浅谈编写职业健康安全管理体系文件.doc

浅谈编写职业健康安全管理体系文件应注意的几个问题晋城煤业集团寺河矿 马海霞 赵军利摘要：本文根据晋城煤业集团寺河矿井建立职业健康安全管理体系及运行的情况分析，找出存在的问题，针对存在的问题，总结出在编写职业健康安全管理体系文件时应注意的问题：一要注重资料的收集与分析，二注重编写文件的可操作性，三记录编写要规范。关键词： 编写 文件 职业健康 安全1寺河矿井职业健康安全管理体系建立过程晋城煤业集团寺河矿井是一个新建的现代化大型矿井，在晋城煤业集团首次采用无轨胶轮车运输，采用一次采全厚的采煤方法，是晋城煤业集团第一个高瓦斯矿井。面对新设备、新工艺、新条件给寺河矿井安全管理带来的新问题，为了进一步加强安全管理，提高安全管理水平，寺河矿井2001年纳入晋煤集团公司职业健康安全管理体系(occupational health and safety management system 简称OHSMS) 范围。2001年5月份抽调人员进行了OHSMS培训， 9月份根据职业安全卫生管理体系试行标准、晋城煤业集团一体化管理手册开始组织编写OHSMS文件。首先组织各部门人员进行危害辨识，危险评价；其次对寺河矿的组织机构现状，各部门职责和权限，现有各种管理制度和作业程序以书面上报的形式进行收集，再次根据体系标准的要求按其要素对资料进行整理，编制了寺河矿OHSMS工作手册，十月份进行了发布，开始了体系试运行。2寺河矿井OHSMS运行情况寺河矿井OHSMS建立后，要求各部门按体系要求进行管理，在实际运行中发现体系运行并未按预期提高安全管理水平，体系没有有效运行，安全管理基本上仍处于原有水平，主要表现在以下四方面。(1) 原来管理比较好的方面如规程管理、监测检查，在体系运行中表现为运行控制比较好。(2) 原来管理上存在的问题、漏洞，在体系运行中仍然出现，如工作接口混乱，职责不清，工作不协调。(3) 体系运行中一些文件缺乏操作性，尤其是新建文件和对原有文件进行改进的，缺乏实际指导作用。如在管理方案制定中缺乏具体的操作方法，在文件控制管理中文件评审缺乏有效的评审办法。(4) 在体系运行中记录不规范。在体系中各部门根据体系文件自行确定本部门的记录种类，自行编制记录表格。3 寺河矿井OHSMS中存在的问题及原因根据OHSMS运行情况分析，发现主要存在三方面问题：一是体系文件编制不详细，指导性差；二是文件接口不衔接，工作不协调；三是记录不规范。研究OHSMS建立过程，分析其运行情况，体系运行中存在的问题根源是文件编制工作不到位。(1) 编制体系文件时资料收集不全面。在建立体系文件时，收集资料方法单一，只是通过征集各部门职责、分工、管理制度。(2) 缺乏对资料的分析、整理，没有发现原来管理中存在的问题和漏洞。(3) 编制文件时缺乏对资料的分析，缺乏对存在问题、漏洞进行深入实际的调查研究，没有对存在的问题提出切实的解决方法。目前一方面寺河矿井投产后，机构、职责发生了很大变化，另一方面国家标准化委员会于2001年12月新出版了GB/T职业健康安全管理体系 规范，需要对原来建立的OHSMS进行换版，针对寺河矿井OHSMS运行中存在的问题，在换版工作中应着重解决文件编写问题。4. 编制OHSMS文件应注意的问题4.1 要注重文件编写前资料的收集与分析 资料收集主要指收集体系运行中各种文件，资料分析是指对文件在体系运行中的情况进行分析，评价出文件的有效性，提出需增加、改进、调整或作废的建议。在收集资料和分析时要做到：(1) 在资料收集时要编制收集计划和收集步聚。事先要明确要收集的资料的类型、内容，编制收集计划，按步聚一步一步进行，保证资料收集的完整。(2) 收集资料时，要注意多种方法相结合。对不同的内容用采用合适的方法收集，在收集部门职责、权限、工作接口问题时一方面通过部门上报另一方面采用召开有关部门领导开座谈会的形式进行收集，使职责权限工作接口明确，在进行标准、制度、规定的收集上除了部门上报外，要深入基层，对制度、标准、规定的执行情况进行了解。保证收集到的资料真实可靠。 (3) 在资料分析时，要组织各部门专业人员对照现有运行状况，对在运行中存在的问题、管理漏洞进行初步分析，找出问题的根源，对问题的整改提出初步建议。要按照分析结果，对需要增加、保留、修改、删除的文件、制度、标准进行清理，对其分类整理，给文件编写提供资料。4.2编写文件时要注重文件的可操作性寺河矿井OHSMS体系运行不良好的一个主要方面是文件缺乏操作性，因此在文件编制或文件修改时要注重文件的可操作性，具体可从以下三方面做起：(1) 要制定程序文件明细表。根据收集到资料和分析的结果，对需要改造和完善的文件、制度，及需要新编的制度、标准，按要素进行层次设计，制定详细的程序文件目录，为文件编制的有序进行和处理文件接口问题做好准备工作。(2) 在编制文件时充分好做基础工作。一方面要注重调查研究，要根据文件运行中存在的问题，对文件使用部门进行广泛的意见征集，并组织专业人员进一步分析研究，找出问题存在的根源，提出切实的解决办法，并对改进后可能会存在的问题进行补充，尽量使制度、标准接近实际现状，利于操作。另一方面要解决好文件接口衔接问题。针对体系运行中存在的接口衔接问题，要组织各有关部门，就存在工作接口问题进行协调，如在记录报送问题上要调整好上下部门的传送时间，要按照各部门对记录要求的时间点进行分析，按照便于工作的原则，调整好基层部门记录的报送时间。如果由此会影响到其他部门的工作，则需要再组织与此相关部门进行协调，直至问题解决。使记录在各部门报送上能有效衔接。尤其在管理方案制订上不但要考虑方案的正确性、可操作性，更要解决好各部门工作接口问题。(3) 在体系文件编制、修改过程中要注重职工参与。文件的编制主要是利于操作，其实施要依靠职工，在文件的编制过程中，让职工参与，充分吸收广大职工在长期实践活动中所形成的宝贵经验和实践知识，对完善文件，改进管理，有更重要的作用。同时通过职工参与，使上下沟通、形成共识，自觉按体系文件要求进行操作，有利于体系的实施运行。4.3 注意体系记录的统一规范记录是为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件，是重要的信息资料，为采取预防措施和纠正措施提供依据，因此在OHSMS中，要对记录进行统一规范。首先在编制文件时，要制订与各文件相适应的记录表格，对表格的标记、编目、表式、表名内容统一规划。其次要对所有的记录表格组织有关部门进行校审，校审时要从体系的整体性出发，重点注意各表格间的内在联系和协调性、表格的统一性和内容的完整性。最后要将所有的表格统一编号，汇编成册发布执行。以保证记录的完整、统一，便于及时、准确、完整地反映体系运行情况，便于及时发现问题，改进问题，从而使体系不断完善，最终实现安全目标的持续改进。作者简介：马海霞(1969)-女，山西芮城人，经济师，1993年毕业于中国煤炭经济学院，现在寺河矿计划科从事统计及企业管理工作。参考文献：1、 唐云岐，职业安全卫生管理体系指南，中国劳动社会保障出版社，北京，2000年10月2、 陈元桥，职业健康安全管理体系规范理解与实施，中国标准出版社，北京，2001年12月 王立新，“结合企业实际贯彻ISO9000标准”，现场管理，2002年第2期2010年读书节活动方案一、 活动目的：书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！ 二、活动目标： 1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。 2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。 3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。 三、活动实施的计划 1、 做好读书登记簿 （1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。 （2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。 （3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。 2、 举办读书展览： 各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。 3、 出读书小报： 3、