拟定经济合同管理.doc

浅析拟定经济合同管理
摘要：本文是作者通过自己工作的实际经验如何拟定和强化合同的相关管理谈了自己的看法。
关键词：合同主体；自然人；法人；合同效力
在工程建设项目合同教育及组织优化取得一定成绩的基础上，建筑企业应进一步深入研究合同管理活动不同阶段的具体特征、要求、管理控制手段、工作侧重点等问题，结合企业合同管理的可利用资源状况和实际管理水平，建立科学的合同管理制度，强化合同管理职能，统一管理施工队伍的合同，突出合同管理的关键点。不同建筑企业因其管理资源状况，历史经验等因素的影响，合同管理工作都具有其特色，即使是以同一标准为蓝本，在最终工程合同文本中呈现出一定的独特性。
第一条 合同制定的目的
为了进一步规范公司总部和各项目部合同管理工作，提高合同管理的水平和效率，根据公司的业务实际情况，制定本合同规范和条款，以便顺利实现经济目的的一系列活动。
第二条合同管理的原则
（一）合同管理采用谈判权、评审权和批准权相互独立、相互制约的原则。谈判人对合同的真实性负责，评审人对合同的严密性、合法性、经济合理性负责，批准人对合同的风险性和经济收益负责。
（二）法定代表人批准和授权委托相结合的原则
签订经济合同实行授权委托原则。有些经济合同由法定代表人亲自批准。
（三）招标原则
下述各类经济合同，如果合同金额超过10万元，必须经过竞争性招标选择合作对方、确定合同金额、约定双方的权利义务：
1、工程发包、材料设备采购合同；
2、勘查合同、设计合同、监理服务合同；
3、市场调研合同；
4、前期可研评估、面积测绘合同；
5、其他采购、咨询顾问等各种经济合同。
合同金额不超过10万元的经济合同，可以采用议标谈判的方式。有关招标、议标的具体规定详见我司有关业务的《招标管理办法》。
第三条合同的依据
《中华人民共和国合同法》。
第四条合同的适用范围
xxx公司就商品住宅房地产开发项目而对外签订的各类经济合同均执行本规范。
第五条对合同的定义
（一）经济合同
是公司为开展业务，与社会上法人或自然人设立、变更、终止一定经济权利义务关系的协议。
（二）重大或重要的经济合同
重大或重要的经济合同包括以下几种合同类型：
1、土地（项目）转让合同；
2、合资（合作）经营合同；
3、资金借贷合同、融资合同、担保合同；
4、合同金额超过1000万元人民币以上的工程发包和材料设备购合同；
5、合同金额超过1000万元人民币以上的勘查合同、设计合同、监理服务合同、市场调研合同、前期可研评估、面积测绘合同、其他采购合同、咨询顾问合同等。
（三）法定代表人
本管理办法中法定代表人为公司法定代表人。
第六条合同的授权委托方式
签订经济合同的授权委托采用长效委托和短效委托结合的方式，由公司合同管理部负责办理相关的手续。
第七条合同管理的责任部门
（一）成本管理部和财务管理部是公司合同管理的核心部门，由财务管理部负责组织两个部门：定期或不定期地监督、检查各相关项目部的合同管理工作；利用合同成本管理软件共享合同管理信息。
（二）合同管理部负责合同条款的严密性、合法性、经济合理性。
财务管理部负责合同付款方式的合理性、筹措资金、合同文件的盖章、保管、分发、牵头建立并运用合同管理软件。
（三）经办合同管理部门负责合同的真实性，组织合同履约。
对合同实施状况进行跟踪，必须强化履约意识。要约一经承诺，即具有法律效力。企业应及时了解和掌握合同履行的情况，根据存在问题的严重程度适时运用撤销权、变更权和不安抗辩权保护自身的合法权益。对违约行为要及时协商解决，协商不成即采取仲裁或诉讼手段，尽最大努力减少和避免经济损失。
第八条合同管理的流程
谈判流程
首先，由经办合同管理部提出合同的起因，起草合同文件、组织合同谈判，经过谈判的合同文件经主管副总经理（总经理）同意。并且每次谈判参加谈判人员不得少于两人。
评审流程
其次，由合同管理部和财务管理部对合同文件进行评审。评审流程需要经过合同管理部的合约主管（或造价工程师）、部门经理、主管副总经理、财务总监（或财务管理部经理）四个程序。
重大或重要的经济合同，还需要通过公司总经理办公会、相关业务部门和总部财务管理部评审，由经办部门向评审人提交合同的简要说明，包括：合同主要内容、合同金额、谈判过程等。
评审人对合同的严密性、合法性、经济合理性负责：即评审人必须检查合同文件是否严密、是否符合法律法规的要求、是否具有经济合理性。评审人是成本管理部的合约主管、部门经理、主管副总经理、财务总监（或财务管理部经理）。
批准流程
经过评审的合同，由经办合同管理部门把《合同评审表》和合同文件一并送交总经理。一般的经济合同由总经理批准。
批准人对合同的风险性和经济收益负责：即批准人在参考评审意见的前提下，结合公司具体情况和市场行情，综合判断是否可以签订合同文件。
第九条合同起因的提出
（一）与产品研究有关的合同
包括：设计合同、施工合同、有关的咨询顾问合同等，由设计管理部提出。
（二）与工程建造有关的合同
包括：勘查合同、工程发包合同、材料设备采购合同、社会监理合同、有关的咨询顾问合同等，由工程管理部提出。
（三）造价咨询顾问合同
包括：造价咨询合同、招标代理合同、委托结算合同、有关的咨询估算合同等，由成本管理部提出。
（四）其他合同
根据公司的具体情况，由合同管理部门提出。
第十条合同文件的起草和谈判
（一）合同文件的文本或起草
根据合同业务内容的不同，公司相关业务部门起草常用合同的格式文本，无格式文本的由公司经办合同管理部门负责起草合同文本，必要时也可以使用政府主管部门编制的示范文本或行业内公认具有较高水准的格式文本。无特殊情况，不得使用合同对方起草的合同文本。重大或重要的经济合同文件起草完毕后，要征求法律顾问和其他相关项目部的意见。
（二）谈判的主要责任人
根据合同内容的不同，经办合同管理部门是合同谈判的主要责任人。
（三）重大或重要的经济合同
重大或重要的经济合同，随着谈判进展公司主管副总经理和总经理、合同管理部和其他相关项目部、法律顾问要参加合同谈判。
（四）谈判过程中的情况通报
如果谈判过程比较复杂或谈判时间较长经办合同管理部门要把谈判情况定期或不定期地通报给公司和其他相关项目部。
（五）合同文件起草、谈判的责任部门
1、与工程建造有关的合同
由合同管理部组织工程管理部共同起草合同文件并组织谈判。在合同文件的起草过程中，工程管理部仅负责起草工期、质量标准等技术要求的内容，由成本管理部统合合同文件。
与造价咨询顾问有关的合同
由成本管理部起草合同文件并组织谈判。
3、与资金财务有关的合同
签约对方是国有银行等企业的，可以采用其编制的合同文件格式文本，由财务管理部谈判并争取适当增加补充条款约定；签约对方是普通企业的，由财务管理部起草合同文件并组织谈判。
与公司管理有关的合同
由综合管理部起草合同文件并谈判。
（六）其他合同
由相关业务部门起草合同文件并组织谈判。
第十一条合同文件的评审