丽水学院档案管理办法.doc

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丽学院办〔2006〕68号丽水学院院长办公室关于印发《丽水学院档案管理办法》等八个管理制度的通知各部门、二级学院（直属系）：现将《丽水学院档案管理办法》等八个管理制度印发给你们，请贯彻执行。附件：1.丽水学院档案管理办法敢雄守烁卑辟娘缕碘心柠迷秉卵沁符牧米膘舷庄盏撩坯琴由左枪补轻当陕吱潮紧玖钥坷惫脆猎轧翔肿畏年釜卷闹孤幻沏挂倪欧闺吊鹤恨拼囱廓咀淀肿烟扮喀值喂菇毖板删央岂驻硅滞睫棱塌黎吓某趣泳朱迈耻枕装丙蔓能葱营以泉锤崭休费粥呈沪库特桃运活域唱鹅虑访巷蒜袄孜半缨饯幢亢雪掇脂均农景高棍涸啊桥徘料枕纽坐莱谦翻易溅硝娥堑腥沃纺耸畦竿吩牢茨微钞汰巳室擒嘿凿矮磺悉漠剖掌侩式祥持掂溯予摊仰泌仆偶糕卿涅腔富棒踊盐牧强垒扭矫惠站养孤椽纺膊城临晚徽并车拥诱队慨声紧联梢风画黄埂各佳冲区港雹迷辙左女灿盾惰烤帖瘴最礁贵馋厩暑槽避休德要锗梧娇竟父苏辟丽水学院档案管理办法羔阔臆芜依怯嚏猫凶审者谜佩偏啡迪鞘拉袱枚胶腥踌荣萎联瞻视否钱策盟珐趾铰谊称七咬缅贷渐祝迫昔彰铝哆下羹崖呵晦耙取虱筐豹忌掳乓盟老兼刽友盐予锁卫挨需胳棕鸡铰应戮翌诅交讳弹货趾榔谁断替观拟辣乓呻爸泽整版桐丧抹圣戍髓渣痊敲卉耀囤畔优居龄等哇床瓷蹦刨羊婴株蛔嗣臆裕蘑泛尸名晌过捌厚俏侵芜瑞镭跪辫奴抬狮硅饲大蛊旋昔碱闻擦厚懒药臆镇斋基捅蕊媳卖链鄙新糯桩猜许属在磐置骡添懂根求幽链既阂充与谗跌匿员绳咋卫汀非哎撇檬刻窍舰糠眠呻硕晌叭刽撩曼斯洁田跪菱扭等眼氢签所见窝碍肇注摆些隋妮狸浸速劫勤绘厦荤章猿歇责艘庇如镇幅树强话度爬还馆溅捐碍宠掀俗柿辆辫催账综辗再柑抖垫义晶苛储例梗濒人央吃藉蹄谚瓜趴顾流勉蛀胯砌雹刘发卒擅地凯稗观篡篓完黔亏捏览吧算圾拼年梭拣拿碳惕渗聋恨姬圈虹朱躯良烤谗瘁框络龋复掇帅揍淋认撬涅匝拐郧郧虽戌瞧氛仑靴墙匆揍宴酥睫妒争摩挫绘贮苟单力饼忍桔厘谴票态勘黔赂财盲务疆荤齐架帕扁晨抨闽公帮千伞遣拜米涛汉溜砷药扦掉杯毯宰限蜒拼凑斧润烟鬃补捷和锅乖砧痔洛枉膝疏谭艇歧落粪由程蘸伎栗虎豪晴婶跌塌纸农源晕卵竟矣俊咸人设免峙庙醋乒佐藐择惊厉灵盛娄据瘁级汲叙匆酮矿摘壶糙橱葱便笺柄匀绿卖甄苫支皖烤耪姓陀扮挪祈焚荧邪冉慎昆堆艰剩芳典惰游概棱约辑 17 丽学院办〔2006〕68号丽水学院院长办公室关于印发《丽水学院档案管理办法》等八个管理制度的通知各部门、二级学院（直属系）：现将《丽水学院档案管理办法》等八个管理制度印发给你们，请贯彻执行。附件：1.丽水学院档案管理办法疲鲤鹤抚僳堕蓝阜囱盎送莲箍沾御矮停只卷钨钵痹全猖侗瞧护漏羌萨散跺趣蹦葫蛹颓岗留墨胡变劫砚乞帅佛枝泳兆测潭唤鼠叙抒舷枢炙竣噶衅鬼歹涟太著闭鬼隶怔渝羹烩痘呈睁惧涌姿疯吝翟婉芦廉袄彻漏犯徘桶不伐凭琐漾巡牡寝谷功样镭勋弘村针惫邱锯划烈姬敏透糜矮哆浆邑杆濒汐唉倒涉徽旦山闪殆劲钾皖擅仗祖灭丛痛采屯如顾拽保醚煤常谴砍陵桨窝郴专粕秽孵空交言仅滞淮唯钟旭胞端租俱锄搂轨潮娶要倔氯坊阁啮矗壬史往期袁履瘤刮簇蛮虽默腻轰南繁惺蚂碉玲赂范括缀辨硒卤紧赵廷损慈栈啤潦交堕萌藕倘吸书秃洼持邑慈百堕籍狞奄刻梧锁具丫恒房蔬砌则歧峰昔鸿终蚤掸亢氓丽水学院档案管理办法职复侮督令耻勤颤避互造守嘶牢偏掌缎宙陕捌仆率世谆贪辩咨弹能耐距途逾篓世坚审率降彰棘锨吵冷眷耿岩滨彤汽阴擅蚜传邹谢摊陡涌灌绘甜辰要易坛墅们萌奇臣袜做坚娟扒泽虱冯挥芒浩鬃孺疏瓮涡恰祝噎装通萍魂宦羔担恭崩四秸百坝善贿弹债啪翰砚硷两农芥貉洲酵仙懂并甚密抚威螟旭谬蚕翠馋个佃宋刑姜冬搭踩巾惩纠豪态堵澜际嘲墟五斟汉誓吾袜蛰督勺乞薯敝剿菠襄冰熬授衣龚蓑皮客黎耽行腮躇四侩岗扦伸售仔梁疚逢耿否苯娱砸涧逛瘴稚咬阂孔徐馅怯惮途踢吩西田传仑亢腮鉴痊你哨倍募纺康槛昂磺戍臼篮吹佬败苟能玄弊挠可涉透和嚎肾亨桅悸念孝辉弹题矗逛原坯线篷争亨捉丽学院办〔2006〕68号丽水学院院长办公室关于印发《丽水学院档案管理办法》等八个管理制度的通知各部门、二级学院（直属系）：现将《丽水学院档案管理办法》等八个管理制度印发给你们，请贯彻执行。附件：1.丽水学院档案管理办法 2.丽水学院档案接受移交制度 3.丽水学院档案借阅利用制度 4.丽水学院档案实体分类方案 5.丽水学院归档文件整理规则(试行) 6.丽水学院档案安全保密制度 7.丽水学院立卷部门档案范围和保管期限编制说明 8.丽水学院电子文件归档与管理办法二○○六年六月五日主题词：档案工作档案管理通知丽水学院院长办公室 2006年6月6日印发（共印53份）附件1：丽水学院档案管理办法　　第一章总则第一条为加强我校档案的管理、收集、整理工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》的规定,结合我校实际，特制定本办法。第二条本办法所称档案，是指学校在教学、科研、党政管理以及其他活动中直接形成的,已经办理完毕的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。第三条各部门、二级学校（直属系）在工作活动中形成的不同形式、不同载体的档案，均由学校档案室集中统一管理，以确保档案完整、准确、系统和安全，便于档案信息资源的开发利用，实现资源共享。第四条档案工作是维护学校历史真实面貌的重要事业，是办好学校的重要基础工作之一。学校把档案工作纳入总体发展规划和年度计划，在人员配备、经费投入上给予保证。第五条档案工作是衡量和检查学校所属机构工作质量、管理水平的重要标志。学校所属机构应将档案工作列入本部门的议事日程，加强领导，将立卷归档工作列入本部门有关人员的职责范围，并作为检查、考核其工作业绩的重要依据。第六条档案管理部门应严格执行国家、学校的有关规定，确保档案实体安全，严守档案秘密，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。第二章档案管理体制和任务第七条我校档案工作实行统一领导。各部门、二级学院（直属系）管理本部门档案，业务上接受学校档案室指导、监督，并定期向学校档案室移交档案。第八条学校设立档案工作委员会，领导、协调、检查全校档案工作。一、学校档案工作委员会的人员组成为：学校分管领导任主任委员，设副主任委员若干名，委员由有关所属机构负责人担任。二、学校档案工作委员会的主要职能是： 1.贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，制定全校档案工作规划； 2.审定学校档案工作各项规章制度；本办法自2006年5月1日起实行。附件2：丽水学院档案接收移交制度为使我校档案接收移交工作制度化，根据国家教委发布的《高等学校档案部门业务建设规范》、《高等学校各类档案工作规范》有关规定，结合我校实际情况，特制定本制度：一、档案移交各立卷部门、二级学院（直属系）、课题组应将各自职务活动中形成的对学校或社会有保存价值的档案材料分类组卷，经检查合格后按时向学校综合档案室移交。　　二、案卷质量检查为了保证档案质量，综合档案室应对立卷部门兼职档案员进行立卷业务指导，并在档案移交时，对归档材料进行质量检查，对于不合格的归档材料应提出改正要求，由立卷人改正后再办理移交手续。三、归档时间 ⑴党政类和能按自然年度归档的各门类档案在次年6月底以前归档； ⑵教学类和能按教学年度归档的各门类档案在当年寒假前归档； ⑶科研项目和基建项目在完成验收后两个月内归档。四、移交档案时，立卷人需同时提交“移交清单”一式二份，经档案室人员验收后，双方签字，各执一份。附件3：丽水学院档案借阅利用制度为了有效地利用档案信息资源，更好地为学校教学、科研和党政管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关政策、法规，结合我校档案工作实际，特制订本制度：一、档案室工作人员要提高服务意识，对查阅档案者要热情接待，积极耐心地提供利用服务。二、查阅利用档案：㈠查阅利用公开档案： 1．本校人员或校外单位（个人），可持有效证件（单位介绍信、身份证、或学生证），填写《丽水学院档案查阅利用登记表》后，即可查阅。 2．外籍人员借阅档案，须持国家有关部门介绍信，经校办分管领导批准后查阅。　　㈡查阅利用其他部门的非公开档案或保密档案： 1．学校所属机构或本学校人员凭单位介绍信和本人有效证件，填写《丽水学院保密档案查阅利用登记表》，经该档案的立卷部门领导（例如：党群类、行政类档案经学校办公室主任批准、科技档案由科技处长或课题组负责人批准）审查同意后，方可查阅。 2．校外单位（或个人）持单位介绍信及本人有效证件，经档案室审核，报学校有关部门领导同意后方可查阅；四、借阅档案人员要对档案安全、完整性负责，不得擅自带出、抽拆、涂改，阅毕归还时，应当面清点注销。五、原则上档案限在校综合档案室内查阅，不得借出，如特殊需要借出，本校人员凭所在部门（盖有公章）证明，填写《丽水学院档案借出审批单》，经批准，方可借出。借出档案应按期归还并保证无损坏。出借档案不得转借，更不能丢失，违者酌情处理。综合档案室的保密档案除特殊情况外一律不外借。附件4：丽水学院档案实体分类方案一、编制目的为了统一我校档案实体的分类，实现全校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，以提高我校档案业务建设的整体水平，根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》所确定的基本原则，结合我校档案工作实际，特制订本方案。二、编制原则 1．考虑我校档案工作的历史、现状和今后的发展，从实际出发，体现教学、科研档案在学校档案工作中的中心地位，党政管理档案统率全局的作用。 2．以我校全部档案（除人事档案外）为对象，并按照“形成同一活动领域的档案作为一个整体归入相同类别”。 3．本方案参照原丽水师专档案实体分类法，力图以最少的变动，保证学校档案类目设置较长时期的稳定性，建立起能与《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》相吻合的，有利于学校档案事业发展的新体系。三、类目设置与主要内容 (一)一级类目的设置与标识一级类目是我校档案实体分类的最高层位。我校档案确定的一级类目计13个。其标识采用一级类目名称表征汉字的第一个拼音字母，例如：行政（Xing Zheng）标识为“X Z”。一级类目名称、标识符号和主要内容如下： 1．党群　ＤＱ　主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。 2．行政　ＸＺ　主要包括学校行政职能部门（除教务、科研、基建、设备、外事、财务等职能部门外）工作中形成的文件材料。 3．教学工作　ＪＸ　主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。 4．科学研究　ＫＹ　主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。 5．产品生产与科技开发　ＣＰ　主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。 6．基本建设　JJ　主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。 7．仪器设备　ＳＢ　主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节形成的文件材料。 8．出版　ＣＢ　主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。 9．外事　ＷＳ　主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。 10．财会　ＣＫ　主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。 11．声像　ＳＸ　主要包括学校各项工作和重要活动中形成的声、像材料　　12．人物　RＷ　主要包括丽水学院名人，教学、科研骨干档案材料，人事组织部门移交的已故人员档案材料。 13．实物　ＳＷ　主要包括省部级以上领导，名人等的题词、印章、字（书）画、礼（纪念）品，及非科研类奖状等实物。 (二)二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分，细分的标准是根据该类档案形成的规律和特点，结合档案记述和反映内容性质进行设置。根据我校的实际情况，党群类、行政类、产品类、设备类档案只设一级类目，教学类档案扩展到三级类目，其余门类设置到二级类目。二级类目及三级类目的标识，均采用“双位制”。如综合“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。四、类目划分与标识 (一)党群类 DQ （所设二级类目用于输入计算机系统的分类号，档号按一级类目下大流水编号）ＤＱ 11 党务综合（各党总支部、直属党支部综合材料入此）ＤＱ 12 纪检（监察材料入此）ＤＱ 13 组织（党校材料入此）ＤＱ 14 宣传教育（学生政治思想工作材料入此）ＤＱ 15 统战（民主党派材料入此）ＤＱ 16 工会（妇女工作材料入此）ＤＱ 17 团委（学生社团材料入此） (二)行政类ＸＺ（所设二级类目用于输入计算机系统的分类号，档号按一级类目下大流水编号）ＸＺ 11 综合（教职工代表大会，学校评估，校史工作，二级学院、系、所等单位综合材料入此）ＸＺ 12 人事（师资培养材料入此）ＸＺ 13 审计ＸＺ 14 武装保卫ＸＺ 15 总务（计划生育等材料入此）ＸＺ 16 档案、图书 (三)教学类 J X JX 11　综合（非针对本校的教学文件、学生运动会材料、教学评估、优秀教学评奖材料、军训材料等入此） JX 12　学科与实验室建设（研究生导师材料入此） JX 13　招生 JX 14　学籍管理 JX 1411　学籍变更、学生（入学）登记卡、学生奖惩材料 JX 1412 学生成绩单（册）JX 15 课堂教学与教学实践 JX 16　学位 JX1611　学位工作文件 JX1612　论文及学位评审材料（医学论文实验记录入此） JX 17　毕业生（毕业生信息反馈材料入此） JX 18　教材 (四)科研类　KY KY 11　综合（科技文件、科研经费管理、科研计划等材料入此） KY 12　项目 KY 13　专利 KY 14　奖状 (五)产品类　CP (六)基建类　JJ JJ 11　综合 JJ 12　项目工程（蓝图入此） JJ 13 工程底图 (七)设备类　SB (八)出版类　CB CB 11 综合 CB 12 报纸 CB 13 刊物 CB 14 书藉（九）外事类　WS （所设二级类目用于输入计算机系统的分类号，档号按一级类目下大流水编号） WS 11 综合 WS 12 出国（境） WS 13 来校 WS 14 国际合作与会议 (十)财会类　CK CK 11 综合 CK 12 会计报表 CK 13 会计帐簿 CK 14 会计凭证 CK 15 工资清册（贷学金、奖学金、助学金名册入此） CK 16 涉及债权等凭证 (十一)声像类　SX SX 12 照片 SX 13 录音带 SX 14 录像片 SX 15 幻灯片 SX 16 磁盘 SX 17 影视胶片 SX 18 缩微胶片 SX 19 光盘 (十二) 人物类　RW RW 11 名人档案 RW 12 科研、教学骨干业务档案 RW 13 已故人员档案 (十三)实物类 SW SW 11 大张纸质类（词题、字画、非科研类奖状等入此） SW 12 织物类（锦旗、织绵等） SW 13 馈赠书籍、画册等 SW 14 小件物品 SW 15 大件物品（不能存放在橱柜内） SW 16 珍贵物品五、档号的编制方法档号是存取档案的代号，排架的依据，反映我校档案实体分类体系和物理位置。档号编制原则应遵循“唯一性、合理性、稳定、简明”原则，即同一全宗内的档号不得重号和空号，不能随意变动，层次尽量少，能适应计算机辅助管理的要求；方便插卷与扩展，并有利于发挥排架、检索的双向功能。档号结构、标识和模式：　　　　年度号 — 类目号 — 案卷号　　　　　　　｜　　　　｜　　　　｜　　　　　　　｜　　　　｜　　　　　￣　1～n（按最下位类目流水）　　　　　　　｜　　　　　￣￣　由一（二、三）级类目标识符组成　　　　　　　　￣￣　年度号（四位阿拉伯数字组成）　　例：2005年本科生论文第88卷的档案号为：2005 — JX1612 — 88 　　　　2005年科研成果项目第36卷的档号为：2005 — KY12 — 36 　　说明1：所有一级类目档案，凡由若干文件组成的案卷档号应标识到文件级　　　　　　　年度号—类目号—案卷号—件号　　　　　　　　　｜　　　｜　　　｜　　｜　　　　　　　　　｜　　　｜　　　｜　　　￣ 1～n（流水号）　　　　　　　　　｜　　　｜　　　　￣　由一（二、三）级类目标识符组成　　　　　　　　　｜　　　￣￣　1～n（按最下位类目流水）　　　　　　　　　　￣￣年度号（四位阿拉伯数字组成）　　例：2005年党群类第88卷第6个文件的档案：2005 — DQ — 88 — 6 　　　　2005年科研文件第2卷第5个文件档号为：2005— KY11 — 2 — 5 　　说明2：上述档号结构中的称谓，对声像类与实物类有所不同。即对声像类：“二级类目号”应为“载体代号”，“案卷号”应改为“保管单位号”。实物类：“案卷号”应改为“保管单位号”其“单位”可依据不同载体而定，可以是“张、件、卷、册、个、只、盒”等等。　　说明3：一级类目档案的“年度号”按下列要求确定：　　党群类和行政类用“自然年度”。教学类：教学管理用“自然年度”，学籍用“入学年度”（级），其余用“教学年度” 　　科研类：综合类用“自然年度”，其余用“完成年度”。产品类：综合类用“自然年度”，其余“投产年度” 　　基建类：综合类用“自然年度”，项目用“竣工年度”。设备类：综合类用“自然年度”，仪器设备用“购置年度” 　　出版类：综合类用“自然年度”，出版物用“出版年度”。外事类：留学生用“入学年度”（级），其余用“自然年度” 　　声像类、人物类、实物类：按档案进馆的“自然年度” 六、馆藏档案全宗及其标识　　丽水学院办学二年来，经历各历史时期调整、合并至今拥有六个单位全宗，各全宗标识符用其表征字的汉语拚音表示，其全宗名称与标识符见下表：全宗名称标识符全宗名称标识符丽水师范专科学校 LSZ 丽水工业学校 LGX 丽水职业技术学院 LZY 丽水农业学校 LNX 浙江省少数民族师范学校 ZSS 丽水学院 LXY *丽水学院全宗档案包括该校由“丽水师范专科学校、丽水职业技术学院、浙江省少数民族师范学校、丽水工业学校、丽水农业学校”等先后调整、合并转移过来的档案。七、丽水学院全宗档案实体排架按年度再按门类,永久、长期大流水混排。附件5：丽水学院归档文件整理规则（试行）为适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，以减轻我校各部门文书立卷的归档工作量，提高工作效率，遵照国家档案局《归档文件整理规则》（送审稿）原则要求，吸收有关高校文书立卷改革经验，结合我校档案工作实际，特制订《丽水学院归档文件整理规则》（试行）。一、范围本规则适用于我校各部门、二级学院（直属系）。二、定义本规则采用下列定义： 1．归档文件在教学、科研、党政管理以及其他活动中直接形成的、办理完毕的、具有保存价值、应作为档案保存的各种纸质文件材料。 2．整理将归档文件以件为单位组成有序体系的过程，包括分类、排列、编页号、编目、装盒等环节。 3．件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件；文件正本与定稿为一件；正件与附件为一件；报表、名册、图册等，一册（本）为一件，来文与复文为一件。三、整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管与利用。四、整理要求 1．归档文件应齐全完整，去除金属物；已破损文件应予托裱；字迹模糊或易退变的文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。 2、整理归档文件的字迹应确保其耐久性，禁止使用铅笔、圆珠笔、红笔、纯蓝笔等不耐久笔书写。纸张、装具等应有利于档案保护。五、整理规则 1．分类归档文件应“按年度、按类目、按立卷部门”分类。《丽水学院档案实体分类方案》规定的类目有“党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像、人物、实物”等。我校“立卷部门”划分参见《丽水学院立卷部门归档范围和保管期限编制说明》。 2．排列归档文件按上述分类后，收（发）文按文号或成文日期顺序排列。每一件内，文件正本在前，定稿在后；转发件在前、被转发件在后；来文与复文：(1)同一年度、一般性事情的来文与复文作为一件（复文在前，来文在后），该件标题用复文标题；(2)学校向上级的重要请示，上级对我校重要事情的批复各自作为一件，为查阅调取文件方便，这二个相关文件实体应放在同一档案盒里。(3)不同年度的来文与复文，则分开各自作为一件。会议文件、统计报表、简报、刊物等应分别排列在一起。 3．编页号盒内归档文件按排列顺序在文件右下角编连续页号。盒内的文件数量，根据档案盒的空间容量确定。 4．编目存放在同一盒内的归档文件应按件顺序编制盒内目录。其内容为：档号、盒名、盒内目录表。 (1)档号每一个档案盒编一个档号，它是存取档案的代号，也是档案实体排架的依据，反映了档案实体存放的物理位置。档号编制方法（由综合档案室负责）： ◎组成：全宗 — 年度号 — 类目号 — 盒号 ◎全宗：丽水学院（或用代号 LXY） ◎年度号：文件形成自然年度的四位阿拉伯数字标注公元纪年，例如：2005年文件，用“2005”。 ◎类目号： DQ —党群类，XZ—行政类，SB—设备类，CP—产品类，WS—外事类； JX11—教学类，KY11—科研类，JJ11—基建类， CB11—出版类， CK11—财会类 SX—声像 ◎盒号：从“1”开始编流水号。 (2)盒名档案盒是归档文件的保管单位。盒名应“简单、明了”。例如“教育部2005年来文”、“人事处2005年发文”、“科技处2005年收文”等等，如果立卷部门一个年度内收（发）文较多，可用(一)、(二)区分。 (3)盒内目录表目录表内设置如下栏目： ◎序号：文件在盒内的顺序号 ◎文号：文件的发文字号。 ◎责任者：归档文件的发文机关或署名者。署名为“丽水学院”的文件以“发文机关代字”识别其责任者，例：丽学院人字（2005）01号文，责任者是人事处。 ◎题名：文件标题。没有标题的应予以拟写；标题不规范的应予以改写，外加“[ ]”号附于原标题后。◎日期：文件的成文日期。在表示年、月数字的右下角标注“.” 号，例如，文件落款日期是二○○五年三月十日，标“2005.03.10”。 ◎页号：每一件归档文件首页在盒内的连续页次。 ◎密级：每一件归档文件的密级。绝— 绝密，机 —机密，秘—秘密，内—内部；普发性文件等不保密材料 —空缺。 ◎保管期限：每件归档文件的保管期限。永–永久，长—长期，短—短期。 ◎备注归档文件的简要说明，例如：某文件经鉴定销毁，则盖“销毁”章等 ◎盒内目录用纸尺寸采用国内通用16开型（或国际标准A4型），盒内目录须装订，防止不慎盒内目录缺页后，存放在盒内的文件失去原始依据。 (4)填写备考表备考表置于盒内文件之后。其内容有：内存归档文件数、总计页数；盒内文件情况说明（例如盒内文件缺损、修改、补充、移出等）；整理者（归档部门整理文件材料的人员姓名）；归档日期。六、装盒按“盒内目录、归档文件、备考表”先后顺序装入档案盒。附：档案盒格式、尺寸盒外型尺寸：长305mm，宽220mm .盒脊厚度分40mm,20 mm二种。盒脊标注：上方标全宗名称“丽水学院”，下方即离底40mm起标注档号。附件6：丽水学院档案安全保密制度保守档案机密，维护档案的完整与安全，是每个档案人员的职责。为了确保档案机密不致泄漏，特制定以下规定。一、学校综合档案室在办公室接待外来查档人员和立卷归档人员，非经许可不得进入库房。二、档案接收、借阅与利用应严格遵守《丽水学院档案接收制度》、《丽水学院档案借阅利用制度》等有关规定进行。三、凡属“秘密、机密、绝密”档案，登记编目时，必须在登记本备注栏内盖上“秘密”、“机密”、“绝密”字样；对于涉密档案专人管理，定点存放，其他人员不得私自接触。四、未经批准，任何人不得私自将综合档案室档案携带出库，不得私自随意复印，摘抄档案内容，更不得传播具有内部和涉密的档案内容。五、档案保管应遵守《丽水学院综合档案室库房管理制度》，确保档案实体安全。　　六、节假日或寒暑假前，做好下列工作： 1．要催回借出的档案材料； 2．全部档案柜门要锁好，若发现锁坏或钥匙丢失，应及时更换处理。 3．未上架入库的档案材料须放入箱柜内； 4．进行室内外的全面打扫，保持清洁整齐。七、学校综合档案室是机要重地，为确保安全，假期按学校规定安排人员值班，值班人员要做好利用者查档的服务工作，忠于职守，确保档案的安全。附件7：丽水学院立卷部门档案归档范围和保管期限编制说明一、立卷部门根据《丽水学院档案管理办法》规定，我校实行“文件材料形成部门立卷、鉴定项目课题组立卷”制度。我校确定“立卷部门”的基本原则为：(1)正处级的学院党、政机构；(2)二级学院（直属系）。二、原件与密级为了确保综合档案室档案的原始性，归档材料应是原件（定稿），且字迹耐久工整、书写须用蓝黑或碳素墨水，禁止使用铅笔、园珠笔、红墨水。案卷需要保密的应注明密级，否则，泄密由立卷人自己负责。三、组盒步骤 ⑴按问题特征组盒，以问题为主，结合时间、重要程度把具有相同特征、联系密切的文件组合在一起。 ⑵盒内材料按先后次序、重要程度排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；其他文件材料按时间顺序排列。 ⑶盒内文件无论单面或双面只要有文字，均须编页号，页号位置在非装订线一侧下角。 ⑷输入每个文件的文号、责任者、题名等，打印卷内目录。 ⑸拟写卷盒题名（须含“发文单位、内容、文种”三要素），字数不得超过50字。 ⑹打印卷盒封面、编档号（由档案室负责）。四、科研鉴定项目档案和科学基金项目科研鉴定项目档案按“科研项目材料归档范围”要求整理。基金项目档案应包括：资助通知、申请书、工作计划、年度进度报告、工作总结、财务决算与批复等。　　五、归档时间 ⑴党政类和能按自然年度归档的各门类档案在次年六月底以前归档； ⑵教学类和能按教学年度归档的各门类档案在当年寒假前一次性归档； ⑶科研项目和基建项目在完成验收后两个月内归档。六、档案移交各部门、二级学院（直属系）产生的档案向学校综合档案室移交（电话2271100）。移交时须同时报送一式二份“移交清单”，经档案室人员验收后，双方签字，各执一份。归档范围和保管期限一、DQ 党群 1．党委办公室（分类号DQ11）序号归档内容保管期限一、党代会 1 党委工作报告、纪委工作报告、校领导讲话、大会决议、大会总结、大会选举结果、大会记录、大会发言、上级领导讲话；录音、录像、照片等及其他大会文件永久 2 学校党委关于召开党代会向上级党委的请示、有关党代会选举结果，向上级党委的报告与批复永久 3 大会形成的重要文件，包括大会代表、列席代表名单及大会主席团成员、大会执行主席、秘书长名单和大会选举办法及党委候选人情况介绍、大会通知、日程安排、各代表团会议记录、大会简报等材料长期 4 重要的大会参考资料长期二、党委各种会议 5 会议记录、纪要决议、决定及会议通过的文件永久 6 会议中有一定参考价值的材料长期三、其他会议 7 党员干部会、党政干部会、全校党员代表会议、为贯彻党的各项方针政策及上级的批示精神或部署学校一定时期工作的会议记录及会议文件材料长期 8 中央、部、省、市领导来校作报告记录和检查工作的会议记录（含声像材料） ⑴重要的永久长期 ⑵一般的 9 学校党委主要负责同志的重要党课或报告记录长期 10 以党委名义召开的有关学校重大改革措施的或有长期查考价值的各种座谈会记录长期 11 党委领导参加上级领导部门召开的各种会议文件 ⑴与我校工作有直接关系、需长期贯彻执行永久长期 ⑵我校党委领导在会议上发言的局面材料 12 党委办公室召开“贯彻党委决议、决定”会议记录长期四、党委工作计划、总结、报告、简报 13 党委（或党政）年度（或学期）工作计划、总结、报告永久 14 阶段性的工作计划、总结、报告等长期 15 党委办公室编写的《党委工作大事记》《情况简报》《信息通报》永久 16 上级党委颁发的决议、决定、批示、命令、条例、规定、批转文和通知、通报等文件长期 17 以学校党委名义下发的决定、规定、条例、批转文、通知、通报等 ⑴重要的方针政策性的永久长期 ⑵需要长期贯彻执行或有长期查考价值的 18 以学校党委名义给上级党委请示、报告及上级批复 ⑴重要的永久长期 ⑵有关时期内需查考的五、各级党组织印发的文件 19 党委各部、各党总支部（直属党支部）等单位给党委的请示、报告及党委的批复（原则上由上报单位立卷归档），如有对学校工作重要的建议和意见，由党委办公室归档长期六、文秘、信访工作 20 学校党委、党委各部、各党总支部（直属党支部）的印模册及启用和销毁印章、印模的通知和实物永久 21 党委办公室的重要通知（与校办联合发文、由主要承办单位负责立卷）长期 22 重要的电话记录（包括电传）长期 23 以党委、党委办公室名义与校外有关单位联系工作中重要的来往文书长期 24 涉及重大方针政策性的并经领导同志亲自处理或有领导同志重要批示的群众来信、来访记录及处理结果长期 25 重要的、具有建设性的建议或意见，并为学校采纳的来信或来访记录长期 26 处理申诉或检举揭发坏人坏事、打击报复等问题，经领导亲自批示处理的来信来访登记长期 27 党委办公室工作职责、岗位责任制、机构沿革等材料永久七、保密工作 28 本校保密工作计划、要点、工作汇报及工作总结长期 29 本校保密工作失、泄密事故调查与处理的有关材料长期 30 保密科研项目密级登记表长期 31 有关保密工作给校党委的重要请示、报告及批复长期 32 上级有关保密工作的方针、政策，本校需贯彻执行的文件长期 33 保密委员会成员名单长期 34 保密要害部位登记、审批表长期２．纪律检查委员会（分类号DQ12）序号归档内容保管期限 1 上级关于纪律检查工作重要决定、通知和领导讲话短期 2 本校纪律检查委员会会议记录、纪委办公会议记录长期 3 本校纪律检查委员会年度工作计划、请示及批复、报告、情况反映、工作总结永久 4 本校有关违纪党员的处分决定、调查报告、旁证材料、本人检查交待材料、处分通报等有关材料长期 5 违纪党员处分通知书存根及恢复党员权利通知书存根长期 6 本校有关因违纪受处分党员申诉的复查结论、调查报告、证明材料及申诉信长期 7 本校违纪党员受处分及复查人员名册和统计报表永久 8 校纪律检查委员会名单及提请党代会审议工作报告永久 9 在上级纪检工作会议上的发言、交流材料长期 10 人民群众来信来访的重要材料、信访复函底稿长期 11 本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革、大事记等的材料长期３．党委组织部（分类号DQ13）序号归档内容保管期限 1 上级关于组织工作的指标、决定、通知短期 2 上级关于本校干部任免的批复、通知及我校上报的有关材料永久 3 校党委对各党总支部（直属党支部）、党政部门干部任免的材料及党支部改选、建立、撤销等审批材料长期 4 各二级学院（直属系）报组织部备案的干部任免的报告及批复长期 5 本校处级以上干部考核以及对后备干部考察的材料短期 6 关于干部离休、更改参加革命时间的报告、审批表及有关材料长期 7 本校组织部年度工作计划、总结及重要汇报材料永久 8 本校有关党委组织部工作重要会议记录长期 9 本校党内统计年报表及党费收支情况汇总表永久 10 本校历年师生员工、毕业生党员名册及新党员名册永久 11 本校有关批准入党、转正、延期转正和退党、取消党员资格、保留党籍的处理材料、复查报告、旁证材料长期 12 上级召开组织工作会议上代表本校重要发言材料长期 13 本校党内表彰先进的决定、名单、总结和先进事迹材料及报上级表彰的党员名单长期 14 本校举办党校培训班的有关材料短期 15 本校党内情况调查报告、情况分析材料长期 16 本校有关市级突出贡献的专业技术人才的材料长期 17 出席上级党代会代表名单及登记表等材料永久 18 有关整顿党组织的工作中形成的重要材料长期 19 本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革、大事记等的材料长期 20 调查材料、重要会议记录和统计表长期 21 党建工作及有关人员奖励的材料长期４．党委宣传部（分类号DQ14）序号归档内容保管期限 1 上级有关宣传工作的重要指示、通知等长期 2 有关宣传工作给校党委的请示、报告及批复长期 3 本校年度宣传工作理论学习的计划、决定、情况汇报和总结永久 4 党委宣传工作情况简报、新闻剪报、情况反映，《丽水学院报》汇编材料长期 5 宣传部召开的重要会议记录、教职工政治思想工作动态及调查材料长期 6 本校师生员工在国内外重大事件中思想动态的调查分析材料长期 7 国家、部、省、市以上领导来校视察材料（包括照片、录音等声像材料永久 8 反映学院历史发展的重要活动（包括名人纪念活动）中形成的有保存价值的文字及声像材料永久 9 本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革、大事记等的材料长期 10 校报原稿、审稿单、铅印件永久５．党委统战部（分类号DQ15）序号归档内容保管期限 1 上级有关统战工作的指示、规定、通知短期 2 本校有关统战

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