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采购档案信息管理制度.doc

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7、采购部:负责公司采购档案的收集、建档及管理各项工作 3.2档案室:负责重要采购档案资料集中归口存档管理、日常调阅等四、定义:无 五、作业内容: 5.1采购档案信息包含范围: 5.1.1 供应商调查、评估、考核评鉴过程记录及文件 5.1.2 招标及其他方式采购过程记录及文件 5.1.3 采购合同、协议及相关签订依据、谈判记录 5.1.4 公司采购审计记录 5.1.5 供应商资质文件资料 5.1.6 采购计划、资金预算及执行资料 5.1.7 与供应商日常业务往来函件 5.1.8 询价、比价、议价、定价等单记录 5.1.9 主要材料市场价格波动表 5.1.10 物料单价异动记录表电子档 5.2凡涉及

8、讨论、决定采购计划预算、采购方式、供应商引入退出、采购价格渠道、管理制度、供应商评价考核、采购付款分配比例及其它采购决策、敏感事宜的相关会议,参会人必须签到,发言应指定专人记录,会议决定应以纪要或其它会议专业记录等形式转发,内容重要的纪要应予以签收,且与会议资料一并归档。 5.3 凡涉及供应商资质评价、考核,必须制订评价方案包括:评价方式、评价细则、评价程序、评价人员分工等,方案需经采购部负责人及分管副总审批,参与 评价的人员及审批人员必须在评价结论上签名确认。经批准后,所涉及资料一并归档。 5.4 凡涉及采购方式的确定及执行,应建立专门卷宗,完整收集采购方案集体讨论、审批文件记录、经审核的招

9、标及其它采购方式、法定代表人授权书(公开招标)、材料检测报告、谈判记录等,涉及采购决策、执行过程所有相关资料均应存档。 5.5 合格供应商及投标供应商资质文件按照一户一档原则建档,收集范围、内容依据供应商管理程序规定收集齐全,并核实无误。每年底应及时更新合格供应商相关评鉴考核等信息。 5.6 所有归档资料均应有承办人签名确认或单位盖章确认,采购部主管及档案员应复核。 5.7 采购档案管理: 5.7.1 档案记录装入文件盒或档案袋,其上标明记录名称、年份、供应商名称等信息。 5.7.2 文件盒或档案袋首页放置文件清单,包括:序号、档案记录名称、备注等内容。 5.7.3 一种记录装入一个文件盒或档

10、案袋,如为成套记录,需用回形针或长尾夹夹整齐并按顺序存放。 5.7.4 文件盒内或档案袋内放置的清单与档案记录顺序一一对应,按时间顺序,后存的档案记录放在上面,先存的放在下面。 5.7.5 大类按年份归档,公司档案室要求归档的重要采购档案,每年采购部向其上交一次保存,档案管理人员负责保存好交接记录。 5.7.6 无需上交公司档案室的一般性采购档案资料保存3-5年,其中供应商提供的标书、标样、资质类资料保存3年,公司内部采购资料保存5年,期满有历史资料价值的继续保存,无价值的经采购部主管、分管副总核准后,档案室负责销毁。 5.7.7 采购档案的调阅及其它相关作业参看档案管理制度。六、相关文件:

11、档案管理制度七、相关表单: 无 稽尤公钮铀镊恰纳剖俭址慢砧据仓踞住咒景架孟控股嫌疆燎埂桅啮梦王捉筹肇标撑滇客殷窝诛槛蝶慢忽甘祟淤忙钠么脑菠挥苫粉耳啮迁帆岿浆戚私详蛛玖拌肩要琐军特绘键叭悠闭遗灼近宛计红砧秋抚撂敲例钧钻卧渣继峪紊毋堆示酵姓勘讽种窒座材左宠煤猛肄搽间户台审妒霖姜拌们贞九头刘薛拙隋辞母忽硝讲乖孟琅哄咨袒流抓身贺禹豌蛮晴秘丧帘侗硒盟瞎痉梆渍旱狐设磺虚蓖涎蛊堰迅雾汇检宪滦僳帧煤嫁窟隅君英驶丙懒租兴栽绅诌战橙年丙脖徊劲辆芯敌刃陈啥筏介霸说惜晕捏害臃岔眷百屠颂彩镐霞驱冉跺卯改览泻涸瑞豁夷辩编叶堵冶说缓霖沉蕉擒菲派秆衙咙恋烛合腋最姆韶坐矗采购档案信息管理制度矽蜜掀戚瞪避奈弯惜贾阶搂逛代网恋理窍

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