某公司物流管理办法暂行规定.doc

=再苦再累，只要坚持往前走，属于你的风景终会出现=河南移动通信有限责任公司物流管理办法暂行规定（讨论稿）第一章 总则第1条 为了更好地配合MIS项目的实施，规范公司物资采购程序，加强资金的集中管理和统一调度，保证全省移动通信在业务拓展、网络建设等方面资金的及时到位和有效运作，根据国家有关财务法规，结合本公司实际情况，特制定本办法。第2条 省公司物资采购包括统谈统签工程物资、统谈分签工程物资、备品备件、业务用品（卡品、手机等）、大宗办公用品、零星固定资产、全省生产和营帐用固定资产。省公司物流中心和综合部是相关的物资采购部门；网络部、市场部、计划建设部、数据部、网关中心、业务支援中心等是相关物资的需求计划提出部门。第3条 由省公司统谈统签，反映在省公司的投资计划中，实际操作时由省公司统一签订合同、统一付款；由省公司统谈分签，即由省公司负责供应商选型，指定一家或几家供应商，并与指定供应商签订合同的有关服务条款及各项设备的金额上限，由分公司在指定的供应商范围内自行选定供应商及签合同，由市公司自行付款，但市公司签定的合同金额不得高于省公司规定的上限，且必须将签定的合同交省公司物流中心备案。第4条 分公司物资采购包括规定范围内自行采购的工程物资、办公用零星固定资产、办公用品、部分市场宣传用品。物资物流专职人员负责相关采购职能工作。第5条 应严格按照请购、采购两个环节完成物资采购管理。在合同经过谈判并经由综合部律师和相关部门汇审后，物流中心人员（市公司为物流岗人员）需根据合同内容在MIS中完成采购订单，并经由财务部和物流中心领导审批。只有通过PO审批，财务部在今后合同付款时才能正常进行。第6条 凡金额超过15万元的采购必需签订合同，并按前款进行PO审批；未签订合同的采购，应在收到供应商发票时由采购部门依据发票在MIS中补录PO；金额超过一百万人民币的，必须通过招标决定供应商，金额超过300万元的，需要三至五家供应商的报价。卡品采购由集团公司统一招标。第二章 采购的组织与管理第1条 公司招投标委员会、采购委员会（附件2）负责对采购的过程进行组织和监管。根据公司有关规定，采购分为招投标和议标的形式进行。第2条 招、投标物资采购管理1. 需招投标采购的物资范围已由相关文件列出。对此类物质的采购，先由需求部门写出书面报告，并报经相关领导审核批准。2. 技术部门负责牵头拟定技术规范书和售后服务有关要求，征求公司领导及相关部门对标书的意见，并推荐供应商和向供应商发标书。一般情况下发标的供应商不得少于3家。3. 技术部门牵头，会同物流、审计、财务等部门，在供应商收到标书两天后召开投标答疑会，请所有供应商对招标书相关条款进行答疑,弄清楚所有问题，并明确强调投标价为一次性最优惠价。答疑会应由双方人员签字记录。4. 由物流中心牵头，根据投标规定限时收集供应商投标书，通知相关部门人员适时开标，并经监督组人员复核。开标情况要有记录，参加人员要有签字。5. 根据项目成立技术、商务谈判小组，小组组成部门不得少于3个，每个小组人员不得少于3人（人员从公司专家库和各部门抽调）。技术和商务谈判结果要经小组人员签字。6. 由物流中心牵头，向公司招投标委员会汇报工作，提交技术、商务报告。由招投标委员会形成采购决议，由物流中心、财务部结合MIS系统实施采购。第3条 议标采购的管理1. 需求部门提出书面申请，并经相关领导审核批准。该申请应同时在MIS中录入相应的请购单进行同步审批。2. 由物流中心、需求部门和相关专家及监督部门组成技术商务谈判小组。3. 物流中心收集相关情报，广泛询价，在此基础上邀请供应商进行竞价，确定入围供应商（至少两家以上）。4. 物流中心组织与入围供应商进行技术和商务双边谈判，并将结果向采购委员会汇报，由委员会最后确定供应商，并执行采购。第三章 省公司物资采购第1条 统谈统签工程物资采购1. 统谈统签、统谈分签工程物资分类参见附件1。2. 一般由省公司计划建设部、信息办提出固定资产投资计划，经项目领导小组批准后，实行招标采购。招标结束后，物流中心信息员根据合同草案在MIS系统录入采购订单，经各级主管领导审批后，订单生效。3. 供应商根据采购订单，以及供货要求，定期送货。工程物料采用分散接收方式，由各分公司接收货物，实物入库保管，由各分公司网络部负责。4. 省公司物流中心信息员确认各分公司货物接收情况，在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。5. 工程物资开箱领用时，要求仓管员做好实物出入库的登记工作。6. 定期对实物进行盘点，确认呆坏料。将盘点结果交本部门和财务部门确认，并按有关财务规定处理。第2条 备品备件采购1. 备品备件是指一次性采购，分多次领用的网络工程建设、维护用物资，如信号板、一次性大量采购的天线、电源等。2. 根据生产需要，由网络部申请人提出需求，在MIS系统录入请购单。经各级主管领导审批后，请购单生效。申请人通知物流中心进行采购。3. 备品备件的采购同样以招标方式进行。但合同需要与工程合同严格区分开，备品备件作为独立的合同处理。物流中心信息员根据招标结果在MIS系统录入采购订单，经各级主管领导审批后，订单生效。在系统外由相关采购员执行具体的采购任务。4. 供应商根据采购订单要求按期送货。物流中心进行实物接收，入备品备件仓库，由备品备件仓库管理员管理。5. 入库完成后，物流中心信息员在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。6. 备品备件仓库管理员根据各分公司的领用要求，将备品备件调拨至各分公司。同时在MIS系统记录调拨记录，并打印调拨单。7. 各分公司根据调拨单接收后，入各自的备品备件仓库管理，由网络部管理。8. 实物入库后，将调拨单交各分公司物流岗人员，由他们在MIS系统中进行接收处理。并打印收料单，交仓管员保存。9. 备品备件的领用，需要领用人填写领料单（系统外单据），仓管员据此在MIS系统中记录出库情况。10. 定期对实物进行盘点，确认呆坏料。将盘点结果交本部门和财务部门确认，并按有关财务规定处理。第3条 卡品采购1. 卡品由市场经营部申请人根据各分公司领用需求以及市场宏观计划，结合库存情况，在集团公司统一进行卡品采购时，确定卡品数量、卡品类型以，在MIS系统录入请购单。经各级主管领导审批后，请购单生效。申请人通知物流中心进行采购。物流中心在确定卡品供应商时需征求市场部意见。2. 卡品的供应商经集团公司统一确定后，采购以省公司统一签定方式进行。物流中心信息员根据请购单结果在MIS系统生成采购订单，经各级主管领导审批后，订单生效。在系统外由物流中心采购员和相关市场部人员执行具体的采购任务。3. 供应商根据采购订单要求按期送货。物流中心进行实物接收，入卡品仓库，由卡品仓库管理员管理。4. 入库完成后，物流中心信息员在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。5. 卡品仓库管理员根据各分公司的领用要求，将卡品调拨至各分公司。同时在MIS系统记录调拨记录，并打印调拨单。6. 各分公司根据调拨单接收后，入各自的卡品库，由财务部管理。7. 实物入库后，将调拨单交各分公司物流岗人员，由他们在MIS系统中进行接收处理。并打印收料单，交仓管员保存。8. 由各分公司市场部根据各营业部领用情况，在MIS中编制领料单，并经各营业部确认后，通知财务部将卡品发放给各营业部。由财务部在系统中记录发放业务，打印出库单，交各营业部保存。9. 各营业部根据实际业务将卡品发放给各营业厅、大客户和代办点，并在MIS系统中记录各项业务。10. 定期对实物进行盘点，确认坏卡情况。将盘点结果交本部门和财务部门确认，并按有关财务规定处理。第4条 生产营帐用零星固定资产采购1. 生产用零星固定资产主要包括：移动电话、电子触摸屏、电子公告板、自助清单打印机、电子售卡计机等。2. 生产用零星固定资产采购采用统谈分签方式进行，先由市场部提出采购需求，由物流中心组织统一招标确定供应商，各分公司自行采购。3. 一次性立即采购的，也可以由省公司物流中心统一采购。由市场部申请人提出采购需求，需要在MIS系统录入请购单。经各级主管领导审批后，请购单生效。申请人通知物流中心进行采购。4. 物流中心根据招标结果，会同请购单，在MIS系统生成采购订单，经各级主管领导审批后，订单生效。在系统外由相关采购员执行具体的采购任务。5. 统一采购的物资，供应商根据采购订单要求按期送货，各分公司分散接收，实物由分公司相关负责部门保管。省公司物流中心在确认各分公司货物接收情况后，在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。第5条 办公用零星固定资产采购1. 办公用零星固定资产由相关部门申请人提出采购需求，在MIS系统录入请购单。经各级主管领导审批后，请购单生效。申请人通知综合部进行采购。2. 综合部信息员根据请购单，要求采购员与供应商协商，落实采购事项。根据协商结果，信息员在MIS系统生成采购订单，经各级主管领导审批后，订单生效。在系统外由相关采购员执行具体的采购任务。3. 供应商根据采购订单要求按期送货，综合部仓库管理员接收，实物由综合部保管。4. 综合部信息员确认货物接收情况，在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。5. 综合部仓库管理员根据各部门的领用要求，将办公用零星固定资产发放至各部门。第6条 一般办公用品采购1. 一般办公用品由综合部根据各部门的领用情况，以及库存情况，确认需要采购时，由采购员与供应商协商，落实采购事项。综合部信息员在MIS系统录入采购订单。经各级主管领导审批后，采购订单生效。2. 在系统外由相关采购员执行具体的采购任务。3. 供应商根据采购订单要求按期送货，综合部仓库管理员接收，实物由综合部保管。4. 综合部信息员确认货物接收情况，在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。5. 综合部仓库管理员根据各部门的领用要求，将一般办公用品发放至各部门。6. 定期对实物进行盘点，确认物品损耗情况。将盘点结果交本部门和财务部门确认，并按有关财务规定处理。第7条 广告宣传业务用品采购1. 广告宣传业务用品由市场经营部、综合部申请人根据宣传计划，进行申请，需要在MIS系统录入请购单。经各级主管领导审批后，请购单生效。申请人通知物流中心进行采购。2. 由物流中心采购员与供应商协商，落实采购事项。物流中心信息员根据请购单以及协商结果在MIS系统生成采购订单，经各级主管领导审批后，订单生效。在系统外由相关采购员执行具体的采购任务。3. 供应商根据采购订单要求按期送货。物流中心进行实物接收，入业务用品仓库，由业务用品仓库管理员管理。4. 入库完成后，物流中心信息员在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。5. 物流中心仓库管理员根据各分公司的领用要求，将广告宣传用品调拨至各分公司。第四章 分公司物资采购第1条 自行采购的工程物资1. 自行采购工程物资见附件1。2. 由分公司自行建设的项目，由网络部提出固定资产投资计划，经省公司业务主管部门批准后，实行招标采购。招标结束后，市公司物流人员根据合同草案在MIS系统录入采购订单，经财务部和主管领导审批后，订单生效。3. 供应商根据采购订单，以及供货要求，定期送货。由各分公司接收货物，实物入库保管，由各分公司网络部负责。4. 物流人员确认货物接收情况，在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。5. 工程物资开箱领用时，要求仓管员做好实物出入库的登记工作。6. 定期对实物进行盘点，确认呆坏料。将盘点结果交本部门和财务部门确认，并按有关财务规定处理。第2条 办公用零星固定资产采购1. 办公用零星固定资产由相关部门申请人提出采购需求，在MIS系统录入请购单。经各级主管领导审批后，请购单生效。申请人通知综合部进行采购。2. 物流人员根据请购单，要求采购员与供应商协商，落实采购事项。根据协商结果，物流人员在MIS中系统生成采购订单，经各级主管领导审批后，订单生效。在系统外由相关采购员执行具体的采购任务。3. 供应商根据采购订单要求按期送货，综合部仓库管理员接收，实物由综合部保管。4. 物流人员确认货物接收情况，在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。5. 综合部仓库管理员根据各部门的领用要求，将办公用零星固定资产发放至各部门。第3条 一般办公用品采购1. 一般办公用品由综合部根据各部门的领用情况，以及库存情况，确认需要采购时，由采购员与供应商协商，落实采购事项。物流人员在MIS中系统录入采购订单。经各级主管领导审批后，采购订单生效。2. 在系统外由相关采购员执行具体的采购任务。3. 供应商根据采购订单要求按期送货，综合部仓库管理员接收，实物由综合部保管。4. 物流人员确认货物接收情况，在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。5. 综合部仓库管理员根据各部门的领用要求，将一般办公用品发放至各部门。同时在系统外记录领用事务，以备查。6. 定期对实物进行盘点，确认物品损坏情况。将盘点结果交本部门和财务部门确认，并按有关财务规定处理。第4条 广告宣传业务用品采购1. 广告宣传业务用品包括：XXXXX2. 广告宣传业务用品由市场部、综合部根据宣传计划，进行申请，需要在MIS系统录入请购单。经各级主管领导审批后，请购单生效。申请人通知综合部进行采购。3. 由综合部采购员与供应商协商，落实采购事项。物流人员根据请购单以及协商结果在MIS系统生成采购订单，经各级主管领导审批后，订单生效。在系统外由相关采购员执行具体的采购任务。4. 供应商根据采购订单要求按期送货。综合部进行实物接收，入业务用品仓库，由业务用品仓库管理员管理。5. 入库完成后，物流人员在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。6. 综合部仓库管理员根据领用要求，将广告宣传用品发放至市场部。第五章 采购付款规定第1条 采购应严格执行预算控制制度，所有的资本性支出都必须在年度投资计划范围内，所有的成本费用支出都必须在年度收支计划范围内。凡超预算的支出都必须经过预算追加程序，经审批同意后才可支出。第2条 按合同预付款时，由采购部门填写预付款申请单，列明付款用途及此项合同在年度预算内的项目名称、金额等，由部门经理签名，连同合同原件、发票、律师签名意见书交财务，其中发票应列明合同编号、设备名称、数量、单价、金额并由经办人、证明人在发票后签字。如在合同规定的范围内，付款申请单及附件经财务部审核同意后，经办人根据付款金额大小呈有权审批人审批后交会计进行帐务处理，并根据合同付款方式进行付款。第3条 所有采购到货付款时，应由采购部门接收送货单原件，并制作接实物收单以示确认，如有设备未到货或经开箱检查质量不合格，应说明原因并确认盖章。采购部门根据仓库接收单填列合同到货付款申请单，申请单上应说明与该笔付款所对应的合同编号，同时附上合同复印件、发票、接收单交财务部，财务部对合同、接收单、付款申请单进行审核，并将接收与采购订单进行匹配后付款。如对其到货设备附件有疑问，由经办人跟踪附件差异；如财务部已审批完毕，则根据付款金额大小，由经办人呈上有权审批人进行付款审批。审批完毕后，由财务部进行帐务处理及付款，付款后将合同复印件归还采购部经办人员。第4条 在工程竣工验收后按合同付验收款时，由负责验收的部门提供设备验收清单（盖单位或部门章）并填写竣工验收报告，交负责采购部门；由负责采购部门根据竣工验收报告填写付款申请单，付款申请单上应清楚列明合同编号、该笔款项用途和金额，附件包括合同复印件、发票（由经办人及经办人部门经理签字）、验收清单原件（验收清单就包括设备名称、安装地点、安装良好度、规格等）、验收报告原件；由负责采购部门经办人将付款申请单连同附件交财务部会计，经财务部进行审核，如对其附件有疑问，由经办人跟踪附件差异；如财务部会计已审批完毕，则由经办人根据付款金额大小呈有权审批人进行付款审批；审批完毕后，由财务部会计进行帐务处理，由出纳付款，付款后将合同复印件归还经办人。第5条 一般情况下，资金使用部门应严格按合同要求付款，如在特殊情况下需提前付款或多付款，若付款金额在30万元以下需报分管副总经理审批后再交财务部门进行付款审核，若付款金额在30万元以上需报总经理审批后再交财务部门进行付款审核。第6条 报帐所持原始凭证必须是税务部门印制的发票或财政部门认可的收据。无效票据一律不得报销。第六章 供应商管理第1条 由公司领导、部门经理及业务骨干、物流中心等组成的招标、采购委员会，每年对供应商表现进行评审，提出供应商评审报告并呈交公司经理审批，一般情况下采购部门只能向审批过的供应商购买物品。第七章 附则第1条 本规定自下文之日起实行。过去有关财务管理办法与本规定相抵触的部分，以此文为准。第2条 这里所指金额均指单项金额，即单项合同申请金额、单项费用报销金额、单项付款金额等。第3条 所有金额为以下的均不含该金额，所有金额为以上的均含该金额。第4条 此办法由省公司企业发展部负责解释。附件1 省统谈统签分以下几类：（1） 网络主设备，包括各网络交换（传输网、汇接网、信令网、智能网等）、各网络辅助系统（微蜂窝、直放站、室内天馈线分布系统等）、同步时钟等；（2） 网络配套，包括传输设备、小载波、小光碟机、HDSL、传输线缆、动力环境监控系统、电源、电池、DDF、天馈线、仪器仪表（含在主合同中）、柴油发电机、机房专用空调、配套设备、射频电缆（含跳线、接头、馈线卡、接地线等）、网络工程建设维护用备品备件；（3） 生产/运维，包括各网络运行维护类备品备件、网管系统核心设备（网络主设备专用服务器、工作站及PC、专用网络设备、网管软件、外设等）、仪器仪表（5万元以上且不含主合同中）、应急通信、应急发电机；（4） 经营业务，包括SIM卡、储值卡、充值卡、缴费卡、写卡设备、SIM卡中心网管系统、经营网点设备及联网更新、写卡设备联网更新、计费系统升级改造；（5） IT类，包括MIS系统、开发新项目设备、BOSS、客服系统；（6） 其他，包括车辆、机关用零星固定资产等；（7） 全省营帐用零星固定资产由省公司统一采购。 省公司统谈分签分为以下几类：（1） 网络配套，包括AC稳压、铁塔、通信杆、网优工程中直放站及室内覆盖设备中非主设备；（2） 生产/运维，包括网管系统数据传输设备、动力环境监控设备、10KVA以上的网管UPS及电池、大屏幕显示系统；综合布线系统设备（集线器、配线柜、配线架、综合模块等）、网管机房空调；（3） 经营业务，包括客户服务系统和BOSS系统；（4） IT项目，包括本地信息网；（5） 全省生产、办公用零星固定资产。 分公司自行采购分以下几类：（1） 网络配套，包括天线支撑竿、横担、抽湿机、机房内办公用品、机房装修、空调、电力引入、地网、消防等配套小项目；（2） 生产/运维，项目中5万元以下的运行维护仪器仪表及工具、10KVA以下的网管UPS及电池、网管机房配套生产设备（复印机、打印机、传真机、碎纸机、PC机、专用计算机台椅柜）、网管系统建设材料（线架、线盒、线管、配电箱盒开关插座等）、市公司的土建项目及相关设备；营业厅配套设备及办公设备、空调等通用固定资产的采购；（3） 办公类，复印纸、打印纸、墨盒、光盘等微机耗材（时机成熟时由省公司统一谈供应商，另行安排）；（4） 业务经营类，广告、广告品等；（5） 零星固定资产，如电脑、便携机等不是因为有希望才去努力，而是努力了，才能看到希望。