生产管理系统操作手册各矿.doc

龙煤集团股份有限公司双鸭山分公司信息化建设工程生产管理系统操作手册（各矿）版本/修改状态V2.0受控状态受控非受控总页数18密级秘密编制审核PMO完毕日期2023年12月1日批准日期2023年12月4日二一二年三月目录第1章系统运营环境11.1客户端运营环境1第2章系统登录及初始化设立22.1系统登录22.2系统初始化32.2.1修改密码32.2.2安装iweboffice插件42.2.3安装电子签章插件52.2.4安装flash插件7第3章矿内发文93.1功能概述93.2重要流程93.3单位拟稿103.4文献中心143.5文献排版173.6文献终审193.7行文管理22第4章公文制发274.1功能概述274.2重要流程274.3单位拟稿284.4文献接受334.5单位文献中心34第5章呈文管理385.1功能概述385.2重要流程385.3基层及部室呈文385.4收文查阅41第6章公文归档446.1功能概述446.2重要流程446.3文献查询44第7章告知公告及待办工作提醒447.1告知公告447.2待办工作提醒45第1章 系统运营环境使用协同办公管理系统完毕公文的制发、审批及查看，一方面必须安装软件系统。“安装软件”是指在的各矿机房服务器端上的安装。各客户端并不需要安装程序，只要接入双矿局域网，运用Windows XP/2023/7等系统自带的IE6.0以上浏览器，就可以正常运营协同办公管理系统；同时为了保障系统的功能正常使用，需要安装Office2023及上版本，并安装协同办公管理系统提供的在线文档编辑插件和电子签章插件。所以，为了可以使用户充足了解软件的运营环境，长期良好运营系统，必须注意本章提出的一些软硬件环境。1.1 客户端运营环境l 硬件环境建议配置：解决器应为Pentium(R) 4以上(含)或同级别解决器，512M以上内存，1G以上可用硬盘空间，显示分辨率支持1024768 或更高版本。l 软件环境操作系统： Microsoft Windows XP + Sp1或Sp2、Microsoft Windows 2023 Server + Sp1或更高版本、Microsoft Windows 7.0；浏览器：Internet Explorer 6.0或更高版本；办公软件：Microsoft Office 2023 或 更高版本；Flash播放器：Adobe flash Player 10.0或更高版本；插件：协同办公管理系统网页中提供的插件，即：iweboffice插件、电子签章插件，flash插件，安装插件操作详见2.2节。第2章 系统登录及初始化设立2.1 系统登录协同办公管理系统作为双矿公司信息化管理平台其中一个子系统，访问方式为：打开本地IE浏览器，在地址栏中输入访问地址后回车即可打开系统登录界面，如图2-1所示。 图表 2- 1协同办公管理系统登录界面初次使用协同办公管理系统，在登录界面输入初始的用户名和密码。使用之前注意机器的IE设立，要正常使用协同办公管理系统，需要关闭IE的弹出窗口阻止程序，如图2-2所示，同时关闭第三方程序对IE弹出窗口的拦截，如雅虎助手，百度搜索栏、soso工具栏、QQ珊瑚工具栏，新浪点点通，卡卡上网助手等。图表 2- 2 关闭弹出窗口阻止程序输入初始的用户名和密码后，单击“登录”按钮，系统打开如图2-3所示的协同办公系统功能主界面。图表 2- 3 协同办公管理系统功能主界面2.2 系统初始化2.2.1 修改密码从安全角度出发，用户初次进入系统后首选要修改密码，而每个用户也应当定期的修改密码，保证密码不会被泄漏，保证非法用户不能使用自己的用户名和密码登录系统，泄漏文献信息。下边看看那如何修改用户的密码。在协同办公管理系统功能主界面单击“修改密码”，进入“修改密码”页面，如图2-4所示，按照提醒信息填写相应的内容，完毕后单击“拟定”按钮，提醒密码修改成功。图表 2- 4 修改用户密码2.2.2 安装iweboffice插件登录系统后，要正常的使用系统进行在线文档编辑，则需要安装在线文档编辑插件。第一步：登录系统后点击右上角的插件标签，如下图所示:图表 2- 5 插件下载页面第二步：在插件页面选择 iweboffice 插件 进行下载安装，如下图所示：图表 2- 6 iweboffice插件下载页面第三步：选择Setup.exe进行安装，安装后重新登录系统即可使用。图表 2- 7 iweboffice插件安装页面2.2.3 安装电子签章插件在系统使用中需要对文献进行电子盖章及查看已盖章的文献都需要进行电子签章插件的安装。第一步：登录系统后点击右上角的插件标签，如下图所示:图表 2- 8插件下载页面第二步：在插件页面选择 电子签章安装程序(最新) 插件 进行下载安装，如下图所示：图表 2- 9电子签章插件下载页面第三步：选择Installer.exe进行安装，安装后重新登录系统即可使用。图表 2- 10电子签章安装页面2.2.4 安装flash插件在系统使用中需要进行文档上传，该功能需要flash插件的支持。第一步：登录系统后点击右上角的插件标签，如下图所示:图表 2- 11 插件下载页面第二步：在插件页面选择 flash播放器 插件 进行下载安装，如下图所示：图表 2- 12 flash插件下载页面第三步：选择运营进行安装，安装后重新登录系统即可使用。图表 2- 13 flash插件安装页面第3章 矿内发文3.1 功能概述矿内发文重要实现矿内公文的拟稿、审批、行文等操作。针对矿办公室用户重要涉及单位拟稿、文献中心、文献排版（行政）、文献排版（党委）、文献终审、行文管理。单位拟稿：办公室拟稿人员通过该功能完毕办公室拟稿登记的操作。文献中心：办公室初审通过的文献转到文献中心，办公室文书通过该功能完毕文献的后续转交审批操作。文献排版：文献排版人员通过该功能完毕文献的排版。行政文献排版人员通过该功能完毕行政文献的排版，党委文献排版人员通过该功能完毕党委文献的排版。文献终审：办公室终审人员通过该功能完毕文献终审操作。行文管理：终审后的文献转到行文管理，该功能实现文献的盖章和行文下发的功能。3.2 重要流程矿内办公室公文制发的流程重要涉及：【办公室拟稿】-【提交办公室初审】-【办公室提交矿长和书记审批】-【办公室排版校对】-【办公室行文下发】-【基层单位和科室文献接受】。具体流程如下图所示：图表 3- 1矿内发文流程图3.3 单位拟稿单位拟稿工作前，办公室拟稿人员一方面要在word中完毕拟稿文献的编写工作。将编写完毕的拟稿文献保存在本地，然后通过新增拟稿功能上传至办公系统。登陆系统，从左侧功能列表中选择【矿内发文】-【单位拟稿】功能，右侧会显示单位拟稿画面，如图3-2所示。图表 3- 2单位拟稿主界面u 拟稿在单位拟稿画面点击“新建”按钮，弹出新增窗体，选择对的的签批单（党委和行政），输入相关信息，点击“正文”上传已准备好的拟稿文献，点击拟定，完毕单位拟稿信息的创建，如图3-3所示。图表 3- 2 单位拟稿-新增u 编辑选中一条记录，点击编辑功能按钮，弹出编辑窗体，修改该文献相关信息后点击拟定，完毕单位拟稿信息的编辑，如图3-3所示。图表 3- 3 单位拟稿-编辑u 删除选中一条记录后，点击工具栏删除按钮，弹出删除窗体，点击是删除记录，点击否取消删除操作，如图3-4所示。提醒：已审批的记录不能删除。图表 3- 4 单位拟稿-删除u 撤消转交对提交初审后且领导尚未进行审批的文献可以进行撤消转交，已经审批了的文献不能进行撤消审批的操作。文献撤消后当前状态将回到拟稿状态。选择一条记录点击“撤消转交“操作，领导尚未审批的文献撤消到拟稿状态。如图3-5所示。图表 3- 3 单位拟稿-撤消转交u 提交初审选中一条记录，点击提交初审，当前状态会变为已提交到初审人员处，当前初审人员为办公室副主任，已提交或已审批过的记录不能反复提交。如图3-6所示。图表 3- 4 单位拟稿-提交初审u 查看文献选中一条记录，点击查看文献按钮，可以查看文献的具体内容，也可直接点击附件图标进行查看，还可以将文献另存到本地，如图 3-7所示。图表 3- 5 单位拟稿-查看文献u 查看解决过程可以查看该文献的审批解决过程，涉及解决人，解决时间等，如图3-8所示。图表 3- 6 单位拟稿-查看解决过程3.4 文献中心单位拟稿中点击提交初审后的文献都将加载到文献中心列表中，办公室通过该功能完毕文献后续的转交审批工作，并将文献提交排版，进行下一步的排版工作。登陆系统，在左侧功能列表中选择【矿内发文】-【文献中心】功能，右侧会显示文献中心画面，记录背景色为绿色的为待办工作，记录背景色为红色的为急办的文献，记录背景色为黄色的为办结的文献。如图3-9所示。图表 3- 7文献中心主界面u 转交办公室文书根据文献的状态和文献的审批内容转交给相关领导审批。点击“转交”按钮在弹出的转交人列表页面选择要转交的领导，点击拟定完毕文献的转交。如图3-10所示。图表 3- 8 文献中心-转交u 撤消转交：对转交错误的记录可以通过该功能撤消之前的转交操作，撤消转交后的文献回到转交之前的状态。选择要撤消转交的文献点击“撤消转交”,完毕文献的撤消操作，审批通过的文献不能进行撤消转交操作，如图3-11所示。图表 3- 9 文献中心-撤消转交u 提交排版所有走完审批流程的文献通过该功能提交排版，选择要提交排版的记录点击“提交排版”操作，提交排版后该记录的提交排版状态变为“是”。如图3-12所示：图表 3- 10 文献中心-提交排版u 查看解决过程可以查看该文献的审批解决过程，涉及解决人，解决时间等，选择一条记录点击“查看解决过程”在弹出画面中可以查看该文献的审批过程。如图3-13所示。图表 3- 11 文献中心-查看解决过程u 记录记录不同领导需要待审批文献的个数，如图3-14所示 图表 3- 12 文献中心-记录3.5 文献排版文献中心提交排版的页面转到文献排版界面。登陆系统，在左侧功能列表中选择【矿内发文】-【文献排版】功能，右侧会显示文献排版画面，如图下图所示：图表 3- 13 文献排版主界面u 排版在排版页面选择一条记录点击“排版”操作，在弹出的在线文献页面进行排版操作，排版后点击保存并推出完毕文献的排版。如下图所示：图表 3- 14 文献排版u 转终审对已排版好的文献进行转交终审的操作，选择一条记录点击“转终审”,该文献转交到文献终审页面，如下图所示： 图表 3- 15 文献排版-转终审u 查看解决过程可以查看该文献的行文操作过程，涉及操作类型，解决时间、解决结果等，如下图所示：图表 3- 16 文献排版-查看解决过程3.6 文献终审文献通过文献排版（行政、党委）后转终审到文献终审界面。登陆系统，在左侧功能列表中选择【矿内发文】-【文献终审】功能，右侧会显示文献终审画面，如下图所示：图表 3- 17 文献终审主页面u 终审对已排版的文献进行终审操作，在终审页面选择一条记录点击“终审”操作，可审批该文献，也可保存在本地，如下图所示：图表 3- 18 文献终审u 转排版对终审时还需要排版人员继续排版的可以进行转排版的操作，选择一条记录点击“转排版”,该文献转交到文献排版页面，如下图所示： 图表 3- 19 文献终审-转排版u 转发文对终审通过的文献可以进行转发文操作，选择一条记录点击“转发文”,该文献转交到行文管理页面，如下图所示：图表 3- 20 文献终审-转发文u 查看解决过程可以查看该文献的行文过程，涉及操作类型，解决时间、解决结果等，如下图所示：图表 3- 21 文献终审-查看解决过程3.7 行文管理行文管理重要实现对已终审的文献进行盖章和下发操作。登陆系统，在左侧功能列表中选择【矿内发文】-【行文管理】功能，右侧会显示行文管理画面，如下图所示：图表 3- 22 行文管理主页面u 行文登记对于不通过系统进行审批和排版的文献，可以直接通过该功能上传文献下发给相关单位。点击“行文登记”按钮，在行文登记页面录入相关信息并上传正文后完毕行文登记的操作。如下图所示：图表 3- 23 行文管理-行文登记u 行文下发在行文管理页面选中要下发的文献，点击行文下发按钮，系统打开行文下发窗口，在行文下发窗口显示公文中指定的主送和抄送人员名单，根据该名单在用户列表中选择相应的用户进行公文下发。完毕下发后，通过点击页面列表公文记录的接受状态可以查看公文接受状态。如下图所示：图表 3- 24 行文管理-行文下发u 撤消下发选中一条行文下发的记录，点击撤消下发，在弹出撤消下发页面，选择需要撤消下发的单位，点击表单上撤消下发按钮，取消对该单位文献的下发。如下图所示：图表 3- 25 行文管理-撤消下发u 撤消下发转终审选中一条记录，点击撤消下发转终审，该记录将会重新返回到文献终审模块中，进行重新终审操作，再经转发文来到行文管理模块中。如下图所示：图表 3- 26 行文管理-撤消下发转终审u 办结归档选中一条记录，点击办结归档按钮，列表的行文状态列会变成已归档，办结归档的文献即进入公文归档，用户可以根据权限在公文归档功能页面中进行文献查询具体。如下图所示：图表 3- 27 行文管理-办结归档u 查看解决过程选中一条记录，点击查看解决过程按钮，弹出的表单中可以查看该文献的审批解决过程，涉及解决人，解决时间等。如下图所示：图表 3- 28 行文管理-查看解决过程u 盖章选中一条记录，点击盖章按钮，在线打开要盖章的文献，选择要电子签章点击文献中需要盖章的地方进行盖章，盖章完后点击保存并退出完毕文献的盖章。如下图所示：图表 3- 29行文管理-盖章第4章 公文制发4.1 功能概述公文制发重要实现公司级文献的拟制、审批、提交局办初审；公司文献的接受；公司文献的矿内传阅。针对办公室用户重要涉及单位拟稿，文献接受，单位文献中心3个功能模块。单位拟稿：办公室文书直接拟稿，转交局分管领导审批，后提交局办公室初审。文献接受：接受到的局办公室发布的各种文献，套上矿内批办单，在矿内进行批办。单位文献中心：显示已套矿内批办单的公司文献，通过该功能实现文献的转交审批、办结，撤消办结等操作。4.2 重要流程公司公文制发矿内部分重要流程为：【矿内单位拟稿】-【转交本单位领导审批】-【转交矿分管领导审批】-【提交局办初审】-【查看解决状态】-【接受局下发文献】，具体流程如下图所示：图表 4- 1 公司公文制发流程图4.3 单位拟稿单位拟稿工作前，办公室拟稿人员一方面要在word中完毕拟稿文献的编写工作。将编写完毕的拟稿文献保存在本地，然后通过新增拟稿功能上传至办公系统。登陆系统，从左侧功能列表中选择【公文制发】-【单位拟稿】功能，右侧会显示单位拟稿画面，如图3-2所示。图表 4- 1 单位拟稿u 新建在单位拟稿画面点击“新建”按钮，弹出新增窗体，选择对的的公司签批单（党委和行政），输入相关信息，点击“正文”上传已准备好的拟稿文献，点击拟定，完毕单位拟稿信息的创建，如下图所示。图表 4- 2 单位拟稿新建u 编辑选中一条记录，点击编辑，弹出单位拟稿表单，修改相关信息后点击拟定，完毕操作，如下图所示。图表 4- 3 单位拟稿编辑u 删除选中一条记录后，点击工具栏删除按钮，弹出删除窗体，点击是删除记录，点击否取消删除操作，如图4-4所示。图表 4- 4 单位拟稿删除提醒：已审批的记录不能删除。u 转交解决该功能重要实现文献转交审批的功能，选择一条记录点击“转交解决“，在弹出的转交人员列表中选择相关领导，点击拟定，完毕文献的转交操作。文献转交审批后状态显示为该领导正在审批。如下图所示：图表 4- 5 单位拟稿转交解决u 撤消转交对转交错误且领导尚未进行审批的文献可以进行撤消转交，已经审批了的文献不能进行撤消审批的操作。文献撤消后当前状态将回到转交解决操作之前的那个状态。选择一条记录点击“撤消转交“操作，领导尚未审批的文献撤消到上一个状态。如下图所示：图表 4- 6 单位拟稿撤消转交u 提交初审选中一条记录，点击提交初审，当前状态会变为已提交到局办公室初审，已提交或已审批过的记录不能反复提交，正在审批的文献也不能提交初审，如下图所示。图表 4- 7 单位拟稿提交审批u 查看文献选中一条记录，点击查看文献可查阅该文献，或是点击附件列的word图标来执行查看文献操作，如下图所示。图表 4- 8 单位拟稿查看文献u 查看解决过程通过该功能可以查看该文献的当前的审批状态和审批解决过程，涉及解决人，解决时间等，如下图所示：图表 4- 9 单位拟稿查看解决过程4.4 文献接受文献接受重要实现局下发文献的在线接受和查看。登陆系统，在左侧功能列表中选择【公文制发】-【文献接受】功能，右侧会显示文献接受画面，或者可以通过点击首页的待办公提醒相关链接也能打开文献接受列表。如下图所示。图表 4- 10 文献接受u 转单位内传阅选中一条记录，选择相应的批办单，点击转单位内传阅按钮，列表中单位传阅状态列变为已创建，已创建的文献已转至单位文献中心，如下图所示：图表 4- 11 文献接受 转单位内传阅4.5 单位文献中心单位文献中心重要实现了局下发文献矿内的转交审批功能。登陆系统，在左侧功能列表中选择【公文制发】-【单位文献中心】功能，右侧会显示单位文献中心画面，如下图所示：图表 4- 13 单位文献中心u 转交审批选中要转交的公司下发文献，点击转交审批按钮，弹出转交人员列表，在转交人员列表选择要转交的相关领导点击拟定，完毕文献的转交审批，该功能可同时转交多人进行审批。具体如下图所示：图表 4- 14 单位文献中心转交解决u 撤消转交转交错误的且领导尚未审批的文献可以通过该功能进行撤消转交，选择一条记录点击撤消转交，则领导尚未审批的记录已撤消,具体如下图所示：图表 4- 15 单位文献中心撤消转交u 办结对所有审批通过的文献进行办结操作，已办结的记录不能再进行转交操作，选中一条没有办结的记录，点击办结，完毕该文献的办结操作。具体如下图所示。图表 4- 16 单位文献中心办结u 撤消办结对已经办结的文献进行撤消操作，选中一条需要撤消办结的记录、点击办结按钮，是否办结列的状态会变成否，如下图所示：图表 4- 27 单位文献中心撤消办结u 查看解决过程选择一条记录点击查看解决过程可以查看该文献的审批解决过程，涉及解决人，解决时间等，或者直接点击记录中的解决状态链接。如下图所示：图表 4- 31 单位传阅文献查看解决过程第5章 呈文管理5.1 功能概述呈文管理重要涉及基层及部室呈文，收文查阅，收文查阅审批。基层及部室呈文：各基层或部室单位向上呈文，可登记，提交初审等操作。收文查阅：局办收到的龙煤或省里的文献传阅给各矿，进行矿内传阅批办。收文查阅审批：加载收文查阅中转交审批的文献，可执行浏览和审批操作。5.2 重要流程【协同办公】-【呈文管理】-【收文查阅】-【转交本单位领导审批】-【转交矿分管领导审批】-【审批完毕后接受文献】5.3 基层及部室呈文单位拟稿工作前，一方面要在word中完毕拟稿文献的编写工作。将编写完毕的拟稿word文献保存在本地机器，以便上传方便。登陆系统，一方面在页面上方选择【协同办公】，然后从左侧功能列表中选择【呈文管理】-【基层及部室呈文】功能，右侧会显示基层及部室呈文画面，如图5-1所示。图表 5- 1 呈文管理基层及部室呈文u 登记基层或部室呈文登记，向局呈文操作，如图5-2所示。输入呈文相关信息后，必须点击正文按钮，上传完毕编写的拟稿word文献。图表 5- 2 基层及部室呈文登记u 编辑选中一条需要修改的记录，修改完信息后点击拟定进行保存。u 删除选中需要删除的记录，点击删除按钮，再弹出的表单中选择是删除记录，点击否取消删除操作，具体如图5-3所示。图表 5- 3 基层及部室呈文删除u 提交初审将公文提交分公司办公室初审。在文献列表中选中相应记录后，点击提交初审按钮，即可完毕文献提交初审，提交初审后，可以通过查看解决过程功能及时掌握文献办理状态，具体如图5-4所示。图表 5- 4 基层及部室呈文提交初审u 撤消转交对提交初审的文献进行撤消转交操作，文献的当前审批列的状态会变成空白。u 查看解决过程可以查看该文献的审批解决过程，涉及解决人，解决时间等。5.4 收文查阅登陆系统，一方面在页面上方选择【协同办公】，然后从左侧功能列表中选择【呈文管理】-【收文查阅】功能，右侧会显示收文查阅画面，如图5-5所示。图表 5- 5 收文查阅u 浏览文献选中记录，点击浏览文献按钮或是点击正文列的word图标都可查阅文献。u 转交审批加载基层及部室呈文经距离审批后下发的文，可转交给其他领导进行审批查阅操作等，如图5-6所示。图表 5- 6 收文查阅转交审批u 撤消转交选中一条是否办结列没有办结的记录，点击撤消转交操作，文献将不会加载在转交对象的列表中。u 办结选中一条没有办结的记录，点击办结，是否办结列的状态会变成是，已办结的记录不能反复办结，具体如图5-7所示。图表 5- 7收文查阅办结u 撤消办结选中需要办结的记录，点击撤消办结按钮执行操作，撤消办结后的办结列的状态为否，没有办结的记录不能撤消办结。u 浏览文献选中一条记录点击浏览文献按钮或是每行记录中word图标来进行查阅或审批文献等操作。u 审批文献选中一条记录点击审批文献按钮，对word文献进行审批操作，还可另存等操作，具体如图5-9所示。图表 5- 8 收文查阅审批文献审批第6章 公文归档6.1 功能概述公文归档重要涉及文献查询功能。文献查询：涉及可对公司发文归档进行查询，公司收文归档的查询，还涉及矿内发文归档操作。6.2 重要流程【协同办公】-【公文归档】-【文献查询】6.3 文献查询登陆系统，一方面在页面上方选择【协同办公】，然后从左侧功能列表中选择【公文归档】-【文献查询】功能。接口根据文献类别、文献标题、公文类型、文号、拟发单位、发文日期等条件进行文献查询，如图6-1所示。图表 5- 9 公文归档文献查询第7章 告知公告及待办工作提醒7.1 告知公告告知公告重要显示矿办公室下发的各种公告信息，用户点击首页的公告标题可以直接查看公告的具体信息。登录系统在系统首页能看到矿办公室下发给自己的公告，如下图所示：图表 4- 4 首页公告告知页面7.2 待办工作提醒登陆系统，在系统首页的办公系统待办工作提醒栏会把所有与该用户有关的厂内发文、分公司发文传阅、呈文批复传阅文献在此统一提醒，显示提醒信息和语音提醒，用户可以直接点击待接受的文献链接，查看文献。如下图所示：图表 4- 5 首页待办工作提醒页面