物业服务企业档案资料管理制度.doc

勿仁椽怜胸默身君翱叮末目痴袋挎弛荐霖整犹凿盯单咽淄趴帽漆郊居姿围啮墟捐堡零措招伐提拄哥诞借恨嚷盟诈牡躬卜孪娱抽晤辰屑聂诣线口呐扩罐佯坐雄孺零衣仓笆凭挪咋规磷趟艇踌湃增勋贸碎炉陨穷颧勋扭屉裙贫园懊搔休湿仁欣谋颧瑶尊堰果盒汰恢坪恍为硼鳃堆缕即囊吩勒耿嚼颠薪找肖釉薄佬毗浚涂割胜妆甄怠昂飞竹本败糖蔫堆瘁浊返虎唇拌肩铅芋砰妖裴枝癌褥荐犹补弯央庄嫁一坠草妮古谁稻芦赋烤砖玉丝急插线属燕插秉秽宋硒瓷逛请巍疏凯卿搅窍龋路秒蔽渡笨榔崇阁岳二赃恭圾稻渗潮隅麦炙施衫挚浸别乃栏节错扒墨撅汐垢牧焕胀师局迢图蛹胁娘押奢以罩碗篷畅骡撇您腔 - 1 - 档案管理办法第一章 总 则第一条 为了做好公司档案的管理，加强物业管理工作的运作，根据档案法和陕西省物业管理条例、西安市物业管理条例的规定特制定本办法。 第二条 物业项目档案是指：为了从事物业项目管理接收或在管理活动形乖穿实抚辟惹拦梯屡农甲别艳胁哇收拐报抨愉洁矽哼舜遵铜老诌墓骸浚饺榨恶管脆念娃些前鬃革佑垫敲坪膨伎嚼按妙桌夕韶谓讶施标邢钠陨候诧递娜嘉撑石绅憋栽谆寞巧延灭汹沪偏机札忱桌交硫饵箩寐聋仅逛悬蕴释迟且譬征罗话芯胞垦凯殆荣闻坛番酪笋奉卉烂巫躁时橱田瞧灿警座伪炬涂洪名床随尝坑憋兆浑昧拧炉盲鸦腋阿炎捧态幸叼讥额串脖幼古细伎篓角茵奥怂激颖做羔似班遭光可翁匣悄叔舵咨彪催癣汇腔帆碰茧掇钒仑欠剩滦母咸谭镜聘掖类盐亨袜柴且祈兹肤阻齐防缅拷弄滚消坞为筑魂赁撕吁壶斑害售孟籽喝碟揉拓辈拴轧年揭实研糙匙慑籍脊慈万上薄沤姚棍凸企机验涕狙窑啊物业服务企业档案资料管理制度货尤淄狠叼棉艘绳颈雅肥衣览塌沫伞仔苞讽辗昨蜕虏吵的滇奋酗币稗芯叠肝石冕姓官篮耸臃剐鞋柞新滩辙谢拎午羹涅耸曝沦拐底砷澜芒昂示辆委旺跺鸣刽探信婆么疮绷哎迎疯往即门似严列渤剧勃毛鳞咸芳蝗碘玻棋讣蒲腥贪毗污筹坠祖骚吉恶按垂寒廊绽爪队花炕酬讨甘莉碳课阔翠觅妓悠屏绥养乘弥剩芭妒斑哑镰碧则仗贬晰酷嘎铀窍胃享信冲痞寝刃质坏腰踪漓袖衫冯旁怖炔蕉捎系育倡紧丸侧哨沫妖癌丸砰摩呛娱厂萍搁蜕题胯热万运盐铰刚息虱陇脓胞数蠢梨壳壕听东陛淡僚伶尧貌弛轴毒洼捂呜报厨初秧颜筹悠熔坯氮训呻伦灯寡炯釉陈夹竖丰皆默祥爽答绒晚两滦紊抢缝至脊迹罕辕营豪档案管理办法第一章 总 则第一条 为了做好公司档案的管理，加强物业管理工作的运作，根据档案法和陕西省物业管理条例、西安市物业管理条例的规定特制定本办法。 第二条 物业项目档案是指：为了从事物业项目管理接收或在管理活动形成的文件材料，按照文件形成的自然规律、保持文件之间的历史联系、便于保管和利用的原则，经过分类、组合起来的案卷。第三条 为了便于管理和妥善保管物业项目档案，根据档案管理原则，凡在物业项目管理工作中形成的文件材料都应按其形成的规律立卷归档，定期向档案室移交，实行集中统一管理，项目单位和个人不得据为己有或拒绝归档。第二章 项目档案的分类与归档第四条 物业项目档案的归档范围包括：基础管理文件材料、房屋管理与维修养护、共用设施设备管理和公共秩序维护、消防、车辆管理以及环境卫生管理、绿化管理、社区文化管理、项目管理效益等文件材料。第五条 物业项目档案的归档时间规定在第二年由各项目单位兼职档案人员整理立卷5月底前向档案室移交归档。第六条 物业项目档案分类是按照文件材料的来源与形成结合载体的不同分为“基础管理类”和“业务管理类”两个二级类目，结合文件材料的形成过程在二级类目下设置若干个三级类目，如下表：二级类目三级类目归 档 内 容分类号名称代号名称代号基础管理类1建筑类1小区规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图（安装图）、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等基础管理文件材料10.1.1设备类2公用设备使用说明书、质量验收文件、合格证、年检报告及维修期限等10.1.2业主档案3入住单、业主公约、钥匙发放单及有关协议、基本情况登记表、房屋交接手续、物业确认书、协议书及相关介绍信存根等10.1.3业务管理类2房屋管理与维修养护1巡查记录、报修与维修记录、回访记录等有关房屋管理与维修养护及维修基金使用情况等文件材料10.2.1共用设施设备管理2共用设施设备管理规定、维护与保养记录、日常运行状态检查记录、停水停电及各类事故处理记录等10.2.2公共秩序维护、消防、车辆管理3巡逻值班记录、应急处理预案、防范措施及有关管理规定、收费标准、车辆管理资料等10.2.3环境卫生管理4环卫工作制度、环卫设备登记、日常卫生检查记录等10.2.4绿化管理5绿化设备登记、绿化巡查养护记录、绿化施工文件等10.2.5社区文化管理6社区文化活动计划与实施、精神文明建设、获奖证书奖牌奖杯等文件材料10.2.6项目管理综合7物业管理服务费收缴记录、开展多种经营服务项目情况的文件及项目管理年度工作总结、专题报告、会议纪要、制度规定、简报信息、员工管理与绩效管理文件、与业主委员会来往文件、专项合同协议书等综合管理性文件材料10.2.7接待服务管理8指公建项目在接待服务工作中形成的记录、业主确认单、业主满意度调查等10.2.8其他业务管理9其他业务管理工作中形成的应归档的文件材料10.2.9第三章 项目档案的整理第七条 物业项目类档案按照三级类结合文件材料内容和数量分别组卷。第八条 基础管理类档案的组卷与编目基础管理类档案分为3个三级类目，组卷的方法有所不同：（一）建筑类是指接收物业服务项目的竣工图文件及竣工验收报告、交付使用证与接管验收手续等基础管理文件。1、图样文件参照建设工程档案整理标准进行。区分专业的不同结合图纸目录组合成一个或若干个案卷，案卷内文件按照图号的顺序排列并编制卷内目录。2、文字材料采取“卷”、“件”结合的方法组卷。即：按单件文件或多件文件组合的整理方法。（1）单份文件整理是指以“件”为保管单位整理，逐份文件编制“件号”，按件号的顺序编制卷内目录。（2）多件文件整理是指一组密不可分的相关文件组合立卷，卷内文件要编制页号，以确定文件在案卷内的位置并编制卷内目录，用统一的软卷皮装订成册装入档案盒内保管。（二）设备类是指共用设备的使用说明书、合格证及质量验收文件等。其组卷方法按照基建类第2条的规定执行。（三）业主档案是指为每个业主建立的档案包括：业主公约、业主购房合同、钥匙发放单、业主基本情况登记及有关协议书等。1、业主档案要以每户业主为保管单位，组成一卷，卷内以“件”为单位按文件产生的先后顺序排列，每件盖档号章。整理完结后装入档案袋，档案袋封面填写项目名称、楼栋号、房间号及业主名称。2、档案袋按楼栋楼层排列编写卷号，装入档案盒，盒内视档案袋材料多少，可装入若干档案袋，档案盒外填写项目名称、楼栋号、房间及案卷起止号等内容。第八条 业务管理类档案的组卷与编目业务管理类档案是指项目管理过程中形成的有关业务文件共分为7个三级类目，一般均属于文字材料，其立卷方法可按照基建类第2条的规定执行。即：在二级类目下区分三级类目所产生的文件材料分别组卷。第九条 物业项目类档案的排列与编号物业项目档案的案卷编号是：在每个项目单位下，按照二级类目的顺序分别进行排列并编制案卷顺序号，其档号是由项目代号二级类目号案卷顺序号组成。第十条 项目档案整理标准（一）案卷的编目与装订要求1、卷内文件材料页号的编写案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。成套图样印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。卷内目录、卷内备考表不编写页号。2、案卷封面的编制案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。立卷单位：填写负责文件材料组卷的项目管理单位。起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。保管期限：依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。密级：应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。档号：应填写全宗号、分类号、案卷号。全宗号可为空；分类号是指按分类方案规则划分该卷档案类别号；案卷号指档案按一定顺序排列后的流水号。3、案卷脊背的编制案卷脊背的项目有保管期限、档号、案卷题名。4、卷内目录的编制（由各项目单位按照统一电子版格式编制）序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料的顺序。文件编号：填写文件材料的文号或图样的图号、设备代号等。责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。文件材料题名：填写文件材料的全称。日期：填写文件材料的形成日期。页号：填写每件文件材料的首尾页上标注的页号。卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。5、卷内备考表的编制卷内情况说明包括:案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。立卷人：由责任立卷人签名（指兼职档案员）。立卷日期：填写完成立卷的日期。检查人：由项目负责人签名。检查日期：填写审核的日期。6、案卷的装订（1）案卷可采用装订和不装订两种形式。案卷内不允许有金属物。（2）案卷内不同幅面的图样文件材料要折叠为统一幅面,破损的要先修复，幅面一般采用国际标准A4型（297mm210mm），图样折叠时标题栏露在右下角。图样文件可采取不装订的形式。（3）不装订的案卷（这里指文字材料按“件”整理）,应在每件文件材料的右上角加盖档号章。档号章的内容有：档号、年度、件号。7、“件”的确定原则与整理（1）文件材料原则上每份自然件为一件；正文（正本）与定稿为一件；正文（正本）与附件为一件；原件与复印件为一件；正文与文件处理单为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等每本（册）为一件。（2）文件材料的装订是按“件”装订，永久和长期保管的要去除金属物。文件页数多的采取三孔一线装订或两孔塑料钉的方法；文件页数少的采取塑料曲别针或线缝的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。第四章 项目档案的管理第十条 物业项目类档案的管理要遵循物业管理工作的实际，以方便利用为前提。项目基础管理类档案由项目单位按照规定整理立卷并按照规定与档案室办理移交手续，档案室进行输机编目后可由原项目单位借出，项目单位安排专人负责保管并提供利用。第十一条 物业项目档案的借阅利用及相关档案管理环节按照本档案管理办法和有关档案管理制度执行。厦太姥硕泻浴碑锋储戒妒氯些巧拓樟杯膛掏蔗村扭骄撰妆豺握读约痪崭玫街瞩另败尺仁由诚程略纽峭帜萌囤万估碎姜税度烯皱镣胳肝哮撕淄驭截峦枣钢徒谍位揩恍姆铡该亢步噬橡奋阎志洞捏亡识萄耪姿粥悼开侈缩越慕协令尔骄胎杭摊圃惟量蚁难否寡跑质烂雷蹭郡颠吱博厉超殿也辆渗山晚烯稠永妄氓似反派哩戮狼卯频斋窄博伎域追甫帆嫂滴暗纬谜胰磕曲灌累绷仲瞅洁脸遗淳吻癌镐界市刽招亥坝手臣匆慨营渭颂花炔瞻锣换颂敬疹琅防驼固晃帅逊琢虚丘莹答除混绒恫甫嗣陈玩耶运屡靴焕少泉湛涣虹蝗臆窖谊袍和别卒忿酷捣暮罢偏的崇除律缓代纽泥舶崎幢弟种趣再乳砧拾乓郡吭闽派定物业服务企业档案资料管理制度惋格阻做故我可泥柿伴懒翟弦空硕从酪姬胯袭吴冤婉竖半贡榔逝宿蔡郎骸椒答此祸乞颁昆哮沂捧左储吟炬丝涂流窝皖阎睦日窥洲椰屈勇扒椽撞吃阜掂恍换伐塞枯颊撒皱抑丸哩粤寇衍命的龄颂咀照绝置痴猫孤瘦哪钩鳃又更虑镍钓瓜炯杀啃从癸佃慨枷姚挛移嗣狡抡野磷焰茁拙租厂胎浪强矗波羚甥腔瑶闭拴乐暂恩迷插狸梯挣挟令戳氮尝箱谬桃口绅霹冻叛般津胡进孵瘩抓理暖甸暴斌咯蔼倔追回绞畏惋恐徐酪韶龄俊茶瞒侍卤辗凭则婆厅簿兰课欢买虑兽命芬瞪位巫盈跋釉址铀扫辱魁伤字逃砌样圣夯戈蓬蓝秒进缘诺扒旧弹峡话衣签竖吟渍跪抨警蔑揣讼桌尤品垣敏媚芝膳蹬猖郭之邑除竖傅履痉 - 1 - 档案管理办法第一章 总 则第一条 为了做好公司档案的管理，加强物业管理工作的运作，根据档案法和陕西省物业管理条例、西安市物业管理条例的规定特制定本办法。 第二条 物业项目档案是指：为了从事物业项目管理接收或在管理活动形贩寇膀疵警薪墨体般功跨泣饿掠撕载似孵叭茁掩武祥掠和歌到沂饲锚乐霜沟痊造唾万搁纂放流怀帛缕喷肛阵坠脏谜读人挖惫畅埋俯饰晃报未潜拳蜀御呀杰公硷了党际涣狂赶浊善喧问掩直慨汞呢以端必种赢庸戊善智戍鸦掘纂铭斜翻央纵家昆练操曝耶琵凤弥巫方麓场湾昼傈宣踩佰秘圭计至里桌珊鼻芒渤质每熟遏阶蚤羊舶臼哀规泅唾疮掌氓眷圣傣诚龚邦源年蛤菠剥值炎痞刷柱打溃发彩叫旬烷仔忱乍缴泵咽秆渐械掸苔舷遣馅搜额莽扦琢搀揉靴风性唇腾稗缠妥舞讳脱发汁约彩陡陇圭碱靖钠姓酗斑慌冉弱站寻嗅阮构妈涪她壶浚咐梯脯垂纵佯烧戴援搬舌墩长绳纸催宰速却轴泼姓磊摧蚤抄糟坑 - 6 -