浅谈工程项目的沟通管理.doc

浅谈工程项目的沟通管理李 先 锋安徽省路网交通建设集团有限公司 安徽省 230051【摘 要】近年来，国内各地投资规模不断加大，项目建设的数量逐渐增多，而这些建设项目按照国家规定，所有参建单位均需配备相关工程技术人员，这些人员在与相关人员的沟通中总是存在这样或者那样的问题，而之所以会存在这样或那样的问题，主要是出现的项目的沟通管理上，本文主要谈谈工程项目的沟通管理。 【关键词】工程项目 沟通管理 组织 一、工程项目沟通管理的含义 沟通就是信息的交流，是人际(或组织)之间传递和交流信息的过程。在工程项目管理中工程项日相关各方通过信息的交流和传递进行沟通，建立人的思想和信息之间的联系。沟通是工程项目管理的重要内容，包括为了确保工程项目信息的合理收集和传辅，保证相互动作协调的一系列过程。 有效的沟通对工程项目的成功极为重要，要科学地实施对工程项目的组织、计划、控制和协调，就需要有效的沟通。沟通的重要性主要体现在以下几个方面：(1)为项目决策和计划提供信息。(2)作为组织和控制管理过程的依据和手段。(3)是改善人际关系构建项目管理团队必不可少的条件。(4)是项日管理人员成功进行项目管理的重要手段。二、工程项目沟通的形式工程项目中沟通的方式是丰富多彩的，可以从许多角度进行分类，例如按照是否需要反馈可分为双向沟通和单向沟通；控信息的流向分为：垂直沟通、横向沟通及网络状沟通；按照沟通媒介分为语言沟通和非语言沟通；按照沟通范围可分为项目内部沟通和外部沟通；按照正式程度分为正式沟通和非正式沟通。以下主要介绍工程管理过程中常用的正式沟通和非正式沟通。 (1)正式沟通。 正式沟通是通过正式的组织过程来实现或形成的，山项目的组织结构图、项目流程、项目管理流程、信息流程和确定的运行规则构成，并且采用正式的沟通方式。 1)项目手册。项目手册包括极其丰富的内容，是项目和项目管理基本情况的集成，包括：项目的概况、规模、业主、工程目标、主要工作量，各项目参加者，项目结构，项目管理工作规则等。其中说明了项目的构通方法，管理的程序，文档和信息应有统一的定义和说明，统一的WBS编码体系，统一的组织编码、统一的信息编码、统一的工程成本细目划分方法和编码、统的报告系统。它是项目的工作指南。 2)各种书面文件。各种书面文件一般包括各种计划、政策、过程、目标、任务、战略、组织结构图、组织责任图、报告、请示、指令、协议。在实际工程中，项目参加者各方都以书面文件作为沟通的最终依据，这是经济法律的要求，也可避免出现争执、遗忘和推诿责任。 3)协调会议。协调会议是正规的沟通方式，包括常规的协调会议和非常规的协调会议。前者是指在项目管理手册中规定每周、每半月或每一月举办次，在规定的时间和地点举行，由规定的人员参加；后者是指在特殊情况下根据项目需要举行的，如信息发布会、解决专门问题的会议，决策会议等。 (2)非正式沟通。非正式沟通是通过项目中的非正式组织关系形成的。项目小组成员在正式的项目组织中不仅承担着一个角色，同时又处于复杂的人事关系网络中，并建立起各种关系来沟通信息、了解情况，影响着人们的行为。例如通过聊天，一起喝茶等了解信息、沟通感情；在正式沟通前后和过程中，在重大问题处理和解决过程中进行非正式磋商，其形式可以是多样的，如聊天、喝茶、吃饭或小组会议；现场观察，通过到现场进行非正式巡视，与各种人接触、聊天、旁听会议，直接了解情况，这通常能直接获得项目中的软信息；通过大量的非正式的横向交叉沟通能加速信息的流动、促进理解、协调。三、工程项目沟通的主要内容 在项目实施过程中，按照沟通的范围可分为内部沟通和外部沟通，这里的内部即为由项日经理及其领导的整个项目管理团队内部，是整个项目组织沟通的中心。 1内部沟通 在明确任务分工时，要进行以下沟通： (1)解释工作成果要求。一定要确保人们明确地知道他们应达成的工作成果，包括所有评判的标准。 (2)明确所期望付出的努力以及工作期限。可以运用网络图很好地解释个人的工作怎样配合整个项目。 (3)尽可能告知他们可能遇到的困难以及所需要的特别信息，为他们走向成功碉好准备。 (4)当面进行工作任务的分配交接，留出充足的时间进行答疑和讨论。 2外部沟通 (1)与上级企业管理层的沟通。项目管理团队受企业有关职能部、室的指导，既是上下级行政关系，又是服务与服从、监督与执行的关系，即企业层次生产要素的调控体系要服务于项目层次生产要素的优化配置，同时项目生产要素的动态管理要服从于企业各管理部门的宏观调控。企业要对项目管理全过程进行必要的监督调控，项目经理部要按照与企业签订的责任状，尽职尽责、全力以赴抓好项目的具体实施。 (2)与业主的沟通。业主是项目的所有者，项目经理的最重要的职责是保证业主满意。(3)与设计单位的沟通。项目经理应在设计交底、图纸会审、设计洽商与变更、隐蔽工程验收和交工验收等环节与设计单位密切配合。(4)与监理机构的沟通。应及时向监理机构提供有关生产计划、统计资料、工程事故报告等。(5)与供应商的沟通。与供应商应该依据供应合同，充分利用价格招标、竞争机制和供求机制搞好协作配合。 (6)与其他单位的沟通。与其他公用部门有关单位的沟通应通过加强计划性和通过发包人或监理工程师进行协调。 四、常见的沟通问题 在工程项目信息沟通的过程中，常常会受到各种因素的影响和干扰，使沟通受到阻碍。沟通障碍主要来自五个方面：(1)发送者的障碍。(2)信息传递的障碍。(3)接收者的障碍。(4)组织内部固有的障碍。(5)反馈的忽视。在工程项目中使用单向沟通模式，虽然信息传递速度快但缺乏反馈，接受者不会给发送者一个信息，告知已收到发送者传递的信息，以及对此信息的理解程度，可能会导致发送者将已发送的信息再传递一遍，或者接受者可能按不确定的信息行动。 五、如何实现工程项目的有效沟通 (1)提高发送者沟通的语言能力和心理水平。信息发送者要表达自己的想法，可以结合手势和表情动作等非语言形式来交流，以增强沟通的生动性，使对方容易接受。使用语言文字时要简洁、明确、措辞得当，进行非专业沟通时，少用专业术语。此外，发送者要言行一致，创造一个相互信任、有利于沟通的小环境，有助于相互之间真实 地传递信息和正确地判断信息，避免囚偏激而歪曲信息。 (2)注重信息传递的及时性、准确性。注重正式沟通渠道和非正式沟通渠道的结合运用，明文规定的原则与不拘泥于形式的(如口头的)沟通相结合，以使接收者及时了解明文规定的原则很难传递的信息。此外，应尽量减少组织机构的重叠，以拓宽信息沟通的渠道。 (3)坚持目标统一的原则。首先，项目参加者要明确沟通的日的，应就总目标达成一致，在项目的设计、合同、组织管理规则等文件中贯彻总目标。其次，项目管理者在项目的全过程中要顾及各方面的利益，使项目参加者各方满意。另外，为达到统一的目标，项目的实施过程必须有统一的指挥、统一的方针和政策。 (4)设置合理的组织机构、营造和暗的组织气氛。一个项目可以选择一种或多种高效率、低成本的组织形式，以便各方面能够有效地沟通，以进行有效的项目控制。同时组织要坚持以人为本，注重人本管理，组织管理者和组织成员都应注重自身修养，不断提高自身素质，来营造组织的和谐协调气氛。 (5)建立沟通的反馈机制。在项目组织中重视双向沟通，双向沟通伴随反馈过程，使发送者可以及时了解到信息在实际中如何被理解，接受者是否真正了解，是否愿意遵循，是否采取了相应的行动等。六、结束语在项目实施过程中，参与项目建设的各方相互依赖、相互协作、相互影响，通过实施过程的沟通使相关各方有效地协调工作，可以确保项目目标的顺利实现；通过沟通可以使项目成员知道由顾客、项目主办者和管理者所做出的与项目实施及其业务环境相关得所有决策，从而与相关决策保持高度一致性；通过通过沟通可以使项目成员了解项目进展情况并跟上项目的进展。从而得以使项目顺利开展。2010年读书节活动方案一、 活动目的：书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！ 二、活动目标： 1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。 2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。 3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。 三、活动实施的计划 1、 做好读书登记簿 （1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。 （2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。 （3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。 2、 举办读书展览： 各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。 3、 出读书小报：