门店叫收退货管理规定(20130508)V1.doc

厦门茗唐茶叶有限公司门店叫货、收货、退货处理流程文件编号： MT-PMC-001修订：第1次修订 日期：2013年05月08日 页数：第8页,共7页一、 目的为了更好地服务于门店，规范门店的叫货、收货及退货作业，确保货品在有效的时间内及时准确地运达目的地，明确各环节的责任，提高工作效率，确保货品的数据准确、账实相符，特制订此流程。二、 适用范围厦门茗唐、宁德赤溪三、 流程说明：一）：门店叫货1、 叫货规则：每家门店都必须严格按照门店叫货日时间表（附表1待与销售中心确认）进行系统叫货，一周一次，超出特殊叫货部分，必须报区域经理与PMC部计划专员沟通确认。2、叫货分类：2.1 KIS系统叫货:门店销售及赠送客户用的产品与市场物料的叫货,叫货产品包含：茶叶、礼袋、试泡茶、茶具、工艺品、门店使用单据、产品手册、书籍、招聘海报、价格牌（卡）等市场物料。固定资产类物品及门店日常使用物料需更换或维修的叫货,叫货产品包含：电脑、监控、打印机、点验钞机、传真机、DVD、功放、音箱、桌椅、床、留墨台、电磁炉、电饭锅、煤气灶、甩干机、地毯、盆栽、停车牌、计算器、排插、坐垫、宣纸、毛笔、车枕、名片、灭火器、熨斗、熨板、仓库（洗手间）告示牌、绸布、门磁等。3、操作流程图：3.1门店销售及赠送客户用的产品与市场物料的叫货：流程说明：1）采购申请：门店在KIS系统内创建采购申请单并提交。如果在规定时间外叫货（补货），则门店需向区域经理申请，由区域经理与计划专员电话沟通确认后，门店方在系统内叫货。2）打印单据：计划专员在系统内将采购申请单内容导出，进行汇总，根据厂部库存情况进行调整并修改订单内容，转成采购订单，在【保存】状态下打印配货通知单，（如果是异常时间叫货，需在单据上注明：补货及是否加急字样），呈物流部进行备货、复核、配货打包，计划专员核对配货通知单上的实际发货情况，修改KIS系统内订单内容，使订单与实际发货内容一致，在【审核】状态下打印送货单。3）准备物资、办理出库：PMC按照配货通知单上内容进行配货，按送货单内容进行核对并发货。3.2 固定资产类物品及门店日常使用物料需更换或维修的叫货：流程说明：1）、提交申请：新店开业或门店翻修后所需的固定资产或其他非销售类物料，门店用系统叫货或沟通函向工程部进行申请。工程部审核确认后，用茗唐邮局写沟通函通知PMC发货。正常营业门店所需的固定资产或其他非销售类物料，门店用【邮局申请】，相关部门确认审核。2）、打单发货：审批通过后，调度专员按照工程部或采购专员的指令，系统生成或打印EXCEL格式的茗唐茶业送货单（附表4）。4）、办理出库：PMC部根据茗唐茶业送货单内容，办理出库业务，在规定的时间内将货配送至门店。二）、门店收货：1、收货规则：由本公司车辆送货的门店，都是在叫货日的次日收到货物，由第三方物流送货的门店，厂部会在叫货日的次日将货发出，具体收货日期见门店收货日时间表（附表5待定）。2、收货现象的分类：2.1正常：门店所收到的货物与送货单上的内容完全一致，品名、数量、质量都符合。2.2多货：门店所收到的货物比送货单上注明的数量要多。2.3少货：门店所收到的货物比送货单上注明的数量要少。2.4到货破损：门店所收到的货物质量有瑕疵，如：茶叶的外包装破损、压瘪，茶盘有裂痕、茶具有破碎等。2.5少泡或少罐：单盒茶叶少泡数或少罐数，单盒茶叶的净重未达到。3、操作流程图：3.1PMC送货至门店的收货流程图:流程说明：1)、清点物资：门店在收货时需与跟车员当面清点数量，确认外观质量，如出现异常情况，门店收货员需在送货单上注明异常情况（多货、少货、到货破损或少泡少罐现象）并要求跟车员在异常情况描述下方签字确认。目前我司没有自行送货（待定）2）、创建退货（采购）订单：计划专员根据送货单回执联，对异常情况描述进行如下处理：多货：如果门店将多出货物接受收货，则计划专员在系统内新建一张采购订单，订单分录行备注：“订单号*配货多出，补单”，直接打印送货单传PMC主管办理物流部账务调整，门店在做早班检查时，审核原订单和补单的订单。如果门店不接受多出货物，则跟车员带回货物，计划调度专员将送货单上的异常信息告之物流部主管确认多出货物是否已带回厂部，门店按原订单内容做早班检查。少货：计划专员在系统内创建采购退货申请单，订单分录行备注：“订单号*配货少出，补单”，审核后直接打印门店采购退货单传PMC办理物流部务调整，门店在做早班检查时，审核原采购订单及退货订单。到货破损或少泡少罐茶叶：跟车员当天将到货破损物品或少泡少罐茶叶带回厂部，计划专员在系统内创建采购退货订单，订单分录行备注：“订单号*到货破损，补单”，审核后直接打印门店采购退货单传物流部主管确认破损货物是否已带回厂部，并办理PMC账务调整，门店在做早班检查时，审核原采购订单及退货订单。 3）、早班检查：如果到货物料与送货单内容完全一致，门店在送货单上签字确认，次日在系统内做早班检查。3.2第三方物流送货至门店的收货流程图:流程说明：1）、清点物资：门店在收货时需与物流公司送货人员当面清点件数，确认包装外箱是否完好无损，如出现少件或外包装破损现象，门店需在物流单上注明异常情况（少货或到货破损等）并与物流公司送货人员双方确认签字，拆箱后，门店需核对箱内货品与送货单内容是否一致，如有异常，门店需将异常情况填写在送货单上并签字，在收货后1个工作日内，将填有异常情况的送货单传真PMC部。2）创建退货（采购）订单：计划专员根据门店回传的送货单异常情况描述进行如下处理：多货：计划专员在系统内新建一张采购订单，订单分录行备注：“订单号*配货多出，补单”，直接打印送货单传PMC部账务调整，门店在做早班检查时，审核原订单和补单的订单。少货：计划调度专员在系统内创建采购退货申请单，订单分录行备注：“订单号*配货少出，补单”，审核后直接打印门店采购退货单传PMC办理物流部账务调整，门店在做早班检查时，审核原采购订单及退货订单。到货破损或少泡少罐茶叶：门店必须在到货当天将到货破损产品图片发至调度专员邮箱或手机上，调度专员在系统内创建采购退货订单，订单分录行备注：“订单号*到货破损，补单”，并审核，门店打印门店采购退货单将货由公司指定的第三方物流退回厂部，同时做好早班检查，审核原采购订单。3）、早班检查：如果到货物料与送货单内容完全一致，门店次日在系统内做早班检查。三）、门店退货：1、退货规则：1.1:门店每个月只允许退货1次，各区域的退货时间为每月完整周的第一周,省外区域的退货时间为每月完整周的第二周. 1.2:到货过程中的多货、到货破损及少泡少罐均可及时退回，不在每月1次的限制内。2、退货分类：2.1可退回厂部的茶叶或茶食品：2.1.1已超过保质期的茶叶或茶食品(以茶叶或茶食品包装的生产日期为准计算)。2.1.2变味变质的茶叶或茶食品。2.1.3包装短缺的茶叶或茶食品（例如：少罐、少泡、空盒）。2.1.4包装破损的茶叶或茶食品。2.1.5泡袋有漏气的茶叶。2.1.6PMC部、市场、连锁事业部发起的退货通知（例如：春茶、秋茶换季时的退货通知、春节门店备货过量的退货通知、商品下架或部分区域下架及其他原因的退货通知）。2.2可退回厂部的茶盘茶具：2.2.1质量问题（例如：漏水、不通电、变形、断裂等无法正常使用的）。2.2.2存放门店用于摆饰或门店自用，时间超出2年的。2.2.3PMC部主动配货至门店，2年内未有售出的。2.2.4人为破损的茶盘茶具,财务已签字确认扣款的产品破损单传到PMC部后,可申请退回破损货品。23自用品的退货：按试泡品、赠品、自用品管理规定（附件1）执行。说明：不在2.1、2.2、2.3范围之内的，门店不允许擅自退货,例如:门店多叫货或拆盒的试泡茶、茶艺品、赠品类的茶用品、礼券等。退货物品退回厂部时，门店必须进行有效包装，防止运输过程中造成二次损坏。茶叶退回厂部，必须有外盒，严禁将散泡茶直接退回厂部。3、操作流程图：流程说明：1）、 退货申请：销售门店有退货需求时，在区域规定时间段的门店叫货日当天前，在KIS系统内创建退货申请单，并在退货申请单分录【备注】栏注明退货原因及茶叶的生产日期。如果是退回维修的货品，需注明“退回厂部维修”字样。2）、系统审核：PMC部调度专员在一个工作日内完成KIS系统内的退货申请单的审核。 如发现门店所申请的退货需求不合理时，可对申请单的分录行进行删除后再审核； 如整张退货申请单的退货理由不成立时，调度专员在退货申请单的【摘要】栏注明“不允许退货，请门店删除此单”。门店在1个工作日内进行删除此单。3）、准备物资：门店在第二个工作日按照KIS系统审核后的退货申请单，转成【采购入库单】后打印门店采购退货单，将需退货品打包进行退货。4）、清点物资：PMC在收到门店退回的货品后，核对退货申请单，无误后签字确认，将【采购入库单】转成【销售出库单】后，将门店采购退货单传至财务部。如果是退回维修的货品，则由待处理仓的门店退回库位调拨到维修库位，进行维修。（15个工作日内必须将维修好的货品返还门店）5）、门店确认：门店在货品寄出后主动到KIS系统查询退货申请单是否生成下查单据销售出库单，如果未生成下查销售出库单，表示厂部未收到货或者有收到货相关人员未及时处理。此时，门店需主动打电话询问。6）、退货仓管员若发现实物与门店红字采购入库单有差异，则通知门店查明原因，若是门店问题，则仓管反审核门店红字采购入库单，并通知门店修改；7）、若门店与退货仓管员双方无法达成一致，则PMC进行协调。8）、退货仓管员对门店未经审批擅自将货退回厂部的明细进行汇总，报销售行政部进行考核。9）、PMC对退回厂部的货品进行分类： 包装破损的，退回生产车间，由车间进行更换包装； 茶叶质量受损的，退回技术研发中心处理； 需维修的，知会采购部联系供应商进行维修或更换。四、 附表与附件一）：附表1：门店叫货日时间表.xls二）： 附表2：客户申请通用包装标准.xls 三）：附表4：茗唐茶业送货单.xls四）：附表5：门店收货日时间表.xls五）：附件1： 茗唐试泡品、赠品、自用品管理规定-1版201210.doc 六）：附件2： E:茗唐资料固定资产管理程序固定资产管理程序.doc E:茗唐资料固定资产管理程序固定资产相关附件.xls修订： 审核： 张勇 审批： 修订日期： 审批日期： 2013-5-8 生效日期 ：2013-5-8 3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错 C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。C成本报表是对外报告的会计报表。C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。C成本会计的对象是指成本核算。C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。XD当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本 中。D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。F“废品损失”账户月末没有余额。F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。()G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错G工资费用就是成本项目。()G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。()J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。()J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对 J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，XK可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。 S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。 S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。()W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对 Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。XY以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。XY原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。()Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对Z直接生产费用就是直接计人费用。XZ逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)第 8 页 共 8 页