弗迪尔财务制度系列-应收帐款的管理控制方法.doc

弗迪尔财务管理制度系列应收帐款的管理控制方法現在我們先談應收帳款與信用的管理辦法。所謂的應收帳款應先從源頭來看，從信用管理來看；信用管理的產生，應先認識交易方式。以交易的活動來看，交易方式有3種：1.物 物2.現金 物3.信用 物以下分別說明之。1.物 物此類交易方式，在現階段的社會仍是存在，例如：筆者所主持的企業單位，從事三角貿易、多角貿易，就是這種交易方式。因為在第三世界國家有外匯管制，所以要用賣給它東西的所得來進口它的東西，則外匯才得以抵充，沒有風險。2.現金 物此類交易方式，銷售量大但金額不大。3.信用 物要注重與注意信用交易，因大過交易總量的80%為信用交易。何謂信用交易？我們做如下的說明：1. 我們接受客戶跟我們買東西，產生應收款，客戶並沒立刻付錢。2. 客戶付錢，但收到應收票據，應收票據不代表一定會兌現，仍算是是信用交易。收到客戶的遠期票據，我們還存在風險，如何做到信用交易的安全措施？一定要注意做到銷售安全。從事業務的人員，要關心銷售安全，被倒一筆帳，就好比損失十筆生意，而且還要花許多精神追索。所以一定要做信用調查、徵信調查的工作，要為每個客戶建立客戶資料卡。如果你是經銷商或製造商，客戶資料卡都是一定要做的；除非你是做直銷，才可以不做，因你的客戶較不會固定或長期購買。但其實還是最好做，因為如此就可以將服務工作做得更好，然後於獲得口碑後，能達到客戶介紹客戶的境界，這就是最佳的銷售方式。客戶資料卡的建議格式如下表所示，而相關填寫方式，以下將逐項說明之：客 戶 基本 資 料名稱、負責人、聯絡人、電話、傳真、Email Account、資本額、屬性、員工人數、設備營 運 資 料月SR、季SR、年SR、項目、比例信 用 資 料銀行帳戶同行評價同業評價客戶資料卡分3個section：客戶基本資料、營運資料、以及信用資料。現將客戶基本資料各欄位，說明如下：(1)名稱：指客戶的名稱。(2)負責人：指客戶的負責人。(3)聯絡人：指客戶的聯絡人，通常是採購或使用單位，亦常以Key Person 稱之。(4)電話：指客戶的聯絡電話。(5)傳真：指客戶的聯絡傳真。(6)Email Account：指客戶的聯絡Email Account。(7)資本額：指客戶的資本額。(8)屬性：指客戶的經營屬性，是屬代理商？或製造業？或經銷商？或地區經銷商？零售商？。(9)員工人數：指客戶的僱用員工人數。(10)設備：指客戶的設備有哪些？上述這些都叫基本資料，是指不太會變的部分。現將營運資料各欄位，說明如下：(1) 月SR：指月營收。(2) 季SR：指季營收。(3) 年SR：指年營收。(4) 項目：指客戶的營業項目。(5) 比例：指我們公司產品在客戶那裡的佔比多少？如果我們做經銷或製造的業務，依此數值推算，可得到客戶它正常向我們進貨的量與金額，如果未做此整理分析，也許它會做過多的進貨，而我們並無警覺。防止其異常交易，有此參考值，則會立刻知道，不會造成迷失；不至於當其大量進貨，只會很高興而不知道有風險。安全銷售比衝業績還重要。在說明信用資料之前，先給各位一個建議。大家也許應未忘掉，老闆曾一再叮嚀，與新客戶第一次交易，一定要收現金。筆者反而對筆者的業務人員要求，第一次交易不要給現金，否則第二次給我們跳票或不給錢，就不構成詐欺。如果第一次交易給我們跳票，就可以直接告詐欺。若存心倒帳，通常第一次交易金額較小，不會倒，當第二次、第三次胃口愈來愈大時，才會開始倒。因為若收票回來，票子上就有往來銀行及帳戶，就可以向銀行做徵信調查，此為重要的方法技巧，所以第一次交易就可以收票據。現將信用資料各欄位，說明如下：(1) 銀行帳戶：指所收客戶票據的銀行帳戶。(2) 同行評價： 筆者常訓練業務團隊，到客戶那裡時，若同時看到其他廠商，可在門口等他出來，然後向他探聽：客戶與他們來往的信用情況？先自我介紹，然後以新近來往，想了解狀況做開頭。可以問他下述問題：你們與他們已交易多久？你覺得他們的信用怎樣？當他回答：我與他們交易五年，每次收錢都很困難。現在這筆錢，也是收了好多次才收到。如此我們就能心中有譜了(3)同業評價指可從客戶的同業去調查它的虛實。由上述3點來建立信用額度，尤其是當我們是經銷商與製造商，可以在這個額度內放心與它交易，超過則要小心。現定義信用額度的公式，如下：信用額度 = 未收款 + 未兌現票據 = 應收帳款 + 應收票據上述公式的意思，指：信用額度是未收款與未兌現票據兩種風險加起來，我們相信評估後，在此額度內是安全的。未兌現票據，指：客戶開的遠期支票。因此我們開發一個新的客戶，我們評估給在這個額度之內，可以隨時出貨，不去擔心這個風險。26年前筆者曾訂營運管理規則，其中有下述兩項的規定：(1) 業務人員的應收帳款被倒帳時，業務人員要賠償100%。(2) 業務人員的應收票據被倒帳時，業務人員要賠償40%。 現在如果再如此規定，恐怕找不到業務人員了，現在筆者一般的做法：在額度內免負責，超過則賠10%。建議從事業務工作的朋友，當我們規範好額度規定，我們還要做客戶管理。因為是你所提出申請的Credit(信用額度)已獲得公司同意，所以你應負責任的繼續自行進行客戶管理的工作。做外銷時，亦會有客戶要求Open Account，其實就是賒帳交易，我們若同意，則要給它一個Credit Line。從信用調查產生信用額度，應收帳款與應收票據皆是信用額度的一部份。應收票據是票據憑證，但應收帳款就比較困難舉證，以確保相關權益。請問貴公司是否建立信用額度？鼓勵大家了解，並在這方面實際於公司內運用。一個企業在業務管理裏，如何做到公司的交易安全？這是本課程前面所做的第一個課題說明。接著說明應收帳款、應收票據，管控上應注意哪些？對於應收帳款，一般企業都只用一個科目，在筆者所主持企業為有效管理，筆者一定把應收帳款分如下四個科目：一、應收帳款的管理定義1. 正常應收帳款2. 逾期帳款3. 問題帳款4. 壞帳為何要分這四個科目？筆者常向企業的老闆建議，這4個內容中，有3個很難收回，有2個是鐵定收不回來，如果未加以分辨，很容易造成誤判。例如：公司應收帳款掛了1000萬，其中細項內容如下：1. 正常應收帳款 400萬2. 逾期帳款 400萬 ？3. 問題帳款 100萬 X4. 壞帳 100萬 X實際正常部分僅有400萬，如果都掛在一齊很容易誤判。如何分辨上述四種應收帳款？假如公司的應收帳款政策是月結3個月，而今天的日期是89/1/24，那麼如果今天手上還有88/10/30以前的帳款存在，就叫逾期帳款，否則未滿三個月者叫正常應收帳款。帳款的收取一定要快速，或依約定時間收款，一天也不能拖，一拖就容易變成逾期。千萬不要養成客戶逾期的習慣，久而久之帳款就會不給，成為問題帳款，最後變成倒帳。在稅法上規定，除已經一定法律程序，否則不承認呆帳損失。所以若呆帳不獲承認，則就會造成公司的雙重損失，因為損益表銷貨收入有淨利產生，要繳稅；錢又未收回，造成雙重損失。呆帳的損失必須經過法律程序，確認收不回來，經過兩年後，才能掛壞帳處理。筆者曾主持某醫療產業，有天發現業務與會計因逾期帳款而吵架，業務說：我到底是作業務的？還是收錢的？我跑業務很忙，要不然你去收。筆者當場糾正業務說：業務的工作就是既要做生意，又要收錢。你要會計去收，客戶會說：叫業務來，東西又不是你賣給我的。其實這也正是許多公司常發生的情況。什麼叫問題應收？指這個客戶已經跳票了；或這個客戶雖屢經追索，仍一再拖欠，很可能會出問題造成的原因，可能為下述之一：(1) 客戶本身的因素。(2) 可能有交易的瑕疵。(3) 可能公司產品的品質不良、未處理好，而客戶想跟我們賴。什麼叫呆帳？指客戶已逃之夭夭、找不到；或客戶跳票、理都不理我們。鼓勵各位要將應收帳款分類清楚，才知如何做管理的動作。剛才從信用交易的過程中，了解第一個會產生應收帳款，第二個會產生應收票據。對應收票據，在心態上要把它看成應收帳款，因為還不一定會兌現？一定要收取到票據，才能做票據徵信。票據的徵信，對從事業務的人很重要，如何做票據徵信？票據徵信是一般公司行號對金融機構，缺點是較不容易得到正確的資訊。現在介紹更為有效的、金融機構對金融機構的票據照會：假設你開發了一個新客戶，第一次交易設法收一個7天到期的現金票，該現金票的付款行為彰化銀行吉林分行，我們現在想假冒華南銀行城東分行來進行票據照會。先查好彰化銀行吉林分行的電話號碼後開始打電話，並請按下列程序進行應答：(1) 表明身分： 如何表明身分？一般人常不清楚。如果說：我是華南銀行城東分行。這樣是不對的，因為金融機構對金融機構，他們之間會講行話，正確的說法為：華銀城東，票據照會。並且要以閩南話發音。(2) 問：這個客戶什麼時候開戶？第二個問題要用閩南問：何(閩南發音：當)時開戶？錯誤的問法是：開戶久不久？因為若獲得正確的開戶日期，即可自行判斷開戶久不久？若所獲得的開戶日期為才新開戶一個月，就要小心是否為詐騙集團、或是新公司虛設行號。除非是喜歡賺差價的公司，否則對方一直要給現金算折扣數，就要小心是否為詐騙集團？他們第一次用小魚釣大魚，第二次就開票給你。而如果第一次已付現，第二次以後才發生跳票，你就不能告它詐欺，因為此乃法律上的規定。(3) 問：往來實績？(4) 問：往來績數？(5) 問：平常的餘額幾位數(閩南發音：殘額幾位數)？要設法讓自己取信於對方，他就會告訴你許多實情。此問題對方答案的句型，可能會是下述六者之一： 六 上 、 六 高 六 下 、 六 中 六 中 、 六 低 六表示六位數，即10萬位數。上或高表示最高位數的值為7或8或9；中表最高位數的值為4或5或6；下或低表最高位數的值為1或2或3。若為310000就是六低。(6) 問：有沒有其他的帳戶(閩南發音：口座)？(7) 問：有沒有退補紀錄？票據法上規定，發生退票七天內註銷，則紅單子會收回，則沒有退票紀錄，只有註銷紀錄。所以不要只問：有沒有退票紀錄？或者問：信用好不好？應問：有沒有退補紀錄？如此才能涵蓋退票與註銷兩者的資訊。(8) 多謝，有空來坐。如果對方恰巧有朋友在華銀，要你轉電話，你可以說：等一下，我幫你看一看，他剛才離開，我再告訴他。票據徵信是非常重要的，如此進行的話，就算給現金票，第一張也會安全。如果是固定客戶，也要每一季做票據照會，重新評估一次，這是非常重要的管理動作，若因為沒做，而產生安全狀況，就很可惜，所以對應收票據一定要做。現在說明剛才所提：票據照會的對談，要以閩南語進行，會較有效的原因。因為很多公司收回應收票據，會拿到金融體系做票據貼現，此時會轉到授信單位，而產生金融機構間的票據照會情況。通常在授信單位的行員，都是比較資深或表現比較好的，這些人都稍有年紀，行話很多。所以我們也要練就流暢的閩南語行話，讓他們誤以為我們也是老資格，就容易讓他們相信，他們就會什麼都告訴你。在筆者的企業裡，筆者都是叫業務助理或業務會計去做。另外筆者建議業務人員，因為客戶在你手上，你自己也一定要去做。接著說明有關應收票據的一些基本常識。太多人不了解票據的基本常識，我們先從下圖，理解票據的種類開始： 銀行本票 本票 甲存本票 票據種類 支票 商業本票 匯票 票據分為3種，有：本票、支票、以及匯票。本票分為3種，有：銀行本票、甲存本票、以及商業本票。什麼是銀行本票？銀行本票可盡量收，保證不會退票，其上的票據付款人與開票人都是金融機構，大寫金額會用毛筆。因付款行與開票人都是金融機構，所以它等於是現金，因金融機構開本票時，對方已將現金或銀行存款，交付金融機構。各位參加投標，押標金很高時，此為通常使用的時機。什麼是甲存本票？甲存本票的付款人是金融機構，開票人為公司行號。如果貴公司有甲存戶頭，可向往來銀行要求金融機構提供甲存本票與支票搭配使用，甲存本票與支票有一樣的效用。本票一定有兩個日期：一為到期日、一為開票日；支票只有一個日期，為到期日。下圖為本票、以及支票的外觀示意圖： 到期日 開票日 到期日 本 金額 支 金額 票 票 付款人 開票人 付款人 開票人什麼是商業本票？商業本票為自製本票，就是玩具票，20元就可以買一本，而一本有10張。不要以為商業本票，沒有經過銀行，就沒有價值。商業本票可用在客戶賴賬、拖欠、以及沒錢的時候。此時可買一張玩具票，上面除開票人不填外，其他欄位皆事先填妥，然後帶往客戶處，請對方在開票人欄簽字、蓋章。蓋章是蓋公司章，橡皮章也可。對方也許看到玩具票，就會說：簽就簽。心想反正是玩具票。筆者一向要求業務儘量收本票，因為本票可以立即強制執行，而支票不行。現將兩者的法律處理程序，分別敘述如下： 本票 支票 地方法院民事行政處 提支付命令 申請裁定 對方抗辯 立即強制 訴訟筆者於26年前，擔任在某企業擔任人事、法律、稽核、企劃、以及督導5個關係企業的工作。那時候因為公司全部的法律訴訟都由筆者負責，所以幾乎每個月都要處理發生的相關問題，於是筆者全台灣的地方法院，除澎湖外都跑遍了。全省去追索，雖然不可能太有效，但至少可以做壞帳，所得稅不用繳。為什麼說不可能太有效，以下筆者提供法庭上的典型對答，各位就能了解：法官問原告：你為什麼告他？原告回答：他開票給我退票，屢次追索不給。法官問被告：你為什麼不給？被告回答：沒錢。法官問被告：什麼時候給？被告回答：有錢就給。法官問被告：什麼時候有錢？被告回答：不知道。雖然在民法上債權講得很清楚，但沒錢就是沒錢，所以收支票成效不好。收甲存本票的好處是：本票處理最快。對方就算店還在開，筆者也可跟著書記官一同去強制查封。每次當書記官問筆者：封條貼哪裡？筆者一定會要求他，貼在正門最顯眼的地方，常常只要早上封條一貼，當天下午就會來解決，而原來那個帳可能已賴了6個月了。總之，應收帳款票據的追索很重要，儘量要收本票，最好銀行本票，不然甲存本票。另外要注意，還有一種公庫票也會退票，當每年6月底到7月初，以及年底到次年元月初時，當正碰上提回政府再撥下來的期間，也會發生退票的情況。剛才提到業務催款時，可使用商業本票，也特別提到開票人我們不要填，因為如果這一欄幫他寫，就是偽造文書，要當事人簽名蓋章，到時候若不付錢，就申請裁定。如果支票已經跳票，也可用玩具本票讓他再簽一張，原來的票不要還給他，可以說：拜託你再簽一張，能讓我回去交差了事。儘量把本票騙到手，支票沒有什麼用，一定要設法弄到本票，告訴他原來那張拿不回來，一般人以為玩具本票未經銀行就會放心去簽。有關商業本票的追索期限為3年，從到期日起算3年一定要提出追索要求，支票追索期限較短為一年。也要很注意開支票的年份。例如今天的日期是89/1/24，他開了一張88/1/24的支票，我們一時失察收下，他在我們走後，突然清醒，然後就會變得很快樂：我剛剛好像開88？他從此很快樂，因為已過了一年的有效追索期。支票真是有很多風險！我們社會上還有一種情況，就是我們常收到客票，例如：客戶是甲，客戶的客戶是乙。如果看到禁止背書轉讓，則這張票不能收，因為持票人對開票人沒有追索的權利。若非禁止背書轉讓，此時就該要求甲客戶在背面背書，這叫做背書的連續性。如果我們收到的是支票，被退票時對開票人有效的追索時間為4個月，對客戶甲有效的追索時間為2個月；如為本票則追索時間，分別為一年、以及6個月。如下表所示： 開票人乙 客戶甲支票 4個月 2個月本票 一年 6個月以上所述這些都是基本動作。以筆者的接觸、了解，許多業務因對票據不了解，因而會吃悶虧、被客戶騙，雖然善良的客戶也不會懂，但想在票據上動手腳、鑽法律漏洞者，會去研究。接下來跟各位說明，請各位廣泛的思考：應收帳款，包括到應收票據，如何有效的去做管理？以下將逐項說明之：二、應收帳款之管理方法1. 設定交易條件 交易條件即公司的銷售政策。一個企業一定要有銷售政策，內容主要包括如下各項：(1) 商品政策指公司提出主力產品是哪些？附屬產品是哪些？(2) 通路政策 指公司是走直銷政策，還是經銷政策？有時也會有同樣產品，但各家公司的政策，可能不一樣。(3) 價格政策筆者所主持公司採授權價制度，由公司設定允許業務去賣的最底價，再由業務在客戶那裡靈活運用。例如：公司定價100塊錢，公司授權價98塊錢，那麼就有2塊錢允許業務彈性運用。所謂差別取價，指：對不同的數量、區域、客戶屬性、以及時間(指旺淡季變化)，價格會有不同，這叫做差別取價，企業應要為差別取價做一個定價表。很多公司沒有設定此規矩，one price走遍天下，於是業務常要面對客戶的argue。(4) 帳款政策與今天課題相關的，就是銷售政策裡的帳款政策。所謂的帳款政策，就是指設定相關帳款的下列這些規矩：a. 月結幾個月的票；b.或貨到收現；c.或允許客戶到期匯款。到期匯款這是目前上市/上櫃公司的付款方式，他們要求不開票，3個月後直接匯款到我們公司戶頭，其實這樣風險更大，因為超過3個月到期時才匯款。筆者所主持公司，碰到上市/上櫃公司提出這個要求，只要在3個月內，亦會接受，但仍要將相關信用調查表填好，因其亦可能發生狀況。就是台灣就是新的銀行也可能會倒。業務人員對上述銷售政策，一定要弄清楚，才不會在市場上活動，而做一些over promise，回來被釘，被公司說：你為什麼違規？ 現在回頭談，有關一定要設定交易條件。什麼是交易條件？所謂的交易條件，指：跟客戶約定的交貨時間、收款時間、價格、以及交期，與今天課題相關的是：帳款的交易條件。另外針對大型的設備、儀器類，會產生期貨交易。所謂的期貨交易，指：例如客戶跟我們下訂單，我們會在3個月後交貨，此時要簽合約書，並在其中定義好交易條件，指這類的交易。2. 設定應收帳款的額度控制我們要注意剛才所提到，所謂的信用額度的管理。無論對長期或固定的客戶，都要建立信用額度。業務要自己設定客戶資料卡，在裡面填入相關資料，例如：客戶對我們進了多少貨？即銷貨金額，並額外要有累加的功能，再要能扣掉已收款(即現金)，扣掉應收票據兌現所得到的餘額，此即為應收票據管理的一般方式。建議將這些內容放在信用調查表的背面，格式可如下表所示：銷貨紀錄收款紀錄額度使用日期內容出貨單號銷貨金額日期收款金額票據明細1/51/81/111/151/241/31A x 10B x 5A x 5B x 5A x 10A x 1015萬 5萬7.5萬 5萬15萬15萬1/101/131/161/201/281/3115萬5萬7.5萬5萬15萬15萬89/3/31Xxx/xxxx89/3/31Xxx/xxxx89/3/31Xxx/xxxx89/3/31Xxx/xxxx89/3/31Xxx/xxxx15萬20萬27.5萬32.5萬47.5萬47.5萬表格欄位說明：(1)內容欄填入買了什麼東西，例如A產品10個、B產品5個(2)額度使用欄位中填入信用額度的餘額，信用額度的餘額 = 銷貨金額合計現金收款合計應收票據合計。(3)票據明細欄的內容，包括：開票人、付款行、到期日、帳號、以及票號。(4)本例信用額度為50萬，在1/24即用到47.5萬，所以對1/31的銷貨，我們必須對超過部分收取現金，可以看到1/31的票據明細欄為空白，表示此欄為現金的收取。用這樣做應收帳款，一定額度內可無條件的出貨給客戶。如果因信用額度超過，要對客戶收取現金時，不必跟他明講原因，可以說：因為年關到了，公司的現金比較緊。或說：公司現在辦收款比賽，請支持我一下，我可以把獎金4%補給你。一個成功的業務人員要能高姿態的銷售，低姿態的收款。所謂高姿態的銷售，指：永遠相信公司賣的產品是全世界最好的！做一個業務代表要有信心，但常會相反，因為許多老闆常跟筆者說：事與願違，我們的業務常會說：公司東西太爛，產品太貴。如果筆者是那老闆，一定會這樣回答：我們公司的產品就是太爛、太貴，才需要用你那麼有能力的人推銷！否則就只須登報告知：你出價，我就賣。那麼又何須sales？作為一個業務人員要勇於對自己負責，也要有高姿態的銷售依據，對自己的產品要非常了解。這個時代市場的競爭白熱化，只要幾個sales來向客戶介紹同樣的產品幾次，客戶就會變成專家了！第一家來介紹時，他們也許只能盡量聽。第二家來介紹時，他們已能提問題。第三家最可憐，可能會被不斷挑剔，這個沒有，那個沒有，被殺價得厲害。筆者要求筆者的業務人員收款要低姿態，哪怕要把筆者罵得狗血淋頭也可以。曾有一次，筆者要筆者的業務去向一個認識筆者的客戶收錢。我們已先準備好要帶去的銷售工具，其中一項是特製的薪水清單：上面有月薪三萬，被扣二萬，實拿一萬的當月薪資紀錄。Sales到客戶那裡，首先要將薪水條拿出，告知對方所受連累，要求立即還錢，否則一萬塊將如何生活？難道你要養我嗎？於是客戶說：你們總經理怎麼是這種人，表面上真看不出來。Sales回答：不要看表面，我們全公司的人都恨死他。這時候錢應就會給了。於是客戶打電話來找筆者說：你為什麼對公司的sales那麼刻薄？筆者回答說：都是你害的。客戶說：你要退還他二萬。筆者回答說：錢已經扣了怎麼還？之後回來的Sales報告筆者說：我在客戶那裡已收到錢，但我是依照你教的方法罵你筆者說：沒關係，錢收到就好！以上所提：注意額度控制、以及超額交易要收現，這些是應收帳款管理的重點；對業務而言不需要會計單位來追查，自己就應該把這些做好。3. 定期的檢討追蹤有關定期追蹤，許多做業務的朋友常會忽略，滿腦子的業績掛帥，在衝業績之外，其實還應每週要檢討、追蹤、催收、以及查看異常帳款，碰到異常帳款要主動處理。要遵循一個原則：一個成功的上班族，永遠讓別人信賴與放心；一個失敗的上班族，永遠要主管一再叮嚀。明天上班試著要求主管對自己說出：你辦事，筆者放心！你如何能讓主管放心，就是你要將這些自己管理好。業績固然要關心，但帳款也要關心，因為倒帳一筆所蒙受的金錢損失、以及追索所花的精神損失，會讓你少做十筆生意，不可不注意！不知道貴公司是否有倒賠條款，一個正常管理的公司，一定要設定這個條款，並非公司要賺這個錢，而是要提醒業務，好好事先注意任何異常交易、異常出貨，例如：某客戶平常每月都是採購50萬，這次突然暴增150萬，這時候要小心，它是不是想要倒帳，連以前的帳一起倒。例如：某客戶過去都是每月採購50萬，這次突然暴跌至10萬，到底是為什麼？是不是客戶改向其他家進貨？或是客戶的公司出問題？所以建議要做週檢討。 筆者要求筆者的sales，每個禮拜都要交逾期帳款報告書，裡面要說明：為什麼帳款會變成逾期？打算要怎樣去處理？而且同一項目只能寫兩次，第三次再寫，就要扣款。公司並不是以扣款為樂，只為要提醒sales，要負起責任。有sales問：可不可以不寫？筆者說：我也喜歡不寫，我也不喜歡看，如果沒有就不寫。各位朋友，過年還有一個禮拜，趕快把問題處理好，這個客戶既然是你開發的，就要想辦法去處理。4. 客戶信用管理的加強剛才已談過許多客戶信用的管理，現在就不再贅述。 有關前部分所談應收帳款之管理方法，是由正常的觀點出發；接著要談的應收帳款的控制重點，則是著眼於不讓我們的應收帳款出現危機。三、應收帳款的控制重點1. 簽收單的保管與管理我們的出貨單簽收聯是非常重要的，也就是各位務必要養成習慣，一定要讓客戶簽名與蓋章於簽收聯，然後將之帶回。客戶的簽名，指：收貨人的簽名；蓋章，指：要有公司的名稱，但是橡皮章也可以。業務將簽收單帶回後，要即刻交給營業秘書或業務助理，以免遺失。若簽收單遺失，就糟糕了，雖有發票也只有稅務上承認，法律上並不承認。全世界除台灣外，也沒有地方用發票，收銀機的receipt 還比較有用。簽收單的收回非常重要，有法律上的意義，其為債權憑證，為追索帳款的依據，是民法上規定的債權憑證。各位是否注意，如期收回簽收單。如果是藉由貨運行送貨，也要主動追，簽收單是否收回？簽收單交至秘書或助理後，請他們將所有簽收單按收錢日期排列，時間一到就要加以提醒去收錢。期貨交易及大筆交易要與客戶簽合約，並依合約條款履行，在合約內並要注意附加”附條件買賣的條款”，這是一個但書，押在合約書或簽約書，如此萬一產生風險，才有保障。筆者曾親身碰到一個案例，筆者在民國69年曾主持一家音響公司，我們在那年7月賣出了6套音響給鶯歌的一家電器行，總價約24萬，對方開票到期日為9/30。沒想到支票到期時遭到退票，那家電器行甚至還在營業，竟然也賴賬。我們的sales於是每天都要去站崗，看客戶有沒有逃走？站崗到10/9，發現當天鐵門未拉起來，意味著可能跑掉了，當即設法打開鐵門，還好，發現我們的東西還在。馬上打電話給他的經理告知現況，而這位羅經理十分積極，馬上派了3個sales、兩個技術員，開了兩輛發財車，急速趕到，到達後前後只花了10分鐘，就將鐵捲門打開，把我們的東西搬光。那時候我們所做的音響，都是大型落地的，5個人於10分鐘內將10套音響搬完，筆者才相信人的潛力無窮。當天將東西搬回來公司，大家就比較放心了。當天下午，鶯歌警察局就打電話告知，要來抓人。筆者回電說：明天我們會自動到案說明。第二天就是國慶日，所以筆者一直到現在日期還能記得那麼清楚，就是因為在國慶當天，筆者帶著兩位同仁到鶯歌分駐所。筆者於是發現警察也不太懂法律，我們好像是自投羅網，從早上9:00談到下午4:00，他還是要以竊盜罪移送法辦。最後沒辦法，筆者向他要求先移送三峽分局，期望三峽分局的警察層次較高能了解。沒想到三峽分局的警察，聽信電器行老闆一面之詞，以為我們以脅迫的手段，在電器行老闆面前搬東西，再加一項罪名為妨礙自由。筆者看一時說不清，請他儘快移送地檢處。上面兩項罪名都很麻煩，因為皆屬刑事案件，乃公訴罪。上了法院第一審敗訴，因為法官參考塔城街的判例，引用刑法129條：以脅迫的手段，在電器行老闆面前搬東西，將羅經理以及另一個sales判刑4個月。塔城街的判例是這樣的：曾有塔城街某一布商賣布給某成衣加工廠，由於成衣加工廠欠錢不還，於是塔城街布商以脅迫手段壓制成衣加工廠老闆，並在他面前搬走平車拷克機台，那個案例被判刑4個月。還記得當時羅經理拿著判決書，哭喪著臉來找筆者的情況，筆者說：別擔心，上訴書我親自幫你寫。於是筆者親自寫訴狀，並在其中說明：搬東西的當時，電器行老闆根本不在，沒有脅迫的事情。之前我們與電器行老闆曾經在西餐廳聚會，當時老闆即已同意我們前去搬東西，而開鐵門的方法，也是當時老闆告知，如何將鐵門先向下壓一下就能開。筆者一方面推翻129條脅迫之手段，另一方面強調合約上的”附條件買賣條款”，而且合約上”附條件買賣條款”電器行老闆已心甘情願的簽字蓋章。最後終於在高等法院由1個法官、2個推事所組成的合議庭上，我們獲得了平反。“附條件買賣條款”應要附在出貨單下面空白的備註欄，若有買賣合約書，則要附在條文內。在出貨單上的“附條件買賣條款”全文，可以用6號字縮版排，目的就是讓它不要被看得太清楚。現提供”附條件買賣條款”的全文如下：本交易依動產交易法第3章之規定，為附條件買賣。買方無條件同意賣方，在貨款未付清或票據未兌現前，擁有物之所有權，賣方得隨時不經任何法律程序取回物品或代物清償，買方同意放棄先訴抗辯權。以下解釋上段文章中的一些法律用詞。取回物品，指：搬回來我們原先賣給他的東西。代物清償，指：搬他其他東西。同意放棄先訴抗辯權，指：放棄告我們的權益。若沒有上述“附條件買賣條款”的約定，則要買方同意才能搬回已賣出的東西。接著說明所有權以及債權兩樣名詞：對一個物品或商品、任何一個物件，一定擁有2個權：一個是物的所有權；當交易後，產生一個是物的債權。以下再以列表方式表達：(1)當未交易時 所有權 賣方 債權 賣方(1)當交易未完成 所有權 買方 債權 賣方(1)貨款付現時 所有權 買方 債權 買方債權亦有討債權利的意味。當所有權移轉買方，此時只能向買方要錢，但不能再搬回東西，因所有權已在買方，因為交易完成，所有權移轉，所以要有附條件買賣條款，此時才有權將所有權從買方拉回賣方。我們的法律，從憲法、民法都抄自日本，日本又抄自德國，這一個體系叫做大陸法系，非英美法系。英美法系沒有條文，由陪審團判斷有罪、無罪，再由法官決定量刑多少。中華民國的法律、法條規定，簽名有效，但書蓋章視同簽名有效，所以簽名有效，簽名較蓋章好。收貨人讓他簽名，再讓他蓋一個公司章，代表這個公司委任這個人負責，如此是有效的，只要有橡皮章就有效，既使有作保無效的戳記也沒有關係。如何使應收帳款有確保的動作，最好要親自送貨。貨運行送貨只會要求蓋公司章，常不會有人簽字，到時候上法庭，他們甚至可以抗辯說：誰都可以刻這個章，開發票是你們虛開發票。貨運行送貨是有風險的，所以有些公司每個月跟貨運行再清一次對貨單，是很重要的。以傳真做簽收單，是有效的，因為上面會有公司名稱、電話、蓋章等。有關應收帳款的控制重點，如下：1. 簽收單要交給業助、會計幫忙保管。2. 逾期帳款要列管，否則會變成壞帳、呆帳。3. 問題帳款要趕快催促處理，程序如下：(1) 發存證信函要趕快發存證信函，一定要發出去，不管交易多少錢，存證信函一定要發，這就是一個進入法律程序的開始。存證信函由郵局寄出，一式三聯，以雙掛號寄出，一聯郵局存檔，一聯我們拿回來，一聯寄給對方。存證信函的寫法要點如下：a. 貴公司在什麼時候買我們的東西。b.總價款多少。c.約定於什麼時候付錢，屢經催索，貴公司置之不理，三天內若不處理將依法追訴。(2) 進行法律行動 開始進行法律行動。若為本票，則申請裁定，然後強制執行；若為支票的話，先要提支付命令聲請，然後進行訴訟。法院乃看書面為憑，口頭無效。合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用文件中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记