行政管理制度-savills建议.doc

管 理 制 度 汇 编 （行财部）#*物业服务有限公司行 政 管 理 制 度 汇 编 受控状态 分 发 号 领用单位 持 有 人 2010年 月 日发布 2010年 月 日实施#*物业服务有限公司 行政管理制度目录 第 1 页序号文 件 名 称文 件 编 号主管部门备 注1固定资产管理制度MSWY-G综合行财部2采购管理制度MSWY-G综合行财部3库房管理制度MSWY-G综合行财部4安全管理制度MSWY-G综合行财部5公文处理管理制度MSWY-G综合行财部6档案管理制度MSWY-G综合行财部7工装管理制度MSWY-G综合行财部8车辆管理制度MSWY-G综合行财部9印章管理制度MSWY-G综合行财部10员工宿舍管理规定MSWY-G综合行财部11低值易耗品管理制度MSWY-G综合行财部12公司会议管理制度MSWY-G综合行财部13工作环境管理制度MSWY-G综合行财部14业务招待费管理制度MSWY-G综合行财部15员工出差管理制度MSWY-G综合行财部16办公钥匙管理制度MSWY-G综合行财部17图书、报刊管理制度MSWY-G综合行财部18打印复印管理制度MSWY-G综合行财部19交通费管理制度MSWY-G综合行财部20废旧物品管理制度MSWY-G综合行财部21合理化建议管理制度MSWY-G综合行财部22通讯工具管理制度MSWY-G综合行财部23自校准管理制度MSWY-G综合行财部（修订/0） 行政管理制度记录清单 MSWY-JL-序号记 录 名 称记 录 编 号保存期限（年） 保存地点1固定资产购置申请审批单MSWY-G长期综合行财部2资 产 盘 点 表MSWY-G长期综合行财部3合格供方名册MSWY-G长期综合行财部4物品采购（询价）记录表MSWY-G长期综合行财部5供方周期评价表MSWY-G长期综合行财部6物资供方调查评价表MSWY-G长期综合行财部7采购产品分类明细表MSWY-G长期综合行财部8请 购 单MSWY-G长期综合行财部11不合格品登记表MSWY-G长期综合行财部12不合格品评审处置单 MSWY-G长期综合行财部13物资报废处理审批单MSWY-G长期综合行财部14物资清理审批单MSWY-G长期综合行财部15收 文 登 记 表MSWY-G长期综合行财部16文 件 处 理 单MSWY-G长期综合行财部17文 件 呈 报 表MSWY-G长期综合行财部18文 件 传 阅 单MSWY-G长期综合行财部19发 文 登 记 表MSWY-G长期综合行财部20合同审批表MSWY-G长期综合行财部21办公例会纪要MSWY-G长期综合行财部22工装制作/补充申请审批单MSWY-G长期综合行财部23工 装 发 放 记 录 表MSWY-G长期综合行财部24员工工牌领用登记表MSWY-G长期综合行财部25用车申请审批单 MSWY-G长期综合行财部26车辆维修、保养审批表 MSWY-G长期综合行财部27车辆加油登记表MSWY-G长期综合行财部28车辆管理档案MSWY-G长期综合行财部29车辆费用统计表MSWY-G长期综合行财部30印 章 借 用 申 请 审 批 表MSWY-G长期综合行财部31印章刻制/更换申请审批表MSWY-G长期综合行财部32印章保管授权书MSWY-G长期综合行财部33印章保管人承诺保证书MSWY-G长期综合行财部34*物业员工宿舍缴费统计报表MSWY-G长期综合行财部35低值易耗品和低值易耗品领用单MSWY-G长期综合行财部36借用物品登记表MSWY-G长期综合行财部37月份办公费用统计表 MSWY-G长期综合行财部38业务招待费审批表MSWY-G长期综合行财部39业务招待费报销单MSWY-G长期综合行财部40工作环境检查表MSWY-G长期综合行财部41业务招待费管理制度MSWY-G长期综合行财部42出 差 申 请 表MSWY-G长期综合行财部43出差报告MSWY-G长期综合行财部44钥 匙 领 用 登 记 表MSWY-G长期综合行财部45打印复印登记表MSWY-G长期综合行财部46移动话费补贴发放通知单MSWY-G长期综合行财部47移动话费标准变动审批表MSWY-G长期综合行财部48移动话费补贴发放审批表MSWY-G长期综合行财部49移动话费补贴费用月统计表MSWY-G长期综合行财部50员工移动电话使用情况检查记录表MSWY-G长期综合行财部51合理化建议提案申报审批表MSWY-G长期综合行财部52个人工具配置登记表 MSWY-G长期综合行财部#*物业服务有限公司 编 号 MSWY-G32 版本/修订 A / 0固定资产管理制度 编 制 审 核 批 准 张振宇 1 目的 规范固定资产的管理，确保公司财产的完好和安全。2 范围适用于公司和业主所有固定资产的管理。3 职责3.1 总经理负责固定资产的购置、维修、报废的审批。3.2 综合行财部和工程部按照职责分别负责固定资产管理工作的组织、实施及监督。3.3 库房管理员负责固定资产的分类、登记、管理、盘点及清查。3.4 使用部门负责人或使用人负责保管和维护。4 工作内容4.1 固定资产的定义及分类4.1. 固定资产：是指单位价值在一千元以上，有固定的形态，并且使用年限超过两年的资产。4.1.2 除此之外的其它资产均为低值易耗品。4.1.3 固定资产根据资产产权分为公司固定资产和业主固定资产，分别有由综合行财部和工程部归口管理。4.2 申购4.2.1 各使用部门提出申购申请，填写固定资产购置申请审批单，综合行财部负责审核价格和所需资金的来源，审核无误后上报总经理审批。4.2.2 综合行财部采购员根据总经理审批的固定资产购置申请审批单进行采购。4.2.3 综合行财部和工程部按各自职责分别负责验收，属设备设施的在设备设施启用及试用行记录上签署验收意见和签名。4.3 固定资产台帐管理4.3.1 综合行财部和工程部库房管理员按各自职责分别填写入库单，建立设备设施台帐和固定资产管理档案。固定资产管理制度 编 号 MSWY-G32 版本/修订 A / 04.3.2 库房管理员于每月初对上月固定资产管理档案与财务部进行核对，做好帐物相符。4.3.3 每年会同财务部一同进行实物盘点一次，盘点后填写资产盘点表，盘点必须有两人以上进行，盘点结果综合行财部审核后，呈报公司总经理审阅。4.4 设备设施维护保养4.4.1 项目管理部负责设备设施的正确使用和日常维护保养，并将每次保养情况记录于设备设施维护保养记录。4.4.2 综合行财部和工程部分别负责编制 年度设备检修计划，设备检修人员对设备设施按计划进行检修并将检修情况记录于设备设施检修记录。4.4.3 设备设施需要进行维修时，项目管理部应填写设备设施修理申请单，并报总经理审批，由综合行财部或工程部办理设备维修。4.4.4 设备修理合格，由综合行财部或工程部组织使用部门共同验收，使用部门填写设备设施修理验收单， 并将修理情况记录于固定资产管理档案中。 4.4.5 设备设施通过修理改造或通过相关确认已无法正常使用，由使用部门提出报废申请并填写 固定资产报损审批单，经综合行财部审核，报总经理审批后报废，综合行财部或工程部在固定资产管理档案和设备设施台帐上注明报废情况。4.4.6 综合行财部或工程部组织各使用单位对设备设施的完好状态进行识别和确认，经确认完好的设备挂固定资产卡片进行标识。4.5 固定资产的使用管理4.5.1 员工用固定资产，须承担其安全、完整的责任，由于个人原因造成的损坏或丢失，由本人承担赔偿同品牌同型号资产或按财务部折价后的物品残值的责任。4.5.2 员工辞职或辞退时，固定资产必须归还，无法归还的需按财务部折价后的物品残值支付赔偿费用。5 支持性文件基础设施和工作环境控制程序 MSWY-监视和测量装置控制程序 MSWY-不合格控制程序 MSWY-未见该三个程序。固定资产管理制度 编 号 MSWY-G32 版本/修订 A / 06 流程图流程名称固定资产管理流程文件受控状态文件管理部门部门综合行财部/工程部总经理相关制度/表单提出申购资产申请根据资产产权属性，由相应部门审核价格和所需资金的来源开始资金计划、固定资产购置申请审批单、固定资产管理制度批准固定资产购置申请审批单采购员实施采购固定资产购置申请审批单、采购管理制度资产领取及管理库管办理验收及入库登记设备设施启用及试用行记录、设备设施台帐、固定资产管理档案、入库单、出库单 固定资产卡片、设备设施维护保养记录、 年度设备检修计划、设备设施检修记录配合资产定期盘点及报告资产盘点表、固定资产管理制度、库房管理制度审阅资产盘点报告设施设备修理申请采购办理外委维修相应部门审核批准设备设施修理申请单配合及领用组织部门验收设施设备设备设施修理验收单、固定资产管理档案公司设施设备报废申请相应部门审核批准固定资产报损审批单变更台账，注明报废固定资产管理档案、设备设施台帐设施设备报废结束报废设备入公司库房废旧物品管理制度相关说明编制人员张振宇审核人员审批人员编制日期2010年9月19日审核日期生效日期固定资产管理制度 编 号 MSWY-G32 版本/修订 A / 07 相关记录资产盘点表 MSWY-JL-固定资产购置申请审批单 MSWY-JL-设备设施启用及试用行记录 MSWY-JL-设备设施台帐 MSWY-JL-固定资产管理档案 MSWY-JL-设备设施维护保养记录 MSWY-JL- 年度设备检修计划 MSWY-JL-设备设施检修记录 MSWY-JL-设备设施修理申请单 MSWY-JL-固定资产报损审批单 MSWY-JL-固定资产卡片 MSWY-JL-（修订/0） 资 产 盘 点 表 MSWY-JL-被盘点部门/区域：盘点人： 盘点日期：序号资产识别码责任人固定资产名称品牌规格/型号 金额 购置时间备注（修订/0） 固定资产购置申请审批单 MSWY-JL-申购部门： 年 月 日申购资产情况名称规格/型号数量/单位定价特殊要求说明申购情况说明是否在计划内申购申购理由综合行财部审核总经理审批（修订/0） 设备设施启用及试运行记录 MSWY-使用单位： 启用日期： 年 月 日设备名称型号/（规格）生产厂家安装地点数 量价 格设备设施性质： 新购置 封存后启用 租赁 相关方自带 主要技术性能及参数：随机附件、资料的名称及数量：设备安装调试后的试运行情况：使用单位验收结论：签名： 日期：项目管理部：签名： 日期：综合行财部：签名： 日期：备注：（修订/0） 设备设施维护保养记录 MSWY-部门： 年 月 设备设施名称设备设施编号型号/规格使用地点日 期维护保养部位及内容保养人检查人（修订/0） 年度设备设施检修计划 MSWY- 年 月 日设备名称型号规格设备编号使用地点检修内容计划检修月份检修单位备注编制： 审核： 批准： 年 月 日（修订/0） 设备设施检修记录 MSWY-设备名称型号规格设备编号使用地点检修日期检修内容负荷运转情况检修人验收人备注（修订/0） 设备设施台帐 MSWY-部门： 设 备 名 称型 号规 格设备编号使用地点启 用时 间主要用途完好状态保养人备注（修订/0） 固定资产管理档案 MSWY- 名称： 建档时间： 年 月 日规格型号制造商联系电话购入时间购入价格供应商联系电话质保期维修电话申购部门采购员领用记录维修记录报损处理结果（修订/0） 固定资产卡片 MSWY-JL-设备名称类别编号规格/型号附件名称及数量生产厂商购置时间预计使用年限维保部门存放地点维保周期性能检查周期（修订/0） 设备设施修理申请单 MSWY-JL-设备设施名称内部诊断结果：负责修理部门（或外委）：要求修复时间：必须维修内容：部门领导： 年 月 日 设备设施型号设备设施编号 数 量(台)维修费用（报价）综合行财部主管意见:签名: 年 月 日 总经理意见: 签名: 年 月 日 申请部门： 年 月 （修订/0） 设备设施修理验收单 MSWY-JL- 年 月 日承修单位地 址电话（传真）联系人故障现象：送修人： 日期：修理情况记录： 承修人： 日期：验收结果： 综合行财部： 日期：使用单位确认意见：确认人： 日期：（修订/0） 固定资产报损审批单 MSWY-JL-报损部门： 年 月 日报损资产情况名称数量/单价购入时间损坏原因（责任人、赔偿金额等）处理意见（含预计的残值收入）综合行财部确认意见签名： 年 月 日总经理审批签名： 年 月 日（修订/0） 设备设施事故报告单 MSWY-JL- 部门： 年 月 日 设备设施名称型号/规格设备设施编号使用地点事故发生时间事故性质损失及责任确认事故发生原因制定纠正措施整改实施情况报告人部门负责人综合行财部确认意见 签名： 年 月 日总经理审批 签名： 年 月 日#*物业服务有限公司 编 号 MSWY-G44 版本/修订 A / 0采购管理制度 编 制 审 核 批 准张振宇王新平 1 目的 规范公司采购管理工作，确保公司采购物品符合规定要求。2 范围适用于公司的采购管理工作；采购的物品包括： 、办公设备； 、日常低值易耗品、耗材、维修材料；、保洁用品；、绿化用品；、其它。 3 职责3.1 采购员负责物品的采购工作。3.2 库房管理员负责物品的检验、出入库手续办理及库存物品的保管工作。3.3 综合行财部行政主管负责采购工作的具体管理工作。3.4 综合行财部经理负责采购工作的监督工作。3.5 公司各部门负责按时申报月度采购计划，明确采购产品的技术标准或要求。3.6 总经理负责申购计划的批准。3.7 合格供方的确定，由综合行财部每年至少一次组织各部门对供方进行再评价和采取相应措施，并将结果记录于合格供方周期评价表中。3.8 公司所有部门申购的物品由综合行财部统一购买，一般情况下，综合行财部日常采购需在“合格供方”处采购物品。部门急用物品需经总经理或综合行财部行政主管同意，由部门或采购员在“合格供方”处记账采购。4 工作内容4.1 物品采购审批程序4.1.1 各部门根据月度资金计划规定，每月28日前确定采购物品的品名、规格型号和数量后填写月度物品申购明细表；物品价格需参照综合行财部提供的合格供方名册中物品价格表确定；4.1.2 各部门填写月度物品申购明细表，经公司库管员确认所列物品是否有库存，原则上必须先利用库存物品，部门经理、综合行财部经理审核签字，报总经理批准后，进行采购。4.2 物品采购程序 采购管理制度 编 号 MSWY-G44 版本/修订 A / 04.2.1 采购员在采购物品时应按物品验证规范的要求选购物品。4.2.2 采购员采购物品应按照采购控制程序要求的合格供方购买。4.2.3 采购员在采购过程中，需批量购进且须特别约定售后维保责任的物品，必须先行与供货方签订供货合同后，方可进行采购。4.2.4 采购员采购物品后，按照库房管理规范及时交库管办理验收入库手续；库管员在2天内将出库单交采购员，采购员进行费用报销流程，费用报销流程不得超过5天。4.3 物品采购时限4.3.1 计划内物品采购每月3日前采购员根据审批的月度物品申购明细表，进行物品分类统计与核算费用，及时与合格供方联系，确定需采购的物品，计划内物品采购要求在月度物品申购明细表审批后7日内完成；4.3.2 零星物品的采购零星物品采购，需使用部门填写请购单，按照采购审批程序进行操作，采购员需经多方（一般为2至3家供货商）询价对比，确认物品及价格符合要求后购买,并做好询价记录交行政主管审核，零星物品采购要求在使用部门填写的请购单审批后3日内完成。4.3.3 急用物品采购4.3.3.1急用物品采购指临时急修或抢修及突发事件等特殊情况下，需要采购物品，由应急人员立即告知行政主管或直接报总经理决定。4.3.3.2 急用物品的采购，不限于公司采购员具体办理，可根据情况紧急程度，征得行财部同意或总经理批准由应急人员及时办理。4.3.3.3 各部门急用物品就近到指定合格供方凭三联收据先拿货后结账， 经办人在合格供方处选购急用物品，要如实填写三联收据并留给合格供方一联，事情处理完毕，由经办人补办物品采购审批手续，公司采购员负责办理结账。4.3.4 特殊物品采购特殊物品采购，指需要发货、定货或需签订合同等物品；可根据实际情况，与申购部门协商，确定采购时限。 采购管理制度 编 号 MSWY-G44 版本/修订 A / 04.4 采购物品价格及质量4.4.1 采购物品价格 采购过程中如出现供货价高于合格供方名册中物品价格时，采购人员应先书面说明物品价格变动原因，经公司批准后再采购；特殊情况下，先电话请示再后补书面说明；4.4.2 采购物品质量采购物品的质量，根据各部门具体使用反馈情况，由综合行财部进行市场调查及分析，确定采购物品质量的选择。4.5 采购费用：4.5.1 备用金：采购员按规定要求，填制借款借据经综合行财部经理审核及总经理核准后，到财务借支采购备用金，所借备用金金额原则上不得超过1万元。4.5.2 报销：采购员将购物的正式发票、入库单记账联、总经理核准的月度物品申购明细表或请购单加贴费用报销单，经财务主管、综合行财部经理审核，总经理核准后，办理报销。4.5.3 采购员离职或岗位调动时，必须做好交接手续，结清购货款和财务借款（含备用金）。4.6 物品采购的申报资料由综合行财部行政主管及财务长期保存。4.7 物品采购的验收资料由库管员在月末汇总后，长期保存。5 支持性文件物品验证规范 MSWY-G40库房管理制度 MSWY-G41采购控制程序 MSWY-CX-704合格供方名册及价格表 MSWY-JL-704-05采购管理制度 编 号 MSWY-G44 版本/修订 A / 06 流程图流程名称采购管理流程文件受控状态文件管理部门部门综合行财部总经理相关制度/表单填写月度物品申购明细表，部门经理审核开始资金计划、合格供方名册、月度物品申购明细表综合行财部经理审核批准资金计划、合格供方名册、月度物品申购明细表采购员月度物品申购明细表联系合格供方或市场询价进行采购物品验证规范、采购控制程序、合格供方名册、询价记录表结束采购物品入库库房管理制度、入库单 采购费用报销，财务主管、经理审核批准入库单、费用报销单、请购单、物品申购明细表相关说明编制人员张振宇审核人员审批人员编制日期2010年9月16日审核日期生效日期采购管理制度 编 号 MSWY-G44 版本/修订 A / 0 7 相关记录 物品申购明细表 MSWY-JL-请购单 MSWY-JL询价记录表 MSWY-JL采购产品分类明细表 MSWY-JL合格供方周期评价表 MSWY-JL物资供方调查评价表 MSWY-JL费用报销单 制式表单（修订/0） 物品申购明细表 MSWY-JL-序号物品名称单位规格数量单价金额所属部门123456789101112131415161718