品质管理部工作手册(第三稿).doc

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品质管理部工作手册

2011
品质管理部
2011年2月

目录
第一章 品质管理部的工作核心 2
第二章 品质管理部工作职能 3
第三章 品质管理部人员架构图 4
第四章 岗位工作职责 5
第五章 绩效评估 8
第六章 品质管理部工作流程 11
第七章 货物进出仓库流程 19
第八章 部门管理规定 22

相关表格：
表格1：Packing List 11
表格2：验货报告 14
表格3：新供应商评估表 15
表格4：报销单 18
表格5：入仓单 20
表格6：出仓单 21

第一章 品质管理部的工作核心

一、 工作目标：
为公司采购的产品把好质量关。

二、 品质管理部工作核心：
1. 产品质量检验
2. 监装货柜
3. 产品和竞争对手信息反馈

第二章 品质管理部工作职能
一、 工作职责：
(一) 供应商的选择
1. 通过网络咨询信息等途径搜索国内最有价格优势的厂家，并与其达成合作意向。
2. 通过市场调研报告，把握市场动态，调整供应商结构。
3. 持续不断的寻求合作的最佳条款，为公司达成业务利益最大化。

(二) 商品开发
1. 确定分公司及客户需求的商品定位取向，开发引进最适合的商品。
2. 通过市场调研报告，把握市场动态，及时调整商品品质管理策略。
3. 根据市场需要，组织、审核商品市场价格的变化，寻求最具竞争力的品质管理价格。

(三) 品质管理订单
1. 了解分公司的销售情况，根据运营部和国际业务部的订单及时跟踪品质管理合同。
2. 积极配合处理滞销、破损的商品以及分公司及客户的质量投诉。
3. 保证品质管理订单的交货准时性及产品的质量，确保出口流程的顺畅。
4. 谈判品质管理订单的最佳价格及付款条件。

(四) 商品出货
1. 加强对供应商的管理及密切沟通，保证订单装柜时间的准确性和及时性。
2. 加强重货工厂配货的库存管理，降低库存损耗的风险。
3. 负责仓库库存的管理，保证商品的合理库存，保持与运营和业务部的密切沟通，加快库存的出货。

(五) 商品资料维护
1. 负责商品资料的维护，保证商品资料信息的准确性。
2. 负责品质管理部与分公司、运营部，国际业务部以及供应商之间的信息沟通。
3. 跟踪分析商品各项数据，为品质管理决策提供依据。
4. 负责公司商品合同档案管理工作及ERP系统的数据维护。

第三章 品质管理部人员架构图

第四章 岗位工作职责
一、 品质管理经理
(一) 工作职责
1. 负责制定和实施本部门的总体业务战略目标，建立健全的部门管理体系和组织结构。
2. 在遵循公司总体经营策略下，领导品质管理部门达成公司的品质管理计划，达成公司利润最大化的目标。
3. 主持本部门的日常管理工作，并对所承担的工作负责。

(二) 主要工作内容
1. 坚决服从总经理的统一指挥，认真执行其工作指令，一切管理行为向总经理负责。
2. 主持品质管理部各项工作，确保各项品质管理任务的完成。
3. 调查研究各业务部门产品的需求，熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况，指导并监督品质管理员开展业务，不断提高业务技能，确保公司产品的品质管理。
4. 监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。
5. 按计划完成各产品的品质管理任务，并最大限度地争取有利于公司的价格及付款条件。
6. 认真督促检查各品质管理员的品质管理进程和价格控制。
7. 定期向总经理汇报品质管理实施情况和产品开发情况。
8. 严格控制库存，减少库存的保存时间和额外费用的发生，加快已完成订单的出货。
9. 要积极主动配合业务部门做好每个项目方案，并与业务部门达成共识。
10. 合理安排品质管理员和品质管理助理的工作职责。
11. 严格控制产品质量的检验，并严格控制费用。
12. 跟踪产品质量等方面的投诉问题，最大程度的减少公司的损失，总结经验教训，避免问题重复发生。
13. 对新加入的同事进行培训，使其尽快达到公司的要求。
14. 建立品质管理价格成交的历史数据库。
15. 组织部门内部会议，共同分享经验和解决问题。
16. 完成总经理交办的其他任务。
17. 与品质管理本部及分公司保持密切沟通与配合。
18. 组织本部门员工业务培训。
19. 树立公司的专业形象，保证公司的名誉不受到侵害。
20. 改进品质管理的工作流程和标准，负责员工的考核工作，在授权范围内核定员工的升职、调动、调薪等。

二、 品质管理员
(一) 主要职责
1. 寻找最适合公司业务需求的产品，要求价格市场最低。
2. 开发筛选合作的供应商，并谈判最佳的品质管理交易条件。
3. 与各部门保持密切有效的合作，保证业务流程的顺利进程。
4. 有效的管理产品及供应商资源，并进行有效的评估，并进一步的寻求更好的市场资源。
5. 对品质管理各项数据进行合理化的分析，并制定相应的工作计划。
6. 管理品质管理助理的工作，并对其进行考核及培训，不断的提高助理业务方面的能力。

(二) 主要工作内容
1. 坚决服从品质管理经理统一指挥，认真执行其工作指令，一切工作行为向品质管理经理汇报。
2. 严格认真按照公司品质管理流程进行产品的开发。
3. 严格认真按照公司品质管理流程进行产品的品质管理，按要求与供应商签订合同。
4. 品质管理员要严格按流程执行并做到货比三家，控制降低品质管理成本，对供应商进行管理及考评，淘汰不合格供应商。
5. 订货时掌握好实际库存和在途产品情况，在有库存的情况下要以先出库存为主。
6. 跟踪供应商的生产情况，督促供应商按时按质交货。
7. 货物生产完毕后，按要求申请安排QC验货，严格控制产品质量。
8. 按公司和合同规定，提前做好付款计划。
9. 按公司要求，及时向工厂追回增值税发票。
10. 了解竞争对手的品质管理情况及价格。
11. 对供应商进行分类和管理。
12. 对产品做好成本分析。
13. 了解所负责产品的价格和原材料的市场信息和变化，及时向品质管理经理汇报情况。
14. 品质管理过程出现问题或突发事件及时向经理反映、沟通并解决。
15. 参加本部门员工业务培训，并和其他部门的员工互相交流和学习产品知识。
16. 树立公司的专业形象，保证公司的名誉不受到侵害。
17. 对品质管理助理合理的安排工作，并提供指导，使其业务能力的不断提高。

三、 品质管理部助理
(一) 主要职责
1. 坚决服从品质管理经理的工作安排，负责部门工作的整理和搜集。
2. 严格认真按照部门工作流程作业。

(二) 主要工作内容
1. 订单登记管理：更新记录业务部和运营部的订单(包括新订单，更改或取消订单)，并分派到相应的品质管理员签收，督促品质管理更新订单登记表，确保信息的及时性和完整性。
2. 收集并记录每天各地仓库进、出仓的数据，月尾做好盘点表给财务。
3. 每天上网收集钢材和有色金色的最新价格，确保数据的更新。
4. 追踪QC的验货报告和装柜图片。
5. 汇总品质管理每周汇款计划，并准时提交给财务。
6. 收集汇总品质管理的成本变化跟踪表。
7. 定期对各项品质管理数据进行汇总和分析。
8. 负责部门各项会议的准备工作并做会议记录。
9. 收录品质管理部门各个同事的工作表现，工作出错率及工作作业的回复表现。
10. ERP系统各项数据的维护。
11. 待办事项的跟踪还有其他临时统计工作。

第五章 绩效评估

考核对象： 品质管理员/仓库管理员
考核目的： 建立公司考核业绩及工作评估的绩效评估标准，体现员工的个人工作水平，促进公司业绩表现的提升，同时，通过评估的平台帮助员工提高
考核内容： 品质管理额25%，新产品开发10%，供应商管理35%，工作表现15%，综合能力15%。
评 分 者： 总经理、品质管理经理
一、 品质管理额（25%）
品质管理员的日常工作量主要是依据品质管理额，因为每类产品的品质管理难易程度不一致，工作量也不一样。评估方法：按产品类别定系数，未经品质管理经理审批同意，产品属性不得更改。
品质管理额以2008年实际品质管理额为基数，每增长10%加1分，最高增长即满分25分。
注：品质管理额的任务指标由品质管理经理根据公司的发展方向及品类的定义来制定。
该项基准分为15分，增长率每增长10%加2.5分，满分25分。

二、 新产品开发（10%，标准因各人而异）
该项基准分为6分，每开发一个新产品加1分，满分10分。
三、 供应商管理（35%）
(一) 产品性价比（20%）
1. 按付款条件划分7个档次进行评分；同时，价格的浮动范围作为参考标准。
付款条件
定金
全部付款发货
部分付款发货
15天
30天
45天
60天
分值区间
0.5
0.5
0.5
0.5
0.5
0.5
0.5
2. 同行产品性价比
该项为客观评分。
(二) 交货及时率（10%）
该项为主观评分。以ERP系统数据为参考依据，如有特殊情况（如交货是因其他部门或客观原因造成的）允许以书面形式提出申诉，以记录为依据。
(三) 新供应商开发（5%）
该项基准分为3分，每开发一个新供应商加0.2分，满分5分。
四、 工作表现（15%）
(一) 工作出错（10%）-（附责任过失单）
若因为品质管理员失职引起的问题，由部门给予书面通知函，相关责任品质管理员签名确认，经济损失严重的，另做经济处罚。
1． 没有造成直接经济损失的，扣0.3分/次。
2． 造成经济损失1W元（含1W）以下的，扣0.5分/次。
3． 造成经济损失1W-5W（含5W）的，扣1分/次。
4． 造成经济损失5W以上的，扣2分/次。
该项得分=10分-扣分，该项最低得分0分
(二) 工作完成及时率（5%）
该项实行扣分制。没按时完成任务，每次扣0.5分，由部门秘书登记为准。
该项得分＝5分-未完成次数*0.5该项最低得分为0分。
五、 综合能力（15%）
(一) 工作态度
任劳任怨，竭尽所能达成任务，安排工作均能服从并按时完成。
工作努力，份内工作正常完成，服从工作安排。
有责任心，能自动自发。
交付工作常需督促方能完成。
敷衍了事，无责任心，做事粗心大意。
(二) 工作能力
由品质管理经理、总经理根据品质管理员的日常工作表现评分：
1. 从战略上满足公司的要求，包括对公司发展方向的把握和公司决策层意图的领会，在品质管理环节上给予公司支持。
2. 货物供应紧张时，公司能得到优先供应。
3. 缩短交货期。
4. 备选供应商数量
5. 价格和付款具竞争优势。
6. 退货处理，帮助公司降低库存。
7. 能提出让各方接受的解决产品质量问题的方案，为公司争取利益。
8. 开具发票速度。
9. 出现状况时的应变能力。
10. 对负责的战略性产品成本的把握能力和成本分析的正确性。
11. 信息反馈能能力，能有效预测和判断。
(三) 外部沟通及协调
1. 能积极协助各部门工作，无其他部门抱怨。
2. 能积极协助各部门工作，偶尔工作争执没有造成各部门的抱怨。
3. 能积极主动协助各部门工作，偶有其他部门投诉。
4. 能积极主动协助各部门工作，但经常因沟通问题造成各部门投诉和抱怨。
5. 对各部门要求协助事项推托，又经常有各部门投诉与抱怨。
其他部门问卷调查，品质管理经理综合主观评分。
(四) 管理能力：品质管理员对品质管理助理的培训及管理。
该项实行扣分制。品质管理助理的工作失误，品质管理员要承担连带的责任并体现于评估分中。（-0.5分/

第六章 品质管理部工作流程

流程说明：

表格1：Packing List

表格2：验货报告

表格3：新供应商评估表

表格4：报销单

第七章 货物进出仓库流程
一、 签订购货合同的目的：
1. 建立与供应商长期合作的关系
2. 统一供应商管理
二、 对象：
可保持长期持续稳定合作的所有供应商
三、 要求：
品质管理员应定期根据每季度/每年的品质管理额作出品质管理成本的分析，不断的争取合作的最佳价格和条款，并更新购货合同的内容。
四、 基本流程：

表格5：入仓单

表格6：出仓单

第八章 部门管理规定
一、 工作制度
(一) 时间要求
1. 国际业务部: 收到产品询价单，品质管理在3个工作日内需以书面的形式回复给国际业务部。
2. 分公司: 新产品开发：5个工作日反馈
3. 运营部: 订单下达后，品质管理在3个工作日内完成品质管理订单，并在合同交货期的前七天再次确定供应商生产进度及更新最终交货期，并且一天内提交packing list；产品需要商检的提前十天。
4. 品质管理经理批准新供应商开发评估表后，品质管理员需在1个工作日内完成发出供货合同至供应商，并与2个工作日内催促工厂签单回传并提交审批。
5. 付款通知书：
提前2天填写
付款发货但可见水单发货的，视装柜时间提前一天
提前3天填写
付款发货的（须到帐的）
提前7天填写
发货后付款的
提前15天填写
需付现金的
出货后的一个工作日内完成入库及出库系统处理
6. 品质管理入库单
品质管理出库单
7. 对QC验货有问题的工厂及货品，在收到验货报告的当天以书面的形式回复处理结果。
8. 其它报告完成时间：
供应商评估表
每半年一次
品质管理额统计表
每季度一次
市场价格分析表
每月一次
新供应商开发表
每月一次
竞争对手调查表
每月一次
(二) 每周例会
会议内容：
1. 公司的总体情况（品质管理经理）
² 资金/人事变动/发展/高层的要求/新的政策等
2. 每周工作总结
² 品质管理部工作出现的问题及解决方案（品质管理经理）
² 各个品类的市场情况（品质管理员）
² 品质管理订单的交货情况（品质管理员）
3. 培训计划或品质管理方面的信息分享(品质管理经理）
4. 员工的建议（All）
（注: 会议内容每周公布）
(三) 每年两季广交会展厅样品及布置的要求
1. 品质管理员必须在展会进场布置的前一周确定所有样品已送至样品房。
对大件的展示样品，需供应商直送会场的，品质管理员必须确保送货日期及具体时间，并到现场签收样品。
2. 所有展示的样品必须贴有样品标签及编号。
3. 品质管理必须在展会前三天完成展会展示商品的报价，包括产品编号，品名，价格，型号等。
4. 样品送至展会前，品质管理员必须再次检查所有样品有无质量问题，对破损的样品需及时处理并补送货。
5. 展厅布展的当天品质管理员需到场完成样板的陈列，待展会负责人验货合格方可离开。
6. 展会结束后，品质管理员需到场进行样品清理并撤回，对客户或供应商直接取走的需品质管理员签字确认后方可放行。
7. 展会期间，品质管理员根据品质管理经理的时间安排，准时到达会场，并且按规定时间才能离开会场，期间不得私自离开处理个人事情，如有特殊原因，需取得品质管理经理批准后方可离开。
8. 展会后，品质管理员需将展会收集的资料进行归档整理，并写书面的报告及总结给品质管理经理。
(四) 文件归档
1. 供货合同
2. 新供应商开发评估表
3. 供应商评估表
ERP正式上线后取消
4. 运营部订单
5. 国际业务部订单
6. 价格分析表/原材料价格变动表
7. 竞争对手分析表
8. 最新价格表
(五) 总结报告

1. 季度总结:
品质管理额
品质管理订单
个人工作表现小结
市场行情分析
竞争对手分析
对品质管理助理的工作小结
下一季度的计划
2. 年度总结:
上一年的总结
下一年的计划

二、 行政制度
(一) 费用审批
所有有关的费用先由品质管理经理审核签字，然后交总经理审批后交财务付款。
(二) 考核
由品质管理经理对品质管理员的表现作评估，品质管理专员对品质管理助理的表现作评估，要求评估内容有依据，真实合理，如被考评人对考评的内容有异议，可及时找到上一级讨论，并提出异议。总经理为最终审核人。
(三) 请假
1. 病假：需在上班8：30之前电话通知品质管理经理，经批准方可生效，超过一天需提交医生证明；
2. 事假：需提前一天提出，并将工作妥善交代给其他同事，经品质管理经理报批总经理批准后方可生效；
3. 年假：需至少提前一周提出申请，所有人员请假期间应确保手机开机状态，以便保持联系的畅通。
三、 品质管理/供应商关系
礼品及馈赠规定

(一) 品质管理员不能从供应商处接受任何礼品。
(二) 品质管理员不能从供应商处接受或买进任何商品或样品(包括打折的商品或已停止销售的商品)。
(三) 品质管理员不能从供应商处接受免费旅行。
(四) 品质管理员不能从供应商处接受任何娱乐券。
(五) 品质管理员不能从供应商处接受钱。
(六) 品质管理员不能从供应商处接受当作私人用途的样品。
(七) 品质管理员不能同供应商分享其它供应商的信息。
(八) 品质管理员不能同家庭成员或亲戚做生意。

样品管理制度

(一) 不准将样品私自留用或转送他人。
(二) 不准将样品带出公司。
(三) 各类样品要求品质管理员收到后登记相应的产品编号，并贴好样品标签，予以归类存档
登记表由部门秘书统一管理，。
(四) 样品房按品质管理负责分类，按区域陈列，品质管理员需每季度/对样品房进行管理。
(五) 所有样品需归还供应商或作礼品的，需填写样品登记表，待品质管理经理书面签字后方可生效。

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