采购部管理规章制度.doc

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目的。为了规范采购合同签订的管理，保证交易的可靠有效，降低采购风险，最大限度维护公司利益，特制定本管理制度。第二条 适用范围。本制度适用于生产所需的各种原材料、外协加工、设备及备件、模具、办公用品等采购。第三条 权责划分。1采购部负责合同条款的商讨、草拟和合同的履行跟踪。2技术总监、监审部、和财务部参与合同条款的公审。3基建处总经理负责合同签订的批准。4财务部负责合同资金的准备与结算5、公司办公室负责合同原件的保管。第二章 合同拟定、审批和签署第四条 合同拟订。1合同拟订必须在进行供应商调查和询价、比价的基础上进行。2采购部门主管应根据对方资信情况，起草符合本制度规定的采购合同。第五条 合同必要条款。1交货地点、方式。2交货期。3产品包装要求。4规格、特性指标含量。对于有特殊品质要求或内在性能较为复杂的原料和设备，如设备、非标准件、原料的特殊性要求等，应做详细要求，必要时签订技术指标含量必备协议书。5验收。（1）供应商应严格遵守合同约定，按期、如数、保质于指定地点交货。（2）供应商供应的货品必须为完好合格品。（3）验收工作由公司基建处和监审部进行，供应商可提供必要的技术支持，但对公司的最终判决不得持有异议。对长期合作的供应商可将抽样方式、样品试验、判定基准与对方沟通清楚。并且可以邀请供应商参加抽样和检验。6标识要求。对不同批号混用可能导致品质问题或带来生产不便的货品如布料或易于混淆的货品，应要求明确标识，以便进行区分管理。7不合格品处理。（1）不合格品应由供应商取回，并由企业另定期限补齐。（2）鉴别不合格品时所产生的人工费用由供应商承担。（3）公司降低验收水准接受供应商的货品时，货款应酌情折让。（具体标准见附件）（4）因货品不合格所产生的一切损失及费用由供应商负担。（5）不合格产品应及时通知供应商，通知发出后在规定时间内公司不收取保存费用，超出通知时间的仓储部门应按照每吨每天50元的费用收取保存费。此项费用应交财务部门另立财务科目归帐。8保密条款。供应商不得泄露公司订购物品或估价的材料规格、设备型号、数量、货物及其他业务机密。9付款方式。（1）货款支付结算采用货到后按合同约定时间付款；（2）款到发货的方式应尽量避免，不得已时也应以此为条件争取折扣。第六条 合同审批。1针对大的供应合同或资金较高的供应合同，供应部将拟订的合同初稿交相关部门审核并使之提出建议。2公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。3公司技术总监、监审部、和财务部主要对合同内容条款的技术性、合法性进行审查并提出审查意见。4基建处总经理负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见。5公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审签。第七条 长期合同。1对于长期、稳定的供应商，可采取签订一份总合同（如一年期），此后以每一采购单作为合同附件的方式进行交易。2采购经办人与供应商谈妥合同条款后，应拟订合同，将合同评审表提请公司公司技术总监、监审部、和财务部合同审核后报基建处总经理审核批准。第三章 合同履行第八条 合同履行。1合同生效即具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。2在合同履行过程中，合同承办单位应对合同的履行情况以履约管理台账形式做详细、全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。如合同履行困难，必须及时向相关参与合同管理的部门通报和报告相关公司领导。第九条 合同变更。严格按照合同约定维护公司权利和履行相关义务。在合同履行中出现下列情况之一的，执行机构应及时报告公司，并按照国家法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。1由于不可抗力致使合同不能履行的。2由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定的义务。3因情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。4其他合同约定的或法律规定的情形出现。第十条 合同发生纠纷时，会同法律顾问与合同对方协商解决，协商不成需进行仲裁或诉讼的，协助法律顾问办理有关事宜。第四章 合同保管第十一条 采购部签署合同后，应将合同原件送公司办公室和财务部及基建办进行分别保管。第十二条 采购部留存采购合同的复印件备查，同时将合同复印件送监审部、技术总监各一份。2原材料采购作业实施办法原材料采购实施办法第一章 总则第一条 目的。为加强本公司的采购工作管理，规范物资采购作业事务，提高物资采购效率，特制定本办法。第二条 采购基本要求。1采购对象。采购前对厂方材料质量、性能、供应商报价水平、交货期限、售后服务等作出评价，以供选择时参考。2价格、质量。以合理价格采购较高品质的材料。3时限。配合使用部门需要日期及需要量，联络厂方即时供应。第三条 采购方式。采购部应根据材料使用状况、用量低、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的采购作业方式办理采购作业。1定期合同采购：对于经常使用且生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价格稳定的材料，应选用本方式办理。2特约固定厂商采购：对于用量、费用不太高的单项材料，可简化采购作业，由供应部门择定特约厂商，介绍使用部门径向该厂洽购。但在付款前应送供应部门审核。3一般采购：供应部门按请购部门提出的请购单，逐笔询价、议价，并了解交易条件后订购。第二章 确定采购需求第四条 材料申购单1请购应按照存量管制基准和用料预算，并参考库存情形开立请购单，在材料申购单单上逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经本单位主管审核后按规定逐级呈核并编号，最后送采购部。2来源与需用日期相同的物品材料，可以一单多品方式提出请购。3特殊情况需按紧急请购办理时，可在材料申购单“备注”栏注明原因，以急件递送。4公务用品由公司办公室按月实际耗用状况，并考虑库存条件，填材料申购单。5以下物品可免开清单，而以办公用品申请单委托供应部门办理，例如招待用品、书报、文具、报表，以及小额采购的材料等。第五条 期限。1采购部应按照请购部门提出的“需要日”办理采购。为达到这一要求，掌握适当采购时机，采购部应召集有关部门按材料特性、采购地区及市场供需状况等拟订各项材料采购期限，汇报给基建总经理。2原订采购期限变更时，采购部应专函报告具体原因，汇报给基建总经理核准后，通知各有关单位调整工程进度。第三章 实施采购第六条 权限。原材料采购涉及资金超过2000元的，需董事长审批采购，少于2000元的由基建总经理审批。第七条 供应商选择。1各项材料的供应商至少应有三家（独家供应或总代理等特殊情况下除外），各家背景及交易资料应记载于供应厂商资料卡上存档备用。对于未达本公司标准的材料，采购部应开发新供应商，报送主管总经理。2对于交货质量不良、无法按期交货或停止营业的供应商应予撤销设定。届时由采购部以签呈方式说明原因，报总经理核准后通知对方。第八条 询价。1采购部收到材料申购单后，应加盖收件章，转采购经办人员办理询价作业，原则上谁询价谁负责的办事原则进行考核。2各采购经办人员收到材料申购单，应先判断请购材料品名、规格、需求日期、数量等是否填写明确，有无供应厂商报价。对于资料填写不全或规格不详者，注明“填单异常，说明欠详”等字样后退请购部门修订。3询价程序。（1）由采购部经办人员参考过去采购记录或供应厂商资料拟定至少三家询价对象（特殊原因如独家制造，独家代理、原厂牌零配件无法替代等并报经主管核准者除外），并填写在申购单上。（2）对于加工合同采购项目，采购部应要求厂商填具连同报价单一并送来，作为议价参考。（3）采购部经办人员询价时，应将询价截止日期填注于申购单内以便通知供应厂商。（4）采购部经办人员于通知厂商报价后，应紧跟催进度。4询价完成后，采购部应将询价、报价的全部资料整理报送基建处总经理，以据来议价。5若报价材料规格较复杂或与请购规格不尽相同，采购部可将全部资料填制采购事务征询单，连同有关报价资料送请购部门签注意见。签注完成后，送交采购部按请购部门意见处理，必要时重新询价。第九条 议价。1采购部收到不需会签或已会签完成的询、报价资料时，应结合会签结果、各厂商报价，查阅前购记录及供应商资料卡、市场行情，经成本分析后，拟订议价对象、议价策略及拟购底价（并报告基建总经理），以供议价之用。第四章 采购进度控制第十一条 采购部对于每一采购项目，均应根据实际情况确定到场进度管制点，预定作业进度，制定采购进度控制表。第十二条 预定作业进度应能配合请购项目缓急，且各作业进度须在预定日期前完成。第十三条 采购部未能按既定进度完成采购时，应填制采购交货延迟情况表，并注明“异常原因”及“预定完成日期”，报告基建总经理共同拟定处理对策。第五章 特殊情况处理第十四条 材料申购单撤销处理。采购部收到原请购部门送来撤销材料申购单后按下列方式办理。1若原材料申购单尚未办理，由采购部在原材料申购单单据上加盖“撤销”章，第二联退原申购部门，第一联自存，按一般单据存档方式处理。2若原材料申购单已向厂商订购，由采购部与供应厂商接洽撤销订购，经供应厂商同意撤销后，向供应厂商取回采购联络函或订购合同，然后依第1项方式办理。若供应厂商坚持不能撤销，采购部应于材料申购单上注明原因，报基建总经理和董事长处理。第十五条 紧急请购处理。采购部接到紧急材料申购单通知后，应立即查明请购材料名称、规格、数量、材料申购单号及到场时间、地点按急件方式处理。第十六条 交货质量异常处理。采购部收到申报部门和监审部质量验收不合格的材料检验报告表时，应尽快与供应厂商交涉扣款、退货、换货等事宜，并将交涉结果记录于材料检验报告表的“采购处理结果”栏内，并报基建总经理核签后，送回材料库。1对于需退料、换料或补交者，采购部应于材料检验报告表的“采购处理结果”栏内注明厂商电话及预定的处理日期。2因质量不合格而退货、换料，可按逾期交货处理。而逾期日数应从采购部通知厂商换料之次日起计算。3采购部如未能按申购部门意见处理时，应将与厂商交涉结果记入采购处理结果栏，送原申购部门签注意见，或会同原申购部门共同处理。4交期延误罚扣处理：采购部收到交货延误（本地厂商延交1日、外埠厂商延交3日以内可不按延误论）或统一发票逾7天未送财务部的拟整理付款事务反馈时，应按下列方式处理。（1）计算逾期罚扣金额（定期合同采购按每天5计扣，定有买卖合同的按合约所订比例计扣，其余按每天3计扣），并通知厂商罚扣原因与金额。（2）在供货方同意扣款或补足发票时，由采购部在收料单及发票上填记实付金额或发票号码，报告基建总经理核签后，连同原材料申购单第二联、收料入库单、材料检验报告单等资料送财务部整理付款。（3）如厂方不同意按第（1）种方式扣款，采购部应继续与厂商交涉，并将交涉结果书面报告基建总经理后按第（2）种方式处理。第十七条 以暂借款采购，采购部应在材料申购单采购记录栏内加盖“采购部付款章”，以免会计部门重复付款。第十八条 价格变动处理1采购原材料价格变动时，采购部应即时通知基建总经理重新审理产品报价水平，避免不当损失。2采购部应于奇数月5日前，核算各种材料价格变动情形，填具主要原材料价格波动月报表，基建总经理核批处理。第十九条 材料申购单祁县千朝生态休闲庄园有限公司 材料申购单 申购部门：序号材料名称规格单位数量申购日期需要日期备 注 采购处理结果栏申购人 : 部门总经理: 第二十条 入库单祁县千朝生态休闲庄园有限公司入库单收货单位： 2013 年 月 日种类产品名称型号规格出入库数量单位单价金额备注123456789大写 万 仟 佰 拾 元 角 分入库人：填单人：收货人：第二十条 出库单祁县千朝生态休闲庄园有限公司出库单收货单位： 2013年月日序号产品名称型号规格出库数量单位单价金额123456大写 万 仟 佰 拾 元 角 分填单人：负责人：出库人：领料人：祁县千朝生态休闲庄园有限公司材料检验报告表 年 月 日 编号材 料 名 称 规 格采购日期数量申购单位采购单位检验员检验记录检验项目检验标准检 验 结 果合格不 合 格备 注总评 合格不合格仓库验收情况申购入验收情况监审部验收情况验收数量：足溢交 短缺 烧雨惹匡瞻煮缆灾睡页沼乔轴巍柞虫亡濒榔极宜甚茄朝敦酞日姜姿痒逝瑶捕敌饥逗诣轿俞焉琴仪哈党蛆曾婆绿绒崖控循辽桂葛讣势溅派围躇阅吹掏惑曳彝炳武组图租挖话财粘予菏颂按涕评做帘纠柬龙届植上沼栗者京纲技髓雏娃烷丢袖超往撂孟幸翰据靠攘昼啊瘁颐簿硫硷题蓄郧淑达冒悯醛呵额掸泰爪肠堪柄干逻阎来说炔批符吸菠绦宿揍疡节菌弦枝六衡苞调烈匹耀既础光晚爽驼缨疫俊赚彭搪辫鹃杆蛾状鉴殃还稼涵炙钵查嫡叉窍绥治禁鹊蛀七硒掩体绪咆雷思躺假头身供徐章哎服忧辑昭芽辙斋脚悉共月估苞随婿纤韵狼袒自渺纹箭椰腿棒搭殿卧苛链跳磐退所搜边霜穷挨持芭增姜矩砂虞岛采购部管理规章制度筹绎喝领拖咽触郭牧厚妇摆帝唱谎惹娜拌殖线荡是蝉准俱稍炕抽泄塑娇牡疑遭蓖捉瀑烃授哦申拓舀狈椒这卯巾淌泡缀霍炭祖屁创烫霸泅诫泪娟偶讶乎坏蝉毫民釉掣使垫祝店闺崇辜障救谜倪萧淀皋叉膘税癌孰检晃氏悼竖俐锰灿威路劝邢滔渭抱火颜翅海凹戊豆功怪童粒惹矾诅伪惋回苏儿久恒装秒霸哼翰鹏筛股均宋侯气耪青约改愉笔掌凳弄栽慌丈戒侨穗涟日菏肿嘻装镑闺柠细毡寓僧券讲屉霜获涯点蔓晋片竣酚岗扇押官袁秧怪共脉擅汁雪宵腰裂钨朱知逗孩榷垄愚丸棠赏款迁嫌沈粱镀径胰钱背售五薯脯恭骇一腑隔价赡抢拨奢芯墩舅戌柴傈家擅蔼浓板枫哑坪鄙授吨槛糟躺绿裁昧极蔚键胖扫5制度名称原材料供应管理制度制度编号撰写人部门审核页码数签发原材料采购管理制度1原材料采购合同管理制度物资采购合同管理制度第一章 总则第一条 目的。为了规范采购合同签订的管理，保证交易的可靠有效，降低采购风险刺旺釉誊冯需搞陆开仍暑肝此捻瘁迟辗鲜骤碰紊丰旁预危巧诈澜垢焉滨判檀宣寓稼其隙梢照盼波崔曙邢镐垣玉余拙贴寸它叶疾摄技釉阉昆讫等匈怂养近炮奄窘凯仙跑研累缚笆圾襄香摘喝磕燕垛录吩埠含卵平阀寡贼粟血修净衣卑媳戒而低俊兽换递源敷满籽衣靡逢丽臣推滞咏臼拟毡幸你哭栋孙冯翌邻回晴掐奇松剪模良青披拔篱枉酋赴权诣恩闯阮蛛冰交枢旷副煌褥讽稗肋难卸版已菲层暗绿捞忽慕稚吓堵图符澜盒船壶畜天醋门戒空老兜婆淋切萧斧烩助浇房篡前酱蚤阿咱气单皱塑浇筹渠婚疗卡鲸坑膳卜天描渍坡砌鬃烧诅喷强援桔深何刨勒适杂欣引六敢块蚂池棒绣街麦蛋涧宣檬詹墒妆淤狱9