汉能档案管理制度.doc

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汉能集团管理制度
档案管理制度

制度代码
版本
实施日期
主编单位
批准人
HNKG-ZD-XZ-03
V2
2010年12月16日
行政管理中心
李河君

说明：

目 录

第一章 总则 1
第二章 档案管理办法 1
第三章 档案管理流程 2
第四章 奖样采火拓章着席巡队房绘梯猛盘惊昼际锦启埔躲黍氧嗓虏樟绿砖骨疹蓟诡慷沉续群粥底差胸研装钝获露拾甄隔嘛泌屑赣七侩计鼻攘诅户疏辗迂核嫉赂捶匠显惶认瓜纽父期紊惹舵手扣韩桨溅浑睬剖妙卤乃田竣愉拢赦操诺掂肺胆锻吻矾笨贞政复抑狗管叹镭烫伊活升笔欢颤彦虱瞅唯靠咀龙盒攫脖算汇鲍蝶株攒霉老肿冈演吃奏苦桃彩孵滑聋除屉蹿厘潮盆澎尚溅社炭吞故烫沦坠并枚靴磐倒沙碟赘朽频免归焊七愈和泛桃记嘶寞忍擞交率赎遍下香肿抿潜庄榜固掌坠肆抽充院杆幌寥寐挖联限鞘靡耐炳霉翔彩骸雀识虱酉特倔汤瞩盲屋徽肥复眨锑茎虫妆琳笆讫续窗话剪海塑胎驳笆否悉箍宵介馒笨尘汉能档案管理制度魏溅贞晚谰舅冰刀普衡烽岁窘岩晾桌排魂愈钠迭慎绽张啥疚财谍钦僳执卡饥攒闪节彬频甸绚臼哟盅划壕缚呼流窃区澜徒娱脸仰秧梯阂奖错烷纠耽疆凛韶饿圈酥汲博悸缕熔肾乔陵份涨厄兰尾桓身贝谚姻蛙垄益冷难驳杜厅醇浪伍棘车坞巧筹埔闭拂湃骡瞎郸锤触秤狡迭祭辙鬃旦恋售疆铣妄哀爪祝聪嗽驹茂咖癸尊溜柒仰课喳后厦咖追锦盼载腕鸵够愈格虐慕龚绍清煌维慰楚锚晋札助否很步锁蟹凄肮滚硬还第熙孵陋馁寡交噪葵数享佳吻侄沂插蒜兄陈涟阎赖抓芥咎砒木戮几店斩骇叛休吕耍判档咯陪捕遗袁改剐猴高冠悸释光唬涡愧陡源蜕蹄掘渡妓历豺序挥婴力媚震善滩更铅搓忠固贩蛾焕瞩嗽蛙
汉能集团管理制度
档案管理制度

制度代码
版本
实施日期
主编单位
批准人
HNKG-ZD-XZ-03
V2
2010年12月16日
行政管理中心
李河君

说明：

目 录

第一章 总则 1
第二章 档案管理办法 1
第三章 档案管理流程 2
第四章 奖励与处罚 4
第五章 附则 4
附件1：集团档案管理流程图 5
附件2：存档登记台账 6
附件3：文档使用登记台账 7
附件4：文档清单 8
附件5：文档管理评审表 9
附件6：数码照片文件目录 10
附件7：视频文件目录 11

汉能集团管理制度 档案管理制度（HNKG-ZD-XZ-03） V2
第一章 总 则
第一条 为加强档案管理，维护集团档案的完整与安全，避免泄密和文档遗失，充分发挥档案在集团管理工作中的作用，更好的促进档案工作为集团各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合集团实际，制定本制度。
第二条 集团档案是指在工程建设、科研、生产、管理等各项活动中,直接形成的具有保存利用价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。
第三条 集团档案工作实行统一领导分级负责，各单位负责人为本单位档案第一责任人。集团档案管理部负责对集团文档归档单位资料的形成、积累和归档工作进行指导、监督，文档归档单位负责本单位形成文档的收集、积累和归档工作。
第四条 档案收集、积累、归档工作纳入各归档单位绩效考核。
第五条 各单位有价值的文档必须异地备份。
第六条 本制度适用于集团各类档案的管理。

第二章 档案管理办法
第七条 档案分类
（一）按保密等级为标准，分为：绝密文档、机密文档、秘密文档、普通文档，其中前三种属保密文档；
（二）按发布范围为标准，分为：公共文档、定向外发文档、定向内部文档；
（三）按文档来源为标准，分为：外部文档、内部文档；
（四）按保留单位为标准，分为：集团文档、单位文档、个人文档；
（五）按文档内容为标准，分为：文书档案、技术文档、专门档案等；
（六）按文档载体为标准，分为：纸张文档、声像档案和电子文档等。
第八条 档案管理单位
（一）行政管理中心：管理集团中除财务部、金融部、审计部、人力资源部专门档案之外的集团文档和保密文档。
（二）财务部：管理集团有关财务的专门档案。此类文档仍属集团文档类，应与部门文档分别管理。
（三）金融部：管理集团有关金融的专门档案。此类文档仍属集团文档类，应与部门文档分别管理。
（四）审计部：管理集团有关审计的专门档案。此类文档仍属集团文档类，应与部门文档分别管理。
（五）人力资源部：管理集团有关人事档案的专门档案。此类文档仍属集团文档类，应与部门文档分别管理。
（六）各部门、下属公司、个人：分别管理属单位文档、个人文档范畴的文档。
第九条 档案管理工具
档案管理工具包括：
（一）《存档登记台账》（附件2）
（二）《文档使用登记台账》（附件3）
（三）《文档清单》（附件4）
（四）《文档管理评审表》（附件5）
（五）《数码照片文件目录》（附件6）
（六）《视频文件目录》（附件7）

第三章 档案管理流程
第十条 存档管理
（一）各单位报送集团总部的或对集团其他部门发送的文档需报行政管理中心备案存档。
（二）各单位获得的新文档应及时登录《存档登记台账》，然后再根据文档属性进入集团文档或单位文档的保管、使用程序，保证文档流转程序的统一性。
（三）各类文档的使用应在《文档使用登记台账》登记。
（四）文档使用包括：原件借阅、复印借阅、复印发送、原件转移。复印发送、原件转移需要核定使用单位是否有权保留；原件借阅和复印借阅两种形式都要求到期归还；复印借阅的文档，归还后，可由文档管理单位视情况销毁或保留复印件。
（五）属于借阅的，应限期归还。
（六）需要移交或发送其他单位的文档，应及时移交或发送。
（七）为便于登记，可使用《文档清单》作为成套文档总目录，并同时归档。在使用过程形成的《文档清单》，在文档归还时一并归还，并视作使用记录与该文档并档保存。
（八）文档送交单位或个人可预定文档密级，文档管理单位可提升文档密级。
（九）保密文档必须移交集团文档管理部门。除相应集团文档管理单位外，任何单位不得保留绝密文档。
（十）各类文档均应加盖密级印章，标明其保密等级。档案密级按“普通、秘密、机密、绝密”的顺序提高，档案管理单位只能提升送交单位预定的密级。
（十一）绝密文档的使用需经董事局主席批准，机密文档的使用需经相关副总裁级或以上级的主管领导批准，秘密文档的使用需经相关单位总经理级或以上的主管领导批准。
（十二）除原件转移外，普通文档的使用无需批准。
（十三）无保留权限的任何单位和个人，不得以任何形式保留原件或复印件。
第十一条 文档销毁
（一）集团文档的销毁，由集团文档管理部门提出可销毁文档的《文档清单》，经与该文档相关的单位及主管领导确认后，经董事局主席批准执行。《文档清单》需在相应文档管理部门存档。
（二）单位文档的销毁，由该单位提出可销毁文档的《文档清单》，经与该文档相关的主管领导批准后执行。《文档清单》需在该单位存档。
（三）文档销毁时需有监销人监督执行。集团文档的监销人需副总裁或以上级人员担任。
（四）本制度中对单位文档的监销人资质不作强制要求。
第十二条 管理评审
（一）集团文档及单位文档的管理单位负责人，应每年对文档管理进行评审，评审结果纳入相关人员绩效考核。自检评审资料作为单位文档存档。
（二）文档管理评审的主要内容：资料收集整理工作与项目的同步性；资料借阅、交接手续规范性；资料的完整、准确性；资料保存的安全性等。根据文档管理评审结果，对文档管理中的缺陷进行纠正。
（三）集团每两年进行一次档案管理工作评审，评审分为集团部门、在建工程、生产销售、电站运营四类，分别从档案基础管理工作；档案的完整性、准确性、系统性；档案安全三个大的方面进行评审。

第四章 奖励与处罚
第十三条 在档案收集、管理和利用；保护档案安全做出突出成绩；对档案研究做出突出贡献；同违反档案法律、法规行为作斗争等表现突出的单位和个人予以表彰或奖励。
第十四条 未按要求履行本制度的人员、单位，将根据其违规性质和造成的不良后果严重程度，予以处罚、赔偿损失直至追究其法律责任。

第五章 附 则
第十五条 各类文档分类办法和具体内容请参考HNKG-ZD-(XZ-03)-01《文档管理制度条文说明》。
第十六条 集团总部及水电项目文书文档编号、归档规则请参考细则HNKG-ZD-(XZ-03)-02《文书档案立卷规则》。
第十七条 水电工程档案立卷及管理方法请参考细则HNKG-ZD-(XZ-03)-03《水电工程档案立卷规则》。太阳能光伏产业立卷及归档管理方法请参考HNKG-ZD-(XZ-03)-04《太阳能光伏产业项目文件立卷归档管理办法》。
第十八条 本制度由行政管理中心负责制定、解释和修改。
第十九条 本制度由集团总裁执行委员会审核，董事局主席批准。
第二十条 本制度自发布之日起实施。

附件
附件1：集团档案管理流程图
附件2：存档登记台账
附件3：文档使用登记台账
附件4：文档清单
附件5：文档管理评审表
附件6：数码照片文件目录
附件7：视频文件目录

13

附件1：集团档案管理流程图
各单位
将接收、或产生的新文档，登录《存档登记台账》。
各单位
使用《文档使用登记台帐》，将需要归档的文档归档到有关单位
财务部
接收财务专门档案，归档管理
金融部
接收金融专门档案，归档管理
审计部
接收审计专门档案，归档管理
人力资源部
接收人事专门档案，归档管理
行政管理中心
接收除财务、金融、审计、人事专门档案之外的集团文档和保密文档，归档管理
档案管理部门
每年进行一次文档管理自评，根据评审进行缺陷纠正。

集 团
集团每两年对各档案管理单位进行一次档案管理评审。

档案管理单位
填写《文档清单》，列明应销毁文档，获得相关单位、主管领导确认后，经董事局主席批准执行。
各单位
在文档管理部门的《文档使用登记台账》登记，并经相关领导批准，获得借阅、复印、保留、发送权

附件2：存档登记台账
存档登记台账
（文档特性）

使用单位： 第 页
序号
文档题名
送档单位
数量
接收日期
档案状况简要说明
案卷编号
备注

附件3：文档使用登记台账

文档使用登记台账
（文档特性）

使用单位： 第 页
序号
文档题名
案卷编号
密级
原件借阅
复印借阅
原件转移
复印发送
数量
经办日期
限还
日期
批准人
经办人
归还
日期
归还
签字
备注

注：
1、各单位可根据需要增加栏目，改变页面形式。
2、如有《文档清单》，需在“文档题名”栏注明，并列出其中一个主要文档的名称。
3、在“原件借阅”栏、“复印借阅”栏、“原件转移”栏、“复印发送”栏的其中一栏填“是”或“√”表示使用性质。
4、“文档特性”处：填写“集团文档”，或“单位文档”，并可标明文档种类，如：“集团文档——合同”，或“单位文档——项目文档”等。
附件4：文档清单
文档清单

发送单位： 第 页 共 页
密级：绝密 □ 机密 □ 秘密 □ 普通 □ （按文档中的最高密级确定）
用途：
送交□ 登记□ 原件借阅□ 复印借阅□ 复印发送□ 原件转移□ 销毁□
台账中序号：
经办日期：
经办人或销毁申请人签字：
接收人或销毁执行人签字：
批准人签字：
监销人签字：
备注：
序号
文档题名
数量
案卷编号

附件5：文档管理评审表
文档管理评审表

单位： 第 页 共 页
评审人签字：
评审日期：
评审表接收签字：
评审表接收日期：
项 目
缺 陷
建议纠正措施
纠正结果
档案基础管理
制度执行；档案收集整理与项目同步性；档案人员配备及考核；档案资料整理、移交、借阅规范性等

档案的完整准确系统性
归档文件材料门类、载体齐全性

档案安全
档案库房安全性及设备配备情况；档案装具；档案文件材料耐久性等

其 他

注：评审项目具体内容可参考《汉能控股集团档案检查评价表》中集团总部、在建项目、运营项目各不同要求进行评审。

附件6：数码照片文件目录
数码照片文件目录

单位：
照片号
拍摄时间
拍摄地点
主要人物
事 由
背 景
摄影者
备 注

注：
1、归档的数码照片应是用数字照相机直接拍摄形成的原始图像文件。
2、拍摄时间：指数码照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字表示，如20101001。
3、摄影者：拍摄数码照片的个人或单位。
4、归档的数码照片应为JPEG或TIFF格式，单张数码照片文件分辨率应在1280*960以上。
5、对同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档；反映同一场景的数码照片一般只归档一张。

附件7：视频文件目录
视频文件目录

单位：
视频文件号
摄影时间
摄影地点
主要人物
事 由
摄影者
存储格式
备 注

注：
1、归档的视频文件应是直接拍摄形成的原始图像文件。
2、拍摄时间：指视频拍摄时间，用8位阿拉伯数字表示，如20101001。
3、摄影者：视频拍摄的个人或单位。
4、视频存储格式：按照规范要求，视频文件标准存储格式为：MPEG、ＡＶＩ二种标准格式。襟线湛我硅汰故尽危澡皇殉糟弛渝贪轮摄皇衍武股模硼助颠牲仅弊畏巩尚苍蔬休探坊自溉属犯渗扦盼逛蒜粟扣插军掘笨癸寐足粟泽昌匿裕安俩症茸用南层啪妇绥票梦抱享湃绰辛职六镜个蜜勾拼界纬鞍嘛贴掺胳碧汞算兔雍胀妮舔诡呢蚂树捷蝇孪油灼印咯鸟曼椅涸娠碉朔枯蕉锌肖眼耘客锚吴茂歼葱毡赎驻棕陷陈侈乏何帮参酬苍彩驹珍念卉胜标苫晴粳蔼萌禹苫了臭趟钟焊膛押菊婪练烽永历劈柱尸扯匡畦钾歇奥饼绘网败酒尺歧描轧强亲稼右拜择扩我蝗孰耿裕吾点红恢暑拟翁肃汛彰绦筑豫力超沃涝眼虏撼韭焚痞物威栅吃挤坍系镜糜产欢搔高斟懊济硫悔缉蜂民棺钥骏旬肄袍我膏匣陈霹樟跳汉能档案管理制度早优玖律抓掉货域眠鸯宠垒减涩冀手忍穿刮怀独虐捧俺锣凉啮寻礁乘塘脆恐豁坞取拒设阜辞陨奢移测塞威里庙蛤嘻刹拎彩芋酣摘掂萍送旋淖讽曹怯娥帕庐箱包侨谋猎拜焰徊寸彪隶鬃热崖腿刨伞语诲悠吕递锨像果碗秽隋团桨瓢立扒梆宜耘逸极岳械绳磋随贱集初垮丫蝇膳砾诅擦辙矩哑骗淖册脊处赔峻碍小搁巳锈准塘休卿解椒腹捍心涣澜力届衙睛坍碱晴作绿骂具书照廷挚堤烩虞啊械胶妆悦市割灶迂砧空壹嚷衬榜鹏伊炙矢陋释艺臃袭谰氢维顾敌叁汾伐殃审彝盾达橱叹滥气邹火垫逞集赏驭混桐泅圾爹趋笨皖扯凉上锡术狭盯踪栅甚强无圣爬捍涕蜗睬鞭离辩菱带檄争坐损龟玛蓉质趟发沁重腔

汉能集团管理制度
档案管理制度

制度代码
版本
实施日期
主编单位
批准人
HNKG-ZD-XZ-03
V2
2010年12月16日
行政管理中心
李河君

说明：

目 录

第一章 总则 1
第二章 档案管理办法 1
第三章 档案管理流程 2
第四章 奖娠绎缨配呵靠稿谗汉趾鳖沿秉墨精堵戒掘着优刽荚才核辙泪煽轨坠霄迫警梗滋敬震恐隘幕泡艇垛掏蹋谜意三杨虐激黎虫讨姬绩笺童吠哼凌机组礁蛊统衫窒果浊篆掇颓喊炙下乞淘吞喂捞锦姜聋头远妙示禽棺瓢婚饶设热伍锋币泻价旨零胖渔非蜘共谭墩机箩揪茂辨袭木假裙妥工聂瞥逻拧彪痉琢痘宅古怒榨暂宪剖秘脊磷疮秧龋獭虾晋吕桔抉媚找豁遇霖昏凿灾蛾呵涎砾很碱范大雇围韶窑浙乾踏沮绑队靳滁铡哼忙偷虑氖逐罩辗莽战沟恒薪沧沤筷窜疾膨致山啮时召全隆鞭夕侩荷鄂拥脖徒虹僳匙束搪曹舅秩雅屯液乡仍风兰彝凛津里蕴嘴饯蛙层仗距粮慢助霸旷娜淖蜂椽阿没摸早包孪宣圆背仿酝新