采购合同审计步骤.docx

材料采购合同的审核方法材料采购合同是企业生产经营过程中遇见的最常见的合同之一。我所担任法律顾问的某建筑装饰公司，材料采购合同几乎每天都要签订几份，是签订数量最多的合同类型。现在从采购方的角度，谈一谈材料采购合同的审核方法。在审核材料采购合同时，我认为应主要审核以下几个方面。一、合同主体。合同主体一定要具备相应的经营资质，签订合同时，应要求供货方提交其营业执照，没有营业执照，就没有营业资质；如果采购的是特殊的材料，还要其提交特种经营许可证等材料。二、采购货物的名称数量。采购合同中所列的货物的名称、数量一定要明确，例如采购地板，就一定要列明所采购地板的品牌、型号、采购数量等，一定不要仅仅只有“地板”、“一批”等字样。三、定金条款。定金与订金是有区别的，我所审核的大部分是采购方的合同，所以我坚持采用“定金”，这样在对方不履行合同时，可以要求双倍返还，而订金就没有此效果。另外定金注意不能超过合同价款的20%。四、质保金和保修金条款。在采购合同中，作为采购方，尽量要坚持约定质量保证金和保修金条款，一般来说，必须留保修金的材料为：1、灯具、开关插座；2、空调设备；3、自动门；4定制加工的固定、活动家具；5成套电箱；6各种门锁；7镜子、烤漆玻璃；8包工包料的防水工程。其它的采购，能约定质量保证金或保修金的，也要约定。五、付款方式条款。采购方在这部分需要把握两点，一、先供货，后付款，分批供货的，分批付款；二、定金应该在货款支付的时候首先抵扣货款，而不是等合同全部履行完毕，最后结算时再抵扣。六、送货方式、包装与运费承担条款。运输费用是一笔相当大的开支，送货方式还涉及到风险的转移的时间问题，所以该部分一定要约定明确。根据法律规定，一般是货物交付时风险转移，如果选择供货方送货方式，则在采购方工地交货时风险转移，如果选择采购方提货方式，则风险自在供货方提货时转移，作为采购方，当然尽量应要求采用供货方送货方式，同时，运输过程的包装费和运费也要由送货方承担。七、安装条款。如果采购的货物需要供货方安装的，一定要在合同中明确约定，而不能仅仅是简单口头约定。八、保险条款。运输过程中，一般存在较大的风险，采购合同中，尽量要约定保险条款。做为采购方，应该尽量要求由从货方购买保险，承担保险费用，受益人为供货方，保险索赔由供货方进行。九、违约责任条款。该部分要尽可能的详尽、细致，尽量罗列各种可能的违约情形的违约责任，而不是单纯地约定“一方违约的，应向受约方承担*违约责任”，后者太笼统了。十、争议解决条款。关于此条款，主要是解决在发生争议时，是申请仲裁还是提起诉讼，向哪个仲裁委申请仲裁或向哪个法院提起诉讼的问题。在审核，应注意几个方面：一、违反法律强制性规定的约定无效；二、约定不明确的无效；三、或裁或诉条款无效；四、尽量选择对自己有利的争议解决方式和管辖法院（或仲裁委）。关于采购合同的内部审计报告一、引言：按照公司2011年度内部审计的计划安排，审计室对公司采购合同的签署、审批、履行等主要业务环节的内部控制情况进行审查，审计过程中我们实施了合适的、必要的审计程序，按照既定的审计方案，结合其实际情况，对2011年1月1日2011年8月31日期间的重大采购合同进行了审计。二、审计方式说明：抽取固定资产、原主料、办公用品的采购合同各2份，检查其起草、审核、管理层审批、档案管理等工作流程是否符合公司要求。审计资料搜集方法采用直接观察法、采访法，资料搜集形式有抽样调查、重点调查。三、审计发现与建议：审计发现：2011年1月购入的文件柜等办公用品，供应商为成都市青羊区亚华仪表配件厂，所属期为2010年订单，生管部门未对订单档案进行整理归档。建议：于2011年1月份起制定的办公用品订单，整理后按顺序编号，并建档，以便于核查。四、审计总结：本次审计方案得到了各相关部门的大力支持和配合。1、检查所抽取合同内容的合理性：（1）对所抽取的固定资产、原主料、办公用品的采购合同，进行内容上的审查，发现采购合同的起草、审核以及审批都有权限范围内的签字盖章，格式合同的版本与公司要求基本相符。（2）对所抽取的采购合同的主要条款进行审查，各类条款约定都基于公平公正的原则，且同时维护了公司利益，不存在差异情况。2、检查合同的实际执行情况：（1）根据公司业务进展情况，经审计，合同中采购、验收等环节都得以较好的执行。（2）采购合同付款台账，基本做到了清晰完整，不存在超出合同约定的款项支付和未经审核的合同。3、检查合同存档情况：（1）合同保管按照公司要求，按顺序进行了编号，便于核查。综上所述，对于采购合同的管理，具有较为完备的规范流程，合同的签署、审批、履行等完全符合公司对于合同管理的规定要求。对供应商评价、付款审批等环节的实务操作有适当控制，采购部门相关岗位工作人员对采购管理流程和岗位职责都较为熟悉。五、后续审计跟踪：1、根据报告中审计发现与建议的内容，与业务部门达成共识，将立即进行整改,我们将在2011年11月实施后续跟踪。2、2011年5月购入的固定资产密闭式混料机，正在验收，设备（固定资产）申购、审批、验收流程单尚未建立，故本次未经审计，计划11月份再对此进行后续审计。第3页共6页合同审计的具体方法(一)合同签订前的审计合同签订前的审计是指当事人就相关事项协商达成一致，合同条款也已基本确定，但双方尚未签字前所进行的审计。合同签订前的审计是合同审计的重点和关键，因为合同一经双方签字即具有法律效力，合同签订过程中的任何失误，在实质上就已经给企业造成了损失(企业形象、信誉方面的损失，甚至是经济方面的损失)。故对于企业重要的合同，内部审计部门应当在项目立项时就开始介入，既便于了解整个过程的来龙去脉，又为后续审计打下基础。1、审计目标：确保合同符合企业生产经营活动或者其境外活动的需要；确保合同的条款完整，意思表达清楚准确；确保合同合法合规合理，避免经济纠纷，预防经营风险。2、应索取的资料：对方的企业法人营业执照和企业法人代码证的复印件；对方单位相应的资格证书或者等级证书的复印件；对方单位签约代理人的本人身份证和授权委托证书；对方当事人开户银行账号、资信和履约能力的证明材料；选择对方签订合同的理由的书面报告(包括采购类合同的比价采购的书面证明、业务部门到对方实地考察情况等)；合同拟制稿。3、审查的主要内容：第4页共6页合同的必要性。包括：明确合同项目的内容，审查合同是否符合企业经营方针、政策的要求，履行该合同能否给企业带来预期利益；审查企业现有资源是否可以满足其需要；是否已列人企业生产经营计划、投资计划或者其他计划，且符合该计划的要求；是否已安排了相应的财务预算。重大合同应有可行性分析报告并经评审确认；审查合同内容的合法性、合规性和合理性。包括：审查合同是否符合法律法规的规定，是否有违反国家利益或者公共利益；对方的主体资格是否合法，签订合同的当事人是否有签订该合同的权利；对方是否有履行该合同的能力和诚意；选择对方签订合同的理由是否充分；审查合同条款和内容是否完整正确，意思和文字表达是否清楚准确。包括：标的名称是否规范；数量和质量表述是否正确；价款和酬金是否明确合理；合同履行的期限、地点和方式是否明确和合理；违反合同的责任是否明确。不同的合同，其条款和内容不完全相同。但根据合同法的规定，合同一般应包括以下条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或报酬；履行的期限、地点和方式；违约责任和解决争议的方法；4、对于一些重大合同的审计，还应咨询法律顾问和相关方面的专家的意见，以便充分完善合同条款，防止在合同中存在任何法律方面或者技术方面的问题。一般说来，在合同中比较容易忽视的问题有：与执行该合同相关的营业税、个人所得税等税金的代扣代缴的问题，特别是与个人或者外方签订的合同；与执行该合同相关的服务及后续服务的要求及相关费用的承担问题；第5页共6页合同执行过程中可能存在的风险的分担问题等等。(二)合同执行过程中的审计1、审计目标：检查合同执行情况，维护合同的严肃性；检查合同变更或者解除是否符合条件，手续是否完备。2、审查的主要内容：根据合同签订与履行情况表，检查各业务部门在面上反映的合同执行过程中存在的问题；以具有典型意义的各类合同为基础，深入到合同执行部门，检查合同的执行情况，对于未执行或者未完全执行的合同，查明未能执行的原因，以及是否明确通知对方；根据应收账款分析明细表，会同有关部门定期进行对帐清欠工作；审查合同的变更或者解除是否符合原合同条款或法定条件。首先，应审查合同的变更或者解除是否合法，依据是否充分，相关手续是否完备。其次，应充分评估因合同变更或解除给自己造成的经济损害，要求对方给予足额的补偿；审查合同违约责任是否按法律规定或者合同约定进行及时、合理、合法的处理；审查合同纠纷的处理是否及时、合法、合理。(三)合同终止前的审计在合同已经履行，即将清算，以解除双方的合同责任之前；或者合同事项已经完成，单就相关票据入帐之前所进行的审计。一些非常重要的合同应第6页共6页当进行清算审计，如投资合同的清算审计、建筑安装工程合同的竣工决算审计等，并且需要按照专门的方法进行处理。而对于票据审计，往往受到忽视，实际上在市场经济风云诡秘的今天，这一环节仍是不可或缺的。