文员岗位说明书.doc

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文员岗位说明书
岗位名称
文员
直接上级
行政部部长
所在部门
行政部
直接下级
无
岗位类型
管理类
岗位编号

职位职级

干部职位：□副部长 □部长 □副经理 □经理 □副总裁/副董事长 □总裁/董事长
专业职位：□见习专员 □助理专员 □专员 □高级专员 □主任专员
□高级主任专员 □专家1 □专家2
本职工作要求/职位目的（简要地介绍该职位的主要目的，突出该职位对组织独一无二的贡献）
该职位为公司话费管理第一责任人。完成本部门日常的正常管辖范围内的工作 ；餐卡的日常充退；日常车辆的管理；处理报账业务，接听电话做留言记录、讯息处理 、工作资料的保存、分类、归档、保管；
工作描述：
职
责
一
职责表述：话费日常管理工作。
该项工作占所有工作的比重：
工作内容
1、根据集团规定，对申请电话卡人员合理申请电话卡
2、整理各部门套餐到期人员名单并做好话费预存工作
3、各对于部门有需交费的人员及时交费并做好记录
4、月底统一整理票据并处理报账业务
工作联系
关联单位
1、各部门文员 2、财务部会计 3、联通、移动公司
发生频率
1、经常 2、经常 3、 经常

职
责
二
职责表述：餐补管理工作。
该项工作占所有工作的比重：
工作内容
1、由人事部提供各部门人员实际出勤天数
2、根据各部门实际情况进行核算餐补
3、将整理好的各部门餐补明细交予人事部审核
4、人事部审核后再经各部门领导审批签字
5、将各部门餐补明细交予总经理审核批准
6、将餐补明细交予财务部
7、通知各部门文员到财务部领取各部门餐补
工作联系
关联单位
1、经理 2、各部门文员 3、相关负责人
发生频率
1、经常 2、经常 3、 经常

职
责
三
职责表述：车辆管理工作。
该项工作占所有工作的比重：
工作内容
1、各部门需要派车时需提前告知行政部文员。
2、行政部文员开取派车单（各部门如有到外地出差需要需提前一天通知以便做好车辆安排）
3、月底统一整理各部门派车单据并处理报账业务
工作联系
关联单位
1、经理 2、各部门文员 3、相关负责人
发生频率
1、经常 2、经常 3、经常

职
责
四
职责表述： 住宿管理工作
该项工作占所有工作的比重：
工作内容
1. 各部门文员向行政部告知员工住宿申请
2、行政部文员按照实际情况为员工安排住宿；
3、每月定期对宿舍进行检查和登记（人员数量、卫生情况、空床数量、上班期间人员逗留情况、各宿舍内公共物品的损坏情况）
4、各宿舍内物品如损坏及时联系维修人员进行维修
工作联系
关联单位
1、各部门文员
发生频率
1、经常

职
责
五
职责表述：餐卡的管理工作。
该项工作占所有工作的比重：
工作内容
1、每周一、四上午为员工充值饭卡。
2、为各部门新进员工办理饭卡和饭卡的挂失、补办等
3、为离职人员办理饭卡的清退工作
工作联系
关联单位
1、各部门文员 2、员工
发生频率
1、经常 2、经常

职
责
六
职责表述：本部门的报账业务。
该项工作占所有工作的比重：
工作内容
1、整理各种票据，分类明细
2、关于各部门的票据，整理完毕后交与部门文员审核后再由经理签字方可
3、本部门有正式发票和无正式发票的均必须由总经理审核签字后才可报账（必须写清楚发生 事由，用途、经手人等）
工作联系
关联单位
1、各部门文员 2、财务部 3、经理
发生频率
1、经常 2、经常 3、经常

职
责
七
职责表述：餐厅二楼大会议室管理工作。
该项工作占所有工作的比重：
工作内容
1、各部门如需要用大会议室提前打电话通知行政部文员
2、做好开会前大会议室的准备工作（音响、投影仪、暖气、空调等）
3、会后做好各项检查工作（查看电源、投影仪、门窗是否关闭）
4、及时请专业人员维护会议室资源，保证资源完好无缺（音响、灯泡、线路等）
工作联系
关联单位
1、各部门文员
发生频率
1、经常

职
责
八
职责表述：图书室管理工作。
该项工作占所有工作的比重：
工作内容
1、每周三上午开放图书室（二楼大会议室）
2、为各部门借阅人员做好登记管理工作
3、督促借阅到期人员及时归还图书或者续借工作
4、每周打扫图书室卫生，保持图书室卫生、整洁。
工作联系
关联单位
1、各部门人员
发生频率
1、经常

职
责
九
职责表述：领导交付的其他临时性任务。
该项工作占所有工作的比重：
工作内容
领导交付的其他临时性任务。
工作联系
关联单位
1、各部门人员
发生频率
1、经常
工作规范：
职责权限
1、职责程度
独立负责
2、业务权限
无
3、财务（部门资金调用）方面
无
4、对下属的考核与奖惩（资金分配）
无
5、对下属的任免
无
6、对下属的工作安排
无
任职资格要求
最低学历
□博士 □硕士 □本科
■大专 □中专 □高中 □其他，请说明：
工作年限要求
□应届毕业生 ■1-2年 □3-5年 □6-8年
□9-11年 □12年及以上 □其他，请说明：
专业要求
文秘类、管理类
外语要求
□无要求 □有要求，英语X级/其他外语X级
若有要求，能力水平为：□读写熟练 □听说读写熟练
个人能力
认真负责，极强的人际交往能力，强领导能力和较强的判断决策能力
培训经历
规章管理制度、安全知识、电脑基本操作
专业任职资格等级

干部任职资格等级

其它
使用工具设备
电脑
工作环境
办公室
出差情况
无
所需记录文档

备注

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