长安中学档案管理办法(试行).doc

长安中学档案管理办法（试行）第一章 总 则第一条 为加强学校档案工作，提高学校档案管理水平，更好地为教育改革和发展服务，根据中华人民共和国档案法、江苏省档案管理条例和无锡市档案管理条例及其它有关规定，结合我校实际，制定本办法。第二条 本办法所称长安中学档案（以下简称学校档案）系指学校在教育、教学、科研、党政管理以及其他各项工作活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式和载体的历史记录。学校干部人事档案管理办法，根据干部主管部门规定另行制定。第三条 学校档案工作是学校基础工作之一，是学校管理工作的组成部分，也是衡量学校管理水平的重要标志。学校应把档案工作纳入学校整体发展规划和工作计划，加强对档案工作的领导和管理。第四条 学校应对本单位形成的各种门类和载体的档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。第二章 领导体制和机构设置第五条 学校档案工作由区教育行政管理部门领导，同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。第六条 学校要在校长统一领导下做好档案工作，明确一名校级领导分管档案工作，建立综合档案室。学校综合档案室既是学校档案工作的职能管理部门,又是收集保存和提供利用档案为学校各项工作服务的机构。综合档案室归属学校办公室管理。第七条 学校综合档案室的基本职责： (一)贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，制订本校档案工作规章制度和规划，并认真执行；(二)指导、监督和协调各部门做好各类文件材料的整理、归档和立卷归档工作，负责对全校档案工作人员的业务培训；（三）集中统一管理学校各种门类、各种载体的档案及有关资料，维护档案的完整与安全。（四）负责编写全宗介绍、组织沿革、大事记、校史以及汇编重要文件材料等有关参考资料，编制档案检索工具，积极开发档案信息资源，开展档案利用工作，为学校各项工作服务。(五)定期组织有关人员对已超过保管期限的档案资料进行鉴定，提出存毁意见，并做好相关档案的移交工作。（六）按照有关规定向档案馆移交档案。 第八条 学校各部门应配备专职或兼职档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。档案工作人员必须政治表现好，事业心强，忠于职守，遵纪守法，热爱档案事业，熟悉学校工作，具有大专以上文化程度，具备档案业务知识、微机管理知识和一定的科学文化知识。档案工作人员必须取得上岗资格才能上岗。学校档案人员因工作需要调动时，必须办理交接手续。学校档案工作人员(含兼职人员)属专业技术人员，按国家有关规定，实行专业技术职务聘任制，享受与其他专业人员的同等福利待遇。第三章 经费、库房和设备 第九条 学校档案工作所需经费应列入学校预算，统筹解决。第十条 学校要根据档案保存的需要，落实和保证档案用房，中学档案专用库房应不少于40平方米，小学档案专用库房应不少于20平方米，档案库房必须符合档案管理要求，做到防火、防盗、防虫、防鼠、防尘、防潮、防高温、防强光；有条件的学校要逐步做到档案工作办公、阅览、库房三分开。未建立综合档案室的小学必须使用档案专用柜。第十一条学校要适应现代化要求，配备档案管理专用电脑和专业软件；有计划地为综合档案室配置光盘刻录机、扫描仪、数码相机（或数码摄像机）等设备，以适应档案管理的现代化要求。第四章 文件材料的归档、移交和接收工作第十二条 学校应建立和完善文件材料的归档制度，并把文件材料的形成、积累、整理、归档的要求纳入人员岗位职责和各项工作标准，作为考核的重要内容，确保党政管理、教学科研等各项工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。第十三条学校应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。第十四条学校应实行文件材料形成部门归档制度。各部门要安排一名专(兼)职档案人员负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作。按规范要求整理、编排页号或件号、装订、生成文件(案卷)目录后向学校综合档案室移交，综合档案室应派人指导归档工作。第十五条学校文件材料的归档要求：（一）归档文件必须是原件（外来复印件除外），做到完整、准确，定稿与印件一并归档。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。书写必须使用碳素墨水、蓝黑墨水等符合归档要求的耐久字迹材料，不得使用铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水、红墨水及复写纸、喷墨打印机、色带等不耐久字迹材料；传真件应复印后归档；不得使用涂改液。（二）归档文件的排列、编目要规范有序。归档文件目录、归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目的填写应符合要求。 （三）电子文件按有关规定归档。 第十六条学校文件材料的归档范围：（一）党政管理类主要包括本单位及上级机关有关本单位或重大事项的发文、本校教育教学管理工作中形成的党群工作、政务管理工作方面的文件材料。（二）教育教学类主要包括本校教育教学管理、教学实践、教学研究、德育教育、学籍管理等的材料。（三）基本建设类主要包括基建工程项目可行性研究、立项、征地、招投标、设计、施工、监理、工程概预决算、竣工验收、维修、改扩建等形成的文件、图纸、表格等。（四）仪器设备类主要包括各种教学仪器、模型等通用设备说明书，各种机械、电教、电器、车辆等专用设备的全套随机技术文件及在安装调试、使用、维修等过程中形成的文件材料。（五）教学科研类主要包括学校重大科研课题研究准备、试验、总结鉴定验收、成果奖励申报、推广等活动中形成的文件材料。（六）声像档案类主要包括学校在各项活动中直接形成的具有保存价值的照片、录音带、录像带等。（七）电子类主要包括在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（八）实物档案类主要包括学校获得的各种奖杯、奖状、奖章、锦旗、证书、牌匾、书画等实物。（九）会计类主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告、会计清册等文件材料。（十）教师业务类主要包括教师个人基本情况、教学计划、教学方案、教学成果、发表的论文及继续教育、职称情况等的文件材料。第十七条 学校文件材料的分类和编目。（一）党政管理类不设二级类目，采用“年度保管期限”分类，按照归档文件整理规则以“件”为单位整理。（二）教育教学类采用年度-保管期限分类法或学年度-保管期限分类法均可以“件”或“卷”为单位整理。文件较多的学校可按问题（机构）设二级类目。采用年度-保管期限分类法时跨年度的学年度工作材料以文件形成时间为准。涉及学籍问题的可采用毕业时的年度（届）、班次分类。（三）科研档案按照国家档案局颁发的利学技术研究课题档案管理规范DAT2-92执行。（四）基建档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的基本建设项目档案资料管理暂行规定执行。（五）设备档案分种类按设备型号排列。（六）声像类档案采用年度载体形式保管期限分类法，（七）电子类档案采用年度保管期限分类法。（八）实物档案，将奖状、奖杯、奖牌、奖品、证书、锦旗、题词等具有保存价值的实物按年度排列编流水号。 （九）会计档案，按年度形式保管期限分类，按报表、帐簿、凭证、其他分别组卷，且按形式分年度编流水号。（十）教师业务档案，以单个教师为单位进行分类，按姓氏笔划顺序排列，也可以按学科类别（或任课年级）单个教师分类。第十八条学校文件材料的归档时间：（一）党政管理类党政部门形成的文件材料和能按年度归档的其他文件材料，在次年8月前完成归档。（二）教育教学类、教师业务类等教育教学部门形成的文件材料以及能按学年度归档的文件材料，统一在10月前完成归档。 （三）科研类文件材料在科研课题鉴定后归档。（四）基建档案在基建工程项目竣工验收后两个月内归档。 （五）仪器设备档案在仪器设备材料安装验收合格，正常运行后即归档。（六）会计档案，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，由会计机构编制移交清册，移交综合档案室统一保管。（七）声像、电子和实物等特殊载体档案，随时整理归档。 第十九条 学校中的个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本校档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案部门可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向本校档案部门捐赠档案的，学校应予以奖励。 第二十条 学校档案部门要注意向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。第五章 档案管理与利用第二十一条 学校要建立健全档案管理规章制度，包括归档、借阅、统计、保密、鉴定销毁、库房管理等制度，制定各门类文件材料(包括文书、教学、科技、会计、特殊载体等)的归档范围和保管期限表。第二十二条学校档案部门要对接收和收集的档案进行科学分类、编号和排列，编制必要的检索工具。第二十三条学校档案部门要对档案的收进和移出情况、档案数量、档案利用等情况进行统计。第二十四条学校档案部门应对保管期限已满的档案进行鉴定。成立由档案部门和业务部门有关人员参加的鉴定小组，提出鉴定意见，对失去保存价值的档案进行登记造册，报领导审批、并经有关业务管理部门同意后，在指定地点由有关人员监销，监销人在销毁清册上签字。未经领导批准，不得销毁任何档案。第二十五条学校档案工作人员负责档案库房管理工作。要搞好档案防护，确保档案安全。对所存档案资料定期进行检查。遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。第二十六条 学校综合档案室所保存的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持介绍信，经综合档案室主任同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经校领导批准。第二十七条要积极开发档案信息的利用。有条件的学校，要应用计算机对室藏档案进行存储与检索，积极主动地开展档案、信息的编研与利用工作，为学校的各项工作提供服务，并加强利用效果的反馈、收集、登记、宣传工作。第二十八条 学校撤销、合并或分立时，学校档案归属为：学校撤销时，档案移交当地档案馆或教育行政管理部门保存；学校合并时，档案随之并入；学校分立时，档案由其中一校保存。第六章 奖励与处罚 第二十九条 学校应对档案部门建立检查考核和评估制度，明确岗位职责，对工作优秀、成绩突出的给予奖励。 第三十条 凡在学校档案工作中违反中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法和江苏省档案管理条例的行为，依照国家有关法规进行处罚。 第七章 附 则 第三十一条 各校应根据本办法制定档案工作实施办法，并报区教育局备案。第三十二条本办法适用于全区中小学校（含民办学校）、职业学校，幼儿园和其他学校可参照执行。本办法自发布之日起施行。第三十三条本办法由惠山区教育局负责解释。 附件2：惠山区中小学文件材料归档范围及保管期限规定 第一条 为便于学校正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映学校主要工作活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，参照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，结合我区教育系统实际情况，制定本规定。 第二条 本规定中的学校文件材料是指学校在工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。 第三条 学校文件材料归档范围是： （一）反映本校主要工作活动和基本历史面貌的，对本校工作和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）学校工作活动中形成的，在维护学校和师生权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本校需要贯彻执行的上级机关、同级单位的文件材料；下级部门报送的重要文件材料；（四）其他对本校工作具有查考价值的文件材料。第四条 学校文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本校办理的文件材料，任免、奖惩非本校工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本校文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、电话记录，学校内部互相抄送的文件材料，本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级部门的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报的文件材料。第五条 凡属学校归档范围的文件材料，必须按有关规定向本校负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第六条 学校档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。第七条 永久保管的档案主要包括：(一)本校制定的重要文件材料；(二)本校召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； (三)本校工作活动中形成的重要文件材料；(四)本校关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(五)本校机构设置演变、人事任免等文件材料；(六)本校土地征用、房屋建筑，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(七)上级机关制发的属于本校工作内容的重要文件材料；(八)同级单位、下级部门关于重要工作问题的来函、请示与本校的复函、批复等文件材料。第八条 定期保管的档案主要包括：（一）本校工作活动中形成的一般性文件材料；（二）本校召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本校人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本校一般性事务管理文件材料；（五）本校关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示、一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本校工作内容的一般性文件材料；（七）上级机关和同级单位制发的非本校主要工作但要贯彻执行的文件材料；（八）同级单位、下级部门关于一般性工作问题的来函、请示与本校的复函、批复等文件材料；（九）下级部门报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。第九条 学校形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按有关规定执行。第十条 学校对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。学校应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。第十一条 学校联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办单位归档，其他学校将相应的复制件或其他形式的副本归档。第十二条 各校应根据本规定，结合本校工作实际，编制本校的文件材料归档范围和档案保管期限表。第十三条 在编制本校文件材料归档范围和档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本校文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。第十四条 本规定由惠山区教育局负责解释。第十五条 本规定自发布之日起施行。 附：长安中学文件材料归档范围及保管期限表附：长安中学文件材料归档范围及保管期限表一、党政管理类1、党群工作序号内 容期限收集人保管人负责部门（人）1上级党组织印发的需要贯彻执行的文件材料重要的、针对本校的一般的永久10年高芳高芳校办高芳2本校党总支、支部换届选举的工作报告、选举结果、上级组织批文等材料永久3本校党总支、支部会议记录、工作计划、总结和重要工作报告、汇报永久4本校党员名册、党员、党组织统计年报表永久5本校关于发展新党员、预备党员转正或取消、党员退党、转移党组织关系的通知单、介绍信存根永久6本校制定的关于党的思想建设、组织建设、作风建设等方面的规定、措施30年7本校精神文明创建、党员教育活动中形成的文件材料重要的一般的永久10年8本校纪检监察工作的综合报告、调查材料重要的一般的永久10年9上级机关印发的需要贯彻执行的工会、妇女、退管工作材料重要的、针对本校的一般的永久10年10本校工会换届选举的议程、工作报告、选举结果、上级组织批复永久11本校教代会议程、工作报告、会议记录、形成的决议决定等材料永久12本校工会、妇女、退管工作计划、总结、制度、重要专项报告永久13本校工会会员名册、统计报表永久14本校工会会员福利和困难补助、休养等有关材料10年15其它一般活动材料10年1617上级关于共青团、少先队工作的文件材料缪亚怡缪亚怡德育处李慧阔重要的、针对本校的永久一般的10年本校团委、总支、支部建立、改选、增补委员报告和团区委批复永久18本校团委会议记录和团总支会议记录、代表大会会议材料永久19本校团、队工作计划、总结或工作手册永久20本校各届团委、大队部、学生会干部名册永久21本校发展团队工作，离团离队工作有关统计报表及有关材料永久22本校有关团员处分报告和团委批复永久23团队工作先进集体和个人表彰及申报材料区级（含）以上区级以下永久30年24本校团队、学生会活动形成的一般工作材料10年 2、行政管理序号内 容期限收集人保管人负责部门（人）1本校撰写的大事记、组织机构沿革、年度简介、年鉴、校史等永久朱平梁顾敏娟朱平梁顾敏娟校 办朱平梁2本校学年度工作计划、总结和重要的工作报告永久3本校教育事业规划、计划，学年度事业统计材料永久4本校校长办公会议及校行政会议记录永久5本校举行的全校性会议和活动或承办的重大活动的材料（议程、开闭幕词、领导讲话稿、代表发言稿、决定、倡议书等）永久6学校领导代表学校在上级召开的会议上的发言、经验交流材料永久7本校向上级的报告、请示及批复重要的一般的永久30年8上级下达的招生计划、本校的招生规定、简报、宣传材料永久顾翔海顾翔海教务处顾翔海9本校接受各类专项工作的调查、检查、普查、督导、评估材料年度和年度以上的、重要的一般的永久10年朱平梁顾敏娟朱平梁顾敏娟校 办朱平梁10本校制定的全校性规章制度永久11本校关于出国或出境访问考察、培训学习、参加国际会议，国际合作交流等外事活动形成的文件材料签订的重要协议、约定、会议记录审批手续、执行日程、考察报告、一般会议记录永久30年12本校邀请、聘请外籍人士的计划、批复、聘书和往来函件永久13各类报刊登载的有关本校情况的通讯报道及本校的宣传资料永久刘天乐刘天乐校 办朱平梁14本校编辑出版物反映学校主要职能活动的供学习、参考、交流的永久10年各职能部门各职能部门校 办朱平梁15上级关于人事、工资、福利、劳动保障问题的文件重要的一般的永久10年高芳高芳校 办高芳16本校关于机构设置、撤并、名称更改、人员编制、干部任免、启用印信等请示、批复和报告永久17本校教职工名册、干部年报永久18本校中层干部、年级组长、教研组长等的名册永久19本校特级教师、名教师和知名人士材料、荣誉证书存根名册永久20本校各民主党派、少数民族名册、统计报表及港、澳、台、国外亲属名册永久21本校教职工受到表彰奖励的文件材料区级（含）以上区级以下永久30年22本校教职工处分和撤销处分的材料受到警告（不含）以上处分的受到警告处分的永久30年23本校教职工年度考核材料考核结果考核材料永久30年24本校教师基本情况登记、鉴定，教师考勤、任课等汇总材料10年杨敏杨敏教研室杨敏25本校师训工作计划、总结、规划30年26本校教师交流、支教工作有关材料30年27本校教师参加培训、进修、专业考核、考试以及外出讲学、参加学术活动等材料30年28本校教职工工资调整审批表、统计表、工资转移单、工资年报永久高芳高芳校 办高芳29本校教职工调动介绍信、存根及有关审批表永久30本校教职工离退休审批表永久31本校教职工三十年教龄获荣誉证书名册永久32本校教职工聘用、申请离职、辞职材料永久33本校教职工职务评审结果的批复、名册永久34本校教职工职称评聘工作中的有查考、利用价值的相关材料10年35本校教职工丧葬费抚恤金、遗属补助审批材料永久36本校教职工养老保险、住房公积金花名册、教职工享受住房补贴材料永久37本校经费审计、财务管理的规定、办法等文件材料永久奚炎慧奚炎慧总务处邵国庆38本校财务预算、收费许可文件、审批材料30年奚炎慧奚炎慧39本校固定资产登记、统计、核查清算、交接等文件材料重要的一般的永久10年邵国庆邵国庆40本校物资（办公设备及用品、机动车）采购计划、审批手续、招标投标、购置、等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年41本校房产、土地所有权和使用权的文件材料永久42本校职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 永久43本校职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年44本校与有关单位签订的各种协议、合同等文件材料重要的一般的永久30年45本校有关安全、保卫、综治、后勤工作材料重要的一般的永久10年赵龙赵龙德育处（李慧阔）46本校关于档案、信息、保密工作等的文件材料重要的一般的永久10年高 芳顾敏娟高 芳顾敏娟校办高 芳47群众来信来访材料有领导重要批示和处理结果的其他有处理结果的永久30年朱平梁顾敏娟朱平梁顾敏娟校 办朱平梁48上级机关下发的需要学校贯彻执行的各项工作的决定、条例、办法、规定、指示、批复、通知等文件材料 重要的、针对本校的一般的永久10年49下属单位报送的文件材料重大问题的专题报告年度和年度以上的计划、总结、统计材料30年10年二、教育教学类序号内 容期限收集人保管人负责部门（人）1教学工作计划、总结、教育教学专题活动、经验介绍材料永久顾翔海顾翔海教务处顾翔海2本校制订的各种教学制度、常规、办法等永久3校历表、学期课程总表、班主任和任课教师安排表30年李淼李淼4教研组、备课组或年级组工作计划、总结、经验材料30年季明辉季明辉5本校教改方案、观摩教学教案、教师备课方案、教学方法总结及经验介绍材料30年杨敏杨敏6本校教师自编教材、教学指导书、教学参考书、本校参加编写的全国或地方统编教材永久顾翔海顾翔海7本校自编或合编的内部习题集、习题解答、典型试题、范例等30年8本校各年级学生期终考试空白试卷和标准答案、评分标准10年李淼李淼9本校学生参加学业水平测试、毕业考试（会考）、升学考试、参加区、市以上统一考试成绩30年10各学科教学质量分析、学生评教结果统计30年杨敏杨敏11学生参加各学科竞赛的获奖名单、名次材料、学生在报刊、杂志上发表的文章剪辑30年12各科兴趣小组组织情况、活动计划、记录10年尤峻尤峻13校园文化艺术专题活动（如校艺术节、摄影比赛、绘画比赛、音乐、舞蹈比赛等）活动过程中形成的计划、方案、通知、结果等材料30年缪亚怡缪亚怡德育处（李慧阔）14艺术特色教育的计划、总结、参加艺术活动演出、比赛的节目单、获奖名单等材料30年15科技特色教育的计划、总结、科技活动过程中的获奖情况及有关实物、照片材料30年尤峻尤峻教务处顾翔海16本校体育、卫生、保健工作计划、总结30年17本校运动会通知、秩序册、成绩册、参加体育比赛的获奖项目、成绩、名次等材料30年18学生健康教育材料10年19学校红十字会工作材料10年李慧阔李慧阔德育处（李慧阔）20学生体质监测情况材料30年李晓军李晓军教务处顾翔海21本校电化教育方案计划、总结、统计材料30年尤峻尤峻22本校实验室、图书馆管理、统计等文件材料30年23本校德育（含专题教育）工作计划、总结、专题经验总结、工作方案、调查报告、典型材料等30年李慧阔李慧阔德育处（李慧阔）24德育活动材料、学生开展社会实践活动材料10年缪亚怡缪亚怡25班主任工作计划、总结、经验材料10年26开学、结业、毕业典礼上的讲话稿、国旗下的讲话稿30年27家长委员会、家长学校、本校家、校、社区互动工作材料10年28学生奖励材料（三好生、优秀学生干部、优秀班集体、各项竞赛获奖、奖学金等）30年29学生资助、学生勤工俭学材料30年30违纪学生处理决定、调查材料30年赵龙赵龙31学生发生各种伤害事故的报告和调查处理材料30年32各届学生总名单、辍学、流失学生名册等各类学生情况统计表永久李淼李淼教务处顾翔海33新生录取名单、入学（录取）通知书存根永久34学生学籍登记表（学生个人档案）永久35毕业证书验印名册、毕业、结业、肄业证书存根、毕业生去向登记材料（同学录）永久36学生休学、复学、转学、退学、借读、除名等学籍变更审核批准材料30年37各届毕业生材料（毕业生登记表、健康卡、体检表）30年38毕业生跟踪调查、信息反馈材料30年三、基建类内 容期限收集人保管人负责部门（人）指学校在新建、翻建、修缮校舍等基建活动中形成的文件材料，主要包括：学校的平面图、规划图；主要建筑物和校舍维修及地上、地下管道的设计、施工、竣工、验收等各个环节中形成的文字、图纸、计算材料；征用土地的请示与批复；校舍产权等方面的协议合同、调查报告；危险校舍的抢修、使用情况等。校长室总务处邵国庆校长室总务处邵国庆1、可行性研究阶段（1）项目建议书及批复。永久（2）设计任务书、计划任务书。长期2、设计阶段（1）工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明。 永久（2）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录。 永久（3）水文、气象、地震等其他设计基础材料。 永久（4）初步设计。 永久（5）技术设计。 永久（6）施工图设计。长期（7）关键技术设计。 永久（8）总体规划设计。 永久（9）设计评价、鉴定及审批。 永久3、工程管理文件校长室总务处邵国庆校长室总务处邵国庆（1）征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书。永久（2）承包合同、协议书。 永久（3）施工执照。永久（4）环保、消防、卫生等文件，水、暖、电供应协议书。永久4、施工文件（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要。长期（2）施工组织设计、施工计划、方案、工艺措施。 长期（3）设计变更、工程更改洽商单、通知单。永久（4）原材料、构铸件出厂证明及施工现场质量鉴定报告。长期（5）建筑材料试验报告。长期（6）材料、零部件、设备代用审批单。长期（7）土建施工定位测量、地基允许承载力复查报告。长期（8）岩、土试验报告、基础处理、基础工程施工图。永久（9）地质描绘图及有关说明。永久（10）水土建筑物测试及沉陷、位移、变形等观测记录。永久（11）设备和管线焊接试验记录、报告及施工检验记录。长期（12）设备和管线强度、密闭性试验报告。长期（13）设备和管线安装记录、安装质量检查评定。长期（14）设备和管线调度、性能测试和校核。长期（15）管线标高、位置、坡度测量记录。长期（16）管线清洗、通水消毒记录。 短期（17）施工过程中的来往函件。长期（18）隐蔽工程验收记录。永久（19）单元、分部、单位工作质量检查、评定材料。长期（20）交工验收记录（包括单项工程的中间验收）。 长期（21）事故处理报告及重大缺陷处理和处理后的检查记录及有关文字说明。长期（22）文字说明。长期（23）施工总结、技术总结。长期5、竣工文件（1）项目竣工验收报告。 永久（2）全部竣工图。永久（3）项目质量评审材料。永久（4）工程现场声像材料。永久（5）竣工验收会议决议文件。永久四、科研类序号阶段归档范围保管期限收集人保管人负责部门（人）市级以上（含）课题区、校级课题1准备阶段开题报告、课题审批文件、调查报告、方案论证永久30年杨敏杨敏教研室杨敏2研究阶段科研实验重要的原始材料、听课评议实验报告永久30年3鉴定阶段鉴定组人员名单、工作总结、科研报告、论文、鉴定结果永久30年4成果和奖励申报阶段成果申报、审批及获奖材料永久30年5应用推广阶段推广应用的方案、总结等永久30年五、仪器设备类主要是学校购置的价值在万元以上设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文字材料序号内 容期限收集人保管人负责部门（人）1设备、仪器随机文件，包括维护、使用说明书、合格证、安装图、原理图、易损件图纸、保修卡、装箱单等。30年尤峻尤峻教技室尤峻2进口设备、贵重设备的报批、报关、检验、索赔及有关合同等材料。3维修、使用而索取或测绘材料。4维修记录。六、 声像、电子类主要指照片、录（音）像、磁（光）盘等各种载体的档案序号内 容期限收集人保管人负责部门（人）1反映学校主要职能活动和工作成果的声像永久刘天乐单苏杰刘天乐单苏杰教技室校办刘天乐2领导人和著名人物参与学校有关的重大公务活动的声像3组织或参加重要外事活动的声像4每届毕业生合影5学校建筑、地理环境、历史遗迹的声像6知名人士、杰出校友照片7实物档案照片8与其他载体有密切联系的声像。9重要电子文件元数据、系统备份材料七、实物类主要指获奖奖牌、奖状、锦旗、证书、奖品等以及题词、赠品等特殊载体的档案。序号内 容期限收集人保管人负责部门（人）1获奖奖牌、奖状、锦旗、证书、奖品等反映学校工作成果的物品。区级以上区级以下永久30年朱平梁顾敏娟朱平梁顾敏娟校办朱平梁2领导人和著名人物参加与学校有关的重大公务活动中留下的题词、赠品。永久3使用过的校徽、校标永久4其他永久八、会计类1、报表序号内 容期限收集人保管人负责部门（人）1本校财务决算报表永久奚炎慧奚炎慧总务处邵国庆2本校财务月报、季报5年2、帐簿序号内 容期限收集人保管人负责部门（人）1本校明细帐、总帐15年奚炎慧奚炎慧总务处邵国庆2本校现金、银行日记帐25年3、凭证序号内 容期限收集人保管人负责部门（人）1各种原始凭证、记帐凭证、汇总凭证和其它凭证。15年奚炎慧奚炎慧总务处邵国庆4、其它类序号内 容期限收集人保管人负责部门（人）1统发工资名册永久奚炎慧奚炎慧总务处邵国庆2会计移交清册永久3会计档案保管清册、销毁清册永久4银行存款余额调节表、银行对帐单5年九、教师业务档案序号内 容期限收集人保管人负责部门（人）1教师个人业务工作小结、业务自传永久杨敏杨敏教务处顾翔海2教师个人任课、工作量情况登记永久3教师个人拟写观摩课教案及讲评记录、实验课题研究材料。永久4教师个人教改科研内容及其成果永久5教师个人经验总结、论文、著作材料永久6教师个人政治、业务学习考核成绩材料永久7教师个人任课学生成绩跟踪调查材料永久8教师个人教学成果嘉奖记录。永久9教师个人职称评审申报材料及结果永久10教师继续教育、培训、进修情况记载永久附件3：惠山区学校档案分类、档号编制和实体排列办法（试行）为适应学校档案管理与档案信息资源综合开发利用的需要，根据国家档案工作规定和惠山区学校档案管理办法（试行），结合本区学