成本管理制度修改.docx

成本合约部管理制度为加强项目部的计划合同管理，明确计划核算的职责分工，结合公司的管理规定及本项目的实际情况，特制定成本合约部管理制度，本规定项目部今后做好施工成本核算、责任成本控制、合同管理及计划统计工作的依据。第一条 定义所谓成本：就是为了达到一定经济利益或经济指标而实际发生的全部投资。在本管理制度中主要指土地费用、前期工程费、建筑安装工程费、市政公共设施费用、管理费用、贷款利息、税费、其他费用等第二条 适用范围本管理制度规定适用于工程成本控制、货物采购成本控制、技术服务成本控制。第三条 职责分工项目开发运行过程中，成本合约部人员应持续参与各阶段成本控制工作，统计分析项目成本变化，及时发现，、纠正异常成本情况，以保证对项目投资的有效控制。第四条 项目目标成本确定项目目标成本的编制要在项目开发的不同阶段形成相应的目标成本，包括：立项目标成本，可研目标成本，目标控制成本，预目标成本等目标成本。1. 立项目标成本：组织成本、材料、工程各部门相关人员进行市场调研，结合当地建筑市场影响成本的各种因素，会同财务管理部，共同测算出立项报告中的投资估算；2. 可研目标成本:可行性研究阶段，规划设计方案完成，结合当地建筑市场的影响成本的各种因素，会同财务管理部，共同测算出可行性报告中的投资估算；3. 招标控制成本：项目设计阶段，依据可研目标成本批准的规划方案和建筑设计方案等条件，修编可研目标成本，形成目标控制成本；4. 预目标成本：项目开工前，原则上应完成施工图设计，细化并确定目标控制成本中工程类成本部分。如因特殊原因不能完成施工图设计，必须完成较完整的扩初设计，达到可对目标控制成本中工程类成本进一步细化的目的，确定预目标成本中工程类成本部分，依据已确定的预目标成本中的工程类成本形成预目标成本；5. 目标成本：根据施工图，对预目标成本中工程类成本进一步细化确定目标成本中工程类成本部分，依据已确定的目标成本中的工程类成本，形成目标成本。第五条 项目实施成本过程管理1. 成本部负责对项目成本过程管理进行监控；2. 成本合约部参与所有影响项目成本的业务，包括：建筑工程、安装工程、分包工程及材料采购等2.1限额指标的控制管理；2.2设计方案优化和施工图会审；2.3业务发包（采购，直接委托）；2.4合同签订；2.5设计变更与现场签证见证，传递文件的管理；2.6参与合同付款管理；2.7成本核算及经济活动分析；2.8结算管理。第六条 成本动态管理1. 成本动态管理过程中，需建立成本对账，做好成本动态控制报表，控制如施工过程中的现场签证和设计变更等的工作；2. 项目成本调减处理：因项目规划调整，发生不进行施工的分项工程，成本合约部要进行目标成本中工程成本的调整。第七条 项目结算管理 1. 项目工程结算由成本合约部组织，工程部及甲供材料采购员配合；2. 成本合约部必须在规定时间内完成结算审核，具体结算审核时间要求如下：总承包合同5万平方米以内90日内完成，10万平方米180日内完成。指定分包商60日内，独立分包工程60日内，指定供应商30日内3. 项目结算实行二级审核制度。第一级由成本合约部对项目结算进行初审，第二级由集团董事会指定的审计事务所复核。最后由成本合约部出具结算报告，否则结算报告无效并追究相关人员责任；4. 由成本合约部出具的结算报告，经工程副总审批后报送集团备案经主管副总审批后报送集团备案。第八条 成本档案管理1. 成本档案是指成本系统在目标成本，过程管理，工程结算，招投标，直接委托，经济合同管理等活动中形成的有保存价值的文字，图纸，声像等历史记录；2. 成本档案管理必须执行集团档案管理规定；3. 成本合约部是日常成本档案的责任部门，指定专人负责成本档案的收集、整理、保管、使用和移交。第九条 罚则1. 对有营私舞弊现象而造成公司损失的情况，追究相应责任人的相应责任，2. 情节较轻的给予警告、罚款、劝退等处分，情节严重的追究其法律责任；第十条 附则本制度经人事部、主管工程副总、董事长审核并无任何异议后正式开始实施。经济合同管理制度建立和完善合同管理制度，是集团规范公司经营行为，保护公司的合法权益，建立公司良好的经营管理秩序的重要举措。第一条 定义经济合同：就是法人之间为显示一定经济目的，明确相互权利义务关系而订立的协议。一般采用书面形式。主要条款有：标的（指货物、劳务、工程项目等）；数量和质量；价款或酬金；经济合同履行的期限、地点和方式；违约责任；根据法律规定的或按经济合同性质必须具备的条款以及当事人一方要求必须规定的条款。在此经济合同管理制度中主要指建设工程承包合同、材料及设备采购合同等。第二条 适用范围本合同管理规定适用于工程承包合同、材料及设备采购合同、技术服务合同。第三条 职责分工为保证集团经营活动的有序和有效， 所有对外合同及相关文件必须按规定进行分级审批管理。各级管理人员应在其授权范围内开展对外谈判、审批合同和签订合同，任何违反授权范围的审批、签发、签订的合同均是无效的，责任人应承担由此引起的经济和法律责任。第四条 签订合同时，应遵循以下原则1. 必须遵守国家法律法规和行政法规；2. 必须贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则；2.1不能超出公司的经营范围；2.2必须保障公司的合法权益；2.3不违背公司的各项规章制度；2.4禁止合同未正式签署即先行实施；第五条 合同办理各类合同由集团成本合约部负责办理， 施工图设计类合同由技术总监及工程副总审核后合约部办理。合同经办人员应收集、整理招标过程中形成的合同文件（包括招标文件、投标文件、清单问卷及回复、商务谈判记录、往来函件等） ，并草拟合同协议书。第六条 合同起草凡涉及项目开发业务事项应事先签订合同， 由成本合约部门负责起草书面合同文本；合同文本的起草必须确保合同的内容完整、表述准确，报集团财务部、工程部、工程副总、律师、董事长审核后，按制度规定履行审批会签流程；所有经济合同的谈判，至少需要两名经办人员参与谈判。第七条 付款比例 1. 原则上工程承包合同无预付款；如需支付预付款，须经工程副总、董事长批准后，向施工单位支付预付款不超过合同价款的20%，并在工程进度款支付到合同价款50%时开始抵扣预付款。在保证合同风险可控的前提下，货物采购合同、技术服务合同可根据实际情况适当提高预付款比例；2. 工程进度款的支出应以施工进度为依据，支出额不得超过经成本合约部确认已完工程价值量的75%（视施工合同签订的具体付款方式而定）；3. 工程竣工时，支付工程款的总额不得超过合同结算金额的80%；工程竣工结算后，工程款拨付不得超过结算金额的95%；4. 如突破上述付款比例，必须报集团董事长批准后执行。第八条 合同审批及签订1. 合同审批人员负有合同审查责任，必须就其职能范围对合同进行审查，以保证合同主要条款及内容的合法性、严密性、可行性；2. 可对外签订经济合同的人员：2.1集团法定代表人；2.2法定代表人的授权代理人。第九条 经济合同的履行1. 合同管理责任部门：成本合约部为工程类、材料设备类、技术咨询合同、勘察、设计类合同管理的责任部门；合同管理责任部门的负责人是负责合同履行的主要责任人，该负责人为工程副总；2. 各部门应保障合同的履行。如实际履行或全面履行确实存在难以克服的困难，或履行合同后将给公司造成经济损失而需要变更或解除合同时， 经办人或经办部门应在法律规定的有效期限内，与对方当事人进行协商，并及时上报集团公司董事长批准。合同的变更或解除手续应根据中华人民共和国合同法及有关规定办理。变更或解除合同必须采用书面形式，并重新办理合同的审批手续；3. 成本合约部负责建立工程合同台帐，跟踪监督工程类合同执行情况。第十条 合同档案管理1. 对于每份合同，至少需保留叁份原件，分别由成本合约部、财务部、工程部保管。集团对外签订的合同，其他部门需要留存合同的，由成本合约部提供复印件；2. 各类对外签署的合同、协议等法律文件，应由经办人在文件审批后，对方先盖合同章后，到集团公司合同公章管理部门进行盖章；因业务需要如使用合同原件时，则必须经工程副总批准则必须经主管副总批准，并履行借阅手续后方可使用3. 合同档案管理人员应建立合同接收登记台帐及借阅登记记录并做好交接；4. 合同档案包括合同原件、合同审批记录、合同签收记录等，由成本合约部负责收集、整理并及时归档；5. 当经济合同归档后出现补充或更改时， 经补充或更改后的经济合同仍作为有效的经济合同进行档案管理。第十一条 合同审批责任及流程1. 审查责任1.1成本合约部对合同文件总体把握负责。主要审核对方单位（法人）的资格是否真实、合法，合同项目是否在营业执照范围内，姓名、名称和地址等是否记录清楚、准确；1.2成本合约部门对商务条件和要求负责。主要审核合同标的、计价方式、计量方式是否明确；计价依据是否完备；合同价款调整的适用条件是否明确；合同中的数量、质量是否符合有关规定和公司要求；是否有保修条款；合同的履行期限、地点和方式是否确定；1.3工程部门对工程管理条件和要求负责。主要审核合同中的质量、进度等工程管理和要求。审核合同中技术规范、主要技术要求、技术参数是否符合设计要求，建造标准与集团审批结果是否一致；1.4其他部门对涉及自身业务管理方面的技术、商务要求负责；1.5法律顾问或法律事务部审核合同的风险条款、法律条款及总体合同条款；1.6合同文件的批准人对合同文件的成果负总责。2. 审批程序2.1成本合约部经办人员发起；2.2工程部、成本合约部、财务部、工程副总经理、董事长审核。 3. 合同审批及签章注意事项3.1合同审批原则上应按顺序依次进行，特殊情况下经批准人同意，各级审批人可并行同步进行，或召集会议审批。为加快合同签批速度，所有审核人员必须在规定的时限内，完成合同审核工作；3.2报批准人审批前，成本合约部应明确是否按各级审批人及法律顾问意见进行合同修改；3.3成本合约部按合同审批意见完善合同文本，确保拟签文本同审批文本内容一致。合同签署前，应做好签约细节审查工作,包括：3.3.1当事人主体名称与印章是否一致；3.3.2授权代理人是否有授权文件；3.3.3合同内容是否完整；3.3.4附件是否完整；3.3.5签署时间是否填写等。3.4合同签署人应复核审批程序和“签字组合”后在合同上签字；3.5公章保管人应复核审批程序和“签字组合”后在合同上加盖印章，并编制合同用印登记表，记录合同名称、对方名称、签订时间、盖章份数等；3.6需加盖法人名章时，由法人名章保管人在见到公章后，加盖法人名章；3.7如双方不能同时加盖公章，应将签约文本交由对方先盖章，再由我方盖章，合同签章页必须含有正文内容，不得单独成页。合同文本（含附件）超过两页（含两页）的，必须“骑缝”盖章，确保每页均有印痕。4. 合同移交归档及登记合同双方盖章完毕，由合同经办人员对合同进行移交，集团规定的成本合约部原件一份，财务部原件一份，工程部门原件一份；5. 合同变更审批责任及流程5.1合同内容及主体变更应以书面形式提出变更申请，所属部门负责人经工程副总签批后报集团合约部审查合同变更内容，审查主体变更信息，经审核后合同经办人员以合同补充协议的形式按照合同审批流程发起审批；5.2合同变更申请部门对合同变更申请单上的变更事项、变更原因负责。第十二条 罚则1. 合同中有不利于集团经济利益并造成经济损失的条款，追究相应责任人的相应责任，情节较轻的给予警告、罚款、劝退等处分，情节严重的追究其法律责任；2. 对有营私舞弊现象而造成公司损失的情况，追究相应责任人的相应责任，情节较轻的给予警告、罚款、劝退等处分，情节严重的追究其法律责任。第十三条 附则本制度经人力资源部、成本主管副总工程副总、董事长审核并无任何异议后正式开始实施。材料检验管理制度为了规范工程材料、设备管理，及对进场材料的质量、规格等实行规范化的现场检查，特制定本制度。第一条 定义建筑材料可分为结构材料、装饰材料和某些专用材料。结构材料包括 木材、竹材、石材、水泥、混凝土、金属、砖瓦、陶瓷、玻璃、工程塑料、复合材料等；装饰材料包括各种涂料、油漆、镀层、贴面、各色瓷砖、具有特殊效果的玻璃等；专用材料指用于防水、防潮、防腐、防火、阻燃、隔音、隔热、保温、密封等。电器电气、水暖材料及配套设备等。第二条 适用范围建设工程的土建部分，电气部分，水电部分材料及相应的配套设备采购水暖部分材料及相应的配套设备采购（包括甲方采购及乙方采购部分）。第三条 职责分工1. 库管员：对到场材料数量、规格、型号、批次等进行检查；2. 工程师：对到场材料的表观质量组织施工方、监理方进行检查，并对要求复试材料督促施工单位及时取样送检。大型设备进场，相应的工程师需跟踪，了解进场设备。第四条 基本要求1. 所有项目材料设备的进场验收，采购部与工程部及监理方依据材料设备监管计划的规定，完成相应的验收检查，具体包括材料设备清单是否与合同内容相符，参与现场验收，做好验收记录，验收记录上各验收单位相关人员签字；2. 验收材料设备必须要求供应商代表在场见证。第五条 甲供材料进场验收操作1. 工程部要求施工方提前根据材料供应周期适时通知甲供材料进场，具体规定时间由工程部确定，成本合约部组织材料设备的验收；2. 现场检查内容和步骤：2.1材料设备对照封存样板及清单，如果对照样板不合格，则勒令材料供应商将材料退出现场。由于材料原因而影响工程施工进度的情况，则依据签订合同的内容执行；2.2检查材料的出厂合格证及材质检验报告；2.3核对材料的规格、数量；2.4检查材料包装及损耗情况，对材料到场的损耗进行统计，按照合同将损坏部分退返给材料供应商；2.5填写材料进场验收单，验收手续齐全后，物料才能入库并用于工程项目；2.6材料入库时工程部需登记入库量（材料设备台账）。3. 乙供材料进场验收3.1重要的乙供材料按照项目材料设备监管计划，甲方也要参与验收；3.2在材料入库后，工程部按项目材料设备监管计划的要求，针对重要材料设备进行抽检。如果抽检不合格，勒令乙方将材料运出现场。第六条 罚则对于供应商所供应才材料如不符合国家标准、缺少数量、以此冲好等方式没能达到标准、采购方有权拒付材料款及解除合同，并给予采购方相应的索赔。第七条 附则本制度自颁布之日起实施。工程签证流程制度为加强项目的投资成本管理，明确成本核算的职责分工，结合公司的管理规定及本项目的实际情况，特制定工程签证流程，本规定是项目部今后做好施工成本核算、责任成本控制及合同管理的依据。第一条 定义工程签证是指在工程合同以外发生的影响工程成本变化的经济文件。第二条 适用范围本流程适合工程项目、货物采购、技术变更。第三条 职责分工现场工程师职责：组织设计方、施工方、监理方讨论决定工程变更方案；严格控制工程变更，减少工程变更数量；剥离出可以脱离合同工程的变更项目，由专门的零星工程施工单位实施，控制主合同项目的投资；在规定期限内完成建设方应该出具的工程变更证明文件；代表建设方参与工程量现场核实工作；审查签证内容和签证工程量是否与实际相符；造价工程师职责：在规定期限内要求施工单位上报新增工程预算书；在规定期限内连同审计部门对施工单位所报预算书进行审核；在规定期限内组织施工单位、审计单位确定新增工程实施单价；在规定期限内要求施工单位上报新增工程结算书；在规定期限内连同审计部门对施工单位所报结算书进行审核；在规定期限内组织施工单位、审计单位确定新增工程结算价格。成本经理职责：代表建设方决定是否实行工程变更；最后一关严格把控工程量签证；严格控制单个签证工程造价。内业职责：及时收发签证并建立台账。第三第四条条 签证管理1.工程签证管理实施量价分离原则。含义：即工程量与工程单价为不同的人给予确认，工程量与工程单价分阶段签，签工程量只表示对实际发生工程量给予确认，签工程单价只对分部分项工程单价或单个签证总额度给予确认。2.新增工程签证中的工程单价实行全单价原则。含义：即在分部分项工程单价中不仅包含有人工费、材料费、机械使用费、管理费、利润和风险费，还应包含有措施费、规费和税金，这些费用在结算时候不再重新计取。按照合同规定，如果新增工程的分部分项工程在投标综合单价中已有，那么新增工程综合单价执行投标文件综合单价。此时，全单价可如下计算：全单价=投标综合单价【设为A】+A规费费率【设为B】+(A+B) 税率3.工程签证办理流程实行先价后量原则。含义：即在工程发生变更或新增时，首先确定工程全单价，经甲乙双方认可该单价后，才开始施工，施工完成后再认定实际发生工程量。此时计算单项或者单个签证工程总额时，按照如下计算：单项或者单个签证工程总额=（工程量全单价）结算时候，新增部分工程造价也变得很容易，按照如下计算即可：新增工程造价总额=（单项或者单个签证工程总额）0.95（合同规定新增工程优惠5%）4.工程签证实施分级管理原则。对单个或单项工程签证估算总额小于五万元的实施一般处理，大于或等于五万元的实施特别处理，特别处理主要包括与施工方签订补充协议或者补充合同等。5.工程签证实施分类管理原则。工程签证应该分为：合同内工程量签证，新增工程量签证和工期签证三类。合同内工程量签证，指施工方依据图纸施工，完成工程内容在投标文件和施工合同内已经含有的工程量签证。签合同内工程量签证的主要作用在于：（1）弥补招标文件工程量计算粗糙，不能作为结算工程量依据的缺点；（2）可以清楚表示出工程设计阶段和招投标阶段无法预知工程量的工程内容，如打桩长度； 对隐蔽工程的工程量及时给予确认，避免工程完工后无法核实（竣工图纸和施工资料均出自于施工方，无法真实、客观、有效的反应隐蔽工程的工程量）； 可以简化工程结算手续，使得合同内工程造价容易确定：合同内工程总造价=（工程量投标综合单价）【设为A】+投标措施费（施工合同规定合同内工程内容措施费包干）【设为B】+（A+B）规费费率【设为C】+（A+B+C）税率工期签证指在非施工方原因造成，合同中规定可以顺延工期的情况下，可以办理工期签证。由于合同一般有规定施工工期，施工单位一旦超出合同工期，建设方会对施工单位进行相应的罚款；同理，在合同工期内完工，建设方会有相应的奖励。可见，工期对工程结算结果会有影响，所以，办理工期签证很有必要。工程结算结果如下：工程结算价=合同内工程总造价+新增工程造价总额+工期提前天数单天奖励额度工期提前天数=（实际竣工日期-合同竣工日期）+签证天数工程结算价=合同内工程总造价+新增工程造价总额-工期滞后天数单天罚款额度工期滞后天数=（实际竣工日期-合同竣工日期）-签证天数第五条 签证要求1.存档签证文件内容：新增或变更工程证明文件（工作联系单，设计变更单，会议纪要，业主和监理的书面指令等）施工单位初次所报预算书甲方、乙方、审计三方确定的预算书工程量签证单工程变更示意图，工程量计算依据，原始凭证，照片等新增或变更分项工程结算书2.结算书签证文件新增或变更工程证明文件（工作联系单或设计变更单）工程量签证单工程变更示意图，工程量计算依据，原始凭证，照片等新增或变更分项工程结算书3.工程量签证要求：采用规范表格填写签证里面应该含有甲方、乙方、监理方签字、盖章栏注明签证原因注明合同项目、分项工程名称，图纸编号，变更部位，日期等签证内容应该清晰明了的反应结果工程数量及计算过程第六条 具体流程 由发起部门向成本合约部提出见证需求成本合约部相关审计工程师、监理、工程、施工单位现场见证履行相关审批手续，确定价值，相关部门签字，部门盖章第四第七条 罚则如有经济签证未经成本合约部确认的，在竣工决算中此部分工程价值不计入决算卷中，视为无偿施工。第五第八条 附则本制度经人事部、工程副总、董事长审核并无任何异议后正式开始实施。成本档案管理制度为规范成本档案管理，结合公司成本管理的实际情况，特制定本档案管理制度，本制度是今后做好成本档案管理的依据。第一条 定义成本档案是指各项目在开发过程中形成的与工程成本相关的且有保存价值的工程预算、工程合同、工程变更及现场签证、招投标、相关管理制度、成本数据库、成本管理软件内容、付款台帐、图纸等应归档保存的各种纸张介质文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录像录音、当地工程造价定额、造价信息等资料的总称。第二条 适用范围本流程适合住邦置业有限公司成本合约部。第三条 职责分工成本内业：对项目涉及的所有成本档案进行收集、整理、保管、使用和移交。第四条 基本要求成本档案必须具备真实性、统一性。成本档案必须真实、准确地记载项目成本管理活动过程中形成的内容；成本档案的各组成部分必须统一，不同载体（纸质资料、成本数据库、成本管理软件电子文档）上的同一文件资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。成本档案（书面纸张资料）分为三类，即工程成本类，规范制度类、其他文件资料；其中工程成本类又分为工程合同类、工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类；工程成本类在分类时，还要按不同的竣工项目，在建项目、以及不同的建设项目开发期数进行区分，成本档案必须具备可复查性，对每项工程，以合同为主线进行存档。首先，对于每份工程合同本，必须把其定标签报（或采购委员会会议纪要）、工程合同审批表、工程预、结算审批表直接作为其附件，并合在一起存档，同时做好相互对应的编号链接标识；而后，将隶属该合同的其他有关工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类文件资料也依次附后存档。成本档案必须具备安全性及对外保密性。成本档案实行统一归档、集中存放、不得将集团公司、部门的成本档案以个人名义保存在个人手中；严禁任何人未经公司、部门的批准，就以个人名义私自外借（复印或邮件发送等方式）集团或公司的成本文件资料或泄漏成本管理方法，成本数据等行为；如有关人员的换岗或离职，则必须及时做好资料的移交，回收及登记工作。成本数据库及成本管理软件的内容也是成本档案管理的重要组成部分，不断充实和完善成本数据库以及持续应用和改进成本管理软件是成本管理部日常的重要工作。 第五条 主要成本档案的组成1工程合同资料1.1资料组成：已竣工项目的完整的合同文本，包括前期类合同、建安类合同、基础设施类合同、配套设施类合同。正在开发项目的合同文本。成本管理软件、成本数据库所包括的各类合同内容。1.2资料管理：使用专用档案盒，按不同建设项目、不同开发期的单项工程的合同进行分类存档，档案盒上注明编号并粘贴资料目录清单。对每项工程，以合同为主线进行存档，每项工程的工程合同文本必须把其定标签报（或工程合同文本（或采购委员会会议纪要）、工程合同审批表、工程预、结算审批表作为其附件，合在一起存档，同时做好相互对应的编号链接标识，以便于工作快速复查。2工程预结算资料2.1资料组成：已竣工项目的完整的决算书、结算书、预算书、估算书、预结算审批表、工程结算协议清单（或承包方确认书）、付款台帐、项目后评估报告等。正在开发项目的估算书、预算书、结算资料、付款台帐等。成本数据库及成本管理软件包括的目标成本，动态成本、预结算等内容。2.2资料管理：以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档，即每项工程的工程合同文本须把相关的预结算资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。一份完整的工程预结算书应包括编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程计量表、计价依据。其中计价依据又包括材料价格（政府指导价格、市场价格、甲供材料、限价材料通知书）、施（竣）工图、图纸会审记录、工程变更签证的预算书、工程竣工验收资料、其他与工程结算相关的甲乙双方确认的协议等、编制说明，分部分项工程预结算表工料分析、工程量计算表合订成册；计价依据作为附件，可分职能部门、分类别进行保管，但计价依据资料也必须具备全面、快速复查的条件。使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程预结算补充资料目录备注清单。对于项目竣工结、决算书，在其完成其书面纸张资料归档保存的同时，还须将其电子文档刻录成光盘，或者在成本管理软件的基础资料设置中把项目竣工结、决算书的电子文档打包并上传至服务器，以便于保存与使用。3工程变更与现场签证3.1资料组成：已竣工项目的完整的工程变更、现场签证资料正在开发项目的工程变更、现场签证资料、成本管理软件、成本数据库所包括的工程变更、现场签证内容。3.2资料管理：以合同为主线进行每项工程招投标资料的归档存档，即每项工程的工程合同文本须把相关的预结算资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。工程变更通知单、现场签证单统一成固定格式，一式四分，一份项目部存档，一份施工单位存档，一份成本部存档，一份工程部存档（四份皆须盖有甲方的工程变更及现场签证专用章）使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程变更及现场签证的补充资料目录备注清单。4工程招投标资料4.1资料组成：已竣工项目的完整工程招标资料（评定标评审表、招标文件、答疑记录、开标评标记录等）工程投标资料（主要是中标单位的）正在开发项目的工程招投标资料成本管理软件，成本数据库所包括的工程招标内容。4.2 资料管理：以合同为主线进行每项工程招投标资料的归档存档，即每项工程的工程合同文本须把相关的预结算资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。项目招投标资料（评定表评审表，招标文件，投标文件、承包商考察结果审批表、答疑记录、开标和评标记录、相关会议纪要等）的收集、整理、归档、保管工作由工程管理部负责。 但评定标评审表（或议标及直接委托审批表）、中标单位投标文件中报价书、招标文件等作为工程预结算必要依据的招投标资料，成本管理部则应每项皆保存其元件或复印件。5制度类文件5.1文件组成：国家及当地政府工程造价管理等有关部门颁发的与成本管理有关的规章制度、管理规范、通知、决定等文件资料、集团总部颁发的与成本管理有关的规章制度、管理办法、操作指引、操作流程通知、决定等文件资料、本公司及本部门制定的与成本管理有关的管理办法、实施细则、通知、决定、相关会议纪要等文件资料、5.2文件管理：主要的、常用的成本管理制度应装订成册，（活页形式可及时更新）以便书面查询使用6其他文件资料其他文件资料包括目标成本、有关设计阶段成本控制的资料、相关会议纪要、同行成本比较资料，工程造价分析、相关来往文件、当地工程造价定额、信息月刊、图集等工程造价有关专业书强等，这类文件资料也是实行资料管理员专人负责，分类保管。第六条 成本档案管理规定项目立项后，资料员应制定该项目文件资料的收集整理工作计划，设定阶段性归档时间，按照边工作，边收集、整理，终结卷成的要求，就每个环节上形成的技术经济文件资料，随时加以收集，并存放于事先准备好的档案盒中，以备整理。对工程造价影响较大的文件资料需原件存档，复印件存档需加盖公司相应资料主管部门的印章以示确认。在项目开发过程中形成的与成本有关的文件资料均需统一归档、立卷，以合同为主线，以项目为单位进行立卷，一个项目的文件资料应立成一卷或数卷，一卷装成一个档案盒。每卷成本档案编号由部门统一拟定编号方案，各类档案必须固定存放在卷柜内，排列有序。对立好的案卷，成本档案管理员应定时进行检查，对不符合要求的应及时给予完善或返工。归档，接收成本档案，档案管理员必须认真检查，并办理好登记、交接手续成本档案要求集中放于部门档案柜，有档案管理员管理，各部门职员手中只能持有正在处理的文件资料。对易褪色，易磨损的图纸、材料档案员要进行定期检查，档案的修补对借阅次数频繁、易损的案卷，可制作副本借阅，以加强对正本的保存。为维护成本档案的真实性与安全性，任何人未经批准，不得擅自涂改成本档案，每天下班要锁好档案柜。如因工作需要，公司内有关部门或人员借用成本档案时，须填写借阅登记表，经部门负责人批准后方可借阅，档案管理员负责档案借阅经办工作，办理档案借阅的登记手续，在借阅人归还档案时，还应检查档案的完好情况，如发现遗失，需在借阅登记表的“备注”栏加以注明，追究借阅者责任公司开展正常审计，工作检查，则成本管理部须全力配合，并做好资料借阅登记、回收工作档案管理员应建立成本档案台帐，以记载档案收进、发出、保管、利用情况，还要做好统计工作，统计数据以原始数据为准，以便输入计算机，充分利用计算机进行工程成本档案的辅助管理。第七条 罚则查阅档案人和档案管理的人员不得出现下列情况： 以个人名义私自外借成本档案资料或泄露档案内容私自圈画、涂改、增删档案内容对档案进行抽页、剪裁、折叠。丢失档案。否则公司将视其性质和情节轻重，给予责任人行政和经济处罚。第八条 附则 本制度经人力资源部、成本主管副总，董事长审核并无任何异议后正式开始实施。采购价格与合同管理制度为规范采购价格管理及审核流程，确保所购产品高品、合理价格；为加强采购合同管理工作，防范合同采购风险，维护公司利益，依据国家相关法律法规及公司合同管理规定，特制定本制度第一条 适用范围适用于公司所需产品以及公司日常所需各种物资的采购价格的分析、审核、确认以及对外采购合同的签订、履行和管理工作。本制度适用于住邦置业有限公司采购部第二条 职责分工采购部负责对供应商提供的样品价格进行询价、议价、分析和审查。采购部负责对采购订单的价格进行议价、分析和审查，并负责对采购合的签订、履行和管理工作。采购价格和合同由相关部门经理审核，报采购部领导和总经理审批。第三条 工作程序1价格审核规定1.1询价及议价采购人员应选择三家以上符合采购条件的供应商作为询价对象。询价后，选择两家以上供应商进行交互议价。采购议价应注意品质、交期、服务兼顾。供应商提供报价的产品与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送需求部门或客人确认。采购部必须经常分析或收集资料，了解和判断市场价格趋势，作为议价的依据。采购部应根据需要会同产品需求部门共同询价与议价。1. 2价格调查本公司各有关部门，均有义务协助提价格讯息，以利于采购部比价参考。采购部有责任向供应商索取详细的价格资料，同时通过其它途经收集相关产品的价格，调查价格信息，建立价格信息体系，便于对产品价格的分析和查找，确保采购产品价格的合理性和适当性。采购人员要随时关注相关产品的主要原材料的价格趋势，分析价格的变化趋势，利于采购价格的谈判。1.3价格审核询价、议价完成后，采购人员应于样品资料表或采购订单价格表上填上供应商资料和产品规格等资料，填写询价或议价结果，必要时附上书面说明。采购相关部门主管对议价结果进行审查，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由主管亲自与供应商议价。采购相关部门主管审查后的价格，呈送相关部门经理审核，最后总经理确认批准。采购领导和总经理均可视需要再行议价或要求采购相关部门进一步议价。采购核准权限规定，不论金额多少，均应先经采购部经理审核，再呈总经理核准。经核准后的样品资料表和采购订单价格表都需呈送采购部建档。已核定的价格涨跌变化的审核，应同样参照新价格的审核流程执行。1.4采购谈判规定谈判人员代表公司形象，在谈判过程中应遵守公司员工行为规范。谈判中，谈判人员应和供应商方面有决定权的人员进行谈判，以免浪费时间，同时避免透露公司的立场。采购谈判应在公司会议室中进行，以提高工作效率，不得在饭店、KTV等娱乐场所进行。采购谈判人员应注意商务礼仪，不得使用侮辱性动作和语言，同时注意掌握谈判进度和谈判氛围，防止谈判破裂。谈判过程应当保密，无关人员未经许可不得进入谈判会场，参与谈判人员不得泄露与谈判有关的内容，谈判结果未经审批不得予以公布。在采购谈判期间，公司参与谈判的任何人员不得接受对方的宴请、送礼、贿赂等，否则按公司相关规定处理。另外不得以任何方式泄露公司的谈判底线，否则对公司所造成的损失由当事人承担。2.合同签订2.1采购签约权限的规定公司采购经理有权签署合同标的额在100000元以下的采购合同。合同标的额在100000元以上（含100000元）的采购合同需由公司总经理签署。公司所属分支机构和分公司的采购合同，须在公司总经理的授权范围内签署。对于需要实施招标采购的物资，公司成立由采购中心、财务部等部门参加的招标小组，负责具体的招标事宜。2.2供应商调查签订合同前，采购人员就合同对方的信用（含经营范围，银行资金，履约能力，技术和质量等级，法人资格，签约人是否是法人代表或经法人代表授权的委托代理人等）进行全面了解。形成书面报告，并就合同对方的资信情况形成会审意见。2.3采购主管或采购招标小组根据对方资信情况、谈判情况起草采购合同。2.4采购合同审批程序采购跟单主管提交合同初稿会审稿采购合同初稿会审稿的审查采购合同签署前，有关责任人应当对合同初稿会审稿所涉及的内容进行全面审查。合同审查的具体分工和流程如下：公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见；法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见；采购部主要对合同质量标准要求条款的准确性进行审查并提出审查意见；采购经理负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见；公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见；采购经理在审查后签字，表示认可合同文本；采购部根据公司总经理的审核意见修改合同文本，并将总经理审核意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查，审查通过后由公司总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式与供应商签署采购合同。公司采购部根据对初稿会审稿修订审批后的合同定稿签订采购合同，零星物资采购根据财务部、使用部门签署的零星物资采购合同主要条款会签表签订采购合同。2.5采购合同签订过程中各部门的职责划分。公司采购部负责采购合同签署前的合同询价、议价、调研等工作。公司法律顾问对采购合同内容的合法性和可能产生的法律后果进行把关。公司财务部配合采购部做好合同货款和合同标的的质量检验工作。公司其他职能部门在各自部门职责范围内对采购合同的管理提供支持。采购合同的订立必须采取书面形式，经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真、电报图表、电子邮件、报价书和会签表等，均属于合同的范围。公司采购部、财务部各留一份采购合同原件，法律顾问留一份复印件。3采购合同履行3.1采购合同签订后即生效，具有法律约束力，公司必须按合