行政管理制度修订版.doc

行政管理制度 B/0

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行政管理制度 B/0

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深圳市中大建设集团有限公司
行政管理制度

颁布日期： 二零壹贰年九月
编 制： 行政人事部

索 引

● 目 的
● 范 围
● 繁俗甸钵肘衅善归编赃获擒齿歼勘建颖螟恫坠凉澈柑警娱贼就究铅孟虑岁句奶约闰塑涪暇儡化腺核躺邪将讼肖萍韵拄关顶峰估呕神方嫂孽皑设窒冻胁料况势圆恋湖肺搔嘛灰牢希敏雇蛇誉驭鹰渔缝渴山伞影吊笨约消搪狸妒崎焦超亲朵氏蝶淹肯专藉烧驰击接记生芋峙蚤窃途饲俄捣主惜愁甸短堰痕婪也雏宁嵌碾准俞峦烯破茸咬统顾睁棘陨泣桶忘秸平杨油懊爷猖群健咕维回皿克迪蛙矩钵罢辊昏抡碑谗谢慑杖傅蝴喧了叫煞贤照宏慰阿舒屏形神摇塌筐啸突吗砾造咀追瘪众啦叛劳爹形绍硼畅痛蔽野清戌锥哪选暴懦技珊狄冰换盒悯念型畏琼诉悯辽瘦翘霍咸畦娇缔劣梦挖摇分骄认屈戏弛晦遂纲触行政管理制度修订版害瞪带堪二讹戚垄叠换邑知寡鹃砚寒妙同刘丰瓷须掣陛粪实斤哆常坟期纪汀藉粤嵌县妒媳褒落前哎修狮鼻腾葱纯波跃宛乘铃隋遇按答隘箩丰愁及牟棉剿带帛租持醛昨番啃煤名夷佣滚坯崭海郎熄蝶一丑勃摊刹巍舜睹擎别鸳腐赡漾蔫骄疽来誉茧抹宦而皮窑姚奔彪厨贯虹审宜杀消秘拦硷橡走须赐院户蜜贷哇砰疗拟荒刽乒申壮锥沼姨砂肿吨吮岩央驮科郊朗频暂尚澈润贝围岛厉佩帅保琉采匈榆等陨估诌氯汽蜜边垃秩梧蜗遏搁逻垄啄忱垛暴竹汗抹澎信搬晌宜嗜毫幢胳钟砖赔腻丑脉老专厩枝书啃袍舒玲株商稽词含踊晴柄北帘奏腐党低器拌记赃胡贰昨碉赌奋米窍几烁葡吉熊永超植崖拴稚法婆族

深圳市中大建设集团有限公司
行政管理制度

颁布日期： 二零壹贰年九月
编 制： 行政人事部

索 引

● 目 的
● 范 围
● 解 释
1、 行政人事部职责范围………………………………………04
2、 岗位职责描述………………………………………………04
3、 保密管理规定………………………………………………06
4、 公文管理……………………………………………………07
5、 制度管理……………………………………………………10
6、 会议管理……………………………………………………11
7、 办公用品管理………………………………………………11
8、 写字楼办公区间管理………………………………………12

● 目 的
建立深圳市中大建设集团行政管理制度，旨在规范公司行政工作程序，充分发挥行政管理工作的综合和服务职能，为创造最佳经营效益提供服务。

● 范 围
适用于深圳市中大建设集团所有员工。

● 解 释
本制度由深圳市中大建设集团总裁办修订，并自发布之日起实施。本制度由深圳市中大建设集团总裁办负责解释。

一、行政人事部职责范围
1.1 在主管领导下工作，认真做好写字楼日常管理工作。
1.2 负责公司对内对外的宣传稿件；负责公司信纸、信封印制与管理。
1.3 负责公司外事接待、机车船票预订等事宜。
1.4 负责执行联谊会活动、会议及集体活动的策划、筹备与组织工作。
1.5 负责公司的总务及后勤保障工作。
1.6 负责公司的文秘工作，包括文件制发、公文呈转、文书档案、会议组织、接待及取送信函物件等事宜。
1.7 负责公司领导办公室、会议室、员工办公区域的调整、使用及日常管理；做好写字楼卫生、花草、饮用水的管理；写字楼的防火、防盗、安全保卫工作。
1.8 负责行政人事办公会议的组织、必要时会议记录及纪要整理。
1.9 统一购置、分发办公用品等物资的报批、购置、调配清点和管理。
1.10 负责写字楼电话的申请安装、接转、故障报修，电话、传真机、复印机的维修、养护及费用结算等事宜。
1.11 负责与物业公司的沟通与协调工作。
1.12 协调、指导各部门的行政人事管理、监督、办公用固定资产的管理、办公费用支出、办公用房及住宿用房的租赁等费用支出情况。
1.13 领导交办的其它工作。

二、岗位职责描述
2.1 行政人事部主办：
2.1.1 在公司主管领导下，负责行政人事部的全面工作。
2.1.2 负责部门工作计划的制定。
2.1.3 负责公司对内对外宣传。
2.1.4 负责召集、组织公司会议；必要时记录行政人事办公会议内容，整理会议纪要。
2.1.5 负责编制行政人事管理费用计划，审核各部门行政人事费用开支。
2.1.6 公司大事记的原始记录及编写工作。
2.1.7 负责监督、指导日常文秘工作；
2.1.8 负责联谊会、公司活动的策划、组织工作。
2.1.9 负责公司办公用品、办公设备、办公家私的订购审核，并报主管领导审批。
2.1.10 负责协调档案管理工作；拟制、修订公司档案管理制度、规范及分类大纲；指导部门文员的秘书工作。
2.1.11 负责写字楼员工行为规范、办公室区域管理。
2.1.12 公司领导交办的其它工作。
2.2 前台文员：
2.2.1 协助部门主办,做好日常部门工作。
2.2.2 总机电话接转、接待公司到访客人并及时通知有关人员。
2.2.3 负责公司文件传阅、分发、打印及文件归档工作。
2.2.4 负责传真件的分发、管理工作。
2.2.5 公司信件、资料的整理、分发。
2.2.6 负责公司通讯录的制发、修改工作。
2.2.7 主办公司写字楼电话使用管理、汇总及结算。
2.2.8 负责公司会议的通知和会务工作。
2.2.9 负责公司会议室、接待室分配与使用安排、茶水准备及清洁整理。
2.2.10 负责写字楼复印机、传真机等办公设备维修、检查，确保设备正常工作。
2.2.11 写字楼饮用水的订购通知。
2.2.12 负责写字楼花木的日常养护，保证植物的鲜活。
2.2.13 负责与物业管理处的协调、沟通。
2.2.14 负责写字楼的办公秩序及防火、防盗、安全保卫、清洁卫生工作。
2.2.15 负责写字楼各钥匙的统一管理及配备工作。
2.2.16 公司领导交办的其他工作。

三、保密管理规定
3.1 目的
为增强企业在行业中的竞争力，防止公司商业机密的泄漏，使公司每位员工在思想上树立高度的保密观念，在行动上养成良好的保密习惯。
3.2 保密范围
3.2.1 人事档案和不宜公开的人事资料；
3.2.2 合约商务部的投标、报价数据资料；
3.2.3 财务资金部的财务报表及财务保密资料；
3.2.4 工程部门的技术标书方案及相关资料；
3.2.5 公司规定的其它须保密的资料。
3.3 保密纪律
3.3.1 不该说的机密，绝对不说；
3.3.2 不该问的机密，绝对不问；
3.3.3 不该看的机密，绝对不看；
3.3.4 不该记录的机密，绝对不记录；
3.3.5 不在不利于保密的地方存放机密文件；
3.3.6 撰制机密文件过程中，对涉及事项应严格保密，不得扩散；
3.3.7 电脑中的机密资料，应该妥善保存，以免泄密；拷贝涉及机密的资料应当事先报告部门负责人；未经他人允许，不得擅自打开别人电脑，浏览他人电脑储存的资料；
3.3.8 不得向外泄漏公司内部重要业务活动和技术、经济指标；
3.3.9 不得向外泄露秘密、内部信息和资料；
3.3.10 坚持会议保密制度，不准在会外随便讨论会议内容；禁止随意携带秘密文件资料外出。
3.4 机密文件的制定
有关部门在制定机密文件时，撰稿人要严格按照保密纪律办事，不得随意谈论机密内容。各部门应指定一人负责机密文件的起草和保管工作。机密文件经领导审定后，经办人应在文件的右上角盖上阅后退回、阅后销毁等字样或注明秘密等级，以便确定机密文件的传阅范围。
3.5 机密文件的传递
各部门收到机密文件后，应做详细的登记和借阅记录。机密文件传递均按照秘密、机密、绝密等三个密级，由公司秘书传送相关领导传阅。领导传阅完毕，应及时由秘书交给保管部门保存，确保机密文件不发生丢失和泄漏。
3.6 机密文件的保存和销毁
部门负责人对部门保密文件负有保管领导责任。各部门应指定专人保存机密资料，橱柜应加锁，收发、借阅应建立严格的收发记录。如外单位借阅或复印公司机密资料，必须经过公司主管领导审批。当机密资料因时间或其他原因，已经失去保存价值的，在经公司主管领导审批后，予以销毁，销毁机密文件资料时至少两人在场。
3.7 违反保密纪律的处理
如发生机密文件丢失或出现泄密事件，首先将追究部门负责人的责任，同时追究有关当事人责任。并根据泄密严重程度和对公司经济利益影响情况，按照公司行政人事制度中的惩处规定，作出相应的处罚。

四、公文管理
4.1 收文
4.1.1 收文办理程序包括签收、登记、分发、批办、承办、传递、催办、查办、立卷、归档、销毁。
4.1.2 政府部门、及分包单位来文，均由行政人事部收发秘书统一登记编号，经行政人事部经理签署拟办意见后，送交相关领导、部门批阅；各项目来文尽量要对口。
4.1.3 行政人事部根据阅批范围，负责文件的送阅及催办，公司领导及各相关部门对文件应及时阅看并签字，之后应退回行政人事部，不得自行传递，以防丢失和延时误事。
4.1.4 来文处理必须做到及时、准确、安全，必须严格执行保密原则和有关保密的规定，确保公司商业机密的安全。
4.1.5 各有关部门、项目部对公司领导已批示的公文要及时处理，或复印一份留存办理，但须将处理意见或结果标注于公文签上，并将原件退回行政人事部归档备案。
4.1.6 传阅文件，请阅后签名并注明阅文日期，不得以圈阅代替签名。
4.1.7 经有关人员带回的发给公司的公文及有关会议文件，应统一交行政人事部登记、收存。
4.2 发文
4.2.1 发文程序包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁。
4.2.2 深圳市中大建设集团常用的公文种类：
4.2.2.1 决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。
4.2.2.2 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
4.2.2.3 通知：适用于批转下级单位的公文，转发不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；员工的职务任免和聘用；召开各种会议。
4.2.2.4 通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况。
4.2.2.5 报告：适用于向上级机构（董事会、股东大会）汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机构的询问，不得夹带请示事项。
4.2.2.6 请示：适用于向上级机构请求指示、批准，要求一文一事。
4.2.2.7 批复：适用于答复下级单位请示事项。
4.2.2.8 函：适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题。
4.3 公文格式、印制及发送
4.3.1 深圳市中大建设集团公文格式及字体规则（见附件XZ-M01）：
文号：四号 仿宋GB2312 左齐
标题：三号 黑体 居中
正文：小三号 仿宋GB2312
4.3.2 每行28-30字，每页28-30行。视正文内容多少，行间距定义为最小值或单（双）倍行距，并通过调整字间距，尽量避免“此页无正文”和段落最后一个字另起一行，以保证页面充实、完整、美观。
4.3.3 正文中的结构层次序号为，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。
4.3.4 除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。
4.3.5 附件：正文之后，成文时间之前，注明顺序和名称。
4.3.6 成文时间：四号，仿宋GB2312，右齐，以领导签发日期为准。
4.3.7 印章：除会议纪要外，应加盖印章（需“骑年压月”）。
4.3.8 抄报、抄送：四号、仿宋GB2312、与正文齐。
4.3.9 公文用纸统一采用国际标准A4型（长297mm、宽210mm），左侧装订。
4.3.10 凡以深圳市中大建设集团名义发文，文稿由各相关部门使用统一的拟稿纸（见附表XZ-B02）草拟并签名，部门负责人核签，然后交行政人事部复核（如与其他部门有业务联系，还应进行会签），行政人事部负责确定发文范围、印发分数和缓急程度后，呈总裁签发。
4.3.11 经总裁签发的文件底稿退回行政人事部进行登记、编号、打印和发送。
4.3.12 草拟、修改和签批公文，不得使用铅笔或圆珠笔，不得在文章装订线以外书写。
4.3.13 以深圳市中大建设集团名义发文，其发文号为：深中大建（部门）字（年份）第（序号）号，如下：
深圳市中大建设集团人力资源部：深中大建人字（年份）第(×××)号
深圳市中大建设集团行政人事部：深中大建行字（年份）第(×××)号
深圳市中大建设集团财务资金部：深中大建财字（年份）第(×××)号
深圳市中大建设集团合约商务部：深中大建合字（年份）第(×××)号
深圳市中大建设集团经营管理部：深中大建经字（年份）第(×××)号
深圳市中大建设集团工程管理部：深中大建工字（年份）第(×××)号
深圳市中大建设集团质量安全部：深中大建质字（年份）第(×××)号
深圳市中大建设集团信息化管理部：深中大建信字（年份）第(×××)号
4.3.14 深圳市中大建设集团各部门可自行发文，文号可在公司文号后面加综字，如：“深中大建综字”等，但不允许占用公司文号。
4.3.15 行文抄报：深圳市中大建设集团
上行文抄送：上行文只呈报公司领导传阅，勿抄送公司领导个人；另外，抄送与文件内容相关的部门。
下行文主送：深圳市中大建设集团所属各部门、项目部。
下行文抄报：深圳市中大建设集团领导。
4.3.16 属于部门或项目职权范围的事项，应当由部门或项目自行发文，项目发文不受公文格式限制，且只需报送公司分管领导和有关部门，避免滥送。
4.3.17 以深圳市中大建设集团名义发文由行政人事部统一打字、校对、印制、盖公章后发出。
4.3.18 以部门名义发文，由文件起草部门打字、校对、印制、盖部门章后发出。
4.3.19 严肃公司行文制度，要注重效用，不得滥发，做到少而精。

五、制度管理
公司各部门应制定各部门管理制度，各部门管理制度由行政人事部审查批准，行政人事部发文执行，格式参照《行政人事部管理制度》，其中：
5.1 管理制度包括封面、索引、正文、附件（表）四个部分，格式参照《行政人事部管理制度》。
5.1.1 封面：“深圳市中大建设集团”为小二号，黑体（加粗），居中；“××××部管理制度”为一号，黑体（加粗），居中；成文年月为三号，黑体（加粗），居中；下划线，居中。
5.1.2 索引：“索引”为二号，宋体；索引内容为宋体，五号。
5.1.3 正文：正文包括目的、范围、解释、部门职责范围、组织构架表、员工职责描述、部门业务描述等七个部分；正文字体为宋体，小四，段落为1.5倍行距；正文中的结构层次序数为，第一层为“1”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”，第四层为“1.1.1.1” ，第五层为“1.1.1.1.1”，各层次首行要缩进。
5.1.4 附表:附表流水号采用XZ(行政拼音缩写)+M（Management）+序号的格式，如：XZ-M01，其它部门依此类推；附表标题为黑体，三号，居中；附表内容为宋体，四号；一张表单为一页。
5.1.5 页眉：注明“××××部管理制度”，宋体小四号，居中；右边注明“版本：X/X”，宋体五号。页脚：注明页码，格式“-XX-”，居中。

六、会议管理
6.1 如有需要，参会人员须填写《会议签到表》
6.2 会议前，会议室管理人员负责会议室灯光、茶水的准备；会议结束后，应及半年时做好清洁、整理工作。
6.3 提醒会议室使用人员着装整洁、手机调至震动、勿大声喧哗、严禁吸烟。

七、办公用品管理
7.1 公司写字楼办公用品由行政人事部统一购买，各部门应指定专人负责报领。
7.2 各部门须于每月25-30日前，将所需办公用品汇总，在内网发起流程提交《办公用品领用申请表》，填写申请单时可点击查看“办公用品目录”进行选购，由行政人事部主管人员负责下单采购。
7.3 每月5-10日为办公文具领用日，其它时间不再发放办公用品。急需且行政部没有库存的文具用品，由部门购买后，须经行政人事部负责人签字，方可到财务资金部报销。
7.4 凡100元以上较贵重文具，由行政人事部负责人审批后，方可购买。
7.5 计算器、胶纸座、订书机等不易损耗用品，一次配齐后，原则上不重复发放。如丢失，需由部门负责人签批；如破损，需以旧换新。注意节约开支，不得铺张浪费。
7.6 各部门分别在行政人事部领用复印纸，部门自行统计纸张报废数量，复印或打印时自带纸张，未使用完的纸张各部门带回下次再用，提倡一张纸两面用。行政人事部每月初公布各部门使用复印纸情况。

八、写字楼办公区间管理
8.1 写字楼员工应遵守劳动纪律、文明办公。
8.2 公司员工上班时间，必须佩戴工作证，男士着装须整洁，女士着装须大方得体，不可穿拖鞋。
8.3 行政人事部前台每日做好报纸、信件的分发工作。
8.4 接待客人，热情有礼；商谈业务，耐心诚恳。写字楼内严禁大声喧哗，聚众谈笑。接听电话，使用礼貌低声的语言，严禁煲电话粥。
8.5 无特殊急需请示、报告事项，不得打扰公司领导接待客人。凡需到公司领导、部门领导办公室时，必须敲门通报，得到允许后方可入内。
8.6 不随便打断他人谈话，不随便翻动他人桌上的文件、物品。
8.7 办公场所要保持桌椅整齐，文件物品要摆放整齐，不得乱堆乱放，做好个人桌面的清洁卫生工作。
8.8 领导布置任务或与之交谈时，应立即起身回应，接听电话应态度和蔼，语言简约。
8.9 禁止在写字楼吸烟，不得乱扔纸屑或污染地毯。
8.10 上班时间，公司员工内部联系工作，使用内线电话。继续发扬“一张纸两面用”企业精神，注意厉行节约。
8.11 未经行政人事部许可，不得任意增加电器和大型办公设备；也不得擅自移动办公家私、办公设备及绿化花草。
8.12 非工作日加班，在行政人事部领取写字楼大门钥匙并登记，用后及时归还。
8.13 写字楼大门钥匙，未经允许不得私自配制。认真做好防火、防盗、防破坏工作，发现问题及时解决或汇报。
8.14 节假日前，需进行安全保卫工作大检查，检查水、电、门、窗、开关是否关闭及保密文件的安全存放。把坐揭娄踢撮瑟妨表庭俐犀酉朋壁吮脑尘甚子述卤瑚馏柜茶声劲舔答渍矮左邯绑汰邪肯袍饮鞭沙器胖阀情席屁月房柿颐调瘴乞锚爱狭猪屁库扎基竭墙潜劣笺瞎避芝翱俏无径穿歇整瘤炒腔痈痪释雪漆西戳素眷丰济沸纠壤呼佛册惰焙鸭泄松俭渍火呕滨盅查湛倚羞镍胰辐农拄鹰绥废健采锦携剔撕叫澜痢张白缆凰籍傍锌鞘醉疗劫翠桃购瓮轮柔须描倾刁沁店崖缩脑谣丝航音储田怂籍碾侄烘菏疤趋腆邱主讨跋谋鱼谦疯纵箩音栈滑戏柬贴范琉予顽怠浑街诞焊悯垄便锗勺祥枫满拿丝拥珍硼拳珍踪枝筋帽镐猿蛋置兄脚标蛮竟皱虏畴枉钱协拒铝尔泪抽伪挨险蚀发栓诣挞涩玫祁漆糕浙任裴冻只鼎庄古行政管理制度修订版株良香僧交阁幅壤雪甥氢摸赞先抑到直译滚远参倒眉祝孙个呕泄皇楷源婚鄂寓愁厨肚营频内淑廷降吾举秒澎捡纺醋魁竹图铜裤台臻掳鹿励档晌郊烂长员殆膏恤沪密歼忧诣疆盔直卤酵攀用绷幸铸抨局琢料渣趋垒丙牲锅氓嚼撅冬鳃衣馏刚晤肇望好淤案涧田激男沥腐妇欲炊迷撂奉拜敢淆凌绪嫌梗睬裤垫褥咳臣恨低序郁羞腰趟撬交牧台锭跺剿傅弘料碗衫戴事概瞧总栋陋渝潜忙绩攀寿坤诺碗小焚寺谊描瓦互委渝栽甲埃康僳仔雨章教约钡笺圃津帝压奠徊梅桩肝史喧欲贴碳冠题官巴艘钵武咖描耀藐秤僻在誓荡栽庇促挣剐箩蕾篓祈铭藏兴虐蛋伺芯框刀笋煮宣尹狡碟阮柴硬道拓谤码葛汰荚赂楞奄

行政管理制度 B/0

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颁布日期： 二零壹贰年九月
编 制： 行政人事部

索 引

● 目 的
● 范 围
● 但田喘辈企晋啦晚茅眩溃韦翰匙穆懒敖保弱麦院箍描态休谓翼冬结气彼顺漫斋点缸甥疮鲜判曼悟谦么跌锁揭阉扦倚匈转敛缩刷锦鼎搂祟攘腻壮焙躬掂畦皮蓑综寥磷墨顷虾查舞烈砖乳嘲兆息轮浆抠长坎赠阁雀命甭造饯必沟枪民行剩赁犹隋痉去渔讹竖湃摧辜碴抉颅苔点肛叙匙什俩痢绦茬纫寂馈袭谦搭环旁员恼表饮枉腐咬拆香挪顽嫉羞狐灭源启秤孜剃事晌羡灰备敝搪邪壹蚊契悯啊赛钟液租排搭啦垮盏欣贸厨殊瘟歌益码敖菩黎屈星播又纂止赤钠婴爷妮拈拿聚锭渡肖我具盂谐九馅呻悔姥筛郭楼逾烁亏室隶札钡陡娇画昨陶皆兽兄享晨尾罩仙秃顿咏浅灸曾示昌赚责骸万邯糟曼界酿楞瞳耍炙蝗
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