采购及库存管理制度.doc

采 购 及 库 存 管 理 制 度一、目的 加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。二、范围 本制度适用于公司所有物品（原材料、辅料、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品）或劳务（技术、服务等）的采购。 三、职责 3.1使用部门根据图纸、或与安装单位勘测确定原辅材料需求清单，经部门经理审核，报采购部门采购，并抄送库存管理，核报库存量；3.2采购部门根据需求清单，核实库存量，编制采购计划，报经总经理批准后在指定厂家组织采购。 3.3办公室负责编制公司劳保、办公用品的采购和办公用品日常维修申请计划。 3.4收货方负责采购原材料、辅料的验收；并确定采购货物的数量、质量是否相符，如有不符、或质量问题，不允许拆包使用，如擅自拆包使用造成无法调换损失，由当事人负责全额赔偿。并反馈采购部门处理，抄报总经理。采购人员要求发货方要有清单，并有义务提醒收货方以上注意点。3.5采购经办人负责索要发票、办理结算，发票必须背签，对发票的真实性和合法性负责。 四、采购操作规程 4.1 每周提供报表：41.1采购经办人负责提供所有材料供应商的单位名称、联系电话、联系人、产品产地、品牌、型号、规格、单价、发票、付款方式、银行账户，制作成供应商供货价格表。4.1.2 库存管理员每周盘点货物，并提交纸面库存并签字；库存管理员负责提供每周材料变动表、库存表电子版。并对该数据的正确性负责。4.1.3财务人员负责提供每周应收应付表，并对该数据的正确性负责。4.1.4出纳做采购订单统计明细，并添加合同号。每月提供订单统计明细。4.2采购比价 4.2.1采购部门在采购前须将采购计划或申请，交财务部或总经办进行比价；在提交采购计划或申请的同时，采购部门应对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料，有财务部或总经办对提供的供应商（但不仅限于）进行询价或实地调查。 4.2.2所有采购业务应经物价审查后方可报总经理签批报销。 4.3采购实施及货物验收 4.3.1公司的采购业务统一由采购部门负责办理，其他部门或人员不得自行采购。 4.4结算 4.4.1采购发票按规定能够取得增值税发票的，且在我方能够抵扣增值税的采购项目必须索取增值税发票，不能取得的，价格按扣除增值税以后执行。 4.4.2无论是现款采购还是赊购，在付款时需由采购人填开采购付款申请单，连同有关凭证报经财务部门审核，并经总经理批准后，方可付款。付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不全的付款凭证不得办理付款手续。采购人对所付款项的正确性负责。4.4.3财务部在对采购物品结算付款时，应当认真审核订购单、或采购合同、采购付款申请单、入库单、发票或收款收据等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理相关手续，并对此正确性负责。五、责任 5.1不按规定程序未经审批采购的，由经办部门和人员自行负责处理，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。 5.2经审批的采购申请，负责采购的人员应在规定采购期限内采购到位，因没有尽到责任不能按时采购而影响正常经营的，每发现查实一次罚款100元，给公司造成损失的按确定损失额的40%赔偿。如对采购的货物、设备因自身疏忽造成错误采购，并给公司造成损失的按确定损失额的50%赔偿。5.3未经比价即进行采购的，采购价格明显高于比价结果的，价格高出部分由采购人员自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；或未认真进行比价而导致采购价格明显过高；经查实后采购人员承担相应损失，损失额在5000元以上的还要责令其下岗。 5.4物品使用部门必须依据实际需要，认真按照材料订购单之规定填制单据，并清楚描述材料产品的型号、规格、或厂家。填写不规范，导致无法确认请购物资须知信息的，采购部门有权拒绝采购。对贪图省事、乱报采购计划，造成本公司流动资金使用浪费的，依照银行贷款利率的两倍标准对有关责任人处以罚款。 5.5采购部门在确保品质的前提下，必须充分考虑市场变化和库存成本等因素，制定大宗物品的采购方案，落实供货单位。并对采购物品的品质、货款结算安全负责。若因玩忽职守，造成公司经济损失的，应负相应的经济赔偿责任。特别是结算过程中产生的应收款项，有关采购人员负有无条件的清收责任。 5.6财务部必须认真履行审核监督责任，对审核把关工作不严、不及时向总经理汇报有关事情真相，并造成公司经济损失的，给予相应的经济和行政处分。 5.7采购及技术验收部门对运抵本公司或施工现场的采购物品，依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。若发现品质不符时，必须及时报告采购经办人（必要时直接报告总经理）处理。严禁品质不符的外购物品入库或验收。因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济和行政处分。对于非我司的收货人，采购经办人有义务提醒收货人相关注意事项，并跟踪收货过程。5.8仓库对验收部门验收合格的外购物品办理入库手续，并对入库采购物品的数量负责。若发现数量不符时，应当及时向有关部门报告（必要时直接报告总经理），同时妥善保管该批采购物品等待处理。对库管员工作马虎，未按本办法规定操作，造成入库数量短缺、超计划采购或不合格物资入库的应负经济赔偿责任。5.9仓库领料审批流程由领料人填写领料申请单，说明用途、使用地点、型号数量、及相关工程（并附合同号），部门经理审批，报总经理批准。凭申请单批件去库房保管员处办理领料、出库手续。库管员做出库单，并更新库存表，反馈财务及总经办。没有批准单，库管员可拒绝领料。领料人提前一个工作日提交申请单，以免耽误领料。六、 员工阅读并知晓以上规定，并愿意遵守上述规定。 2012/3/2合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用文件中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责