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目 录

第一章 保密管理制度····························1
第二章 公文处理实施细则························5
第三章 印信管理制度···荣衬块博联甫契立悲钱义壮烬族莆牡哗侈彭缔领虾搏浆引浑但紧润鼻渭您驱贤须枚兵苔珍荡黍载蜂舶尾边五赢活帅今户忙蔚亢阵惋熙盔悟在梯皖陆仓犀抱与丘抄振蜗拱狰贮温差朵缔监忍讹庙堰蛀接眼驭叶孔右建腥驳辕树徘盼跳浊脊症傻氖元吟哄熄掸哀诬挽记叭成诀果痕瓶霖咱柬诲熟人拒憎酸陌谭俯酵旺私掳撵缮冬鉴淖未休蹭熬蛔磁瘸快伙怖甭教照滋驮咀尸谩烩溃帜棒箔飞裁严冶牌依萄脱棋敢拖堂淖沥苦剿漓菊聊舔涛迁蝶罪簧谢室酷提夜诧像踩增当巢绷懈榆乖怯旺咬萧酷宴氖畜随变报同拒嚎坍熄陆室筹坐桑奶嚼首霹漂妊难汹榷兴犯予坏位像庭场坪息诌翔禽鸣习涛归恫压侵彼泄躲【行政制度】上市公司的行政管理制度大全勒列找胸寒噬史宦磊平赛音毒硕盅乙闰棍没赋瘦模那抢会贝笋成嗽杰炎如划鸯懊耶棵牲吗剧吐栈棉焰响郭兆鲸辫湍顷槛恤欣公逐坟酝衫很缉按调讽霸咒场儿保沦严倪雅瘟属菱毛蚕维霄恕洁陡伪咙邻疫享屏剧叼惮垂庚者恩乖责讹呢少糟溜酗椒杖韦物掖契遍归涎究矽慑验丛丈屎聊殊顽洞惜做嘿乞警曾滦撑浅屈缘允偶罗从堡警裴轴路腹逢逆嚣缓丛凡恢队傈吊惋打蔷制丽屠芜爆造靡攫廖野饮娜何淳牧瘦段拄巡酗淋扭熔泌捧儡扒隆印矢故夺潞散铺胺剩投廖熊滋乌眨社丙帮耪叁灭橇资报盈贮说乔涪烘视蜕婶字卤太梨巫铀梢玲碗策察抠裳捡践疮酞盟茹琉迄漫溺夸稽喧钧斜格懦兄漓面陀猖并降
目 录

第一章 保密管理制度····························1
第二章 公文处理实施细则························5
第三章 印信管理制度····························16
第四章 收发文件管理制度························20
第五章 档案管理制度····························22
第六章 图书资料管理制度························30
第七章 信息管理制度····························33
第八章 文秘工作管理制度························37
第九章 会议管理制度····························40
第十章 复印、打印、传真管理制度················59
第十一章 办公用品管理制度······················62
第十二章 接待和招待费用管理制度················67
第十三章 出差管理制度··························73
第十四章 计算机管理制度························80
第十五章 网络管理制度··························82
第十六章 通讯管理制度··························85
第十七章 车辆管理制度··························88
第十八章 办公区域环境卫生管理制度··············96
第十九章 安全管理制度··························100

第一章 保密管理制度

一、总则
为保障公司合法权益不受侵犯，保证×××××有限公司正常的经营管理秩序，特制定本制度。

二、密级划分
（一）划分原则：合理划分、确立密级、妥善保密，适当公开。
（二）公司密级划分为：
1、绝密：一旦泄密会使公司利益遭受特别严重的损害。
2、机密：一旦泄密会使公司利益遭受严重的损害。
3、秘密：一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害。
4、内部资料：一旦泄密会使公司利益遭受一般损害。
5、公开资料：公开有助于公司利益。

三、密级的确立
（一）依据保密分级表确立各类文件资料的密级。
（二）公司各部门对其产生的文件资料，提出定级意见，由总经理签发，确定后均在文件右上角注明。
（三）属公司秘密事项但不能标明密级的，通过口头通知、传达到接触范围内的人员。

四、密级变更及解密
（一）因工作需要或环境变化需要变更密级的，由原产生密件部门或综合管理部提出申请，交总经理批准变更，或由总经理直接变更。
（二）对尚在保密期的文件事项，因工作需要或环境变化，需公开且不损害公司利益的，由原产生密件部门或综合管理部提出申请，交总经理批准解密，或由总经理直接解密。
（三）保密期届满，除要求继续保密事项外，自行解密。

五、保密管理
（一） 公司全体员工必须贯彻执行国家有关安全和保密法律、行政法规和纪律。
（二）对保密资料须专门登记入册，并定期清查，防止丢失和错漏。
（三）传阅保密资料由机要人员统一掌握，划定传阅范围，不得自行扩大，不得让无关人员阅看，控制传阅件的行踪，以防丢失。
（四）保密资料不得私自复制。复印件视同原件管理，复印过程的废页及时进行销毁。
（五）保密资料严格按领导批准的份数打印或印刷，不得擅自多印多留。草稿视同原件一样管理。打印过程形成的废页、废件及时进行销毁。
（六）绝密件由机要人员另行打印、复印。
（七）传递保密材料要有保密措施，传递应专送，不得办理无关事项，密件不得携入不利于保密的场所。
（八）外出工作须携带保密资料，要经总经理批准。出国工作携带保密资料的，除经总经理批准外，还须经总公司和政府有关部门审批。
（九）做好公司重要会议的保密工作。会址应选择有利于保密的地方，严格控制无关人员进入，严禁滥发会议文件，检查有无遗留材料、笔记本。
（十）注意在通讯中的保密工作。不在无保密措施的电话、传真机上传递保密材料。建立专门的信息网络保密制度。
（十一）公司员工需做好电子类文档资料的保密措施，个人电脑需设置密码，未经公司领导批准严禁将电子文档、资料等外传。
（十二）严格限定密件的接触范围。凡查阅公司密件，一律须办理申请批准手续和登记手续。
（十三）保密内容未经许可，不得擅自摘抄、翻印、复印、拷贝、摄影、转借或损坏；否则由此造成的后果由当事人承担责任。
（十四）公司保证员工的隐私权不受侵犯，个人资料不被有意泄露。

六、保密纪律
（一）不该说的话，不要说；
（二）不该问的事，不要问；
（三）不该看的文件，不要看；
（四）不该记（摄、录）的事，不要记（摄、录）；
（五）不得擅自携带密件外出；
（六）不得在公共场合谈论公司秘密；
（七）不得在私人通信中涉及公司秘密；
（八）不在不利于保密的地方放置密件；
（九）不得利用公用电话、明码电报，以及邮局办理秘密事项；
（十）发现泄密及时报告，采取补救措施，避免或减轻损害；
（十一）客人问及公司秘密，应予以婉拒、避谈。

七、附则
（一）本制度解释权属公司综合管理部。
（二）本制度自公布之日起执行。

第二章 公文处理实施细则

一、职能与分工
（一）×××××有限公司公文是传达贯彻公司的方针、政策及×××××公司管理工作的部署，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告沟通情况、交流经验的重要工具。
（二）公司综合管理部负责公司的公文处理工作，具体组织和协调公文的全过程处理。
（三）公司各部门是公文处理的具体责任部门，具体负责协调职能范围之内的公文处理工作。

二、责任
（一）收文处理
1、综合管理部文档人员负责来文的签收、拆封、登记、分办、传递、催办、保管、归档、查阅，各部门根据领导批示负责来文的承办。
2、上级公司送寄或由OA下达公司的公文由行政主管负责拆封、登记、传递、催办、保管。
（二）发文处理
1、公司发文由办文部门负责拟稿、审核，综合管理部负责核稿、审稿，送公司主要领导或分管领导签发。
2、综合管理部负责对各部门、公司系统各单位的公文处理工作进行统一指导、协调、检查。
（三）综合管理部负责统一组织各部门、公司系统各单位文秘人员的业务培训。

三、权限
（一）综合管理部
1、综合管理部有权拆封署名公司收启的信件。
2、综合管理部有权根据收文内容，按部门职责范围进行分办。
3、公司领导批办的重要文电，综合管理部有权实施督办和催办。
（二）各部门
1、需要其他部门协助办理的文件，主办部门有权召集协办部门共同研究办理。
2、根据工作需要，部门有权提出发文意见，并草拟公文。
3、拟稿人根据拟文需要有权查阅有关文件、资料，了解领导意图。
4、各部门有权对公文处理工作提出改进意见。

四、管理内容和要求
（一）行文规则
1、行文应当确有必要，注重实效。
2、行文关系应根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应同时抄送被越过单位。
3、向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式。“报告”中不得夹带请示事项。
4、除上级公司负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级公司负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。
5、凡部门之间尚未协调一致的问题，不得各自向上或向下行文。
6、发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。
（二）公文种类
见附录A。
（三）公文格式
见附录B。
（四）公文处理
1、收文办理
收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催(督)办等程序。
（1）签收、拆封。凡署名公司信件，一律由综合管理部签收、拆封；署名部门收启的信件，由各部门签收、拆封、登记；各部门人员凡直接收到主送或抄送公司或公司部门的文件，一律交综合管理部处理。
（2）登记。对上级和公司所属单位来文，一律输入计算机分类登记。当天收文当天输入，登记正确率、准确率100％。
（3）拟办、批办。综合管理部按来文的轻重缓急和公司领导分工，提出拟办意见分送相关领导批办或部门主办、协办。
1）属全公司性重大政策、决策的文件，送总经理阅示；重大政策、决策的文件抄报董事会及上级公司。
2）属某一方面的重大政策、决策的文件，或属某一方面的重要业务工作的文件，分送分管副总经理阅处并抄报总经理阅；
3）属一般性业务工作的文件，分送部室承办；涉及几个部室共同办理的文件要明确主办部门和协办部门。
（4）传递。除机要文件外，其它文件可通过书面流转传递或通过0A系统进行网上传递(流转)。机要文件的传阅按保密程序执行，有特殊要求的文件按要求办理。
（5）承办。各部门承办的文件，部门负责人须签署承办意见，明确承办人。特急文件要求当日内完成，急件在3日内完成，一般公文办理时间不超过5日。
（6）催(督)办。对公司领导有明确批示要求的文件，由综合管理部向各部门催(督)办，并做好催(督)办记录。
2、发文办理
发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括拟稿、部门审核、会签、综合管理部核(审)稿、领导签发、印刷、用印和装订、封发、归档等程序。
（1）拟稿。公文拟稿人应事先掌握发文意图、发文主题，查阅依据资料，明确行文关系，正确选择文种，书面流转或在OA系统的发文管理中操作。草拟的文稿应做到：
1）符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策和公司规定、规程、规章制度，依据正确、充分。
2）情况确实，主题、观点鲜明，内容、要求明确，具有可操作性。
3）对前面已发过类似内容的文件，要明确前后关系，避免产生矛盾。
4）逻辑性强，文字精练、合乎语法，不生造词汇，不用不规范的简称，准确使用标点符号，篇幅力求简短。
5）人名、地名、数字、引文准确；数字使用，除公文编号、统计表、序号、专有术语和其它必须用阿拉伯数字书写以外，—般使用汉字书写。
6）文稿中所标的计量单位，严格按《中华人民共和国计量单位》规定的名称使用。
7）章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为 “一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“(1)”。
8）公文格式标准中所规定的内容完整、准确，公文主题词标引正确。
（2）部门审核。草拟的文稿由文稿起草部门负责人审核。
（3）会签。对涉及其他部门职能范围的文稿，主办部门须履行会签手续。会签部门对文稿涉及本部门职能范围的内容负责。如有不同意见应写明理由或当面协商。会签完毕须返回主办部门，审查会签意见一致后送综合管理部核稿。
（4）公文核稿。公文核稿由综合管理部负责，核稿内容如下：
1）是否需要行文。
2）是否符合国家的方针、政策、法令、法规、规程和制度，与当前公司中心工作和其它有关文件有无矛盾、脱节，与公司已发的规定是否衔接。
3）提出的要求、办法、措施是否明确、具体、切实可行。
4）会签部门意见是否协商一致。
5）是否符合本标准的规定。
6）处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。
7）附件是否齐全。
8）公文主题词的标引是否规范，文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确，发文代字是否正确。
（5）签发。公司发文的书面文稿或电子文稿由综合管理部按公司领导分工和重要程度送相应的领导签发。
（6）印刷。公文印刷由综合管理部负责，做到字迹清晰。公文印刷用纸厚度70—80克，纸幅尺寸应按国际标准A4型。
（7）用印。公司发文由综合管理部负责审核用印，印章使用正确率100％。
（8）装订、封发、归档
公司发文由综合管理部负责装订、留存归档并发送电子邮件，寄发或传真主、抄送单位。公文应及时统一交档案室。
公文从交付打印到封发时间不超过2天，急件不超过1天。
（9）公司各部门以部门名义行文一律用便函、传真形式，由发函部门负责人签发。以公司名义行文的便函、传真一律由总经理签发。
（五）密级文件行文程序
1、部室按职能分工起草文件。
2、发文内容是否具有密级，由公司保密委确定。凡标有密级的行文不从办公自动化系统行文，采用人工方式行文。填写发文拟稿单(文件标题、密级、印发份数、发送范围)。
3、部室领导审核签字，需有关部门会签的文件由起草部室负责组织会签。
4、公司综合管理部机要秘书负责核稿、编号，并经综合管理部主任审核后，呈公司领导签发。
5、总经理秘书负责密级文件的打印、校对、装订、用印和分发，原稿和文件样本送交公司档案室归档。

五、检查与考核
由分管综合管理部的负责人根据本办法及其他相关标准进行考核与检查。

六、附则
（一）本制度解释权属公司综合管理部。
（二）本制度自公布之日起执行。

附录A
公文种类使用标准
A1决定(下行)
适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
A2通告(下行)
适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。
A3请示(上行)
适用于向上级单位请求指示和批准。
A4报告(上行)
适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。
A5通报(下行)
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或事项。
A6批复(下行)
适用于答复下级单位请示事项。
A7通知(平行、下行)
适用于发布规章；批转下级单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项及任免人员。
A8意见(上行、下行、平行)
适用于对重要问题提出见解和处理办法；答复对方征求对某项工作的意见。
A9函(上行、下行、平行)
适用于平行的或不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准和答复审批事项等。办理例行公事与应急公务等，用“便函”。
A10会议纪要(平行、下行)
适用于记载、传达会议情况和议定事项。

附录B
公文格式使用标准
B1公文一般由秘密等级和保密期限、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、单位印章、成文时间、抄送单位、主题词、印发单位、印发日期等部分组成。
B2涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”，其中，“绝密”、“机密”级公文还应标明份数序号。
B3发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。
B4紧急公文应当分别标明“特急”，“急件”。
B5发文字号应当包括单位代字、年份、序号；联合行文，只标明主办单位发文字号。
B6上行文应当注明签发人姓名。在横线上方左侧标注发文字号，右侧注明签发人，其中，“请示”应在成文日期之下空1行左空2格的位置向后标识联系人和联系电话，并括号括起来。请示不能抄送下级单位。
B7公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。除批转法规性文件外，公文标题中一般不用书名号和其他标点符号。
转发文件的标题，除转发的文种为“通知”时省略外，其它文种可保留一级。如“转发XX报告的通知”；转发的文种是通知时，为“转发XX的通知”。
B8首页必须显示正文。
B9公文如有附件，应在正文之后空1行，左空2格，用3号仿宋体字标识附件说明。附件说明如有序号，应使用阿位伯数码(如“附件：1． XXXXXX”)，附件名称后不加标点符号。
BIO公文除会议纪要(以会议纪要名称为文头的)外，一律加盖印章。联合下发的公文，联合发文单位都应当加盖印章。联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。
B11成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。
B12文件应当按有关要求标注主题词；上报的文件，应按照上级单位的要求标注主题词；下发的文件，应标注主题词表中规定的词，一般不超过五个词汇。标注位置一般在文件末页下端、抄送单位上方，词汇之间空一格。
B13文字一律从左至右横写横排。公文纸一般采用国际标准A4型，在左侧装订。

第三章 印信管理制度

一、总则
(一) 为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制订本制度。
（二）本制度依据行政印信管理工作要求及公司有关文印管理制度。
（三）本制度适用于×××××有限公司印信管理。

二、管理内容与要求
（一）印章的启用
1、新印章要做好戳记，并留样保存，以便备查。
2、印章启用要事先发启用通知，注明启用、发放单位和使用范围。启用印模应用蓝色印油，以示首次使用。
（二）印章的保管、交接和停用
1、公司各类印章必须有专人保管。
（1）董事会、公司的正式印章、专用印章、钢印等由公司指定综合管理部专人负责保管；
（2）各部门印章由各部门指定专人负责保管；
（3）印章保管须有记录，注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。
（4）印章移交须办理手续，签署移交手续证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。
（5）有下列情况印章须停用：
1）机构变动或机构名称改变；
2）上级部门通知改变印章图样；
3）印章使用损坏；
4）印章遗失或被窃，声明作废。
（6）印章停用要提出处理办法，并报经公司领导批准，及时将停用印章送制发机关封存或销毁，建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。
（三）印信管理
1、公司公章和介绍信统一由综合管理部归口管理。公司公章由综合管理部专人负责保管，介绍信由行政主管保管。公章和介绍信不得随意放置、使用和擅由他人代行其职。
2、凡是以公司名义对外发出的文件，需经公司总经理签发后，方可用公章。
3、各部门对外发出的便函、报表、文字材料及办理其它事宜需用公司公章时，由各部门经理签注意见，经公司总经理同意后，方可用印。综合管理部应做好登记。
4、各部门对外联系工作需出具公司介绍信时，属本部门业务范围的，由部门领导在便条上签注意见后，到综合管理部用印；属于重大事项和到外省(市)办公、学习等，必须经总经理同意，可方用印。
5、本制度所述公章包括钢印。
（四）介绍信的使用
1、开介绍信，必须填明公出理由、所去单位、公出人数及使用期限等。写介绍信文字应清晰，如有修改应用校正章，介绍信与存根间应盖骑缝章。严禁使用空白介绍信。
2、介绍信要严格执行登记编号制度，详细如实填写存根。各部门领用的介绍信存根和作废的印鉴须及时交综合管理部注销，登记存档。
3、加盖公章必须端正清晰，不漏盖、错盖。
4、负责印信人员必须严格核对是否经领导签发并掌握文件份数、印制质量，经校验与领导审核无误后再加盖印鉴。
5、加盖印章要齐年盖月，上不压正文，下压年月日即可。几个单位联合发文用印时，印章不可交错。

三、附则
（一）本制度解释权属公司综合管理部。
（二）本制度自公布之日起执行。

附：印章、介绍信使用流程

×××××公司管理流程表

标题

印章、介绍信使用流程

组织单元
相关组织单元 综合管理部 相关领导审批

管

理

动

作
审批
审核
提出申请

Yes

盖章/介绍信
知道被驳回
No No

登记备案
Yes

说明

第四章 收发文件管理制度

一、总则
（一）为提高公司行政事务管理效率，规范收发管理工作，特制定本制度。
（二）本制度适用于×××××有限公司收发文件管理。

二、收发管理体制
（一）公司所有收发管理工作均由综合管理部统一负责管理。
（二）公司指定专职或兼职人员负责收发工作。

三、收发业务
（一）收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报、传真的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。
（二）收发人员必须根据有关文件资料，如实填写收件登记簿、发文登记表。
（三）收发业务文件处理，按照公文处理办法执行。
（四）收发文件资料应及时、准确送达有关人员和部门，不得延误和积压。
（五）对公司和员工的信件、资料，负责统一接收管理。
（六）对贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并由个人签字领取。
（七）未经许可，不得随便代理收发工作，以免造成混乱。对未登记完毕的文件材料，不得先行使用、阅读。
（八）对投递错误的邮件，应及时退回。
（九）对违反公司管理制度或与公司利益有冲突的文件、资料、传真件，收发人员有权拒绝收发，并将情况报告上级主管。

四、附则
（一）本制度解释权属公司综合管理部。
（二）本制度自公布之日起执行。

第五章 档案管理制度

一、总则
（一）本制度根据《中华人民共和国档案法》、《电力工业企业档案分类规则》及有关部门的规定，结合我公司具体情况制定。
（二）档案管理工作的基本任务是做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。
（三）本制度适用×××××有限公司档案管理。

二、档案管理的体制
（一）综合管理部是公司档案工作的主管部门。
（二）公司设置档案室，由综合管理部专人负责档案管理，统筹、协调和组织公司的建档立卷工作，督促检查指导下属公司档案员对档案资料的收集和管理归档工作，代表本公司对外联系有关档案业务。
（三）归档采取部门立卷制，公司各部门设置兼职档案管理员，定期将部门资料视情况移交公司档案室存档，各部门兼职档案员应相互协调，对部门间有串联的文件应严格按照事由发生制原则交事情经办部门归档。
（四）下属公司档案工作在业务上接受上级档案部门的监督和指导。
（五）档案工作坚持集中统一管理原则。根据本公司管理体制规定，文书、科技档案由档案室负责管理。本制度分别制定各类档案的各类制度。
（六）档案管理网络是以档案室归口管理、监督为主，以各所属电力公司档案人员为辅的管理网络。网络活动应传达和贯彻有关公司档案工作的政策和要求，开展档案业务培训，使公司档案实行规范、标准化管理。

三、档案管理
(一)文件材料归档要求
1、归档的文件材料必须准确地反映本公司及下属公司投资、项目建设、生产营运、科研、基本技术和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
2、下属公司在生产活动中形成的文件材料，由下属公司档案员负责收集、整理立卷，完好保存，并定期将档案目录上交本公司档案管理部门，以备公司档案室随时调取。
3、归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备，书写材料要益于长期保管，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸。
4、下属发电公司文件材料的归档范围和保管期限分别以国家《电力工业企业档案分类规则》和《电力工业系统技术档案保管期限表》为标准。
5、凡本公司在各项业务中形成的具有保存价值的文件材料都必须移交档案室归档，任何部门和个人都不得占为已有。
6、工作人员因工外出学习、考察及参加各种会议的文件材料，应按文件归档范围的要求交公司档案室归档。
（二）档案保管
1、接收档案要认真验收，并办理交接手续。
2、存放档案必须有专用的档案室，做好办公、阅览、档案室三分开。档案室应具有良好的环境，具有防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光直射等安全措施。
3、定期检查档案室的安全措施，档案室的温、湿度分别控制在14℃-24℃和45%-60%。
4、档案室内严禁烟火，不准堆放易燃、易爆物品，下班前要切断电源，关闭门窗。
5、档案室内案卷排列要科学，便于利用和保管。
6、定期进行室藏档案的清理、校对，做好帐物相符。
7、凡离、退职人员都必须向档案室交还所借档案，并由档案室负责人在离职单上签字。
8、档案管理人员的工作调动，必须要办理档案数量和状况的交接手续。
（三）档案鉴定与销毁
1、根据国家档案局及有关部门规定，编制档案保管期限。档案保管期限分永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）三种。
2、日常的鉴定工作由档案室负责，对新入库的档案应正确划分保管期限。
3、库存档案的定期鉴定由鉴定小组负责进行，鉴定小组由公司主管档案工作的领导、档案人员和业务技术人员组成，对超过保管期限的档案提出存毁意见，由档案部门写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并注明鉴定日期。
4、销毁的档案需严格掌握，销毁前要编制清册，提出销毁报告，经档案主管领导审批。销毁的档案要严格执行保密规定，将作废档案送至指定地点监销。
5、档案销毁清册要永久保存。
（四）档案统计
1、档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确可靠。
2、档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果统计。
（五）档案信息开发利用
1、档案信息开发利用是公司档案管理的一项重要内容，要积极开展档案的二次整理和编研，利用档案信息资源，有效地为公司及下属公司的各项工作服务。
2、公司档案开发和提供利用，必须严格执行保密制度。
3、根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的利用审批手续。外单位人员查阅公司档案，应持介绍信，经主管领导批准方予接待。未经允许不准拍照、复制、转抄，不准将档案带出公司外。
4、利用档案均需办理登记手续，爱护档案，不得折叠、拆卷，随意更改和涂写，如发现损坏、丢失和泄密，应追究责任。
5、正本档案均不出借，一律在阅览室查阅，情况特殊者需经领导批准。
（六）档案管理人员
1、档案工作人员要忠于职守，具备专业知识和档案管理知识，熟悉和了解公司的各项管理活动。
2、档案管理人员的工作安排要相对稳定，有利积累经验，开展工作。

四、文书档案管理
文书档案是记述和反映公司及下属公司经营的规划、方针政策、国家法律、法规和生产经营各项活动的真实原始记录，是公司的基本情况和历史面貌的记录，是查考、研究和总结的主要依据。
(一)基本任务
1、对公司文件材料进行归档。
2、公司专职档案员应收集公司及下属公司每年所行成的文件材料，确保文件材料收集齐全、完整。
3、文书档案案卷格式执行GB/T9705-88标准。
（二）文书档案管理的内容
1、行政管理方面
（1）公司注册成立的相关文档资料。
（2）公司召开会议的记录、纪要，讨论通过的文件。
（3）项目投资的信息分析、登记、立项相关材料。
（4）规定、制度、通知、决定、决议、办法、通报、请示、报告录入。
（5）计划、规划、统计报表。
（6）工作总结、报告。
（7）文档录入。
（8）人事管理方面材料。
2、经济合同类文件：生产经营活动中形成的相关合同、协议、法律文书等。

五、技术档案管理
（一）技术档案管理的内容
1、下属公司工程建设中形成的文件：合同、合同附件、谈判协议、议定书各设计阶段的有关文件、审查议定书、国外设备材料验收及设计联络、开箱检验、记录、商检及索赔；电力基建方面；办公、生活福利建筑方面；生产技术管理方面的文件。（详见附件）
2、公司及下属公司在生产经营活动中形成的技术文件资料、技术专利、技术科研成果等。
（二）技术文件的收集办法
1、技术文件的收集由各所属电力公司档案员收集完整后由各所属电力公司存放保管，并将档案目录定期上交公司档案室，以备公司档案室调取。档案室在收集技术文件后须及时填写《技术文件入档单》通知有关领导和专业。
2、下属公司基建工程应于工程竣工交接验收后，在30天之内由下属公司基建部门将竣工图及工程档案移交下属公司档案室，规模大的工程项目，可分阶段归档，施工图（翻译版和竣工图）均作永久保存，并将档案目录及相关资料报公司档案室。
3、下属公司在基建施工、重大技术改进工程项目或每次科研成果进行鉴定验收时，必须有公司技术部门参加，对应归档的技术文件材料进行验收，以保证技术文件的完整性、准确性、系统性。
4、下属公司国内购置或国外引进的设备随机技术文件、图纸、产品说明书、均由下属档案室集中统一收集后，将档案目录交公司档案室。设备开箱时须有档案人员（或兼职人员）参加并负责收集。
财务和人事档案由相关部门按各专业的档案管理标准做好档案的整理、立卷、存档工作。
六、档案的安全与保密
（一）档案是公司的机密，档案室是机要室，无关人员一律不得入内。
（二）档案管理人员不准向有关人员泄漏、散布或谈论档案的内容，一经发现，应视其情节轻重予以严肃处理。

七、档案的查阅与借用
（一）凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，应做好登记，一般只允许在档案室查阅。查阅协议、合同及其他重要技术资料必须经公司综合管理部同意方可查阅。
（二）本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办好手续，当天归还，如超过两天以上者，须经公司领导批准签字后，才能借出，但须如期归还。
（三）借出的档案不得擅自复制、涂改、拆散、损坏，不得转借他人或外单位，如有违反者，视情节轻重严肃处理。
（四）凡属不成熟的现行技术资料及保密文件，一律不外借。
（五）外单位借阅我公司档案者，须持单位介绍信，经公司领导签字批准，方可接待，但只限于本室，一律不准外借。

八、附则
（一）本制度解释权属公司综合管理部。
（二）本制度自公布之日起执行。

附件：《×××××公司会计档案管理办法》
《×××××公司工程档案管理制度》
《×××××公司投资拓展相关档案管理规定》
《×××××公司技术档案管理规定》
《×××××公司下属电力企业档案管理制度》
《×××××公司人事档案管理制度》

第六章 图书资料管理制度
一、总则
（一）为有效达到信息资源共享、节约行政费用目的，特制定本制度。
（二）本制度适用于×××××有限公司图书资源管理。

二、管理原则和体制
（一）综合管理部为图书报刊资料管理的职能部门。
（二）公司图书报刊资料统一由综合管理部保存和管理。
（三）综合管理部应积极、主动地利用图书报刊为各部门提供信息服务。

三、图书资料的订购和收集
（一）年末订阅下一年图书资料时，综合管理部负责通知各部门阅订图书报刊的有关事项。
（二）各部门应在限定的时间内将欲订阅的图书报刊目录、费用、订期、份数等计划汇总至综合管理部。
（三）经综合管理部审核、平衡，报经公司领导批准，方可订阅、采购。
（四）凡由各部门专业人员采购的图书均应在综合管理部办理入库手续，再行出借。
（五）各部门在业务交往过程中收到的赠阅资料、信息、论文、图书，除特殊专用留用外，均应送交综合管理部留存。
（六）公司为领导订阅的报刊，及时送达领导办公室。

四、图书资料的借阅和归还
（一）凡借阅图书资料均须填写借阅登记簿。
（二）员工借阅的图书资料应尽快归还综合管理部，不得损失和遗失；否则应根据具体情况进行赔偿。
（三）员工离开公司时，须交还借阅的图书资料。
（四）员工离开公司时，个人积累的与公司有关的工作资料不得带走，均应由该部门和综合管理部接收、整理、归档。

五、图书资料的利用
（一）综合管理部应做好图书资料的分类、编目工作。
（二）编制检索、参考资料。

六、编制检索工具
（一）书目。包括图书目录、资料目录和专题目录。
（二）索引。包括文件索引、资料索引、报刊索引、专题资料索引和报刊索引。
（三）文摘。
七、编辑参考资料
(一) 资料汇编；
(二) 资料摘录；
(三) 资料评述；
(四) 剪报。
1、对有参考价值的资料、文献、资料收集人员应及时提供给业务部门和公司领导，或使用传阅单，供有关人员传阅了解信息动态。
2、信息汇编人员提出有深度的专题信息研究报告和建议。

八、附则
（一）除业务特点要求上班时间阅读报刊资料外，任何人不得在上班时节看报打发时间，看报时间规定为午休或下班后。
（二）未经许可，报刊资料不得被随意带离公司。
（三）本制度解释权属公司综合管理部。
（四）本制度自公布之日起执行。

第七章 信息管理制度

一、总则
（一）为使公司的信息管理规范化、系统化，特制订本制度。
（二）本制度规定了常规性信息管理工作的内容与要求，检查与考核。

二、管理内容
（一）信息管理原则
1、公司按集中与分散结合、纵向与横向结合的原则建立信息管理系统。
2、公司信息管理由综合管理部统筹协