行政管理制度-savills建议.doc

管 理 制 度 汇 编
（行财部）

##***物业服务有限公司

行 政 管 理 制 度 汇 编

受控状态

分 发 号

领用单位

持 有 人

2010年 月 日发布 2010年 月 日实施

##***物业服务有限公司

行政管理制度目录
第 1 页
序号
文 件 名 称
文 件 编 号
主管部门
备 注
1
固定资产管理制度
MSWY-G
综合行财部

2
采购管理制度
MSWY-G
综合行财部

3
库房管理制度
MSWY-G
综合行财部

4
安全管理制度
MSWY-G
综合行财部

5
公文处理管理制度
MSWY-G
综合行财部

6
档案管理制度
MSWY-G
综合行财部

7
工装管理制度
MSWY-G
综合行财部

8
车辆管理制度
MSWY-G
综合行财部

9
印章管理制度
MSWY-G
综合行财部

10
员工宿舍管理规定
MSWY-G
综合行财部

11
低值易耗品管理制度
MSWY-G
综合行财部

12
公司会议管理制度
MSWY-G
综合行财部

13
工作环境管理制度
MSWY-G
综合行财部

14
业务招待费管理制度
MSWY-G
综合行财部

15
员工出差管理制度
MSWY-G
综合行财部

16
办公钥匙管理制度
MSWY-G
综合行财部

17
图书、报刊管理制度
MSWY-G
综合行财部

18
打印复印管理制度
MSWY-G
综合行财部

19
交通费管理制度
MSWY-G
综合行财部

20
废旧物品管理制度
MSWY-G
综合行财部

21
合理化建议管理制度
MSWY-G
综合行财部

22
通讯工具管理制度
MSWY-G
综合行财部

23
自校准管理制度
MSWY-G
综合行财部

（修订/0） 行政管理制度记录清单 MSWY-JL-
序号
记 录 名 称
记 录 编 号
保存期限（年）
保存地点
1
固定资产购置申请审批单
MSWY-G
长期
综合行财部
2
资 产 盘 点 表
MSWY-G
长期
综合行财部
3
合格供方名册
MSWY-G
长期
综合行财部
4
物品采购（询价）记录表
MSWY-G
长期
综合行财部
5
供方周期评价表
MSWY-G
长期
综合行财部
6
物资供方调查评价表
MSWY-G
长期
综合行财部
7
采购产品分类明细表
MSWY-G
长期
综合行财部
8
请 购 单
MSWY-G
长期
综合行财部
11
不合格品登记表
MSWY-G
长期
综合行财部
12
不合格品评审处置单
MSWY-G
长期
综合行财部
13
物资报废处理审批单
MSWY-G
长期
综合行财部
14
物资清理审批单
MSWY-G
长期
综合行财部
15
收 文 登 记 表
MSWY-G
长期
综合行财部
16
文 件 处 理 单
MSWY-G
长期
综合行财部
17
文 件 呈 报 表
MSWY-G
长期
综合行财部
18
文 件 传 阅 单
MSWY-G
长期
综合行财部
19
发 文 登 记 表
MSWY-G
长期
综合行财部
20
合同审批表
MSWY-G
长期
综合行财部
21
办公例会纪要
MSWY-G
长期
综合行财部
22
工装制作/补充申请审批单
MSWY-G
长期
综合行财部
23
工 装 发 放 记 录 表
MSWY-G
长期
综合行财部
24
员工工牌领用登记表
MSWY-G
长期
综合行财部
25
用车申请审批单
MSWY-G
长期
综合行财部
26
车辆维修、保养审批表
MSWY-G
长期
综合行财部
27
车辆加油登记表
MSWY-G
长期
综合行财部
28
车辆管理档案
MSWY-G
长期
综合行财部
29
车辆费用统计表
MSWY-G
长期
综合行财部
30
印 章 借 用 申 请 审 批 表
MSWY-G
长期
综合行财部
31
印章刻制/更换申请审批表
MSWY-G
长期
综合行财部
32
印章保管授权书
MSWY-G
长期
综合行财部
33
印章保管人承诺保证书
MSWY-G
长期
综合行财部
34
***物业员工宿舍缴费统计报表
MSWY-G
长期
综合行财部
35
低值易耗品和低值易耗品领用单
MSWY-G
长期
综合行财部
36
借用物品登记表
MSWY-G
长期
综合行财部
37
月份办公费用统计表
MSWY-G
长期
综合行财部
38
业务招待费审批表
MSWY-G
长期
综合行财部
39
业务招待费报销单
MSWY-G
长期
综合行财部
40
工作环境检查表
MSWY-G
长期
综合行财部
41
业务招待费管理制度
MSWY-G
长期
综合行财部
42
出 差 申 请 表
MSWY-G
长期
综合行财部
43
出差报告
MSWY-G
长期
综合行财部
44
钥 匙 领 用 登 记 表
MSWY-G
长期
综合行财部
45
打印复印登记表
MSWY-G
长期
综合行财部
46
移动话费补贴发放通知单
MSWY-G
长期
综合行财部
47
移动话费标准变动审批表
MSWY-G
长期
综合行财部
48
移动话费补贴发放审批表
MSWY-G
长期
综合行财部
49
移动话费补贴费用月统计表
MSWY-G
长期
综合行财部
50
员工移动电话使用情况检查记录表
MSWY-G
长期
综合行财部
51
合理化建议提案申报审批表
MSWY-G
长期
综合行财部
52
个人工具配置登记表
MSWY-G
长期
综合行财部

##***物业服务有限公司
编 号
MSWY-G32
版本/修订
A / 0
固定资产管理制度
编 制
审 核
批 准
张振宇

1 目的
规范固定资产的管理，确保公司财产的完好和安全。
2 范围
适用于公司和业主所有固定资产的管理。
3 职责
3.1 总经理负责固定资产的购置、维修、报废的审批。
3.2 综合行财部和工程部按照职责分别负责固定资产管理工作的组织、实施及监督。
3.3 库房管理员负责固定资产的分类、登记、管理、盘点及清查。
3.4 使用部门负责人或使用人负责保管和维护。
4 工作内容
4.1 固定资产的定义及分类
4.1. 固定资产：是指单位价值在一千元以上，有固定的形态，并且使用年限超过两年的资产。
4.1.2 除此之外的其它资产均为低值易耗品。
4.1.3 固定资产根据资产产权分为公司固定资产和业主固定资产，分别有由综合行财部和工程部归口管理。
4.2 申购
4.2.1 各使用部门提出申购申请，填写《固定资产购置申请审批单》，综合行财部负责审核价格和所需资金的来源，审核无误后上报总经理审批。
4.2.2 综合行财部采购员根据总经理审批的《固定资产购置申请审批单》进行采购。
4.2.3 综合行财部和工程部按各自职责分别负责验收，属设备设施的在《设备设施启用及试用行记录》上签署验收意见和签名。
4.3 固定资产台帐管理
4.3.1 综合行财部和工程部库房管理员按各自职责分别填写入库单，建立《设备
设施台帐》和《固定资产管理档案》。

固定资产管理制度
编 号
MSWY-G32
版本/修订
A / 0
4.3.2 库房管理员于每月初对上月《固定资产管理档案》与财务部进行核对，做好帐物相符。
4.3.3 每年会同财务部一同进行实物盘点一次，盘点后填写《资产盘点表》，盘点必须有两人以上进行，盘点结果综合行财部审核后，呈报公司总经理审阅。
4.4 设备设施维护保养
4.4.1 项目管理部负责设备设施的正确使用和日常维护保养，并将每次保养情况记录于《设备设施维护保养记录》。
4.4.2 综合行财部和工程部分别负责编制《 年度设备检修计划》，设备检修人员对设备设施按计划进行检修并将检修情况记录于《设备设施检修记录》。
4.4.3 设备设施需要进行维修时，项目管理部应填写《设备设施修理申请单》，并报总经理审批，由综合行财部或工程部办理设备维修。
4.4.4 设备修理合格，由综合行财部或工程部组织使用部门共同验收，使用部门填写《设备设施修理验收单》， 并将修理情况记录于《固定资产管理档案》中。 4.4.5 设备设施通过修理改造或通过相关确认已无法正常使用，由使用部门提出报废申请并填写 《固定资产报损审批单》，经综合行财部审核，报总经理审批后报废，综合行财部或工程部在《固定资产管理档案》和《设备设施台帐》上注明报废情况。
4.4.6 综合行财部或工程部组织各使用单位对设备设施的完好状态进行识别和确认，经确认完好的设备挂《固定资产卡片》进行标识。
4.5 固定资产的使用管理
4.5.1 员工用固定资产，须承担其安全、完整的责任，由于个人原因造成的损坏或丢失，由本人承担赔偿同品牌同型号资产或按财务部折价后的物品残值的责任。
4.5.2 员工辞职或辞退时，固定资产必须归还，无法归还的需按财务部折价后的物品残值支付赔偿费用。
5 支持性文件
《基础设施和工作环境控制程序》 MSWY-
《监视和测量装置控制程序》 MSWY-
《不合格控制程序》 MSWY-
未见该三个程序。

固定资产管理制度
编 号
MSWY-G32
版本/修订
A / 0
6 流程图
流程名称
固定资产管理流程
文件受控状态

文件管理部门

部门
综合行财部/工程部
总经理
相关制度/表单
提出申购资产申请

根据资产产权属性，由相应部门审核价格和所需资金的来源
开始

《资金计划》、《固定资产购置申请审批单》、《固定资产管理制度》

批准

《固定资产购置申请审批单》

采购员实施采购

《固定资产购置申请审批单》、《采购管理制度》
资产领取及管理

库管办理验收及入库登记

《设备设施启用及试用行记录》、《设备设施台帐》、《固定资产管理档案》、《入库单》、《出库单》 《固定资产卡片》、《设备设施维护保养记录》、《 年度设备检修计划》、《设备设施检修记录》
配合

资产定期盘点及报告

《资产盘点表》、《固定资产管理制度》、《库房管理制度》

审阅

《资产盘点报告》
设施设备修理申请

采购办理外委维修
相应部门审核

批准

《设备设施修理申请单》
配合及领用

组织部门验收设施设备

《设备设施修理验收单》、《固定资产管理档案》
公司设施设备报废申请

相应部门审核

批准

《固定资产报损审批单》

变更台账，注明报废

《固定资产管理档案》、《设备设施台帐》
设施设备报废结束

报废设备入公司库房

《废旧物品管理制度》
相关说明

编制人员
张振宇
审核人员

审批人员

编制日期
2010年9月19日
审核日期

生效日期

固定资产管理制度
编 号
MSWY-G32
版本/修订
A / 0

7 相关记录
《资产盘点表》 MSWY-JL-
《固定资产购置申请审批单》 MSWY-JL-
《设备设施启用及试用行记录》 MSWY-JL-
《设备设施台帐》 MSWY-JL-
《固定资产管理档案》 MSWY-JL-
《设备设施维护保养记录》 MSWY-JL-
《 年度设备检修计划》 MSWY-JL-
《设备设施检修记录》 MSWY-JL-
《设备设施修理申请单》 MSWY-JL-
《固定资产报损审批单》 MSWY-JL-
《固定资产卡片》 MSWY-JL-

（修订/0） 资 产 盘 点 表 MSWY-JL-
被盘点部门/区域：
盘点人：
盘点日期：

序号
资产识别码
责任人
固定资产名称
品牌
规格/型号
金额
购置时间
备注

（修订/0） 固定资产购置申请审批单 MSWY-JL-
申购部门： 年 月 日
申购资产情况
名称

规格/型号

数量/单位

定价

特殊要求说明

申购情况说明
是否在计划内申购

申购理由

综合行财部审核

总经理审批

（修订/0） 设备设施启用及试运行记录 MSWY-
使用单位： 启用日期： 年 月 日
设备名称

型号/（规格）

生产厂家

安装地点

数 量

价 格

设备设施性质： □ 新购置 □ 封存后启用 □ 租赁 □ 相关方自带
主要技术性能及参数：
随机附件、资料的名称及数量：
设备安装调试后的试运行情况：
使用单位验收结论：

签名： 日期：
项目管理部：

签名： 日期：
综合行财部：

签名： 日期：
备注：

（修订/0） 设备设施维护保养记录 MSWY-
部门： 年 月
设备设施名称

设备设施编号

型号/规格

使用地点

日 期
维护保养部位及内容
保养人
检查人

（修订/0） 年度设备设施检修计划 MSWY-
年 月 日
设备
名称
型号
规格
设备
编号
使用
地点
检修内容
计划检
修月份
检修
单位
备注

编制： 审核： 批准： 年 月 日

（修订/0） 设备设施检修记录 MSWY-
设备
名称
型号
规格
设备
编号
使用
地点
检修
日期
检修
内容
负荷运转情况
检修人
验收人
备注

（修订/0） 设备设施台帐 MSWY-
部门：
设 备 名 称
型 号
规 格
设备
编号
使用
地点
启 用
时 间
主要
用途
完好
状态
保养人
备注

（修订/0） 固定资产管理档案 MSWY-
名称： 建档时间： 年 月 日
规格

型号

制造商

联系电话

购入时间

购入价格

供应商

联系电话

质保期

维修电话

申购部门

采购员

领用记录

维修记录

报损处理结果

（修订/0） 固定资产卡片 MSWY-JL-
设备名称

类别

编号

规格/型号

附件名称及数量

生产厂商

购置时间

预计使用年限

维保部门

存放地点

维保周期

性能检查周期

（修订/0） 设备设施修理申请单 MSWY-JL-
设备设施名称

内部诊断结果：

负责修理部门（或外委）：

要求修复时间：

必须维修内容：

部门领导：

年 月 日
设备设施型号

设备设施编号

数 量(台)

维修费用（报价）

综合行财部主管意见:

签名: 年 月 日
总经理意见:

签名: 年 月 日
申请部门： 年 月

（修订/0） 设备设施修理验收单 MSWY-JL-
年 月 日
承修单位

地 址

电话（传真）

联系人

故障现象：

送修人： 日期：
修理情况记录：

承修人： 日期：
验收结果：

综合行财部： 日期：
使用单位确认意见：

确认人： 日期：

（修订/0） 固定资产报损审批单 MSWY-JL-
报损部门： 年 月 日
报损资产情况
名称

数量/单价

购入时间

损坏原因
（责任人、赔偿金额等）

处理意见
（含预计的残值收入）

综合行财部
确认意见

签名： 年 月 日
总经理审批

签名： 年 月 日

（修订/0） 设备设施事故报告单 MSWY-JL-
部门： 年 月 日
设备设施名称

型号/规格

设备设施编号

使用地点

事故发生时间

事故性质

损失及责任确认

事故发生原因

制定纠正措施

整改实施情况

报告人

部门负责人

综合行财部
确认意见

签名： 年 月 日
总经理审批

签名： 年 月 日

##***物业服务有限公司
编 号
MSWY-G44
版本/修订
A / 0
采购管理制度
编 制
审 核
批 准
张振宇王新平

1 目的
规范公司采购管理工作，确保公司采购物品符合规定要求。
2 范围
适用于公司的采购管理工作；采购的物品包括： ①、办公设备； ②、日常低值易耗品、耗材③、维修材料；④、保洁用品；⑤、绿化用品；⑥、其它。
3 职责
3.1 采购员负责物品的采购工作。
3.2 库房管理员负责物品的检验、出入库手续办理及库存物品的保管工作。
3.3 综合行财部行政主管负责采购工作的具体管理工作。
3.4 综合行财部经理负责采购工作的监督工作。
3.5 公司各部门负责按时申报月度采购计划，明确采购产品的技术标准或要求。
3.6 总经理负责申购计划的批准。
3.7 合格供方的确定，由综合行财部每年至少一次组织各部门对供方进行再评价和采取相应措施，并将结果记录于《合格供方周期评价表》中。
3.8 公司所有部门申购的物品由综合行财部统一购买，一般情况下，综合行财部日常采购需在“合格供方”处采购物品。部门急用物品需经总经理或综合行财部行政主管同意，由部门或采购员在“合格供方”处记账采购。
4 工作内容
4.1 物品采购审批程序
4.1.1 各部门根据月度资金计划规定，每月28日前确定采购物品的品名、规格型号和数量后填写《月度物品申购明细表》；物品价格需参照综合行财部提供的《合格供方名册》中物品价格表确定；
4.1.2 各部门填写《月度物品申购明细表》，经公司库管员确认所列物品是否有库存，原则上必须先利用库存物品，部门经理、综合行财部经理审核签字，报总经理批准后，进行采购。
4.2 物品采购程序

采购管理制度
编 号
MSWY-G44
版本/修订
A / 0
4.2.1 采购员在采购物品时应按《物品验证规范》的要求选购物品。
4.2.2 采购员采购物品应按照《采购控制程序》要求的合格供方购买。
4.2.3 采购员在采购过程中，需批量购进且须特别约定售后维保责任的物品，必须先行与供货方签订供货合同后，方可进行采购。
4.2.4 采购员采购物品后，按照《库房管理规范》及时交库管办理验收入库手续；库管员在2天内将出库单交采购员，采购员进行费用报销流程，费用报销流程不得超过5天。
4.3 物品采购时限
4.3.1 计划内物品采购
每月3日前采购员根据审批的《月度物品申购明细表》，进行物品分类统计与核算费用，及时与合格供方联系，确定需采购的物品，计划内物品采购要求在《月度物品申购明细表》审批后7日内完成；
4.3.2 零星物品的采购
零星物品采购，需使用部门填写《请购单》，按照采购审批程序进行操作，采购员需经多方（一般为2至3家供货商）询价对比，确认物品及价格符合要求后购买,并做好询价记录交行政主管审核，零星物品采购要求在使用部门填写的《请购单》审批后3日内完成。
4.3.3 急用物品采购
4.3.3.1急用物品采购指临时急修或抢修及突发事件等特殊情况下，需要采购物品，由应急人员立即告知行政主管或直接报总经理决定。
4.3.3.2 急用物品的采购，不限于公司采购员具体办理，可根据情况紧急程度，征得行财部同意或总经理批准由应急人员及时办理。
4.3.3.3 各部门急用物品就近到指定合格供方凭三联收据先拿货后结账， 经办人在合格供方处选购急用物品，要如实填写三联收据并留给合格供方一联，事情处理完毕，由经办人补办物品采购审批手续，公司采购员负责办理结账。
4.3.4 特殊物品采购
特殊物品采购，指需要发货、定货或需签订合同等物品；可根据实际情况，与申购部门协商，确定采购时限。

采购管理制度
编 号
MSWY-G44
版本/修订
A / 0
4.4 采购物品价格及质量
4.4.1 采购物品价格
采购过程中如出现供货价高于《合格供方名册》中物品价格时，采购人员应先书面说明物品价格变动原因，经公司批准后再采购；特殊情况下，先电话请示再后补书面说明；
4.4.2 采购物品质量
采购物品的质量，根据各部门具体使用反馈情况，由综合行财部进行市场调查及分析，确定采购物品质量的选择。
4.5 采购费用：
4.5.1 备用金：采购员按规定要求，填制《借款借据》经综合行财部经理审核及总经理核准后，到财务借支采购备用金，所借备用金金额原则上不得超过1万元。
4.5.2 报销：
采购员将购物的正式发票、《入库单》记账联、总经理核准的《月度物品申购明细表》或《请购单》加贴《费用报销单》，经财务主管、综合行财部经理审核，总经理核准后，办理报销。
4.5.3 采购员离职或岗位调动时，必须做好交接手续，结清购货款和财务借款（含备用金）。
4.6 物品采购的申报资料由综合行财部行政主管及财务长期保存。
4.7 物品采购的验收资料由库管员在月末汇总后，长期保存。
5 支持性文件
《物品验证规范》 MSWY-G40
《库房管理制度》 MSWY-G41
《采购控制程序》 MSWY-CX-704
《合格供方名册》及价格表 MSWY-JL-704-05

采购管理制度
编 号
MSWY-G44
版本/修订
A / 0

6 流程图
流程名称
采购管理流程
文件受控状态

文件管理部门

部门
综合行财部
总经理
相关制度/表单
填写《月度物品申购明细表》，部门经理审核
开始

《资金计划》、《合格供方名册》、《月度物品申购明细表》

综合行财部经理审核

批准

《资金计划》、《合格供方名册》、《月度物品申购明细表》

采购员

《月度物品申购明细表》

联系合格供方或市场询价进行采购

《物品验证规范》、《采购控制程序》、《合格供方名册》、《询价记录表》
结束

采购物品入库

《库房管理制度》、《入库单》

采购费用报销，财务主管、经理审核

批准

《入库单》、《费用报销单》、《请购单》、
《物品申购明细表》
相关说明

编制人员
张振宇
审核人员

审批人员

编制日期
2010年9月16日
审核日期

生效日期

采购管理制度
编 号
MSWY-G44
版本/修订
A / 0

7 相关记录
《物品申购明细表》 MSWY-JL-
《请购单》 MSWY-JL
《询价记录表》 MSWY-JL
《采购产品分类明细表》 MSWY-JL
《合格供方周期评价表》 MSWY-JL
《物资供方调查评价表》 MSWY-JL
《费用报销单》 制式表单

（修订/0） 物品申购明细表 MSWY-JL-
序号
物品名称
单位
规格
数量
单价
金额
所属部门
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18