物业考勤管理制度.doc

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嘉苑物业公司管理制度汇编
第一章 章 程
1、宗旨…………………………………………………………………………1
第二章 组织机构
1、公司机构设置架构图…………………………………………………………9

第三章 管理制度
1、考勤管理制度…………………………………………………………………11
2、劳动纪律管理制度……………………………………………………………12
3、工作考核评定细则……………………………………………………………13
4、岗位职能考核工资实行方案…………………………………………………15
5、职工聘任（任）管理方法……………………………………………………17
6、印章管理及使用规定…………………………………………………………18
7、文书管理制度…………………………………………………………………19
8、综合档案管理制度……………………………………………………………20
9、安全工作管理制度……………………………………………………………23
10、员工仪容仪表管理规定………………………………………………………24
11、办公用品用具管理制度………………………………………………………25
12、卫生管理制度…………………………………………………………………26
13、公司办公文明用语……………………………………………………………27
14、例会制度………………………………………………………………………28
第四章 岗位职责
1、 经理职责………………………………………………………………………23
2、副经理职责……………………………………………………………………24
3、办公室主任职责………………………………………………………………25
4、办公室内勤人员职责…………………………………………………………26
6、会计职责………………………………………………………………………27
7、出纳职责………………………………………………………………………28
8、物业管理部部长职责…………………………………………………………29
9、物业管理员岗位职责…………………………………………………………30
10、保安班长岗位职责……………………………………………………………31
11、保安员岗位职责………………………………………………………………32
12、保洁员岗位职责………………………………………………………………33
13、保洁员日常保洁规定…………………………………………………………34
14、工程维修人员岗位职责………………………………………………………35
第五章 资料管理表格
1、承诺书…………………………………………………………………………37
2、【东方嘉苑小区】业主公约………………………………………………38
3、室内装修申请表………………………………………………………………40
4、业主入住验房表………………………………………………………………41
5、装修施工许可证………………………………………………………………42
第六章 其 它
2、物业管理工作程序……………………………………………………………44
3、业主入主流程…………………………………………………………………45
4、物业公司工程维修管理程序及规定…………………………………………46

第一章 章 程

第一章 宗 旨

第一条 为了适应现代化企业制度的需要，规范公司的组织和行为，保护公司股东和债权人的合法权益，促进社会主义市场经济的发展，根据《中华分明共和国公司法》成立本公司。我司将通过优质服务和有效管理，努力提高所管理之物业价值和发展任何的良好声誉。我公司宗旨是：想业主之所想，急业主之所急，解业主之所需。

第二章 公司名称住所和经营范围

第二条 公司名称：贺兰县嘉苑物业管理有限公司
第三条 住所：贺兰县东方嘉苑小区25号楼
第四条 经营范围：房屋租赁、房屋售后的物业管理;室内外装饰、装修；小型水、暖、电工程的施工、维修改造；图林景观、绿化工程。

第三章 公司注册资金和股东

第五条 公司注册资金：五十万元人民币
第六条 公司成立后应向股东发出资证明，证明由公司盖章，股东证明一式两联，联交股东一联留公司备案。

第四章 股东转让出资条

第七条 股东之间可以相互转让全部或者部分出资。
第八条 股东向股东以外的人转让其出资时，必须经全体股东过半数同意；不同 意转让的股东应当购买该转让的出资，如果不够买转让的出资，视为同意转让。
第九条 股东依法转让其出资后，由公司将受让人的姓名或名称、住址以及受让人的出资额记载于股东名册。

第五章 股东的权利和义务

第十条 股东享有如下权力：
(一) 参加或推选代表参加股东会并根据其出资份额享有表决权。
(二) 了解公司经营状况和财务状况。
(三) 选举和被选举为董事会成员和监事。
(四) 按照出资比例分取红利。
(五) 优先购买公司新增的注册资金。
(六) 公司终止后，依法分的公司的剩余财产。
(七) 其他权利。
第十一条 股东承担以下义务
(一) 遵守公司章程。
(二) 按期交纳所认缴的出资。
(三) 以其所认缴的出资额承担公司债务。
(四) 在公司办理登记注册手续后，股东不得抽回投资。

第六条 公司的机构及其产生办法职权议事规则

第十二条 股东会由全体股东组成，是公司的权力机构，行使下列职权.
(一) 决定公司的经营方式和投资计划。
(二) 选举和更改董事，决定有关董事的报酬事项。
(三) 选举和更换由股东代表出任的监事，决定有关监事的报酬事项。
(四) 审议批准董事会的报告。
(五) 审议批准监事会的报告。
(六) 审议批准公司的年度财务预算方案，决算方案。
(七) 审议批准公司的利润分配方案和弥补补亏损的方案。
(八) 对公司增加或者减少注册资本作出决议。
(九) 对股东向股东以外的人转让出资作出决议。
(十) 对公司合并、分立、变更公司形式，解散和清算等事项作出决议。
(十一) 修改公司章程。
第十三条 股东会的首次会议由出资最多的股东召集和主持
第十四条 股东会议由股东按照出资比例行使表决权，每元人民币为一个表决权。
第十五条 股东会会议分为定期会议和临时会议，并应当于会议召开十五日以前通知全体股东。定期会议应6个月召开一次，临时会议由代表四分之一以上表决权的股东，三分之一董事或者监事提议方可召开。股东出席股东会议也可书面委托他人参加，先例委托书载明的权力。
第十六条 股东会会议应对所议事项作出决议，决议应由代表三分之二以上表决权的股东表决通过。对所议事项的决定作出会议记录，出席会议的股东应当在会议记录上签名。会议记录作为公司的档案材料予以保存。
第十七条 公司设执行董事一人，经全体股东选举决定 为公司执行董事兼任公司法定代表人。执行董事任期三年。任期届满，连选可连任。
执行董事行使下列职权：
(一) 负责召集股东会，并向股东会报告工作。
(二) 执行股东会决议。
(三) 决定公司经营计划和投资方案。
(四) 制定公司的年度财务预算方案、决算方案。
(五) 制定公司的利润分配方案和弥补亏损方案。
(六) 制定公司增加或者减少注册资本的方案。
(七) 拟定公司合并、分立、变更公司形式、解散的方案。
(八) 决定公司内部管理机构的设置。
(九) 聘任或者解聘公司经理，根据经理的提名，聘任或者解聘公司副经理、财务负责人、决定其报酬事项。
(十) 制定公司的基本管理制度。
(十一) 在发生战争、特大自然灾害等紧急情况时，对公司的事务特别 裁决权和处 置权，但这类裁决权和处置权必须符合公司利益，并 在事后向股东会报告。执行董事在任期届满前，股东会不得无故解除其职务。
第十八条 公司设监事一人，经全体股东选举决定为公司监事，监事行使下列职权：
(一) 检查公司的财务。
(二) 对董事、经理执行公司财务是违反法律、法规或者违反公司章程 的行为碱性监督。
(三) 当董事、经理的行为损害公司利益时，要求董事和经理予以纠正。
(四) 提议召开临时股东会。
(五) 公司章程授予的其他职权。
(六) 监事任期每届为三年。监事任期届满，连选可以连任。董事、经理及财务负责人不得担任监事。
第十九条 公司经理由执行董事聘任（兼任）。经理行使下列职权：
(一) 主持公司的生产经营管理工作，组织实施董事会议决议。
(二) 组织实施公司年度经营计划和投资方案。
(三) 拟定公司的基本管理制度。
(四) 制定公司的具体规章。
第二十条 董事、监事、经理应当遵守法律、行政法规及公司的章程。忠实履行职务，维护公司利益，不得利用公司的地位和职权。为自己牟取私利。董事、监事、经理执行公司职务时违反法律、行政法规或者公司章程 的规定，给公司造成损害的，应当承担赔偿责任。

第七条 财务、会计利润分配及劳动用工制度

第二十一条 公司应当依照法律、行政法规和行政主管部门的规定建立本公司的财务、会计制度。
公司应当每一会计年度终了时制作财务报告，依法经审查验证后，于第二年3月1日送交个股东。
财务会计报告包括下列财务会计报表及附属明细表：
(一) 投产负债表
(二) 损益表
(三) 财务状况变动表
(四) 财务情况说明书
(五) 利润分配表
第二十二条 公司营业期限5年，从《企业法人营业执照》签发之日起计算
第二十三条 公司有下列情况之一的可以解散
(一) 公司章程规定的营业期限届满或者公司章程规定的其他解散事由出现时
(二) 股东会决定解散
(三) 因公司合并、分立解散
(四) 公司被依法宣告破产
(五) 公司被依法责令关闭
第二十四条 公司解散时，应依照《公司法〉的规定成立清算组，对公司进行清算。清算结束后，清算组应当制作清算报告，报股东或者有关主管机关确认，并报送公司登记机关申请注销登记后，公告公司终止。
第八章 股东认为需要规定的其他事项
第二十五条 公司根据需要可修改公司章程，修改公司章程的决议必须经代表三分之二以上表决权的股东通过，并由全体股东签名、盖章。修改后的公司章程应送原公司登记机关备案，涉及变更登记事项的，同时应向公司登记机关申请变更登记。
第二十六条 公司章程的解释权属于股东
第二十七条 公司登记事项以公司登记机关核准的为准
第二十八条 本章程经全体股东共同协商订立，自公司设立之日起生效
第二十九条 本章程一式 份，公司存档一份，股东各持一份，并报公司登记机关备案一份

股东签名盖章：

年 月 日

第二章 组织机构

公司机构设置图

经 理

副 经 理
2人
负责收发文、合同、文档、保管、考核、会议、活动的组织等
8人
负责辖区治安巡逻及突发事故的处理
3人
负责水暖电的维修及小型工程
绿化养护部
保

安

部
工
程
维修
2人
负责各种费用的收支及费用明细
2人
负责绿化及草坪的养护，浇水、剪草、除杂

物

管

部
办

公

室

财

务

室

3人
负责小区物管收费等方面工作，对卫生，保洁负责

第三章 管理制度

考勤管理制度
正常的劳动纪律，是完成各项工作任务的保证，是搞好企业管理、提高经济效益的前提。为提高办事效率，增进企业的效益，特制定本制度。
一、贺兰嘉苑物业管理公司作息时间为;
夏秋季节：上午： 8：00— 12：00
下午：14：30— 18：30
冬春季节：上午： 8：00— 12：00
下午：14：00— 18：00
双休日轮流值班，因季节原因或其它事宜更改作息时间，办公室另行通知。
二、所有员工必须严格遵守作息时间，按时上下班，不迟到，不早退，不无故旷工。
三、实行上班签到制，由本人亲自签名，不许代签。
四、工作期间实行外出申告制度。即外出工作办事，在申告栏中写明外出地点和事由。事毕，回到公司自行擦去。
五、病事假均以批准假条为依据，作为月底考勤和发放工资的依据。
六、请假一天以内由部门负责人或主管经理批准后，将假条送办公室备案。
七、请假两天以上一周以内的由公司经理批准签字，请假条交办公室备案。
八、请假一周以上或一月以内，由公司司务会研究决定。并办理短暂工作移交手续。
九、假期满后及时销假，需要延长假期的，应在原假期未满前补齐续假手续。
十、电话请假、无假条请假，一律按旷工对待。
十一、请事假一天扣罚日工资一天，请病假一天扣发日工资半天，旷工一天扣发日工资三天，以上均依次类推，其中病假应有医院证明，方可准假。
十二、无故旷工三天以上一周以内的按待岗处理，不发当月任何工资。一周以上经经理办公会议或司务会研究予以除名。
十三、其它法定节假日按有关规定执行。
十四、办公室作为公司劳动纪律、考勤、考核部门，负责该制度的执行并进行解释。

劳动纪律管理条例
为了使公司各项工作顺利进行，规范职工行为，提高工作效率，严格劳动纪律，特制定本条例：
一、全体员工要严格作息时间，按时上下班，不迟到，不早退，不旷工，如实签到。迟到、早退、旷工均按考核细则执行。
二、工作期间，必须坚守工作岗位，不得串岗、闲聊或做有碍于工作的事情。外出办事，需在申告栏中注明所办事项、时间和地点。
三、工作期间要持证（戴胸牌）上岗，不配戴工作证者，发现一次扣罚5元，上班期间发现打扑克、下棋、饮酒等现象，发现一次罚款50元，部门负责人100元，两次以上者按待岗处理，临时工予以辞退。
四、当日工作当日完成，若没有完成应自动延长时间，从事轮班制工作的职工必须做好交接班。并认真填写交接班记录。
五、有下列表现的员工应给于奖励：
1、 在完成工作任务或生产任务中，方式、方法得当，极大地节能增效，做出显著成绩的，给予100—500元奖励。
2、 敢于同坏人坏事作斗争，见义勇为，极大地维护公司形象，创造极佳的社会效益的给予100—500元奖励。
3、 在职工中团结同事，威信高，工作成绩突出，连续三年被评为先进工作者，给于100—500元奖励，并适当晋升工资。
4、 保护公私财产，防止或避免突发事故、治安事件的发生，使国家、企业、职工的财产免受重大侵害和损失的给予300—800元奖励。
六、有下列表现的员工应给予处罚：
1、 违反劳动纪律，经常迟到、早退、旷工、消极怠工、没有完成生产任务和工作任务的，视情节给予相应的经济处罚、待岗、直至除名。
2、 无正当理由，不听从工作分配和调动、指挥或无理取闹，打架斗殴、影响生产、工作秩序，造成恶劣影响的处以100—500元罚款。
3、 玩忽职守，违反操作规程或违章指挥，造成质量事故或安全事故的处500—1000元罚款。
4、 因喝酒或醉酒在办公场所滋事，破坏正常工作秩序，严重影响公司形象的，一经发现，视情节给予经济处罚直到除名。
5、 在办公场所高声喧哗，散布不利于团结的言论，毁坏办公设备、设施、严重影响工作秩序的。视情节处以100—500元罚款，情节严重的待岗、除名。
6、 贪污盗窃，组织受贿，敲诈勒索，违反财经纪律，截留上缴利润，挪用公款，使公司在经济上遭受损失的，视情节处以300—1000元的罚款，情节严重的赔偿经济损失后予以除名或送司法机关处理。
7、 违犯《治安管理法》、触犯刑律被公安机关处理的予以除名。
8、 其它应予以处罚的行为。

工作考核评定细则
一、总则：
第一条：为适应公司新的管理机制的运行，建立办事高效，运转协调，行为规范的管理体系，实现新的目标和要求，确保考核工作的具体化、规范化、责任化，结合本企业的实际情况，特制定本考核评定细则。
第二条：本细则适用于嘉苑物业公司各部、科室。
二、考核内容、方式：
第一条： 考核工作分月度工作考核和年度工作考核。月度工作考核按照每月的工作目标及要求，由各部科室自行提出工作计划，经司务会议审定由办公室负责考核。年度考核以月度考核为基础，得分为1—12月份累计年均分值。
第二条：考核内容：生产工作任务完成情况为70分（工作任务由各部、科室自行制定，由司务会研究后执行），精神文明建设考核即制度考核（30分）：其中环境卫生（5分），劳动纪律（5分），团结协调（5分），形象建设（5）工作质量（10分）。
三、工作任务完成评定标准：
第一条：工作计划应具体，使用确定性词语，尽可能量化，便于评定考核、确认。不能使用含糊，模棱两可的词语，否则以工作质量问题论处。工作计划安排应根据工作需要，最大满负荷程度安排，如工作计划出现避重就轻和以被动态度的工作安排，则以工作质量论处。
第二条：考核部门应本着实事求是的原则，严肃认真地做好考核评定工作，否则以工作质量问题扣除考核部门分数。
第三条：每项工作计划由司务会依据重要程度（责任风险、工作难度）等因素定分，每月底司务会会议对当月工作计划完成情况进行考核计分。
第四条：考核过程中，被考核部门必须提供充分的证据（有关记录、文件、单据、书面证书等）来证明工作计划的完成情况，否则，视具体情况，扣除该项工作计划分值的10%—100%。
第五条：对未完成计划工作除公司领导视实际情况特许延期或取消外，凡未完成的工作将分主客观原因扣分，因主观原因未完成的项目全额扣分，由于客观原因未完成项目提供充分的证据后，按应得分的50%扣分。
四、制度考核评定细则：
第一条：公司办公室作为负责考核督察的部门，全权负责各部科室工作任务完成情况和制度考核。制度考核以定期检查和不定期检查相结合，依公司规章为依据，发现过失、错误，逐项减分。
第二条：考核扣分采取累进制。制度考核进度中出现一次失误或错误，扣0.5分，同样错误或失误再次发生，扣1分，第三次扣1.5分，以此类推。
第三条：考核依据在劳动纪律，环境卫生，形象建设方面，以办公室督导书面记录为准，工作质量和部门间团结协调考核，以实际工作评价和民意普查结果为主。
第四条：在办公室执行督察考核中，凡有意阻挠、干扰、作伪证，影响正常考核的部门和个人，办公室有权对其从重处罚，加倍扣分。
五、附则：
第一条：被考核的部门应积极配合考核部门的工作，在要求的时限内，将涉及工作计划的考核凭据准备齐全，拒不提供的，考核部门不予考核、评审，提交司务会审定，并以团结协调，工作质量问题论处。
第二条：部门之间的工作配合、协作考核以负责人之间的书面意见为依据。配合不利而影响他人工作完成，则扣除团结协调项目分数。
第三条：每月计划考核结果与当月工资挂钩，考核工资的计算详见《岗位职能试行办法》。
第四条：本细则办公室负责解释。
第五条：本细则自批准之日起执行，试行过程中将不断完善。

岗位职能考核工资试行方案
为进一步调动员工的积极性，真正体现工资的分配原则，将激励机制引入工资机制，增强工作风险意识，强化完成目标任务，结合我公司的实际情况及考核制度，特制定本岗位职能工资试行方案。
一、工资构成：
岗位职能考核工资是按照员工的工作职务、责任风险、工作难度、工作时间、工作强度因素确定的工资。
二、工资标准的确定：
1、岗位职能考核工资分为6个职能，14个档次，按照原工资标准，采取就近原则，来确定不同的工资标准（详见《岗位职能考核工资一览表》）。
2、岗位职能考核工资按月度工作任务完成情况的百分制进行考核，即月应发工资=岗位职能考核工资*考核完成分数百分比。
3、公司本部无考核工作的，工资执行核定工资标准。
4、考核办法：
1、考核总分为100分，其中：制度考核为30分，即劳动纪律、环境卫生、团结协调、形象建设及工作质量。其中工作质量10分；其它四项各5分。月度工作计划考核为70分，即：每项工作计划依据重要程度实行定分。每月底司务会议按部门对本月工作计划完成情况进行考核计分，凡未完成的工作将分主客观原因扣分，因主观原因未完成项目全额扣分，由于客观原因未完成项目按应得分数50%扣分。
① 被考核部门完成计划任务，得分达不到85分以上者另扣部门负责人分数：部门得分85—80分扣1分，80—70分扣3分，70分以下者扣5分。
② 公司领导中，副经理的考核工资按分管部门的平均得分计算。经理不参加考核。
三、其它：
1、本方案未涉及到事项按照《中华人民共和国劳动法》以及国家、地方有关法律、法规和公司有关规定执行。
2、本方案试行后，各部门不再享受加班工资。
3、病假按照实际缺勤天数扣发岗位职能考核日工资50%，事假按缺勤天数扣发岗位职能考核日工资，旷工按照缺勤天数的三倍扣发岗位职能考核日工资。
4、本方案经司务会研究通过后，自二00六年 月 日执行。

附嘉苑物业公司岗位工资一览表
职 级
职 务
档 次
岗位工资
电话费
误餐费
一
经 理
1
3500

2
3000
100

3
2500

二
副经理
1
2000

2
1500
80

3
1200

三
物业主管
1
1200

2
1000
50

3
900

四
保安部长
1
900

2
850
30

3
800

五
保安班长
1
800

2
750

2元*18天
3
700

六
物管员
1
750

2
700
30
2元*7天
3
600

七
保安员
1
750

2
700

2元*18天
3
600

八
保洁员
1
400

职工聘任（用）管理办法
为了增强企业活力，充分调动职工积极性，不断的提高企业经营管理水平。随着公司业务的不断发展，各类专业人才需用量日益增大，为了加强管理，他制定如下办法：
一、 聘任（用）原则：
“坚持德才兼备，有开拓精神，愿为企业尽职尽责”的原则，打破企业内部干部和职工的身份界限，从德、能、勤、绩四个方面去考核、任用。
二、 任用基本条件：
1、 遵守国家和地方有关政策、法律、法规。
2、 遵守企业的纪律和各项规章制度。
3、 愿为提高企业的经济效益尽职尽责 ，并不断创新。
4、 有一定的文化程度和专业知识 。
5、 熟知本岗位职责和完成的标准。
6、 顾全大局，团结协作，作风正派，廉洁奉公。
7、 工作积极主动，认真负责，充分发挥主观能动性和创造性。
8、 具有一定的分析、认识、判断能力和组织协调，处置应变能力。
三、 聘任（用）方法：
1、 公司办公室负责对企业各部门劳动人事工作进行业务指导、把关、审核、备案等。
2、 现有各部（科）室管理人员原则上不要增加。在工作量增大的情况下，应先考虑在本单位现有人员中调配，如不能调配的，对外招聘。
3、 各部门的负责人，聘任期一年。每年的年初进行一次，职工实行优化组合聘用制，按照聘任（用）基本条件，由经理对中层干部、各岗位工作人员逐级聘任（用），聘任（用）期间尽量保持受聘人员的相对稳定。
4、 公司所有人员，只要具备条件，都可以应聘。公司和各科室有权聘任（用），也有权解聘，职工既可应聘，也可拒聘。
5、 部（科）室职工聘用。各部负责人应该首先在本部门选聘。也允许在公司其它部（科）室招聘，一个人如果同时被两个科室招聘，应先征求本人的意见，再由总经理根据工作需要和本人专长决定。
6、 职工竞争上岗 ，个别职工要求调换部门、转岗时，需本人申请，双方岗位份同意后签字，报总经理批准后，办公室办理内部调动手续。
7、 新招人员及大中专毕业生，在聘任（用）前，现有本人写出“个人推荐书”，办公室会同用人科室按照聘任（用）基本条件，进行考核，报总经理批准。在试用期两个月内，如不能胜任本职工作的，可随时辞退。原则上伍专业特长的不予考虑聘任。
8、 各部门聘任（用）临时工、季节工必须事先书面报公司批准后执行（特殊行业除外）。
9、 各部门可按照本办法规定的原则，结合本部门的实际情况制定聘用人员办法报办公室备案后执行。
10、本办法经总经理办公会讨论通过后执行。
11、本办法由公司办公室负责解释。

印章管理及使用规定
为了明确管理部门的责任权限，加强公司各种印章的管理，是印章使用更加规范化，保障公司各项工作正常运行，结合公司实际情况，特制定本规定。
一、 各种印章实行归口管理
1、 办公室统一管理公司的各种行政章、合同章及法人代表名章。
2、 财务部统一管理公司的财务专用章、发票专用章等。
二、 正确使用各种印章
1、 公司的行政章主要用于公司制发的文件，对外的介绍信、函件等。公司 办公室专用章用于对内的通知等。
2、 公司的合同专用章主要用于各类“协议”、“合同书”和“不重合同书”。
3、 财务专用章主要用于支票、收据、经济业务帐务核对，对外出具的涉及有经济业务的凭证须由法人代表签字，发票专用章主要用于公司出具的发票。
三、 严格管理各种印章
盖章标志着文书生效和对文书负责，它具有法律性和权威性，各部门在使用印章时要十分审慎，要求用印章要履行批准手续，并进行登记。
1、用印时，必须有单位负责人批准用印的签字及相关手续必须齐全。
2、必须对文书的内容严格审阅，发现问题及时报审批签字人，不能盲目盖章，对协议书、合同书和单位负责人签批的草稿要保留存档，对各笔贷款的担保和各类合同要详细地记载用印情况及份数。
3、合同、协议必须有法定代表人签字并加盖合同专用章以及法人代表名章才具有效力。无法人代表签字而加盖法人代表名章、行政公章或合同章的一律视为该件无效，并由管理印章的部门负责人承担一切责任。
4、盖出的印章要求端正、清晰、便于识别。凡在落款出加盖的印章都要端正盖在成文日期的上方，要求上不压正文，下要骑年盖月。
5、使用印章要在办公室内，不能将印章携带出单位以外使用。
6、不允许出现盖有印章的空白合同、介绍信及各种凭证 、表格，如有特殊情况必须经经理批准。
7、除办公室、财务室按规定使用印章外，其他部门均不得擅自使用。
8、各种印章必须由专人负责管理。
9、凡加盖印章的文书、合同、协议等必须留两份存档。

文书管理制

文件收发制度

一、 收文管理
1、 对各级机关发往公司各类文件，帖附“文件阅办单”进行登记编号后，及时送领导签批。
2、 领导批示后方能转交承办部门或个人，承办部门必须按文件要求指定专人及时处理，不得延误。
3、 需办理的文件，文书人员负责促办督导，跟据办理情况填写“处理结果”，移交存档 。
二、发文管理
1、 各单位需要发文、应统一使用公司拟文单，一般性公文由部门负责人审核签字后，方可行文，特别重要和需要决策性的文件需经总经理签发后才可行文。
2、 草拟文稿必须以全公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。
3、 文稿拟完后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细标明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、标定日期和密级。
4、 各类文稿应先由部门负责人核稿（对文稿内容、质量负责）并签字。
5、 办公室应根据上级有关提示精神、有关文件规定对文稿进行审查。对涂改不清、错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。
6、 对审核是修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新抄写。
7、 经理签发之日为文件成文日期，经领导批准签发后的文件由办公室统一编号。
8、 文件打印清样，应由拟稿人校对，并签字。
9、 文件打印完毕，由办公室统一登记盖章，对内容有错误、印刷质量不好的文件，拒绝用印。文件原稿及正文两份交办公室存档。

综合档案管理制度

档案是档案工作岗位职责

一、 认真学习新时期党的各项方针、政策和专业知识，不断提高自身觉悟和业务水平。
二、 热爱本职工作，责任心强，树立全心全意为企业服务的思想，做好本职工作。
三、 认真做好各类档案材料的收集、整理、立卷归档，确保案卷质量，做好防潮、防虫、防火等安全工作。
四、 熟悉所存档案基本内容，明确服务方向，端正服务态度，了解利用者的需要，确保档案的查准率、查全率。
五、 严格遵守保密制度和公司的各项规章制度，积极主动做好领导交办的其它工作。
档案归档制度

一、 凡是本单位工作活动中形成的，具有保存价值的各种文件、材料、资料均应归档保存。
二、 办公室、财务、人事及各部室应将所形成的文件材料（包括底稿）、财务凭证、报表、各类合同、技术资料等，按要求进行收集、整理，交档案室归档，移交时要填写移交清单，办理移交手续。
三、 凡归档的文件材料、各类资料，内容齐全、完整、系统，书写材料要规整，字迹清晰整洁，符合要求。
四、 归档的案卷，要根据有关规定，填写卷内目录，注明保管期限，编排案卷号，并排列有序，便于保管和利用。

档案处理制度

一、 公司各类档案实行集中统一管理的原则，各部门将应归档的文件材料，于此年的第一季度内向档案室移交。
二、 档案室按规定认真做好档案的收集、整理、立卷工作，及时编制检索工具，定期做好统计、检查等工作。
三、 不断充实完善档案资料，确保档案的完整与安全，充分发挥档案的凭证和参与作用，提高档案的利用率。