UC物流系统培训说明书.doc

优速物流-系统功能说明一、目 录(一) 常用功能介绍1、系统通用功能项说明2、增长UC系统用户名3、卡西欧巴枪安装使用(二) 系统各菜单使用说明1) 【系统】菜单说明2) 【设立】菜单说明3) 【运单】菜单说明4) 【扫描】菜单说明5) 【监控】菜单说明6) 【结算】菜单说明7) 【代收款】菜单说明8) 【物料】菜单说明9) 【办公】菜单说明10) 【罚款】菜单说明11) 【报价】菜单说明12) 【报表】菜单说明二、常用功能介绍(一) 系统通用按钮说明： 查询：调出查询条件选项对话框，以输入查询条件 刷新：刷新当前条件下的数据记录 查看：查看当前选定数据的明细记录 修改：修改当前选定的数据 删除：删除当前选定的数据 过滤：定制条件，筛选出相关的列 导出：将当前数据以excel的形式导出 关闭：关闭当前功能项。 查询：查询符合条件的数据记录(二) 增长UC系统用户：说明：本操作分两步走，第一步在设立公司员工菜单增长员工用户名；第二步在系统用户管理分派角色给予相应的系统使用权限A、设立公司员工增长UC员工：1、点击查询可查看当前用户所属部门的员工资料2、员工编号规则为：网点编号+数字，系统已经默认网点编号，维护时只需输入后面几位编号、姓名，并指定岗位，其它项可根据需要填写（员工编号的数字最佳按顺序编写）：注：扫描密码为巴枪用户密码，可在此更改后下载至巴枪3、按左上角“查看”按钮，查看已经增长的员工资料B、系统用户管理增长一个UC用户：1， 点击“添加”按钮，在“员工姓名”处选择之前公司员工刚加入的员工，系统会带出相应的员工资料，密码为系统默认口令，在下面角色选项中，将需要的角色选择至右方，勾选启用用户，保存。（如选择只能登录授权电脑，则必须在指定电脑上使用该账号）(三) 卡西欧无线巴枪安装使用：1、 巴枪连接：A、串口线：选择配件盒中的扁口RS-232线，两头分别与电脑和巴枪底座的COM1接口相连，底座接通电源适配器，打开底座的电源开关，RS-232指示灯亮 巴枪底座COM口与电脑COM口连接B、USB线：将配件盒中的光盘放入电脑光驱中，如弹出自动运营窗口，选择“安装USB驱动”。选择配件盒中的USB线，宽头接电脑USB接口，方头接底座USB接口，电脑显示发现新硬件，自行安装。假如没有安装USB驱动，请在发现新硬件后，选择驱动途径（光驱G：usb-driverwin），找到win 文献夹，选择“下一步”-“拟定”。电脑会发现两次新硬件，请选择相同驱动文献目的位置，安装完毕USB指示灯亮。注意USB线不需要接电源。巴枪底座USB线与电脑连接2、接口结识：9针com口USB口：3、底座连接电脑注意事项：l 串口连接（com口）：目前总部提供的卡西欧底座仅供上传数据使用，不能给巴枪充电使用。电池、充电器需用户自行配置！l USB连接：卡西欧底座通过USB口连接电脑需数据线将电脑与底座连接备注：底座连接电脑只需一个USB数据线即可！使用USB线要安装底座USB驱动，台式电脑默认串口COM34、系统资料导入巴枪1、按”PW”键,打开巴枪,输入用户名和密码2、按4传送，再按2下载索引出现下载索引界面，按ENT”确认，再将巴枪放入巴枪底坐上按4传送再按2下载索引将巴枪放入巴枪底坐上按ENT”确认3、进入优速物流管理系统里，点击扫描菜单下的传送巴枪文献4、出现如下图所示资料上传巴枪界面，分别选择要上传的用户、业务员、网点等资料，点击传送到巴枪，将各项资料分次传送至巴枪备注：巴枪为指定的员工扫描，那么就在用户资料前打勾；5、巴枪数据上传到电脑A：进入巴枪主菜单B：按4传送，再按1上传数据出现上传选择的条件，一般选0所有文献按4传送，再按1上传数据先0所有文献C：再把巴枪放在巴枪底座上D：进入优速物流管理系统里，在扫描菜单下点击扫描数据上传出现扫描数据上传界面，点击：读取巴枪图标，扫描菜单下点击扫描数据上传出现扫描数据上传界面，点击：读取巴枪图标E：等数据上传到电脑上，检察数据的对的性，确认无误后点击远程保存三、系统管理各菜单说明1. 【系统】菜单说明：A. 注销当前用户：重新登陆UC，一般在维护完价格、系统资料、员工资料，或者切换用户名时用。B. 用户管理：详见 “增长UC系统用户”功能介绍C. 修改密码：修改UC的密码，输入旧密码，再输入最新的密码，点“修改密码”按钮即可。下次登陆系统时时，需要输入新密码才干登陆。D. 获取机器码： 新系统用户在选择只能登录授权电脑后，会提醒获取机器码。如更换电脑需将机器码发给系统管理员，以便开通使用。E. 自动升级：系统当前版本有更新包的时候，可以点击此功能，自动下载更新包。2. 【设立】菜单说明A. 公司员工：具体操作见“增长系统用户名”功能：增长员工编号与姓名作用：重要用于增长用户权限、扫描、记录时用。限制：用户编号与姓名全网络不可以反复。如提醒反复，则表达姓名或编号有反复，这时需改变姓名，如在姓名后加或者前面加网点名称。比如：张三1，或者虎门张三B. 客户资料： 说明：在此菜单下维护客户资料，录单时可以带出所维护的资料，月结客户在“结算类别”中维护为“月结”。假如是VIP客户，打勾于客户。限制：客户编号不可以反复，“客户简称”与“客户全称”可以反复，（只用以寄件客户）C. 网点信息： 用以修改本网点在系统中显示的相关信息，各网点必须填写完整。D. 网点资料查询： 用以查询网络内目前开通的网点，“导出”功能可以从系统中将相关网点信息以EXCEL格式导出，保存至本地。E. 目的地查询 用以查询网络内目前开通的目地的，“导出”功能可以从系统中将相关网点售息以EXCEL格式导出，保存至本地。F. 基本资料同步更新： 更新本地网点、目地的数据，使之与服务器同步。3. 【运单】菜单说明1、运单录入： A. 红色字体为必录项：运单编号、原寄地、目的地、目的网点（录完目的地后敲回车键，可以自动链接出系统的相应网点）、付款方式、运费、运费币别、物品类别、件数、实际重量、业务类型、服务方式、快件类型、取件员。B. 子单号的快速录入方法为：输入最前一个子单号后按“-”再输入最后一个子单号回车，则可以输入所有子单号。C. 到付款：“付款方式”选择到付，“运费”栏录入到付款金额；D. 月结：“付款方式”选择月结，“运费”栏录入月结款；（假如将月结客户在客户资料维护中添加，录单时会按该客户自动带入月结 到付限额与代收款限额：因整个网络管理的需要，到某个目的地的到付款与代收款不 能超过限额，如超过限额，则不能录入E. 【配置】选项可以选择录单时初始值设立、光标跳转设立、自动复制设立F、录完相关信息以后，点击保存，运单录入完毕。点击取消，可以选择其它附属功能项。2、运单批量录入：用于快速录入运单信息 A、运单编号、目的地、目的网点、取件员、件数、实重必须录入B、使用方向键或回车键切换C、其他录入方法与“运单录入”相同D、录完所有的资料后，点击保存，拟定录入无误，点击上传，将运单资料上传到服务器。未上传之前需要修改，可以选中错误单号，点击修改或删除。E、【配置】选项可以选择进行录入选项设立3、运单查询（寄方）A. 此菜单集成运单修改、删除功能，B. 查询方法分为： 1按单号查询：以运单编号、转单号、子单号、回单号查询 2组合条件查询：查询多条件下的录单数据。C、选定查询出来的单号，可以点击修改选项调出录单界面进行修改。点击删除选项可以删除错误的运单（三小时内）。D、本功能用以查询本网点的出货录单数据。 注：中心有扫描记录的单号不允许网点再次自行修改和删除，如要修改请发问题函至结算部门，由中心修改4、运单查询（派方） 此功能用以查询系统中录单的目的网点为本网点的记录，可以用作预报只能查询，不能修改和删除。具体功能雷同 【运单查询（寄方）】，5.派件单录入 用于本站录入派件单的签收信息，供对方站点与客户查询货品是否签收；签收单直接反映着一个网点的派送质量，所以一定要录l 必须录入运单编号，寄件站没录单时，则必须输入“寄件网点”与“目的地”；必须输入派件员，由于涉及到站点业务员派件提成；l 假如货品签收，则“派送状态”为“签收”，再输入“签收人”名称，注意此处不能输入“草签”等；l 假如货品未签收，则“派送状态”要改为“未签收”，并在“备注信息”中输入具体因素；l 天天派件结束后，不管是派送完还是未派送完的件，都要在此录签收信息，即录“签收”或“未签收”l 输完所有签收单后，按“保存”按钮将签收单上传到服务器l 选择下图所示该区域的时间，可以看到系统中，寄件单录入时，目的地为本站且中心已扫发件至本站，本站还没有录入签收的记录l 假如是代收款，则在代收款已收打打勾，可以标记一下货款已收回来，方便站点查询。表达，中心今天有发件，本站没有录完签收的尚有多少，功能寄件日期与中心发件签收对比6、签收单批量录入用于派件单快速录入，具体使用说明请参考派件单录入和寄件批量录入。7、派件单查询 (派方) 用以查询本站派件清单，集成派件单删除功能，可以删除当时错录的签收（三小时内）。派件单信息只能删除，不能修改。 8、派件单查询（寄方）查询本站寄件的派件清单及签收状况，具体使用可以参考【寄件单查询（寄方）】的使用4. 【扫描】菜单说明【扫描】菜单如上图，前三项为无线巴枪使用功能选项。1. 扫描数据上传：读取巴枪：从巴枪上读取扫描数据本地数据：读取保存在本地的巴枪数据文献远程保存：将巴枪的扫描文献远程保存至服务器本地保存：将巴枪数据保存在本地，默认位置为UC系统安装文献down文献夹内单条删除：删除从巴枪读取数据中的某一条记录 一般使用功能项顺序：读取巴枪-远程保存 读取巴枪-本地保存-本地数据-远程保存2. 传送巴枪文献： 将系统中的巴枪用户资料、网点资料、业务员资料、发件录单数据传送到无线巴枪内部，勾选用户资料为下载指定岗位（操作员、仓管、跟车员、业务员）员工资料， 3. 巴枪设立： 调整巴枪与电脑的通讯端口和通讯速率。无线巴枪无法传送数据时，可以调整该选项，底座使用USB线连接至电脑的串口选COM1，使用RS232线。4. 扫描记录查询 作用：查询巴枪扫描的记录，可按到件、发件、到件确认、发件确认、收件、派件等扫描类型查询使用方法：1， 通用查询：可按扫描类型，上下站等查询2， 高级查询：按单号查询1、 到件预报查询 根据中心扫描纪录链接出本站需要派送的清单。6、手工扫描录入该功能为有线巴枪扫描或手工扫描功能选项，6.1、收件扫描 作用：用于手工或有线巴枪进行收件扫描使用方法：输入收件员，在“扫描单号”输入单号按回车；假如用有线枪，扫描单号时“运单编号”自动换行；扫描完后，必须点击“数据上传”按钮，将扫描数据上传到服务器6.2、发件扫描 作用：用于手工或有线巴枪进行发件扫描使用方法：输入下一站，在“扫描单号”输入单号按回车；假如用有线枪，扫描单号时“扫描单号”自动换行；扫描完后，必须点击“数据上传”按钮，将扫描数据上传到服务器6.3、到件扫描作用：用于手工或有线巴枪进行到件扫描使用方法：输入上一站，在“扫描单号”输入单号按回车；假如用有线枪，扫描单号后自动换行。扫描完后，必须点击“数据上传”按钮，将扫描数据上传到服务器6.4、派件扫描作用：用于手工或有线巴枪进行派件扫描使用方法：输入派件员，在“扫描单号”输入单号按回车；假如用有线枪，扫描单号后自动换行；扫描完后，必须点击“数据上传”按钮，将扫描数据上传到服务器7、 发件、到件、派件清单打印 打印系统中相关扫描的数据清单，勾选该选项，只查主单数据。注意选择时间、快件类型。：到件派件同进扫描在做到件到描同，同时指定业务员，可以生成两条记录5. 【监控】菜单说明1、 收件扫描与录单对比 作用：查询本站有扫描无录单或有录单无扫描的记录，这是站点积极查询自己有无录单的一种方法；2、 派件扫描与签收对比 作用：查询本站有扫描无签收记录或有签收记录无扫描的记录，这是站点积极查询自己有无录签收的一种方法3、 扫描与录单对比 作用：查询本站有扫描无录单或有录单无扫描的记录，这是站点积极查询自己有无录单的一种方法；说明：右边“扫描类型”可以选择任何类型，一般选择：收件、发件4、 扫描与签收对比 作用：查询本站有扫描无录单或有录单无扫描的记录，这是站点积极查询自己有无录单的一种方法；说明：右边“扫描类型”可以选择任何类型，一般选择：收件、发件5、 扫描对比 功能强大、灵活的对比方式作用：任意巴枪扫描类型进行对比，用左边条件与右边条件相对比即可；涉及到件确认、发件确认、回单发件、回单到件、到件、发件、派件等扫描类型的对比，可按所有网点或单个网点进行对比6、 本站到发件对比 分为 已到未发和已发未到两种对比类型已到未发：本站已经做了到件扫描，却没有做发件扫描的记录已发未到：本站已经做了发件扫描，却没有做到件扫描的记录7、 录单与签收对比 作用：1， 寄件站的寄件，本站点没有录签收的记录2， 本站点录了签收，但寄件站没录单的记录假如本站没有派件扫描，可以用该功能监控本站派件录签收情况6. 【结算】菜单说明网点对账教程A、 出货对账l 审单。在UC系统的“运单”，“运单编辑”中用有线巴枪扫描单号（或直接录单）带出录单数据后，核对每一票所录入数据与面单数据的一致（目的地、件数、重量、付款方式、到付金额、保险金额），同时可以核查是否所有收件已录完单。l 制作出货清单。在UC系统的“运单运单查询（寄方）”，可选定期间“昨天上午的9点，到今天的8点”。点查询后，导出所需数据：单号、寄件客户、目的地、件数、重量、付款方式、运费、代收款、外务员、保价金额。系统菜单：结算寄件网点与中心对账1、基本对账：a、最原始方法：将面单的单号输入单号栏，逐票（或几票一起）核对每票的重量、到付款、网管费、中转费、保险费、其它费用（新增费用项目）等。注其它费用指除正常报价以外的其它费用，如加收超重超长费、入仓偏远费等。b、按出货清单，将单号输入单号栏，核对费用。c、寄件站运单查询，导出基本资料，复制入单号栏，核对费用。按以上方法核对完费用后，有问题的，打上问题勾，并注明因素，无问题的打上确认勾。（对账时间为五天，货品发出时间开始计算）2、账单审核：a、检查是否有漏对账的，选择，前对账日期查询五天的。核对是否本站漏单，还是中心扫描错误。b、检查派件网点未录入签收，导致未退本站到付款。，核对账日期五天前，告知客服核查问题件，并对派件方催促录入签收。c、勾上“只查问题件” ，核查本站勾的问题件，中心是否有及时解决。B、 派件对账系统菜单：结算派件网点与中心对帐l 制作派件清单。（本站到达报表）以签收单手工录入EXCEL表。或“派件签收单查询”导出已签收的。系统对账：“结算”，“派件网点与中心对账”a、将签收单的单号输入单号栏，逐票（或几票一起）核对每票的重量、到付款、派送费、其它费用（新增费用项目）等。b、按派件签收单查询导出直接核对票数、费用。根据账单费用，进行打确认勾，或问题件。l 账单审核：a、检查是否有漏对账的，选择，查询对账日期五天前的。核对是否本站漏单，还是中心扫描错误。b、检查派件网点未录入签收，导致未付本站派送。核对账日期三天前，核查是否本站未录入签收，或告知客服核查问题件。c、勾上“只查问题件” ，核查本站勾的问题件，中心是否有及时解决。C、问题件说明：1、本站有单，系统无记录。说明此票单，中心漏扫或错扫，告知中心问题件；或说明此票未走UC优速网络。2、本站无单，系统有记录。说明此票，中心错扫，系统上勾问题件并注明非我站出货/派件；或有到本站，但单不见的，自己找单解决。3、本站/对方站录单错了，如目的地错了，系统上勾问题件；如重量错了或到付款错了，属于本财务中心内的，系统上勾问题件；属于本财务中心外的，与对方在OA上确认，确认后再在系统上勾问题件；如对方不确认再传真单据给中心财务进行确认解决。4、价格表、区域表注明、公告公布加收费用，如：超长超重、入仓偏远、保税区等，直接在系统上勾问题件。规定需要单据的，由网点直接向派件网点或派件网点所属中心要。5、价格表上未注明，但需要加收费用的，系统费用确认后，再系统上勾问题件。6、偏远费、入仓费、加收派送费一律视为派送费外加收的费用（其它费用），专车派送费为包含派送费用。7、运单上重量、付款方式、到付金额有改动过的，一律不能当此运单作为凭证进行解决问题件，必须与对方确认中心才干解决。8、超过五天，因本站未及时对账导致的问题件，中心将不给予解决。9、作为财务文员，务必实事求是，与实际费用有差异时，积极勾问题件。D、预付款查询作用：预付款收支明细直接对账，勾确认勾各项功能说明： 预付款余额查询：查询本站点截止当前预付款余额 预付款收支明细查询：为网点发件及派件及其它相关费用的抵扣明细查询 预付款每日汇总：为网点每日发件及派件及其它相关费用汇总查询，可监控站点天天预付款的发生汇总，双击出明细。“按账单日期”查询：在指定期间段内预付款产生的明细，以对账日期进行汇总 预付款按网点汇总表：此汇总表为财务中心使用7. 【代收款】菜单说明代收货款对帐流程（网点版本）1：寄件代收货款查询作用：以寄件方查询出货的代收件状况及代收问题件使用方法：1、此界面网点必须按每一票录入单号或出货代收明细查询，并核算每一票代收货款的金额及有无漏单2、注意查看出货的代收款对冲状态是否已对冲；派件方反馈的问题件需及时解决。也可以分别按对冲状态、问题件、解决状态分类查询解决3、特别时间说明：产生时间：货品通过中心第一次扫描的时间，此时系统会自动产生账单交派站时间：中心扫描发件的时间2：派件网点代收款查询与问题件登记作用：以派件点查看派件方代收件的数据及代收问题件的登记使用方法：可以按不同时间选项查询本站实际派件代收状况，核算每一票的代收金额，以及对代收问题件的登记解决 3：代收货款结算帐单查询作用：根据结算日期查询网点天天预冲、对冲、调整金额、实收实付、本日差额等的总明细预冲、对冲、调整、实收实付栏假如有结算明细，在该处双击之后就可以链接出相应的窗口明细表名词解释： 结算日期：对账数据来源的日期上日差额：表达上日网点与中心对冲代收后的差额。本日预冲金额：表达网点上日的寄收应收代收和上日的派件应付代收之差。假如是应付金额大于应收金额，相差就是负数，表达网点要预冲金额，假如是应付金额小于应收金额，相差就是正数，表达网点不做预冲。返上日预冲金额：表达网点在上日预冲多少，今天中心就返网点多少。本日对冲金额：表达上上日的应收与应付的差额，正数表达中心付给网点钱，负数表款网点返中心钱调整金额：中心根据网点的费用调整申请在确认后调整的金额，0表达没有调整。实收实付金额：表达中心与网点实实在在的收支金额，正数表达中心收网点金额，负数表达中心付给网点金额本日差额：就是本日结算后寄派件代收款的差额注：未解决问题件的代收款带入预冲款中，但不对冲，省内问题件必须三日内解决或退回，否则系统强制对冲4：代收款预冲前查询，代收货款对冲前查询，代收货实收实付查询，代收货款调整查询。以上几个功能其实就是预冲、对冲、实收实付，调整明细查询，等同在代收货款结算帐单查询中双击相应栏调出的明细。8. 【物料】菜单说明1， 物料申购：一方面，选择“物料名称”，再输入数量，注意，数量项，一定要按最小单位输入。按其他单号进行申购的，必须在“备注”中注明因素；。2，物料申购查询查询本站点向中心申请的物料记录，有申购的具体日期以及数量等，供中心与站点自己进行查询，同时避免了因现传真申购而导致的问题；假如站点登记错误的，请致电中心物料管理员，作废申请记录；3，网点领用物料清单指中心实际发给本站点的物料清单，以及数量、扣款等，同时也便于与中心进行核对9. 【办公】菜单说明1、 快件追踪 链接OA货品跟踪功能，查询简朴运单录入信息和巴枪扫描信息。2、 查看公告 功能说明：查看中心发布的公告（E3登陆时也会出现该提醒窗口），可通过过滤功能项快速查询。3、 问题件登记 登记相应的问题件，直接发给相关网点或中心，4、问题件查询查询本网点登记的问题件、本网点收到的问题件。4、 费用登记确认 说明：用于登记一条费用，由对方网点去确认；登记后按保存按钮即可5、 接受网点费用调整确认 说明：用于本站确认对方站点的费用；要确认的，在“确认标记”打勾即可，保存。6、 费用调整查询 查询本站一段时间内登记和受到的费用调整数据7、 投诉登记 说明：用于登记一个投诉，可以投诉个人或站点8、 投诉方查询 说明：用于查询本站点或本中心所属站点登记的投诉内容9、 被投诉方查询/回复 查询、回复本站收到的投诉。只有被投诉方中心解决以后，才可以查询 UC优速IT部 2023-12-15