10.2成品运输管理规定.docx

保定市龙跃电力器材制造有限公司
成品运输管理规定
1 目的
为规范公司成品运输的管理，确保成品运输的“及时性、经济性、安全性”，制定本规定。
2 适用范围
本规定适用于通过各种方式对成品进行的运输，运输方式包括公路运输、铁路运输两种。
3 管理职责
3.1 物流部职责：
3.1.1 对运输形势进行分析和预测，并对《销售合同》中有关运输的条款进行评审；
3.1.2 考察、确定物流代理公司，并签订代理合同，以及具体运输业务的委托；
3.1.3 负责在电脑中审核出库单据，并按其付货；
3.1.4 负责成品运输过程中保险的投保与理赔；
3.2 营销部职责：
3.2.1 签订《销售合同》并将复印件移交物流部、财务部；
3.2.2 负责在电脑中录入《销售订单》、促销品单据，并打印促销品单据移交物流部；
3.2.3 提报月度铁路车皮计划；
3.3 财务部职责：
3.3.1 负责风险业务审批的管理；
3.2.2 审核《销售合同》中的品种、数量、价格条款，并负责在电脑中生成销售发票；
4 发货条件
4.1 销售的成品发货：
4.1.1须同时具备以下两个条件，才能发货：
有效的《销售合同》；《销售合同》中有关发货条件的内容已经实现；
4.1.2已达成销售意向并已起草《销售合同》，且《销售合同》草案中有关发货条件的内容已经实现，但《销售合同》未经确认的，具备以下情形仍可以发货：
4.1.2.1 《销售合同》已经客户确认、盖章，但公司没有确认、盖章的，且经销售副总以邮件、电话、短信等方式确认的，可发货，并由销售部事后提交有效的《销售合同》。
4.1.2.1 《销售合同》已经公司确认、盖章，但客户没有确认、盖章的，且经销售部合同管理与发货协调主管和合同与发货协调管理人员书面确认的，可发货，并由销售部事后提交有效的《销售合同》。
4.2 发往分库成品的发货，须同时具备以下两个条件，才能发货：
已与仓储方签订《委托协议》；发货的数量、品种得到审批，具体按照《分库管理规定》执行；
4.3 《销售合同》签订后当日，销售部应将复印件移交物流部、财务部，并向物流部传递有关发货的信息，包括口头信息、书面资料和促销品单据等。
5 运输委托
5.1 成品运输及相关业务内容需要委托公司以外的其他单位或个人完成的，由物流部负责。
5.2 物流部对外委托业务时，如果该业务需要取得相关的法律执照、许可证等资质的，物流部须进行考察，并将业务委托给具有相关资质的单位或个人。
5.3 运输及相关业务的委托，需以书面合同的形式最终明确：
5.3.1 代理公路运输的签订《运输合同》；
5.3.2 代理铁路运输的签订《运输合同》；
5.4 书面合同签订后，方可委托业务。
6 运输操作流程
6.1 公路运输操作流程：
6.1.1 物流部根据发货信息，通过公路运输委托单位联系车辆，征求经销商意见后，确定运输车辆，并通知销售部。
6.1.2 销售部在电脑中录入销售订单，财务部审核并生成销售发票，物流部审核并生成、打印《销售出库单》。
6.1.3 物流部负责与驾驶员签订从运输合同和办理其他货运手续，包括驾驶证、行车证的复印存档，销售出库单、其他出库单的签单、按照销售出库单、其他出库单的内容付货等。空白从运输合同的盖章申请。
6.1.4 货物发出后，物流部负责通知客户有关的货运信息，包括驾驶员的联系方式、货物品种、数量、有无促销品等。
6.1.5 在预计货物到达的合理时间内，物流部负责逐一落实货物的到达情况，并做好记录。如货物不能按期到达，物流部人员要及时与客户沟通，说明原因，取得客户谅解。
6.1.6 每月月底，物流部对本月度发生的公路运输费用进行汇总，向物流部长、销售副总、分管副总汇报。
6.2 铁路运输操作流程：
6.2.1 每月6日前，营销部向物流部提报下个月度的车皮需求计划。
6.2.2 物流部根据出货信息，录入调拨单，将货物调往相应的货运站。
6.2.3 铁路空白货物运单、整车计划服务订单的盖章申请。
6.2.4 货物发出后，物流部在当天已邮件形式对货物信息进行发布。同时，以口头或传真方式通知客户。
6.2.5 需要使用领货凭证进行提货的客户，物流部要在货物发出的3天内将领货凭证寄给客户。
6.2.6 营销部根据物流部通告的信息负责录入销售订单，销售会计根据销售合同生成销售发票，物流部再次进行调拨，审核销售出库单。
6.2.7 运输出现困难时，物流部要及时与市场相关人员沟通，并对运输形势进行预测，提出运输建议。
6.2.8 在预计货物到达的合理时间内，物流部逐一落实货物到达情况。如货物不能按期到达，物流部人员要及时与客户沟通，说明原因，取得客户谅解。
6.2.9 收到客户寄交的索赔资料后，物流部负责整理、统计。合格的索赔资料要在收到的1个月内移交给货运代理办理索赔；不合格的资料，在收到的一周内要退给客户并向客户说明原因。
6.2.10 物流部负责要求货代每天对货物上站、发运、库存情况进行确认。因车皮载重量导致上站货物不能全部发出，物流部负责在5天内将剩余的货物返回公司，并作相应的单据处理。
7 验收
7.1 物流部负责通告客户成品交接、验收的方式和注意事项。
8 保险与理赔
8.1 损害保险的投保标准：
8.1.1对涉及到的商品通常情况下采用足够的金额和条件进行投保。
8.2 保险公司的选定和投保手续的办理。
8.2.1 铁路采用保价运输，物流部委托货运代理直接办理。
8.3 货损索赔：
8.3.1 公路运输一旦发生货损，物流部按照公司与物流公司（配货站）签订的合同办理索赔。
8.3.2 铁路运输过程中发生的货损，由货运代理负责索赔。
8.4 意外情况报告：运输过程中发生货物意外损失，如整车、整箱丢失或损失，物流人员要在获知信息后的半小时内向物流部长、分管副总汇报。
9 费用结算
9.1 公路运输方式，委托公司安排车辆的，运输费用由经销商根据物流部与承运人签订的从运输合同直接支付。自己安排车辆提货的，运输费用由经销商自行与承运人解决。
9.2 铁路运输费用实行月度结算方式，物流部负责整理有关的资料。
10 管理要求
10.1 相关人员须严格按照上述条款执行。
10.2 违反有关条款的，视情节给予10-50元扣罚。