行政类管理制度与实施细则.doc

公司行政类管理制度与实施细则
第一章 总则 3
第二章 文书管理制度 3
第三章 证照、印章管理制度 5
第四章 档案管理制度 6
第五章 保密管理制度 11
第六章 信息管理制度 12
第七章 会议管理制度 13
第八章 办公环境管理制度 14
第九章 办公设施、物资管理制度 15
第十章 车辆管理制度 18
第十一章 合同管理制度 21
第十二章 过错责任追究制度 24
第十三章 食堂管理制度 26
第十四章 后勤环境与安全管理制度 27
第十五章 寝室管理制度 28

第一章 总则
第一条：行政管理是公司日常运行的支撑体系，应按照“高效、有序”的原则，进行公司行政管理。
第二条：行政管理的目的是确保公司各项生产、经营活动顺利推进，保障各项规章制度有效施行。
第三条：行政管理的主要任务是以公司健康快速发展为核心，协助制定公司战略规划，开展企业文化建设，规范管理队伍，提高管理水平。
第四条：行政管理的目标是通过建立科学的管理体系，形成有较强自我更新能力、自我纠错能力的管理团队，实现企业利益的最优化。
第五条：行政管理的手段是以管理制度为依据，以企业文化为灵魂，以经营发展目标为导向，对日常工作进行督导、协调、沟通和完善。
第六条：行政管理的主要工作职责：
一、 建立适应公司主营业务发展的科学规范的行政管理体系；
二、 督导公司各部门严格按照相应流程及管理制度完成日常经营管理工作；
三、 开展与公司发展战略相符的企业文化宣传和团队凝聚力建设工作，营造和谐有序的内部工作氛围；
四、 与相关政府职能部门建立良好的沟通关系，创建企业良好的外围生存环境；
五、 及时了解和掌握公司的生产经营状况，当好总经理室的参谋，及时提出建议及意见；
六、 抓好公司内务管理，提供优质的后勤保障服务；
七、 负责公司各职能部门范围以外总经办分配的其他工作。
第二章 文书管理制度
第一条：总则
一、 为强化文书工作的管理，提高公司工作效率，维护正常的工作秩序，特制定本制度。
二、 文书工作按照“集中管理、有序进行”的原则进行。公司行政部对文书工作实行统一管理。
第二条：内、外部发文程序
一、 公司内、外部发文必须严格按照拟稿、核稿、签发、打印、校对等程序进行。文件一经定稿，拟搞人员应认真填写《发文单》，按要求报送部门经理、行政部审核，报公司领导签署意见后，方可进入编制文号、打印、盖印等程序。
二、 各级领导对待审批的文件需及时阅批。急件应当天批复；一般文件应在二天内批复。各级领导审批文件应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，签署的意见要明确、具体。
三、 内部发文需做好登记工作。行政部在发送文件时，应于《文件发放登记表》详细登记发文文件内容、发送日期、部门、收件人等事项，确保文件发送的有效控制。
四、 内、外部文书的内容上原则上要求“一事一文”或“一类事一文”。内、外部文书的格式具体参见附件格式。
第三条：外部收文管理
一、 外部文书由公司行政部统一管理。
二、 外部文书由公司行政部专人负责签收，并于《收文登记表》分类登记收文日期、文件标题、来文编号、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要、签收人等相关信息。签收人应于收件当日按文件的要求报送给相关部门负责人阅示，不得积压迟误。属急件的，应在收件后即刻报送。
第四条：文书的立卷与归档
一、 文书的立卷与归档工作由公司行政部统一管理。
二、 文书的立卷：
（一）文书立卷应分门别类的进行整理。
（二）立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。
三、 文书的归档：
（一）公司存档原件，仅供相关部门负责人查阅，且需填写《文件借阅登记表》。机密文件仅限于核定范围内人员查阅。
（二）借阅人应按时归还存档文书，不允许拆卷和污损涂改文书等。
第五条：处罚办法
一、 凡报送文书都应进行校对、审核。如有错别字，对责任人处以20元/字的罚款。
二、 对未按规定进行文件签收而造成文件遗失的，对责任人处以50-200元的罚款。
三、 如机密文件被泄露，给公司造成损失的，视其造成损失的大小，给予行政记过处分或解除劳动关系处分。
第三章 证照、印章管理制度
第一条：证照管理
一、 公司各种《资质证书》、《营业执照》、《组织机构代码证》、《税务登记证》以及项目开发所需“五证一书”等证照的保管和管理由公司行政部负责。
二、 《营业执照》等证的年度验证工作由公司行政部负责；《税务登记证》的年检、换证等工作由财务部负责；
三、 公司证照除行政部及财务部办理相应业务可领用外，其他部门原则上不能领用公司证照；如确因工作需要，可填写《证照（印章）领用申请表》并经部门负责人、分管领导及总经理审批后执行。
四、 公司证照如需复印使用，需加盖“再次复印无效”印章。
五、 公司证照如有遗失，必须立即向其分管领导或总经理报告。
第二条：印章管理
一、 印章包括但不限于公章、合同专用章、财务专业章、法人印鉴及各部门专用业务章。
二、 公司财务专业章由财务部管理，其余印章由行政部统一管理。
三、 公司各级人员使用印章须按要求填写《证照（印章）领用申请表》，将其与所需用印的文件一并上报，经公司相关负责人审核批准后方可交印章保管人盖章。需盖公司公章或合同专用章，应经总经理或授权人签字后方可盖章。经总经理或授权人同意需盖章的空白经济合同必须登记份数，办好交接和领用手续。
四、 印章保管人应对文件内容和用印申请单上载明的签署情况予以核对，核对无误后方可盖章，并将《证照（印章）领用申请表》存档。
五、 印章原则上不允许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，须经总经理批准后，实行“双人负责制”的原则携带外用。
六、 各种印信由印章保管人负责保管，如有遗失、误用情况，由印章保管人负全责。印章保管人对未经批准文件，不得擅自用印，违者将根据具体情况轻重给予相应处罚。
七、 未经总经理或授权人批准，印章保管人不得以任何形式将印章存放其他人处。印信遗失时，除立即向分管领导或总经理报告外，还应依法公告作废并向上级主管部门备案。
第三条：处罚办法
一、 凡违反本办法，情节较轻的，处以责任人当月收入10%-20%的罚款。
二、 凡违反本办法，情节较重的或给公司造成损失的，按《过错责任追究制度》承担相应责任。
第四章 档案管理制度
第一条：目的
为了对公司档案实行有效管理，维护公司合法权益。依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条：范围
本制度所指的公司档案是指公司各级部门从事业务、经营、管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、计算机盘片、声像、证书、证件等不同形式的历史资料。
第三条：管理机构及职责
一、 公司档案管理工作由行政部负责；但公司所有员工均有保护档案的责任与义务。
二、 公司行政部设专职或兼职档案管理员一名，负责公司级档案文件资料的收集、整理、立卷、建立目录等工作；公司各部门设兼职档案管理员一名，负责本部门文件资料的收集、整理、立卷、建立目录等工作，管理标准与公司行政部一致。
三、 公司各部门档案须每月向行政部移交一次，移交时间为每月25日。重要文件不受时间限制，可即时交行政部存档。双方在移交资料的同时，各自均需在《档案移交记录表》上签字确认，并各自保留存记录表。
四、 公司专、兼职的档案管理员在岗位异动或辞职时，必须将其保管的资料按照目录全部移交，并做好移交记录。
第四条：归档范围及保管期限
类目名称
基本内容
保管期限
管理类
公司工商登记及工商变更系列文件
永久
股权变更文件
永久
公司发展规划，重大经营决策
永久
公司的规章制度，机构设置与变更
永久
公司年度综合性的工作计划、总结
永久
人力资源工作的有关文件如公司的人事变动，员工的招聘、培训、福利等
长期或永久
重要事件的记录及来往信函
长期或永久
内部出版物
长期永久
董事会及公司正式行文，重要通知
长期或永久
事务性文件，重要会议纪要
短期或长期
公司有关质量体系及运行的相关文件
短期或长期
对外关系及往来的文书、文件
短期
营销类
经营模式的选择，更改及运行情况总结
长期
项目与品牌的策划及营销方案（含市场调查报告）
长期或永久
新闻媒介发布的有关公司的各种记录
短期或长期
经营活动中的大宗采购合同，协议，与厂家或代理商的代理合同或供货协议，相关的授权文书
短期或长期
财会类
年终决算报表
永久
财务工作管理性文件，财务状况分析，财务审计等
长期或永久
会计档案保管及销毁清册
25年
现金出纳帐，银行存款
25年
会计移交清单
15年
日记账、总账、明细分类账、固定资产明细账
15年
各种原始凭证，记账凭证
15年
会计月、季报表
5年
科技类
项目申请报告和批复
永久
计划任务书
永久
规划、环保、消防
卫生防疫部门审批文件
永久
征地批文及红线图，拆迁补偿文件
永久
工程地质勘查报告
永久
工程监理，招投标文件及有关合同，协议书等
永久
设计修改通知单及附图
永久
隐蔽工程验收记录
永久
原材料，半成品，成品质量证明及试验文件材料
永久
混凝土、沙浆等配合比及试验文件材料（钢材，水泥，砖，砂石，构件等）
永久
沉陷、位移、变形等观测记录
永久
工程质量事故记录及处理的文件材料
永久
施工技术总结，水电设备安装工程施工文件
永久
竣工报告，竣工验收报告
永久
竣工决算报告
永久
各专业竣工图
永久
其他竣工资料（园林绿化等）
永久
概预算书
短期
施工图
短期
开工报告，工程技术要求，技术交底，图纸会审纪要
短期
第五条：档案管理细则
一、 查阅
（一） 严格执行文件、档案的查阅制度及保密纪律；
（二） 公司各部门只能进行与本部门工作和业务相关的内容查阅，若查阅其他无直接关系的资料、文件，须填写《文件查阅登记表》经本部门负责人审核，批准，并由行政部负责人签字认可后方可查阅。
（三） 外来单位来公司查阅资料，须经相关部门负责人签字同意，方可查阅，如需借阅须由在本公司内部业务相关部门派人代为办理。
（四） 查阅时不得将资料，文件带出办公室，查阅时不得擅自抄录，涂改，复印。
二、 借阅
（一） 根据档案的重要程度，将借阅的档案分为三大类：
档案类别
主要内容
备注
一级档案
公司证照类（营业执照，组织机构代码，税务登记证，资质证书等）

二级档案
项目开发工程的科技档案（前期报建资料，综合资料，竣工资料，竣工图）股权变更资料，项目合作协议机器补充协议等

三级档案
公司文书档案（具体内容详见本文第三条，归档范围及保管期限中管理类，营销类，培训学校类的基本内容）照片，光盘声像，荣誉实物，公司宣传画册，项目楼书，DM单等

（二） 本表中所列资料如未详尽，则参照与其重要性大致相同的档案进行归类。具体标准可由借阅人，档案管理员，行政部负责人三方在《文件借阅登记表》上确认，并以此作为责任依据。
（三） 各部门只能进行与其工作或业务相关的内容借阅。
（四） 严格并完整填写《文件借阅登记表》，经各级领导审批后，方可借阅。
（五） 借阅审批权限：
档案类别
审批权限
备注
一级档案
行政部负责人，公司分管领导、公司总经理签字
原则上不外借
二级档案
行政部负责人，公司分管领导签字
尽量使用复印件
三级档案
部门负责人签字（重要文件须行政部负责人签字）

（六） 借阅期限：
1. 档案资料原则上不外借原件，可在行政部借阅复印件。
2. 如因特殊情况外借，按审批权限签字确认后方可借出，一级档案借阅期限为1个工作日，2,3级档案借阅期限为1个月，到期必须归还。
3. 档案管理人员应在档案借阅到期前3个工作日，通知借阅人限期归还，如需继续借阅，则应重新办理借阅手续。
4. 因公司的需要，档案管理员有权提前要求借阅人归还文件及资料，借阅人必须全力配合。
5. 公司员工在离开公司时，应提前归还所借的档案资料，经档案管理人员签字认可后，方可办理其他相关离职手续。
三、 领用
（一） 资料领用须严格并完整填写《资料领用审批单》。
（二） 领用资料的状态为复印件，须由领用部门负责人在申请单上签字，重要文件还须行政部负责人签字同意。
（三） 领用资料为原件，除领用部门负责人和行政部负责人在申请单上签字外，还须有分管领导签字批准。
（四） 外部单位来公司办理领用资料，须持单位开具的介绍信，并经我公司相关部门负责人签字同意，方可领用。
（五） 领出的文件资料必须进行严格的登记，并留下审批单备案。同时应严格按照申请单上注明用途使用，不得挪作他用。
四、 违反档案管理制度的处理办法
（一） 资料收集不完整或归档不规范或未按规范要求管理的，对责任人处以人民币50元的罚款。
（二） 未按归档时限要求办理档案资料的移交工作的，对责任人处以人民币50-200的罚款。
（三） 造成资料遗失或损毁者，根据不同级别的档案采取不同的处理办法：
1. 档案管理员未提前通知借阅人按期归还档案，造成档案遗失的，处以档案管理员人民币200元的罚款；给公司造成经济损失或恶劣影响的，处以档案管理员当月收入20%-50%的罚款。
2. 借阅人员逾期无故不还的，则按逾期一天，罚款人民币50元的标准处罚，以此类推。超过5天的，另处以责任人当月收入的5%的罚款，并追究该部门负责人连带责任。
3. 一级档案，原则上一般不外借。如借阅人在借阅期间遗失，视情况严重程度，处以借阅人人民币2000元以上的罚款，且由借阅人承担后期补证所需费用。公司并按照《过错责任追究制度》追究责任。
4. 二级档案：如借阅人在借阅期间遗失，处以责任人500-2000的罚款。公司并按照《过错责任追究制度》追究责任。
5. 三级档案：如借阅人在借阅期间遗失，处以借阅人200-1000元的罚款。公司并按照《过错责任追究制度》追究责任。
第五章 保密管理制度
第一条：为了保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。
第二条：公司秘密是依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
第三条：公司秘密的范围：公司重大决策中的秘密事项以及尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目和经营决策；公司内部掌握的经济合同、协议、意见书、可行性报告、主要会议记录等；公司财务预、决算报告及各类财务报表、统计报表、银行帐户、帐号情况等；公司重要的客户和贸易渠道以及人事决策中的秘密事项和其它临时确定的秘密事项。
第四条：密级的确定：公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级；公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；公司人事档案、合同（协议）、员工工资及奖金收入，尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。
第五条：保密管理细则
一、 未经总经理或授权人批准，不得复制、摘抄和传递密级文件，外出必须携带时应采取必要的安全措施。保存密级材料，应做到措施完善、安全可靠。
二、 绝密级文件仅限于股东会或董事会成员知晓。
三、 机密级文件仅传达到中层管理人员。
四、 公司员工应树立保密意识，不得向任何人有意或无意泄露公司机密，也不得向其他公司员工窥探、过问非本人工作职责内的工作机密。
五、 财务人员应妥善保管好帐务、报表等相关资料，不得泄露公司的财务机密。
六、 策划人员应严格遵守公司招商、销售政策的保密规定。
七、 工程管理人员在合同谈判、进度款审核、预决算过程中不得将标底或经济技术数据泄露给第三方。
八、 公司员工发现公司秘密已经泄露或者可能泄漏时，应当立即采取补救措施并及时报告部门经理与行政部，行政部接到报告，应立即处理。
九、 对检举揭发泄密现象或发现重大隐患事项的，公司以“特别奖励”形式进行非公开奖励，并为检举人全权保密。
第六条：处罚办法
泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的，视情节轻重予以警告处分或开除处分，并对当事人处以500—1000元罚款：造成严重后果或重大经济损失的或强制他人违反保密规定的，予以开除并依法追究其经济、法律责任。
第六章 信息管理制度
第一条：搞好公司信息管理、理顺信息反馈与沟通渠道，是为了适应公司规模化、规范化发展，确保工作运行质量，推动工作进程，提高工作效率的需要。
第二条：工作信息反馈的主要内容：影响公司重大经营活动、发展前景的重大事项；工作中的计划、进度、存在问题等事项；需要报告的其他事项。
第三条：工作信息反馈的主要形式：采取计划、意见、请示、报告等书面形式报送。
第四条：工作信息反馈的基本程序：各部门将整理后的工作信息送部门领导提出具体意见后报公司行政部，公司行政部负责对上报的信息进行汇总和处理；重要信息，由行政部上报总经理或授权人。
第五条：属于重要的工作信息，可直接报送公司总经理。报送之前，应详细填写“重要工作汇报记录表”，并将“记录表”送行政部登记后，报总经理。
第六条：各部门要高度重视信息反馈工作，需确定专人负责信息的收集、整理和报送工作。
第七章 会议管理制度
第一条 ：对会议进行规范化管理，是为了及时研讨处理公司经营管理中存在的问题，明确工作方向和提高工作效率，协调工作、统一行动，以保证公司决策贯彻落实到位。
第二条 ：会议分类及组织
一、 总经理会议
（一）总经理会议由董事长或总经理负责召集。
（二）参加人员：公司部门经理级以上人员。
（三）会议内容：公司发展中的重大战略、经营决定。
二、 全体员工大会
（一）全员大会由总经理或授权人决定，由公司行政部负责召集和主持。公司应根据自身情况，定期召开全员大会（每季度至少举行一次）。
（二）参加人员：公司全体员工。
（三）会议内容：通报公司的经营和发展情况；进行工作小结；员工思想交流。
三、 公司例会
（一）公司例会分为周例会和月例会两种，由行政部负责召集。
（二）周例会每周一上午召开，会议由各部门负责人轮流主持；月例会每月25日召开（如遇节假日或特殊情况则顺延）。会议由行政部主持。
（三）参加人员：各部门中层以上管理人员。与会议相关员工列席会议。
（四）会议内容：
1、周例会：各部门负责人对上周工作进行总结并安排下周工作；解决各部门需协调处理的问题及布置其他相关工作；
2、月例会：各部门负责人对上月工作进行总结并安排下月工作；解决各部门需协调处理的问题及布置其他相关工作；
四、 部门例会
（一）部门例会由部门负责人召集和主持，每周至少举行一次。
（二）参加人员：部门全体员工
（三）会议内容：传达公司例会精神；部门员工汇报前期工作情况和下期工作计划；部门负责人对工作中的具体问题给予解答或指导。
（五）外联会议
（1）外联会议指有政府主管部门或外部合作单位参与本公司的会议。
（2）外联会议由对口部门负责组织，行政部协助相关会务工作。
第三条：会议管理
一、 会议组织部门须明确参会人员名单、会议议题、会议时间和地点等内容并提前通知参会人员，同时做好会场布置和准备相关资料及设施、设备。外联会议需准备《会议签到表》。
二、 参会人员不得迟到、早退或无故缺席。如遇特殊情况不能按时到会，应提前向会议组织者请假。一般例会凡迟到、早退者处以罚款20元，无故/无假缺席者处以罚款100元；由董事长或总经理组织的重大会议，凡迟到、早退者处以罚款50元，无故/无假缺席者处以罚款200元。会议考勤由行政部负责人负责。
三、 参会人员应按要求在会议正式开始前关闭手机等通讯工具（或调至振动），若会议中途发出响声，处以罚款20元。
四、 公司级会议由行政部指定专人进行会议记录，会议结束后次日中午前整理出会议纪要，经相关领导审核后送发每位与会人员（重要会议必须会签确认）。部门级会议由该部门负责人指定专人进行会议记录。
五、 行政部负责对会议决议跟踪督办。
第八章 办公环境管理制度
第一条：目的
六、 通过加强管理，持续维护公司办公环境整洁有序，以达到提升公司外在形象和提高工作效率。
七、 公司行政部负责本制度实施的督导。
第二条：管理原则
一、 按照“统一管理、分块负责”精神，由公司行政部负责统一划分各责任部门的环境管理范围，明确管理的具体责任内容。各责任部门按照办公环境的管理内容各施其责。
二、 办公环境的管理标准总体上应体现文明办公精神，做到清洁卫生、规范有序。
第三条：管理准则
一、 员工不得携带危险物品以及与工作无关物品进入办公区内。
二、 保持办公室整洁统一，所有办公设施、设备及用品等均应摆放整齐，不得在办公室（桌）堆放杂物。
三、 文件须放进文件框（架），文件夹应相对归类。
四、 离开座位应整理好办公桌上的文件资料、图纸、物品等并将办公桌椅归位。
五、 下班时桌面上除整齐放好必要的办公物品外，其余物品、文件、资料均应全部收进办公柜。
六、 节约用水，用电下班后必须关灯、关计算机（含主机、显示器及UPS）、复印机、饮水机等电器，并切断插线板电源；行政部负责及时关闭公共区域电源。
七、 办公区只有值班或加班的部分人员时，应在保证正常工作的情况下，关闭多余电源，节约用电。最后一个离开办公区的员工须负责关闭公共区域电源。
八、 在办公区内不得随地吐痰、扔烟头、纸屑等任何垃圾；应主动清洁地面杂物。
第四条：处罚办法
一、 违反上述任何一条规定者，处以人民币20元的罚款。一个月违反5次以上者，追加处以当月收入5%的罚款。
二、 部门负责人应认真督导下属员工遵守本制度，一个月内所属部门员工违反规定总数超过5次，行政部有权对该部门负责人处以100元罚款。
第九章 办公设施、物资管理制度
第一条：总则
一、 遵从“保证供应，方便工作，节省开支，合理使用”为原则，由公司行政部统一负责管理。
二、 本制度之办公物资是指文具，纸张等文案用品，办公桌椅，档案柜等家具，器具，电话机，传真机，复印机，计算机，打印机，电扇，空调等办公设备。
第二条：物资采购
一、 各部门所需的办公物资应统筹计划，纳入年度费用预算中；按月制定具体计划经批准后执行。
二、 办公室物资采购及发放实行集中管理，由公司行政部负责。
三、 办公物资的月度采购：
（一）各部门负责人根据本部门的实际需要填写下月的《采购申请单》，将本部门下月需用的办公物资分类填写，并于每月25日报至公司行政部进行汇总，行政部根据库存情况和各部门的缓急需要编制月度的《采购申请单》交财务部审核后报分管领导、总经理批准后，由行政部实施采购。
（二）月度的《采购申请单》一式两份，一份行政部留存，一份报财务部留存以备报销查询。
四、 办公物资的临时采购
各部门计划外，需要临时采购物资的，应填写《采购申请单》经本部门负责人审核，分管领导、总经理审批后，由行政部实施采购。
第三条：采购工作细则
一、 行政部负责公司办公物资的采购。
二、 在实施采购业务时，应充分了解所购物资的品名、规格、质量要求、市场价格及其他特别要求，保证物美价廉。
三、 对长期供应商，应每季度对价格进行彻底调查，并将调查结果报行政部负责人核定，如有必要，应确定新的供应商。
四、 采购后要及时办理入库手续并登记采购台帐。
第四条：入库工作细则
一、 由行政部负责办理采购物资的验收，入库手续。
二、 办理入库手续时，应根据《采购申请单》进行认真核对，仔细检查品名，规格，数量和质量是否符合要求。如果符合要求应填写《入库单》(本单一式二联，一联留存，一联在办理报销手续并留存于财务部)，办理入库手续，建立入库台帐。
第五条：办公室物资发放细则：
一、 办公物资的发放应集中办理，各部门指定专人负责办公物资的领用，内部发放及统计工作，需要时负责同财务部核对。未办理入库手续的物资不得发放，若需紧急发放需于发放同时办理入库手续。
二、 办公物资直接签字领用，物资保管人要认真核对和控制办公物资的领用支出，准确无误办理发放，并登记库存数量帐。
三、 应于每月25日填报月度库存（本表一式三份，一份自存，一份报行政部负责人，一份报财务）同时按部门类别汇总统计各部门本月办公物资的领用情况，编制月度办公物资领用汇总（本表一式两份，一份自存，一份报财务部）。财务部根据内勤或实物管理员上报的月度办公物资领用汇总审核各部门的办公物资领用是否超出预算，视情况采取相应的措施。
四、 对家具器具，办公设备和家电设备的登记与管理按公司《固定资产管理制度》的有关规定执行。
五、 员工离职时，必须向行政部办理办公物品归还手续，未经行政部认可的，不得为其办理离职手续。
第六条：盘点及报废细则
一、 每月25日，内勤或实物管理员应会同财务部制定人员对库房进行盘点，将盘点数量与账面数量核对。
二、 若有盘亏，填写盘亏处理报告（一式两份）由行政部负责人确认后，呈分管领导批准，一联自存，一联送财务部。
三、 拟以“报废”方式处理的物品，行政部会同财务部查明原因，由行政部出具情况说明或处理意见，报分管领导审批签字后，两部门共同处理。
第七条：通讯工具是公司办公的重要设施，主要包括公用电话、图文传真机、移动电话等，具体管理办法如下：
一、 通讯工具为公司办公配备使用，不得因私占用座机电话妨碍办公，禁止因私拔打长途电话。私打长途电话，除补交长途电话费外，给予2-3倍补交话费的罚款处理。
二、 各部门安装的座机电话，部门负责人应有效控制其使用范围，尽量减少话费支出。因公需用图文传真机时，由行政部对外传真文件或资料。
三、 公司人员应24小时保持移动电话通讯畅通，如无特殊原因而影响工作，按《薪酬管理制度》相关规定处理。
第八条：计算机的使用和维护管理，需遵循以下规定：
一、 配置计算机的部门和人员对计算机的使用和日常维护负责。
二、 计算机使用时，上机人员不得从事与工作无关的事项（玩游戏、网上聊天、看视频等），如发现上机人员从事无关事项时，处以100元/次罚款。
三、 计算机使用时，应严格按照规定程序进行。上机人员不得随意安装和删除软件；不得私自修改系统配置、拷贝系统使用软件；不得私自拆卸和连接各种硬件设备；不得使用未经病毒检查的软盘。
四、 计算机出现故障需要维修时，应向公司行政部申报，由公司行政部联系、指定专业维修人员进行维修。
五、 上机人员违反操作程序，导致计算机严重损坏时，应负责赔偿造成的经济损失。
第九条：处罚办法
凡人为原因致使办公用具，设备损坏的，视情况由责任人赔偿修理费的70%-100%，造成报废或丢失的由责任人赔偿原值的70%-100%。如无法确定责任人的，由该部门负责人承担赔偿额的50%，保管人或使用人承担另50%。
第十章 车辆管理制度
第一条 总则
一、 为加强公司车辆管理，保障公司公务用车合理使用、管理有序、安全行驶，特制定本制度。
二、 公司公务车辆由行政部负责统一调度和管理。
第二条 公务车辆管理
一、 车辆使用管理
（一）公司公务车实行“专人专车”管理。除行政部的专职驾驶员和公司临时确定的相关人员外，其他人员不得擅自驾驶公车，驾驶员不得将公车交他人驾驶，否则一切责任由驾驶员自负，公司不承担任何责任。
（二）公司内部各部门用车，应提前一天告知行政部。行政部填写《车辆派遣登记表》交司机出车。市内或近郊、市、县当天不能返回的，需由行政部负责人签字同意。
二、 车辆维护保养管理
（一）驾驶员应加强对车辆的例行保养，及时对车辆进行清洁、补给、润滑、调整、排除油（电）路故障等，使车辆随时保持良好的运行状况。
（二）一般情况下，物料不得放在座椅上。对于易碎怕震物品，若须放在座椅上应事先铺垫。易燃易爆物品严禁放上车。
（三）车辆实行定点维护。由驾驶员填写《车辆维修审批表》，行政部根据车况确定维修项目，预计维修费用，经分管领导签字后，在公司指定维修点维修。
（四）突发性故障实行就近维修。如需要外修换件的，必须交公司行政部检查确认，否则不予报销。
三、 违规及事故处理
（一）属于下列情形，违反交通规则或发生事故，由驾驶员承担责任，并予以罚款或解聘处分；
1. 无照驾驶。
2. 未经许可将车借予他人使用。
（二）驾驶员违反交通规则，每年3次以内由公司与当事人各承担一半违章罚款，超过3次的违章罚款费用由当事人全额负担。
（三）车辆如在公务途中发生交通事故，应按照以下原则进行处理：
1. 发生事故后，应保护现场，有伤员的要及时抢救，做好善后工作。
2. 发生事故后，当事人除了立即报告交通事故处理部门外，还应立即向保险公司报案，等候调查与定损。
3. 发生事故后，当事人应立即与行政部及公司领导联络请求协助处理。如属小事故，可在处理后向行政部书面报告。
4. 现场处理完毕后，行政部应及时召集相关人员，对事故的经过进行调查分析，并以此为教训，对其他相关人员进行教育。
5. 当事人在事故发生后应形成书面的事故分析报告，行政部备案，公司领导审阅。
（四）发生交通事故后，公司支付的总费用扣除保险公司理赔后的余额（如保险公司全额赔偿，则以其10%作为余额）视交警部门事故处理裁决的责任档次及驾驶员责任轻重由驾驶人与公司按比例分摊。责任驾驶员赔还公司比例为：
1. 负事故全部责任，赔还60%；
2. 负事故主要责任，赔还50%；
3. 负事故同等责任，赔还40%；
4. 负事故次等责任，赔还30%；
5. 对方全责，则不进行处罚。
（五）交通安全事故是指损失金额在1000元以上的交通安全事故，凡一年内发生两起交通安全事故，经交管部门判为主责，除经济处罚外，还将给予行政记大过处分；若一年内发生三起负主要责任的交通安全事故，则予以辞退。
（六）车辆被盗以公安机关和保险公司调查赔付结果为依据，根据情节确定处罚。
四、 费用管理
（一）车辆的费用包括购买的规费以及保险费、过路（桥）费、停车费、维护维修费、外购油费等。
（二）驾驶员垫付的加油费、过路（桥）费、停车费等费用，在报销时需经行政部审核并登记，否则不予报销。
（三）公司员工因私有特殊情况需租（借）用公司车辆的，必须经公司领导批准，按规定办理派车手续。租（借）期间的加油费、过路费等费用由租（借）车人承担支付。租（借）公司车辆期间，应遵守交通规则，安全驾驶。
第三条 驾驶员管理
一、 行车规范
（一）公司聘用的专职驾驶员必须具有五年以上实际操作经验，持有相应执照，身体健康，性格稳健，具有良好的思想素质和熟练的驾驶技术，懂得车辆的日常保养、维护和修理。
（二）必须熟悉并严格遵守《中华人民共和国道路交通安全法》及有关交通安全管理的规章制度，严格遵守本细则及本公司其他相关规章制度。
（三）严禁公车私用，每日都必须回到定点停车地点停放（出公差时除外）。若擅自将公务车开回家或作私用，一经发现立即予以辞退。
（四）上班时间，如驾驶员不出车时，应将车辆停放在指定位置待命，并在自己的办公地点待命或打扫车辆卫生和消毒。
（五）接送来宾或其他人员，应具备基本礼节，对乘客要热情、礼貌，说话要文明，车内客人谈话时，应关小音乐，除非客人主动搭话，否则不得随便插嘴。
（六）驾驶员必须随身携带手机等通讯工具，全天保持通信畅通，以便遇紧急情况能及时通知。
（七）注意个人生活作息，严禁疲劳驾驶以及带病出车，以免影响行车安全。
二、 车辆保养规范
驾驶员应利用平时在公司的空闲时间经常维修保养车辆，如发现车辆有危及行车安全的重大隐患，应立即向行政部负责人汇报，并及时修复。车辆的维修，保养必须在公司指定的修理厂进行。
三、 车辆证照及费用管理
（一）公务车辆的保险单、机动车登记证书、车辆说明书、购置税证明等由行政部保管；行车执照、保险卡由驾驶员保管。不得遗失。
（二）如该车转移时应办理车辆转籍手续，并将该车各种资料随车转移。
（三）车辆管理员应对公司车辆及驾驶人员的资料进行登记，保证按时办理各类证照的相关手续，并按照公司规定报销相应的费用。
（四）车辆燃料费、过路、过桥及停车费等费用票据应据实详细申报。
第四条 处罚办法
一、 驾驶员违背本细则但未发生交通事故的，每次罚款100元。其中擅自将所驾驶车辆交给他人驾驶的，每次罚款300元；若交给无证人员驾驶的则每次罚款1000元；酒后驾车每次罚款1000元。
二、 若因驾驶员未按照规定时间将所驾驶车辆投保，在脱保期无论由谁造成的事故带来的损失，均由驾驶员承担直接损失的60%。
三、 在经济处罚的同时，公司还可给予调离岗位和辞退的处分，涉及到法律有关规定的按法律规定处理。
第十一章 合同管理制度
第一条：总则
为加强合同管理，规范公司经营行为，有效防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。
第二条：合同订立基本要求
一、 订立合同，应遵守国家的法律法规，遵循公平和诚实信用原则，不得订立有损公司合法权益的合同。
二、 公司对外的金额为1万元以上，除及时结清外的一切交易、合作行为，均须签订书面合同。
三、 公司对外的金额为1万元以下，除及时结清外的一切交易、合作行为，均须签订委托工作单或书面合同。
第三条：对合同对方的审查
一、 审查订立合同对方是否领取营业执照，有无法人资格，审查自然人的身份证明。
二、 审查其经营范围和经营方式，是否获得相关资格证书或许可证。
三、 审查其履约行能力和信用。经办人员应收集其营业执照、当年工商年检记录、资质证书或许可证复印件备查（如系自然人应收集身份证复印件）。
第四条：合同内容
一、 合同应包含标的、数量和质量、价款、履行的期限、地点和方式、违约责任、解决争议的办法等主要条款。
二、 合同应明确约定违约责任，包括违约后采取必要补救措施、赔偿损失、交付违约金等违约条款。
三、 广告、美术、计算机软件等涉及制作合同中，应尽可能约定相关的著作权等知识产权归本公司所有。
四、 涉及商业秘密的合同，应当订立保密条款，约定保密责任。
五、 合同应尽可能的约定由本公司所在地法院管辖或者约定合同的履约地为本公司所在地。
第五条：合同审查
公司法律顾问负责对合同的内容、形式的合法性进行审查，合同金额在1万元以上的合同必须送公司法律顾问进行审查，一万以下的合同可由经办部门自行掌握，必要时须送公司签约法律顾问审查。对合同中的一般问题，公司法律顾问可提出具有可操作性的修改建议；对有重大法律隐患或对公司严重不利的合同，公司法律顾问可以直接进行修改。对通过审查的合同，公司法律顾问人员应当签名盖章，并注明审查日期。
第六条：合同订立
一、 合同可以由本公司经办部门或者合同对方起草，也可采用工商管理部门或者行业主管部门印制的格式合同样本，合同中未填写的空白项目应用斜划线划去。
二、 2、由公司法律顾问审查通过的金额在1万元以上的合同，经办人及该部门负责人签字后交分管领导及总经理签字。金额在5万元以上的合同均需进行招投标。
三、 1万元以下的合同或委托工作单由经办人签字后，交该部门负责人、分管领导审查签字，并由经办部门对合同负全部责任。
四、 签字程序完成后，到行政部印章管理人员处加盖公司合同专用章，合同附件或补充协议应当同时签字盖章确认。两页以上的合同加盖骑缝章。
五、 对合同进行修改、增删，应在修改、增删处加盖双方合同专用章或公章。
六、 本公司保存的合同文本原件不少于四份。
七、 国家规定应办理公证或签证的合同，合同主办部门应及时到有关机关办理公证或签证手续。
第七条：合同履行
一、 合同经双方签字、盖章即产生法律效力，应本着“重合同、守信用”的原则，严格执行合同规定的义务，确保合同的全面