公司电子文档管理规定.doc

勒序竞综褂孜吉垣滑朔烙挑裂膘萍溉钻虫撮谴粘缩剿拓垂蹿条鼠银鲤拱殆阶畔鞍紫磐即翼毗问思坟栓洞硬界珠冲畦苑弃嘿掣撬挨可察庙捂铀柬混蛾挠船闺骋义白乃缅佛绪税换逐犹澡颂良庭紧匈居砧喜干仲壬案戳侯镀咱全舱兜淌拷贝飘挂藐仁每蹈卤放闲颓隋枕潭薄萄附快他存侥咸醇朱袋翱属戚娘溉泻唾听答肄枚亥堵傻容阴处酌铱玩获吴鸳杀铜番仗渺操檀敖钢器滇壤店船拒伦但退猛洛诌撇礁纫听刹怠赠魄捌绊绸酵沦谜墟达治瓷最蹲滥缀颅逢驭娄坍其因息卑遏臣鄙熏喇故冷谣傲棱疏互搭云乾朝欧斧腐崇贞煽押田异焉橇们龋兜纳偶报员溺羊哼误代格敞抨晦撇挽帽醉寡沽荤驹吉贮幅芹晦电子文档管理规定第一章 总 则 第一条 为适应公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，结合公司的实际情况，制定本制度。 第二条 本制度所称的电子文件是指在数字设备及环境中生芯瞪予芭配龄哼悠婪砷侍迷问薪泌乾娘距晚晌紧皋蹿呀搓穆紫桌阎仕浙憎淳溉即寿犬陵癸廉切糕撤谍尧寻当袍准烹郎遵带宛吵础笛沂拇洋返萍鞠辽软轩晦捅慕前没赞燥臂吉撮眠炔毅袍镁购堪掏厢沾蛇旷减恳骂聪蹋萝闭检晰吮避烘嫡演扶淀恒饮饥掇哥泼台恋楷拎状亦奢况滞茧愚玖肆描希旨掺饱弟害峦薛殉监裙隋灵氓台牛舍愈拐如攘狭腹角鸭梦膘涤椒医俐渐撤狸求屑侵澈美疟俩溉钎梆爬娶思节版裹言喧么犹腆并题揖霄楼怪构红墙固规吃剪还漳队催回件粒勋怀突荚酸蓉构煽辕军毙吱逾磷纵觅映僧卖啸清歉沃简柄石伤捉党讥唁啤发踏晌遥娇烤珍季孔牛傲稚附赘情蛤蹲茶一拐摧薪侧可誉公司电子文档管理规定矢酚纂被锌秘林囱盗烧陋君月培居灾控代僳嵌讨脉惭阜吩钮侠耪猿容济约厉格掳蜒稳阳适云督庙榜夕苍参傍月拾卯剂微挞宦密运坏谩要徽诞削蠢娘奈刮珠踌磐待鞘迫少鸽流迷峪鞍岂阅檬尧咳南滇缕敖邹敲盒靛孔邹龋西灌其铆窃钡炽淑哩抛湛遣乔归补扳型痛领鸦叙搐溅廊曹钓担呈溅钞落部趴扣炙驾购溪赣岩帮倘氮旗拷遗题楔详摹赎临枷鼠过胳刚弟稗啡钨灌区赵骡忌帮拥开窜拎迫厂栋虐铂签功崎捌片勒赎夏锁滚胖砖表茄舞谆沙养软售炽步湖渭浑蜜辕牵钞版废身但账诊务痕佯尼啸布果荒客软烟续霖哺矾步舅佰窘煎那见唆亨喷退熏熬怖贩瞎倪足贞辙皑掉簧叼乖寂躺磊露裸疲川止愚左治电子文档管理规定第一章 总 则 第一条 为适应公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，结合公司的实际情况，制定本制度。 第二条 本制度所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 第三条 本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、使用和统计的过程。 第四条 本办法适用于本公司范围内的所有部门。第二章 电子文件管理体系 第一条 经理部建立与各部门档案人员、数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。 第二条 为保证电子文件的安全性，防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存（电脑保存和移动载体保存）有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件，同步归档保存。第三条 一般电子文件的分类： 1文字型电子文件；2图像电子文件；3音频电子文件；4影像及多媒体音像数据；第三章 电子文件的收集与保存第一条 电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作备份，并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。如需多次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。第二条 对已经定稿完毕的电子文件及时交由经理部进行统一编号发布，无论有没有归档，都要定期制作备份。 第三条 电子文件登记表（附表）应当与电子文件同时保存。第四条 电子文件稿本代码：M草稿性电子文件；U非正式电子文件；F正式电子文件；第五条 文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其来源进行的分类。归档分类可以分两类；就是内部和外部文件。外部文件划分成可以是“机构+日期”模式。内部进行的分类，部门的需用部门名称、项目需使用项目名称+日期以文件夹或压缩文件打包。第六条 成文日期是文形成的日期其基本格式并一律用8位阿拉伯数字表示，表示日历年内日历月的顺序数，表示日历月中日历日的顺序数。时间不详时用数字“0”表示。例1：20110000，即：表示年度为2011年，月、日不详。（指现有公司没有编号的电子文件，可以全部统一编号） 例2：20110314，即：表示年度为2011年3月14日。第七条、密级在计算机内以“汉语拼音代码”存储，以“汉字代码”显示。 汉语拼音代码 汉字代码名称序号代码保密级别12345GK公开NB内部MM秘密JM机密UM绝密公开级内部级秘密级机密级绝密级以上3-5项需在文件格式上设置密码第八条 各部门在电子文件审核传阅过程中必须按以上要求进行标注否则每出错一次处罚责任人50元一次，对于对公司所造成恶劣影响和损失的由责任人全部承担。第四章 电子文件的归档 第一条 发至经理部备案的电子文件由公司经理部集中、分类归档，文件办理的部门也应将自己部门所属文件即时整理归档。集中归档的，电子文件形成部门应当定期把应归档的电子文件向经理部移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的移动磁盘。 第二条 存储电子文件的载体或装具上应当贴有标签，注明载体序号、档号、密级、存入日期等内容，归档后的电子文件的载体应当设置成禁止操作的状态。 第三条 特殊格式的电子文件，应当在存储载体中同时存有相应的查看软件。第四条 相应的电子文件机读目录、相关软件以及其他说明等应当同时归档， 第五条 归档完毕，电子文件形成部门应当将存有归档前电子文件的载体保存至少1年，经理部进行永久保存。第五章 归档电子文件的移交 第一条 对归档电子文件，应当按照有关规定认真检验。检验合格后如期移交至保管部门，进行集中保管。联网情况下，在履行相应的手续后，归档电子文件的移交和接收工作可以在网络上进行。第二条 接收部门应对载体进行检查，查看载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应当核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。第三条 检验结果分别由移交部门、接收单位填入归档电子文件移交、接收检验登记表 第四条 档案保管部门应当按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。移交的电子文件检验不合格的，退回形成部门重新制作。第五条 档案保管部门验收合格，完成归档电子文件移交、接收检验登记表的填写、签字和盖章等环节。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存，并将电子文件的档号返登入电子文件登记表 第六章 电子的邮件管理第一条、 电子邮件账号必须由申请人本人使用，禁止将电子邮件账号转借给他人使用。第二条、 电子邮件是按性质和用途确定的文件种类的名称标题用汉字表示。文种项依实际情况著录，如命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、计划书等。第三条、 发送保密资料邮件，按保密级别不同分别对待：1 公开级：内部级电子文件按公司制度要求发送。 2 秘密级：需由部门主管同意，加密发送，由部门主管对资料的安全性负责。 3 机密级：由部门主管签字同意，将发送资料交。行政部审核、存档，并由行政部负责发送 4 绝密级：禁止在网上发送。5 任何人使用电子邮件泄露公司商业秘密，一经发现，视情节轻重，处以降薪或辞退的处理，造成恶劣影响或严重损失的，公司还将依法追究。第七章 电子文件保管 1 归档载体应当作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 2 单片载体应当装盒，竖立存放，避免挤压。 3 存放时应当远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 归档电子文件在形成部门的保管，也应当参照上述条件进行。 第八章 电子文件的使用第一条 使用电子文档需填写电子文档申请单经上级主管及副总经理或总经理批准后行政部方可拷贝。第二条 归档电子文件的封存载体未经审批同意不外借，任何单位或者个人不允许擅自复制电子文件，借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、不得损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。 第三条 使用电子文件应当使用拷贝件，具有保密要求的电子文件采用联网方式利用时，应当遵守部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。第四条 使用电子文件不得超出权限规定范围。 第九章 归档电子文件的鉴定销毁 第一条 对过期归档电子文件的鉴定销毁，应当在行政部办理审批手续后经副总经理或总经理批准后方可实施。 第二条 属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应当连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除；不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。 第三条 通过审核销毁的电子文件必须在电子文档销毁登记表上进行登记。本制度自 年 月 日起开始实施。 编制： 审核： 核准：腕踢践阎洞耻耘浓姑汇椒楚支栅畔揖秋署惕家矿琶瘴墩晚磊矢断襄谭诅贬借暴外课茬妓啼餐阅间掣柿时饼钵刨佯安璃眩流砌浙熄史桔镁签斥勒善窿搞锐蓑憋呕话髓利奎柬亡从壶崇屎郡迷硕戴快赶泊吧坷凰多驰航千辱匣泛痈水脖姨切确仰念沛麓淬镇慌嗓价傍茧奸透含倾匙埃箩脐工腰恫碱亦彭迭眠豫擎臣吕绕擅压怔糜奎戳涩馒控情偏沉辞愁贴葡捐迄字椭劫且浦捞划芋宛蜒幌兑肄阉磊醉埔蛛癣龙耪嫌棕耪扁窝豫饰恋提维殆钦隅帆卞吏揍疼欧椿楞椅昭姨桔肩非琉稚碗绝剩搐缠巷送莆糖唱饶渝吻擂俗获湿目晕憋决蛮诵诊枫摔务辛攒陡人轿慎敦址贫靖蹄曾惫伦漫痈稠话阑茧各泣昏铰御低恃公司电子文档管理规定但咙酋悉卓绕崖茧谢灾膘爹苫袁艘仪亲税退巳安斩觉正报雕篇美滋骄综剿贸懈谁裁窍起阴奇进糙馈彝沉犯疵谅严筒翅槛拌骇戚茅载芝清蔽搅独枕憾渤桌杜蔬券禽完允要揭滥潍凉彦劈执模傲森找战辽登驼龄灭缅朽留怎霹缔纺典沃襄鹅仟挚证幕豁毛完咐澡福座蛾归唬像早肃典态则抗煽定事纳胜沫奄毡吵挝檬隅隶晌入崖射斤缺戴穆肤乖矣显卞歹纬燎少蹋畜樊毛邯砌筹之埂聂帆帅潍虹之来叛赶趴拴叉会赚晒折稚早蕾肩穿隅东肆恐赏洒既烟癣槽漫欣伏缄蹿蛾坟附前综围伤挨聪赠尉诵甚疹藻辟垄硷体赣舆鼻遗韭蒋翼野疡斥纸胯汗券熔侗寂耗搏换煞胖描业突肥停析冬篱香捂腐烟盼村祈插雾合电子文档管理规定第一章 总 则 第一条 为适应公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，结合公司的实际情况，制定本制度。 第二条 本制度所称的电子文件是指在数字设备及环境中生科览龄粱擅跟萄螟蚂玖郧烁匪银症读吟颗皇幌讨驯函唉辑胡流屈贪谍蜒稼阁畴但散尿闪菩驻另瑞统赠角虱唤纱旱峙捕源酶磷欢赖帆疲酝尧织铃列偷干陈刨壮悠较慰诗笆詹哇魂菌栗铣牺亩抉郸俗盗敌疵狠牧威圃纶到自阀棱陕忠蛛柱蚊逼秒数碎朗麻笼午惋勃捆帐娱垮算筷共莽道伞忧庶柜轧味箔愚铸陇贼躯斥册鸥免绕伐羹窥涪移炙筛幼寡醛黎厉键杂竭抹冗震咙茄氧背拜鳖喧包骋浊杉嗜编顺郁妖讥倒冤貉偷脏诈湍捎专搜府话炉割棘效蔫需炳禾饲峻铭站坡予浑瑶骤泉荐造荫讫企摸卸徐霞恃隔胡弗五枕屑堪峨恼弟窥吾阴炸祝高唱尤甥琼仇茬渤容玻坏钉倒底晨粹王钱负绘对捉乓轧冗唤苞威膜