安丘市中小企业档案管理规定.doc

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关于转发《安丘市中小企业档案管理暂行规定》的通知  
安丘市中小企业档案管理暂行规定
第一章　　总　　则
　　第一条　为加强中小企业档案工作,规范中小企业档案管理行为,使档案工作更好地为中小企业发展提供有效服务,依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国中小企业促进法》、《山东省档案条例》等有关法律、法规,制定本暂行规定。
　　第二条　本暂行规定所称中小企业是指在本市行政区域内依法设立,符合国家中小企业标准的各种所有制和各种形式的企业。
　　第三条　中小企业档案是指中小企业在生产、经营等各项活动中直接形成的具有查考保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式、不同载体的历史记录。
　　第四条　中小企业档案是反映本企业生产经营管理活动的真实记录,是企业的重要信息资源,是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据。中小企业应认真贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规,依法管理本企业档案。
第二章　　档案管理体制
　　第五条　中小企业要切实加强对档案工作的组织领导,将档案工作纳入企业发展规划,列入企业管理计划,建立健全与档案工作相适应的管理机制,落实专、兼职档案工作人员,解决档案工作所必要的经费、库房、设施设备等问题。
　　第六条　中小企业档案人员应当忠于职守,遵纪守法,钻研业务,具有相应的企业管理知识和档案业务技能。
　　第七条　中小企业负责档案工作的部门要依法履行下列职责:贯彻执行国家有关档案工作的法律法规;建立健全本企业档案管理制度;监督指导本企业所属部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;统筹规划并管理本企业档案,做好开发利用服务工作。
　　第八条　中小企业的档案工作接受当地档案行政管理部门的执法监督和业务指导。
第三章　　文件材料的形成、整理与归档
　　第九条　企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料,企业档案部门应列入归档范围,采取措施加强前期控制,努力做到原件归档,确保文件材料的齐全、完整。
　　第十条　企业文件材料的形成、积累、整理及归档工作应列入企业生产、经营、管理等各项工作计划,纳入企业有关部门和人员的岗位职责,并与考核奖惩挂钩。
　　第十一条　企业各部门应指定专人负责所形成的文件材料的收集、积累、整理,并按时向本企业档案部门归档。
　　第十二条　企业召开产品鉴定、科研项目审定、基建项目验收等有关会议,应吸收本企业档案部门人员参加,并做好有关文件材料的整理归档。
　　第十三条　归档的文件材料包括纸质、电子光盘、录音带、录像带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
　　第十四条　归档整理参照标准
　　企业在党群工作、行政管理、生产技术管理、经营管理等活动中形成的纸质文件材料及企业在产品、科研、设备、基建等方面形成的文件材料可依据《工业企业文件材料整理规程》(DB37/T251-1998)的要求进行整理。
　　会计文件材料可依据《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)的要求进行整理。
　　录音带、录像带、照片及底片、胶片等载体形式的文件材料可依据《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)、《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-95)等进行整理。
　　企业在0A、CAD、CAM等系统中形成的电子文件材料可依据《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2002)、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T17678.1-1999和GB/T17678.2-1999)等进行整理。
　　企业在职工管理工作中形成的文件材料可依据《企业职工档案管理办法》的要求进行整理。
　　第十五条　归档时间
　　管理性文件材料应在次年的三月份归档。
　　企业产品、科研课题、基建项目、业务项目等文件材料应在其项目鉴定、竣工或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项或按专业进行归档。
　　会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后向档案部门移交。
　　购置设备文件材料及引进项目的文件材料应在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档。
　　录音带、录像带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
　　电子文件逻辑归档适时进行,物理归档与纸质文件归档时间一致。
　　第十六条　归档要求
　　整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持有机联系,做到齐全、完整、准确、系统。
　　归档的文件材料应为原件,一般一式一份。归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。文件材料归档后不得更改。
　　企业各部门向档案部门移交归档文件时,应编制移交清册,并由部门负责人签字核准。档案部门接收归档文件材料时,应认真检查归档文件材料的质量,核对移交清册,履行交接手续,移交清册各留一份以备查考。
　　第十七条　归档范围及类目
　　(一)党群工作类文件材料。
　　1.企业党务工作计划、总结、制度、决议、决定、报告、大事记;企业党委、支部会议记录、民主生活会议记录、纪要,党员大会、党员代表大会材料;干部管理、党费收缴、发展党员方面的通知、计划、总结、规定、登记表、介绍信、批复、组织机构沿革;党建活动通知、实施方案、领导讲话、调研报告、信息简报;党员教育培训、理论学习中形成的材料;机要、保密、信访工作材料;党内统计年报表及补充材料。纪检监察工作计划、总结、通知、会议记录;党风廉政建设、违纪案件查处的报告、规定、制度、办法等。
　　2.工会工作计划、总结、通知、报告;职代会、工代会及有关工会会议材料;劳动竞赛和评选劳模、先进材料;工会会员登记、会费管理、劳保福利、女工工作及合理化建议形成的材料;共青团计划、总结,团委会议记录、纪要及团代会材料,团员管理、青年工作、评选先进形成的材料。
　　3.企业民主党派、无党派人士、港澳台、侨务、民族宗教事务等统战工作形成的材料;企业工商联合会、行业协会和学会计划、总结、机构、章程、会员登记等材料。
　　(二)行政管理类文件材料。
　　1.企业筹备期间的可行性研究报告、兴办企业有关材料及批复、营业执照、注册验资书、法人登记表、企业代码等材料。
　　2.企业核心管理层构成及变更决议、公告、会议纪要,企业领导班子公务活动有关材料。
　　3.行政综合性工作计划、要点、总结、通知、意见、报告、规章,秘书工作、文书处理、印鉴管理规定、办法、制度,企业志、大事记、简报等。
　　4.治安保卫、消防、交通管理、防范灾害的措施、预案、制度、规章及事故、案件处理意见、报告等;民兵和征兵工作通知、计划、登记表、审查材料;法律事务起诉书、判决书、公证书、罚款单、赔偿通知书;劳动仲裁、民事调解调查笔录、证明材料。
　　5.企业内部机构设置、岗位定额、定员、定编材料,人事任免、职称评聘材料,职工招聘录用、复员军人安置、退职退休、辞退等,职工调动介绍信、通知单、工资转移证及存根,企业工资改制方案、调资、定级、浮动、奖金、津贴及落实政策等;劳动保护、保险、合同管理计划、总结、规定、会议记录、报告、协议、登记表,职工花名册、统计表。
　　6.职工教育的通知、规定、计划、总结,技术培训的方案、课程表、讲义、受训职工登记表、成绩单、合格证存根,职工学校管理的有关材料。
　　7.职工生活、住房、福利等方面的通知、规定、分配方案、明细表;企业车辆、绿化、供水、用电、取暖、后勤保障及办公用房、三产管理的通知、规定、维修记录、管线图、统计表;医疗卫生、治病防疫、计划生育管理通知、规定、办法、责任书等。
　　8.外事工作的通知、计划、规定、报告,外事活动来往函件、海关登记书、报关单、批准证件及经济技术交流材料。
　　9.企业文化建设总体规划、创意设计、奖励政策等材料,文体活动组织方案、活动记录、解说词、节目单、秩序册、照片、音像资料,企业主办、协办或冠名办的体育赛事、书画展、文艺晚会、联谊会邀请函、请柬、书信、协议等,上级领导及社会知名人士题词、书画作品、纪念品等;反映企业活动的新闻报道剪报、广播电视稿件、文学作品、影视剧脚本等,企业内部创办的报纸、刊物等,企业历史文化传承、挖掘、整理的有关资料;企业图书室、网吧、健身房等文化娱乐场所管理规定、制度、安排表等。
　　(三)经营管理类文件材料。
　　1.企业发展规划、目标及重大经营决策和实施计划措施材料,企业转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示、批复、总结、报告等,厂长(经理)责任制、任期目标等。
　　2.上级股份制工作的方针、政策、批复等材料,股东大会文件材料,董事会、监事会、经理办公会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议等,企业融资、股权质押、股票上市方面的材料。
　　3.生产计划任务书或作业计划及调整材料,生产计划、经济指标完成情况分析材料,企业经济综合性统计报表及工业普查材料。
　　4.企业资产、房地产、资本运作、对外投资、多种经营、产权变更等方面的材料;财务管理、会计核算、清产核资方面材料,审计、税收、价格、工商管理方面材料。
　　5.企业知识产权和商业秘密及其管理材料;企业信用、形象策划、商务合同及有关的补充材料、资信调查等。
　　6.物资采购、分配调拨、供应和流通计划、合同、协议、往来函件材料,物资及仓储管理计划、规定、办法、统计表、登记表、台帐等。
　　7.产品销售计划、总结、合同订单、函件等,市场分析和用户调查材料,售后服务、广告宣传方面的简介、创意方案、画册、图表、客户登记表、信息反馈卡、统计表等。
　　8.企业管理计划、规定、办法、总结等,内部经营承包、岗位责任制、企业规章、章程等;境外项目、合资项目、招投标项目管理材料。
　　(四)生产技术管理类文件材料。
　　1.生产调度工作的计划、总结、报告、会议记录,生产作业计划编制、执行及调度工作情况,生产调度的职责、制度、规程,车间生产记录、工序流程传递单等,生产活动综合分析、统计报表。
　　2.质量管理工作规划、计划、总结及统计报表,质量控制措施、制度、办法、规定,产品质量检测、化验、试验材料,质量保证系统、合理化建议、整改措施等材料,质量事故分析报告及处理材料。
　　3.能源管理的规定、通知,能源工作计划、规划、报告及统计报表,能源消耗定额管理材料,节能工作方案、措施、实施及推广情况。
　　4.企业现代化管理和信息化建设规划、计划、规定、通知,计算机使用、维护及软件、盘片、网络管理的制度、办法、措施等;科技发展规划、计划、总结,科技工作规定、通知及统计报表,技术研发、革新、引进及开发新产品材料,科技成果、专利管理、学术研究申报书、论文、证书、考察报告、专题总结。
　　5.安全技术管理通知、规定、通报、会议纪要等;消防管理工作措施、制度、办法、整改措施等;交通运输、车辆管理制度、规定、派车单、登记表等材料。
　　6.环境保护规划、计划、制度、规定,环境评估报告及有关证明材料、环境污染防治措施、报告、减排达标等控制材料,环保调查、监测、分析等统计材料。
　　7.计量工作规划、计划、总结、规定,计量管理制度、办法、统计报表,计量设备、仪器、器具资料及定期检查记录。
　　8.标准化管理规划、计划、总结、制度、办法、规定,企业生产技术规范、规程,企业管理标准、工作标准,行业产品标准、质量标准。
　　9.档案管理工作规划、计划、总结、制度、办法、规定、年报表等,档案移交清单、销毁清册,档案开发、利用成果汇总表、记录表、申报书等,图书、资料、情报工作有关材料。
　　(五)产品类文件材料。
　　1.计划决策阶段。产品开发项目书、市场调查、技术考察、综合调研预测、可行性研究报告,发展建议、技术建议及计划任务、技术任务、设计研制任务的协议书、委托书、合同、立项申请及批复,专题分析报告、专题会议纪要,研制计划、方案、论证报告。
　　2.设计阶段。产品技术经济初步评价、研究试验大纲、试验报告,产品技术设计任务书、计算书、分析报告、成本核算书,技术设计说明书、技术关键问题分析和处理报告,技术攻关各种试验记录和分析报告,产品设计图样、图纸、各种明细表、汇总表、设计评审报告。
　　3.试制阶段。产品试制计划、方案、规程、报告,试制工艺流程、标准、运行记录、化验记录、评审报告、试制总结,试验计划、方案、规程,试验仪器设备清单、原始数据、分析报告、试验结论,技术鉴定申请批复、评价材料、会议纪要、定型报告、鉴定验收书。
　　4.生产阶段。小批生产计划、方案,质量控制及检测报告、更改通知单、评审报告、鉴定书,产品许可证、合格证、使用说明书、装箱单、产品介绍、样本,批量生产申请报告、批复、通知,生产技术标准、规程、编制说明、审批书,生产定型、工艺方案、工艺规程、工艺作业指导书、工艺说明书、工艺装备文件、图样、说明书,各种操作记录、产品检验报告单,商标注册材料、产品目录。
　　5.评优阶段。创优规划和措施,创优工艺操作规程,国内外对比材料,上级检、抽和理化分析报告,主要用户评价,创优申请、审批表,优质产品评定书,获奖奖章、奖状、证书。
　　6.认证阶段。认证申请书、信函,跟踪服务材料,认证检测报告、检查报告,原材料修改换页说明,产品检测报告,各类认证证书。
　　(六)科学技术研究类文件材料。
　　1.研究准备阶段。科研课题研究计划、长远规划、技术咨询、课题论证、经费申请、可行性研究报告等材料,科研项目立项申报书、批复、通知,实验、试验方案、设计方案、调查考察方案、技术规程。
　　2.研究试验阶段。试验任务书、试验大纲,实验、试验测试记录、图表、计划执行情况、调整和撤销的报告、试制综合分析报告、总结,计算、检验、设计及工艺文件、图样、说明、配方等。
　　3.总结鉴定验收阶段。课题工作总结、鉴定大纲、技术经济分析报告,科技成果鉴定证书、鉴定会议记录、鉴定会组成人员名单、鉴定验收结论送审通知、函审原件、标准化审查报告。
　　4.成果奖励申报阶段。科技成果申报表、登记表、附件,科技成果奖励申报及评审材料,获奖证书及批文原件或复制件。
　　5.推广应用阶段。推广应用方案、专利申请书、批准证件,技术专利转让合同、协议书,论文成果推广应用中形成的技术文件及工作总结、过户定型的鉴定材料,国内外同行业评价及用户反馈意见,成果宣传报送材料。
　　(七)基本建设项目类文件材料。
　　1.项目立项阶段。基建项目立项申请、可行性研究、论证意见、项目评估、环境调查、地质勘探、测绘、招投标、征迁;工程监理形成的通知书、报告、批复、许可证、协议书、委托书、合同、报表、申照、责任书、预算、记录、图表。
　　2.项目设计阶段。设计合同,初步、扩大设计,设计计算书、说明书,设计评价、鉴定及审批。
　　3.项目施工阶段。土建工程开工报告、图纸会审、技术交底、变更记录、更改洽商及技术核定,施工组织设计、施工日志、原材料准用证及出厂质量证明和试验报告、施工作业试验、测量记录、通知单、报告;电气、电梯、空调设备材料说明书、合格证、准用证、保修卡及其隐蔽工程验收、安装调试、试运转、电阻测试记录、试验报告、竣工验收证书,工程质量检验评定、核查表。
　　4.项目竣工验收阶段。基建项目竣工验收申报文件,全部竣工图,工程决算表,工程竣工验收会议材料,工程质量评定及创优材料,工程竣工验收证明书,土地使用权证、质量所有权证。
　　(八)设备仪器类文件材料。
　　1.设备仪器购置阶段。购置设备仪器立项审批、调研、考察材料,订货签约合同、协议、往来函件、洽谈记录、备忘录、商检材料,设备仪器到货开箱验收检查记录,设备仪器合格证、装箱单、保修单、说明书等随机图样、文字材料。
　　2.设备仪器安装调试阶段。设备仪器安装调试、试车记录、总结、竣工图样、检测验收报告等。
　　3.设备仪器运行阶段。设备仪器操作规程、安全技术措施、维护保养规程,运行记录及重大事故分析处理报告,设备仪器维护保养和大修计划、记录,设备仪器检查记录、履历表,设备仪器改造记录和总结,设备仪器报废鉴定申请、批复和处理结果等,设备仪器存在技术、质量缺陷处理结果材料。
　　(九)会计类文件材料。
　　1.年度及月、季会计报表,专项会计报表,财务快报,会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、会计分析说明等。
　　2.会计总账、现金日记账、银行存款日记账、销售利润明细账、生产费用明细账,其他专项明细账,固定资产台账、卡片,各种辅助账簿。
　　3.现金凭证、银行转账凭证、成本核算凭证,固定资产、销售、材料、基建、生活、工资等凭证。
　　(十)职工个人类文件材料。
　　1.招工录用表、入伍登记表、学生登记表、个人履历材料。
　　2.自传、述职、个人总结材料。
　　3.鉴定、考核考察材料。
　　4.学历、学位、专业技术职务评聘材料。
　　5.政治历史情况审查材料。
　　6.参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。
　　7.奖励、惩处材料。
　　8.任免、聘用、复员转业、劳动调配、工资、待遇、离退休、退职、参加各种代表登记材料。
　　9.个人诚信及其他有关材料。
第四章　　档案管理
　　第十八条　企业档案部门应按时接收应归档的各类文件材料,通过科学分类、排列、编目,对全部档案进行有序化管理。
　　第十九条　档案的分类、排列、编目。
　　(一)企业应根据本单位档案内容和载体形式等实际情况,制定统一的分类方案,分类应保持前后一致,不宜随意变动。
　　(二)企业档案应按类别分别排列。案卷排列时应遵循文件材料的形成规律,便于保管和利用。
　　(三)按照分类方案和案卷的排列顺序编制档号,固定案卷位置。同一门类内档号应避免重号现象。
　　(四)照片、实物、磁性载体等文件材料按照分类方案,统一排列编号,存放时按保管要求置于专用的档案装具中。
　　第二十条　档案的保管。
　　(一)根据保存档案资料的数量,设立必需的专用档案库房,采取有效措施保证档案安全。
　　(二)企业要设立综合档案室对企业各类档案实体实行集中统一管理。也可根据企业实际情况设立专门档案室,对会计、产品、基建、设备、科研、人事等档案实体实行分室管理。
　　(三)企业应加强对企业知识产权档案和涉及企业商业秘密的档案的安全管理。
　　(四)档案库房应具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防高温、防水、防有害生物、防有害气体等安全措施。保管录音带、录像带等磁性载体文件材料应符合防磁要求。
　　(五)档案人员要定期开展室藏档案的清理核对工作,做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制。
　　第二十一条　档案鉴定。
　　(一)中小企业应成立由企业领导、相关部门和档案人员参加的鉴定小组,定期开展档案鉴定工作。
　　(二)根据有关规定,制定本企业档案保管期限表,确定档案保管期限,划定档案密级。
　　(三)档案鉴定人员应直接对档案原件进行鉴定,准确判定档案的价值,确定档案的存毁,并向企业档案鉴定小组提交鉴定报告。
　　(四)鉴定中如发现档案保管期限划定不准确、档案不完整,企业应及时责成有关部门和人员修改、补充。
　　(五)对保管期限已满、无保存价值的档案,应按程序销毁。
　　销毁档案应严格掌握,慎重从事。应在档案保管单位备考表中注明具体意见,由鉴定人和鉴定小组负责人签名,并注明鉴定日期。销毁前要编制清册,提出销毁报告,经企业法人批准后,由两人以上进行监销,监销人要在销毁清册上签字。销毁档案应严格执行保密规定。
　　第二十二条　档案统计。
　　(一)建立健全档案统计工作制度。统计数据以原始记录为依据,做到准确、可靠。
　　(二)档案统计内容包括:档案管理设施、设备统计,档案人员统计,档案数量统计,档案提供利用及其效果统计等。
　　第二十三条　档案信息化。
　　(一)企业档案信息化应与企业信息化建设同步。企业档案管理系统应纳入企业信息化系统,实现档案管理系统与企业信息系统的链接。
　　(二)建立健全电子文件的形成、流转、处置和监控制度。根据电子文件的特点,执行相关技术标准,规范电子文件的数据格式,确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。
　　(三)企业档案部门应采取有效措施,从技术与管理两方面,确保档案信息网络传输及档案数据库的安全。
　　第二十四条　中小企业暂不具备保管档案条件的,可委托企业主管部门或市档案馆代管。接受寄存、代为保管者应保证寄存档案的安全,并为寄存方利用档案提供方便,外单位利用寄存档案的,必须征得寄存方同意。
　　第二十五条　中小企业向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让、赠送档案或携带档案出境的,必须报经县级以上档案行政管理部门批准。
　　第二十六条　中小企业发生资产与产权变动,其档案归属依法向变更后的单位移交;没有接受者的,应向其所在地的国家综合档案馆移交。
第五章　　档案利用
　　第二十七条　中小企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作,建立健全各类档案登记簿,按要求编制各类档案的检索工具,有计划的编辑整理档案资料,积极开发档案信息资源,为企业提供及时有效的服务。
　　第二十八条　中小企业提供利用、公布档案,严格执行保密制度,不得损害国家、社会和其他组织的利益,不得侵犯他人的合法权益。
第六章　　奖励与处罚
　　第二十九条　对在企业档案工作中做出突出贡献的人员应给予表彰和奖励。
　　第三十条　企业应建立档案工作问责制度。对不按规定归档而造成文件材料损失的直接责任者及相关部门负责人,以及对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者,应依法追究责任,情节严重的移交司法机关。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　  第七章　　附　　则　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　第三十一条　本暂行规定由安丘市档案局负责解释。
　　第三十二条　本暂行规定自发布之日起施行。
2010年读书节活动方案
一、     活动目的：
书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！
二、活动目标：
1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。
2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。
三、活动实施的计划
1、 做好读书登记簿
（1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。
（2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。
（3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。
2、 举办读书展览：
各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的＿＿＿”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。
3、 出读书小报：

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