
d)基本完毕了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。
11.2验收准备
11.2.1建设单位在全面自检的基础上，提交档案验收申请报告，其重要内容涉及：项目建设及项目档案管理概况；保证项目档案的完整、准确、系统所采用的控制措施；项目文献材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；档案在项目建设、管理、试运营中的作用；存在的问题及解决措施。
11.2.2建设单位应准备以下验收佐证材料
a)档案管理规章制度；
b)档案业务指导（会议、培训、检查、验收等）相关记录；
c)档案分类编号方案；
d)档案检索工具；
e)项目划分表；
f)招投标、协议、设备清单；
g)档案编研、运用材料；
h)档案检查（征询）、预验收意见，及整改情况。
12项目档案的移交
12.1 项目档案验收合格后，建设单位应按协议及规定的规定，在项目正式通过竣工验收后三个月内，向生产（使用）单位及其他有关单位办理档案移交。凡分期或分机组的项目，应在每期或每台机组正式通过竣工验收后办理档案移交。
12.2 项目档案移交时，应办理项目档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备的清册、签字等交接手续；建设单位转为生产单位的，按公司档案管理规定办理。
12.3 项目停、缓建的，项目档案由建设单位负责保存;建设单位撤消的,项目档案应当向项目主管部门或者有关档案馆移交。

附录A
（规范性附录）
建设项目文献归档范围和保管期限表
序 号
归 档 文 件
保管期限
1
可行性研究、任务书

1.1
项目建议书及其报批文献
永久
1.2
项目选址意见书及其报批文献
永久
1.3
可行性研究报告及其评估、报批（核准、备案）文献
永久
1.4
项目评估（涉及借贷承诺评估）、论证文献
永久
1.5
水土保持方案、地质灾害评价报告、压覆矿产资源报告、文物保护方案、建设用地预审意见、环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复
永久
1.6
设计任务书、计划任务书及其报批文献
永久
2
设计基础文献

2.1
工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、实验报告、重要土、岩样及说明
永久
2.2
地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录
永久
2.3
水文、气象、地震等其它设计基础资料
永久
3
设计文献

3.1
总体规划设计
永久
3.2
方案设计
永久
3.3
初步设计及其报批文献
永久
3.4
技术设计
永久
3.5
施工图设计及审查、批复
定期
3.6
技术秘密材料、专利文献
永久
3.7
特种设备设计计算书
定期
3.8
关键技术实验
永久
3.9
设计评价、鉴定及审批
永久
4
项目管理文献

4.1
征地、移民、拆迁文献

4.1.1
征用土地申请、批准文献，地质灾害评估报告、压覆矿产评估报告、红线图、坐标图、行政区域图
永久
4.1.2
移民淹没实物指标调查及复核材料；安顿规划、方案及审核批准文献；移民补偿、安顿投资估算及批准文献；设计文献、投资计划及批准文献；安顿实行工作文献、安顿区建设的招投标、协议协议、验收文献；实物、资金补偿、决算、审计等移民资金管理文献；移民安顿协议协议；移民监理文献；移民安顿验收文献
永久
4.1.3
拆迁方案、拆迁评估、拆迁补偿文献
永久
4.1.4
建设前原始地形、地貌、状况图、照片
永久
4.1.5
施工执照
永久
4.2
计划、投资、记录、管理文献

4.2.1
有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实行计划和调整计划
定期
4.2.2
概算、预算管理、差价管理文献
定期
4.2.3
协议变更、索赔等涉及法律事务的文献
定期
4.2.4
规程、规范、标准、规划、方案、规定
定期
4.2.5
招标文献审查、技术设计审查、技术协议
定期
4.2.6
投资、进度、质量、安全、协议控制文献
定期
4.3
招标投标、承发包协议协议

4.3.1
招标计划及审批文献，招标公告、招标书、招标修改文献、答疑文献、招标委托协议、资格预审文献
定期
4.3.2
投标书、投标澄清文献、修正补充文献（未中标的电子投标文献保存2023）
永久
4.3.3
开标记录、评标人员签字表、报价表，评标纪律、评标办法或评标细则、评审意见、打分表、汇总表、评标报告
定期
4.3.4
采购活动记录、采购预算、谈判文献、询价告知书、响应文献、推荐供应商的意见、评审报告、成交供应商拟定文献、单一来源采购协商情况记录、协议文本、验收证明、质疑答复、投诉解决决定以及其他有关文献
定期
4.3.5
定标文献、中标告知书
永久
4.3.6
政府采购竞争性谈判、单一来源采购、询价采购文献：审批文献、采购协议、谈判文献，询价告知书、评审文献、采购报告。
定期
4.3.7
协议谈判纪要、协议审批文献、协议书、协议变更文献、协议履约评价文献
永久
4.4
专项申请、批复文献

4.4.1
环境保护、安全、卫生、消防、水土保持、节能、文物、人防、规划等文献
永久
4.4.2
水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文献
定期
4.4.3
原料、材料、燃料供应等来源协议文献
定期
5
施工文献

5.1
建筑施工文献

5.1.1
开工报告、施工现场质量管理检查记录、工程技术规定、技术交底、图纸会审纪要
定期
5.1.2
施工组织设计、方案及报批文献，施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文献
定期
5.1.3
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单，原材料使用跟踪台账
定期
5.1.4
建筑材料实验报告、见证取样记录、混凝土开盘鉴定、混凝土强度实验报告、钢筋保护层厚度检测报告、屋面防水渗漏的检查总记录、地下室防水效果检查记录、地面蓄水实验检查记录、 节能保温测试记录室内环境检测报告
定期
5.1.5
设计变更告知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
5.1.6
施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探
永久
5.1.7
工程地质勘察报告、岩土实验报告、地基验槽记录、工程地基解决记录、地基检测报告、 桩身完整性检测报告、桩基承载力检测报告、
永久
5.1.8
施工日记、大事记

5.1.9
隐蔽工程验收记录
永久
5.1.10
各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故解决报告
永久
5.1.11
工程质量检查、评估
永久
5.1.12
技术总结、施工预、决算

5.1.13
交工验收记录证明
永久
5.1.14
竣工报告、竣工验收报告
永久
5.1.15
竣工图
永久
5.1.16
声像材料
定期
5.2
设备及管线安装施工文献

5.2.1
开工报告、工程技术规定、技术交底、图纸会审纪要
定期
5.2.2
施工组织设计、方案及其报批文献、施工计划、技术措施文献
定期
5.2.3
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单
定期
5.2.4
建筑材料实验报告、见证取样记录
定期
5.2.5
设计变更告知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
5.2.6
焊接工艺评估报告、焊接实验记录、报告、施工检查、探伤记录 管道单线图